当前位置:文档之家 > 代理进口业务工作流程(2013)

代理进口业务工作流程(2013)

代理进口业务工作流程

一、流程图

代理进口业务工作流程(2013)

二、流程图说明

1、合同订立

1.1销售人员与国内客户联系,根据公司相关规定、参考国内客户与外商间的订单(货物名称、出口金额、成交方式、交货期限等),洽谈代理进口协议,确定收费标准、业务操作方式等,尤其应注意质量保证责任的约定条款或签订三方质保协议。

1.2销售人员就该笔业务向销售总监汇报,征得销售总监同意后,根据订单及公司相关规定与外商洽谈合同初稿(货物的品质、包装、付款方式、交货期限、质量保证责任等)。外贸合同中应表明我公司的代理身份,明确培训及质量保证责任。

1.3销售人员将合同初稿、代理协议初稿交客服,并介绍该业务相关情况。

1.4销售人员和客服人员填写《合同审批表》,如系新客户还须填写《新客户备案表》,并附上合同、代理协议初稿上报销售总监和总经理审批。

1.5客服在获得最终审批后,到企管部盖章并存档。

2、合同执行

2.1销售人员根据合同条款的交货期限指示客服提前准备进口报关所需单据:发票、箱单、合同、代理协议、派送货物签收单,并通知客服何时向国内客户收款、何时准备向外商支付货款的单据。

2.2客服人员在财务部确认国内客户相应款项到帐后报销售总监和总经理审批后对外付汇。A:T/T条件下,客服凭银行水单填写《业务付款审批表》,报销售总监和总经理审批。

B:L/C条件下,销售人员和客服审核信用证无误后,凭银行的“信用证承兑通知单”填写《业务付款审批表》,报销售总监和总经理审批。

C: L/C条件下,若审核信用证有误:

如果国内客户不接受不符点,则应要求改证;

如果国内客户接受不符点,须凭国内客户出示的书面“确认承兑、付汇书”、银行“信用证承兑通知单”填写《业务付款审批表》,报销售总监和总经理审批。

2.3财务部凭客服审批完毕的《业务付款审批表》,安排对外付汇。

2.4外商确认货物生产完毕后,

A: 工厂、港口交货,安排运输、出口报关、运输保险

B: 国内港口交货,安排进口报关

2.5销售人员(或客服)联系货运公司,将相应报关单据交给货运公司,并通知客户关税/增值税的金额及付款期限,公司原则上不代垫。客服确认收款后安排货运公司办理货物清关及送达最终用户等手续,并要求最终用户签署书面的正式收货单以作为交割凭据。如货物破损应有当时的照片及具公信力的第三方(如商检局等)出具的证明。

2.6报关机构清关后将进口报关单、运单等退销售人员(或客服),由客服留存。

2.7销售人员凭正式收货单与国内客户清算余款。

3、合同结算

3.1每个合同应有一份单独对应的《业务付款审批表》,该合同项下发生的每笔支出必须进行相应审批后方可付款。

3.2付款

A:T/T条件下,,在收到国内客户付给的货款后,客服根据外贸合同条款安排财务部支付外商货款(审批流程同上),并给国内客户开立收据、发票。

B:L/C条件下,客服凭银行的信用证承兑付汇通知书,若出现单证不符,需收到国内客户接受不符点通知书或总经理同意后交银行承兑,信用证到期日三个工作日前收到国内客户相应款项。

3.3最后一笔付款单报帐后五个工作日内,客服应出具结算单,同对应的《业务付款审批表》报财务部主管审核,要求每笔合同对应一张结算单。财务主管审核结算单无误后签字。

客服将该结算单并《业务付款审批表》交销售总监审批。销售总监审批签字后,客服将合格的结算单原件留存,复印件交财务主管。

3.4财务部主管每月将《客服结算单月度登记表》发送HR邮箱。

3.5客服将已审批的客户结算单复印后交HR登记并保存。

三、帐务处理说明、审批及事项

1、必须凭销售总监及总经理已签字的《公司财务专用章使用审批备案表》及《业务付款审批表》向外商支付货款。

2、销售人员在业务完结后应根据内贸合同及时催款,保证15个工作日内结清余款。

3.按公司安排在HR处提取利润的销售人员,应由客服在《利润支取登记本》上登记后,HR 方可履行相关手续。以自有利润代垫货款的,销账时应有财务主管在《利润支取登记本》签字确认客户款项已到账。

四、附件

1、代理进口协议

2、外贸合同

3、不可撤销担保书

4、银行开证申请书

5、公司财务专用章使用审批备案表

6、结算单

7、合同审批表

8、新客户备案表

9、业务付款审批表

10、客服结算单月度登记表