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人力资源管理工作常用EXCEL函数教程

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查询和引用函数的应用

1、VLOOKUP函数

用途:在给定区域的首列里查找目标数值,然后返回目标数值所在行里某一列的相关值。

语法:VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

lookup_value为目标数值;table_array为给定区域,即查找区域,系统将在给定区域的首列中查找目标数值;

col_index_num为指定返回给定区域中某一列的序号,比如该数值取3时,意思是返回给定区域中第三列的值。range_lookup规定查找类型。说明:range_lookup为TRUE或省略,VLOOKUP函数将进行近似匹配查找;range_lookup为FALSE或0,VLOOKUP函数将进行精确匹配查找。

range_lookup为TRUE或省略时,给定区域内首列值要以升序排列。

注意要查找的目标数值的大小应该是比查找区域内的最小值大,否则应用VLOOKUP函数时会显示错误值。

简单示例:

1第一名张公式运算结果:第一名第一名

4.3第四名李陈

2.9第三名陈

5第五名王

2第二名滕

1、应用VLOOKUP函数查找销售额所符合奖金比例例:P126

2、应用VLOOKUP函数制作工资条例:P159

2、HLOOKUP函数

用途:在给定区域的首行里查找目标数值,然后返回目标数值所在列里某一行的相关值。(功能相似,VLOOKUP是首列查找,HLOOKUP是首行查找)

语法:HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

lookup_value为要查找的目标数值;table_array为给定区域,即查找区域,系统将在给定区域的首行中查找目标数值;row_index_num为指定

返回给定区域中某一行的行号,比如该数值取2时,意味着返回给定区域中第二行的值。

说明:range_lookup为TRUE或省略,HLOOKUP函数将进行近似匹配查找,range_lookup为FALSE或0,HLOOKUP函数将进行精确匹配查找。

注意要查找的目标数值的大小应该是在查找区域数值的范围内,否则应用HLOOKUP函数时会显示错误值。

3、LOOKUP函数

用途:

功能是事先确定两个单行或单列区域,将其中的一个作为查找区域,然后进行目标数值查找,最后返回目标数值所在列或行与另一个区域相关的单元格内容。语法:

1、向量形式:LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)lookup_value为要查找的目标数值;lookup_vector为查找区域;result_vector为输出结果的区域,其构成和查找区域相同,即同为单行或单列。

2、数组形式:LOOKUP(lookup_value,array)

lookup_value为要查找的目标数值;array为查找区域,为数组形式,具体构成内容可以多样化。

说明:不同于VLOOKUP函数事先需规定近似或精确匹配查找,LOOKUP函数默认为精确匹配查找,当查找不到目标数值时LOOKUP函数开始近似匹配查找。简单示例:

2、数组形式(注:数组中的值必须以升序顺序设置)

4、COLUMN函数

用途:返回目标单元格或单元格区域

语法:COLUMN(reference)reference为目标单元格或单元格区域

说明:

COLUMN函数应用:应用COLUMN函数得到引用的列序号例:P159

5、ROW函数

用途:返回目标单元格或单元格区域的行序号。该函数与COLUMN函数的功能恰好相反,前者是返回行序号,后者是返回列序号。

语法:ROW(reference)reference为目标单元格或单元格区域

说明:

结果选中区域

91运算过程及结果:选中B91:B94,然后输入公式=ROW(C91:C94),然后按组合键确认。

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93

94

ROW函数应用:应用ROW函数编制工资条例:P162

6、INDEX函数

用途:按照相关条件返回目标区域里的值。分为数组形式和引用形式

数组形式返回由行和列序号索引选定的值,引用形式返回特定行和列交叉处单元格的引用。

数组形式语法:INDEX(array,row_num,column_num)

array是目标单元格区域或数组。Row_num为目标区域中待返回值的行序号,column为目标区域中待返回的列序号。

例:当row_num为2,column为1时,返回目标区域第二行第一列中的数值。

说明:若省略row_num,INDEX函数将返回整列的元素。

若省略column_num,INDEX函数将返回整行的元素。

简单示例:

张第一名运算结果:第一名

陈第二名孙

引用形式语法:INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)

例:当row_num为2,column_num为1时,则返回目标区域第二行第一列中的数值。因为在引用形式下,INDEX函数可以对若干个区域进行引用,所以area_num用来指明从第几个区域进行引用。说明:若省略row_num,INDEX函数将返回整列的元素。

若省略column_num,INDEX函数将返回整行的元素。

将INDEX函数和其他的公式组合使用,比如利用INDEX函数的结果作为另一个函数的控制条件,就可以满足工作中复杂功能的需求。

简单示例:

第一名12"运算结果:第一名陈

第三名12"5陈

7、OFFSET函数

用途:将给定的区域作为目标引用区域,同时设定一个偏移量,然后依据该偏移量得到新的引用,最终的结果包括单元格和单元格区域的形式。语法:OFFSET(reference,rows,cols,height,width)

reference是目标引用区域。可以是单元格,也可以是单元格区域。

rows是相对于目标引用区域里的左上角单元格上(下)偏移的行数,行数可为正数(代表在起始引用的下方)或负数(代表在起始引用的上方)。

cols是相对于目标引用区域里的左上角单元格左(右)偏移的列数,列数可为正数(代表在起始引用的右边)或负数(代表在起始引用的左边)。

height为高度,即返回的引用区域的行数。Height必须为正数。

width为宽度,即返回的引用区域的列数。Width必须为正数。

说明:如果行数和列数偏移量超出了工作表边缘,OFFSET函数将返回错误值#REF!。

如果省略了height或width,则假设其高度或宽度与reference相同。

OFFSET函数实际上并不移动任何一个单元格或更改选取定区域,它只是返回一个引用。

▲OFFSET函数可用于任何需要将引用作为参数的函数。

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运算结果:

OFFSET函数应用:应用OFFSET函数得到新引用

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