文件控制程序
发行日期2018-1-8 编制发行单位行政部
审核批准分发号
文件变更履历修订内容摘要修订页次修订日期换版本,按IATF16949:2016要求2018-1-18
1.目的:
1.1使文件和资料处于受控状态;
1.2确保对质量体系有效运行起重要作用的各个场所都使用有效版本;
2. 范围:
适用于本公司所有技术文件、质量管理体系、经营管理文件、外来文件及资料的管理;
3. 定义:
3.1 技术文件:包括内部技术文件和外来技术文件;
内部技术文件:所有产品特性和产品过程相关的技术要求及技术规定的文件资料;
外部技术文件:国家标准、行业标准、顾客提供的图纸和技术标准,供方提供的技术文件及PPAP资料;
3.2 管理体系文件
包括手册、程序文件、指导书/规范/规定/标准、表单;
3.3 经营、行政文件及资料
包括长期事业计划/方针/目标、年度事业计划、各部门事业规划及办公文件、书籍资料;
3.4 外来文件
包括书籍、法律法规、国际标准、国标及设备资料以及顾客及供方提供的文件等;
3.5 要素号
ISO/TS16949:2009的第一部分4.0的要素号为04,5.0的要素号为05……8.0的要素号为08;
4. 权责:
4.1 总经理负责质量手册、经营文件、公司管理文件的批准;
4.2 管理者代表负责文件发放范围的确定,总经理负责文件发放范围的批准;
4.3 文控人员统一负责管理类文件、技术文件、质量文件的归口管理:负责发放、更
改/换、回收、销毁和保存;负责编制并及时更新“受控文件清单”、“外来文件登记表”,并发给相关部门及时核对有效版本文件;
4.4 各部门负责相关文件的编制、更改及实施;
5. 作业流程或说明:
No. 输入运作流程作业说明接口部门输出传递部门
1 2 技术文件,
质量和经营
文件,管理
文件,外来
文件,资料
NG
NG
5.1 文件的收集与编制:
5.1.1对于本公司各种文件由各相关部门收集、编制,应及时(审核、
批准后第三个工作日)将文件资料做好归档工作;
5.1.2以下外来文件由各权责部门进行收集、审核后由技术部和办公
室归档:
a. 供应销售部负责顾客提供的图纸及技术标准等技术文件;
b. 供应销售部负责供方相关产品的图纸,技术标准及PPAP资料的
收集;
c. 生产技术部负责相关体系标准的收集;
d. 生产技术部负责产品法规标准资料的收集;
e. 其他外来文件由相关部门收集;
5.2 审核、批准:
5.2.1文件审批权限分类表
文件名称编制审核批准
质
量
体
系
文
件
质量手册生产技术部
管理者代
表
总经理
程序文件相关部门
管理者代
表
总经理
指导书、标准相关部门部门主管部门经理
表格相关部门部门主管部门经理
经营文件相关部门部门经理总经理
技术文件相关部门部门经理总经理
各部门
部门经理
总经理
管理者代表
部门经理文件的收集与编制
A
批准
审核
D
No. 输入运作流程作业说明接口部门输出传递部门
3
4 文件借阅申请
单
文件补发申请
单
5.2.2外来技术文件由接收部门接收后及时转到技术部,由生
产技术部及时组织相关部门进行评审,评审不超过2个工作
周,涉及到工程规范变更,更改权属于顾客,技术部按顾客要
求的时间评审、发放和实施,时间不超过2个工作周,完成后
归档到技术部;
5.2.3其它外来文件由部门经理审核确认;
5.2.4需对外来文件进行登记,填写“外来文件登记表”,登
记后外来文件归档到各归口部门;
5.3 由文控部门编制“受控文件现行状态一览表”,根据文件
审批权限进行批准后,分发至各部门,填写并保存“文件收发
记录”
5.4.1 凡经批准的文件与资料,归口管理部门依照“文件分配
清单”中确定的文件发放部门进行发放,填写“文件发放/收回
登记表”后给相关部门签收;
5.4.2 发行文件资料时加盖红色的“受控”章,并按文件分配
清单标注的分发号发行,原件不加盖印章以便复印发放;培训
或者参考的文件与资料为“非受控”文件;如果客户有图样或
者规范注明参考其他文件时,应能保持参考文件的最新版本;
5.4.3 现场使用的文件必须放置于作业场所,非现场使用的文
件则由各使用部门责任人或指派专人集中管理,任何人不可在
文件上划线、涂改、或加注标记、不准私自外传、不得私自复
印等,以保证文件正确、清晰、整洁、完好;
5.4.4 文件遗失、破损或其他特殊原因需补发、更换文件时,
由所需部门填写“文件补发申请”经部门经理审核、管理者代
表批准后方可补发、更换;
5.4.5 借阅:技术文件(图纸)/经营文件借阅时需填写“文件
借阅申请单”经部门经理审核,总经理批准,所有文件借阅时
需在“文件借阅记录”上登记签名;
各部门
文控
各部门
文控
申请部门
申请部门
外来文件登记
表
受控文件现行
状态一览表
文件发放/收
回登记表
文控
各部门
文控
文控
文控A
发行
归档
借阅
B C
No. 输入运作流程作业说明接口部门输出传递部门
5
6 技术文件,质
量和经营文
件,管理文件,
外来文件,资
料
5.5.1收回、作废
5.5.1.1收回的文件资料加盖“作废”章,并在“文件收发记录”
登记,需要销毁的文件在“文件/资料销毁清单”上登记经部门经
理审核,管代批准后交文控统一销毁;
5.5.1.2作废文件有必要保存时,应加盖“作废留存”章,由文
控部门负责保存;
5.5.1.3各部门随时确保外来文件版本的有效性,需对外来文件
进行登记,由生产技术部统一管理,填写“外来文件登记表”,
如版本失效,加盖“作废”章,进行回收登记、处置;
5.6 修改
5.6.1 文件由原拟订部门更改,并填写“文件更改申请单”,送
审核及批准人重新审核与批准;并记录于“修改履历记录”中;
5.6.2 文件和资料的更改包括局部更改或改版两种方式。局部更
改可采用在原处划改和换页的方法,原处划改适用于更改字数少
的情况,换页适用于更改处文字较多或不换页可能影响使用的情
况。若第一次更改则在更改处加上更改标记a1标记,第二次则用
标记a2……
5.6.3 文件版本号:
a.首次版:A/0,首版1次修订:A/1,以此类推;
b.换版后,更新为B/0,以此类推;
5.6.4 文件编号详见附件
责任部门
责任部门
文件/资料销
毁清单
文件更改申请
单
文控
文控C
回收/销毁
B
修改 D
1
6
程序文件文件控制管理程序页次6/6
浙江丰诚智能科技有限公司
文件编号FC/QP-01 版本号B/0 6. 附件:
6.1 质量手册:
FC - QM - □□□□
年号
质量手册
公司代号
6.2 程序文件:
FC - QP - □□
程序文件流水号
质量程序文件
公司代号
6.3 管理规定(办法):
FC - QG - □□
管理规定流水号
管理规定
公司代号
6.4作业指导书:
FC - □□□□—□□
作业指导书编号
作业指导书类别
公司代号
7. 使用表单:
编号记录名称存档部门发放部门保存期限FC-QP-01-01 受控文件现行状态一览表文控部门各部门一年更新一次FC-QP-01-02 文件发放/回收记录文控部门三年
FC-QP-01-03 外来文件登记表文控部门各部门三年
FC-QP-01-04 文件更改申请/通知单文控部门三年
FC-QP-01-05 文件/资料销毁清单文控部门三年