XXXX公司客户接待流程及标准
一、目的
为树立XXXX公司良好形象, 扩大XXXX公司对外联系和交流, 本着”热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待, 严格标准, 统一管理”的原则。
二、适用范围
本标准适用于XXXX公司各种商务接待。
三、职责
XXXX公司行政办公室为接待工作的归口管理部门, 负责接待工作的安排和管理, 拟定重要来宾的接待计划, 协调相关部门落实接待任务, 提供后勤保障服务; 各部门在接到重要来访预约后, 应及时报告总经理及行政办公室, 并协助拟定接待计划, 须集团领导出面的重要接待应提前2天告知行政办公室。
四、流程
1、接待部门在接到来访预约时, 及时了解来宾的具体情况, 包括来宾职务、来宾的宗信仰、来访的具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等, 填写《接待安排( 审批) 表》( 附后) , 排出日程安排表, 酌情安排接待标准, 报事业部总裁审批。
2、根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、后勤保障人员, 落实会晤时间及场所。
3、根据来宾情况, 确定接待标准, 提前按接待标准预约好来
宾的下榻酒店, 酌情在房间内准备相关资料、水果、香烟等。按标准预定好来宾的就餐酒店( 来宾原则上安排在厂内用餐) , 酌情安排酒水、香烟、用餐标准。并按接待等级不同准备好附送的礼品( 视情而定) 。
4、根据来宾行程, 安排的来宾的参观、考察、旅游、娱乐等项目行程路线。
接待安排审批表年月日
5、如遇会议, 行政办公室须提前布置会场, 如花卉、水果、茶
点、音响设备、投影设备、领导席签、横幅等, 并制作欢迎牌、指示牌、礼仪人员, 安排摄影摄像等。
6、根据来宾情况安排接待车辆, 保证车辆清洁, 安全性能良好, 司机车辆听从主接待人员或行政办公室的协调安排, 统一调度。
五、接待标准
A.一级接待标准:
来访人员级别: 省内、外市级以上领导、金融机构行长以上等;
陪同人员: 集团领导、董事长、总经理及相关部门领导等;
会晤陪同人员: 集团领导、董事长、总经理及相关部门领导等;
下榻酒店标准: 五星、四星酒店;
接待项目:
1、XXXX有限公司厂区内参观( 全程讲解员陪同) ;
2、XXXX有限公司会议室, 汇报酒业公司发展状况及未来规划, 并听取领导的指示;
3、旅游景点: 三清山、婺源等地( 外省人员, 可根据其要求及行程来确定, 一般情况下不安排旅游) ;
B.二级接待标准:
来访人员级别: 省外处、局级以上领导, 省内县级以上领导等;
陪同人员: 总裁助理、总经理、副总经理等;
会晤陪同人员: 总经理、副总经理及相关部门负责人等( 根据来访目的确定) ;
下榻酒店标准: 四星酒店;
接待项目:
XXXX有限公司厂区内参观( 全程讲解员陪同) ;
C.三级接待标准:
来访人员级别: 日常来访人员、经销商等
接机陪同人员: 部门经理、外联接待等
会晤陪同人员: 副总、部门经理等( 根据来访目的确定)
下榻酒店标准:
接待项目:
( 一般不安排接待项目, 如有需求可安排厂区内参观并安排相关人员及讲解员陪同)
六: 参观接待流程
七: 会议接待流程
为使公司日常工作有一个规范化的管理模式, 进一步提高工作质量和效率, 为各部门提供正确指导, 现将公司会议接待工作特制订以下流程。
( 一) 、会前准备阶段
1.接到上级会议接待通知后, 承办方应先与主办方的会议策划人取得联系, 了解与会人员的相关资料, 保持良好的信息沟通, 促进会议的顺利进行。
2.确定会议的出席人数, 根据与会人员情况及会议规格适时选择会议场地, 并对会场的各项设施进行认真检查。
3.草拟会议议程, 经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排, 议程中应涵盖主题、时间、地点, 参加人员及议题安排等具体事项, 开会之前要将会议议程传达给与会人员。
4.合理安排相关会务工作人员, 相关事宜有: ①由公司企业专员负责制作电子欢迎牌和指引牌, 标准语句参照”热烈欢迎XXX 莅临指导”, 力求简洁明了。②安排一位工作人员专门拍摄会场情况, 以备将来宣传和纪念之用。③安排负责会场茶水等有关工作人员。
5.管理部应在会议召开提前, 以邮件形式通知员工, 按要求着装, 并保持良好的办公环境, 树立良好的公司外部形象。
6.重要会议的召开, 应提前做好必要的彩排工作, 会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范, 并测试投影仪等设备是否能正常使用
7.会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好, 并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买; 如会议结束后有安排宴会的要求, 应确定宴会时间, 选好宴请场所, 并根据公司接待预算的金额确定菜单; 宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。
8.参照与会人员的名单制作名牌, 名牌以红底纸张打印, 上面分别注明公司名称, 名字及职位, 注意文字大小适当, 清楚易识。纸张裁剪规格为8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。
二、会议落实阶段
1.检查各项准备工作的落实情况。
2.发送会议通知。通知内容应涵盖日期、时间、具体会址和联络方式。可采用电话通知、电子邮件通知或经过公司信息平台发送短信通知等几种形式, 并确保能够按时、准确地传达到全体与会人员。
3.确定电子欢迎牌的播放及指引牌的摆放位置, 并安排会务工作人员迎接与会者入场。
4.会场布置具体如下:
⑴会场应庄重、整洁、舒适, 合理调节温度, 并检测灯光可视度。场内不可堆放杂物, 并应摆放适量的花卉陈设。
⑵会场的座次安排要分清主次, 特别是有贵宾参加会议的情况下, 更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放, 并多预留两到四位。
⑶每个座位的桌面上应配备公司公用信纸三张, 铅笔一支, 会议流程一份( 红底纸张打印) 、小支装矿泉水一支及名牌架一个。将洗净的水果放置在果盆与纸巾盒摆放妥当, 并需准备茶水待客, 并在会议期间, 服务人员每隔10-15分钟必须对会场进行巡视, 及时给与会者添加茶水或其它服务。
⑷会场应设有来宾签到处, 签到处最好设在入口通道较明显的地方。如与会者涉及公司外部人员, 可视具体需求摆设”请赐名片”名牌于签到处。
⑸检查会议所需物品及设备的准备工作是否妥当。
5.需与拍摄会场的工作人员, 确定所有与会人员合影的最佳位置。
6.安排车辆的停放位置, 并提前准备适量的停车票以供与会人员使用。
三、会议实施阶段
1.保持会场秩序, 排除各种干扰, 禁止无关人员随意入场;
2.提出会议要求, 保持会场安静;
3.在与会期间做好茶水及各项后勤服务工作。
四、会议结束阶段
1.如公司外部与会人员有参观公司环境的意愿, 在不影响公司正常运营的情况下, 领导应做好指引和陪同工作。
2.配合拍摄人员工作, 并组织与会人员在指定地点进行合影留念。
3.组织会场的后期整理和清洁工作。
4.如会议结束后有安排宴会, 应提前与饭店工作人员确定到场时间, 并通知与会人员及做好陪同和接待工作。
八: 餐饮接待流程
1、预订酒店。
根据接待时间和出席人数确定恰当的用餐酒店, 提前预订席位。注意客人的人数、身份、用餐习惯, 本次接待的规格, 以及我方出席的人数, 预订时要和酒店确认用餐时间、用餐人数、房间大小、房间细节