清华紫光电子档案管理系统TH-AMS系列产品之清华紫光综合档案管理系统
标准版
档案录入员使用手册
清华紫光电子档案事业部
北京紫光启明信息技术有限公司
公司简介
北京紫光启明信息技术有限公司（清华紫光电子档案事业部），是一家专注于信息资源管理领域研究和实践的高新技术企业，紫光档案依托于清华大学雄厚的技术背景和研究开发实力，立足档案信息领域，以自有知识产权软件和应用开发为主，为广大的用户和合作伙伴提供先进、专业、稳定的档案管理系统，可靠而安全的系统集成和优秀而完善的档案数字化增值服务。
扎根清华沃土，服务档案事业。1994年起从清华大学承担的“工程图纸智能处理和管理系统”、国家“八五”和“863”高科技项目，发展到拥有上千家大型用户的“清华紫光电子档案管理系统TH-AMS”系列产品；从单一的科技档案管理，发展到综合档案管理、企业档案管理和数字档案馆。我们和广大的档案工作者一样，见证着数字档案发展的历史，并不断研究着信息资源发展的未来。我们用十多年的技术积累和从业经验，不断丰富和完善我们的产品；广大的用户和我们一起实践着电子档案的发展；我们核心团队的知识和经验，在不断的探索和应用中得到丰富和成熟。
前言
感谢您选择《清华紫光综合档案管理系统TH-AMS标准版》！
清华紫光综合档案管理系统TH-AMS是北京紫光启明信息技术有限公司（清华紫光电子档案事业部）自主研发的电子档案管理系统。TH-AMS系列产品在设计上考虑了信息资源管理的发展趋势，以档案管理理论为指导，根据对全国市场、众多行业需求、各种档案业务的理解，建立起面向政府机关及企事业单位的通用档案业务模型。
清华紫光综合档案管理系统支持多模式归档文件整理，多全宗管理模式，跨库检索查询等功能，并实现了与在线OCR、全文检索、双层PDF/CEB技术、数据交换、图形图像处理、流文件浏览等新技术的集成。系统采用C/S和B/S混合结构分为：档案业务部分、系统维护部分和信息服务三部分。其中档案业务部份包括：文件管理、收集整编、档案管理和开发利用，涵盖了档案业务处理的全过程；系统维护部份提供如下定制工具：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制；信息服务部份主要包括：消息平台和档案专业网站。
信誉保证
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版权声明
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1概述
系统简介与特点
系统简介
系统整体概述
清华紫光综合档案管理系统是由北京紫光启明信息技术有限公司（清华紫光电子档案事业部）研制和开发的具有自主知识版权档案管理系统，该系统统主要分为两大部分：档案业务部分和系统设置部分。
其中档案业务部份包括：文件管理、收集整编、档案管理和开发利用四部份，涵盖了档案业务中的收集整理、日常管理和信息开发利用工作，主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员，这部份功能系统设计得简单实用、方便快捷，档案管理人员可以通过这些功能，根据定义好的管理规则和规范，自动或辅助手工实现档案的各项业务工作。
系统设置部分主要提供了一套系统的定制工具，可以针对不同行业的档案管理需求和规范，定制符合用户本单位使用的档案管理系统，可定制的内容包括：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制等。主要针对项目实施人员、或对本单位档案业务熟悉的系统管理员。系统设置部分功能强大，可以将用户单位的档案管理规范和制度通过定制实现，用系统保障使用人员对规范和制度的执行，确保档案的业务流程有序地进行。
将档案业务和系统设置的功能分开，就可以针对不同的使用者，将档案业务部分的使用和操作做得简单方便，使非计算机专业的人员可以轻松掌握系统，同
时可以将用于专业人员的系统设置功能做成一个档案管理的平台，提供给专业人员一个功能强大的定制工具包，这样系统就实现了功能性和易用性的完美结合。
知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是企业信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分。因此，要实现本单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度和方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。清华紫光综合档案管理系统从设计时就考虑了知识资源管理发展趋势，因此在系统中功能更加侧重于文件的收集整理和开发利用、侧重于各种知识管理方式和结构的定制工具的提供，为进行知识资源管理提供了技术手段。
系统特点
系统如下：
1.使用简单方便，完全按照档案管理的业务组织功能模块，并且使用方便
快捷，在一个界面下面实现了所有功能，而不需要切换不同的模块和界
面；同时数据的展现形式更加形象直观，为资源管理器风格，用户对档
案数据的结构和操作一目了然；
2.增加了文件管理子系统，可以对归档前的文件进行管理，这样不仅提供
了各归档部门对自身文件的管理手段，而且实现了文档的一体化；
3.可以实现分散整理、集中整理和混合模式的归档文件整理流程，更加灵
活和适应未来的变化；
4.针对大型集团企业，可以实现集中存储、集中应用的多全宗集中式管理；
5.档案数据的存储更加安全可靠，可以选择存在数据库中，也可以以文件
系统方式存储在文件服务器上；
6.用户的机构和权限管理功能更加强大和灵活，同时又不失管理的方便性，
增加了角色的概念，可以通过角色进行方便的赋权；
7.应用和开发平台得到全面升级，新系统全面支持新的操作系统和数据库
平台；
8.数据库的结构设计、数据的存储和查询效率得到了更好的优化和提高；
9.更加注重档案的收集整理和开发利用，可以根据规则实现自动整理，并
为档案管理人员对档案信息的提炼提供了更好的工具；
10.预留与各种新技术的接口
●在线OCR技术
●全文检索技术
●数据交换技术
●流数据文件浏览技术
●和其它信息管理系统的接口
系统的技术架构
系统架构
系统采用C/S和B/S混合结构，其中提供网上用户利用的部份采用B/S方式实现，这部份用户量大，采用B/S方式对用户的使用和系统的维护都提供了很大的方便；档案业务部份是通过C/S方式实现的，这部份采用C/S方式具有更强的安全性和使用方便灵活性，可以提供更强大的对数据操作的功能，主要针对档案部门的档案管理人员。
系统基础操作
系统登录和退出
系统的登录和退出都是标准的WINDOWS风格，只需要输用户名和密码就可以登录系统，用户名和密码是由系统的权限管理进行控制的。
不同角色用户登录系统以后所看到的用户界面是一致的，系统对用户的操作权限进行了控制，看到和访问的数据不同。
系统的登录界面如下图所示：
系统界面说明
登陆后，显示的系统主界面如下：
上图为档案系统的主界面，与OutLook的界面风格相同，主要分为功能区和数据区。功能区主要指软件的功能菜单和功能图标；数据区主要是系统所要操作和展示的档案数据。
功能区分为左侧菜单和顶行菜单2部份，左侧菜单包含了系统的三级菜单，一级菜单以条状菜单为主包括：文件管理、收集整编、档案管理、开发利用和系统维护5个一级菜单。二级菜单和三级菜单以图标的方式体现，用鼠标点选二级菜单，如果没有三级菜单，则直接进入功能操作，如果有三级菜单，则会打开三级菜单图标。顶行菜单是左侧菜单中的常用功能操作，会随着选择不同的左侧菜单功能而变化。
数据区也分为两部份，目录树和数据区，目录树显示了档案数据的组织结构，通过选择目录树上的节点，可以控制数据区中显示的档案数据范围，就像WINDOWS系统中的资源管理器一样。目录树可以由档案管理员进行定制，也可以是档案的分类表，可以根据用户的使用习惯进行选择切换。数据区按照案卷、卷（盒）内文件和散文件分成3个区域，一目了然。
这种界面风格将所有功能都列于同一界面之下，使用简单方便、展现的信息
量大，不需要来回切换模块，就象把所有工具和材料都放在了一个大桌面上，随手可以拿来使用。
2 文件收集功能模块的使用
业务操作 文件数据的增删改
如上所述操作进入用户所需的数据区后，点击快捷命令栏中的“增加”按钮，则在相应数据区内增加一条空数据项（著录条目），用户可在数据区内手动输入相应的著录字段信息；在数据区内选中一条数据项点击“删除”按钮
，
则删除此条选中数据（删除后数据暂时存入回收站，用户需手动清空回收站进行彻底清除）；
在数据区内选中一条数据项点击“编辑”按钮，则弹出数据
录入卡片方式对话框，如图所示：
著录字段
在此对话框中的上部显示所有可见的著录字段，下部的电子文件信息框中挂接此条数据项下的电子原文并显示电子原文的标题信息、扩展名和添加此原文所使用的配置名称（有关服务器的挂接配置详见“5.5.7参数设置”下的“服务器配置”）；电子文件预览框可显示出用户所选电子原文的预览图，下面介绍各按钮的
功能：
【退出】退出登记（修改）卡片
【第一条】显示该数据范围内的第一条数据
【上一条】显示当前数据的上一条数据
【下一条】显示当前数据的下一条数据
【最后一条】显示该数据范围内的最后一条数据
【增加】自动增加一条空白数据
【保存】保存用户所对数据做的修改
【撤销修改】撤销用户对数据的修改
数据检索
检索是档案管理员日常的工作之一，系统为用户提供了方便快捷的查询工具，点击工具栏上的【检索】按钮，查询界面如下图所示
系统提供了“直接查询”和“组合查询”两种检索方式。“直接查询”用户可以直接将要查找的信息填写到“字段信息”后面的编辑框中，在中间选
择操作符，点击上方的【检索】按钮开始查询。如果用户不是十分明确要查找的信息属于哪各字段可以将信息填写在“任意字段”后，点击上方的【检索】按钮开始查询这样实现的查询也叫模糊查询。在“组合查询”
方式下用户可以设置多个查询条件进行复合查询。
在对话框里可以设置多个条件进行多条件复合检索：
1.在“字段名”下拉框中选择字段名；
2.在“运算符”下拉框中选择运算符；
●“等于”指用户所选字段名的值等于用户输入的条件值；
●“不等于”指用户所选字段名的值不等于用户输入的条件值；
●“大于”指用户所选字段名的值大于用户输入的条件值；
●“小于”指用户所选字段名的值小于用户输入的条件值；
●“大于等于”指用户所选字段名的值大于等于用户输入的条件值；
●“小于等于”指用户所选字段名的值小于等于用户输入的条件值；
●“包含”指用户所选字段名的值包含用户输入的条件值；
●“不包含”指用户所选字段名的值不包含用户输入的条件值；
●“为空”指用户所选字段名的值为空；
●“不为空”指用户所选字段名的值不为空。
3.在“条件值”编辑框中输入字段中需要查找的条件值即可（根据选择的运
算符不同输入此字段的全部或部分的值）。
4.设置好一个检索条件后点击【添加检索条件】按钮，将设置好的检索条件
添加到检索条件录入框中。
5.添加一个检索条件后可以选择“并且”、“或者”、“非”及左右括号“（”、
“）”用以改变检索条件间的逻辑关系；
如果选择“或者”，此时当前所设的条件与前一所设的条件是逻辑‘或’的关系，也就是两个条件中满足一条就生效；
如果选择“并且”，那么当前所设的条件与前一所设的条件是逻辑‘与’的关系也就是两查询条件必须同时满足才生效。
如果选择“非”，那么当前所设的条件与前一行所设的条件是逻辑非的关系也就是前一检索条件必须排除后一检索条件的范围时整条检索条件才生效。
例如：需要检索1999年以来关于机构调整的有关文件。
首先输入第一个检索条件，在“字段名”下拉框中选择“成文日期”字段，在运算符下拉框中选择“大于等于”项，在条件值编辑框中输入“1999-01-01”，系统会把1999年1月1日以后的文件全部检索出来。添加完第一个检索条件后选择“并且”，然后在“字段名”下拉框中选择“文件标题”字段，在运算符下拉框中选择“包含”项，在条件值编辑框中输入“机构调整”，以上二个查询条件是逻辑与的关系，至此所有检索条件输入完毕，如图所示：
点击【删除】按钮删除所有已经添加的检索条件，点击【检索】按
钮则按照设置好的检索条件进行数据的检索，点击“列所有”按钮则列出当前数据范围内的所有数据项，点击【取消】退出检索对话框。
电子原文的挂接
本系统中电子原文的挂接按照挂接后电子原文的存放方式分为两种类型，数据库方式和文件服务器方式，前者指挂接后电子原文直接存储到数据库系统中，后者指挂接后电子原文存储到专用的文件服务器上（有关上述两者的具体描述详见本使用手册“5.5.7参数设置”下的“服务器配置”）。上述两种类型各有两种挂接方式，下面将具体叙述这两种挂接方式：
第一种：单独挂接
在卡片方式的录入对话框中点击“挂接”按钮，弹出挂接电子文件对话框，如图所示：
在挂接电子文件对话框的上部左边为硬盘盘符选择下拉框和系统资源目录树，在其中选中电子文件所存放的目录（即文件夹），在中间的文件选择列表框中选择所要挂接的电子文件，在右边的电子文件预览框中可以显示所选中电子文件的预览图；在挂接电子文件对话框的下部左边为挂接配置名下拉框，在此选择所用的挂接配置名称，在下部右边的电子文件标题编辑框内用户可以手动输入挂接的电子文件的标题。
通过点击“预览”按钮可以显示或隐藏电子文件预览框，点击“挂接”按钮则在当前数据项下挂接所选的电子文件，点击“关闭”按钮则退出挂接电子文件对话框。
第二种：批量挂接
当有多个文件且每份文件有多个电子文件需要挂接的时候，我们可以利用‘批量挂接’来挂接电子文件。
例如：有如下3份文件需要挂接电子文件，每份文件对应一个电子文件。
首先，要按照规则为电子文件命名，例如我们的规则为‘年度－登记号－序号’，对应的电子文件名称则为‘2005－0001－01’、‘2005－0002－01’、‘2005－0003－01’如下图所示：
六、用户操作手册 1．引言 (1) 1.1编写目的 (1) 1.2项目背景 (1) 1.3定义 (1) 1.4参考资料 (1) 2．软件概述 (3) 2.1目标 (3) 2.2功能 (3) 2.3性能 (4) 3．运行环境 (5) 3.1硬件 (5) 3.2支持软件 (5) 4．使用说明 (6) 4.1安装和初始化 (6) 4.2输入 (6) 4.2.1数据背景 (6) 4.2.2数据格式 (6) 4.2.3输入举例 (7) 4.3输出 (7) 4.3.1数据背景 (7) 4.3.2数据格式 (8)
4.3.1输出举例 (8) 4.4出错和恢复 (9) 4.5求助查询 (10) 5．运行说明 (11) 5.1运行表 (11) 5.2运行步骤 (11) 5.2.1运行控制 (11) 5.2.2操作信息 (11) 5.2.3输入/输出文件 (12) 6．操作命令一览表 (13) 7．程序文件（或命令文件）和数据文件一览表 (14) 8．用户操作举例 (16)
1．引言 1.1编写目的 为了帮助用户更好地了解和使用软件，提高用户与软件的亲和度。用户手册讲述了怎样安装、配置和使用该学生档案管理系统。 用户操作手册是从总体上详细说明用户对个模块功能的使用方法，以及输入规则和格式。在用户使用过程中起到了关键性的指导作用。 1.2项目背景 鉴于目前学校学生人数剧增,学生信息呈爆炸性增长，计算机成本日益下降的前提下,学校对《学生档案管理》的自动化与准确化的要求日益强烈的背景下，由兰州理工大学提出，由面向对象软件工程课程设计四组开发，兰州理工大学全体师生为最终的项目用户，全国高等院校都是潜在用户。此项目与《教务管理系统》和《库存管理系统》有相似性，部分代码可以重用，有较高的参考意义，降低了项目的开发难度。 1.3定义 档案管理系统：学籍管理是帮助教学人员、行政人员对人事档案的管理软件。 1.4参考资料 1.项目《库存管理系统》资料 2.互联网《学生档案管理系统》资料
档案管理操作手册 Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】
目录
档案管理 PowerOn图纸文档管理系统提供了从文件的产生，修改，批准到修订的系统管理，而本章节的档案管理则是文件的最终归档管理。为项目管理团队和项目各主要执行中心进行所有项目文件归档的系统管理，收集归档文档的相关信息，可以支持将来企业的运作及组织维护部门的需要。同时，档案管理中的文件及其原始数据有利于建立未来的项目生命周期和知识管理系统。 在实际项目中，许多信息是由档案管理系统给出。档案管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集，加工，分解，编目，存档，并作为项目各参与方提供专用和常用的信息过程。前章图纸文档管理是本章档案管理的基础，是项目图纸文档被有效率使用的前提条件。 在【工程中心】中单击【档案管理】，或者在【工程中心】选择菜单【模块】=>【档案管理】，即可进入档案管理模块。 首先跳出的是档案库的选择窗口。
图17-1 档案库选择窗口 档案管理初始化 17.1.1 档案馆信息维护 用户选择【定义】=>【档案馆】菜单，系统弹出档案馆定义和维护窗口。用户可在当前窗口增加、删除和修改档案馆信息，默认档案馆不可删除。用户可指定一个档案馆，点击设置默认档案馆。系统将当前档案馆设置为默认档案馆。
图17-1-1 档案馆信息 17.1.2 定义ABS码 标准档案分类码在系统中简称ABS码。不同行业均有自己的行业标准档案分类码。所以，系统支持不同的档案库选择不同的标准档案分类码。 选择【定义】=>【标准档案类目（ABS）】菜单，进入ABS编辑的窗口。
目录 一、档案管理平台综述 (2) 二、档案案卷管理 (3) 三、档案文件管理平台 (6) 四、档案文件的列表导入 (10) 五、档案借阅管理 (12)
一、档案管理平台综述 档案管理分为文书档案和工程档案。 操作路径为： 工作管理→档案管理→分类档案管理 →文书档案/工程档案 如右面图1所示。 双击打开进入档案管理平台界面， 如下面图2所示（以文书档案为例） 图1 图2 案卷平台 卷内文件 未归卷文件 组织目录树
1.组织目录树：显示的是当前操作员拥有的登陆组织列表，选择相应的组织，在其下建立档案目录分类（文书档案以年份分类，工程档案以工程项目分类）； 2.案卷平台：显示的是具体档案目录下的卷（盒）列表，对文件进行归盒归卷处理； 3.卷内文件：选中具体的卷（盒），会将卷（盒）内已有的文件在此平台中以列表的形式展现； 4.未归卷文件：所有已经入档，但未归卷（盒）的文件列表。 二、档案案卷管理 图3 如上面图3所示，在档案管理平台组织目录树中，选中相应的档
，点击“新增”，出现案卷管理平台，如下面图4所示： 图4 文书档案案卷管理平台字段说明： 编号数据名称来源说明其他说明 1档号自动生成组织号.年+流水（2位） 2保管期限选择录入永久、长期、短期 3密级选择录入绝密、机密、秘密、普通 4件数自动生成本卷内文件总份数 5页数自动生成本卷内文件总页数 6案卷题名手工录入卷名 7立卷单位选择录入 8存放位置手工录入实体档案存放地点 9起始日期自动生成卷内文件最早成文日期 10终止日期自动生成卷内文件最新成文日期 工程档案案卷管理平台字段说明： 编号数据名称来源说明其他说明 1档号自动生成项目编号.流水（2位） 2工程项目选择录入该操作员拥有权限的项目 3保管期限选择录入永久、长期、短期 4密级选择录入绝密、机密、秘密、普通 5件数自动生成本卷内文件总份数 6页数自动生成本卷内文件总页数 7案卷题名手工录入卷名 8立卷单位选择录入 9存放位置手工录入实体档案存放地点 10起始日期自动生成卷内文件最早成文日期 11终止日期自动生成卷内文件最新成文日期
汾西矿业集团公司 档案（信息化）管理系统 用 户 操 作 手 册
1、系统应用价值 2、产品的特点 3、系统档案库结构 4、系统基本操作
1、系统应用价值 购买档案管理系统主要用来解决以下问题： 1.档案没有管理，档案散落在每个职工手里，没有档案管理部门，并且每年有200 份以上的文件产生。 2.有档案管理部门，但没有计算机管理，查询利用还是手工操作。 3.原始纸质档案占用大量的空间。在现在大城市空间紧张，房价越来越高的今天，，如何节省档案占 用的空间？ 4.档案的保管成为问题，南方太潮湿、北方干燥都成为档案管理的难题，如何能保证档案信息 不随着时间的流逝而消失。 5.有计算机管理档案，但没有实现联网，档案信息被困在“信息孤岛”中，无法得到有效利用。 6.有了计算机管理档案了，但系统维护非常困难，出现问题找开发厂商，几个月也没有回音。 7.上了计算机系统，但查询起来还是比较慢，不能达到预期的目的。 8.实现计算机联网了，但其它系统的数据无法与档案管理互通。造成数据的重复录入和查询利 用困难。 9.档案管理系统也联网了，与其它系统的数据也可以互通了，但档案的全面信息的保存没有实 现。如档案的产生过程（例如审批过程），并没有记录到档案中，而这些对于档案信息保持完整也 是必须的。 10. 上面的问题都解决了，是不是就没有问题了？也不一定！联网了、数据互通了，只是解决了档案的一般性管理。它并没有解决档案全部问题。如档案的保密特性，每个重要的单位都有非常保密的档案，和无法用价值衡量的珍贵档案，这些是在当前市场竞争中非常重要的“软实力” 了。怎样绝对的防止丢失和不能扩散，如果只是实现的一般意义上的权限管理及加密，显然是不够的。我们需要一个更加严密的监控系统监控整个单位的档案发生及保管过程。举一个例子：战场上侦查敌情，过去有飞机已经不错了，现在使用上了卫星，敌人的一举一动就一目了然，胜利就有了 每个职工手头的档案并没有随着一般的档案管理系统结合档案管理，可靠的保证！的使用得到严密的控制，丢失、泄密时有发生，而且不被人察觉，造成的损失是巨大的，有时是不可弥补的。 让客户明明我们都有对应的软件部件给予解决，对于以上问题的解决，并且量体裁衣，白白的上系统，实实在在的解决问题。2、产品特点:1. 数据库树形结构技术数据库树形结构技术是我们系统的独有优势，针对某一具体档案管理类型，树形扩展深度没有限制，提供了复杂文、档资料的管理平台。 理支持档案管类型深度扩充 档案管理中可能出现个性的地方均可灵活定制
同济大学档案管理系统 操作手册 同济大学档案馆 二○○八年五月
目录 第一章系统简介 (1) 第二章档案管理 (3) 1．档案信息录入 (3) 2．档案查询与打印 (9) 3．文件调整 (11) 4．档案实体销毁 (12) 5．辅助立卷与批量修改 (12) 6．文件识别 (13) 7．邮件系统管理 (15) 第三章名词解释 (16)
第一章系统简介 本系统采用浏览器/服务器结构，具有维护方便，不需要安装客户端软件，客户端只需要一台联网（局域网、校园网、互联网）的计算机就可以应用，具有操作简单、维护方便、安全可靠、功能齐全等特点。 该系统包括档案管理(科技档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案管理等)、收发文管理、全文自动著录与标引等子系统，其主要功能特点如下: 一、系统构架及运行平台 浏览器/服务器(B/S)结构作为客户机/服务器(C/S)的替代技术已经成为目前各类网络管理系统的主流技术。本系统正是基于浏览器/服务器(B/S)结构，具有易安装、易维护、易操作，与操作系统，后台数据库无关等特点。 二、系统主要功能 1. 全文自动著录与标引 系统设计了面向21世纪的办公自动化过程中形成电子文件全文自动采集，自动著录(即自动从电子文件全文提取各个著录项)，自动标引分类号、档号、主题词、保管期限与全文任意关键词自动检索。实现了档案文件的采集、著录与标引自动化和人工智能化，对办公自动化过程中形成的电子文件的利用十分方便，大大提高了档案工作效率和自动化程度。 2. 全文管理与全文检索 本系统的全文管理通过高效的全文检索算法，实现了全文的高速检索。系统还支持用户远程上载各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像，从而实现了对档全文检索、打印、下载、上传、备份等的全方位管理。 3. 图像、录像、录音等多媒体档案管理 系统对扫描图像、录像、录音等多媒体档案进行统一管理，用户可以远程上载图像、多媒体文件到系统中，对于录音录像档案还可以进行在线点播。 4. 档案信息统计 系统可以对各类档案资料进行灵活的统计，并且可以绘出个直方图、统计表等各种统计图表。 5. 档案借阅利用 系统实现了档案管理借阅利用的网络化，用户只需要通过身边的计算机远程登录到系统中就可以查阅馆藏档案信息，确定所要借阅的档案实体，系统即可纪录完整的借阅利用信息，并可以进行借出档案实体的催还，借阅利用信息的统计等操作。
档案管理系统使用 说明
档案管理系统使用说明 系统运行环境： 显示器分分辨率在1024x768以上； windows 9x；windows xp；windows ；建议使用windows xp 效果最好。 excel.97及以上版本；word.97以上版本；建议使用word 及excel 系统使用： 只需将档案管理系统直接复制到硬盘上D盘根目录下（不能在其它位置，若在其它位置将出错）即可使用 特别注意：不能更改档案管理系统内任何文件夹内的文件结构，任何表格只能增减、修改记录。 一、系统登录： 打开D:\文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击打开。 初始用户名：123；密码：123
首次使用，将提示软件尚未注册，点击“是”打开注册界面，出现下图界面时请电话联系索取注册码。 二、系统使用方法： 注册成功后，再次登录出现如图主界面：
本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案，请参照相关说明操作。 其中文书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作方法完全相同，现以文书档案为例进行操作方法介绍。 点击“文书档案”按钮，出现以下界面： 文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归
档案、文书档案管理四个模块。完整规范的收集档案应按这四个模块的顺序进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。 （一）文书档案收文簿 1.新增 点击“新增”按钮后在左边的输入框内输入相应内容 自动增加一条新记录并自动保存。 注意： （1）收文号与年度自动生成，一般不需改动。但年度发生变化时，请改动。 （2）收文月与收文日自动与上次输入的内容一致（避免同一天收文时重复输入收文月与收文日），若收文月与收文日与当前日期不一致，请修改。
目录 第一章引言。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[5] 1. 编写目的。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[5] 2.项目背景。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[5] 3.定义。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[5] 4.参考资料。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[5] 第二章任务概述。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[6] 1. 目标。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[6] 2.运行环境。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[7] 3.条件与限制。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[7] 第三章数据描述。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[9] 1. 静态数据。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[9] 2.动态数据。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[11] 3.数据库描述。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[14] 4.数据词典。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[5] 第四章功能要求。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 1. 功能划分。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 2.功能描述。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 第五章性能需求。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[16] 1。数据精确性。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 2. 时间特性。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15]〕 3. 适应性。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 第五章运行需求。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[16] 1。用户界面。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 2. 硬件接口。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 3.软件接口。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 4.故障处理。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[15] 第五章其他要求。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。[16]
档案信息管理系统 使用手册
目录 5.4．归档状态管理 (27) 30 31 31
1 2 2 3
一、登录档案信息管理系统 打开一个 IE 窗口，输入档案信息管理系统地址，在登录界面中输入登录帐号和密码，点击登录。 1.1. 系统首页 登入系统后，首先进入档案信息管理系统首页，如下图所示。 首页的导航栏中，“首页” 用于进行档案相关的操作，“消息列表”用于管理个人的站内消息，“全文检索” 用于对有权限的所有档案原文进行全文检索，“系统管理” 用于进入管理后台，进行系统的管理。 1.2. 个人设置 点击首页左上方的“个人设置”，弹出个人设置窗口，如下图所示。
填写必要的信息后，点击提交修改个人信息 1.3. 修改密码 点击首页左上方的“修改密码”，弹出密码修改窗口，如下图所示。 填写正确的旧密码、新密码和确认新密码，点击提交修改当前帐号的密码。 1.4. 退出系统 点击首页右上方的“退出系统图案” ，系统将注销当前用户，并返回登录页面； 直接关闭浏览器，系统也将注销当前用户。 二、档案库定义 浏览左边树，如上，可见“添 |删 |修”文字链接，分别用于添加档案库，删除档案库以及修改档案库信息。
2.1. 添加档案库 “科技档案” ，然后单击“添” 文字链接，选中将要添加子档案库的档案库例如 弹出如下窗口。 输入档案类别即将添加的档案库名称，单击“提交” 即可。系统会弹出如下对话框： 如上意思是指选中的父类别将无法显示用户添加到该类别的数据。如果单击“取消”该添加操作。 2.2. 删除档案库 在左边树形中选中将要删除的档案库，然后单击“删”文字链接，弹出如下窗口。
WD_QP_3-03_QR_05 编号：WD_HS_CUM_011129_CJG 江苏省卫生监督综合管理信息系统 软件开发项目 档案管理系统 用户操作手册 （Version版本0.1） 万达信息股份有限公司 2010年11月 文档修改情况记录 版本号修改状态修改日期修改摘要修改人
1.0 创建 2010-11-25 创建崔静圭 目录 第 1 章引言 (3) 1.1编写目的 (3) 第 2 章系统概要 (4) 2.1软件环境 (4) 第 3 章操作说明 (5) 3.1启动信息平台 (5) 3.2户综合管理 (7) 3.2.1户的查询 (7) 3.2.2创建户 (7) 3.2.3修改户(机构) (9) 3.2.4修改户(人员) (9) 3.2.5查看户详细信息(机构) (11) 3.2.6查看户详细信息(人员) (11) 3.2.7删除户 (12) 3.3户对象管理 (12) 3.3.1户对象(人员) (12) 3.3.2户对象(机构) (12) 3.4具体机构的操作 (17) 3.4.1机构(供水单位)查询 (17) 3.4.2机构(供水单位)的创建 (17) 3.4.3机构(供水单位)的修改 (18) 3.4.4查看机构(供水单位)详细 (18)
3.4.5机构(供水单位)的删除 (19) 3.5无证监管记录(单位)的操作 (19) 3.5.1无证监管记录的查询 (19) 3.5.2无证监管记录的查看 (19) 3.6无证行医的操作 (19) 3.7健康证明管理的操作 (20) 3.7.1健康证明的查询 (20) 3.7.2健康证明的创建 (20) 3.7.3健康证明的修改 (20) 3.7.4健康证明的查看 (21) 3.7.5健康证明的删除 (21) 第 4 章常见问题解决 (21)
系统概述 档案信息化的起步是以计算机技术的发展为基础，二十世纪七八十年代，随着计算机的引入，我国档案界开始尝试运用计算机管理档案。二十世纪中期到二十一世纪初，国家和地方政府对档案信息化建设的投入有较大程度的增加，档案部门配置的信息化设备越来越多，档案信息化建设的相关法规也得到了进一步的完善，档案信息化建设进入了快速发展时期。进入21世纪以后，网络信息技术的广泛应用，特别是电子政务的快速发展为档案信息化建设注入了新的活力。 虽然国内数字档案馆发展迅速，但是我们必须清醒的认识到：很多用户单位仍然在使用着单机版的档案类管理软件。这些档案类管理软件在功能上不够完善，在运行上不够稳定，在对档案的处理速度和精度方面，远远不及网络版的档案管理软件，无法满足日益增长的档案管理需求。 《数字档案馆管理系统》是济南国子数码科技有限公司自主开发的网络版的档案管理软件，该软件的设计遵循国家档案局（馆）的相关规范、标准，操作简单、性能稳定、数据安全性高，极大提高了数字档案馆的建设速度。 公司介绍 济南国子数码科技有限公司，独立软件开发商，已通过软件企业认定、软件产品认定、CMMI L3软件开发成熟度认证、ISO9001质量管理体系认证、ISO27001信息安全管理体系认证。公司以各类管理软件研发和软件系统集成为主营业务。 解决方案 国子数字档案馆管理系统立足建设一个区域性、开放型的文件、档案信息中心，为各级各类行政事业单位和企业提供数字化的网上档案管理、查询、服务。对有价值的图像、文本、语音、影视、软件和科学数据等多媒体进行收集、组织和规范化再加工，并进行高质量的保存和管理，通过网络提供高速的多媒体信息存取服务，有效提高档案部门信息化工作。 国子数字档案馆管理系统是以分布式的海量数据支撑，基于智能检索技术和高速宽带网络技术的大型开放、分布式信息库，结合先进的信息技术、主机系统、扫描技术、网络系统、存储技术和安全管理体系，使档案工作提高到全新的管理模式，为用户带来显著的管
目录 档案管理_______________________________________________ 2 17.1 档案管理初始化____________________________________ 3 17.1.1 档案馆信息维护_________________________________ 3 17.1.2 定义ABS码____________________________________ 4 17.1.3 列表框参数定义_________________________________ 8 17.1.4 报表设置______________________________________ 9 17.2 档案库及文件整理_________________________________ 10 17.2.1 新增档案库____________________________________ 10 17.2.2 档案库管理____________________________________ 13 17.2.3 文件分类_____________________________________ 17 17.2.4 文件信息管理__________________________________ 19 17.2.5 文件的查询____________________________________ 24 17.3 辅助立卷和档案管理_______________________________ 27 17.3.1 辅助立卷_____________________________________ 28 ___________________________________________________ 28 17.3.2 档案管理_____________________________________ 31 17.4 资料移交________________________________________ 41 17.5 案卷借阅________________________________________ 47 17.5.1 创建案卷借阅__________________________________ 48 17.5.2 案卷借阅详情__________________________________ 49
软件学院 学生档案信息管理系统 需求规格说明书 专业:软件工程 团队:面向对象软件工程课程设计四组成员: 指导教师: 编写日期: 2014年10月11日
目录 1.引言 (1 1.1编写目的 (1 1.2项目背景 (1 1.3定义 (1 1.4参考资料 (1 2.任务概述 (2 2.1目标 (2 2.2运行环境 (2 2.3条件与限制 (2 3.数据描述 (3 3.1静态数据 (3 3.2动态数据 (3 3.3数据库介绍 (3 3.4数据字典 (6 3.5数据采集 (7 4.功能需求 (8 4.1功能划分 (8 4.2功能描述 (9
5.性能需求 (11 5.1时间特性 (11 5.2适应性 (11 5.3系统安全性需求 (11 6.运行需求 (12 6.1用户界面 (12 6.2硬件接口 (12 6.3软件接口 (12 6.4故障处理 (12 7.其他需求 (13 1.引言 1.1编写目的 该软件项目需求规格说明书是对《学生档案管理系统》的全面通盘考虑,是项目分析员进行进一步工作的前提,是软件开发人员正确成功的开发项目的前提与基础。此研究报告可以使软件开发团体尽可能深入了解研制课题的需求,可以在定义阶段较早的认识到系统方案的缺陷,就可以节省时间和精力,也可以节省资金,并且避免了许多专业方面的困难。本文档供项目经理、设计人员、开发人员参考。所以该软件项目需求规格说明书在整个开发过程中是非常重要的。 1.2项目背景 鉴于目前学校学生人数剧增,学生信息呈爆炸性增长,计算机成本日益下降的前提下,学校对《学生档案管理》的自动化与准确化的要求日益强烈的背景下,由兰州
家庭档案管理系统操作手册 目录 第一章系统登录 (1) 第二章家庭成员登记 (2) 第三章个人档案管理、综合档案管 (4) 第四章数据备份、数据恢复 (6) 第五章用户管理 (9) 第六章系统安装 (11) 第一章系统登录 第一步：进入WINDOWS操作系统的“开始”菜单，选择“程序”菜单，再选中“无锡市家庭档案管理系统”，启动本软件。如图1.1所示。 图1.1 第二步：在屏幕中央出现的小窗口中，输入自己的用户名和密码后，按“确定” 按钮。系统的默认用户名为ADMIN，密码是888888。如图1.2所示。
第三步：进入系统主界面。本系统主要由个人档案资料、综合档案资料、数据备份和退出四部分构成。如图1.3所示。 第二章家庭成员登记 在系统菜单栏中选择“个人档案资料”项。会弹出“家庭成员管理”窗口，如图 2.１所示。
图2.１ 一、编辑家庭成员信息 １、“添加”按钮 用于向数据库中添加家庭成员记录。如图2.3所示。 图2.3 按下“确定”按钮后家庭成员的姓名将被显示在左边窗口，点击左侧的姓名后，该成员的详细信息将被在右侧例出。如图2.4所示。
按下“取消”按钮，本次操作将不能实现。 2、“修改”按钮 用于修改家庭成员信息。 ３、“删除”按钮 用于删除该家庭成员的信息。 4、“返回”按钮 点击该按钮后，系统将返回系统窗口。 ５、著录格式说明 各字段著录时不能超过以下字长定义。 姓名——４个中文字 性别——１个中文字 家庭关系——２个中文字 民族——６个中文字 出生日期——８位半角阿拉伯数字 婚姻状况——２个中文字 政治面貌——８个中文字 文化程度——５个中文字 籍贯——５个中文字 户口所在地——２０个中文字 身份证号码——１９位半角阿拉伯数字 手机——１２位半角阿拉伯数字 工作单位——２个中文字 单位电话——１５位半角阿拉伯数字 备注——１５个中文字 第三章个人档案管理、综合档案管理 个人档案信息主要由个人履历资料、个人健康资料、个人爱好收藏、往来信 件构成。如图3.1所示。
档案管理系统使用说明 系统运行环境: 显示器分分辨率在1024x768以上; windows 9x; windows xp; windows ; 建议使用windows xp效果最好。 excel.97及以上版本; word.97以上版本; 建议使用word 及excel 系统使用: 只需将档案管理系统直接复制到硬盘上D盘根目录下( 不能在其它位置, 若在其它位置将出错) 即可使用 特别注意: 不能更改档案管理系统内任何文件夹内的文件结构, 任何表格只能增减、修改记录。 一、系统登录: 打开D:\文书档案管理系统, 将快捷图标复制到桌面上, 双击打开。 初始用户名: 123; 密码: 123
首次使用, 将提示软件尚未注册, 点击”是”打开注册界面, 出现下图界面时请电话联系索取注册码。 二、系统使用方法: 注册成功后, 再次登录出现如图主界面:
本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案, 请参照相关说明操作。 其中文书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作方法完全相同, 现以文书档案为例进行操作方法介绍。 点击”文书档案”按钮, 出现以下界面: 文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归
档案、文书档案管理四个模块。完整规范的收集档案应按这四个模块的顺序进行, 但也可直接在”文书档案管”理块中直接录入档案目录。 （一）文书档案收文簿 1.新增 点击”新增”按钮后在左边的输入框内输入相应内容 录入相关内容后将在表格中自动增加一条新记录并自动保存。 注意: ( 1) 收文号与年度自动生成, 一般不需改动。但年度发生变化时, 请改动。 ( 2) 收文月与收文日自动与上次输入的内容一致( 避免同一天收文时重复输入收文月与收文日) , 若收文月与收文日与当前日期不一致, 请修改。
档案管理系统使用说明 1.打开IE浏览器，在地址栏输入“http://121.250.164.133/”，打开档案管理系统登陆页面，输入您的用户名和密码。进入“档案信息管理”页面后，打开档案表中的“系统设置”，重新设置密码。 2. 点击“档案管理”，进入档案管理界面，点击“创建”，进 行档案表的设置。档案表创建完成后，可以添加档案信息。 （1）添加案卷。在“编辑档案信息主页面”中点击“添加案卷”按钮，在“添加案卷”对话框中输入如下内容：一级类目为归档材料的所属类别。如党群综合材料填“DQ11”，行政后勤类材料填“XZ15”、科研综合类材料填“KY11”等。具体所属类别划分见附件1。 二级目录：填入案卷所对应的年份，例如2007、2013等。 实体分类号：由年份+分类号组成，参照《枣庄学院档案实体分类办法》、《枣庄学院文件材料归档范围及保管期限表》等进行划分, 例如2013年学院行政综合类文件，其实体分类号为2013-XZ11。 卷/盒号每一年从“1”开始。 “保管期限”参照“归档范围及保管期限表”，分为永久、长期、短期、30年、10年”。根据我们的实际情况，我们选择为永久或30年。 “密级”由归档部门确定，一般文件材料为“内部”，重要的可设为“秘密”、“机密”、“绝密”等密级。“正题名”为整个案卷的文件内容的概括。比如，枣庄学院2013年行政综合类文件。 “第一责任者”为文件署名单位，多个单位从第二个开始录入“其他责任者”项，多个单位之间用“/”号隔开。 起止时间为案卷内文件所跨度的时间，比如20130102-20130630.
下图为相关著录信息，可供参考。 （2）添加文件。案卷添加完毕后，进行文件信息的著录。在“编辑档案信息主页面”中点击“添加文件”按钮，在“添加文件”对话框中所输入如下内容：一级目录、二级目录及实体分类号：输入要求参见“添加案卷”中的要求，内容相同。 文件案卷号及件号：案卷号+文件号，案卷号是指该案卷（盒）所对应的序号，文件号每卷案卷从.0001开始。第一个案卷（盒）中的第一个文件，编号应为1.0001. 第二个文件为1.0002……以此类推。系统自然增加，无须手动输入。“页数”为文件的具体页数。 “文件时间”为文件材料的形成时间，用8位数字表示，如“20090608”。可手动输入，也可按照后面的日期选项进行选择。
甘肃省 城乡居民健康档案系统 操 作 指 南 甘肃华东数码科技有限公司 2010-11
目录 一、运行环境要求与设置 (3) A．操作系统环境要求： (3) B．Internet Explorer设置： (3) 二、用户登陆 (7) 三、系统模块功能 (9) A．健康档案模块： (9) 1>.非农合人员管理： (9) 2>.农合人员管理： (12) 3>.个人汇总管理 (13) 4>.个人信息采集管理 (14) B．健康教育活动： (17) 1>.健康教育管理 (17) C．健康体检管理： (19) 1>.健康体检 (19) D.预防接种管理： (21) 1>.预防接种 (22) E.儿童健康管理： (25) 1>.健康信息采集 (25) 2>.健康信息统计 (29) F.孕产妇健康管理： (29) 1>.健康信息采集 (29) 2>.健康信息统计 (34) G.慢性病防治： (35) 1>.高血压患者随访记录 (35) 2>.冠心病患者随访记录 (38) 1/ 67
3>.随访信息汇总 (42) 4>.死亡登记 (42) 5>.汇总表 (42) H.诊断记录： (43) 1>.接诊记录 (43) 2>.会诊记录 (45) 3>.补偿信息 (47) i.转诊管理： (47) 1>.转诊管理 (47) J.基础信息维护： (51) 1>.健康指导方案 (51) 2>.检查项目类型维护 (52) 3>.科室维护 (53) 4>.体检套餐维护 (54) 5>.医生维护 (54) 6>.疫苗厂家维护 (55) 7>.疫苗批次维护 (56) 8>.疫苗接种部位维护 (57) K.经费管理： (58) L.预警管理： (60) M.统计报表： (60) 1>.卫生服务常规报表 (60) 2>.卫生服务进度报表 (61) N.老年人保健 (61) 1>.老年人保健 (61) O.系统管理： (62) 1>.用户管理： (62) 2>.系统参数管理 (63) 3>.机构维护 (64)
人保健康综合办公应用系统使用说明书(普通用户) OA档案系统操作手册 二〇一〇年十二月
档案管理手册目录 1 档案系统使用概述 (3) 2 文书档案系统 (4) 2.1 档案归档方式设置 (5) 2.2 档案管理模块功能 (6) 2.3 档案基础数据维护（档案管理员） (7) 2.3.1 档案基础数据 (7) 2.3.2 档案部门维护 (7) 3 档案归档操作 (11) 3.1 文书档案库管理（部门归档用户） (11) 3.1.1 文书档案著录 (13) 3.1.2 文书档案文档一体操作 (17) 3.1.3 档案库 (20) 4 档案查询借阅（全体用户） (26) 4.1 档案查询 (26) 4.2 档案借阅申请单 (29)
1档案系统使用概述 档案管理模块是办公系统中的一个大型模块，其功能齐全、方便，可操作性强；涵盖“文档一体”和其他门类材料的归档。档案利用、档案统计等功能。档案管理模块菜单项如下：档案库、文档一体、档案查询借阅、归档部门设置、文书档案分类管理、年度基础数据、配置初始化，不同权限的用户看到不同的部分。 （档案管理员）
（分散档案用户，即各部门归档员） 档案库和文档一体：主要是对公文系统生成的各种公文按照年度、部门进行归档，主要由分散归档用户（各部门归档员）按照一定的原则进行归档，对档案进行排号、装盒最终移交给档案管理人员（集中归档用户）；电子公文系统之外的档案可通过著录归入档案系统中。 档案查询：主要是供用户对归入档案进行查询。 档案借阅：主要是供用户对公开标题的档案进行借阅。 其它菜单项为系统的档案管理员提供管理归档部门和归档分类及年度等基础数据。 2文书档案系统 文书档案以《中华人民共和国档案法》、2006年第8号令正式施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、最新DA/T系列档案管理数字电子规范（DA/T18档案著录规则，DA/T22归档文件整理规则）；《电子文件元数据标准》和《电子文件管理细则》两项行业标准的征求意见稿中相关规定、《文书档案案卷格式》（GB 9705-88）、《机关档案工作业务建设规范》（国档发[1987]27号）、《档案管理软件功能要求暂行规定》（档发[2001]6号）等法规性文件以及直
档案管理系统使用说明 系统运行环境： 显示器分分辨率在1024x768以上； windows 9x；windows xp；windows 2000；建议使用windows xp效果最好。 excel.97及以上版本；word.97以上版本；建议使用word2003及excel2003 系统使用： 只需将档案管理系统直接复制到硬盘上D盘根目录下（不能在其他位置， 若在其它位置将出错）即可使用 特别注意：不能更改档案管理系统内任何文件夹内的文件结构，任何表格只能增减、修改记录。 一、系统登录： 打开D:\文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击打开。 初始用户名：123；密码：123
首次使用，将提示软件尚未注册，点击“是”打开注册界面，出现下图界面时请电话联系索取注册码。 二、系统使用方法： 注册成功后，再次登录出现如图主界面：
本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案，请参照相关说明操作。 其中文书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作方法完全相同，现以文书档案为例进行操作方法介绍。 点击“文书档案”按钮，出现以下界面： 文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归档案、文书档案管理四个模块。完整规范的收集档案应按这四个模块的顺序进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。 （一）文书档案收文簿 1.新增 点击“新增”按钮后在左边的输入框内输入相应内容
录入相关内容后将在表格中自动增加一条新记录并自动保存。 注意： （1）收文号与年度自动生成，一般不需改动。但年度发生变化时，请改动。 （2）收文月与收文日自动与上次输入的内容一致（避免同一天收文时重复输入收文月与收文日），若收文月与收文日与当前日期不一致，请修改。 2．文件处理单打印： 填写文件处理单时，最好是在新增信息录入完毕后，点击文件处理单按钮，即可实现对当前新增记录文件处理单的打印。 若不是当前记录，需将要处理的文件设置为当前记录（用鼠标点击表格中相应记录，在表格的最左边将出现一个黑色三角形标志，如下图，该记录为当前记录），并依次点击左边输入框的收文号、年度、收文月、收文日、文号、题名、密级等项目，该记录的信息将自动进入到输入框内，再点击文件处理单按钮，实现该记录的处理单的打印。 当前记录标志 3.文件链接 点击该按钮后将自动打开已收集的电子档案（word文档或excel表格）或扫描文件图片文件夹。 注意：请将电子档案按年度分别存放在档案管理系统\电子档案\..\ 相应的类别内。电子档案可以按文号或文件名命名保存，并且电子档案的标题必须与
基础档案操作手册 1.部门档案： 【基础设置】——【基础档案】——【部门档案】中可以增加、修改、删除部门信息。 【注】：部门一旦被使用，则不能再被删除；编码要符合编码规则。 2.人员档案： 【基础设置】——【基础档案】——【单位信息】——【人员档案】中可以增加、修改、删除人员信息。说明:蓝色字体是必输项 如果要添加的用户需要登陆ERP系统进行查询或制单、审核等操作，需要勾选。
3.供应商分类和供应商档案： 3.1【基础设置】——【基础档案】——【客商信息】--【供应商分类】中可以进行增加、修改、删除操作。 3.2【基础设置】——【基础档案】——【客商信息】--【供应商档案】中可以进行增加、修改、删除操作。 在左上角的可以增加供应商联系人和银行相关的信息。 4.客户分类和客户档案： 4.1【基础设置】——【基础档案】——【客商信息】--【客户分类】中可以进行增加、修改、删除操作。
4.2【基础设置】——【基础档案】——【客商信息】--【客户档案】中可以进行增加、修改、删除操作。 在左上角的可以增加客户的相关信息。需要开专票的客户要填写银行信息。 5.存货档案： 【基础设置】——【基础档案】——【存货】--【存货档案】中可以进行增加、修改、删除操作。【注】：存货档案一旦被使用，则不能删除；计量单位、保质期管理、批次管理的字段也不能再修改。 【注】：基本页签中要勾选、‘内销’、‘外购’属性。
【注】：如果存货有保质期管理，要在‘控制’页签勾选批次管理和保质期管理并填写保质期单位和保质期； 【注】：其它页签的内容根据公司的管理需要填写。 6.会计科目： 【基础设置】——【基础档案】——【财务】--【会计科目】中可以进行会计科目的设置。 （1）在“会计科目”设置时需要注意现金、银行科目及现金流量科目的设置；
OA档案系统操作手 册
人保健康综合办公应用系统使用说明书(普通用户) OA档案系统操作手册 二〇一〇年十二月 档案管理手册目录
1 档案系统使用概述 ................................................... 错误!未定义书签。 2 文书档案系统............................................................ 错误!未定义书签。 2.1 档案归档方式设置........................................... 错误!未定义书签。 2.2 档案管理模块功能........................................... 错误!未定义书签。 2.3 档案基础数据维护( 档案管理员) .................. 错误!未定义书签。 2.3.1 档案基础数据................................................ 错误!未定义书签。 2.3.2 档案部门维护................................................ 错误!未定义书签。 3 档案归档操作............................................................ 错误!未定义书签。 3.1 文书档案库管理( 部门归档用户) .................. 错误!未定义书签。 3.1.1 文书档案著录................................................ 错误!未定义书签。 3.1.2 文书档案文档一体操作................................ 错误!未定义书签。 3.1.3 档案库............................................................ 错误!未定义书签。 4 档案查询借阅( 全体用户) ....................................... 错误!未定义书签。 4.1 档案查询........................................................... 错误!未定义书签。 4.2 档案借阅申请单............................................... 错误!未定义书签。