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文件化信息管理控制程序2016.01

文件化信息管理控制程序2016.01
文件化信息管理控制程序2016.01

规范质量安全管理体系有关的文件、资料和记录(电子档)管理控制过程,确保公司部门运作和各过程方法间的沟通,提高整体管理水平,保持质量安全体系文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性以及受控和最新版本。

2、范围

适用于本公司质量安全管理体系相关的文件、资料和记录(电子档)以及外来文件。

3、权责

3.1总经理:负责批准《质量安全管理手册》、《员工手册》、《HACCP计划》、《食品安全

防护计划》、《XX年度培训计划》、《采购申请》、《合格供应商》以及其他财务制

度和合同(金额超过5000元及以上)等。

3.2 管理者代表/食品安全小组组长:负责质量安全体系相关文件化信息(除报总经理批

准外)的批准,为我司体系文件的主控责任人。

3.3 食品安全小组(专职体系维护人员):负责对质量安全体系文件化信息的编制和评审,

收集与质量安全管理体系有关外来文件(法规、标准和资料等),为体系文件

归口管理部门。

3.4 (品管)体系文控员:负责体系文件化信息的编号、发放、回收、保存、归档以及作

废和销毁具体处理。

3.5 各部门:负责本部门相关文件化信息的编制、领取、使用和保管,并对本岗位流程和

操作文件化信息评审和更新。

4、定义

4.1文件化信息:组织需控制和保持的信息及其包含它的介质。

4.2手册:第一层次文件,包括管理手册、员工手册、财务手册、产品手册等,即本公

司的经营宗旨、方针和策略等,为公司的管理提供方向、框架和纲领性文件。

4.3程序文件:第二层次文件,即本公司工作流程,体现过程方法的规定和说明。

4.4支持性文件:第三层次文件,包括作业指导书、管理规定、操作指引、图纸和影像等,

即本公司为确保产品质量安全,人员、产品、卫生、工艺及设备操作等方面所

规定的具体过程方法(在什么时间、什么地方、谁负责,怎么操作,谁监督检

查、效果如何、异常怎么处理等)。

4.5 记录:第四层次文件,包括培训记录、会议记录、检验记录、卫生记录、操作记录

等,即可证实本公司质量安全管理体系建立、运行、验证和审核有关的证据,

要求“及时、真实、准确、清晰”。

4.6 外来文件:通过本公司收集适用的法律法规、产品标准和顾客要求等。

4.7受控文件:本公司编制或转化,统一分发和回收的,盖有本公司“受控文件”章的文

件或记录。

4.8保密文件:涉及本公司机密,未经总经理授权,一律不得复印和借阅的产品配方、工

艺技术、财务以及重大合同等。

5.1评审(会签)定稿签批分发回收作废或销毁

文件修订

5.2 收集审核统计整理报废

记录更新

6、文件管理控制程序

6.1文件的分类与编号

6.1.1本公司质量安全体系文件从内容上分为四级:一级为管理手册;二级为程

序文件;三级为支持性类等;四级为记录、图纸等,其他类为外来文件。

6.1.2部门编号(分发号):总经理—000、管代(体系)—002、管理部—003、业务部—

004、财务部—005、生产部—6006、品管部—007、研发部—008、

采购部—009

6.1.3文件编号

6.1.3.1管理手册的编号为HX-QM-□□,其各代号是指:“XX”代表公司;“QM”为一

级手册文件;“-□□”代表文件序号。

6.1.3.2程序文件的编号为HX-QP-□□,其各代号是指:“XX”代表公司;“QP”代表二

级程序文件;“-□□”代表文件序号。

6.1.3.4与体系有关记录的编号原则:HX-部门代码-F□□;其各代号是指:“XX”代

表公司;部门代码见6.1.2;“F”代表“记录”;□□代表记录序号;表单版本变更见6.8条款。(注:若在一个系列内有多个表单,可在原表单后再添加序列号)。

6.1.3.5 外来文件的收集,不予公司内部编号,以改文件的编号或年号加以识别。

6.2

6.3文件的制定格式

6.3.1体系文件格式:文件封面、表头(详见本文件表头,包括公司名称、文件名称、

编号、版本号、修订号、制定人(部门)、审查人、批准人、生效日期等)、目的、范围、权责、定义、流程图、工作程序、注意事项、相关文件化信息、附录等,其中个别可依据实际情况设定。

6.3.2体系记录格式及:公司名称、记录名称、日期、产品名称、规格、批号、数量、

填写内容(时间、温度、数量、过程异常等)、判定、签名、审核、记录编号等。

6.4文件制定或换版

6.4.1新编制体系文件由责任部门或制定人编制草案(可电子档),经相关权责人审查或

统一评审会签,出正式文件,报批准人签批后,管代(组长)同意交文控人员

复印、盖章、分发和回收旧版。

6.4.2文件制定的格式依6.3进行作业。

6.5 文件的修订

责任部门或修订人标准更新或整改要求等,填写《文件变更申请表》,说明原因及变更内容后,由相关权责人审查、批准,将《文件变更申请表》交至文控人员,将原文件作文件修订并于修订记录中作登记,同时分发。

5.6外来文件收集

外来文件由相关部门收集,确认后,统一交管理者代表进行审查,交文控登

记、分发需求部门;每年定期向政府部门索取或正规网站查找下载最新版本的法

律法规和标准,并及时更新替换。

6.7文件的分发与销毁

6.7.1受控文件的分发统一由文控进行,分发时需加盖“受控文件”章,并要求接收

方在《文件分发及回收表》上签名确认。

6.7.2文控统一回收变更后的文件,在文件上盖“作废文件”章以做识别,除原稿保

留作参考外,其它定期(2年一次),报管代(组长)批准作销毁处理,(如作

废文件用于再生纸,每一页须盖上“作废文件”章或写上“作废”字样或者打

叉,只限内部文控使用)。

6.7.3依据文件编制或修订部门,参照该文件权责,给予分发,文控保存分发记录。

6.7.4文控负责文件的发放和回收、变更以及原件等记录的保存。

6.8 文件的版本、修订号、变更、编号与作废

6.8.1新文件的制定由各部门提出申请,管代(组长)同意后,交相关部门评审,报

管代(组长)或总经理批准后,最后交文控分发。

6.8.2如因流程改变或整改要求,需变更文件及编号。

6.8.2.1轻微变更:文件个别语句的修改,不影响文件结构、流程和内容,只在原文

相应更改处变动,签名确认,并注明更改日期。

6.8.2.2小变更:文件的局部修订,不涉及标准更新或职能更改,文件修改号升级,

如“A/0”变更为“A/1”、A/2……, 按新文件制定要求进行。

6.8.2.3大变更:参照标准换版或公司组织结构大的调整,需更改文件版本号如“A/0”

版本变更成“B/0”、C/0……版本,依次类推,按新文件要求进行。

6.8.3.4文件在变更时,由提出奴们或人员填写《文件变更申请表》说明原因及变更

内容后,交管代(组长)批准后,将《文件变更申请表》及初稿交至文控,文

控按新文件的要求进行评审、签批、分发并回收旧版,保存《文件分发及回收

表》。

6.9文件的调阅与补发

6.9.1 文件破损或遗失,须填写《文件申领表》说明申领原因,并由管代(组长)

批准后,携带破损文件到文控处办理申领手续用,文控将损坏的文件作废销毁,并在《文件申领表》中注明。

6.9.2因业务需要需借用文件,须经管代(组长)同意后才可借用,文控保存《文件

借用登记表》,保密文件一律不得借阅。

6.9.3 受控文件用于供应商、外发加工商、客户或认证机构时,经管代(组长)同

意后,由文控办理相关手续,并填写《文件分发及回收表》。

6.10 文件印章的管理

6.10.1文件印章分为受控文件、作废文件、外来文件、非受控文件,并由文控管理。6.10.2印章遗失,重新刻制时应与原印章区别特征,并在涉及范围内通报。

6.11文控及各部门须编制《文件/记录总览表》,以方便查阅和核对。

7、记录管理控制程序

7.1 记录表格的控制

各责任部门根据质量安全体系控制要求和如实反映产品生产、质量、卫生和安全状况,便于追溯,编制适合的表格,部门主管审批,提交文控员编号并备案登录。记录在功能方面应该具有针对性,为完成某项具体工作而设计;在使用方面具有独立性,尽量由单个人员或单一岗位使用,避免数人数岗位共用一份记录;记录尽量是单页,避免使用合订本,不得采用在簿子上划线或划格子的作为记录。

7.2 各部门可根据工作需要提出记录格式设计更改,并按本文件执行。

7.3文控员负责建立并动态保持反映整个体系的《文件/记录总览表》,将公司所有与质量安全管理体系运行有关的记录汇总,包括名称、编号、保存期限、使用部门、分发部

门等内容,并汇集备案记录的原始样本。

7.4 文控员负责对记录进行编号。

7.5 记录表格的印制,由各使用部门提出计划,文控员核对,印刷后统一分发。

7.2 记录的控制

7.2.1 记录的填写

7.2.1.1记录的填写要及时、真实、完整、准确、规范、字迹清晰,不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目,将该项用单杠划去,签字确认,必要时说明理由,各相关栏目负责人签名不允许空白。记录必须现场使用,操作一步记录一步,不得追记、补记或预先记录;操作人员应当亲笔签名,不得使用姓名印章。

7.2.1.2如因笔误或计算错误要修改原数据,由记录者本人在现场进行修改。不得采取涂抹、描粗的方式修改数据,不得根据某种需要而去任意修改数据,影响数据的真实性;应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,加盖印章或签上更改人的姓名,不同日期时,要注明修改日期。

7.2.1.3 各部门的记录填写要求采用蓝色或黑色的圆珠笔、水性笔或钢笔填写,不得使用铅笔或红笔填写。

7.2.1.4各部门在体系运行过程中产生的记录,应在月末由该过程的直接管理者复核,确认无食品安全方面的问题后,归档保存。

7.2.2记录的审核

7.2.2.1记录正常情况下于生产或质量活动结束的次一个工作日审核完毕,发现异常及时纠正;

7.2.2.2记录审核的签名必须手签,不得使用姓名印章;

7.2.2.3 记录审核人员的资格须经确认。

7.2.3 记录的保存及防护

7.2.3.1各部门负责资料收集的人员,必须把所有记录分类整理,妥善保存,所有的记录应保持清洁,字迹清楚。各部门按规定的期限保存,所有质量记录至少保存2年(产品的保质期后1年)。对保存期超过一年的记录可进行封存。

7.2.3.2 记录应防止损坏和丢失,在保存期内损坏的记录,应按原样予以修补。

7.2.4 记录的调阅

7.2.4.1 记录保管单位应拒绝非相关人员调阅记录。

7.2.4.2 外单位调阅记录应获得管代(组长)的批准,机密和绝密文件、资料内部借阅必

须经总经理批准。一律不得外借。

7.2.5记录的检索

由相关部门按产品、记录编号、时间范围实施检索,并定期由与该过程有关的直接管理者复核。

7.2.6 记录的销毁

各记录部门将超过保存期限的记录,做好登记,报管代(组长)的批准,由文控员

监督销毁过程,并做好记录。

7.3 外来记录的控制,由相关部门保存,期限确定后上报体系文控,可自行销毁。

8、注意事项:

9、相关文件化信息

质量管理体系 文件控制程序

文件控制程序 一、目的:对与组织质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。 二、范围:对与组织质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。 三、职责者:公司总经理、管理者代表、各部门负责收集。 四、内容: 1、职责 1.1总经理负责批准发布质量手册。 1.2管理者代表负责审核质量手册。 1.3各部门负责本部门相关文件的编制、使用和保管。 1.4办公室负责组织对现有体系文件的定期评审。 1.5各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 2、程序 2.1文件分类及保管 2.1.1文件一级分类及代号 2.1.2 文件二级分类及代号 每一大类生产质量管理文件下,又规定作二级分类,即分为:

二类分类代号中的字母除SOP,SMP为英文缩写外,其它均为中文的拼音缩写。2.1.3第一级质量管理体系文件为质量手册,第二级质量管理体系文件为程序文件,由办公室备案保存。第三级质量管理体系文件,由各相关部门自行保存并报办公室 备案存档。 2.2文件的编号 2.2.1文件的编号与格式 编号格式 版本号(两位数字) 2.2.2 一级分类、二级分类、三级分类代号的编制按2.1.1、2.1.2的有关规定执行。 2.2.3 顺序号用三个阿拉伯数字表示,按文件编制的顺序排列。 2.2.4 版本号表示文件修订情况,文件的第一版用“00”表示,第一次修订用“01”表示,以后每次修订按顺序递增。 2.2.5例如: 程序文件《文件控制程序》编号:CX-SMP-001-00表示该文件是:程序文件 , 2.3文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准,以确保文件是适宜的: a)质量手册由办公室负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布, 由办公室负责登记、发放; b)各部门工作文件由各部门负责人组织编写、汇总,由管理者代表审核,报总 经理批准,办公室负责登记、发放; c)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收 要填写《文件发放、回收记录》。 2.4文件的受控状况 文件分为“受控”和“非受控”两大类,凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控,由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面书写“受控”表 明其受控状态,并注明分发号。 2.5文件的修订或替换

信息化软件运维管理办法

XXXXXXXXXX 有限公司 信息化软件运维管理制度 文件编号: 编制部门: 版本版次: 生效日期:2018--1 页数:页 审核:XXX编制/修订:

文件使用单位:XXXXXXXXX有限公司各中心、各子公司签批形式:■ 0A工作流□纸质 三、编制/修订记录: 1. 目的 为规范XXXXXXXX有限公司(以下简称公司)信息化系统的运行维护管理工作,确保信息系统的安全可靠运行,切实提高业务效率和服务质量,使信息系统更好服务于业务运营和管理,特制订本管理办法。 2. 适用范围 本管理办法适用于公司及控股公司的信息系统,各控股公司可根据本办法制定相应的实施细则。 3. 术语与定义 3.1信息化软件的维护内容分为基础软件维护、应用软件、配套网络维护三部分:3.1.1基础软件指运行于计算机主机智商的操作系统、数据库软件、中间件等公共软件; 3.1.2应用软件指运用计算机系统之上,直接提供服务或业务的专用软件; 3.1.3配套网络指保证信息系统相互通信和正常运行的网络组织,包括联网 所需的交换机、路由器、防火墙等网络设备和局域网内连接网络设备的网线、传输。 3.2运行维护管理的基本任务: 3.2.1进行信息系统的日常运行和维护管理,实施监控系统运行状态,保证系统 各类运行指标符合相关规定; 3.2.2迅速而准确地定位和排除各种故障,保证信息系统正常运行,确保所承载的各类应用和业务正常。 3.2.3进行系统安全管理,保证信息系统的运行安全和信息的完整、准确; 3.2.4在保证系统运营质量的情况下,提高维护效率,降低维护成本。 4. 职责 4.1信息系统的运行维护管理遵循在统一的领导下,分级管理和维护的模式。作 为信息中心,牵头组织实施信息系统的维护管理工作。。 4.2 信息系统的维护管理分为两个层面:管理层面和操作层面。在管理层面,信息管理中心,负责公司信息系统的维护管理。在操作层面,各部门是操作软件的维护部

形成文件化信息控制程序

形成文件化信息控制程序 (ISO9001:2015) 1.目的 为对公司管理体系要求所形成的文件化信息(包括管理文件、产品图样、技术文件、外来文件、组织管理知识)进行有效控制,确保各相关场所使用的文件化信息、资料均为有效版本,特制定本程序。 2.适用范围 本程序适用于公司内所有与质量、环境、职业健康安全管理体系运行所形成的文件化信息管理与控制。 3.职责权限 3.1总经理:负责对管理手册和程序文件批准与发布,文件协调的最后裁决. 3.2 管理者代表:负责管理体系的维护与运作,拟定管理手册,组织各部门编写程序文件,并审核管理手册和程序文件的适宜性,表单修订/废止的批准,文件化信息修定过程指导与协调,外来文件化信息、知识的使用批准. 3.3各部门主管:组织或执行部门文件化信息的编写,程序文件修订/废止的初步审核,部门主管批准本部所形成的文件化信息,其中技术类文件化信息由副总工批准. 3.4 DCC负责文件化信息的发放、保管、回收与销毁。 4.运作程序. 4.1文件化信息层次

本公司文件化信息分为四个阶层: 第一阶文件:管理手册 第二阶文件:程序文件 第三阶文件:作业指导性文件(包括产品标准、质量计划、工艺规范、检验规程等)、管理文件(管理标准、规章制度等)和外来文件(包括国家法律、法规、******管理条例、产品执行标准、标书等)。 第四层次:文件信息、报告、表格等主要包括质量、环境、职业健康安全、生产、检查、组织相关知识所需要形成的文件化信息等。 4.2文件化信息的分类与编号标识 4.2.1 文件化信息的分类: 4.2.1.1按文件化信息类别:管理性文件化信息、技术性文件化信息、组织知识文件化信息、其它文化信息。 4.2.1.2按文件化信息来源分:内部文件信息、外来文件信息。 外来文件信息包括:法律、法规、产品标准、标书、组织知识等。 4.2.1.3按文件受控状态分:受控文件、非受控文件。 4.3 凡与质量、环境、职业健康管理体系运行紧密相关的文件化信息应为受控,由各主管部门按规定执行。由DCC登记在《文件化信息/档案目录》按受控文件管理; 4.4文件化信息的编号标识 4.4.1 管理手册的编号标识为:DXC(企业代码)/ QEO(质量、环境、职业健

信息管理与信息安全管理程序

1 目的 明确公司信息化及信息资源管理要求,对外部信息及信息系统进行有效管理,以确保各部门(单位)和岗位能及时、安全地识别、获取并有效运用、保存所需信息。 2 适用围 适用于公司信息化管理及信息收集、整理、转换、传输、利用与发布管理。 3 术语和定义 3.1 信息 有意义的数据、消息。公司的信息包括管理体系所涉及的质量、环境、职业健康安全、测量、标准化、部控制、三基等和生产经营管理中所有信息。 3.2 企业信息化 建立先进的管理理念,应用先进的计算机网络技术,整合、提升企业现有的生产、经营、设计、制造、管理方式,及时为企业各级人员的决策提供准确而有效的数据信息,以便对需求做出迅速的反应,其本质是加强企业的“核心竞争力”。 3.3 信息披露 指公司以报告、报道、网络等形式,向总部、地方政府报告或向社会公众公开披露生产经营管理相关信息的过程。 3.4 ERP 企业资源规划 3.5 MES 制造执行系统 3.6 LIMS 实验室信息管理系统 3.7 IT 信息技术 4 职责 4.1 信息化工作领导小组负责对公司信息化管理工作进行指导和监督、检查,对重大问题进行决策,定期听取有关信息化管理的工作汇报,协调解决信息化过程中存在的有关问题。 4.2 ERP支持中心负责公司ERP系统运行、维护管理,每月召开ERP例会,分析总结系统运行情况,协调处理有关问题,及时向总部支持中心上报月报、年报。 4.3 信息中心是公司信息化工作的归口管理部门,主要职责: a)负责制定并组织实施本程序及配套规章制度,对各部门(单位)信息化工作进行业务指导和督促; b)负责信息化建设管理,组织进行信息技术项目前期管理,编制信息建设专业发展规划并组织实施; c)负责统一规划、组织、整合和管理公司信息资源系统,为各部门(单位)信息采集、整理、汇总和发布等环节提供技术支持;对Internet用户、电子进行设置管理;统一管理分公司互联网出口; d)负责计算机网络系统、信息门户和各类信息应用系统的安全运行和维护及计算机基础设施、计算

质量手册、程序文件的管理制度

编号:SY-AQ-01352 ( 安全管理) 单位:_____________________ 审批:_____________________ 日期:_____________________ WORD文档/ A4打印/ 可编辑 质量手册、程序文件的管理制 度 Management system of quality manual and procedure documents

质量手册、程序文件的管理制度 导语:进行安全管理的目的是预防、消灭事故,防止或消除事故伤害,保护劳动者的安全与健康。在安全管理的四项主要内容中,虽然都是为了达到安全管理的目的,但是对生产因素状态的控制,与安全管理目的关系更直接,显得更为突出。 1、目的与适用范围 为了确保在质量体系运行中的各个场所使用的文件是有效版本,特制 定本制度。 本制度适用于《质量手册》、《程序文件》的更改,发放和回收的管 理。 2、管理要求 2.1全质办是《质量手册》、《程序文件》的归口管理部门。 2.2《质量手册》、《程序文件》在贯彻实施过程中若发现差距或不 符合实际情况时,各职能部门要以书面形式反馈全质办,全质办向管理 者代表提出更改报告,填写文件更改通知单,经管理者代表报准后进行 更改、控版和回收。 2.3全质办指定专人负责《质量手册》、《程序文件》按规定范围进 行发放、更改和因收,对其使用和保管进行监控。

2.4全质办受管理者代表委托解释《质量手册》和《程序文件》的有关内容。 2.5技术科负责对《质量手册》、《程序文件》进行标准化审查。 2.6《质量手册》、《程序文件》持有者要保证其有固定的存放位置,以便在任何情况下都能对其进行更改、回收等。 2.7《质量手册》、《程序文件》持有者要妥善保管,不得丢失,不准外借,更 不准私自提供他人转抄或复印,若发现类似问题,应予以追究责任。 这里填写您的公司名字 Fill In Your Business Name Here

文件控制程序及记录控制程序培训试题

文件控制程序及记录控制程序培训试题 工号: 005 姓名:得分: 一、判断题:(每题4分,共20分),对的打“レ”错的打“╳” 1.一阶文件:品质手册由管理代表批准;(√) 2.各部门的四阶文件------表单记录由部门主管批准即可;(√) 3.董事长负责批准一阶文件:质量手册的发布;(√) 4.二、三阶文件的批准由总经理/管理代表负责;(√) 5. 表单记录时尽可能避免涂改,有修改时可将原字迹用钢笔或圆珠笔划删除线“”(如“235”),再旁边 空白处记录正确的,并签字和日期;(√) 二、选择题:(每题4分,共20分)填入选择的序号如:a、b、c 1. 二阶文件的文件阶层代码为 QP ; a、QR b、QP c、OF 2. 四阶文件的文件阶层代码为 QR ; a、QR b、SOP c、00 3.文件发行时由相关部门填写 A 在批准后方可发行; a、文件制修订/作废/补发/发行申请单 b、文件销毁记录表 c、文件一览表 4. 现场使用的文件必须有文管中心盖的蓝色 C 发行章; a 、红色:作废 b 、外来文件 c、受控文件; 5.各记录到规定的保存期限后,要销毁时呈相关主管核准后记录于 A ,在日历年底集中销毁; a、文件销毁记录表 b、记录一览表 c、文件一览表 三、填空题:(每空4分,共20分) 1.品保部QA收集了一份流水号为“05”的外来文件,版本为“2006”,按我司的《文件控制程序》,该文 件的编号应为 BOCA-OF-QA- 05 ,版本应为 2006 ; 2.你帮技术部人员为流水号为“17”的图纸(外来文件)编号 BOCA-OF-TD-17 ; 3. 四阶表单格式及撰写内容不设限,表单右下角要注明表单编号及版本号,再注明保存期限; 四、回答题:(每题10分,共40分) 1.请写出下列部门的代码: 商务部: CD 生产部: PD 物控部: MC 行政人事部: MA 技术部: TD 2.请写出下列三阶文件代码: 作业指导书: WI 材料清单: BOM 岗位说明书: JD 标准作业指引、公司管理制度: SOP 图纸:DR 3. 为品保部二阶文件流水号为07的文件编号为:QP-QA-QR07 4. 为品保部二阶文件流水号为07的文件下属的流水号为01的表单编号为:QP-QA01-QR07

文件化信息

文件化信息控制程序

公司名称 系统名称文件名称文件化信息控制程序 二阶文件文件编号 制订部门品保部最新版本 A 页数7 文件目录 项目内容页次 文件目录 1 文件修订记录 2 1. 目的 3 2. 适用范围 3 3. 职责 3 4. 定义 3 5. 内容3-6 6. 记录控制 6 7. 相关表单7

文件修订记录 版次 日期 变更内容 撰写/修改者 A 2018/01/04 新增建立 咸开梅 文件编号 文件控制程序 页次 2OF9 QP-QA-001 版次 A 核准 审核 制定 日期 日期 日期

1.目的 为使本公司文件的管理有统一的标准,需对公司管理体系文件进行规范化,以便提供证实管理体系持续性、有效性的证据及改善和可追溯性的依据。 2.适用范围 2.1 公司内产品有关工程技术规范等文件资料(检验规范,操作指导书等); 2.2 公司内系统运作的有关文件数据(为达成质量管理体系目标的质量手册、作 业程序、作业方法、表单)(受控文件); 2.3 以上数据文件包括各种媒体数据如硬盘拷贝和电子媒体等。 3.职责 3.1 文件的制(修)订及记录的填写、保存、销毁,由各责任部门负责。 3.2 文件的保管 3.2.1 管理类文件包括管理手册、程序文件、检验规范、操作指引、规章制 度、外来文件、记录表单等文件正本由品保部统一管理,技术文件、 技术标准、图面等文件正本,由工艺部统一管理。 3.2.2 各部门负责本部门职责范围内文件、资料及相关记录的管理。 4.定义 无 5.程序内容: 5.1 文件及资料的控制 5.1.1 文件分类,本公司文件分为

文件控制及管理的培训

1.文件:记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。 文件是一个具有符号的一组相关联元素的有序序列。文件可以包含范围非常广泛的内容。系统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或一组文字命名为一个文件。 注1:媒体可以是纸张,计算机磁盘、光盘或其他电子媒体,照片或标准样品,或它们的组合。 注2:一组文件,如若干个规范和记录,经常被称为“documentation”。 注3:某些要求(如易读的要求)与所有类型的文件有关,然而对规范(如修订受控的要求)和记录(如可检索的要求)可以有不同的要求。 2.文档:厂房设计图、建厂审批文件、设备说明书、合同等 1.文件:以文字或图示描述管理内容或业务内容、通过规定程序由有权人员签署发布、要求接收者据此作出规范反应的电子文档或纸质文档。体系中的文件分为三个层次。 一层次文件——质量手册:对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件,是公司全体员工进行质量管理活动的基本依据和准则,是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。 二层次文件——程序文件:对顾客导向过程(COP)和支持过程(SOP)及管理过程(MOP)以逻辑上独立的活动进行区分、并予以规范、以确保过程和结果符合顾客要求的文件,是质量手册的支持文件,是员工进行质量管理活动的具体依据。 三层次文件——作业文件:依据程序文件的规范,对其所指向的过程进行分解描述、以指导具体操作的文件。比如设备操作规程、作业指导书、图纸、明细表、检查基准书、工艺流程图、行政通知公告、部门管理规范、临时作业文件、对外沟通函件等。 “记录”作为质量体系的第四层次,区别于“文件”。 2.记录:阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 3.质量管理体系文件通常包括: a)质量方针及其目标; b)质量手册; c)书面程序; d)作业(工作)指导书; e)表单; f)质量计划; e)规范; h)外来文件; i)记录。 质量管理体系文件可以采用任何类型的媒体,如硬拷贝或电子媒体。 注:使用电子媒体有如下一些优点: a)适合于个人在任何时间使用同一最新资料; b)使用和更改容易实现和控制; c)通过选择打印硬拷贝,能立即分发和易于控制; d)可以远程存取文件;e)收回作废文件简便且有效。

文件化信息管理程序实例

1.目的 为使ISO9001:2015质量管理体系能正确、有效地运作,因而对文件使用的方式加以规范,期以使对质量系统能有效运作,且使极为重要的所有场所,均持有适当的相关文件或数据,并将过时无效之文件,立即自所有分发或使用单位移开。 2.范围 本公司质量系统运作中,和产品、服务及达成质量系统有关的文件与数据,均须依本程序规定管理,但不包括各阶文件架构中未指出需被控制的文件,而文件与数据可以文书或其它电子媒体的方式呈现或储存。 3.参考文件 无 4.定义 4.1.文件架构 本公司质量系统文件分为四个阶层(一阶文件、二阶文件、三阶文件、四阶文件), 4.2.文件 信息及其承载媒体。例如﹕质量系统中的质量手册、程序书与作业指导书等内 部文件和国际/国家/行业标准、适应的法律法规、客户图面等外部文件。 4.3.资料 指执行工作时所产生的信息,经常是属于变动性或动态的。而此信息是提供他 人或计算机进行工作或分析的依据,若无此结果时,则无法执行工作或不能正 确的工作。例如下给供货商的订单,每次其订购内容均不同。 4.4.记录 将工作执行的过程或结果写于窗体上,而此过程或结果供日后分析、存盘备查 或提供证明使用。例如进料检验后的《进料检验单》。 4.5.受控文件 质量系统文件若变更时,通知文件持有单位更换并自使用场所撤离(回收)旧版 的文件。 4.6.非受控文件 当质量系统文件仅供为参考之用,于文件变更时不须向使用单位更换并撤离(回 收)的文件。 5.权责 5.1.各单位﹕文件变更申请;外部文件登录申请。 5.2.文件制定单位﹕文件制定;决定分发单位;填写文件变更通知 5.3.文件控制中心﹕文件分发、回收管理与维持文件总览表。 5.4.各部门主管﹕文件审核。 6.作业内容 6.1.作业流程图

信息管理控制程序

目的:建立公司化网络管理架构,保证企业内外部信息系统正常运行,完善维护公司内部信息管理系统, 使公司信息化健康推行实施,保证和提高业务部门的工作效率,加快信息交流和电子文档的安全,提高 公司信息化办公水平。 范围:本程序适用于宏大中源太阳能股份有限公司(以下简称公司)内部网络、国际互联网、公司电脑软、硬件及周边设备管理(信息管理)、信息管理系统、信息机房管理。 定义: 公司网络管理架构:内外部局域网路和连接国际互连网(INTERNET . 电脑软、硬件及周边设备管理:所有电脑的性能评估、日常维护、应用软件安装、使用。 信息系统:公司使用的所有信息系统。主要指:ERP KMS HER 0A及内部开发信息系统。 信息机房管理:公司信息机房的服务器、UPS网络光缆、电话交换设备、交换机等。 职责: 4. 1行政部负责公司内外部网络、国际互联网的建立、维护;电脑软硬件及周边设备的选型。 4. 2负责公司网络规划、安装、调试、日常管理及维护。 4. 3负责公司电脑及周边设备故障处理、维修。 4. 4负责公司电脑安装、调试、各种软件安装、测试及日常管理维护。 4. 5负责电子媒体资料、文档备份及系统安全管理。 4. 6信息系统日常管理、用户建立及相关权限设置维护、数据库日常管理及备份、公司内、部信息系统的开 发、实施、推广应用。 工作流程: 5. 1计算机帐号申请流程

文件权限申请流程 内容: 审批标准: 申请单原则上需要部门经理审批。 业务部门经理主要对用户帐号权限同申请人的岗位工作是否一致进行审批。中心主任(副总)主要对必要性和投入进行审批。 信息部主要对工作量,业务必要性和技术可行性进行审批。信息部针对业务需求制订相关的方案和实施计划,同业务部门一起实施并做好风险防范控制。

质量管理体系程序文件

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受控状态分发号 质量管理体系文件 质量管理体系程序文件 编号JD/QMB4.2.3—01~JD/ QMB8.5.2/8.5.3—05 编制办公室 评审各部门 批准管理者代表 版本号第A/0版

无锡市江达商品混凝土有限公司 文件修改记录表QR4.2.3—0107 文件名称编号 修改日期修改次数版本状态修改内容修改人批准人备注

质量管理体系程序文件目录表 序号ISO9001: 2000 标准条款号 文件编号文件名称 1 4.2.3 JD/QMB4.2.3—01 文件控制程序 2 4.2.4 JD/QMB4.2.4—02 记录控制程序 3 8.2.2 JD/QMB8.2.2—03 内部审核程序 4 8.3 JD/QMB8.3—04 不合格品控制程序 5 8.5.2—8.5.3 JD/QMB8.5.2/8.5.3—05 纠正措施和预防措施程序

质量管理体系程序文件编号JD/QMB4.2.3—01 第A版第0次修改 文件控制程序第1页共5页 1.目的 建立并保持形成文件的程序,以控制与质量管理体系有关的所有文件和资料,使与质量管理体系运行有关的各个场所使用适用文件的有关版本,从所有发放和使用的场所及时撤出失效和作废的文件。 2.范围 适用于本公司质量管理体系有效运行和产品质量有关的文件和资料的控制,包括适当范围的外来文件,如标准、法规、顾客财产的知识产权(提供的图纸)等。 3.引用标准 GB/T19001—2000《质量管理体系——要求》 JD/QMA—2006《质量管理手册》4.2.3《文件控制》 4.职责 4.1办公室负责质量管理体系管理文件的控制。

文件化信息管理控制程序(总7页)

文件化信息管理控制程序(总 7页) -CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1 -CAL-本页仅作为文档封面,使用请直接删除

1、目的 规范质量安全管理体系有关的文件、资料和记录(电子档)管理控制过程,确保公司部门运作和各过程方法间的沟通,提高整体管理水平,保持质量安全体系文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性以及受控和最新版本。 2、范围 适用于本公司质量安全管理体系相关的文件、资料和记录(电子档)以及外来文件。 3、权责 总经理:负责批准《质量安全管理手册》、《员工手册》、《HACCP计划》、《食品安全防护计划》、《XX年度培训计划》、《采购申请》、《合格供应商》以及其他财务制度和合同(金额超过5000元及以上)等。 管理者代表/食品安全小组组长:负责质量安全体系相关文件化信息(除报总经理批准外)的批准,为我司体系文件的主控责任人。 食品安全小组(专职体系维护人员):负责对质量安全体系文件化信息的编制和评审, 收集与质量安全管理体系有关外来文件(法规、标准和资料等),为体系文件 归口管理部门。 (品管)体系文控员:负责体系文件化信息的编号、发放、回收、保存、归档以及作 废和销毁具体处理。 各部门:负责本部门相关文件化信息的编制、领取、使用和保管,并对本岗位流程和 操作文件化信息评审和更新。 4、定义 文件化信息:组织需控制和保持的信息及其包含它的介质。 手册:第一层次文件,包括管理手册、员工手册、财务手册、产品手册等,即本公司的经营宗旨、方针和策略等,为公司的管理提供方向、框架和纲领性文件。程序文件:第二层次文件,即本公司工作流程,体现过程方法的规定和说明。 支持性文件:第三层次文件,包括作业指导书、管理规定、操作指引、图纸和影像等,即本公司为确保产品质量安全,人员、产品、卫生、工艺及设备操作等方面所 规定的具体过程方法(在什么时间、什么地方、谁负责,怎么操作,谁监督检 查、效果如何、异常怎么处理等)。 记录:第四层次文件,包括培训记录、会议记录、检验记录、卫生记录、操作记录等,即可证实本公司质量安全管理体系建立、运行、验证和审核有关的证据, 要求“及时、真实、准确、清晰”。 外来文件:通过本公司收集适用的法律法规、产品标准和顾客要求等。

信息管理与信息安全管理程序.docx

. . 1目的 明确公司信息化及信息资源管理要求,对内外部信息及信息系统进行有效管理,以确保各部门( 单位 ) 和岗位能及时、安全地识别、获取并有效运用、保存所需信息。 2适用范围 适用于公司信息化管理及信息收集、整理、转换、传输、利用与发布管理。 3术语和定义 3.1信息 有意义的数据、消息。公司的信息包括管理体系所涉及的质量、环境、职业健康安全、测量、标准 化、内部控制、三基等和生产经营管理中所有信息。 3.2企业信息化 建立先进的管理理念,应用先进的计算机网络技术,整合、提升企业现有的生产、经营、设计、制 造、管理方式,及时为企业各级人员的决策提供准确而有效的数据信息,以便对需求做出迅速的反应, 其本质是加强企业的“核心竞争力” 。 3.3信息披露 指公司以报告、报道、网络等形式,向总部、地方政府报告或向社会公众公开披露生产经营管理相 关信息的过程。 3.4 ERP 企业资源规划 3.5 MES 制造执行系统 3.6LIMS 实验室信息管理系统 3.7IT 信息技术 4职责 4.1信息化工作领导小组负责对公司信息化管理工作进行指导和监督、检查,对重大问题进行决策, 定期听取有关信息化管理的工作汇报,协调解决信息化过程中存在的有关问题。 4.2 ERP支持中心负责公司ERP系统运行、维护管理,每月召开ERP例会,分析总结系统运行情况, 协调处理有关问题,及时向总部支持中心上报月报、年报。 4.3信息中心是公司信息化工作的归口管理部门,主要职责: a) 负责制定并组织实施本程序及配套规章制度,对各部门( 单位 ) 信息化工作进行业务指导和督促; b)负责信息化建设管理,组织进行信息技术项目前期管理,编制信息建设专业发展规划并组织实施; c) 负责统一规划、组织、整合和管理公司信息资源系统,为各部门( 单位 ) 信息采集、整理、汇总和 发布等环节提供技术支持;对Internet用户、电子邮箱进行设置管理;统一管理分公司互联网出口; d) 负责计算机网络系统、信息门户和各类信息应用系统的安全运行和维护及计算机基础设施、计算

信息化管理与方案

办公室信息化管理提升方案 一、信息化现状 企业的信息化建设,能促使企业办事程序和管理程序更加合理,从而有助于增强企业的快速反应能力;能进一步促进企业资源的合理组合及利用,使其在现有资源条件下达到最佳利用效果,求得最大的经济效益。当前,我公司现在主要是痕迹化管理与信息化管理的结合,以信息化促进痕迹化管理,痕迹化管理为信息化管理的补充。公司高层重视信息化建设,大胆采用计算机等先进技术,加快了信息化建设的步伐,已取得了一定的成绩。如财务当前使用软件NC系统与集团总部对接,公司与集团公司连成VPN网络局域网,但是其他功能还没完全用起来,目前信息化管理水平尚处于初级阶段,还不完全具备信息化、无纸化办公条件。 二、存在的问题 1.信息化应用总体水平较低,虽然以ERP为信息处理中心,但尚未建立起企业级的信息化应用平台,并非所有工作都纳入到信息化系统中,各部门尚备有自己的手工台账。 2.存在信息孤岛,数据得不到有效利用与分享。企业知识共享平台尚未完全搭建和利用起来。 3.缺乏利用信息技术提高管理再造的能力、意识和实际效果,绝大多数系统更多的应用在操作级效率的提升方面,对不同层次的管理者、决策者进行管理、决策分析的支持力度不够,对日常业务运作流

程的规范不够。 三、方案建设 紧紧围绕集团公司关于开展管理提升活动的精神和要求,坚持以科学发展为主题,以加快转型升级、加速实现“做强做优,建设一流”核心为主线,以攻破公司管理中存在的突出问题和短板瓶颈为重点,准确把握集团公司“十二五”总体思路,结合公司实际,紧密结合集团重点专项提升工作,坚持依托基础管理,加强和创新专业管理,深化重点、亮点活动。在“统一标准、统一平台、统一数据、统一网络”的信息化战略指导下,严格按照信息化建设和体系建设“五同步”原则,即“同步规划、同步设计、同步实施、同步改进、同步提升”,紧密结合管理体系的要求,进行了信息化的规划和建设工作。 1、进一步完善体系文件管理系统,提升体系文件管理的智能化水平 随着体系建设的逐步深化,体系文件系统的功能已不能满足云南黄金有限责任公司镇沅分公司体系文件管理工作的需要,为了用信息化手段进一步支撑体系文件管理,实现信息化和体系建设的进一步融合,对体系文件电子化系统在以下八个方面做了提升: 1、文件的在线编审批流程的流转; 2、文件的网上在线编辑及修改信息智能化存储; 3、文件的统计功能; 4、文件的执行率跟踪; 5、国标、行标系统标准对接;

质量管理体系与文件控制程序

文件操纵程序 编号: SF-QP4.2.3-2005-1 1.目的 对与组织质量治理体系有关的文件进行操纵,确保各相关场所使用均为有效版本。 2.范围适用于与质量治理体系有关的文件操纵。 3.职责 3.1总经理负责批准公布质量手册。 3.2治理者代表负责审核质量手册。 3.3各部门负责相关文件的编制、使用。 3.4生技部负责组织对现有体系文件的定期评审。 4.程序 4.1文件的分类 4.1.1文件分为技术性文件和治理性文件两大类。 a.治理性文件包括质量手册、程序文件、质量打算、治理制度、合格供方名单及外来治理性文件和相应的表格; b.技术性文件包括设计文件、工艺文件、检验规程、作业指导书、产品标准等和外来技术文件。 4.2文件的编号

4.2.1质量手册的编号:SF - QM - □ 文件编制的年代号 质量手册代号 企业代号 4.2.2程序文件的编号:SF - QP □ - □ 文件编制的年代号 程序文件标准对应章节号 程序文件的代号 企业代号 4.2.3质量打算、治理制度、作业指导书等第三层次文件的编号: SF - ZD □ - □ 文件序号 质量手册中文件章节号 作业指导书代号

企业代号 4.2.4记录: SF – QR □- □ 文件序号 质量手册中文件章节号 记录代号 企业代号 4.2.5设计、工艺文件规程的编号按原文件编号或技术文件治理部门自行编制。 4.2.6各部门分发代号 总经理01 治理者代表02 生技部03 供销部 04 质检部05 车间06 仓库07 4.3文件的编写、审核、批准、发放 文件公布前应得到批准,以确保文件是适宜的。 a.质量手册由生技部组织编写,治理者代表审核,上报总经理批准公布,由生技部文件资料治理员负责登记、发放; b.各部门的文件由各部门组织编写,由部长审核,上报治理者代表批准公布。由文件资料治理员负责登记、发放;

信息管理控制程序(报批)

1 目的 为了及时、准确地收集、传递和反馈公司有关QHSE管理体系方面的内外部 信息,规范信息管理工作,确保体系的有效运行,特制定本程序。 2 范围 本程序规定了公司内外部信息的收集、传递、处理和交流方式等。 本程序适用于公司相关职能部门、分公司及事业部。 3 职责与权限 3.1公司质量安全部 负责本程序的归口管理,负责公司质量、健康、安全和环保信息的收集、传 递与处理。 3.2公司其他职能部门 行政管理部、市场营销部、物资装备部等有关部门负责与本部门业务相关的 涉及QHSE活动相关的内、外部信息的收集、传递和处理。 3.3分公司 各分公司负责工作范围内与QHSE活动相关的信息的收集、传递和处理。 3.4事业部 负责建立本事业部的《信息管理办法》,进行与QHSE活动相关的信息的收 集、传递、和处理。 4 管理程序 4.1 信息的种类 4.1.1 内部信息 公司内部QHSE信息包括: 1)公司的理念,QHSE方针、目标(包括事业部的目标);

2)公司QHSE管理体系、服务过程和产品方面的信息,包括人员状况方面的信息,风险管理和环境管理方面的信息,设备和工作环境方面的信息; 3)内部员工的经验交流和合理化建议等; 4)各种证据性和结论性信息,包括监视和测量记录、内审报告、管理评审报告、风险和环境评估报告、目标完成情况报告、顾客满意度测量报告 等; 5)事故、事件和不符合方面的信息(包括纠正预防措施信息)。 4.1.2 外部信息 外部信息可包括: 1)政府部门、上级主管部门发布的有关质量、健康安全和环保的政策法规、标准、规范和指导性技术文件; 2)国家和地方质量、健康安全和环保管理部门、认证审核机构等监测或检查的结果及反馈的信息; 3)来自外部相关方反馈的QHSE信息及其投诉意见等,包括顾客、供方、合作方、以及与健康安全环保有关的社会各界。 4.2 信息的收集、传递和处理 各事业部根据本程序的要求建立并实施《信息管理办法》,对QHSE信息的收 集、传递和处理进行控制。公司市场方面的信息按《市场信息管理规定》进 行收集和处理。公司及分公司其他方面的信息的收集、传递和处理按如下程 序进行。 4.2.1 内部信息 4.2.1.1 公司质量安全部按照相应程序文件的规定收集来自各部门、分公司和事业部 的QHSE信息,对得到的信息进行分析并及时传递,对于需要纳入公司QHSE 体系的信息,按照《文件资料及记录控制程序》执行。质量安全部向各部门、 分公司和事业部传递公司QHSE文件资料、相关记录和报告等。如QHSE方 针、安全目标和指标、内审和管理评审结果。 4.2.1.2各部门收集来自公司质量安全部、分公司和事业部的相关信息,对信息进行 分析并及时传递,对于需要纳入公司QHSE体系的信息,按照《文件资料及 记录控制程序》执行。

质量体系文件控制程序

XX/XXXX XXX XXXX 文件控制程序 1 范围 本程序规定了文件的控制要求。 本程序适用于文件的控制。 2 引用文件 XX/XXXXX XXXX 记录控制程序 XX/XXXXX XXXX 设计和开发更改控制程序 XX1580 设计文件的分类编号 XX207 设计文件的管理制度 3 职责 质量手册、程序文件由质管部负责管理,图样、技术文件由科技部办公室负责管理,各部门配合。 4 工作程序 4.1 文件的编制、审核 文件的编制、审核,依照归口管理的原则,由各主管部门编制后,经公司主管领导审核其适用性,并批准实施。重要的、涉及面广的质量文件,可由最高管理者审批。图样和技术文件按XX207《设计文件的管理制度》的规定进行审签,工艺和质量会签,标准化检查,并确保图样、技术文件协调一致、现行有效。 当文件的充分性与适宜性发生变化时,由有关部门提出对文件进行评审与更新的申请,依据原审批程序再次批准后方可执行。 4.2 文件的标识 a)质量管理体系文件的标识由质管部按企业标准的规定进行标识; C)技术文件的标识,归档文件由档案室按公司档案分类大纲编号,其中设计文件由标准化人员按XX1580《设计文件的分类编号》和XX207《设计文件的管理制度》给出; c)质量记录的标识按XX/XXXX XXX XXX《记录控制程序》的规定进行标识; d)外来文件依照归口管理的原则,由归口管理部门对文件标识。 4.3 文件的归档、分发和控制 文件的归档应依照确保文件协调一致、现行有效、及时归档的原则,要确保文件清晰、易于识别。 a)质量管理体系文件由质管部负责印制、存档和管理,根据工作需要,质管部负责质量管理体系文件的登记、编号和分发至有关部门,质管部及使用部门负责对使用的质量管理体系文件进行控制,保证所有场所使用的文件是现行有效的版本,作废的质量管理体系文件由质管部负责及时从使用现场收回,并按作废文件的处理规定进行处理; b)技术文件由产品课题负责人按XX/XXXX XXXXXXX《记录控制程序》的要求负责归档,科技部办公室负责复制。科技部办公室根据工作需要,拟定文件发放清单,由科技部办公室登记、编号、发放。科技部办公室负责对技术文件的编制,使用单位对技术文件的使用进行控制,保证所使用的技术文件现行有效,并符合有关规定的要求; c) 质量记录按XXX/RXXX XXXXXXX《记录控制程序》进行归档,需要时,记录复印件可发至相关部门和人员存档管理。 d)当需要借阅存档的质量管理文件体系或技术文件时,借阅人需到文件归档管理部门办

文件化信息管理程序

文件化信息管理程序 1.0 目的 通过制定本程序,规范公司文件及记录的创建、分发、访问、检索、使用、保存、变更、保留及处置的行为,来实现文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性的目的。 2.0 适用范围 适用于与公司管理体系相关的文件、资料和记录(含电子档)以及外来文件的管理。 3.0 职责 3.1最高管理者:负责批准管理手册、程序文件及作业准则。 3.2管理者代表:负责审核管理手册、程序文件及作业准则。组织策划各部门对体系文件的编写。 对体系文件及记录表单的修订/废止做审批,组织对外来文件的使用评审,组织相关人员形成文件评审委员会。 3.3总经办(文控中心):负责体系文件及记录的编号、登记、发放、回收、保存、归档、作废、 销毁等管理工作。 3.4各部门:负责本部门管辖范围内体系文件及记录信息的编写,并对本部门的文件及记录进行 管理。 3.4文件评审委员会:负责对体系文件的评审。 4.0 定义 4.1一级文件信息:管理手册。 4.2二级文件信息:程序文件。 4.3三级文件信息:作业准则、作业指导书、操作规范、检验标准规范等。 4.4四级文件信息:表单、记录。 4.5外部文件:凡与质量环境管理体系或产品相关的国际、国家、行业标准,顾客、外部提供方 的文件信息(如图样或检验标准)均属之。 4.6文件信息媒介:文件信息的载体,可以是纸质的、电子的等其他方式。 5.0文件的控制 5.1策划 5.1.1总经理任命管理者代表,管理者代表负责组织管理体系文件的编制、发行和更改的控制, 组织相关人员组成文件评审委员会,对体系文件的编制、修订、废止做评审工作。有关对外部门负责外来文件接收,各部门负责各类内部文件的制定、审核和更改控制。文控中心负责管理体系文件、记录的编号、发行、回收及作废控制。 5.1.2对于电子媒体文件的管理具体参见《信息化系统管理作业准则》执行。 5.1.3对于技术类文件及外来文件的管理具体参见《文件管理作业准则》执行。 5.1.4对于文件编写人员应有进行相应的培训,熟知文件的编写的要求、方法等。 5.1.5对于公司的体系文件、记录表单、及外来文件等均要进行识别,可作为公司的知识,具体 参见《知识管理程序》执行。 5.2文件化信息建立策划 5.2.1管理手册、程序文件的建立由管理者代表进行策划。作业准则的建立由各部门负责人或管 理者代表进行策划。技术文件的建立由各部门负责人进行策划。 5.2.1文件化信息建立策划时应考虑:参考来源、基本格式、文件信息载体、编写要求等。 5.3文件编制 5.3.1 体系文件的编制如下: 管理手册—由管理者代表指派专人编制。

信息交流与沟通控制程序

1.目的 为建立畅通的沟通渠道,明确信息交流内容、范围与形式,规定内部外部沟通的方法,通过及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部、外部质量、环境、食品安全、诚信信息,实现管理体系的有效运行。 2.适用范围 本程序适用于公司生产经营管理等活动所涵盖的所有部门与层次内、外部的信息交流与控制。 3.职责 3.1管代/HACCP小组长负责公司内部及外部沟通事宜的审批及管理工作。 3.2 技术中心负责公司管理体系信息交流的全面管理。 3.3 技术中心负责配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究,供公司领导和有关部门参考。 3.4 行政部负责相关部门的外部沟通。 3.5 各部门负责人负责本部门员工之间的沟通,并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传递和处置工作。 4 工作程序

4.1 外部沟通 4.1.1 外部信息的来源 a.认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息; b.管理方针通告给相关方; c.对质量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系; d.相关方的投诉、抱怨、期望和要求,包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通,涉及重要环境影响的处理,伤亡事故的上报等; e.行业技术信息; f.上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息; g.供方和其它分承包方的信息。 h.环境监测和职业安全健康等有关的信息; i. 与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。 4.1.2 外部信息沟通 4.1.2.2 各部门在日常业务中也应注意获得; 4.1.2.3 上级行政部门传达的信息由公司行政部统一接收 4.1.2.4 行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息; 4.1.2.5 来自相关方的信息由各相关部门接收; 4.1.2.6 各部门在与客户、社会与其他相关方接触或合作时,应将企业内必要的信息;如公司的管理方针及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等,向相关方进行宣传;

文件化信息管理程序

1.目的: 对质量/环境管理体系文件化信息(以下简称文件或记录)进行控制,确保无论何时何处需要这些信息,均可获得并适用;以及予以妥善保护(如:防止失密、不当使用或不完整)。 2.范围: 适用于本公司质量/环境体系所有文件和记录的控制,包括:手册、程序文件、支持性文件和记录。 3.权责: 3.1各部门内部文件由部门主管或其指定人员编制,部门主管或管理者代表(授权代表)批核。 3.2程序文件由相关部门制定,管理者代表(授权代表)审核,总经理批准。 3.3 质量/环境手册由管理者代表(授权代表)审核,公司总经理批准。 3.4文件编写小组对文件进行校对、审核,及对所有文件的运作过程进行全面监督。 3.5文件控制中心:负责文件的编号、收发、归档及监督管理工作。 3.6相关部门负责对外来文件进行管理。 4.定义 4.1质量/环境手册:纲领文件,阐明质量/环境管理体系的过程关系,及满足国际标准与相关法律法规要求。 4.2程序文件:规定过程的方法,即为什么做、何人、于何时、在什么地方做什么事。 4.3支持性文件:作业指导书、标准规范、工艺文件和图纸等,说明如何做某事。 4.4记录:分发收集、传达资讯、控制作业流程和证明作业已符合要求的所有记录和表格。 4.5外来文件:与质量/环境管理体系及产品质量/环境相关的国际、国家、行业标准及相应的法律、法 规,客户、供应商提供的图样或检验标准等。 5.程序内容: 5.2文件编写格式: 5.2.1程序文件编写大致按以下格式: (1)目的(2)范围(3)权责(4)定义(无时填“无”)(5)程序内容 (6)相关文件(无时填“无”)(7)相关记录(8)附件(无时填“无”) 5.2.2文件章节次序编号:

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