Practical English Writings
实用应用文写作
?Styles and Features in Language of English Practical Writing
Classification of Practical English Writing
?英语应用文包括各国政府、民间团体、企事业单位或个人相互往来所使用的书信、商务文书、礼仪文书、契约文书、单据表格、会务文书等。
The function of Practical English Writing
?在国际交往中的主要作用：
(1) 规约作用
(2) 知照作用
(3) 凭证作用
Language Features and Writing Ways
?完整
一篇好的涉外英语应用文，必须对读者（对方或公众）提供所有需要的信息，或者答复读者所提出的一切问题和要求，务必使所有的事情都得到阐明和论述，所有的问题都得到答复和解释。
?为了检验你所写的应用文的完整性，我们可以使用5个W (Who, What, When, Where, Why) 和一个H (How)。例如：
NOTICE
Dec. 31,2003
All the staffs of Accounts Department are requested to be ready to attend the meeting in the conference room on Tuesday, at 3:00pm, Jan 6, 2004, to discuss the financial statement of last year.
Accounts Dept.
2. 具体
任何一种英语应用文应当具体、明确和有说服力，而不应含糊、笼统和抽象。特别是合同、协议、通知、启事、招领、海报、广告和需要做出具体答复等的信函，必须强调具体使用的事实、数据和时间。如：
①We wish to confirm our telex dispatched
yesterday.(我们确认昨天发出的电传)
Revised: We confirm our telex of July 2,
2000.(我方确认2000年7月2日的电传)
②These brakes stop a car within a short distance. (这些制动器能在短距离内把车煞住)
Revised:
These type SM02 power brakes can stop a 4-ton car traveling 65 miles an hour within 300 feet. (这些SM02型动力制动器可使时速65英里的4吨汽车在300英尺内制动)
3 清楚
清楚，是英语应用文的主要语言特点之一。所谓清楚，就是要确保你所写的内容清楚，不被误解。要写得恰到好处，使读者不假思索就能理解你的要点为宜。要达到上述目的，必须注意下列几点：
1) 选择简明易懂的词语，尽量避免意义上模棱两可的词语和句子。例如：
?As to the steamer sailing from Shanghai to Los Angeles, we have bimonthly direct services. ?“bimonthly” has two meanings here. One is “twice a month”, another is “once every two months”.?Revised:
a) We have a direct sailing from Shanghai to Los Angeles every two months.(从上海到洛杉矶，每两月一次直达船。)
b) We have a direct sailing from Shanghai to Los Angeles semimonthly.(从上海到洛杉矶，我们每半月有一次直达船。)
c) We have two direct sailings every month from Shanghai to Los Angeles. (从上海到洛杉矶，我们每月有两次直达船。)
又如：Cotton and silk blouses made in China enjoy a good market in the European market. (中国制造的棉质与丝质女衫在欧洲市场销路很好。)
?本句中，“market” 有两个含义---“销路”和“市场” 在英语应用文写作中，特别是在商务信函、合同、协议、销售确认书等文书中，应当在同一句子里尽量避免像“market” 这样具有两种不同含义的词。
?Revised:
Cotton and silk blouses made in China sell best in the European market.
2) 注意修饰词的位置，同一修饰词放到句中不同位置，会导致句子的含义不同。例如：
①We can supply 50 tons of the item only. (我们只供这种商品50吨。)
②We can supply only 50 tons of the item. (我们能供这种商品仅限50吨。)
3) 注意代名词的指代对象和关系代词与现行词的关系。例如：
They informed Messrs. Smith & Brown that they would receive a reply in a few days.
Revised: They informed Messrs. Smith & Brown that the later would receive the reply in a few days. (史密斯.布朗公司将在近日内得到答复。)
4）注意逻辑上的合理，句子结构上的多变，情节上的紧凑和意义上的连贯。首先，必须注意分词的逻辑主语与句子的主语的一致。例如：
①Being a registered accountant, I’m sure you can help us.
Revised: Being a registered accountant, you can certainly help us. (作为一名……。)
As you are a registered accountant, I’m sure you can help us. (因为你是……我坚信……。)
其次是，应当注意句子结构的多变，例如：
②We have received your letter of April 4. We are sorry for the wrong dispatch. We will do something about it. (单调，乏味)
Revised: Thank you for your letter of April 4. We regret that we have dispatched the wrong goods and will do something for compensation.
（你方4月4日来函收悉，谢谢，得知我方发错了货，深表遗憾。我们将为此做点补偿。）
第三，意义上的连贯是值得考虑的。例如:
③We wrote a letter. It was addressed to Mr. Henry. He is the sales manager.
Revised: We wrote a letter to Mr. Henry, the sales manager.
第四，应当注意情景上的紧凑。例如：
④We have received your letter of July 1st and it contained a complete set of shipping documents. (and使情节不紧凑)
Revised : We’ve received your letter of July 1st containing a complete set of shipping documents.(7月1日来函及所附全套装船单据均已收悉。)
5）注意全文的逻辑性。写信之前，要考虑好表达的先后次序和内容的合理安排与分段，每个重点成一段是一般的分段原则。
例如，如果你想写一封未按期交货的投诉信，应先根据表达的顺序列出大纲：
①供货者的许诺
②没有履行诺言
③失诺给你造成的损失
④提出索赔，希望理赔
4 简明
简明被认为是最重要的写作原则和语言特点，它节约作者和读者的时间。简明指的是尽可能地用精辟的文笔清楚地表达你需要表达的内容。而又毫不损害完整、具体和礼貌。要达到此目的，必须遵循下面几条准则：
（1）长话短说，尽力避免啰嗦。
You shouldn’t use:You’d better use:
at this time --------- now
come to a decision --------- decide
during the time that --------- while
express a preference for------ prefer
due to the fact that--------- because
On the basis of ------- by
in the matter of ------ about
It should be pointed out that----
Please notice that
concur(同意，赞成) ------ agree
initiate(开始)----------- begin
request(询问)----------- ask
acknowledge receipt of ( 兹收到)-------
Thank you for…, I received
be in receipt of (兹收到) -------
Thank you for …, I received
the writer(笔者)-------- I, me, my
up to this writing (至今)----so far or omitted
We beg to thank you ------Thank you
Take an early opportunity (趁早)----act promptly
We express our regret at being unable to fulfill your order on this occasion (此次未能满足贵方订货，深表遗憾)-------
We are sorry we can’t meet your present order.
Please don’t hesitate to tell Please tell us.
(2) 避免使用怪词、难词及笼统的陈旧的商业术语，尽量用常用词及现代英语表达。
比较下列几对句子。例如：
★I wish to express my heartfelt gratitude to your kind cooperation. (wordy)
Concise: Thank you for your cooperation.
★Please be advised that we have received our invoice . (wordy)
Concise: We have received your invoice .
(3) 避免不必要的重复。例如：
①We have begun to export our machines to the foreign countries.
Revised: We have begun to export our machines.
②Samples will be sent and offers will be make upon receipt of your specific enquiries.(一经收到你方具体询盘，就发盘并寄送样品。)
Revised:
Samples will be sent and offers made upon receipt of your specific enquiries.
③信件的举例。
Dear sirs,
Will you send us the samples of Shanghai Printed Pure Silk Fabrics of various patterns sometimes, any time during the month of May, or even June if you are busy now, for June would suit us better.
Hopping to send these samples along to us by express, and not by parcel post, as parcel post is too slow to reach us in time, while express will be much faster, we are …
Yours faithfully,
?Dear sirs,
Please send us the samples of Shanghai Printed Pure Silk Fabrics of various patterns by express, by the end of June.
Thank you in advance for your cooperation.
Yours faithfully,
(4) 控制字数，构造有效句子和段落。
句子的平均长度应为10—20 个词，不能超过30个词。通常一个段落不能超过10行，短小的段落能激励读者读完该文。例如：
例1. In your letter of April 8, in connection with our order , we are enclosing herewith as per your demand, a certificate to the effect that the quantity delivered is less than order.
译文：在贵方4月8日来函中，过于我方135号订单的订货，我方已按贵方要求在此附上证明一份，其内容大致为交货数量少于所订数量。
Revised: As requested in your letter of April 8, concerning our order , we are enclosing a certificate of
short delivery (weight).
译文：按照贵方4月8日来函要求，关于我方135号订单的订货，我方附寄短装证明一份。
例2 We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days and if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay. （42words）
译文：我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期20天，如果你方友好地容许我方延期20天，请速电复无误。
Revised: Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.
译文：如果同意我方把交货时间按延期至4月21日，请速电复。
例3 Thank you for you samples. You sent to us on November 20. We are pleased to place an order. It is specified on the enclosed order sheet. (支离破碎。应恰当使用关联词)
Revised:
Thank you for the samples which you sent to us on November 20. We are pleased to place an order as specified on the enclosed order sheet.
译文：谢谢贵方11月20 日寄给我方样品，现我方乐意订货，详见所附订单。
5 礼貌
礼貌是国际商务英语应用文特别是国际商务信函的重要语言特点，一封彬彬有礼的书信能使你自己在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好的文化素养和职业道德的形象，使之乐意与你合作，竭诚为你服务。
例如：
1）We are sorry that you misunderstood us.
Revised: We are sorry that we didn’t make ou rselves clear.
“courtesy” 不仅指礼貌，而且指要为顾客的利益着想。例如：
1)We take the pleasure of sending you our latest catalogue and we wish to draw your attention to a special offer that we have made in it. (我们高兴地将我们最近的目录单寄给贵方，并希望贵方注意我方在目录单中做出的特殊报价。）
Revised: You will certainly be interested in a special offer on page 4 of the latest catalogue sent to you by us. (你定将对我方所寄最近订单第4页中的特殊报价感兴趣。)
More examples :
?将命令式改为请求式，即将祈使句改为will 或would 开头的一般疑问句。
如：将贵方需求的详细信息告诉我方。
?Will you tell us more detailed information on your requirements? (请将……行吗？)
?Will you please (kindly) tell us more detailed information on your requirements?
?Would you please tell us more detailed information on your requirements?
(2)使用虚拟语气。
We would ask you to make a prompt shipment.(请贵方即期装运)
We wish you would let us have your reply soon.(务请贵方即期装运)
We wish you would let us have your reply soon.(希望贵公司早作答复)
We would be grateful if you advance delivery to the middle of June and ship the goods in one lot.(如果贵方把交货日期提前至六月中旬，且做一次性装运，我方将十分感谢。)
(3)使用缓和法，避免过分强调或刺激。
为了避免过分强调自己的观点或刺激别人，应在写作中使用缓和法。如：
We are afraid that…, We would say…,
We may (might) say…，
We would think…,
It seems (would seem) to us that…,
We would suggest that…,
As you are (may be) aware…,
As we need hardly point out that…,
It appears that… etc. .
?We cannot deliver the goods all at one
改：I’m afraid we cannot deliver the goods all at one time.
(2) It was unwise of you not to accept this favorable
改：We would say that it was unwise of you not to accept this favorable offer.
(3) Our goods are the very best on the current
We might say that our goods are the very goods on the current market.
(4) You ought to have accepted the
It seems (would seem) to us that you ought to have accepted the offer.
(5) You must cut down your price by 10%.
We would suggest that you should cut down your price by 10%.
(6) You should be responsible for the loss.
As we need hardly point out that you should be responsible for the loss.(无需我方指出，贵方公司理应负责赔偿。)
(7) We have not yet had your
It appears that we have not yet had your reply.(好像我们尚未得到贵方答复。)
(4) 适当地使用被动语态。
被动语态比主动语态显得更有礼貌，因为它避免指责动作的执行。
例如：You made a very careless mistake during the course of
改：A very careless mistake was made during the course of shipment.
You didn’t enclose the price lists in your
改：The price lists was not enclosed in your letter.
(5) 尽量避免使用带有强迫语气和引起不快的词语。
有些词语，像demand, 意思是asking for (sth.) as if ordering 或者as if one has a right to, 即具有强迫命令的语气不应使用，而应当改为request; 又如：disgust,意味着hating 有strong feeling of dislike or distaste之意，不应当使用，又如：must refuse, 带有胁迫性的语调，want you to,带有傲慢和长者的口吻等，应改用其他方式表达。
例如：
We demand prompt shipment from you.
We request prompt shipment from you.
We are disgusted with your manner of doing (我们厌恶……)
We are not completely satisfied with your manner of doing business.(对贵方作生意的风格不尽满意。)
We must refuse your offer.(我们拒绝……)
改：We regret that we are unable to accept your offer, or: we are sorry that we are not in a position to accept your offer.(我们很抱歉不能接受贵方的报价)
We want you assists us.(我们想要贵方帮助)
改：Your assistance would be appreciated deeply.(贵方的帮助我们深表谢意)
(6) 使用表示高兴、感谢和遗憾等词语。
1）高兴和乐意的表达法有：
It is with pleasure that we have reached an agreement on all the terms.(所有条款达成协议) It is a pleasure for us to sign such a sales contract. (签订销售合同)
2）感谢的表达法有：
Thank you for your inquiry of July 8.
We shall (would) appreciate your sending detailed information in your market.(如能寄送贵方市场的详细信息，我们将不胜感激)
We appreciate your confidence in our products.(感谢贵方对我方产品的信任)
We are thankful to you for your great help. (对你方的大力协助，我们深表谢意。)
3)遗憾的表达法有：
?We are sorry to inform you that we are unable to deliver the machines on time. (很抱歉，告知贵方，我们没能按时运送这些机器。)
?We regret being unable to offer you this article at present.(很遗憾，我们目前无法向你方提供这种商品。)
?We wish to express our deepest regret over the unfortunate incident.(对此不幸之事，我们深表遗憾。)
1 Introduction Business English can be regarded as an application of English language in commercial occasions, aiming at enabling speakers to communicate and interact effectively using the most correct and clearest business language. Business English Correspondence is an important carrier of international commercial activities which is used to deli ever information, address commercial issues and as a way of communication. Lexicon is an important factor of a passage. In the writing of business English correspondence, we should pay particular attention to the selection of lexicon. Different words may carry different meaning and even the mood of them can be very distinct. Therefore, it is of great necessity to do research of the features of lexicon in the writing of business English correspondence. This thesis attempts to do some researches on the following subjects: To have a good knowledge of characteristics of lexicon in business English correspondence. To make sense of the reason why the business English correspondence have such requirements of lexicon. To provide some suggestions that learners can improve their writing skills. 2 Description of Business English correspondence 2.1 Definition of business English correspondence Nowadays more and more people choose to work in companies and do commercial work. As China joined the WTO, enterprises are all choosing to open their markets and expand them into the international world, thus making English inevitably become the most used language in the world. And in this way a new subject appeared that we call it “business English”. In terms of business English, we refer to the language used in order to adapt to the job market whose contents include a lot of aspects (Kansi, 1983; 134). Unlike the general English learners, people who learn business English are more
写作中文商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，精品学习网总结了几方面的内容，希望对您写中文商务信函有借鉴作用。 中文商业商务信函的写作格式 如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。 (1)开头 开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。 (2)正文 信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括： ①向收信人问候； ②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等； ③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重； ④提出进一步联系的希望、方式和要求。 (3)结尾 结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。 (4)署名 署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。 (5)日期 写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。 通知：
摘要: 英国论文随着时代的发展, 使用简洁通俗的语言已成为现代商务英语, 尤其是商务英语信函的突出特点。本文从这一特点形成的根源简易英语运动出发, 分析了简易英语的定义, 遵循的原则, 最后在此基础上通过大量例证的对照比较, 总结了简易英语趋势在现代商务交际中的体现。 商务英语和法律英语一样, 通常被认为是充斥着技术性术语和诘屈聱牙语句的典型书面语。不可否认, 很长时间以来, 商务文书给人的印象确实如此。然而随着时代的发展, 这种情况已得到极大的改观, 商务交际用语渐趋简明易懂。使用简洁通俗的语言已成为现代商务英语的突出特点。我们可以比较一下下面的两句商务信函中的用语: 1. We beg respectfully to state that we are in receipt ofyour L/C in the amount of USD×××for which we thankyou. 2. We inform you that we have received your L/C forUSD×××. 可以看出, 这两句表达的意思完全相同, 但是第一句使用了beg respectfully to state, in receipt of, inthe amount of, 以及包括定语从句for which we thank you等表达极为繁杂的用语, 而第二句用语简洁明快, 但是它所包含的信息量较第一句而言没有丝毫的减少。现代商务英语正是提倡使用简单词语( plain words) , 而不用复杂的语句( complicated words) , 尤其是那些繁复老套的用语, 即我们所说的陈词滥调( cliché)。现代商务英语的这一显著特点, 其实与这些年来在英美等国出现的英语简化趋势, 尤其是在美国大张旗鼓推行的简易英语运动( Plain English Movement)有直接的联系。这一运动要求革除商业契约上的繁文缛节, 简化法律用语, 从而起到方便民众, 减少因繁复用语而引起不必要争端的作用。1978 年 3 月24 日, 当时的美国总统卡特更是签署了第12044 号行政命令, 要求联邦政府各部切实保证颁布的每项法令必须以简单易懂的英语撰写, 以便须依照有关法令办事的人都能看懂。这一法令理所当然受到普通老百姓的欢迎, 而简易英语运动在这一法令的推动之下也得到了更为蓬勃的开展[1]。 一、什么是“简易英语” 所谓简易英语( Plain English) , 美国学者考特兰?博维(Courtland Bovèe)和约翰?席尔( John Thill)认为简易英语是用简易的文字和结构写成的语句, 读者都能看懂, 很接近于我们的口语[2]。可见, “简易英语”是指书面表达中使用清晰正确的英语简明扼要而有效地传递信息。“简易英语”并不幼稚, 也并非过分简单化的英语。“简易英语”重视信息的传递。它并不堆积词藻, 而且不会不必要地使用行话、术语等难懂的表达。换句话说,“简易英语”彻底抛弃了繁文赘语和让人无所适从的表达。用“简易英语”书写的文件是为了让人们读懂, 因此所用的词语都是读者能够理解的。只要读者能够理解, “简易英语”用到技术性较强的专业术语也并非不可。比如,一篇医学学报上的论文面向的是医学专家, 使用专业术语是可以的, 因为这些读者能够理解。只要表达恰当, 这篇论文的语言仍然可被称为“简易英语”。当然, 如果这篇文章是出现在面向公众的通俗杂志上, 那么再包含很多专业术语就很可能出现普通读者无法理解的状况。这个时候, 只有使用普通大众能够理解的字眼那它才是“简易英语”。我们应该看到非常复杂的概念也是可以用“简易英语”加以解释的。许多法律文书, 比如合同和法令, 用“简易英语”改写后仍然能做到表达精确无误。 二、“简易英语”所遵循的原则 “简易英语”最重要的原则就是读者为先。即为读者着想, 考虑读者的需求。要“简易”, 就得好好考虑如下的问题:读者需要知道些什么? 他们对这个问题的理解程度如何? 怎样才能更好地把意思组织起来以便读者更好地理解? 要想有效传递你的信息, 首要的是要清楚什么样的人会阅读你写的东西。具体来讲, “简易英语”遵循如下的原则: (一)写作前做好规划起草文书之前, 首先得明确自己的写作目的。读者是谁? 他们对于所涉及的话题是非常了解, 了解一点还是一无所知? 他们想知道些什么? 找到这些问题的答案, 做到心中有数。一旦知道了读者是谁, 就应该尽可能从他们的角度来看问题, 来表达
件名：先生の指導に感謝します。 ~~大学 ~~先生 ご無沙汰しています。お元気ですか。先生の学生の~~~です。 大學一年生の間、いろいろお世話になりました。非常に感謝しています。実は、その 時に、いろいろな活動が忙しすぎて、成績が悪くて、日本語がうまく話せませんでした。 それで、本当に困りました。そして、日本語が嫌いでした。しかし、先生は私にとても易 しくて、真剣に細かく教えてくれました。日本語を勉強してもう一年になるわりには、失 敗ばかりしています。自分の成績を見るたびに、かなり心配しています。でも、先生のお かげて、日本語でコミュニケーションすることができる素晴らしさを感じられるようにな りました。本当にありがとうございました。今からきっと一生懸命日本語を勉強して、優 れた学生になろうと思います。 今、冬になりましたので、とても寒いです。ですから、お身体お気を付けください。 ~~大学より ~~~ ~~大学日本語学科二年生 tel：~~~~~~~~~~~篇二：英语作文感谢信 感谢信 1）感谢信的写法 人们在交往中常需要相互致谢，收到别人赠送的礼物，得到别人的帮助、受到别人的慰 问，都应该表示感谢。感谢信是人们常用的一种感谢方式。 感谢信最主要的特点是真诚。缺乏真挚的感情答谢他人，收信人将对你的谢意产生怀疑， 感谢的目的也就失去了。因此，写感谢信首先得真心诚意。 感谢信另一个特点是具体。写感谢信切忌泛泛而谈，而应着重于具体的感谢事由。 其次一个特点是及时。收到别人礼物、得到别人帮助，应及时写信予以答谢。否则，人 家会对你的谢意大打折扣。收到他人赠送的礼物应当及时写封感谢信，感谢信除了应写得真 诚、具体、及时外，还应当特别提及所收礼物的具体内容，否则，泛泛而谈，使人觉得你不 够真诚。为此，当你写感谢信时，应这样写：“thank you for your beautiful roses.”(谢 谢您送的美丽的玫瑰花。)；而不要笼统地写上“thank you for your beautiful gift.”(谢 谢您送给我的漂亮礼物。)，这样，使人觉得你既礼貌，又诚心，从而真正达到交往的目的。 下面我们来看看具体的范例。 范例1 dear laura, i was truly enraptured beyond expression to receive your flowers which turned our living room into a garden. how considerate and wonderful of you to remember my birthday. you just couldnt have selected anything i had have liked more! you have a positive genius for selecting the right gift! the four years i spent with you at the college have been the pleasantest period in my life. i will cherish this memory forever. how nice it would be to see you again. you have been more than kind, and i wont ever forget it. my love and deepest gratitude, now and always! sincerely yours, jane 范例2 dear dan and laura, jim and i want to thank you for the beautiful salad bowl set. we are looking forward
竭诚为您提供优质文档/双击可除商务信函公文函的区别 篇一：函、通知、请示的区别及例文 函 函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函是应用写作实践中的一种常用文体。1简介 函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。 2特点
（一）沟通性 函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。 （二）灵活性 表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便， 也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。 （三）单一性 函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。 3作用 “函”有下列三方面的作用： (一)相互商洽工作。如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请参观指导??。 (二)询问和答复问题。如天津市民政局向民政部门询问的“关于机关离休干部病故抚恤问题”的问题以及民政部对此问题的答复，都是用“函”的形式。
商务信函的写作特点_写作指导 商务信函的写作特点 商务信函的写作特点写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“your letter has been received”，“your complaint is being looked into”而不是“i have received your letter”或者“we are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“i am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“it is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。语气语调由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。真诚不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。直接跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。礼貌我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。共2页，当前第1页12商务信函的写作特点相关内容:劳动合同一般写法 劳动合同一般写法性质：＿甲方：。乙方：＿名称：＿姓名：＿用工形式：＿鉴证编号：＿编号：＿甲方因生产、工作需要，经考核录用乙方为工人。遵照国家有关劳动法规和政策，经双方协商达成如下协议：一、甲方录用乙方从事，某某工作（岗位...
商务信函范文 篇一：12种商务信函范文 第一种、介绍信Letters of Introduction 实例之一： Dear Mr. / Ms., This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business. We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and will always be happy to reciprocate. Yours faithfully 尊敬的先生/小姐， 现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。 我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。您诚挚的 实例之二： Dear Mr. / Ms, We are pleased to introduce Mr. Wang You, our import manager of Textiles Department. Mr. Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season.
We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need. Yours faithfully 尊敬的先生/小姐， 我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。 如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。 您诚挚的 第二种、约定Appointments 实例之一： Dear Mr./Ms, Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m. about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you. If not, what time you would suggest. Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐 我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：00点拜访您。
参考答案 一、标出下列词语的读音及意思。 第五課 1. ほんじょう本信函 2. いぞん异议，反对意见 3. こううん幸运 4. けんとう研究，讨论 5. ぎょうかい业界 6. りゅうせい繁荣，兴隆 7. おもうしいれ提议，建议8. しょるい资料，文件 9. しょうだく承诺，同意10. うけたまわる恭听，接受，知道 11. りゃくぎながら简单，简言之 12. そうぎょう 30 ねん创立 30 年 二、将下列词语翻译为日语。 1. 会社案内書 2. 信用状況 3. 同封 4. お取引条件 5. 新規お取引 6. 是非とも 7. 取引先 8. 輸出製品リスト 9. 問い合わ10. 別紙にて 三、将下列句子译为汉语。 1. 借此机会，我方意欲向西日本扩大销路，得知贵公司的实力，非常希望能与贵店 合作，因此冒昧提出请求。 2. 本公司从事纤维的制造销售已近半个世纪，是颇具经验和实力的骨干厂家。此次， 全公司上下一心在开发新产品的同时，意欲扩大在日本关东地区的销路。 3. 以贵公司在业界的地位和成绩，相信本公司的产品“夏装和服”销售量将会大幅增 加，因此请多多关照。 4. 因此，希望在贵地颇有名望的贵公司能够销售本公司的商品。 5. 本公司是制造销售各种照明器具的厂家，拥有开业以来 50 年的良好的信誉和业 绩，不断致力于开发性能优异、设计新颖的产品。 6. 因此，为了开拓本公司产品在贵地的销路，希望得到拥有不凡销售业绩的贵公司 的支持，特此请求。 7. 本公司的新工厂建成，定于 4 月 1 日开始运转，因此有必要开拓新的销售渠道。 8. 希望能允许本公司代理销售贵公司男士内衣，特此请求。 9. 因此恳切请求，已在贵地建立起极高信誉和强大销售网络的贵公司，能助我公司 一臂之力为盼。 10. 由于贵公司是内衣产品的大进口商，因此意欲同贵公司缔结贸易关系，希望在 广泛的领域满足贵方要求，特此联络。 11. 本公司专业出口美术工艺品，希望能与贵公司合作。 12. 对我公司来言，能与贵公司合作是一件可喜之事，但目前由于交易条件不合适，
英语商务信函格式范文 篇一：英语商务信函范文 建立办事处Establishment of new branch Dear Mr. / Ms, Owing to the large increase in the volume of our trade with this country we have decided to open a branch here, with Mr. Wang Lo as manager. The new branch will open on 1st March and from that date all orders and inquiries should be sent to Mr. Wang Lo at the above address, instead of to our London office. We take this opportunity to express our thanks for your cooperation in the past. We hope the new arrangements will lead to even better results. Yours faithfully 歇业Discontinuation of business
Dear Mr/Ms, With the demolition of our premises at the above address under a redevelopment scheme, the part of our business carried on there will be discontinued after the end of October. On Monday, 1st October, we are holding a closing-out sale. Stock on hand will be cleared regardless of cost. There will be substantial reductions in all departments and in some cases, prices will be marked down by as much as one half. Stock to be cleared is uivaled in both variety and quality. As the sale is likely to be well attended, we hope you make a point of visiting the store as early as possible during the opening days. Yours faithfully 更改名称和地址Change of name and address Dear Mr. / Ms,
全日制英语学习，选择尚语国际语言村https://www.doczj.com/doc/b57335144.html, 随着全球商务活动日益频繁，互联网迅猛发展，商务信函成为国际贸易中客户沟通的主要方式，广泛运用于外贸、海外资本运营、国际货运等商务活动。它涵盖询问、洽谈、答复，涉及到询盘、报盘、发盘、还盘、交易达成、支付方式、装运等业务细节，是商务活动中不可或缺的沟通媒介，高质量的商务英语信函翻译对国际商务活动的重要性不言而喻。 一、商务信函的语言特点 与其他文体相比，商务信函具有商务文体正式、简洁、专业、礼貌等特点。 (一)正式。商务信函是公文性质函件，用词布局上比普通信函讲究，较多使用书面语。如请您给我发送一份申请表格，在此表示感谢。一般使用We would be grateful if you could send me an application form。而不使用Could you send me an application form? Thank you!。文体布局上商务信函也比一般信函严谨规范，有其特定布局结构。如道歉信通常开头致歉(We must apologize for …/We apologize for…)，接下来解释事情发生的原因，寻求对方谅解(this is owing to…)，在结尾处再次致歉(We hope that this has not caused you any inconvenience./With apologies once again.)一般道歉信都会遵循这样层层递进的规范布局，翻译时也要注意符合其布局。 (二)简洁。商务人士求实重效率。商务信函必须言简意赅，目的突出，层次分明。一般信件开头就说明来意，如：We are writing to enquire about the prices of your cabinets/ we are writing in connection with the advertisement in the newspaper yesterday. 如果开头东拉西扯，会使繁忙的商务人士无暇向下，不明所以。此外信件中措辞也较少使用冗繁的词语句式。例：Please contact us whenever we can be helpful. (如需帮助请告知)而一般不会使用Whenever there is anything we can be of assistance, please do not hesitate to contact us。 (三)专业。商务信函用于业内往来，广泛使用商业术语和缩略语，包括外贸业务术语、公司名称及单证等，规范程度很高。常见如外贸术语CIF(Cost, Insurance and Freight) 成本、运费加保险价，FCA(Free carrier)货交承运人，B/L(Bill of Loading)运输单等在信函中都大量使用。此外商务信函也常使用here，where, there 与in, by, with, after 等构成复合词如hereafter(after this),wherein (in which) therefrom (from that)。如：Seller is bound to reimburse Buyer for any loss sustained therefrom. 长期的商务书信交流中逐步形成了商务英语信函句式的套语和行话。如：收到对方询盘的套话：Thank you for your letter of 23 July, asking if we sell photocopiers.希望得到对方回函、订单时的套话：Looking forward to your favorable /early reply. (四)礼貌。西方人交往中非常重视态度，商务信函应礼貌友好，礼貌可以使对方阅读后心生好感，从而保持友好贸易关系。在信函中采用“You attitude”，从对方角度考虑问题，较多使用第二人称，较少使用
常用日语邮件范文有哪些 你知道在日企该如何写邮件吗? 你知道日文商务函件中该如何使用敬语吗?下面我就和大家分享常用日语邮件范文，来欣赏一下吧。 常用日语邮件范文一 件名：会社説明会の案内 中村一様 学業にお忙しいことと思います。 先日は、合同企業説明会にご参加くださいまして、 ありがとうございました。 この度、説明会でご面談させていただいた皆様に 弊社を深くご理解いただくため、会社説明会を開催いたします。 是非、ご参加くださいますようご案内メールをお送りします。 記 1.日時：20xx年5月6日(月) 13時～15時 2.場所：大阪府天王寺区○○○ 当社3F大会議室 (電話06-xxxx-xxxx) 3.持参するもの：筆記用具，印鑑 4.交通費：一律○○○円を支給 以上 ------------------------------------------------------ 株式会社山田商事人事部
山田太郎(ヤマダタロウ) 〒564-9999 大阪府○○市△△町11-9 2F TEL：066-9999-9999(直通) 066-9999-9999(代表) FAX：066-9999-9999 参考译文： 主题：公司说明会的通知 中村一先生 想必您最近学业应该很繁忙。 感谢您此前参加合同企业的说明会。此次，为了让在说明会上面谈的各位进一步了解本公司，我们将举行公司说明会。请务必参加，特此寄送邀请邮件。 记 1.时间：20xx年5月6日(周一)13点～15点 2.地点：大阪府天王寺区○○○ 本公司3楼大会议室 (电话06-xxxx-xxxx) 3.必带物品：记录工具，印章 4.交通费：一律报销○○○日元 以上 ------------------------------------------------------ 山田商事股份公司人事部 山田太郎(ヤマダタロウ)
竭诚为您提供优质文档/双击可除 商务信函的格式 篇一：商务信函的格式和范文 商务信函的格式和范文 商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。 文种特性 〔一）语气口语性 每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业 领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完
全可以通过信函中的语气、语调来表现。 （二）内容直接性 企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。 （三）态度真诚性 商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。 （四）主旨单一性 商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。 （五）格式规范性 商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符
商务英语信函写作的注意事项 在国际贸易竞争日益激烈的今天，为了通过发送商务信函达到有效交流，传达友好情感，增加商务合作机会的目的，商务信函必须在风格和语言上发生变化。现代商务信函的主要文体特征可以概括为以下五点: 内容的清晰性、表达的简洁性、词语的专业性、风格的正式性、措辞的礼貌性。因此我们要将商务信函本身的特点和英语的语言特点结合起来，分析和总结其翻译思路和技巧。 发送商务信函的目的在于建立商务往来关系，就某一细节进行商讨，努力达成共识，以便促进一项商务活动的开展。要达到这些目的，首先必须保证阅读者能够清楚了解写信人的意图，迂回或闪烁其辞的话语会让读信人产生不信任，甚至会怀疑对方的语言表达能力，对进一步开展商务活动很不利。模棱两可的话轻则阻碍读信人对信函意思的理解，重则会对发函方造成不必要的损失。例如: As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco，we have bimonthly direct services. 此处bimonthly 有歧义，可以是twice a month 或者once two month. 故读信人就迷惑了，可以改写为We have two direct sailings every month from Hongkong to San Francisco. 翻译要保留原文的清晰度相当重要。由于在较为正式的场合中，为了将一概念定义完整和清楚，英文常常用关联词将几个短句并在
一起形成一个长句，而中文无法照样只用一句话来翻译，即使这样译了也很难达到通顺和自然。这时，我们就采取将长句按特定的事情发展的顺序拆分成两个或两个以上的小句子的方式来翻译。必要时还要增加或省略一些词语，让整段文字结构更合理、内容更清楚。例如: The prices stated are based on current freight rates，any increase or decrease in freight rates at time of shipment is to be the benefit of the buyer，with the seller assuming the payment of all transportation charges to the point or place of delivery.例句中以一个介词with 来分界，译为“合同价格是以运费计算，装运时运费的增减均属买方。卖方则承担至交货地的全部运费”。在原文中with 分句是一个状语，翻 译时采用中国人平铺直叙的思维方式，用分述的方式把这个句子拆成两句，清楚地表达了原文的语言信息。 是不是一封书信只要包含了全部关键信息就可以成为一封好的书信了呢? 拟信人还应注意语言组织的条理性，或按事情发展的先后顺序，或按各要素的重要性排序编写。东扯一句，西扯一句的写法必定会影响文章的清晰度。 简洁就是用最精炼的语言来表达意思，在商务信函中言简意赅就是为了方便高效率沟通与工作。能用一个字表达的不用一个词组，能一个词组讲清的事就不用讲成一句话。商务信函不用因顾及礼貌
研究生课外作业 课程名称商务英语 研究生姓名 班级MEM 苏州班 学号 任课老师职称副教授 所属学院管理学院 专业工程管理 作业题目商务写作（商务信函）
商务写作（商务信函） Practice: write a letter of complait according to the following ad and handwritten notes.
Dear Director: I am a student of C&S English Center. I am writing to complain about your poor service against your advertisement. In the first place, you promise to have Experienced and highly-qualified teachers, but in fact,the teacher is poor. In addition, you offer the personal placement for our year-long customers, but the test result is not accurate. In the third place, you will arrange the foreign teachers according to our time, but they did not arrive classroom on time. In the fourth place, the Mini-test every month should be extra charged. In the fifth place, English Movie + Culture Teaching become movie viewing only. In the sixth place, nearly 20 students were in my class which are much more than Maximum 10 students. The last one place, we will have a gift with good quality of note book, but finally, we find the quality is very pool. I appreciate it very much if you could improve your service, preferably according to your commitment for the services, and I would like to have this matter settled within two days. It will be nice for you to conduct investigation at your end and reply to us. Yours sincerely,
《商务英语函电》课程标准 一、基本信息 二、课程定位及目标设计 （一）课程整体目标描述 《商务英语函电》是报关与国际货运专业的一门职业技术必修课，是融国际贸易实务与英语商务信函写作为一体的专业英语课程。本课程的目标是培养学生具备阅读、翻译和写作英语商务信函的能力，培养学生掌握函电撰写的基本技巧、熟练应用英语函电套用语和行文结构。使学生能在英语环境下运用英语函电办理进出口业务等事宜，在外贸工作环境中具备解决实际商务问题的书面沟通能力。外贸函电英语是开展对外经济贸易业务和有关商务活动的重要工具，正确地掌握外贸函电英语的专业知识，并能熟练地加以运用，是外贸工作人员必须具备的专业技能。 （二）课程具体目标描述 1．能力目标 （1）能够独立阅读、翻译、撰写商务英语信函； （2）能够根据特定贸易背景，熟练运用商务信函特点和专业知识正确处理各个交易环节的往来外贸信函； （3）能根据具体的业务磋商信函，规范填制单据中相关的商务英语内容；
（4）能够熟练掌握完整的业务流程，独立完成完整的业务磋商信函撰写。 2．知识目标 （1）掌握商务信函常用撰写格式及组成部分； （2）掌握商务英语信函撰写的特点及专业英语表达方式； （3）掌握各种外贸文件的翻译特点及相关外贸专业知识。 3．素质目标 （1）具备正确理解和掌握国家外交、外贸方针政策的能力； （2）持续学习，不断更新知识的意识； （3）具有从事商务活动的良好职业道德素质及行为规范； （4）具备国际商务礼仪知识，注重对外贸易交往的礼节； （5）踏实的工作作风和严谨的工作态度。 三、课程教学内容设计 （一）学习情境设计 《商务英语函电》课程选择“业务流程”为载体，共设置三个学习情境，各学习情境名称及学时分配情况如表所示：