1. 适用范围
1.1 为了对本厂质量管理体系所要求的文件予以有效控制，确保各相关场合所使用的文件属有效版本，特编制本形成文件的程序。
本程序适用于本组织质量管理体系所需的如下各类文件：
——有关方针方面的文件，包括质量手册；
——过程控制文件（质量计划、程序文件）；
——完成规定任务的各种规程和指导性文件；
——与质量管理体系相关的外来文件，包括引用的国际、国家、区域和行业标准（工艺、技术文件）、合同及相关方的文件；
——质量记录，等。
1.2 通过本程序文件的实施，以确保：
a.文件发布前得到批准，以确保文件是适宜、有效的；
b.对文件进行定期评审，必要时进行修订，并再次批准；
c.确保在使用场所，只可得到相关文件的有效版本；
d.确保文件保存清晰，易于识别和检索；
e.从所有发放和使用场所及时收回作废文件，以防止误用；
f.对出于满足法律要求和技术积累的目的而保留的任何已作废的文件，
进行适当的标识；
g.确保外来文件得到识别，并控制其发放；
h.确保识别文件的现行修订状态；
i.作为质量记录的文件，应予以控制。
2. 职责分配
2.1 综合管理部和技术质量部负责本程序的贯彻实施，并对各部门文件处置进行监督和指导。
2.2 综合管理部负责管理类文件，技术质量部负责技术类文件的管理。
凡属各部门制订、发放的文件，应报相应主管单位备案归档。
2.3 各部门设专人负责管理属本部门贯彻实施和签收、制订、发放的文件。
3. 程序描述
3.1 文件的分类：
a.按文件来源分：内部文件、外来文件；
b.按文件类别分：质量体系文件、经营性文件（合同、协议相关方文件
等）、行政法规性文件、工艺和技术类文件，等；
c.按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。
3.2 受控文件的程序描述
3.2.1 内部受控文件的程序：
a.文件制订提出部门拟订制订文件的要求；
b.文件的编制；
c.文件的审核（评审）；
d.文件的批准；
e.文件的发放；
f.文件的签收、使用；
g.文件的修订；
h.文件的作废；
i.文件的管理、归档。
3.2.2 外来受控文件的程序
a.文件的收录（编号）；
b.文件的批转；
c.文件的发放；
d.签收、使用；
e.文件的管理；
f.文件的归档。
3.3 受控文件控制程序流程图
3.3.1 组织（及所属部门）制订、发放的受控文件受控流程图（如附图1）3.3.2 外来受控文件受控流程图（如附图2）
3.4 文件编号
3.4.1 质量文件编号：
a.质量手册编号：
b.程序文件编号：
c.各种规程和指导性文件的编号：
d.质量记录编号：
3.4.2
可按组织原文件管理规定执行。
3.4.3 部门代号规定：
技术质量部—01 营销部—02 生产装备部—03 财务部—04
综合管理部—05 机加车间—06 花键轴车间—07 锻造车间--08
4. 程序说明
4.1 文件的编制、审批和发布
4.1.1文件制订由承担其管理和使用职责的部门负责提出，并组织编制。
4.1.2 文件审批、发布的权限：
a.质量手册由综合管理部组织编制，管理者代表审核，法定代表人批准
发布；
b.质量计划（质量策划），由技术质量部组织编制，部门领导负责审核，
总工程师批准实施；
c.程序文件由有关责任部门组织编制，部门领导审核，管理者代表批准
发布；
d.规程性文件与指导性文件，由相关部门负责人组织编制，如涉及到多
部门的应由主要负责单位出面组织，最终由相关部门负责人审核批准；
e.技术文件由技术质量部组织技术人员编制，由部门领导审核、批准，
必要时由有关领导批准发布；
f.外来文件中直接引用的各类标准，规范等，由技术质量部或应用部门
提出，由主管领导批准发布；
g.安全管理工作的有关标准、规范，由生产装备部编制并发布。
4.2 文件的发放及使用、管理
4.2.1 受控文件应盖有“受控”标识的印章，需要时注明分发号。
技术质量部和综合管理部分别建立“受控文件清单”，并经主管厂长批准后发布。
4.2.2 由综合管理部统一编制“管理文件发放登记表”，技术质量部统一编制“技术文件发放登记表”按文件主管负责人批准的发放范围发放。
文件领用人应在“登记表”上签名。
4.2.3“文件发放登记表“在所发放文件的有效期间及作废后五年内，应由主管部门妥善保管，以确保文件的可追溯性。
4.2.4 文件领用人应对领用的文件加以妥善保管和使用，防止污损、遗失。
4.2.5 受控文件不得随意自行复印。
如需要时，使用者应向主管部门申请领用。
4.2.6 文件因破损严重而影响使用时，使用者应向主管部门办理文件更换手续，交出破损文件，换发新的文件，换发的文件允许使用原文件的分发号。
4.2.7 文件遗失后，遗失人应递交书面申请，办理重新领用手续，由主管部门核准后补发。
补发有分发号要求的文件时，应给予新的分发号，并注销原分发号。
必要时，将遗失文件的分发号通知有关部门，以防误用。
4.2.8 汇编成册的受控文件，应按每一单册进行受控标识，可统一发放管理。
文件合订本中有受控和非受控的，应在受控文件的封面或前页加盖受控标识印章。
4.2.9 受控文件的使用人工作岗位发生变动时，其使用文件按如下方式管理：
a.在组织内部调动其性质相同的岗位，保留原使用文件；
b.调出本组织或调到组织内与质量无关岗位的，原使用文件由主管部
门负责收回；
c.调至组织内与质量有关的其他岗位的，原使用文件由主管部门予以
调整。
4.3 文件的更改
4.3.1 文件需要更改时，由文件更改提出部门或人员填写“技术/管理文件更改申请单”，说明更改原因。
4.3.2 文件作局部文字或数据修改时，应在被修改文字或数据的划线上注明“作废”，并在临近适当的位置标明修改内容，并由修改者签名。
不允许用修改液对正式文件进行修改。
4.3.3 文件经多次修改，或需作较大幅度修订时，应予以换页或换版。
原页或原版文件作废，换发新页或新版本。
4.3.4 文件更改的审批及发放管理，按原文件的管理程序办理。
当采用换页或换版方式时，应在发放新页或新版的同时，收回旧页或旧版文件。
4.4 文件的作废
4.4.1 文件作废时，应由原文件管理部门发文，宣布该文件作废，以防止误用。
受控的作废文件，应按原“文件发放登记表”名录逐一收回，并作记录。
4.4.2 收回的作废文件，在暂不销毁前，应由该文件管理部门盖上“作废”印章，或归入作废档案类。
4.4.3 作废文件销毁应填写“文件和资料销毁申请单”，经文件管理部门负责人批准后予以销毁。
4.4.4 作备考用的作废受控文件，由留用人填写“作废文件留用申请单”，经文件管理部门负责人批准后，由文件管理人员加盖“作废”印章后方可留用。
4.4.5 合订本中部分文件作废而且无法隔离时，应在作废文件的封面或首页加盖“作废”标识印章。
4.4.6 作业现场不准保存“作废”的文件。
4.5 外来文件的管理
4.5.1 所有与质量管理体系有关的外来文件，都由对口责任单位负责签收、登记、分类、编号和处理。
4.5.2 各部门根据外来文件的类别、性质递交组织最高管理层的有关人阅批，或直接转发给有关职能部门。
a.属于上级机关下发的行政法规性和管理性文件，由综合管理部负责保
存，并贯彻实施；
b.属于工艺、技术类文件，由技术质量部实施管理并保存；
c.属于顾客、供方或相关方提供的文件资料，由责任对口单位签收、登
录后，转发给有关部门使用，管理；
d.凡须从国际、国家、地区或行业标准中，引用的工艺、技术规范，由
技术质量部负责摘录，编制，并审核其是否属于有效文本，形成本
组织的技术文件。
4.5.3 由主管部门转发或发放的各类外来文件，都须填写“文件发放登记表”，由发放部门保存。
4.6 文件的归档
4.6.1 需要归档的文件，由文件归口主管部门按档案管理规定，进行分类、编目、归档。
4.6.2 以项目为中心的文件管理，宜采取“一个项目立一档”的管理方式，在项目结束，产品交付后，由各部门负责收集与该项目有关的文件资料，移交给技术质量部归档。
4.7 文件的借阅
文件借阅人应填写“文件借阅登记表”，办理借阅手续后，方可借阅，并在规定期限内归还。
4.8 各种媒体的文件，应由文件管理人员妥善保存，做到不丢失、不损坏、不变质。
5. 文件清单
6. 质量记录
6.1 YB/QR（4.2）-01-00 技术文件发放登记表6.2 YB/QR（4.2）-02-00 管理文件发放登记表6.3 YB/QR（4.2）-03-00 外来文件登记表
6.4 YB/QR（4.2）-04-00 技术文件更改申请单6.5 YB/QR（4.2）-05-00 管理文件更改申请单6.6 YB/QR（4.2）-06-00 文件资料销毁申请单6.7 YB/QR（4.2）-07-00 作废文件留用申请表6.8 YB/QR（4.2）-08-00 受控文件清单
组织受控文件受控流程图
附图一
外来受控文件受控流程图
附图二。
