会务接待手册
2015 年5 月
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目录
一、手册阐明????????????????????? 3
二、有关会议的阐明?????????????????? 3
三、会议程序????????????????????? 5
会前作业（按次序） .......................................................... .5
议题及参会人员规模的承认 (5)
会议场所的选定 (5)
会议告诉的起草 (5)
申报会议预算 (5)
人员承认 (5)
设备预备（常用，依据不同会议及实际状况进行调整） (5)
预订 (6)
车辆组织 (6)
起草会务组作业组织表 (6)
会务宣扬品的制造 (6)
食物的采买 (6)
辅导服务员的作业 (6)
会中作业（按次序） (7)
会议室确保 (7)
报告人员的确保 (7)
用餐的确保 (7)
住宿的确保 (8)
会后作业（按次序） (8)
离会车辆组织 (8)
退房 (8)
设备拾掇 (8)
结账 (8)
设备偿还 (8)
费用报销 (8)
会务总结 (8)
四、留意事项????????????????????? 8
附件：
附件一：会议告诉款式 (10)
附件二：会务告诉款式 (11)
附件三：会议预算 /结算清单款式 (14)
附件四：会务分工明细表 (15)
附件五：会议报到表 (17)
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一、手册阐明
《会务招待手册》内容首要包含组织一次会议中所应做好的各项作业（会前、会中、会后）及留意事项，以便于会务人员把握会议服务的各项流程，更好地为
会议做好服务确保作业。
二、有关会议的阐明
1. 适用规模：本手册所指会议是指公司或部分牵头组织的各类会议。
2. 会议告诉应包含以下几项内容：
3. 会议意图：清晰阐明举办此次会议要抵达的作用；
4. 会议时刻：应包含会议的开端时刻和完毕时刻；
5. 会议地址：会议地址应清晰标出，假如会议地址在公司外部，与会人员
并不了解，会议告诉中应附上会议地址示意图；
6. 会议议程：依据会议内容不同，可分为报告、通报、研讨等内容。每项
会议议程应列出本项议程的报告人、参会人员、列席人员和主持人的名
单。组织会议人员在承认与会人员时，应在清晰会议意图基础上承认哪
些人有必要参会，努力做到既不因或人的缺席影响会议作用，也不影响与
本次会议关系不大的人员的正常作业。一起又给相关人员以学习、观摩
的时机。
7. 会议留意事项：
（1）着装要求：应以穿着整齐、大方得当为首要准则，有必要佩戴作业牌。如有正装的着装要求需求清晰指出。
（2）会议要求：会议组织者依据会议的性质和内容承认会议内容是要
录像、摄像。尽量保存第一手资料，并作为公司发展史的一部分
存档。会议如需保密，应做好保密作业。
（3）对请假的要求：清晰参会人员因特别原因无法参会需求向会议会
议会务组指定人请假，待给假后方可请假。会议组织者不得请假。
（4）交通、食宿：假如会议需求组织组织与会人员的交通和食宿，应
承认住宿人员名单，执行人员抵达报导时刻，做好车辆接送组织
与食宿组织挂号。
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流程图：
人员
会议组织部分会务组相关部分补白时序
开端
承认会议议题、意图、内容、
选址及承认会前
时刻、参会人员规模
咨询酒店会议室及客房信息等。
起草会议告诉
批阅 N
修正
反应
发布
Y
人员承认、会议预算
接纳
1. 预订会议室、用餐、会议设备。
会议预备
2. 与会人员接送的车辆组织。
3. 了解会议地址周边餐饮文娱
起草会务告诉
信息。
会议议程制造
4. 如有住宿需求，应预订客房。
食物采买
场所安置与了解
会议期间会议室、与会人员、用
会中
会间服务
餐、文娱、住宿的确保作业。
设备拾掇
设备偿还
1. 费用结算。
会后
2. 人员脱离车辆组织。
费用报销
3. 退房手续处理。
会务总结
完毕4 / 17
三、会议程序
* 会前工作（按顺序）
1. 议题及参会人员规模的承认
2. 会议场所的选定：会前至少十个作业日承认好会议地址，并具体了解场
地的具体费用规范。要求外部环境整齐幽雅、治安好、内部设备齐全；
（1）会议室的布局合理，灯火、音响、空调、投影仪等设备齐全。
（2）住宿（套间、单人间、标间）、餐饮等完备。
阐明：对契合上述条件的场所应先初选 2-3 个地址进行归纳比较，提交会议
组织部分承认后作后续作业。
3. 会议告诉的起草：
（1）应在会前一周承认本次会议的议程，其间包含会议的具体时刻、首要内容及组织、议题报告人、参会人员及列席人员等事项。
（2）结合会议议程起草会议告诉，其间应注明会议的时刻、地址、主持人、议程、会议的留意事项（包含着装要求、内容保密要求、会议文件的
要求、请假的要求、会议的纪律等）及道路图，并在会前十天宣布。
（3）会议所需文件、资料、说话的预备、起草、批阅、打印。
4. 申报会议预算：
依据会议的长短及对参会人员状况的承认，作如下费用明细。会议室费用、
住宿费用、餐饮费用、文娱费用、生果食物费、交通费、相关费用、机动费用等。会议预算要求在会前四天完结，经会议组织部分审理后，报公司总经理批阅。
5. 人员承认：
结合会议告诉中所注明的参会人员名单，与其承认住宿、交通（往复）状况。
6. 设备预备（常用设备，依据不同会议及实际状况进行调整）
设备明细数量设备明细数量设备明细数量
投影仪1 台U盘1 个文件夹若干
投影幕布1 台激光笔2 个桌牌若干
笔记本电脑1 台录音笔1 个订书器、订书钉1 个
长线接线板至少2 个笔记本、笔若干打印、复印一体机1 个
白板（笔、攃）至少1 套话筒1 个其他物品若干
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7. 预订：
依据咨询成果进行预订。其间要求承认的有：会议室、房间、餐饮、文娱。
8. 车辆组织：
依据会议议程承认车辆的组织。要求清晰抵达方法（飞机、火车、轿车）、抵达时刻、地址、道路，并将组织状况告诉会务车辆调度人。
9. 会务告诉起草：
在所发会议告诉的基础上，结合以承认的参会及预订状况，起草会议的会务告诉，要求一切组织具体并承认。
（1）应包含会议时刻、地址、议程、房间组织、就餐组织、车辆组织、活动组织、会务组联络方法及房间、会议留意事项及会址道路图注。
（2）会务告诉要求在会前四天前完结，三天前发给参会人员。
10. 起草会务组作业组织表：
在所发会务告诉的基础上，按会务流程剖析会务作业，要求尽量具体并将任务执行到人。
11. 会务宣扬品的制造：
依据会议称号制造相应的报到布景板、欢迎条幅、会议条幅、温馨提示卡等，并依据会议议程需求，制造相应的宣扬品。
12. 食物的采买：
依据会议的长短，收购相应的生果（生果应尽量挑选应季、便于剥皮的生果，生果旁摆放干、湿纸巾及温馨提示卡等）、干果及小点心，参阅明细如下：客房、会议室生果茶歇生果点心
香蕉、苹果、梨、橘子、草莓、西瓜、火龙果、哈密瓜、柑橘、咖啡、牛奶、小面包、饼干、青枣、葡萄、樱桃等桃子等巧克力、萨其马等
13. 会务辅导服务人员的作业：
（1）承认每次会议须有 2-3 名会务人员。
（2）告诉服务员每 15 分钟续茶。
（3）事前与酒店人员联络，确保服务人员的及时到位。
（4）在抵达酒店后将会议所用生果及点心交由服务人员清洗，并在会前
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30 分钟摆放完毕（需覆保鲜膜，接近会前取下）
（5）摆放指路导示牌，指明会议室及会务组的地址。会务人员需在会前
30 分钟安置好报到台，做好会议报到预备。
（6）一切会议所需用品有必要在会前 2 小时运送参与。会议室所需物品（投影仪、幕布、白板、激光笔）需在会前30 分钟摆放并调试完毕。
（7）会议室的灯火、音响、空调等设备要求在会前 30 分钟预备并调试完毕。
（8）会议室内的茶水需在会前 10分钟开端冲泡。
（9）告诉报告人员于会前 5 分钟就坐并贮备好报告资料。
* 会中工作（按顺序）
1. 会议室的确保：
（1）会议室全程要有一名会务人员留在会议室，确保会议的服务作业。
（2）每次报告开端时，要随时重视设备、灯火、室温、音响等状况。
（3）帮忙报告人员做好包 PPT文件的调试及资料分发作业。
（4）在会议歇息期间，要帮忙下一个报告人员进行调试及资料的收发。
（5）及时了解会议的发展状况并及时告诉外部会务人员做好日程组织的调整。
2. 参会人员的确保：
（1）执行参会人员及时到会，了解参会人员资料的预备状况，并帮忙做好预备作业（如笔记本、资料预备等）
（2）执行参会人员的用餐状况。
（3）执行参会人员的回来状况。
3. 用餐的确保：
（1）要结合会议的进程和人数，告诉餐厅饭餐的预备状况（人数）及用餐时刻。
（2）要求凉菜在正餐开端前 15 分钟摆放完毕，热菜在用餐开端时上桌，尽量削减等待时刻。
（3）假如下午有会议议程，午饭应组织为作业餐。
（4）午饭时刻准则上不能晚于 12:30 开餐。
4. 住宿的确保：
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（1）提早与酒店交流房间及房卡的去用程序，尽量先获得房卡。在需要住宿的人员抵达酒店时，要及时做好报到。手机身份证并供给
相应的房卡。待酒店将身份证挂号后再予以交还住宿人。
（2）在当晚要与总台承认设定好第二天早上及正午的叫醒服务。
（3）会议期间执行住宿人的时刻组织，承认退房时刻。做好与酒店的房卡交还。
* 会后工作（按顺序）
1. 离会车辆组织：
悉数会议完毕后，做好参会人数返程车辆组织作业。承认尚需求住宿人员名单及客房号码，做好用餐及退房组织。
2. 退房：
在会议终究一天的正午 12:00 之前，将一切住宿房间的房卡收齐后，处理退房手续，并向酒店索要住宿清单。
3. 设备拾掇：
在送走一切参会人员后，进行设备的拾掇和拾掇作业。
4. 结账：
在承认一切会议项目均已完毕后，结账并开具发票。
5. 设备偿还：
回来公司后，偿还一切所借设备。
6. 费用报销：
在会后一周内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。
7. 会务总结：
会后赶快进行会务总结作业。
四、留意事项
1. 会务人员要做好会议确保作业并带着公司通讯录便利联络。
2. 全程会议至少确保有 1 辆会议用车。
3. 会议所需仪器应在动身行进行检测与调试。
4. 会务人员要带着至少 5 份会务告诉，以备查询。
5. 关于触及秘要的受控文件，要指定专人做资料的发放作业。
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6. 会议期间如产生紧急状况，会务人员要镇定镇定，及时查看或许导致
的原因并赶快处理。
附件：
附件一：会议告诉款式
附件二：会务告诉款式
附件三：会议期间公司领导行程组织
附件四：会议预算 /结算清单款式
附件五：会务分工明细表
附件六：会议报到表
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附件一：会议告诉款式
河北本森农业科技有限公司
XXXXXX会议告诉
一、会议地址：；
二、会议时刻：；
三、会议主题：；
四、参会人员名单：；
五、会议议程组织：
时刻组织议程组织发言人时长与会地址补白
07:00 —08:15 叫醒服务/ 自助用餐01:15 XX餐厅
08:30 —08:35 会议开场00:05
08:35 —10:20 上午会议内容01:45
XXX会议室10:20 —10:30 茶歇10 分钟00:10
10:30 —12:00 商务会议内容01:30
日期
12:00 —13:30 午饭/ 午休 01:30 XX餐厅
14:00 —15:30 下午会议内容01:30
15:30 —15:40 茶歇10 分钟00:10 XXX会议室
15:40 —17:30 下午会议内容01:50
18:00 —20:00 晚餐02:00 XX餐厅
六、留意事项：
1. 着装要求：；请参会人员依照会议组织按时出席
会议；会议期间，请参会人员将通讯东西封闭或调成振动模式；
2. 报告人严格控制时刻，确保会议议程顺畅、按时进行；
3. 对请假的要求：；（例：准则上不得请假与迟到，
如因时刻无法合作需请假的人员应事前向总经理阐明状况，请假同意后并奉告会
务组。）
七、会务成员及联络方法：
本次会议相关的招待、住宿等会务事宜请于会务组联络；
会务组成员及联络方法：；
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附件二：会务告诉款式
河北本森农业科技有限公司
XXXXXX会议会务告诉
目录
目录................................................
会议须知..............................................
日程组织..............................................参会人员名单..........................................
友谊提示..............................................
会务组成员及联络方法
会务联络人联络电话
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大型企业商务会议会务接待流程完全手册 一、会务工作总体思路 （一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。 （二）责任到人：每项任务均有专人负责。 （三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。二、会前准备 （一）成立会务组 1.会务组组长：总体负责。 2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。 3.后勤保障小组：负责会议的会场、吃饭、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。 备注：任务分解后形成《会务接待方案》。 （二）明确会议概况 1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：（1）会议主题 （2）级别与规模 （3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务） （4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）
注：日程安排形成会务指南。 （5）会议经费申批：根据会议概况，按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费，签报领导批准。 （三）下发会议通知、登记代表名单 1.责任人：文秘材料小组。 2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括：（1）会议主题 （2）参会人员 （3）会期安排 （4）会议地点与联系电话 （5）会务组联系人与联系电话 （6）报到日期 （7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等） （8）会议回执（附表2） （9）会址交通导引 3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。 会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。登记内容应包括： （1）单位
会务接待手册（1.0版） 2011年2月
目录 一、手册说明 (4) 二、有关会议的说明 (4) 三、会议程序 (8) 会前工作（按顺序）........................................................................................................................ 议题及参会人员范围的确定......................................................................................................... 会议场所的选定：........................................................................................................................ 会议通知的起草........................................................................................................................... 申报会议预算............................................................................................................................... 人员确认....................................................................................................................................... 设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整）........................................................... 预定.............................................................................................................................................. 车辆安排....................................................................................................................................... 会务通知起草............................................................................................................................... 起草会务组工作安排表................................................................................................................ 会务宣传品的制作 (10) 食品的采买 (10) 指导服务员工作 (10) 会议场地布置与熟悉 (10) 会中工作（按顺序） (11) 会议室保障 (11) 汇报人员的保障 (11) 用餐的保障 (11) 娱乐的保障 (11) 住宿的保障 (11) 会后工作（按顺序） (12) 离会车辆安排 (12) 退房 (12) 设备整理 (12) 结帐 (12) 设备归还 (12) 费用报销 (12) 会务总结 (12)
会务接待手册
目录 一、手册说明 (3) 二、有关会议的说明 (3) 三、会议程序 (5) 会前工作（按顺序） (5) 议题及参会人员范围的确定 (5) 会议场所的选定 (5) 会议通知的起草 (5) 申报会议预算 (5) 人员确认 (5) 设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整） (5) 预定 (6) 车辆安排 (6) 起草会务组工作安排表 (6) 会务宣传品的制作 (6) 食品的采买 (6) 指导服务员的工作 (6) 会中工作（按顺序） (7) 会议室保障 (7) 汇报人员的保障 (7) 用餐的保障 (7) 住宿的保障 (8) 会后工作（按顺序） (8) 离会车辆安排 (8) 退房 (8) 设备整理 (8) 结账 (8) 设备归还 (8) 费用报销 (8) 会务总结 (8) 四、注意事项 (8) 附件： 附件一：会议通知样式 (10) 附件二：会务通知样式 (11) 附件三：会议预算/结算清单样式 (14) 附件四：会务分工明细表 (15) 附件五：会议签到表 (17)
一、手册说明 《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前、会中、会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作。 二、有关会议的说明 1.适用范围：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会议。 2.会议通知应包括以下几项内容： 3.会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果； 4.会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间； 5.会议地点：会议地点应明确标出，如果会议地点在公司外部，与会人员 并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图； 6.会议议程：根据会议内容不同，可分为汇报、通报、研讨等内容。每项 会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名 单。组织会议人员在确定与会人员时，应在明确会议目的基础上确定哪 些人必须参会，努力做到既不因某人的缺席影响会议效果，也不影响与 本次会议关系不大的人员的正常工作。同时又给相关人员以学习、观摩 的机会。 7.会议注意事项： （1）着装要求：应以衣着整洁、大方得体为主要原则，必须佩带工作牌。如有正装的着装要求需要明确指出。 （2）会议要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是要录像、摄像。尽量保留第一手资料，并作为公司发展史的一部分 存档。会议如需保密，应做好保密工作。 （3）对请假的要求：明确参会人员因特殊原因无法参会需要向会议会议会务组指定人请假，待准假后方可请假。会议组织者不得请假。 （4）交通、食宿：如果会议需要安排组织与会人员的交通和食宿，应确定住宿人员名单，落实人员达到报道时间，做好车辆接送安排 与食宿安排登记。
会 务 接 待 手 册 2015年5月 目录 一、手册说明 (3) 二、有关会议得说明 (3) 三、会议程序 (5) 会前工作(按顺序)、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 议题及参会人员范围得确定、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 会议场所得选定、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 会议通知得起草、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 申报会议预算、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 人员确认、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 设备准备(常用,根据不同会议及实际情况进行调整)、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 预定、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、6 车辆安排、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、6 起草会务组工作安排表、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、6 会务宣传品得制作、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、6 食品得采买、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、6
会务接待操作手册集团标准化小组：[VVOPPT-JOPP28-JPPTL98-LOPPNN]
会议接待操作手册 原则 树立细节决定成败的理念，对工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，确保全面完成各项工作任务，让领导满意、让嘉宾满意。 一、会场的选定与布置 （一）会场选择标准 1、根据主办方的具体要求安排（若没有要求则选择交通方便、环境优美安静、有知名度的地方以体现主办方对客户的重视）； 2、会场最好具备同时开会、住宿、就餐的条件，会场要求整体环境舒适、温度适宜、无噪音、光线充足； 3、要有足够的坐席，具有数码投影仪与幕布，音响效果好、有白板、立式讲台等； 4、就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，按领导指定标准提前预定好酒水及菜式。 （二）会场布置 1、导引牌：从一进会场开始首先要有导引牌，会场导引牌、卫生间的导引牌、吸烟区导引牌等； 2、条幅：会场门前在条件允许的情况下悬挂条幅、气球竖标、拱门、广告牌等； 3、招贴：“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿打电话和随意走动”等警示语分别贴在会场明显处。
二、会务筹备 （一）会议物资的准备 1、来宾资料袋内容 嘉宾证、公司画册、会议流程、会议日程、产品图册、纸笔； 2、会务组资料 接车/机名单（飞机、火车时刻及具体车辆安排），来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，工作人员通讯录； 3、物资准备 （1）常用物资：饮用水、水果、便签纸、胶纸（宽窄均备）、白板笔、宣传资料等；工作人员工作证、贵宾席姓名台卡、胸花、会议用餐券 （二）人员分组与协调 1、总指挥 主要是会议前期的组织、后期服务和总协调； 2、会务组长 细节的安排和处理，同时注重会议议程和时间安排，熟悉各个环节的操作情况，协调各组工作及突发事件处理； 3、会场组 会场秩序的调节、进程的安排、会场现场的业务处理、会场；负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理； 4、后勤组
会议接待操作手册 原则 树立细节决定成败的理念，对工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，确保全面完成各项工作任务，让领导满意、让嘉宾满意。 一、会场的选定与布置 （一）会场选择标准 1、根据主办方的具体要求安排（若没有要求则选择交通方便、环境优美安静、有知名度的地方以体现主办方对客户的重视）； 2、会场最好具备同时开会、住宿、就餐的条件，会场要求整体环境舒适、温度适宜、无噪音、光线充足； 3、要有足够的坐席，具有数码投影仪与幕布，音响效果好、有白板、立式讲台等； 4、就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，按领导指定标准提前预定好酒水及菜式。 （二）会场布置 1、导引牌：从一进会场开始首先要有导引牌，会场导引牌、卫生间的导引牌、吸烟区导引牌等； 2、条幅：会场门前在条件允许的情况下悬挂条幅、气球竖标、拱门、广告牌等； 3、招贴：“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿打电话和随意走动”等警示语分别贴在会场明显处。 二、会务筹备 （一）会议物资的准备 1、来宾资料袋内容
嘉宾证、公司画册、会议流程、会议日程、产品图册、纸笔； 2、会务组资料 接车/机名单（飞机、火车时刻及具体车辆安排），来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，工作人员通讯录； 3、物资准备 （1）常用物资：饮用水、水果、便签纸、胶纸（宽窄均备）、白板笔、宣传资料等；工作人员工作证、贵宾席姓名台卡、胸花、会议用餐券 （二）人员分组与协调 1、总指挥 主要是会议前期的组织、后期服务和总协调； 2、会务组长 细节的安排和处理，同时注重会议议程和时间安排，熟悉各个环节的操作情况，协调各组工作及突发事件处理； 3、会场组 会场秩序的调节、进程的安排、会场现场的业务处理、会场；负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理； 4、后勤组 用餐协调、与酒店的事务性安排，参会人员的往返接送，票务安排、会议各种费用结算、支付等； 5、司机组 负责来宾接送服务及物资运送。 三、会务运作 （一）会务组的工作流程 1、确定会场后，会务组成员要熟悉会场环境及清楚知道会场各部门负责人
广东****有限公司 会务接待工作手册 目录 第一章接待工作 (2) 一、接待工作基本要素 (2) 二、准备 (3) 三、交通 (7) 四、会谈 (8) 五、参观 (9) 六、住宿 (10) 七、餐饮 (10) 第二章会务工作 (14) 一、准备 (14) 二、材料 (14) 三、食宿 (15) 四、交通 (15) 五、场地 (16) 六、其他 (19) 七、会务工作中一些注意事项 (20)
第一章接待工作 接待工作是展示****风貌、显示管理水平的主要工作之一，也是完成各项业务工作的重要组成部分。接待工作一般都具有较严格的计划性，但有时也会有突发和易变的特点，这就要求接待部门的工作既热情周到，耐心细致，又有条不紊，井然有序。 同时，在接待工作中，应严格遵守上级单位和公司的有关规定。 一、接待工作基本要素 接待工作主要应注意5W要素：What（什么事）、When（什么时间）、Who（什么人）、How（怎样做）和Where（什么地方）。 1、What（事由） 首先应了解客人来访的目的。这是接待工作的基础，因为随后一切工作都必须依此而进行，通常包括以下几种：商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。 2、When（时间） 这是指客人来访的日期和时间，包括到达时间、在我单位逗留时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。 3、Who（人员） 人员是指来宾的基本组成情况，包括人数、姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族等，尤其应了解来访客人中最高领导的情况。 同时，根据来访事由和人员情况，确定我方出面接待人员，一般应把握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待的最高领导。
接待方案范文及相关流程 导读：本文接待方案范文及相关流程，仅供参考，如果觉得很不错，欢迎点评和分享。 篇一 为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下： 一、会议主题： 待定 二、会议时间： 20xx年x月x日至20xx年x月x日 三、会议地点： xxx酒店。 四、环境布置 (一)会场外区域布置 酒店外围环境：灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。 (二)会场内主要区域布置 1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。 2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。 五、会议内容 第一板块会议 (一)会议时间：20xx年x月x日、x日、x日
(二)会议地点：待定(200人会议厅) (三)会议内容：待定 (四)会议布置：1)课桌摆放：围桌式或者课桌式摆放 2)会议鲜花：讲台花、胸花、桌花 3)会议用品：白纸、签字笔、茶杯、纸巾 4)会场氛围：水牌制作、背景喷绘画面(x日、x日)无线麦若干、背景音乐、X展架 (五)会后合影：时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按序下楼，在指定地点合影留念。 地点：凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯取代椅子) 可以给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。 第二板块晚宴 (一)晚宴时间：20xx年x月x日晚(具体时间待定) (二)晚宴地点：餐厅待定 (三)晚宴方式：围桌形式或者自助餐形式 (四)晚宴布置：室外：空飘(8个)(空飘内容：)、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。 室内：舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。 餐桌布置：餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍) 第三板块会议接待 (一)工作内容
会务接待手册 2015 年5 月
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目录 一、手册阐明????????????????????? 3 二、有关会议的阐明?????????????????? 3 三、会议程序????????????????????? 5 会前作业（按次序） .......................................................... .5 议题及参会人员规模的承认 (5) 会议场所的选定 (5) 会议告诉的起草 (5) 申报会议预算 (5) 人员承认 (5) 设备预备（常用，依据不同会议及实际状况进行调整） (5) 预订 (6) 车辆组织 (6) 起草会务组作业组织表 (6) 会务宣扬品的制造 (6) 食物的采买 (6) 辅导服务员的作业 (6) 会中作业（按次序） (7) 会议室确保 (7) 报告人员的确保 (7) 用餐的确保 (7) 住宿的确保 (8) 会后作业（按次序） (8) 离会车辆组织 (8) 退房 (8) 设备拾掇 (8) 结账 (8) 设备偿还 (8) 费用报销 (8) 会务总结 (8) 四、留意事项????????????????????? 8 附件： 附件一：会议告诉款式 (10) 附件二：会务告诉款式 (11)
附件三：会议预算 /结算清单款式 (14) 附件四：会务分工明细表 (15) 附件五：会议报到表 (17) 2/ 17
一、手册阐明 《会务招待手册》内容首要包含组织一次会议中所应做好的各项作业（会前、会中、会后）及留意事项，以便于会务人员把握会议服务的各项流程，更好地为 会议做好服务确保作业。 二、有关会议的阐明 1. 适用规模：本手册所指会议是指公司或部分牵头组织的各类会议。 2. 会议告诉应包含以下几项内容： 3. 会议意图：清晰阐明举办此次会议要抵达的作用； 4. 会议时刻：应包含会议的开端时刻和完毕时刻； 5. 会议地址：会议地址应清晰标出，假如会议地址在公司外部，与会人员 并不了解，会议告诉中应附上会议地址示意图； 6. 会议议程：依据会议内容不同，可分为报告、通报、研讨等内容。每项 会议议程应列出本项议程的报告人、参会人员、列席人员和主持人的名 单。组织会议人员在承认与会人员时，应在清晰会议意图基础上承认哪 些人有必要参会，努力做到既不因或人的缺席影响会议作用，也不影响与 本次会议关系不大的人员的正常作业。一起又给相关人员以学习、观摩 的时机。 7. 会议留意事项： （1）着装要求：应以穿着整齐、大方得当为首要准则，有必要佩戴作业牌。如有正装的着装要求需求清晰指出。 （2）会议要求：会议组织者依据会议的性质和内容承认会议内容是要 录像、摄像。尽量保存第一手资料，并作为公司发展史的一部分 存档。会议如需保密，应做好保密作业。 （3）对请假的要求：清晰参会人员因特别原因无法参会需求向会议会 议会务组指定人请假，待给假后方可请假。会议组织者不得请假。 （4）交通、食宿：假如会议需求组织组织与会人员的交通和食宿，应 承认住宿人员名单，执行人员抵达报导时刻，做好车辆接送组织 与食宿组织挂号。
会务接待手 册 2015年5月 目录
一、手册说 明 (3) 二、有关会议的说 明 (3) 三、会议程 序 (5) 会前工作（按顺序）.......................................................... .5议题及参会人员范围的确定. (5) 会议场所的选定 (5) 会议通知的起草 (5) 申报会议预算 (5) 人员确认 (5) 设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整） (5) 预定 (6) 车辆安排 (6) 起草会务组工作安排表 (6) 会务宣传品的制作 (6) 食品的采买 (6) 指导服务员的工作 (6) 会中工作（按顺序） (7) 会议室保障 (7) 汇报人员的保障 (7) 用餐的保障 (7) 住宿的保障 (8) 会后工作（按顺序） (8) 离会车辆安排 (8) 退房 (8) 设备整理 (8) 结账 (8) 设备归还 (8) 费用报销 (8) 会务总结 (8) 四、注意事 项 (8) 附件： 附件一：会议通知样式 (10) 附件二：会务通知样式 (11)
附件三：会议预算/结算清单样式 (14) 附件四：会务分工明细表 (15) 附件五：会议签到表 (17) 一、手册说明 《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前、会中、会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作。 二、有关会议的说明 1.适用范围：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会 议。 2.会议通知应包括以下几项内容： 3.会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果； 4.会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间； 5.会议地点：会议地点应明确标出，如果会议地点在公司外部，与 会人员并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图； 6.会议议程：根据会议内容不同，可分为汇报、通报、研讨等内容。 每项会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人 的名单。组织会议人员在确定与会人员时，应在明确会议目的基础上确 定哪些人必须参会，努力做到既不因某人的缺席影响会议效果，也不影 响与本次会议关系不大的人员的正常工作。同时又给相关人员以学习、 观摩的机会。 7.会议注意事项： （1）着装要求：应以衣着整洁、大方得体为主要原则，必须佩带工作牌。如有正装的着装要求需要明确指出。 （2）会议要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是要录像、摄像。尽量保留第一手资料，并作为公司发 展史的一部分存档。会议如需保密，应做好保密工作。 （3）对请假的要求：明确参会人员因特殊原因无法参会需要向会议会议会务组指定人请假，待准假后方可请假。会议组 织者不得请假。
会务助理服务手册总部物业服务中心
目录 序言 A级培训/接待会议服务指引 A 级会务/培训/接待协助清单 A级会议桌椅摆放图片(参考)…………………………..图1-5页B级培训/接待会议服务指引 B级会务/培训/接待协助清单 B级会议桌椅摆放图片(参考)…………………………..图6-11页C级培训/接待会议服务指引 C级会务/培训/接待协助清单 C级会议桌椅摆放图片(参考)…………………………图12-15页会务业务联系电话表
序言 “会议服务”一直以来都是总部物业服务中心的重要服务工作之一,为了方便客户的会务安排，给客户提供专业的会务清单,总部物业服务中心针对目前会务服务状况及四年以来的会务服务经验总结，制定了《会务助理服务手册》，供所有会务后勤协助人员参考，并定期对《会务助理服务手册》进行更改、完善。 总部物业服务中心
会议服务人员工作职责： 1、根据提供的服务信息，及时、周到地为各楼层提供会议需求服务。 2、配合集团各类大型培训、接待会议的后勤准备工作及现场服务，保障会议顺利进行。 3、配合维修人员，提供C级会议投影设备的相关操作。 4、节假日，协助保洁班做相关区域清洁工作。 5、负责会务用品管理及茶点制作间的清洁工作。 6、周六、日负责培训教室、电脑教室、食堂门口及服务中心的清洁工作。 7、根据服务需求合理申报采购各类会务用品。 8、其它。 会议服务人员礼仪部分 一、基准行为： 1 、工作时间内，着本岗位规定制服及相关饰物、发髻、胸牌，并保持干净、平整，无明显污迹、破损。正确佩戴工牌。 2、保持个人卫生清洁，身体、面部、手部保持清洁。上班前不吃异味食物，保持口腔清洁，上班时不准吃零食，不在公共场所内，看与工作无关的书籍及做与工作无关的事。 3、会议服务人员应适当化淡妆，不得浓妆艳抹。统一穿着黑色平底鞋，肉色长筒袜。
1 / 33******公司接待管理手册 1.目的 为认真贯彻落实中央八项规定，坚持发扬求真务实、勤俭节约的优良传统，着力简化接待程序、降低费用支出、提高接待效果，推进建设节约型企业，有效促进企业又好又快发展，特制定本管理手册。 2.接待范围 2.1内部接待 内部接待指公司系统内的接待，包括公司领导、公司各部门人员到所属各单位检查、调研、指导工作等，基层单位领导、业务人员到公司机关请示、汇报或办理相关业务工作等。 2.2会务接待 包括大型综合性会议、专题业务会议、业务培训和其他重大活动。 2.3公务接待。 包括上级和地方政府及行业主管部门的检查、调研、指导等。 2.4商务接待。 主要指业主的考察、调研、洽谈等。 3.接待原则 3.1接待过程“热情礼貌、服务周到”； 3.2接待标准“对内从严、对外从宽”； 3.3接待管理“对口接待、预算管理”； 4.接待类别
接待任务按照接待对象的级别（以宾客最高层级为准），分为三级。 一类接待：适用于股份公司领导、工程局领导、厅局级党政领导、局级战略客户主要负责人、公司邀请的重要宾客的来访； 二类接待：适用于工程局部门负责人、兄弟单位领导、公司级战略客户来访； 三类接待：系统内部一般人员及一般客户的来访。 以上分类仅作为参考，具体实施可根据任务的实际情况确定，并匹配相应的接待标准。 2 / 335.接待流程 步骤具体操作说明责任者 1.收到接待任务与对方沟通，确定来访人员姓名、人数、职位及来访目的承办部门 2.制定接待方案根据任务要求，制定接待方案，明确人员职责与分工承办部门 3.公司相关领导审批重要接待方案，主办部门负责人审核后提交公司相关领导审批方案主管/分管领导 4. 组织实施接待根据方案，由接待主办部门组织实施接待，相关部门级人员依照分工配合承办部门 4.1接送安排办理迎送手续、做好迎送准备承办部门4.住宿安根据来访人员身份预订与之相匹配的房型，提前领房卡，需要配物品的房间提前配承办部 4.车辆安根据来访人数，合理调度，做好准备工承办部 4.就餐安根据实际情况，拟定就餐方承办部 4.活动安布置会议、会见场地、安排考察、报道摄影活承办部 4.应急安在接待过程中临时变化、突发事件等做好应急准承办部 5费用核结算各类费用，按照财务流程核销，冲抵预承办部 6接待总总结接待工作经验，提出改进措承办部 7建立接待台搜集整理接待有关信息，按时间建立接待台承办部 备注：办公室是上级领导、地方无业务对口领导以及公司领导要求接待的其他宾客的接待承办部门，总部各部门是其对口接待的承办部门。
会议接待方案模板 导语：接待工作在会议工作中是非常重要的环节，它在很大程度上引导了了会议氛围的形成。以下是小编整理的会议接待方案模板，欢迎大家阅读参考。 1.会议接待策划方案为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下： 一、会议主题： 待定 二、会议时间： 20xx年x月x日至20xx年x月x日 三、会议地点： xxx酒店。 四、环境布置 (一)会场外区域布置 酒店外围环境：灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。 (二)会场内主要区域布置 1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。 2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。 五、会议内容
第一板块会议 (一)会议时间：20xx年x月x日、x日、x日 (二)会议地点：待定(200人会议厅) (三)会议内容：待定 (四)会议布置：1)课桌摆放：围桌式或者课桌式摆放 2)会议鲜花：讲台花、胸花、桌花 3)会议用品：白纸、签字笔、茶杯、纸巾 4)会场氛围：水牌制作、背景喷绘画面(x日、x日)无线麦若干、背景音乐、X展架 (五)会后合影：时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按序下楼，在指定地点合影留念。 地点：凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯取代椅子) 可以给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。 第二板块晚宴 (一)晚宴时间：20xx年x月x日晚(具体时间待定) (二)晚宴地点：餐厅待定 (三)晚宴方式：围桌形式或者自助餐形式 (四)晚宴布置：室外：空飘(8个)(空飘内容：)、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。 室内：舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。
接待工作标准化手册
编写说明 接待工作是xx有限公司（下简称“公司”）管理的重要内容，是展示企业的窗口。为更好地促进我公司接待工作程序化、规范化，保障接待工作的质量和效率更好地为树立良好的企业形象，根据有关规定，结合我公司实际情况，编写了《xx有限公司接待服务工作标准化手册》。 本手册从公司实际出发，对接待工作的业务标准、业务流程进行规范，明确工作内容，健全完善工作模板和范本，控制关键点，实现接待工作的精细化、标准化、流程化、规范化。 本手册适用于总部各部门及各项目公司，既是公司组织接待活动的“工作指南”，又是开展标准化建设的基础知识读本。请广大员工特别是接待人员认真学习和使用好本手册。同时，各项目公司各部门应结合自身工作实际，在手册的基础上修订完善本部门接待管理标准，编写接待细则，全面提高我公司的接待工作水平，全力服务于公司接待工作。 本手册为首次编写，由于时间仓促，编制中难免存在诸多问题和不足之处。希望在执行中不断发现问题，及时提出整改、完善意见，逐步完善接待工作。
目录： 第一章：接待基础管理第二章：接待工作管理第三章：座次安排 第四章：应急机制 第五章：资料
第一章接待基础管理 一、使用范围 适用于xx有限公司总部及下属各项目公司。 二、职责分工 1．领导组 负责审定接待方案，处理接待中出现的问题，并解释解决和指导。 确定工作组成员，并对各小组成员工作内容进行规划与要求。 全方位监督、检查各项接待工作的落实情况。 2．工作组 负责接待活动具体工作，各小组具体分工如下：
三、工作原则 1.热情周到原则：尊重来宾生活、工作习惯及政治、宗教信仰，回避民族、生活和工作忌讳 2.厉行节约的原则：规范接待程序，控制活动规模，注重成本核算，合理控制费用 3.保密原则：严格执行公司保密规定。不得以任何形式透露公司商业、技术秘密；尊重和保护宾客隐私。 4.责任落实的原则：接待工作组组长直接对领导组负责，各工作小组成员直接对工作组组长负责。各项工作分工明确。 5.把握关键的原则：接待活动中的重要环节和关键点要配置AB角（即除该项工作责任人以外再确定一人作为工作接替者，并熟悉该项工作责任人的工作内容。A角遇特殊原因离开岗位时，B角要及时到位，保证工作不断不乱），强化闭环管理，做到事前有布置，事中有控制，事后有反馈，对在过程中出现的异常情况有效控制，严密监控。 6.资源共享的原则：建立健全本单位接待资源体系，充分利用本单位内部的人力、车辆、设施、设备等，力求经济合理配置。 四、接待人员要求 1.熟悉接待方案及活动相关安排，掌握来宾相关信息，清楚自己的工作任务及时间节点。
会务接待服务手册 以制度管人，以流程管事
人员分工 管理协调组 总联络人： 物料准备联络人： 流程管控联络人: 客户总联络人： 讲师总联络人： 财务总联络人： 执行组 接站： 报名收费： 收取照片： 报到资料发放： 现场引导： 多媒体设备准备与调试： 资料上传与平台管理： 考勤签到： 课件与教学评分表发放： 桌签更换： 课前接待及介绍讲师： 现场摄影： 现场服务： 现场样书展示： 课后送老师： 物料制作： 开、毕业典礼准备： 司机： 自由人： 会务接待流程 （一）会中执行工作 1.接站 ·负责人： ·工作职责 负责将学员安全接至报到处·操作流程
（1）掌握客户到达时间及联系方式，提前15分钟到接站地点（如机场、火车站、公交车站等）等待； （2）接到客户后应积极主动热情，必要时应主动帮助客户提行李； （3）将客户接至报名处，引导其进入报名流程； （4）若客户是自己乘车至报名处，应为客户提供及时准确的交通信息，并叮嘱客户保存好乘车票据，及时为其报销。 ·注意事项 （1）接站人员应亲自将学员接至报到处，并引导学员进行报到及入住 （2）如果接站人员因客户量较大无法亲自接至报到处，应及时和协调人员或者现场接待引导人员沟通，做好学员的交接工作 （3）若单批次学员较多时，建议接站人员和学员沟通后选派一个学员代表统筹同批次学员的报到事宜，其余学员由现场的引导人员进行临时招待安抚 2.报到收费 ·负责人： ·工作职责 负责收取报名费及开票 ·操作流程 （1）询问客户有效信息（如缴费人数、开票信息等），向其说明详细的收费款项及收费金额； （2）收取费用。若是现金支付应当面点清钱款，并及时整理入库；若是电子货币支付，应仔细核对数据。 （3）开票。开票前应再次向客户核对开票信息，若现场无法开票，应做好票据信息登记工作并开具相应的收款收据作为兑换发票的凭证，同时，应向客户做好解释工作。 （4）引导客户至照片收取处 ·注意事项 （1）开发票时务必跟学员核对好开票信息 3.收取照片 ·负责人： ·工作职责 收取学员证件照，补拍证件照 ·操作流程 （1）客户缴纳完费用后便进入到此流程，此流程建议安排两人 （2）提前准备好照片登记名册、照片收纳袋、照相机、签字笔 （3）若客户自带照片，则令其在照片背后注明姓名、籍贯等信息，然后装袋；若客户未带照片则登记入册，然后为其补拍照片； （4）补拍照片时，一人专司登记，一人专司拍照。登记一人，补拍一人，然后及时将照片序号与所登记人名对应起来，并由本人再次确认。 （5）将客户转至引导接待人员处。 ·注意事项 （1）纸质版照片应在背面注明姓名、单位等信息 （2）未带照片的应补拍照片，补拍照片时务必注意照片与学员一一对应 （3）照片应单人分开用透明照片收取袋装好，方便后期整理并避免照片污损
会务接待手册 2015年5月 目录
一、手册说明 (3) 二、有关会议的说明 (3) 三、会议程序 (5) 会前工作（按顺序）.......................................................... .5 议题及参会人员范围的确定. (5) 会议场所的选定 (5) 会议通知的起草 (5) 申报会议预算 (5) 人员确认 (5) 设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整） (5) 预定 (6) 车辆安排 (6) 起草会务组工作安排表 (6) 会务宣传品的制作 (6) 食品的采买 (6) 指导服务员的工作 (6) 会中工作（按顺序） (7) 会议室保障 (7) 汇报人员的保障 (7) 用餐的保障 (7) 住宿的保障 (8) 会后工作（按顺序） (8) 离会车辆安排 (8) 退房 (8) 设备整理 (8) 结账 (8) 设备归还 (8) 费用报销 (8) 会务总结 (8) 四、注意事项 (8) 附件： 附件一：会议通知样式 (10) 附件二：会务通知样式 (11) 附件三：会议预算/结算清单样式 (14) 附件四：会务分工明细表 (15) 附件五：会议签到表 (17) 一、手册说明 《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前、
会中、会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作。 二、有关会议的说明 1.适用范围：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会议。 2.会议通知应包括以下几项内容： 3.会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果； 4.会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间； 5.会议地点：会议地点应明确标出，如果会议地点在公司外部，与会人员 并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图； 6.会议议程：根据会议内容不同，可分为汇报、通报、研讨等内容。每项 会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名 单。组织会议人员在确定与会人员时，应在明确会议目的基础上确定哪 些人必须参会，努力做到既不因某人的缺席影响会议效果，也不影响与 本次会议关系不大的人员的正常工作。同时又给相关人员以学习、观摩 的机会。 7.会议注意事项： （1）着装要求：应以衣着整洁、大方得体为主要原则，必须佩带工作牌。如有正装的着装要求需要明确指出。 （2）会议要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是要录像、摄像。尽量保留第一手资料，并作为公司发展史的一部分 存档。会议如需保密，应做好保密工作。 （3）对请假的要求：明确参会人员因特殊原因无法参会需要向会议会议会务组指定人请假，待准假后方可请假。会议组织者不得请假。 （4）交通、食宿：如果会议需要安排组织与会人员的交通和食宿，应确定住宿人员名单，落实人员达到报道时间，做好车辆接送安排 与食宿安排登记。 流程图：
第一章接待工作 接待工作是展示****风貌、显示管理水平的主要工作之一，也是完成各项业务工作的重要组成部分。接待工作一般都具有较严格的计划性，但有时也会有突发和易变的特点，这就要求接待部门的工作既热情周到，耐心细致，又有条不紊，井然有序。 同时，在接待工作中，应严格遵守上级单位和公司的有关规定。 一、接待工作基本要素 接待工作主要应注意5W要素：What（什么事）、When（什么时间）、Who（什么人）、How（怎样做）和Where（什么地方）。 1、What（事由） 首先应了解客人来访的目的。这是接待工作的基础，因为随后一切工作都必须依此而进行，通常包括以下几种：商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。 2、When（时间） 这是指客人来访的日期和时间，包括到达时间、在我单位逗留时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。 3、Who（人员）
人员是指来宾的基本组成情况，包括人数、姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族等，尤其应了解来访客人中最高领导的情况。 同时，根据来访事由和人员情况，确定我方出面接待人员，一般应把握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待的最高领导。 4、How（方式） 方式则是指接待所采用的形式，这主要由接待的事由来决定。不同的事由将决定接待地点的选取和布臵。 5、Where（地点） 地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。例如：举行大会或典礼，当级别较高的客人来访时，可在正式会场旁备一小型休息室，供双方领导在会前小憩和见面。所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出席的人数，达到既能融洽交流又相对宽松的效果。另外，就近原则也是要考虑的因素，使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或顺路，可以节约时间和精力。二、准备 接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充；确定接待规格；制定接待计划等方面。
接待工作标准化手册 公司 二〇一一年五月
接待工作标准化手册 目录 序言 第一章接待工作基本事项 第二章接待工作注意事项 第三章接待工作模板 一、接待指南模板 二、会务布置模板 三、就餐标准 四、就餐位置及座牌模板 五、引导路线图模板 六、 (一)领导排序 (二)部门排序
序言 接待工作是展示风貌、显示公司管理水平的主要工作之一，也是完成各项业务工作的重要组成部分。接待工作具有严格的计划性，也有突发和易变的特点，要求接待人员的工作既要热情周到、耐心细致，又要有条不紊、井然有序。 同时，在接待工作中，应严格遵守上级单位和公司的有关规定。 所以，在接待工作中应主要注意5个W：What（什么事）、When（什么时间）、Who（什么人）、How（怎样做）和Where （什么地方）。 (一)What（事由） 首先应了解客人来访的目的。这是接待工作的基础，因为随后一切工作都必须依此而进行，通常包括以下几种：商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。 (二)When（时间） 这是指客人来访的日期和时间，包括到达时间、停留时间、
会议时间、用餐时间、视察时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。 (三)Who（人员） 人员是指来宾的基本组成情况，包括人数、姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族等，尤其应了解来访客人中最高领导的情况。 同时，根据来访事由和人员情况，确定我方出面接待人员，应把握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待的最高领导。 (四)How（方式） 方式则是指接待所采用的形式，这主要由接待的事由来决定。不同的事由将决定接待地点的选取和布置。 (五)Where（地点） 地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。