公文主题词的正确写法
公文主题词的正确写法
主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。
从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过5个主题词。以《国务院公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词”，从内容到形式。《国务院公文主题词表》把“词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如?综合经济?、?财政、金融?类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如?工交、能源、邮电?类中的?工业?、?交通?、?能源?和?邮电?等。”从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对
13类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。如某市妇联撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团”(这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面)，然后再在下面找到第二层所在的“党派团体”。这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“妇女”、“儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。再如《国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知》，其主题词的类别词是“文秘工作”，它的第一层分类是“秘书、行政”；“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。类属词一般就在类别词(第二层)下。它是能够概括反映公文主题概念的词。如《国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知》，标注的第二个主题词是“公文”。这个主题词就在“文秘工作”下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或“根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引”。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，标引的类别词是“农业”，类属词却是在“水利”这个类别词下选用的。《国务院关于“九五”期间深化科技技术体制改革的决定》，类别词是“科技”，但类属词“体制”却在“民政、劳动人事”下的“机构”这个类别词下面，“改
革”在“综合经济”下的“经济管理”这个类别词下面。
如果一份文件有两个以上的主题内容，可先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主体内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，便先标了反映第一个主题内容的类别词“经
济管理”，再在这个类别词下找到类属词“企业”、“破产”；然后标了反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再在“劳动”这个类别词后找到“就业”这个类属词。当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢？这时，你可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词后面加“荭”以便区别。
相对来说，标注类属词难度最大。它首先要求标注者必须了解公文的主题内容，确定主题概念。其次还要熟悉主题词表的内容并通过查阅主题词表，将词表中能够准确反映主题概念的主题词挑选出来进行标注。
说它难，一是因为它的数量多。《国务院公文主题词表》第一层仅分了15类，但属于类属词的主题词就有1049个。其次是找到类别词后，并不是在每种类别词后都能找到相应的类属词，有些
还要到其他的类别词下去找，就如前面提到的《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》一样。因此我们前面说“要熟悉主题词表的内容”。
公文中标注的最后一个(或两个)主题词(也即“形式”，此前的都属“内容”)最好找，因为它就是该公文的文种，而且就在公文的标题上。如《国务院关于成立国务院西部地区开发领导小组的决定》，标题中的“决定”，既是该公文的文种，也是该公文要标注的最后一个主题词。
值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，主题词中的文种，是标批转、转发、发布文件的文种，还是标被批转、转发、发布文件的文种呢？
如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。如《国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知》，其主题词是“文秘工作公文办法”，标注的就是被发布文件的文种“办法”，而不是发布文件的文种“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注；但如果是用“通知”转发“通知”，为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。
公文格式(转发通知的办法） 日期：2009-04-28 【选择字号：大中小】 公文格式(转发通知的办法） 平常收文件多，关于转发的通知也多，但见到最多的也就两个转发，三个通知。今天偶然看到一份文件，是上海的， 文件为沪教纪[2003]8号文。 文件名是：中共上海市教育纪律检查工作委员会关于转发《中共上海市纪委监察委关于转发〈中共中央纪委监察部关于转发〈北京市纪委监察局关于严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急通知〉的通知〉的通知>的通知》 公文写作是每个行政岗位人员应该掌握的基本技能，别的不说了，为了少闹点笑话。转帖两份资料，加粗和划线部分为本人所加，期望与有意提高公文写作水平的公务人员共同学习：
《如何写好转发类通知》 转发类通知是指转发上级机关或同级机关或不相隶属机关文件的通知，在承上启下的机关使用频率很高。这类通知内容相对比较简单，但要写好写精也不易。从当前的办文实际看，仍然存有标题拟制不当，照抄照转等一些问题。写好这类通知，要处理好以下三个问题。 一、标题怎么写，标题太长怎么办 公文的标题由发文机关、事由、文种构成，转发类通知的标题，一般也由“发文机关+关于转发+原文标题+文种”组成。但实际办文中，有省略发文机关的，也有省略重复介词的等等。如《××市人民政府办公室转发市卫生局等部门关于农村卫生机构改革与管理的实施意见的通知》（×政办发〔2004〕26号）。 在转发式通知中，经常会遇到转发的层次较多的情况，这时标题中“关于”、“转发”、“通知”反复在一个标题内多次出现，十分累赘，让人读起来别扭，理解起来困难。为使标题简练、流畅，方便理解，可采取以下方法处理。 1. 省略法。一是省略发文机关名称。二是省略介词“关于”或文种“通知”。当原文标题中有“关于”一词时，且文种为通知，标题可拟为“转发+原标题”。如《转发××水利委员会关于激励创新办法的实施细则（试行）的通知》（××办[2004]2号）。被转发的文件文种不是通知时，还要加上通知。三是省略被转发文件联合发文机关名称，只在正文里列出各个联合发文机关。如《国务院办公厅转发监察部等部门对征用农民集体所有土地补偿费管理使用情况开展专项检查的意见的通知》（国办发［2004］31号）。 2. 替代法。有的文件标题很长，采用省略法拟制标题仍然很长，可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。如<<转发监察部监发[2004]2号文件的通知>>（××监[2004]6号），倘若不如此替代省略，拟制的标题就应是《转发监察部关于贯彻实施〈行政许可法〉加强对贯彻执行〈行政许可法〉情况进行监察的通知的通知》。但用替代法拟制标题让人不容易一眼看出发文事由，也可用发文字号加事由的办法来解决这一问题。如<<××省人民政府办公厅关于转发国办发［2004］38号文件切实做好固定资产投资项目清理工作的通知>>（×政办发[2004]41 号），既避免了冗长，又标明了事由。 3. 直转法。如果上级的文件，到本单位时已经经过了三、四层转发，这时可以直
公司行政公文格式规范及模板 一、文件行文规范： （一）上行文：报告、请示、申请、汇报、总结 1、标题：二号黑体加粗字、居中、无缩进； 2、二级标题： 三号宋体加粗字体，首行缩进两字符； 3、正文： 三号宋体字，首行缩进两字符，行间距为固定值28磅。 4、收尾落款与日脚： 三号宋体加粗字体，居中； 日脚为插入文体字样日期； 通过左缩进至右下脚位置； （二）平行文、下行文；通知、通报、批复、函、意见、纪要、工作联系单。 1、标题： 二号黑体加粗字，居中，无缩进。 2、二级标题： 三号宋体加粗字，首行缩进两字符； 3、正文： 四号宋体字，首行缩进两字符，行间距为固定值25磅；
4、文尾落款和日脚： 四号宋体加粗字、居中，左缩进到右下角。 日脚为插入文体字样日期。 二、行文规定： （一）公文用纸： 1、文本文件：为A4型白纸：210mm×297mm。 2、图纸文件：为A3型白纸：29.7m m×42mm。（二）装订： 1、文件（红头文件）：单面装订； 2、常规文件：单面或双面装订； 3、普通文书：双面装订； 297mm 26mm 二、公文模板
X矿业股份有限公司文件 新矿司X发[XXXX]XX号签发：XXX XXXXXXXXXXXX XXX： XXXX X股份有限公司 XXXX年XX月XX日 主题词：设置组织机构通知 抄报：董事长法人董事会成员 抄送：总经理矿长工程师副矿长矿属各单位印发：综合管理办公室存：档案室
（一）决定 001．重要事项决定 ×××公司关于×××（事由） 的决定 ××××（主送单位）： 为了×（目的），根据×（依据），经研究，决定××（决定事项）。 一、×××。 二、×××。 三、×××。 ……（决定的具体内容） （印章） ××年×月×日
公文主题词用法 公文主题词是公文格式的一个重要内容，是一份完整公文不可或缺的主要组成部分。但在当前的实际工作中，有不少机关文秘工作人员对其的使用方法等大都存在一知半解的问题和现象，在具体使用中很难做到标注的规范化、科学化，下面我结合自己的工作实践谈几点具体粗浅认识。一、首先要明了标注公文主题词目的和特点公文主题词是随着办公现代化的发展需要而产生的，党政机关已在上世纪80年代开始在公文上标注主题词，现已走上制度化、规范化的固定路子。大家首先要明白，使用主题词的主要目的是以便用计算机来检索和管理公文。就其定义而言，它是确切表达出公文主题的规范化的名词或名词性词组。由此，我们可以看出它具有以下几个特点：（一）它是一个历史产物，是随着计算机在办公系统中被广泛运用而产生的。（二）它具有鲜明的目的性，即确切表达出公文的主题。（三）它具有规范性，党的机关和国家行政机关的公文处理办法都有规范的《主题词表》供作者使用和参考，其他机关和事业单位也大都有符合自己工作特点的公文《主题词表》。（四）它对主题词的词性有明确限定性，即名词或名词性词组。二、其次要明了编制主题词的原则与做法就党的机关公文和行政机关公文而言，由于二者分属不同的系统，因此二者既有联系又有区别，在具体执行标准上有着各自的不同规定。目前，党的机关编制《主题词表》共分19类、5116个主题词，主题标引分高层次和低层次两级；国家行政机关颁布的《主题词表》共分15类、1049个主题词，主题标引分固定码区和自由码区；高层次标引与固定码区标引，低层
次标引与自由码区标引的含义基本相同，前两者的含义都是选用《主题词表》中的词，后两者的含义都是指选用《主题词表》以外的词。党的公文处理条例和国家行政机关公文处理条例都明确规定，上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》的规定标注主题词。根据这一规定，任何一个单位在上报文件时，除了参照自身的《公文主题词表》外，更要按照上级机关的《主题词表》来标注主题词；如果下发文件就要使用自身的《主题词表》。那么到底遵循什么样的原则和方法编制一组符合公文规则要求的主题词呢？下面我结合自身的工作体会并参照有关公文处理教材谈几点体会。（一）主题词构成格式是类别词＋类属词＋文种。类别词反映主题内容的类别，类属词反映文件内容，文种反映公文的形式。（二）标引主题词时应当根据主题词的含义由大到小、从内容到形式的次序进行。主题词的个数一般不超过7个，以3-5个为宜，而最后一个主题词一般应是公文的文种。（三）当一份文件如有两个以上的主体内容时，应先集中标注第一个主题内容，再对第二个主体内容进行标注。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，要先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。（四）当词表中找不出准确反映文件主题的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。也可以选用词表以外的适当词（即自由词），并在该词后加“△”标记。（五）动词不可单独使用，如需使用时应当与相关的词组搭配成名词性词组使用。比如，标注“打击经济犯罪”时，不可出现“打击”、“经济犯罪”，应为“经济”、“打击犯
公文写作使用正确顺序号解决自动编号问题 一、文稿撰写、文件录入和文字排版的正确顺序号为： 第一级；一、二、三、四…… 第二级；（一）（二）（三）（四）…… 第三级；1.2.3.4.…… （注意：阿拉伯数字后不是顿号“、”，是圆点：“.”） 第四级；（1）（2）（3）（4）…… 二、去掉自动编号。在word中书写文件，如没有对序号进行设置，当回车时就会出现自动编号。只有不使用自动编号，排版才会十分自如。去掉自动编号的方法是：打开“工具/自动更正选项/键入时自动套用格式”，去掉“自动编号列表”勾选即可彻底去掉自动编号。 三、解决多种字体和序号问题。自动编号是有其方便的一面，但对于整篇文章排版会带来诸多的不便，特别是从多个文档中复制粘贴到一起的文件，除了字体不一，格式混乱之外，最令人头痛的就是序号不同。 解决办法：将文件全选复制粘贴到记事本中，选取自动换行，统一格式后，再从记事本中复制粘贴到word文档中排版。 在office2007版本中 word 如何去掉自动编号
第一种办法：文字录入时即时去掉自动编号： 当在office2007版本中 word 中输入文字时，当输入第一个编号后，回车即会出现第二个编号，同时第一个编号左边会出现一个小图标（如下图）： 将鼠标对着小图标，即出现一个小三角下拉箭头，同时出现自动更正选项按钮： 点击小三角下拉箭头，即会出现如下图的下拉菜单，点“撤消自动编号”即可在本文中去掉本级自动编号。 第二种去掉自动编号的办法（彻底去掉自动编号）： 一、单击word中左上角的“Office 按钮”，然后单击对话框下 方的“Word 选项”。 二、在“Word 选项”对话框中，单击“校对”，然后单击“自动更正选项”。 三、选择‘键入时自动套用格式“去掉”自动编号列表“勾选。
关于转发类通知标题拟写问题的思考 发布时间：2010-9-19 15:30:24来源：办公室作者：杨秀峰编辑：唐小琳阅读144次 转发类通知是我们工作中常见的一类公文，其标题一般是由“发文机关+关于转发+原文标题+文种”组成。但是教条式的套用此格式，经常会造成“关于”、“转发”、“通知”以及“的”等词汇反复在标题中出现的情况，读起来拗口，理解起来困难。公文标题就如同公文的门面，标题不规范，有损公文的权威形象，甚至贻笑大方。例如某单位一则转发通知标题为“某某单位关于转发《某某单位关于转发<某某单位关于转发<某某单位关于某某事项的紧急通知>的通知>的通知》的通知”，在原文件中占了足足五行，甚至很难一口气念完。该公文的标题还被群众拍照并发布到互联网上的各大论坛，一时成为笑柄。×× 如何写好转发类通知的标题？本人结合日常公文处理工作，谈谈以下六点。第一，避免滥用标点符号。《国家行政机关公文处理办法》规定：“标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”因此，我们在拟写标题时，尽量少用标点符号。转发类通知标题中一层又一层的书名号是完全可以避免的。 第二，避免介词重复。当原文的标题中已经含有介词“关于”时，转发通知的标题就不再加上“关于”。例如“宜宾县工商局转发市工商局关于对市场环境治理工作进行督促检查的通知”，切勿写成“宜宾县工商局关于转发宜宾市工商局关于对市场环境治理工作进行督促检查的通知”。 第三，避免文种重复。若原文的文种为通知，转发通知的标题则不必在最后添加“的通知”。例如“宜宾县工商局转发市工商局关于进一步规范公文处理相关工作的通知”，结尾切勿写成“的通知的通知”。 第四，避免结构助词重复。若原文的文种不是通知，转发通知的标题一般会是“转发+原标题+的通知”这种结构，此时可以将原标题文种前的结构助词“的”去掉，使标题更通顺。例如“宜宾县工商局转发市工商局关于全市商品交易市场信用分类监管工作通报的通知”，结尾切勿写成“的通报的通知”。 第五，避免层层转发。公文若层层转发，每级部门都是按照“发文机关+转发+原标题+的通知”的固定格式，势必又会形成“某县某某部门转发市某某部门转发省某某部门转发国家某某部门的通知的通知的通知的通知”这种让人拗口费解的公文标题“奇观”，其实这种情况大可省略中间环节，直接转发初始发文单位文件。例如“宜宾县工商局转发国家工商总局关于基层建设意
附件1：主要行政公文格式 1．适用文种：请示、意见、报告、议案 ［如涉密和紧急程度,按以下格式标注： 秘密等级、保管期限、★、紧急程度：3号黑体］ 机密★×年 特急 ［发文机关标识字号：小标宋，字号不大于14×21㎜。其上可标注藏文］ ××××××文件 ［发文字号：3号仿宋。用六角括号，序号不编虚位］［“签发人”：3号仿宋， 签发人姓名：3号楷体］ ××文〔200×〕××号签发人：××× [红色反线156㎜] ［标题：2号小标宋，红色反线下空2行］ ×××××××× 关于××××××××的请示 县人民政府：［正文：3号仿宋］ ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××。 二○○×年××月××日［右空4字］ ［如果印章下弧有文 字时采用中套方式］（联系人：×××电话：0970—××××××） ［此行标注仅用于请示件：3号仿宋］ ［主题词：3号黑体，词目：3号小标宋，词目之间空1字］ 主题词：××××××请示 抄送：×××，×××，×××，×××，×××，×××××，×××。［抄送及单位：3号仿宋。左右均空1字］ ［印制单位及印制 ×××××××××日期：3号仿宋］ 200×年×月×日印发 共印××份 ［印制份数：5号宋体］
2．适用文种：命令、决定、公告、通告、通报、意见、通知 ［秘密等级、保管期限、★、紧急程度：3号黑体］ ［发文机关标识字号：不大于14×21㎜］ ×××××××文件 ［发文字号：3号仿宋］ ××发〔200×〕××号 ［标题：2号小标宋］ ××××××× 关于××××××××的通知 ××××××××：［正文：3号仿宋］ ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。 从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过5个主题词。以《国务院公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从?类别词?到?类属词?，从内容到形式。《国务院公文主题词表》把?词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如‘综合经济’、‘财政、金融’类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如‘工交、能源、邮电’类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’和‘邮电’等。?从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的?行业?主题词。如某市妇联撰拟一份通报，要标注主题
词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的?综合党团?（这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面），然后再在下面找到第二层所在的?党派团体?。这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在?党派团体?下找出与公文主题相符的?妇女?、?儿童?，这就是?类属词?，也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。再如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，其主题词的类别词是?文秘工作?，它的第一层分类是?秘书、行政?；?类属词?是?文秘工作?下的?公文?。类属词一般就在类别词（第二层）下。它是能够概括反映公文主题概念的词。如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，标注的第二个主题词是?公文?。这个主题词就在?文秘工作?下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或?根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引?。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，标引的类别词是?农业?，类属词却是在?水利?这个类别词下选用的。《国务院关于?九五?期间深化科技技术体制改革的决定》，类别词是?科技?，但类属词?体制?却在?民政、劳动人事?下的?机构?这个类别词下面，?改革?在?综合经济?下的?经济管理?这个类别词下面。 如果一份文件有两个以上的主题内容，可先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主体内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，
浅谈公文转发时标题的拟写问题 转发(印发、批转，下同)文件的公文标题往往因为被转发文件的标题的“干扰”，而受到这样那样的制约，拟写时容易顾此失彼。笔者认为，要给转发文件的公文标题定个明确的写法，不那么容易。但如果细心揣摩，也可以发现一些带有规律性的东西。以下试举几例，以供讨论： 1.××省人民政府转发?国务院关于边境贸易有关问题的通知?的通知 这个标题有两个毛病。一是为了强调被转发的是一个文件，而加了书名号；二是执意求全出现了“通知的通知”这样的累赘。对于这种情况，笔者认为，因为被转发文件与转发文件的文种相同，为了避免重复，将这个标题拟成“××省人民政府转发国务院关于边境贸易有关问题的通知”即可。如果下级机关层层转发，也不必层层累加“通知”。 2.××省人民政府办公厅关于转发国办发…1999?74号文件的通知(转发通知无具体的贯彻意见和要求) 一方面这样的标题有其成立的理由。采用这种拟写方法一般是因为被转发的文件标题比较复杂或者也是一个转发文件的公文，如果不用发文字号代替，这个公文的标题就太冗长了。比如，“××省人民政府办公厅关于转发国务院办公厅转发国家计委等部门关于进一步做好国有粮食企业扭亏增盈工作意见的通知，出现了“关于”、“转发”的重复。用这个文件的发文字号代替则可避开这些重复。 另一方面这样的标题也有其弊端。因为当读者看到标题的时候，国办发…1999?74号文件究竟是什么内容不得而知，重要性如何也无法判断。另外，当今后查找文件时，见到这样的标题就好象见到了一个密码，必须先搞清这个国办发…1999?74号文件是什么内容，才能知道这个文件究竟是不是要找的文
件，这无疑给工作效率的提高制造了一个不大不小的障碍。因此，笔者认为这样的办法不值得提倡。 此类公文标题的处理可以考虑两种办法：一是因为没有具体的贯彻意见，可以直接翻印下发；二是如果必须转发，应尽可能将原文的事由表达出来。以前面的例子来说，可以拟成“××省人民政府办公厅转发国务院办公厅转发国家计委等部门关于进一步做好国有粮食企业扭亏增盈工作意见的通知”，尽管感觉上不够简炼，但也是必要的。以此类推，即使下级机关再行转发时，也应该不惜再加一个“转发”。 3.××省人民政府关于转发国发…1999?5号文件切实解决当前供销合作社工作中几个突出问题的通知(转发通知有具体的贯彻意见和要求) 笔者认为，一般情况，这样的标题适用于转发文件的同时，又有对该文件的具体的贯彻落实意见或措施。使用这样的标题，其作用在于告诉读者，这个文件既是在转发文件，同时又有具体的贯彻意见和要求。这样的标题将这两个方面的内容都概括了出来，可以说是比较准确的。反之，如果刻意追求简炼，将这个标题写成“××省人民政府关于转发国发…1999?5号文件的通知”，或“××省人民政府关于解决当前供销合作社工作中几个突出问题的通知”，都存在明显的不足。前者使我们无法知道××省政府还有一个重要的贯彻意见，因而影响对文件内容的全面掌握；而后者使我们只知道发文机关要求受文机关做好这项工作，却不知道国务院也曾发过一个关于做好这方面工作的通知。因此，看来这个标题需要同时保留两个方面的内容。那么，为什么在这个标题中使用“国发…1999?5号”这样的表述?其合理性何在?这是因为，国务院的文件也是关于解决当前供销社工作问题的内容，使用文号是为了避免意思重复。这
政府公文格式及公文字体字号标准 公文排版字体要求以及印制要求 标题：小标宋体，二号字 正文：仿宋，三号字 行间距：一般设置“固定值”28磅 字间距：一般不作要求 政府公文格式及公文字体字号标准 公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。一般惯例，政府文件用A4纸，党委文件用16K。 保密等级字体：一般用3号或4号黑体 紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体） 文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红） 发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体 签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体） 标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。 主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体
正文的字体：常用3号或4号仿宋体 附件的字体：常用3号或4号仿宋体 作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体 主题词的字体：常用3号或4号黑体[公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作] 抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字 印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文 主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗） 二级标题为三号黑体 三级标题为三号仿宋加粗。 正文均为三号仿宋。 以上为政府公文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。 1、密级用三号黑体字 2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字 3、文号用四号仿宋体字加黑 4、签发人用三号楷体字 5、标题用二号宋体字加黑
转发公文格式范文3篇 "转发性公文"的行文形式,是指在被转发的公文前加写一份"转发通知",与被转发的公文合为一体,成为一件新的公文而发出的一种处理公文的方式。本文是我为大家整理的转发公文格式的范文，仅供参考。 转发公文格式范文写作要求： 在转发式公文标题的拟制中，时常遇到这样一种难以处理的情况，如。在这种标题中，介词一"关于";动词一"转发";文种一"通知"反复在一个标题内出现，令人不知所云。当遇到这种情况时，可采取以下三种方法进行技术处理。 一是省略法。当批转、转发、印发(颁发)原文标题中已有"关于"一词时，新拟标题可省略介词"关于"和文种"通知"，如(国务院批转农业部关于加速发展淡水渔业的报告)。当原文标题中没有"关于"一词时，新拟标题新拟部分中再加介词"关于"。但在"关于" 和文种的省略时，要注意两点：第一，当新拟标题的新拟部分无介词"关于" 时，标题新拟部分不可带有文种。如>;>，以上二例最后"的通知"三字应删去。因为这种标题属动宾结构式标题，"转发" 为动词，以原文标题为宾语而组成。如再加上文种，不仅不合语法，且易造成不必要的混乱(即：不知批转或转发的是"报告"、"规定"还是"通知"了)。第二，当新拟标题中新拟部门有介词"关于"时，文种不可省略，如(XX关于颁发(安徽省编制管理暂行办法)的通知)。这类标题属介词结构式标题，不可拟成< 二是替代法。当采用省略法也无法避免"转发"、"关于"、"通知"的
重复出现时，即可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。如，倘若不如此替代，新拟制的标题就会变成：(X X省委关于贯彻落实***中央关于加强和改善党对工会、共青团、妇联工作领导的通知的通知)，又是一个标题中出现两个"关于"和两个"的通知"。采用替代法时，要尽量不搞。迷宫"，在标题中最好标明事由主旨，让人一目了然。如>(皖发(1987) 28号)，这样的标题就很好，即避免了重复出现"关于"和"的通知。问题，又标明了事由主旨。 三是直转法。当某一重大问题，中央发了文件，省委转发，地委转发，县委还要转发时，标题就更难拟制。采用省略法、替代法均不合适，这时可采用直接转发最上一级文件的办法。如 X X省委就社教工作发了通知，某地委转发后，某县委又需转发，这时就可采用直接转发省委通知的办法，将标题拟成>。如若上级在转发它的上级文件时，均结合实际提出了具体落实意见，则可将上级的转发意见连同最上一级文件作为"附件"附在正文之后，主题词之前;当上级转发最上一级文件时，没有提出具体意见，则不必将中间级转发文件附上，可在导语中说明，也可不提及。 转发公文格式范文指导： 平常收文件多，关于转发的通知也多，但见到最多的也就两个转发，三个通知。今天偶然看到一份文件，是上海的，文件为沪教纪[20xx]8号文。 文件名是：中共上海市教育纪律检查工作委员会关于转发《中共上海市纪委监察委关于转发〈中共中央纪委监察部关于转发〈北京市纪委监察局关于严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急通知〉的通
公文主题词的写法 公文主题词的写法 从数量上来看，一封公文除类别词外，最多不超过5个主题词。 以《国务院信函主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从 “类别词”到“类属词”，从内容到形式。《国务院信函主题词表》 把“词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如‘综合经济’、‘财政、金融’类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如‘工交、能源、邮电’类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’ 和‘邮电’等。”从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所 在的行业划分。《国务院信函主题词表》中的《主题词主表》的第一 层划分有综合金融业，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、 农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体 情况分类。如农业、林业、水利、气象这一类下所就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词， 首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。如某市妇联 撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层定 义所在的“综合党团”（这一层进行分类只起引导作用，要选用的主 题词还在下面），然后再在下面找到第二层找到所在的“党派团体”。这就是类别词，公函也是我们在这份过程中将公文中要标注的第二个 主题词。接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“妇女”、“儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份过程中将公文中要标 注的第二、第三个主题词。再如《国务院关于发布＜国家行政机关公 文处理办法＞的通知》，其主题词的类别词是“文秘工作”，它的第 三层分类是“秘书、行政”；“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。弯叶词一般就在类别词（第二层）下。它是能够概括反映公文 主题概念的词。如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞ 的通知》，标注的第二个主题词是“公文”。这个主题词就在“文秘 工作”下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或“根 据需要，可将不同类的主题词需要进行组配标引”。如《国务院关于
转发公文通知格式_信函范例 转发类通知是指转发上级机关或同级机关或不相隶属机关文件的通知，在承上启下的机关使用频率很高。这类通知内容相对比较简单，但要写好写精也不易。从当前的办文实际看，仍然存有标题拟制不当，照抄照转等一些问题。写好这类通知，要处理好以下三个问题。一、标题怎么写，标题太长怎么办 公文的标题由发文机关、事由、文种构成，转发类通知的标题，一般也由“发文机关+关于转发+原文标题+文种”组成。但实际办文中，有省略发文机关的，也有省略重复介词的等等。如《××xxxx通知》(×政办发〔XX〕26号)。 在转发式通知中，经常会遇到转发的层次较多的情况，这时标题中“关于”、“转发”、“通知”反复在一个标题内多次出现，十分累赘，让人读起来别扭，理解起来困难。为使标题简练、流畅，方便理解，可采取以下方法处理。 1. 省略法。一是省略发文机关名称。二是省略介词“关于”或文种“通知”。当原文标题中有“关于”一词时，且文种为通知，标题可拟为“转发+原标题”。如《转发xxxx实施细则(试行)的通知》(××办[XX]2号)。被转发的文件文种不是通知时，还要加上通知。三是省略被转发文件联合发文机关名称，只在正文里列出各个联合发文机关。如《国务院办公厅转发监察部等部门对征用农民集体所有土地补偿费管理使用情况开展专项检查的意见的通知》(国办发〔XX〕31号)。 2. 替代法。有的文件标题很长，采用省略法拟制标题仍然很长，可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。如>(××监[XX]6号)，倘若不如此替代省略，拟制的标题就应是《转发监察部关于贯彻实施〈行政许可法〉加强对贯彻执行〈行政许可法〉情况进行监察的通知的通知》。但用替代法拟制标题让人不容易一眼看出发文事由，也可用发文字号加事由的办法来解决这一问题。如>(×政办发[XX]41 号)，既避免了冗长，又标明了事由。 3. 直转法。如果上级的文件，到本单位时已经经过了三、四层转发，这时可以直接转发初始发文单位文件，不要间接层层转发。 4. 简称法。在系统内部行文，可使用规定的规范化简称。 二、正文怎么写，无话可说怎么办 正文基本上有以下二种写法：一是不提具体要求的写法。常见于党委、政府办公厅(室)转发部门的意见等，写法上通常先表明态度，提出转发原则要求。一般篇幅较简短。二是提出具体要求的写法。常见于下级机关(职能部门)转发上级机关(职能部门)的文件。一般开头直说转发事项，即将某某文件转发给你们，再对如何贯彻执行提出具体要求。可以对被转发文件阐述不够充分的加以补充、说明、深化，也可以结合本单位实际对上级的有关要求加以重申、强调，并作出适当的安排。 很多同志转发文件时时感到无话可说，总感觉上级文件对某项工作已经有比较明确的要求、部署，按上级的要求执行就行了，这是不对的。上级机关的文件，讲的大多是一些原则性、规律性的东西，不可能讲得很具体。转发时可以避虚就实，紧紧着眼本单位的实际，把原则性的东西具体化，把普遍化的要求个性化。要针对本单位的特殊性，提出可操性强的措施和实际步骤来加以解决。如被转发的文件属于规章制度类的东西，自身对某方面的工作规定得比较具体详细，操作性较强，转发时也可以化实为虚，提出学习贯彻的原则性要求，切记不能硬提要求。为精简文件，避免层层转发，可翻印下发的就不要转发，目前这种方式已在不少地方被广泛采用并在实践中得到了认可。 三、引文如何引，引文不准怎么办 在正文里引文一定要先引标题，后引发文字号。在标题上不引发文字号，如标题上没有发文机关，则加上发文机关。引文是在转发类通知里面经常出错的地方，引用机关名称时，一定
公文排版字体要求以及印制要求 标题：小标宋体，二号字 ?正文：仿宋，三号字 ?行间距：一般设置“固定值”28磅 ?字间距：一般不作要求 政府公文格式及公文字体字号标准 公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。一般惯例，政府文件用A4纸，党委文件用16K。 保密等级字体：一般用3号或4号黑体 紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体） 文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红） 发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体 签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体） 标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。 主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体 正文的字体：常用3号或4号仿宋体 附件的字体：常用3号或4号仿宋体 作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体 主题词的字体：常用3号或4号黑体[公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作] 抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字 印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文 主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗） 二级标题为三号黑体 三级标题为三号仿宋加粗。 正文均为三号仿宋。
以上为政府公文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。 1、密级用三号黑体字 2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字 3、文号用四号仿宋体字加黑 4、签发人用三号楷体字 5、标题用二号宋体字加黑 6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体；“（一）（二）（三）……”用三号仿宋体字 7、正文用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字） 8、批转（转发、印发）……通知，通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字 9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字 10、印发传达范围用三号仿宋体字 11、“主题词”三个字用三号黑体字；词组用三号宋体字 12、抄送机关名称用四号仿宋体字 13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字；印发份数用五号仿宋体字 公文各要素和标识简单介绍。 一、眉首部分 主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。 1．公文份数序号。 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 2.秘密等级和保密期限。 秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。新《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格
公文中主题词的用法 列表中没有的项需要添加的用δ表示（例：人事干部任职δ 通知）01．综合经济（77个） 01a 打算 规划统计指标分配统配调拨 01b 经济治理 经济治理调整调控操纵结构制度所有制 股份制责任制流通产业行业改革改造竞争 兼并开放开辟协作资源土地资产资料 产权物价价格投资招标经营生产转产 项目产品质量承包租赁合同包干国有 国营私营集体个体企业公司集团合作社 普查工商商标注册广告监督增产效益 节省白费破产亏损特区开辟区保税区展销 展览商品化横向联系第三产业生产资料 02．工交、能源、邮电（69个） 02a工业 冶金钢铁地矿机械汽车电子电器仪器 仪表化工航天航空核工船舶兵器军工 轻工有色金属盐业食品印刷包装手工业纺织 服装丝绸设备原料材料加工 02b交通 铁路公路桥梁民航机场航线航道空中管制 飞机港口码头口岸车站车辆运输旅客 02c能源 石油煤炭电力燃料天然气煤气沼气 02d邮电 通信电信邮政络数据 民品厂矿空运三线通讯水运运费 03．旅游、城乡建设、环保（42个） 03a旅游 03b服务业 饮食业宾馆 03c城乡建设 都市乡镇基建建设建造建材勘察测绘 设计市政公用事业监理环卫征地工程房地产 房屋住所装修设施出让转让风景名胜园林岛屿 03d环保 爱护区植物动物污染生态生物 风景饭店城乡国土沿海 04．农业、林业、水利、气象（56个） 04a农业 农村农民农民负担农场农垦粮食棉花油料 生猪蔬菜糖料烟草水产渔业水果经济作物
农副产品副业畜牧业乡镇企业农膜种子化胖农药饲料灾难以工代赈扶贫 04b林业 绿化木材森林草原防沙治沙 04c水利 河流湖泊滩涂水库水域流域水土保持节水 防汛抗旱三峡 04d气象 气候预报预测烟酒土特产有机胖多种经营牧业05．财政、金融（57个） 05a财政 预算决算核算收支财务会计税务税率 审计债务积存经费集资收费资金基金 租金拨款利润补贴折旧费附加费固定资产 05b金融 银行货币黄金白银存款贷款信贷贴现 通货膨胀交易期货利率利息贴息外汇外币 汇率债券证券股票彩票信托保险赔偿 信用社现金留成流淌资金储蓄费用侨汇折旧率06．贸易（52个） 06a商业 商品货物收购定购购置市场集贸酒类 副食品日用品销售消费批发供应零售拍卖 专卖订货营业仓库储备储运物资 06b外贸 对外援助军贸进口出口引进海关缉私仲裁 商检外商外资合资合作关贸许可证驻外企业 贸易倒卖外向型议购议售垄断经贸贩运 票证外经交易会 07．外事（42个） 07a外交 对外政策对外关系领土领空领海外交人员建交公约大使领事条约协定协议议定书备忘录照会 国际涉外事务抗议 07b外事 国际会议国际组织对外宣传出访出国出入境签证 护照邀请来访谈判会谈会见接见款待会宴会外国人外宾对外友协外国专家涉外 08．公安、司法、监察（46个） 08a公安 警察武警警衔治安非法组织安全保卫禁毒 消防防火检查扫黄案件处罚户口证件 事件惊险品游行海防边防边界边境 08b司法
转发公文通知格式 转发类通知是指转发上级机关或同级机关或不相隶属机关文件的通知，在承上启下的机关使用频率很高。这类通知内容相对比较简单，但要写好写精也不易。从当前的办文实际看，仍然存有标题拟制不当，照抄照转等一些问题。写好这类通知，要处理好以下三个问题。 一、标题怎么写，标题太长怎么办 公文的标题由发文机关、事由、文种构成，转发类通知的标题，一般也由“发文机关+关于转发+原文标题+文种”组成。但实际办文中，有省略发文机关的，也有省略重复介词的等等。如《××xxxx通知》（×政办发〔XX〕26号）。 在转发式通知中，经常会遇到转发的层次较多的情况，这时标题中“关于”、“转发”、“通知”反复在一个标题内多次出现，十分累赘，让人读起来别扭，理解起来困难。为使标题简练、流畅，方便理解，可采取以下方法处理。 1. 省略法。一是省略发文机关名称。二是省略介词“关于”或文种“通知”。当原文标题中有“关于”一词时，且文种为通知，标题可拟为“转发+原标题”。如《转发xxxx实施细则（试行）的通知》（××办[XX]2号）。被转发的文件文种不是通知时，还要加上通知。三是省略被转发文件联合发文机关名称，只在正文里列出各个联合发文机关。如《国务院办公厅转发监察部等部门对征用农民集体所有土地补偿费管理使用情况开展专项检查的意见的通知》（国办发〔XX〕31号）。 2. 替代法。有的文件标题很长，采用省略法拟制标题仍然很长，可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。如<<转发xx部监发[xxxx]2号文件的通知>>（××监[XX]6号），倘若不如此替代省略，拟制的标题就应是《转发监察部关于贯彻实施〈行政许可法〉加强对贯彻执行〈行政许可法〉情况进行监察的通知的通知》。但用替代法拟制标题让人不容易一眼看出发文事
公文主题词应当规范化 Revised by Petrel at 2021
公文主题词应当规范化 公文主题词应当规范化 使用计算机实施文书档案一体化管理，要求公文主题词必须规范化。它是机关文书立卷、档案着录的基础，是机关文档一体化、标准化、自动化的重要内容之一，直接关系到文书与档案管理现代化的进程。 目前，由于对公文主题词的标引尚缺乏统一的规范化管理，文、档主题词表要求不一，随意性和盲目性较大。加之有些行文者责任心不强，导致公文主题词标注不全、不准，甚至有不标注的现象，给文书立卷、档案着录带来不便，阻碍了办公效率的提高，减缓了计算机管理应用于文档工作的进程。 一、公文主题词规范化的作用 规范公文主题词对文档一体化科学管理起着重要作用。 （一）公文主题词在文书立卷中的作用。过去行文时不标注主题词，文书立卷往往靠传统的方式按文件标题分类。由于有的文件标题对问题概括不够准确或概念不规范，文书在筛选酌定类别、拟写案卷标题过程中费时费力，不利于规范管理。而规范的主题词用于文献标引和检索，能具体反映文件的中心内容，在文书立卷分类和拟写案卷标题时，以主题词相关词语为依据，很容易确定不同类别标题的内容，即使是从事文书工作时间短，业务不是很熟的人，也能做好文书立卷的分类和拟制案卷标题工作。公文主题词在文书立卷中，对提高工作效率及质量，实现机关办公自动化，将起到积极的推动作用。 （二）公文主题词在档案着录中的作用。档案着录标引工作费力、难度最大的环节，无非是主题词的选择。完成一张着录卡片，一般需要3-8个主题词。刚开始着录的人员，着录一张卡片对主题词的选择需要5-20分钟的时间（个别难度大的需要的时间更长），这是目前着录工作进展缓慢的主要原因。而依据公文规范的主题词着录标引，是解决这个问题最有效的方法。因为公文主题词的规范性，为档案着录中主题词的选择提供了正确可靠的依据，任何人只要掌握着录格式，明
公文正文的写作方法 导读：草拟公文正文必须符合以下要求： (一)符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，就要切实可行，并需另纸加以说明。 (二)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。 (三)人名、地名、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，如“1994年”不能写成“94年”。 (四)公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，都要使用阿拉伯数字。 (五)结构层次序数，依次为“一”、“(一)”、“1”、“(1)”。 (六)公文中应使用国家法定计量单位。 (七)引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。 (八)用词准确、规范。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。 (九)请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。 公文正文的写法主要有两条：第一、通过叙述、说理表明目的。 公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。不管是哪一种，公
文的正文一般是分叙事、说理、目的(或结论)三个方面来写的。叙事是摆事实，说理是讲道理，目的(或结论)是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论。应该通过叙述，说理表明目的。具体来说： (一)向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批。 (二)写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。 (三)向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后请示协助解决所要解决的问题。 (四)向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行。 (五)写复文(对下级请示的公文的批复)，一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。 通过叙事、说理来表明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、研究，使理由充足、观点正确，提出的目的既考虑到实际的需要，也考虑到可能性。因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢，实事求是。这样，公文的目的就既明确又具体。 第二、文字表达简明、确切、条理清楚。 简明，是指简洁、明确。公文除综合性报告外，采取的是一文一事制。写作时，应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的'空话。