会议工作指南与准备检查清单
1.出席
预期出席会议总人数
2.日期
（1）大多数会议出席者到店日期
（2）大多数会议出席者离店日期
（3）未使用客房可销售日期
3.住宿
（1）大约所需客房数，按标间、大床房、套房分类
（2）会议出席者房价
（3）预订确认：会议代表、会议负责人或协会秘书长
（4）预订复印件地送给________
4．VIP室
（1）数量价格
（2）服务时间、小吃、茶水
（3）服务人员称呼、联系方式
（4）是否有小费/服务费产生
5. 客人
（1）是否邀请当地名人
（2）是否提供入场券
（3）重要嘉宾的交通安排
（4）关于发言的提前沟通
（5）是否安排欢迎/接待
6. 设施设备
（1）专门通知是否放在了贵宾席或包厢里
（2）会议资料是否齐全，分装好了？
（3）签到台、VIP休息室、会议出席者、欢迎条幅等指示标识
（4）灯光——灯光师、聚光灯、追光灯等
（5）舞台——大小、规模、是否需要一次性地毯
（6）黑板、磁性板、法兰绒板
（7）图表架、黑板/白板、板架
（8）有照明的讲台、小台架、演讲辞提示器、会议主席用的小木槌、座位划区（9）会议参加者所需座位是否足够了
（10）冷/热空调是否正常
（11）扩音系统是否正常
（12）录音设备工作是否正常
（13）麦克风的配备数量和类型是否符合预订要求
（14）讲坛是否到位？照明灯亮否？
（15）是否有会议主席用的小木槌？席位划区否？
（16）讲坛上水杯是否到位？
（17）会议出席者所需水杯是否摆放到位
（18）入场处警卫是否到位
（19）是否放置烟灰缸和火柴
（20）是否有投影机、屏幕、架子、现场放映员
（21）演讲词提、示器工作是否正常
（22）铅笔、拍纸簿、纸是否到位
（23）图表架、黑/白板、板架
（24）钢琴、风琴是否按要求放置
（25）告示牌、旗帜是否到位
（26）灯光设备是否符合预订要求
（27）花卉植物是否符合预订要求
（28）其他特殊设备是否按要求到位
（29）会议厅如果难找的话，楼层是否需放置方向告示牌（30）如果会议室更改，是否在明显之处张贴告示
7. 会议
（1）会议召开前的检查内容
A.提供场所楼面布置图
B.每次分会的正确日期和时间
C.每次分会的分配厅、租金
D.组委会办公室
E.每次分会的席位数、席位图、演讲者台子
F.错开安排会议、以保人流畅通、电梯不拥挤
G.需要舞台——规模、大小
H.每个分会所需设备——对照设备清单检查
I.其他特殊要求
J.速记是否在场
（2）临开会前的检查内容：
A.会议室门是否打开，服务人员是否到位
B.席位是否按照预定要求排好
C.电费
D.货运箱包的储存保管
E.场地分隔、背景
F.警卫服务
（3）会议结束清场工作
A.撤走会展主办单位用品
B.检查是否有遗忘物品
8. 展览信息（如穿插展览）
（1）展品数量和楼面布置图
（2）展出时间
（3）布展时间
（4）撤展日期
（5）展示用场地
（6）各展位参展公司名称
（7）每日租金
（8）方向告示牌
（9）劳务费用
（10）电工、木工及美工服务
（11）电力、蒸汽、煤气、水、废水管道（12）特殊节庆录音或现场演奏（13）演出录音或现场演奏
（14）演员或管弦乐队排练
（15）乐队或者管弦乐队是否提供乐谱架（16）扩音系统、话筒类型、数量（17）录音设备、操作人员
（18）投影放映设备、灯光控制操作人员（19）特定花草植物
（20）钢琴、风琴
（21）留声机唱片、录音机和磁带（22）印刷服务
（23）演员化妆间
（24）停车场、修车问题
（25）装饰布置应与消防规定核对（26）特殊设备
（27）关于额外服务和总价的协议（28）电话
（29）摄影师
（30）速记员
（31）旗帜、国旗、其他国家国旗（32）无线电广播和电视播放
（33）闭路电视
（34）实况播送与工程费用
9. 签到
（1）签到天数
（2）签到表、内容、数量
（3）签到桌、数量和尺寸
（4）填写表格所需桌子、数量及尺寸
（5）椅子
（6）烟灰缸
（7）打字机、数量、类型
（8）电脑、数量、类型
（9）人员——展出单位人员或展会工作人员（10）水罐、杯子
（11）照明
（12）布告栏、数量、大小
（13）指示牌
（14）便条纸、钢笔、铅笔、杂物
（15）现金抽屉、数量、大小
（16）扩音系统、话筒类型、数量
（17）保险箱、数量、大小
（18）开始签到前要检查：
A.签到工作人员以及对签到程序的了解
B.文件箱、数量、大小
C.保险箱
D.接受支票的规定
E.退款的规定
F.需要填入签到卡的信息
G.胸卡信息
H.入场券价格及有关规定
I.贵宾与名流的接待
J.个人票的销售
K.接待台口废纸篓
L.应急遮盖物
（19）在签到期内应有人：
在签到台停止接待后，安排与会者的签到和住宿
执行有关决策
在停止接待签到时，检查收取钱款是否有误
10. 音乐
招待会用录音或现场演奏
宴会用录音或现场演奏
11. 杂项
（1）是否为男士、女士和儿童策划了有趣的文艺节目（2）婴儿照看人员
（3）安排观光游览的短途旅游
12. 宣传
（1）新闻中心、打字机、电脑和打印机、电话
（2）是否成立了高效的新闻中心
（3）组织一个广泛人员参加的宣传活动
（4）准备新闻发布
（5）为展会活动参与单位和宣传工作做好摄影安排（6）事先准备好发言稿
做好大型会议会务工作的五个要点
做好大型会议会务工作的五个要点 发布日期：2015-07-14 浏览次数：514 字号：[ 大中小] 一、提前谋划，精心制定会议方案 会议方案是会议组织安排的总纲，制定会议方案应当注意以下几个方面。一是周密细致、程序规范。会议方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务，明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系，合理安排会议议程，使各场次会议能顺利衔接，避免出现死角和盲区。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。二是加强沟通，统筹协调。一方面，要加强对上的沟通请示工作。大型会议规格高、影响大、议题重要，中央机关举行的大型会议一般还邀请中央领导同志出席会议，具有重要的政治意义。为使会议效果达到有关要求，在组织筹备会议的过程中，必须加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作。另一方面，要加强横向的沟通衔接工作。大型会议的顺利开展，是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在会议筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作全面有序进行。三是细化分工、倒排
工序。要逐项细化分解任务、确定职责分工，使各部门明确会议每个阶段、每个环节的职责和分工，避免出现推诿扯皮的现象。要采取倒排工序方式对承担的工作任务进行合理安排，进一步细化方案的工作分工、时间节点，夯实岗位职责，使各单位能依据倒排时间表，认真对照检查，确保按时完成，实现无缝对接。 二、把握细节，认真做好会前演练 一是对会议细节进行逐项演练。会前要对每场大会的每项任务和分工进行逐项推演，对可能出现的情况和问题提早研究解决办法，在此基础上制定详细的分工明细表，使每个人都清楚自己的任务，并了解其他人的任务，确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。二是在会场住地进行实地演练。随着会期临近，会务组织者应深入会场、住地，根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练，按照“提前一天”“提前两个小时”“提前一个小时”的标准做好会议场地布置工作，即每一个会场提前一天布置完毕，每一项活动提前一天部署到位；会务工作者提前两个小时到达会场，一切准备工作提前两个小时就绪；全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场。三是临近会议前的重点环节演练。牵牛要牵牛鼻子，筹备大型会议也要善于抓住其中的重点关节，如果大会的重点环节出现瑕疵，整个大会的效果就会大打折扣，甚至出现无法挽回的不良影响。对待重点环节，要加强会前演练，做到思想上高度重视、精力上重点倾斜、细节上重点
<<大型会议的３０个准备环节>>,是我和政府办公室同事们集体修订的一个的会议工作细节对照落实表格。内容只能是大致上这样，因为每次会议都有不一样的地方。其中的1-30的序号也只能大致上表明顺序，因为许多工作都是起头并进或穿插进行，由办公室主任统筹安排。 现在它发给你们，如对您个工作有些许启发，那就非常高兴了；如果您提出修正或补充意见，那就非常感谢！ 大家一起来谈谈，共同营造天涯论坛平等，共享的活跃氛围。 1.会议申请，确定会议召开和会议名称主题 2.成立会议组织，确定会议主持人 3.确定会议具体议程 4.会议宣传和气氛渲染 5.会务礼仪、接待、保安、保密等工作培训 6.初步确定会议时间、地点 7.会议通知起草、发送；根据反馈信息确定终日程 8.确认与会人员接站时间、住宿、车辆、特殊要求 9.费用预算、借支票、报销 10.会议发言稿、议事规则等文件起草;制作议程和话稿PPT 11.确定具体会场（设施：停车、大小、桌椅放置、温度、灯光、音12.响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰等；气氛环境处理；住宿：娱乐、价格； 13.购买或借用会议用品 实物投影仪，激光笔（2），激光笔电池（2）胶片投影仪（检查两个灯泡均正常）投影幕（最大的，检查并试用）胶片（1本），胶片笔白板笔（红绿各2支黑笔4支）、白板擦、吸铁石（6）笔记本（带光驱、软驱）、3寸软盘（若干）打印机、驱动程序、打印纸等 １４．会议接站与礼仪；住宿服务、返程差旅等信息确认调整布置会、调试仪器 １５．打印、放置会场指引牌、房间住宿人员名单 １６．报到，签到、会前文件发放 １７．场内负责：调试机器、发放资料、提供办公用品 １８．场外负责：传递信息、应急处理、候会接待、提醒前台叫早、提供娱乐休闲 １９．会议记录：录音录象、会议记录 ２０．媒体应对和会议新闻稿纲要提供 ２１．会议简报、纪要等文书起草 ２２．引导参会人员用餐、确认用餐时人员的到场情况 ２３．休会期间服务人员的工作指导及会场的重新布置 ２４．会议文件清退 ２５．返程差旅票证服务、会议结束时收回房间钥匙 ２６．检查会议车辆是否按时往返、是否够用；安排与会人员乘车返回 ２７．报销、结帐 ２８．会议督查催办 ２９．会议文书归档
大型会议承办工作手册（初稿） 目录 一、会议前组织工作准备： (2) （一）会议的发起： (2) （二）会议组织和机构： (2) （三）会议分工和责任： (2) 二、会议承办主体流程： (2) （一）会议前期工作： (2) 1参会客人的联系、函达及情况工作。 (2) 2参会资料的准备。 (3) 3会议场所的考察、落实工作。 (3) 4参会资料的制作落实工作。 (3) 5参会物品的情况落实工作。 (3) 6参会人员用车情况落实工作。.................................................... 错误!未定义书签。 7财务预算整理，报公司领导审批。............................................ 错误!未定义书签。 8拟定参会客人的详细接待、安排计划。.................................... 错误!未定义书签。 9会议现场的工作安排。................................................................ 错误!未定义书签。 10会议现场外工作安排。 (5) 11公司人员的仪容仪表要求。 (5) （二）会议中工作： (6) 1检查工作。 (6) 2迎接工作。 (6) 3公司领导会面工作。 (7) 4会场工作。 (7) 5散会后工作。 (7) （三）会后工作： (8) 1送机、送站参会客户工作安排。 (8) 2宾馆门口迎送参会客人的安排。 (8) 3结账工作。 (8) 4联系参会客人平安到否工作。 (8) 5会后公司内部总结会。 (9) 6会后资料的整理。 (9) 7制作参会人员名册。 (9) 8资料、名册的存档与送达。 (9)
怎样做好大型会议的组织安排工作 会议，是领导机关实行领导的重要方式，是执行党的民主集中制原则、实行科学民主决策的有效途径。地方各级党政机关组织的大型会议，在社会政治经济生活中发挥着非常重要的作用。要做好会议特别是大型会议的组织安排工作，应从以下几个方面努力。 ????一、要在超前筹划、科学安排上下功夫 ????所谓“超前筹划”，就是在准确把握领导意图的基础上，想领导所想，急领导所急，积极主动、周密细致地做好会前的各项组织和准备工作。会前的筹备工作关键要抓住两点：一是抓总体安排方案的起草。一旦确定开会，应立即着手拟制详细的会议安排方案。在方案中，大到会议的时间、地点、内容、出席人员、日程安排、讨论（或乘车）编组、文稿起草、安全保密、食宿安排、宣传报道、组织领导及职责分工，小到会场布置，包括会标尾标、座次安排、席卡摆放、灯光音响、进场引导、会间服务，还有文娱活动及会议用车安排等等，都应有明确而又具体的意见。在安排方案中，要把各种可能性、复杂性、多变性估计充分，并制定出相应的对策、措施和预案，有时还要提供两种以上方案，供领导选择。二是按照会议安排方案确定的职责分工抓落实。会议安排方案经领导审定后，应由会议秘书处负责人召集各组负责人会议，分解落实各项工作任务，并按倒计时的办法，逐日督促检查各项工作的落实和完成情况。会前筹备工作非常重要，筹备工作搞好了，就为会议的顺利召开打下了好的基础，等于会议成功了一半。所以，在会议筹备工作中要求考虑周全，分工周密，安排周到。????所谓“科学安排”，就是要熟练掌握和运用会议的内在规律，对会议的每一个细节作出精心部署和科学安排，以最大限度地体现领导意图、提高会议效率、完成会议确定的各项任务。如在党代会和人代会的日程安排上，大体可分工作报告和人事选举两个阶段。要使与会代表在讨论工作报告时达到最佳效果，就得向代表充分展示经济和社会发展成就，以鼓舞士气，增强信心，为大会的圆满成功提供强有力的思想和舆论支持。为此，应做好三个方面的工作：一是在讨论工作报告期间，安排领导同志到各代表团（组）参加讨论，了解、掌握思想动态，解答代表提出的问题，并作导向性、结论性的发言。二是发挥新闻媒体的作用，从正面报道本地改革开放和社会主义现代化建设成就，形成浓厚的舆论氛围，发挥正确的舆论导向作用。三是组织一些成果展览和现场参观活动。这些活动，生动直观，真实可信，具有较强的说服力和感染力。在人事酝酿和选举阶段的日程安排上，要一改讨论工作报告时那种从容不迫的节奏，既要严格按照法律程序让代表了解候选人的情况，并充分发表意见，又要对酝酿讨论的时间作出合理安排，对前后程序之间的过渡时间应尽量压缩和减少，使之高效紧凑，一气呵成。切忌拖沓和松散。 ????二、要在精心组织、规范管理上上台阶 ????在做好筹备工作的基础上，要对会议期间的每一项工作、每一个环节精心组织、严密实施、规范操作、科学管理，把会议的各项工作纳入严谨、规范、有序的管理轨道，使之繁忙而有秩序、紧张而有条理。要做到这一点，除了严格按会务规范程序操作外，还应重点抓好三个“关键”： ????（一）抓关键环节。一是抓大会报到。报到工作是最繁琐、最复杂、最忙碌的，也最容易忙中出错。因此，要做好报到工作，必须力量要足，分工要细，思路要清，工作要实。二是抓每天一次的协调会。会议期间的很多矛盾和问题都可以在协调会上得到及时、有效的处理，使会议有条不紊地进行。三是抓大会值班工作。要求值班人员认真接洽和处理好各项事宜，并做好值班记录和交接班工作。 ????（二）抓关键人员。从省级会议的管理角度看，所谓“关键人员”是指省级领导和会议各组（团）工作人员。一般来说，只要把省级领导在会议期间的活动及相关服务工作做好，
大型会议组织流程标准 会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括： 一、会议时间的确定 确定会议时间要考虑单位的生产任务周期，为使会议有充分的准备，一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。 二、会议议程的安排 会议议程是会议要讨论的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功的关键，因此，议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的内容包括：工作总结；经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论；优秀员工发奖；年终奖、红包的发放或宣布；员工才艺表演、团队竞赛；抽奖；聚餐；户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。 在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。 三、会议的三类相关人员 会议通常有三类相关人员：1、领导小组、2、筹备与接待人员3、参加人员。 1、领导小组
领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调； 2、筹备与接待 筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。 ①、精心策划 要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质，树立强烈的责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。 我们平时要详细了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各类酒店设施，包括酒店位置、菜单（品）、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等，为领导提供分析资料及使用建议，供届时领导选择。 在接到接待任务时，我们首先了解来宾的基本情况及要求，如：来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等，这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料，提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议（会见）、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一
博道东方 会 务 执 行 计 划 书 总负责人：朱宏亮 内场负责人：马新兰
外场负责人：马海生 会议时间：2015年1月8日-1月9日 会议地点：长春路 -长福宫酒店 参加人员：博道东方全体员工及董事会部分人员
会务执行总监 阿斯 内场负责人外场负责人 桌长灯光助财引机迎检签茶水 物 展音响教务位动宾票到水果品区组组组组组组组组组组组 组 场桌长组 (20 人 )
内灯光、音响组(2 人 )负助教组（ 1 人） 责机动组 人引位组（ 4 人） 财务组(4 人)
场迎宾组（ 4 人） 外签到组（8 人） 负检票组（ 2 人） 责茶水、水果区（ 1 人） 人物品区（ 1 人） 茶展区(1 人) 人员分工 1后勤保障专员：负责准备总裁班所需相关物资，清单如下： 内场负责人。酒店方面：会场、音响、话筒、投影仪、电源、水牌、果盘、饮用水等； 内场负责人。讲师方面：讲师备忘录、食宿、讲师要求其他物质、讲师席卡、白板、白 板笔、白板擦； 外场负责人。会务服务方面：签到处、茶歇处、咨询处、处等席卡，签到表，
茶点，学员以及嘉宾听课证，会场服务人员工作证、课件、课 程调研问卷、学员及工作人员午餐预订或晚宴安排； 内场负责人。会场营销方面：近期项目介绍、报名表、现场报名 优惠政策、公司展业手册、项目报名表等； 外场负责人。组织布置会议室：确定室内各项设备到位情况，包括桌椅摆 设、投影仪、 会议电脑、麦克风、电源、白板、笔、白板擦、茶歇等 （2）签到人员：负责签到台以及签到台相关物质的摆放以及每天课前学员 的签到，以及用餐情况统计和餐费的收取
会议组织流程 一、会议分类 会议分为：大、中、小 大型会议一般较少，以年终总结会议为代表 中型会议以竞岗、办公会议等为主 小型会议最多，以领导班子会议为代表 绝大多数是在会前的工作：会议的前期，会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。 1．前期的筹备 1.1会前准备 确定会议名称、会议时间以及参会人员名单、安排停车位等，为后面的工作打好基础。 确定参会人员的：范围、层级、人数、分组、食宿等 1.2 会前通知 会前通知有两大工作：一是通知，二是反馈 通知方式有： 书面：一般是大型会议，时间长、参加人员多； 口头：小型、小范围的会议； 内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等） 通知必须设立记录本，及时记录、查阅。 ?注意：通知、再落实（跟踪到底） 1.3准备会议需要的资料： ①设立接待处，一般在进场入门处 ②讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）
③会议日程安排表 ④制作会议手册 ⑤笔和纸 ⑥签到表 ⑦横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作） ?注意： ①准备会议材料：对议题的说明，说明会议的目的 对议案的说明等。 ②组织好发言人的文稿：事先和发言人联系，搜集；于会前发给 与会人员；工作人员自己留一份存档。 1.2会场的布置 1.2.1会（徽）标 必须要体现出本次会议的内容 1.2.2主席台的安排 ①参加人员 ②人数 ③铭牌 ④位置如何安排 ⑤准备好椅子 ⑥除主管和中层外，其他要分区坐。 ?注意：座位安排：职位高者居中，先左后右，离会场入口远，离会议主席近的位置为上，座次可编成表，贴于休息室或入口处。或于每个位置的左侧。 1.2.3给与会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。 1.2.4悬挂横幅
大型会议筹备方案 大型会议筹备方案，各位在开会的时候都这么写会议方案呢？请看下面吧！ 大型会议筹备方案第1篇： 为了满足广大客户的需求，今业公司长沙分公司研发了适应90后消费群体TMD型手机。为了让产品顺利进入市场，增大销量，特举办TMD型手机推介会议，现拟定会议筹备方案如下： 一、会议名称 今业科技发展有限公司长沙分公司TMD型手机推介会 二、会议召开时间、地点 时间：20**年11月11日—12日，会期二天 地点：长沙通程大酒店 三、会议主题 推介产品，扩大影响，增加销量，占领市场 四、会议规模 参会人员为全国各地分销商(经销商和代理商)共180人 五、会议议程 1、今业公司长沙分公司邓晓总经理致辞 2、今业公司长沙分公司分管销售的王虹副经理宣读2009年优秀销售商名单 3、优秀销售商代表发言交流经验
4、今业公司长沙分公司产研部刘晓红部长介绍新产品 5、今业公司总公司分管销售的邓小商副经理就各地资源分配及客户优惠政策讲话 6、今业公司总公司邓仁总经理为现场订货会致辞 7、现场签订合同 六、会议日程 详见附表1：《今业公司长沙分公司TMD型手机推介会日程安排》 七、会议筹备分工 (一)会务组 小组负责人：张兰 小组成员：王琴何丹 职责： 1、制发会议通知; 2、准备会议文件：领导(邓晓总经理、邓仁总经理)致辞，优秀销售商名单，优秀销售商代表经验介绍材料，刘晓红部长介绍新产品发言稿，邓小商副经理发言稿，订货合同，会议日程表，会议须知; 3、制发会议证件：来宾证，记者证，工作人员证。 4、撰写新闻文稿，经领导审定后，向媒体发送。 (二)后勤接待组 小组负责人：刘梅
会务接待手册 2015 年5 月
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目录 一、手册阐明????????????????????? 3 二、有关会议的阐明?????????????????? 3 三、会议程序????????????????????? 5 会前作业（按次序） .......................................................... .5 议题及参会人员规模的承认 (5) 会议场所的选定 (5) 会议告诉的起草 (5) 申报会议预算 (5) 人员承认 (5) 设备预备（常用，依据不同会议及实际状况进行调整） (5) 预订 (6) 车辆组织 (6) 起草会务组作业组织表 (6) 会务宣扬品的制造 (6) 食物的采买 (6) 辅导服务员的作业 (6) 会中作业（按次序） (7) 会议室确保 (7) 报告人员的确保 (7) 用餐的确保 (7) 住宿的确保 (8) 会后作业（按次序） (8) 离会车辆组织 (8) 退房 (8) 设备拾掇 (8) 结账 (8) 设备偿还 (8) 费用报销 (8) 会务总结 (8) 四、留意事项????????????????????? 8 附件： 附件一：会议告诉款式 (10) 附件二：会务告诉款式 (11)
附件三：会议预算 /结算清单款式 (14) 附件四：会务分工明细表 (15) 附件五：会议报到表 (17) 2/ 17
一、手册阐明 《会务招待手册》内容首要包含组织一次会议中所应做好的各项作业（会前、会中、会后）及留意事项，以便于会务人员把握会议服务的各项流程，更好地为 会议做好服务确保作业。 二、有关会议的阐明 1. 适用规模：本手册所指会议是指公司或部分牵头组织的各类会议。 2. 会议告诉应包含以下几项内容： 3. 会议意图：清晰阐明举办此次会议要抵达的作用； 4. 会议时刻：应包含会议的开端时刻和完毕时刻； 5. 会议地址：会议地址应清晰标出，假如会议地址在公司外部，与会人员 并不了解，会议告诉中应附上会议地址示意图； 6. 会议议程：依据会议内容不同，可分为报告、通报、研讨等内容。每项 会议议程应列出本项议程的报告人、参会人员、列席人员和主持人的名 单。组织会议人员在承认与会人员时，应在清晰会议意图基础上承认哪 些人有必要参会，努力做到既不因或人的缺席影响会议作用，也不影响与 本次会议关系不大的人员的正常作业。一起又给相关人员以学习、观摩 的时机。 7. 会议留意事项： （1）着装要求：应以穿着整齐、大方得当为首要准则，有必要佩戴作业牌。如有正装的着装要求需求清晰指出。 （2）会议要求：会议组织者依据会议的性质和内容承认会议内容是要 录像、摄像。尽量保存第一手资料，并作为公司发展史的一部分 存档。会议如需保密，应做好保密作业。 （3）对请假的要求：清晰参会人员因特别原因无法参会需求向会议会 议会务组指定人请假，待给假后方可请假。会议组织者不得请假。 （4）交通、食宿：假如会议需求组织组织与会人员的交通和食宿，应 承认住宿人员名单，执行人员抵达报导时刻，做好车辆接送组织 与食宿组织挂号。
会议工作指南与准备检查清单 1.出席 预期出席会议总人数 2.日期 （1）大多数会议出席者到店日期 （2）大多数会议出席者离店日期 （3）未使用客房可销售日期 3.住宿 （1）大约所需客房数，按标间、大床房、套房分类 （2）会议出席者房价 （3）预订确认：会议代表、会议负责人或协会秘书长 （4）预订复印件地送给________ 4．VIP室 （1）数量价格 （2）服务时间、小吃、茶水 （3）服务人员称呼、联系方式 （4）是否有小费/服务费产生 5. 客人 （1）是否邀请当地名人 （2）是否提供入场券 （3）重要嘉宾的交通安排 （4）关于发言的提前沟通 （5）是否安排欢迎/接待 6. 设施设备 （1）专门通知是否放在了贵宾席或包厢里 （2）会议资料是否齐全，分装好了？ （3）签到台、VIP休息室、会议出席者、欢迎条幅等指示标识 （4）灯光——灯光师、聚光灯、追光灯等 （5）舞台——大小、规模、是否需要一次性地毯 （6）黑板、磁性板、法兰绒板 （7）图表架、黑板/白板、板架 （8）有照明的讲台、小台架、演讲辞提示器、会议主席用的小木槌、座位划区（9）会议参加者所需座位是否足够了 （10）冷/热空调是否正常 （11）扩音系统是否正常 （12）录音设备工作是否正常 （13）麦克风的配备数量和类型是否符合预订要求 （14）讲坛是否到位？照明灯亮否？
（15）是否有会议主席用的小木槌？席位划区否？ （16）讲坛上水杯是否到位？ （17）会议出席者所需水杯是否摆放到位 （18）入场处警卫是否到位 （19）是否放置烟灰缸和火柴 （20）是否有投影机、屏幕、架子、现场放映员 （21）演讲词提、示器工作是否正常 （22）铅笔、拍纸簿、纸是否到位 （23）图表架、黑/白板、板架 （24）钢琴、风琴是否按要求放置 （25）告示牌、旗帜是否到位 （26）灯光设备是否符合预订要求 （27）花卉植物是否符合预订要求 （28）其他特殊设备是否按要求到位 （29）会议厅如果难找的话，楼层是否需放置方向告示牌（30）如果会议室更改，是否在明显之处张贴告示 7. 会议 （1）会议召开前的检查内容 A.提供场所楼面布置图 B.每次分会的正确日期和时间 C.每次分会的分配厅、租金 D.组委会办公室 E.每次分会的席位数、席位图、演讲者台子 F.错开安排会议、以保人流畅通、电梯不拥挤 G.需要舞台——规模、大小 H.每个分会所需设备——对照设备清单检查 I.其他特殊要求 J.速记是否在场 （2）临开会前的检查内容： A.会议室门是否打开，服务人员是否到位 B.席位是否按照预定要求排好 C.电费 D.货运箱包的储存保管 E.场地分隔、背景 F.警卫服务 （3）会议结束清场工作 A.撤走会展主办单位用品 B.检查是否有遗忘物品
大型会议的筹备 大型会议的筹办常常是一件让人痛疼不已的事情，如果准备不周，会上就会出现混乱不堪的场面，不仅领导不满意，而且参会人员也会颇有微词，怀疑筹备人的能力，尤其是对于许多第一次筹办大型会议的单位来说，领导也伤透脑筋。每到年尾或者岁首，一些大型企业举办主办大型年会，一些学术单位搞个规格高一点的研讨会，行政单位举办个学习班会议什么的，大型会议应该怎么办，怎么才能办的好，就成为一个很让人关心的话题。 由于会议本身很繁琐，不便一一赘述，本文仅从框架上对会议筹办方提出一些建议。 开展常规工作时，程序性的东西保持一致性在一个合作的团队中很重要，它有利于工作的协调和高效。 一、会议准备 （一）会议室地点 （二）背板制作：名称、规格、颜色 （三）外部条幅：形式、数量 （四）主席台设置：按领导参会名单安排 （五）会议台桌牌：桌牌形式、规格、人名 （六）会议台摆桌：人数：麦克数量、鲜花 （七）会议室座次安排：印制全体参会人员座位图，确保对号入座，并装入文件袋。 （八）会议室用水 （九）礼仪人员（如发奖等）数量、任务 （十）贵宾席 （十一）会议报告用多媒体：是否使用 （十二）到会领导接送：通知时间地点、安排用车 （十三）负责人 二、活动日程 （一）早餐时间 （二）上午会议时间、内容、主讲人、主持人 （三）中餐时间 （四）下午会议时间、内容、主讲人、主持人 （五）晚餐时间 （六）餐后活动安排 （七）休息时间 （八）返程票定购、发放 （九）各环节用车及具体安排 （十）参观活动的分组及活动时间、内容 （十一）离会时间 （十二）周边环境：交通介绍，宾馆位置及联系电话 （十三）编制人 三、材料准备 （一）材料准备：收集、印刷、分装
会议流程及服务安排 一、会前准备 （一）办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。 （二）确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。 （三）草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。 （四）合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点： 1.仪容仪表 (1)着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。 (2)接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。 要求化淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。
(3)坐站姿势规范端庄，不翘腿。 2.语言 (1)语调温和亲切，音量适中，普通话规范。 (2)语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。 (3)对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗。 3.态度 （1）敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。（2）微笑服务，态度诚恳、热情、周到。 （3）工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。（4）解释问题有礼有节。 4.纪律 （1）会议服务前不吃异味食品。 （2）不在会议期间使用电话。 （3）服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。 （4）严格遵守职业道德。
（五）办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。 （六）重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。 （七）会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。 （八）参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。纸张裁剪规格为*,并使用两面三角名牌架摆放。 （九）会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。 （十）会务工作人员进行会场布置： 1．检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。
大型会议的筹备大型会议的筹办常常是一件让人痛疼不已的事情，如果准备不周，会上就会出现混乱不堪的场面，不仅领导不满意，而且参会人员也会颇有微词，怀疑筹备人的能力，尤其是对于许多第一次筹办大型会议的单位来说，领导也伤透脑筋。每到年尾或者岁首，一些大型企业举办主办大型年会，一些学术单位搞个规格高一点的研讨会，行政单位举办个学习班会议什么的，大型会议应该怎么办，怎么才能办的好，就成为一个很让人关心的话题。 由于会议本身很繁琐，不便一一赘述，本文仅从框架上对会议筹办方提出一些建议。 开展常规工作时，程序性的东西保持一致性在一个合作的团队中很重要，它有利于工作的协调和高效。 一、会议准备 （一）会议室地点 （二）背板制作：名称、规格、颜色 （三）外部条幅：形式、数量 （四）主席台设置：按领导参会名单安排 （五）会议台桌牌：桌牌形式、规格、人名 （六）会议台摆桌：人数：麦克数量、鲜花 （七）会议室座次安排：印制全体参会人员座位图，确保对号入座，并装入文件袋。 （八）会议室用水 （九）礼仪人员（如发奖等）数量、任务 （十）贵宾席 （十一）会议报告用多媒体：是否使用 （十二）到会领导接送：通知时间地点、安排用车 （十三）负责人 二、活动日程 （一）早餐时间 （二）上午会议时间、内容、主讲人、主持人 （三）中餐时间 （四）下午会议时间、内容、主讲人、主持人 （五）晚餐时间 （六）餐后活动安排 （七）休息时间 （八）返程票定购、发放 （九）各环节用车及具体安排 （十）参观活动的分组及活动时间、内容 （十一）离会时间 （十二）周边环境：交通介绍，宾馆位置及联系电话 （十三）编制人 三、材料准备 （一）材料准备：收集、印刷、分装． （二）主要文件 （三）参阅文件
XXXX 会 议 手 册 二0一一年五月
目录 一、时间：2011年月日午: 二、地点： 三、到场嘉宾名单 四、安排流程 五、仪式议程 六、午餐安排 七、结束 先生主持并致开场词、介绍与会嘉宾第一项
第二项 第三项 第四项 第五项 第六项 第七项 第八项 第九项闭会 XXX仪式筹备安排总指挥： 副总指挥： 督导： 一、会务组 负责人 成员： 工作内容：1、负责制作、悬挂横幅；
2、桌椅、桌牌、鲜花摆放；会场卫生； 3、保证会前会后参会人员车辆安排、会后收尾事宜； 4、挂牌仪式全程摄像、照相工作，会场音响设备的调试； 时间：2011年月日午:，完成会场布置工作。 二、材料组 负责人： 成员： 工作内容：1、与会人员通知； 2、会议记录； 3、负责拟定会议议程； 4、打印装置会议桌牌； 时间：2011年月日午:，所有材料准备就绪。 三、礼仪、接待组 负责人： 成员： 工作内容：1、礼仪接待； 2、会场水果配备及会场茶水添备。 四、后勤组 负责人：
成员： 工作内容：1、负责领导客房预订； 2、根据与会人数做好用餐安排； 3、做好酒店接待。 五、用餐接待 组长： 成员： 工作内容：1、做好用餐前的准备工作； 2、负责与会人员的用餐接待； 3、根据安排带用餐人员入席。 六、财务 负责人： 成员： 工作内容：1、负责本次挂牌仪式的费用预算及支付； 2、保证仪式当天留有一定的保障金。 七、安保组 负责人： 成员： 工作内容：1、会场安全、秩序；
2、指挥与会车俩停放。 到场嘉宾名单 XXX仪式安排流程一、会务分配及负责内容
会议筹备执行手册 流程安排是纲领 前期准备是基础 合作执行是关键 控制应变是保障 细节的把控决定效果 后期跟踪是超越的所在
二零一六年一月
目录 一、手册说明 (2) 二、筹备环节一：信息沟通 (2) 三、筹备环节二：会议通知的撰写 (3) 四、筹备环节三：会议筹备 (4) 五、筹备环节四：现场执行 (6) 六、筹备环节五：会后跟进 (8) 七、工作人员礼仪 (9)
一、手册说明 大型会议活动工作较为复杂，因此大型会议活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为XX公司总行大型会议活动的部分环节提供原则性指导，讨论对象主要为接待及现场布置等项目。 本手册将活动执行分为五个环节：信息沟通、会议通知的撰写、会议筹备、现场执行、会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的会议主题把握、完善的会议通知撰写、清晰的筹备流程、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的会议筹备执行过程。
二、筹备环节一：信息沟通 信息沟通是会议筹备中的第一环节。充分的信息沟通能尽可能避免由于会议筹备人员对会议理解的偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此会议筹备执行负责人须在会议正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的围争取了解与会议有关的更多信息，填写下列会议信息沟通表，再筹划下一步工作。
三、筹备环节二：会议通知的撰写 容完善且信息准确的会议通知是会议举办成功的基础。在会议信息沟通完成之后，执行负责人填写会议信息沟通表，之后撰写会议通知（初稿），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见拟定会议通知（最终版）并下发相关部门及经营单位。其整体流程如下： 会议通知的基本要素： 1、会议名称与目的； 2、会议时间与地点； 3、承办办/联办/协办部门； 4、与会领导、参会人员与规模； 5、会议议程。 6、报名与接站回执 7、请假申请表 8、注意事项与参会要求 9、联系人 四、筹备环节三：会议筹备
通用大型会议准备流程 大型会议的准备环节:其中的1-30的序号也只能大致上表明顺序～因为 许多工作都是起头并进或穿插进行～由办公室主任统筹安排。如对您个工作有些许启发～那就非常高兴了,如果您提出修正或补充意见～那就非常感谢。 1. 会议申请～确定会议召开和会议名称主题。 2. 成立会议组织～确定会议主持人。 3. 确定会议具体议程。 4. 会议宣传和气氛渲染。 5. 会务礼仪、接待、保安、保密等工作培训。 6. 初步确定会议时间、地点。 7. 会议通知起草、发送,根据反馈信息确定终日程。 8. 确认与会人员接站时间、住宿、车辆、特殊要求。 9. 费用预算、借支票、报销。 10.会议发言稿、议事规则等文件起草;制作议程和话稿PPT。 11.确定具体会场,设施:停车、大小、桌椅放置、温度、灯光、音响、 麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰等,气氛环境处理,住 宿:娱乐、价格,。 12.购买或借用会议用品。实物投影仪～激光笔,2,,激光笔电池,2,, 胶片投影仪,检查两个灯泡均正常,,投影幕,最大的～检查并试用,, 胶片,1本,～胶片笔白板笔,红绿各2支黑笔4支,,白板擦,吸铁石 ,6,,笔记本,带光驱、软驱,,u盘,若干,打印机、驱动程序、打 印纸等。 13.会议接站与礼仪,住宿服务、返程差旅等信息确认调整布置
会、调试仪器。 14.打印、放置会场指引牌、房间住宿人员名单。 1 15.报到～签到、会前文件发放。 16.场内负责:调试机器、发放资料、提供办公用品。 17.场外负责:传递信息、应急处理、候会接待、提醒前台叫早、提供娱 乐休闲。 18.会议记录:录音录象、会议记录。 19.媒体应对和会议新闻稿纲要提供。 20.会议简报、纪要等文书起草。 21.引导参会人员用餐、确认用餐时人员的到场情况。 22.休会期间服务人员的工作指导及会场的重新布置。 23.会议文件清退。 24.返程差旅票证服务、会议结束时收回房间钥匙。 25.检查会议车辆是否按时往返、是否够用,安排与会人员乘车返回。 26.报销、结帐。 27.会议督查催办。 28.会议文书归档。 29.会务总结。 备注:会议选举的一般程序 1. 宣布参加选举的人数和选举内容。 2. 通过会议选举方法。 3. 通过监票人、总监票人名单。 4. 核实出席会议参加选举人数。 5. 检查票箱。
组织会议的流程和细节（原创） 我们是一个会议大国，几乎每天都在大大小小的开会，但是办好会议很不容易，特别是细节问题很容易忽视。开会目的不是组织会议的人员所要考虑的，组织人员只是负责把会议办的圆满，这比会议的内容更重要。成功的会议就是要做到有序、高雅，让领导满意，让参会人员舒心。结合多年参加会议和组织会议的经验，整理出一些基本流程和细节，以备组织会议参考。 一、制定会议方案 1.明确会议的内容、参会人员、时间地点、会议日程 2.特别是要组建筹备会议人员的分工 一般为会务组、材料组、秘书组、宣传组 会务组：要提前考察会场，包括住宿、大会议室、小会议室、用餐环境、交通状况 材料组：起草领导讲话、会议主持词、经验交流发言稿的把关、致词、祝酒词等、整理讲话录音、印发领导讲话、秘书组：起草会议通知、会议指南、落实参会人员、收集会议回执、安排会场布置、制作桌签、座次表、联系照相合影。 宣传组：负责联系新闻媒体，起草会议通稿，编发会议简报，落实摄影、录像。
3.会议组织必须确定一人总体把握督促各项工作的进度、到位程度以及情况发生变化时及时调整方案 二、前期考察工作 （一）考察酒店：现在会议一般在酒店开，必须实地考察，了解酒店的档次、接待能力和合作能力。 4. 住宿条件，床位数能否满足参会有人缘和办会人员的住宿，房间必须干净整洁，设备齐全。有可上网的电脑最好，现代人已离不开电脑和网络。 5.会场情况，会场大小，座位数、桌子数，进出是否方便，主席台的座位数，是否有小会议室供分组讨论用。 6.所需费用、财务流程，开会必须根据经费宽裕程度组织，了结酒店的收费情况很重要。另外，会议上难免有一些支出需要现金，也要了解酒店是否能够提供方便，预借现金。 7.酒店服务，酒店的商务部是否能够提供打印、订票、日用品的购买等服务，以及结算办法。 8.用餐情况，用餐场地距离住宿和开会地不能太远，必须大气、高雅，能够提供自助餐和桌餐，有宴请必须提供主桌、桌签、扩音设备等。 9.休闲娱乐，会议期间如果要丰富代表的生活，就要安排唱歌等活动，要了解包间大小、费用，是否健康。 （二）考察现场：这一点主要是针对一些带有现场性质的会议，现场要有可参观的价值和条件。
大型会议保障工作心得体会 近年来由我处主办、承办的全州性会议不少，我处作为大型活动接待的主要力量参与办会也比较多，与以往相比，这次活动接待工作有许多不同之处：一是接待的来宾人数多、层次高。参会人员约3860人，其中省部级领导18人，厅级领导84人。二是会议时间长、活动多。会议11日报到，18日结束，活动期间有领导层会见、会议、考察、比赛等多项活动，路线分散，增大了组织联络和车辆调度的难度。三是接待过程中的变化多、变数大。自治区领导行程的变动，会议代表考察分组的调整，带来了有关会务接待、会场、调研等时间、地点的变动，加大了组织协调的工作量和难度。四是多部门联合办会，各部门工作配合方面稍显不畅，虽然任务明确但仍有执行不到位的现象，需要进行大量的补救工作。面对这些矛盾和问题，我处从容应对、团结协作、周密组织、及时补台，使整个接待服务工作紧张有序、协调运转，得到了领导的一致好评。通过这次会议有以下几点体会。 一是要成立精干保障工作组。针对像州庆、民运会和各类观摩会，要及时成立精干工作小组，工作组成员区分为三个小组，按照吃住行来区分，吃、住小
组要将涉及到的县市接待系统的人员，明确责任，具体分工，按照工作要求对前期工作进行深入研究，理清工作程序。 二是实地进行前期准备，摸清底数。在大型活动前期准备过程中要对涉及到的宾馆和车辆保障单位进行实地考察，提前告知，做好准备工作。特别是涉及的宾馆要逐一房间，逐项工作进行检查落实，对确定的宾馆房态示意图进行标注，对可安排房间做到心中有数。 三是准确对接相关信息。工作小组要及时对接各类信息，特别是人员的准确信息，职务、性别、民族等。因为大型活动不确定的因素比较多，变化也比较多，通知和对接的单位也比较多。因此要求我们对接人员要从统一安排专人负责，不能出现多头对接导致信息不准备。 四是科学计划，合理调力量。工作实施阶段，要根据工作的进展情况，科学计划，合理区分人员编成，可以打破科室之间的限定，组织精干力量进行协作完成。特别是房间安排，菜单制定等工作要进行反复会审，将失误降低到最提。 五是盯着关键环节，集中优势骨干力量。在对宴请和房间安排上要集中优势骨干力量。特别是在宴请
大型会议组织接待流程实施办法 会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括： 一、会议时间的确定 确定会议时间要考虑会议的准备周期，，为使会议有充分的准备，一般至少给出2-5周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。 二、会议议程的安排 会议议程是会议要讨论的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功的关键，因此，议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的容包括：工作总结；经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论；优秀员工发奖；年终奖、红包的发放或宣布；员工才艺表演、团队竞赛；抽奖；聚餐；户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。
在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。 XX公司年会议程（文） 公司将于XX年X月X日举行年度会议，会议主要议程如下： 1、公司各部门汇报上一年度工作情况及下年度工作计划。 2、通报xxxx年度经营情况 3、公司总经理讲话 4、优秀员工表彰 5、 东誉城XX公司 XX年X月X日传发 公司全体员工 三、会议的三类相关人员 年会通常有三类相关人员：1、领导小组；2、筹备与接待人员；3、参加人员。 1、领导小组 领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调； 2、筹备与接待