大学基本建设类档案立卷工作规
为了提高我校基本建设档案（以下简称基建档案）的质量和科学管理水平，充分发挥基建档案在学校建设工作中的作用，并为考核基建档案工作提供依据，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规》等规章，结合我校实际，特制定本规。
1.基建档案工作的基本原则
1.1 凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。
1.2 基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
1.3基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
1.4 把基建档案工作列入学校的发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从本单位基建经费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费。
2．基建档案归档围的确定
2.1 确定的原则
2.1.1 归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.1.2 归档的基建文件材料，必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。
2.1.3 归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系，具有成套性。
2.2 归档的主要容和重点
2.2.1 归档主要容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体见附件一。
2.2.2 归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在的全套图纸。
2.3 不归档的文件材料
2.3.1 上级机关有关基建的普发性(非专指高校)不办的文件；
2.3.2 正式施工前的草图，未定型的图纸；
2.3.3 重份文件和重份图纸；
2.3.4 无查考价值的临时性、事物性文件。
以上某些方面如果需要，也可自行作资料暂存。
3. 基建文件材料的部门立卷与预立卷制度
3.1 部门立卷
3.1.1 依据《档案法》及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。学校各部门的兼职档案员在平时要作好档案的整理，预立卷工作。
3.1.2学校档案馆依法对基建管理部门的文件材料的立卷工作进行业务指导、监督和检查。
3.1.3 网上著录是基建管理部门立卷工作的组成部分，可随时进行网上归档。具体见《大学网上著录工作规》。
3.2 预立卷
3.2.1 档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制度的重要环节。规学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。
3.2.2基建管理部门可根据本部门的工作职责和当年工作任务编写预立卷类目。预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款名称可简明概括地反映文件的容、作者、名称。
4基建文件材料的归档流程
4.1 形成与积累
4.1.1 学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。
4.1.2 基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。
4.1.3 基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包围的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。
4.1.4 基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。
4.1.5 学校档案部门应随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。
4.1.6 基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件形成的质量关。
4.1.7 学校的基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要
与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。
4.1.8 使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。
4.1.9 归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图象清晰。
4.1.10 归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。
4.1.11 归档的蓝图,规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。
4.1.12 工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。
4.1.13 凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。
4.1.14 学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。
4.2 整理组卷
4.2.1 基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建部门分管基建档案文件材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。
4.2.2 根据基建文件材料的形成规律,按保持其有机联系和便于利用查找的组卷原则,对基建文件材料的容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。
4.2.3 文字材料的排序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。
4.2.4 拆除卷文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行修补。
4.2.5 基建文件材料采用卷皮、卷盒方式保管。蓝图大于卷皮（或盒）的，以手风琴式折成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。
4.2.6按卷文件顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的正面的右上角，背面的左上角，用铅笔书写。
4.2.7蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。
4.2.8 参照附件一，确定保管期限
4.2.9 拟写案卷题名并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷文件主要责任者、容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”。中文标题控制在50个字符之。外文标题控制在100个字符之。
4.2.10 利用档案管理软件著录并打印卷文件目录时，实体分类号与其所在案卷的
实体分类号应一致。序号一栏，应填写卷文件（或图纸）排列先后顺序的序号。文号（或图号）一栏，应填写文件制发机关的发文字号（或图号）。责任者一栏，应填写形成该文件（或图纸）的单位或对该文件（或图纸）负有责任的署名者。题名一栏，应填写文件（或图纸）标题，要照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件（或图纸）容的，可自拟标题，外加“[ ]”号。日期一栏，应填写文件（或图纸）的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”，在表示年、月数字右下角加“.”号。页号（页次）一栏，应填写卷文件起始之页的编号。
4.2.11填写卷备考表。本卷情况说明一栏，应填写本卷文件材料的总件数与总页数。如卷文件材料有缺损、修改、补充、移出等情况，立卷人要如实填写并签名标注时间（必须用碳素笔或蓝黑墨水笔书写）。立卷人一栏，由组成本卷的责任者签名。检查人一栏，由对案卷质量进行审核的负责人签名或盖章。
4.2.12装订。装订成卷的文件材料，应选择胶订或线订，不能用金属材料装订。线订案卷采用三孔一线法装订。边孔位置距上、下纸边为6cm,距左侧纸边1.5cm，以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。
4.3 归档验收
3.3.1 基建项目在验收前，档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织工程竣工验收。
4.3.2 学校档案部门应是工程验收小组成员,会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。
4.3.3基建项目在验收后两个月归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的材料。
4.3.4 学校基建部门应从基建总投资中扣留5% ，作为基建保证金，待基建档案材料归档验收合格后发还。
4.3.5 移交档案时，交接双方必须当面检查验收文件材料是否收集齐全完整；排列、书写、装订是否符合要求；标题是否准确。凡不符合规定要求的，接收人可暂不接收，并要求移交人改正，补交。
4.3.6 移交时需备有：纸质档案，档案案卷目录一份，档案移交明细单一式两份。双方履行清点盖章手续，档案移交明细单按要求逐项填写，移交单位、接收单位一栏，必须加盖单位公章；移交人、接收人一栏，必须用碳素笔或蓝黑墨水钢笔书写；时间一栏，必须填写移交档案当天的日期。档案移交明细单，档案馆与归档单位各存留一份。
4.3.7基建类管理性文件材料于次年五月底以前归档。
5. 基建档案的管理
5.1 分类编号
5.1.1参照《高等学校档案实体分类法》结合我校基建档案的容和特点进行分类
标引、给出检索分类号。
5.1.2一级类目的设置与标识：
采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母“JJ”，即“JiJian”（基建）的缩写。
5.1.3 二级类目的设置与标识：
二级类目是对一级类目的细分，标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13 ... ...99，但10、20……等带“0”的数字不用。
5.1.4基建类档案类目的设置与标识
其整体标识模式为：
全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号
07—2000—JJ11—1～n
案卷号
基建综合代号（二级类目）
基建类代号（一级类目）
年度号
全宗号
注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。
附件一
大学基本建设类档案归档围和保管期限表
JJ11 综合
序号归档围保管期限
1 上级有关基建工作的文件长期
2 本校基建工作的规章制度、工作计划、总结长期
3 本校基建工作总体规划、统计报表永久
4 基建工程财务预、决算永久
5 全校性总体规划、设计总平面图永久
6 水、电、气管道分布图永久
7 地质勘探、地形测量材料永久
8 基建投资的请示、报告与批复永久
9 综合性征地文件材料永久
10 其它需要归档的材料
JJ12 工程项目
序号归档围保管期限
1 可行性研究
（1）项目建议书及上级批复永久
（2）可行性研究报告永久
（3）项目评估永久（4）环境预测、调查报告永久（5）设计任务书及计划任务书永久2 设计基础
（1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、
地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、
岩样及说明永久（2）地形地貌控制点建筑物、构筑物及重要
设备及安装测量定位、观察记录永久（3）水文、气象、地震等其它设计基础材料永久3 设计文件
（1）初步设计永久（2）技术设计永久（3）施工图设计永久（4）技术秘密材料、专利文件永久（5）设计计算书永久（6）关键技术实验永久（7）总体规划设计永久（8）设计评价、鉴定及审批永久4 工程管理文件
（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补
偿协议书永久（2）承包合同、协议、招标、投标、租赁文件永久（3）施工执照永久（4）环保三同时、消防、卫生等条件水、电、
气暖供应协议书永久（5）产权证书永久5 施工
（1）土地施工文件永久
[1] 开工报告、工程技术要求、技术交流、
图纸会审纪要永久
[2] 施工组织、施工方案、施工计划、施工
技术措施、施工安全措施、施工工艺永久
[3] 原材料及购件出厂证明、质量鉴定永久
[4] 建筑材料实验报告永久
[5] 设计变更、工程更改洽商、材料仿用核
定审批永久
[6] 土建施工定位测量地质勘察永久
[7] 土、岩试验报告、基础工程、基础工程施
工图永久
[8] 隐蔽工程验收记录永久
[9] 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测
记录、事故处理报告永久
[10] 分项、分单位工程抽量检查、评定永久
[11] 交工验收记录证明永久
[12] 施工报告、施工验收报告永久（2）设备及管线安装施工文件
[1] 开工报告、工程技术要求、技术交底、
图纸会审纪要永久
[2] 设计变更、工程更改洽商单、材料、
零部件、设备代用审批永久
[3] 焊接试验记录、报告、施工检验、探
伤记录永久
[4] 隐蔽工程检查验收记录永久
[5] 强度、密闭性试验报告永久
[6] 设备调试记录永久
[7] 施工安装记录、安装质量检查、评定
事故处理报告永久
[8] 系统调试、实验记录永久
[9] 管线清洗、通水、消毒记录永久
[10] 管线标高位置、坡度测量记录永久
[11] 中间交工验收记录证明，工程质量评定永久
[12] 竣工报告、竣工验收报告永久（3）电气、仪表安装施工文件永久
[1] 开工报告、工程技术要求、技术交底、
图纸会审永久
[2] 设计变更、工程更改洽商单、材料、
零部件、设备代用审批永久
[3] 调试、整定记录永久
[4] 性能测试和校核永久
[5] 施工安装记录、质量检查评定、事
故处理报告永久
[6] 操作、联动试验永久
[7] 电气装置交接记录永久
[8] 中间交工验收记录、工程质量评定永久
[9] 竣工报告、竣工验收报告永久6 竣工验收
（1）竣工验收报告永久（2）全部竣工图纸永久（3）质量评审材料永久（4）工程现场声像材料永久（5）竣工验收会议决议文件永久7 基建财务、器材管理
（1）财务计划、年度计划短期
（2）工程概算、预算、决算永久
（3）主要材料消耗、器材管理文件短期
（4）交付使用固定资产文件永久
8 其它需要归档的材料
惠州市建设工程档案整理规范 一、建设工程文件的归档范围 市城建档案馆接收范围的建设工程为本城市规划区内的各项建设工程。对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 惠州市建筑工程文件的具体归档范围应符合本规定附录A, 惠州 市市政工程文件的具体归档范围应符合本规定附录B, 惠州市地下管线工程文件的具体归档范围应符合本规定附录C。 二、建设工程档案归档的质量要求 1．归档的工程文件应为原件。 2．工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 3．工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 4．工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 5．工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 6．工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4( 297mm×210mm)，图纸应采用国家标准 图幅。 7．工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 8．所有竣工图均应加竣工图章。竣工图章的基本内容应包括："竣工图"字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图尺寸为：50mm×80mm。竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。竣工图示例如下：
9．利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3 的，应当重新绘制竣工图。 10．不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4 幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面（按《技术制图复制图的折叠方法》） （GB/10609.3---89 ）。详情请参考附录G 折叠方法。 三、建设工程档案的立卷 1．立卷的的原则与方法：立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。建设工程文件按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程准备阶段文件按建设项目的建设程序、专业、形成单位等立卷，监理文件按单位工程立卷，施工文件按分部工程立卷，竣工图按单位工程和专业立卷，竣工验收文件按单位工程、专业等立卷。 2．卷内文件的排列：卷内文件必须按本规定附录A、附录B、附录C的类别和顺序排列，图纸按专业图纸目录顺序排列。 3．案卷的规格：文字材料一般不超过3厘米，图纸不超过 5 厘米。印刷成册的工程文件保持原状。 4．案卷的编目： （1）卷内文件页号的编制：卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1” 开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。 （2）卷内目录的编制：卷内目录排列在卷内文件首页之前，示例样本请参考图例1。序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从 1 依次标注。责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选择一个主要责任者，其余用“等” 代替。 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。文件题名：填写文件标题的全称。 日期：填写文件形成的日期。页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。 （ 3 ）卷内备考表的编制：卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，示例样本请参考图例2。卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立
档案工作人员年度总结 档案工作人员年度总结 档案工作人员年度总结 年档案馆(校史馆、科学技术馆)以党的十八大精神为指导，对照本单位年度工作要点、《吉林大学年工作要点》以及《吉林大学中长期改革与发展规划纲要》确定的各项任务，本着“对历史负责、对学校负责、对师生负责”的原则，不断加强档案的收集、利用力度，不断加强校史的育人功能的发挥，充分体现档案的育人、服务和文化传承的重要职能，现将档案馆本年度工作总结如下： 一、加强档案管理工作制度化建设，拓展档案的收集范围，扩大档案管理工作的宣传力度。 1.完成了《档案馆中长期发展规划纲要》的编撰工作，修订了《档案馆办公会议制度》《档案馆大宗物品采购管理办法》等6项工作制度，新制定了4项工作制度，进一步优化了“档案查借阅流程”、“中英文认证材料制作流程”等工作程序，提高了档案管理工作的科学化、系统化、规范化水平。 2.加强了对全校档案归档工作的指导，修订了《吉林大学档案分类暂行规定》，对归档单位代码表以及各类档案归档范围进行了更加合理的调整，全年共接收各类档案32436卷，逐步加大了对电子、声像、实物和人物档案等的收集、征集和宣传力度，如，本科生毕业合影照片33卷，同比增长18%，基本覆盖全体本科毕业生;实物档案7
卷，同比增长17%;主动采集全校档案照片5650张;征集到部分珍贵史物，如，唐敖庆先生的部分用品，优化了馆藏结构，提高了馆藏含金量。 3.以“6〃9国际档案日”为契机，通过悬挂条幅，举办网上档案知识竞赛，开展档案馆开放日等多种途径开展档案法律知识、业务知识的宣传、宣讲，提高全员档案意识。举办为期1个月的“吉林大学校园历史建筑”专题巡展，深度挖掘档案史料，再现校园中13幢历史建筑的今昔对比，将档案文化与校园文化相融合，为学校科学发展营造良好氛围。 二、整合开发档案资源，增强档案服务能力意识，推动档案管理服务升级。 1.加强馆内基础服务设施建设，增强服务能力，开设档案查、借阅服务大厅，配备自动档案查询终端，在办公区醒目位置粘贴业务办理标示牌，使办公地点、业务流程的指示更加清晰明了;及时更新档案馆主页及校史馆、科技馆展板的相关内容，及时修缮档案库房、校史馆等设施设备，为广大师生创造良好的服务环境。 2.按照最大程度方便师生的原则，出台档案馆办事指南和便民措施，通过设立电话、传真和邮件等方式开展档案利用预约咨询服务，扩大档案信息在线搜索功能，使师生既清晰了办理流程，又减少了来往次数，大大方便了师生，提高了工作效率，全年共接待查档8500余人次。 3.通过设立“档案指导开放日”、建立档案业务交流QQ群等方
档案立卷及整理规范 一、卷内文件排列 （一）不同年度的文件不得放在一起立卷，即卷内文件不允许跨年度立卷；跨年度的请示与批复，放在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年度立卷；跨年度的总结放在最后一年度立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷； （二）卷内文件按其形成时间顺序排列。首先按月份顺序排列，同一月的文件按日期的先后顺序排列； （三）文件的批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前、草稿在后；转发件在前、原件在后；结论性材料在前、依据材料在后。 二、卷内文件编号 （一）卷内文件应在有文字或图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角编写页号，空白页不编号； （二）卷内文件材料要拆除金属物，对破损文件材料应按裱糊技术要求托裱，装订线外有字迹的要加边托裱，有园珠笔、复写纸复写的材料应复制，连同复制件一并订入卷内，原件在前，复制件在后。 三、卷内文件目录的编制 （一）顺序号：卷内文件依其排列先后填写序号，一件一号； （二）文号：填写文件制发机关的发文字号，要写完全； （三）责任者：填写制成文件的单位名称，要写全称； （四）题名：一般照实抄录，原文标题过于简单，不能反映内容的，应在标题后用括号标注文件提要。例：一份五一放假通知，原文题为“通知”，应在标题后注为[关于五一放假的通知]，没有标题的文件，可依内容自拟标题外加[]。
（五）文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的文件应考证清楚后填写； （六）所在页号：填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号； （七）备注：对卷内文件变化做必要说明。 四、卷内备考表的编制 （一）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况； （二）立卷人：完成立卷后由立卷者签名； （三）检查人：由案卷质量审核者签名； （四）立卷时间：由本单位主管档案负责人签名； （五）备考表附于卷尾。 五、案卷标题的拟定：案卷标题一般由作者、问题、文种组成。标题简练，概括准确 六、案卷的装订： 用线绳在左侧三孔装订，中侧和下边要取齐，结头在背面，装订要结实、整齐、美观。不掉页，不压文件字迹，不损坏文件，不妨碍阅读
公司档案管理办法 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】
公司档案管理办法一、总则 （一）为规范公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，特制订本办法。 （二）本办法是依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《企业档案管理规定》（档发〔2002〕5号）和《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号）有关规定，并结合公司实际工作制定。（三）办法所称档案指我公司成立以来在项目建设、项目管理、物资采购、人事劳资、财务审计、培训教育及工会、党政团工作等活动中形成的对公司有保存价值的文字材料、图表、图片、声像资料等不同形式的历史记录。 （四）公司档案的形成、积累、整理和归档工作要列入各类经营管理程序中，列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制中。对于公司其他管理制度中有对某类档案规定执行细则的，遵照细则办理。 （五）公司档案工作实行分级负责、分类管理的原则。各部门配备专职的档案管理工作人员，明确岗位责任，实行岗位责任制，并保持档案管理人员的相对稳定。档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的专业知识和业务能力。 二、档案分类 （一）归档文件材料的来源 1、公司及公司各下属机构或职能部门形成的文件材料； 2、外来的（包括上级、下级和同级）对本单位有一定保存价值的文件；
3、以公司资质中标项目的竣工验收资料； 4、参与的合作项目中合作单位应提供的文件材料。 （二）公司档案分类 公司档案按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等；按照记述内容的不同可划分为六类，分别是：企业管理档案、党群工作档案、行政办公档案、人力资源档案、财务会计档案和项目管理档案。 1、企业管理档案： （1）公司章程及企业批准设立文件等； （2）公司营业执照、税务登记、资质证书、代码证等； （3）公司董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定等； （4）国家相关单位或上级单位发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等；（5）公司合同及其他法律事务资料； （6）公司发展规划、工作计划、统计报表，年度总结等； （7）公司安全管理资料； （8）公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等； （9）公司简介、大事记、宣传册、内部刊物、照片、录音、录像等； （10）图书、杂志、报纸、情报资料等。 2、党群工作档案： （1）国家相关单位或上级党委、纪检监察部门、团委、工会发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等； （2）公司党支部、团支部、工会的会议文件、指示、通知、决定等；
吉林大学档案管理软件操作指引-吉林大学档案馆
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吉林大学档案管理软件操作指南 一档案管理系统登陆 档案管理系统是浏览器/服务器结构（B/S）的系统，客户端只要通过浏览器（建议使用Internet Explorer）就可以登陆档案管理系统。具体登陆方法如下： 方法一：进入档案管理网页。如下图： 方法二：在浏览器的地址输入框中输入档案管理系统的IP地址。如下图： 使用档案馆系统管理员给定的用户名和密码进行首次登陆。登陆成功后，系统自动进入“档案信息管理”的功能接口，如下图： 二用户信息修改 用户可以点击上面或左边的“系统设置”进入用户管理界面，可以看见自己的用户信息。用户如果需要修改密码，可以先删除旧的密码，输入自己的新密码。也可以修改用户姓名、联系电话等其他用户信息。更改完信息后点击“修改信息、修改密码”即可。见下图： 三档案著录 在“档案信息管理”页面点击档案表的名称或点击“打开”进入数据库，如下图： 可以看到左边的“表内文件分类目录”。点击“”直至最后一级目录可以进入右边的“档案文件信息管理”页面，最上面显示这个目录的基本信息：它的各级目录名称，以及这个目录下总案卷数和总文件数。中间罗列出这个目录下的数据。如下图： 点击档案管理页面上方的“添加案卷”或者是“添加文件”。进行档案的著录。如下图：
用户参照《吉林大学档案网上著录规则》进行信息著录，完成信息著录后，点击“添加”即可。 四档案信息文件的上载 档案管理系统除了可以支持用户实现对案卷、文件的基本信息的录入、编辑、修改外，还支持用户远程上载各种格式的电子文件，纸质文件扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文件。 用户可以有两种方式进入对案卷或文件进行全文、图像或多媒体的操作页面。 方式一：用户可以在“档案文件信息管理”页面下，通过点击对应案卷或文件左侧的三个超链接，如下图红框区中所示： 方法二：用户可以在“编辑案卷、文件”页面下，点击“输入员”右侧的三个按钮。如下图： 全文提交的格式为word、excel、PDF、html和txt文件。 图像文件提交的格式为JPEG、GIF、BMP、RLE、TIF、PNG、DWG、PDF，建议使用JPEG、GIF、BMP格式 视频文件提交的格式为asf、wav。音频文件提交的格式为mp3、wma。 上传的文件名要与归档的文件名保持一致。 （一）用户要对案卷或文件进行全文上传操作，可点击“全文”超链接或“全文”按钮，系统进入“全文”页面。点击“浏览”找到上传文件所在的位置并完成设置后。点击下方的“上传”按钮，完成系统文件的上传。如果上传的文件不是PDF格式，上传完毕后点击“转换”。见下图：（二）用户要对案卷或文件图像、视频、音频上传操作，可点击“图像、视频、音频”超链接或“图像、视频、音频”按钮，系统进入“图像、视频、音频”页面，打开图像、视频、音频上传页面，点击“浏览”找到上传图像、视频、音频所在的位置并完成设置后。点击下方的“上传”按钮，完成系统文件的上传。见下图： 五数据的编辑与修改 （一）在“档案文件信息管理”页面，显示的就是我们已经著录
档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法(试行)》的要求制定本制度。 一、归档范围:校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间:随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求: 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式;要注明保管期限;并逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录。 档案保管制度 一、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整与安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。
三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 一、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。 二、校安档案工作人员必须编制《案卷目录》著录或专题文件卡片等检索工具，为提供利用做好准备。 三、凡利用者都应办理利用手续，严格遵守保密制度。在规定地点查阅，未经同意不准带出，不准随意翻阅无关文件精神，不准拆散卷本或抽页，不准剪下。不得污损及在文件圈点、划线、添字、去字和删改、违者依法查处理。 四、档案材料一般不得借出，特殊情况确需借出者，应报请分管领导批准，办理借阅手续，限期归还。 五、查阅档案资料时，不得擅自摘抄、复制。如工作需要者，要将摘抄的材料校对无误，加盖印章，方可有效。对摘录、复制的档案资料，必须妥善保管，不得泄密，并有责任利用效果及时告知档案部门。
2020年吉林大学财会类档案立卷工作规范精品
吉林大学财会类档案立卷工作规范 为了提高我校财会类档案（以下简称财会档案）工作的业务建设和科学管理水平，更好地为学校和具有中国特色的社会主义建设事业服务，并为考核财会档案工作提供依据，根据教育部《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》及财政部《会计档案管理办法》，结合我校实际，特制定本规范。 1.财会档案工作的基本原则 1.1 高等学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料，均属财会档案。 1.2 高校财会档案是记录和反映学校经济业务活动的重要史料和证据,是高校全部档案的重要组成部分。 1.3 财会档案必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发和利用。 1.4 财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。 1.5 努力实现财会档案的科学化管理，大力开发档案信息资料，为高等学校进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。 1.6 要把财会档案工作列入学校发展规划，在经费、库房、设备和人员分配等工 作条件上给予保证。 2.财会档案归档范围的确定 2.1 确定的原则 2.1.1 归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.1.2归档的财会文件材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准系统。 2.1.3归档的财会文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的类型特点。 2.2 归档的主要内容和重点 2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、会计报表、会计凭证、会计帐簿、工资清册等。具体范围见附件一。 2.2.2 归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。 2.3 不归档的文件材料
企业档案工作规范 1范围 本标准规定了企业开展档案工作的体制和制度的要求，提出了档案工作业务、档案管理信息化、档案工作设施设备配置等方面的规范。 本标准适用于企业和企业化管理的事业单位。 2 引用标准 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 ISO 15489 《信息与文献、文件管理》 GB／T 17678．1—1999 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T 11822—2000 《科学技术档案案卷构成的一般要求》 GB/T 11821—2002 《照片档案管理规范》 GB/T 18894—2002 《电子文件归档与管理规范》 DA/T 12—94 《全宗卷规范》 DA/T 13—94 《档号编制规则》 DA/T 15—95 《磁性载体档案管理与保护规范》 DA/T 18—1999 《档案著录规则》
DA/T 1 —2000 《档案工作基本术语》 DA/T 22—2000 《归档文件整理规则》 DA/T 28—2002 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 DA/T 31—2005 《纸质档案数字化技术规范》 DA/T 32—2005 《公务电子邮件归档与管理规则》 JGJ 25—2000 《档案馆建筑设计规范》 3 术语与定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 企业档案 business archives 企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。 3.2 企业档案工作 business archives work 企业在履行档案管理职责过程中的活动。 3.3 三纳入 three incorporation 将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。
《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：
档案立卷工作规范—培训材料之二 教育事业的飞速发展，作为记录和承载学校历史沿革的档案，在学校发展中发挥着越来来重要的作用。高校档案是高校工作中一个重要的组成部分，是提高高校管理水平的一项重要工作，是维护高校历史真实面貌的重要事业。它不仅发挥着为高校教学、科研、管理育人等各项工作直接服务的作用，而且是高校办学和增强办学实力的重要财富，并对高校的竞争能力有着持久的影响。高校档案工作的好坏，直接反映了学校管理工作水平高低。 《27号令》第三条也对档案工作提出了相应要求 “高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。” 从这里也可以看出国家对档案的重视程度。 在我校档案的作用同样是不可忽视的，从我们的日常工作中，我们就感觉到档案的作用是越来越大，例如：在07年学校的本科教学评估中，在学校提供的各种佐证材料、宣传材料、汇报材料等各种材料，很多材料都是由档案馆提供的，由此可见档案工作并不是可有可无的工作，档案工作的好坏，直接影响到学校的工作。 档案立卷归档工作 一、归档流程
二、立卷归档工作内容 立卷归档法律依据：27号令《高等学校档案管理办法》、国家教委《高等学校档案工作规范》、国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、档案工作国家标准 （一）预立卷 1、什么是预立卷； 各归档单位根据本部门文件材料形成规律，参照《西华电大学档案归档范围和保管期限表》，预先编制案卷类目。 2、预立卷工作内容： ●收集材料，做好日常管理 材料收集工作直接影响档案立卷工作的质量。因此,在日常工作中要树立敬业精神,不断增强档案意识,注意工作中重大活动的动向,摸清文件材料形成的规律,主动收集、及时追问文件的下落,以防遗漏,要做到、脑勤、嘴勤、手勤、脚勤,做到文件材料勤收集、勤整理、勤维护,不拖拉,不积存。 收集就是将办毕的文件材料随时或定期收上来,要求及时、齐全,次要文件连同有关资料一并收回。收集的对象主要是承办部门的有关人员,也包括学校的领导人。 平时归卷是根据立卷的要求对随时产生的、处理完毕的文件材料归入拟制好的立卷类目中，兼职档案员应在当年初或上一年末，根据类目准备若干卷夹，并适当准备一些随时增补用的卷夹。卷夹封面和卷夹的卷脊上抄写类目名称。然后将卷夹按号顺序排号，以备随时归卷和查找文件。通常的做法是为立卷类目的每一条目准备一个卷夹,随时将办毕的文件归入。 ●鉴别 对收集来的文件进行分析判断。主要是看三项内容:检查文件材料是否办毕,“文件处理单”、签报、发文稿纸上的“办文结果”栏是否签署,是否有领导批复；没有办毕的应立即退回,没有签署、办复的应进行补办。要检查每份文件材料是否完整，有无缺页，是否正件、附件齐全,是否有错漏号码等，文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明，遇有不清之处应及时询问承办人。鉴别文件材料的性质、特征、保存价值,以正确判定应归入哪个归卷类目。 ●归卷工作 将检查完毕的文件按案卷类目对号入座，归入卷夹。经过借阅归还的文件，亦应随时销帐归卷。对于不须立卷归档的文件材料，可以另备卷夹单独存放。在平时归卷中要注意根据文件的变化情况,随时修改与调整案卷类目,增补有关条款。 ●预立卷类目的修改与调整 事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入，这是很自然的。兼职档案员可以在平时归卷过程中，根据文件的实际情况，随时进行修改或增补。每年年终或次年年初，应总结经验并结合下一个年度的工作计划，对类目进行一次全面的调整与修改，以备下一年度使用。
研究生教育图书馆学专业学校排名： A+ 武汉大学，北京大学 A 南京大学，南开大学，中山大学，黑龙江大学，郑州大学 B+ 四川大学，湘潭大学，吉林大学，山西大学，山东大学，东北师范大学，+ 河北大学，中国人民大学，福建师范大学，西北大学，北京师范大学 B 华南师范大学，天津工业大学，辽宁师范大学，南京农业大学，云南大学，复旦大学，东南大学，安徽大学，华中师范大学，西安交通大学 C 中南大学，天津师范大学，西安电子科技大学，曲阜师范大学，西南大学，广西民族学院，河南科技大学 研究生教育情报学专业学校排名： A+ 武汉大学，北京大学，南京大学 A 南开大学，吉林大学，华中师范大学，郑州大学，黑龙江大学，南京理工大学，华东师范大学，上海大学 B+ 北京师范大学，中山大学，浙江大学，四川大学，南京农业大学，东北师范大学，兰州大学，天津师范大学，华中科技大学，中南大学，西南大学，山西大学，同济大学，中国人民大学，安徽大学，天津大学 B 山东理工大学，重庆大学，华东理工大学，西安电子科技大学，上海交通大学，南京航空航天大学，福州大学，中国农业大学，湘潭大学，山东大学，北京航空航天大学，北京理工大学，华南师范大学，苏州大学，中国医科大学 C 河北大学，山东科技大学，河海大学，西南科技大学，安徽财经大学，新乡医学院，南昌大学，天津理工大学，山西财经大学，江苏大学，青岛科技大学 研究生教育档案学专业学校排名： A+ 中国人民大学 A 武汉大学，安徽大学，云南大学 B+ 辽宁大学，浙江大学，四川大学，南开大学，苏州大学，上海大学，广西民族学院 B 中山大学，黑龙江大学，南京大学，吉林大学，山东大学，湘潭大学 C 湖北大学，福建师范大学，河北大学，南昌大学 研究生教育图书馆、情报与档案管理一级学科排名： A+ 武汉大学，北京大学，南京大学
工程公司档案治理规定 1 目的 加强档案治理和收集治理工作，确保档案的机密性、完整性和准确性，有效爱护和充分利用档案为都市建设和企业经营进展服务。 2 范围 适用于以文字图表、声像资料、荣誉实物等各种形式构成的公司的科技档案，行政档案，也包括营业执照、资质证书等。 3 定义 3.1 公司档案工作的差不多原则是： 集中治理与分散治理相结合，以集中治理为主，即公司文书档案由行政部集中统一治理；档案(已交档案室的除外)的日常使用保管分不由有关部门治理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 3.2 归档文书包括： 1)公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 2)公司会议原始记录、纪要和决定(包括公布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度)。 3)公司制订的打算、统计、预决算、工作总结。
4)公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。 5)国际国内同行业交流和合作企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 6)公司各部门的发文。 7)其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 8)外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 9)本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 10)本公司关于职员劳动、工资、福利方面的文件材料。 11)本公司的科技档案。 4 权责 4.1 公司行政部设立专门的档案工作，受上级档案部门的业务指导、监督和检查，负责治理公司的文书、科技档案，其任务是： 1)收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案； 2)积极开展档案的提供利用工作； 3)进行档案鉴定； 4)进行档案统计； 5)保管部分科技档案； 6)认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技
吉林大学档案网上归档工作规范
吉林大学档案网上归档工作规范 档案网上归档规范化是实现档案管理现代化的一项基础工作。为建立健全我校统一的档案检索体系，深入开发、利用档案信息资源，充分发挥档案在学校和中国特色社会主义建设事业中的作用，特制定本规范。 规范共包括：档案网上著录规则、档案管理软件操作指南、档案网上著录信息打印要求及操作三大部分。 第一部分档案网上著录规则 1 范围 1.1 本规则规定了文件及案卷的网上著录项目、著录格式、著录用文字、著录信息源。 1.2 本规则适用于党群、行政、教学、科研、外事、出版、产品、设备、基建、财会等各类档案的网上著录。 2 著录格式 2.1 文件、案卷所属类别著录格式 一级目录 二级目录 三级目录 2.2案卷级著录格式
副题名 附注 第一责任者 其他责任者页数规格 起止时间 归档单位存址 主题词 出版项奖励名称获奖等级获奖时间 接收人移交时间 输入员 2.3文件级著录格式 信息分类号档案馆室代号全宗号缩微号 实体分类号案卷/盒号及馆编件号保管期限密级正题名 副题名 附注 第一责任者
其他责任者页数规格 起止时间 归档单位存址 主题词 出版项奖励名称获奖等级获奖时间 文号、图号载体文本文种 归档份数 输入员 3 著录项目 3.1 类目项 为了便于对系统中大量的档案数据进行管理，系统可以让用户对同一个档案集下的案卷、文档进行分类。这个类就称之为类目。 3.1.1 一级目录 一级目录著录年度号，使用阿拉伯数字。 3.1.2 二级目录 二级目录著录分类号的第一、二级类目。具体参看吉林大学各类档案管理工作规范。 3.1.3 三级目录 3.1.3.1 博士学位档案 学历博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+博士”。例如：“经济学院
中国石油天然气集团公司档案工作规定 第一章总则 第一条为规范中国石油天然气集团公司（以下简称集团公司）档案工作，加强档案业务建设，发挥管理职能，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等有关法律法规，制定本规定。 第二条本规定适用于集团公司总部机关及所属企事业单位（以下简称各单位）。 第三条本规定所称档案是指各单位在生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。 第四条档案是各单位资产的重要组成部分，档案工作是各单位生产、经营和管理的基础工作。集团公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，坚持资源整合和资源开发，为各项工作提供有效服务。 第二章档案管理机构和人员 第五条集团公司办公厅是档案工作的归口管理机构，其主要职责是：
（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，组织制定集团公司档案工作的各项管理制度。 （二）制定和实施集团公司档案事业发展规划和年度计划，对集团公司档案工作实行统筹规划和宏观管理。 （三）组织、指导、检查、监督、协调各单位档案业务工作。 （四）负责总部机关档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。指导总部机关各部门、临时项目组和重大活动组织机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。 （五）负责组织协调集团公司档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。 （六）负责档案信息化建设。 （七）负责档案编研工作。 第六条各单位档案工作机构的基本职责是： （一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，执行集团公司档案工作的各项管理制度。 （二）制定和实施本单位档案工作规划和计划。 （三）负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。指导本单位各部门、临时项目组和重大活动机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。对所属单位的档案工作进行监督、检查、指导和考核。 （四）负责组织本单位档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。
中华人民共和国档案行业标准 DA／T 42—2009 企业档案工作规范 (国家档案局2009年11月2日发布，2010年1月1日实施) 1 范围 本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。 本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB／T 9705 文书档案案卷格式 GB／T 11821 照片档案管理规范 GB／T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB／T 17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 GB／T 18894 电子文件归档与管理规范 DA／T 1 档案工作基本术语 DA／T 12 全宗卷规范 DA／T 13 档号编制规则 DA／T 15 磁性载体档案管理与保护规范 DA／T 22 归档文件整理规则 DA/ T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 31 纸质档案数字化技术规范 DA/T 32 公务电子邮件归档与管理规则 DA/T 43 缩微胶片档案数字化技术规范 JGJ 25 档案馆建筑设计规范 ISO 15489.1 信息与文献一文件管理：通则 IS0 15489.2 信息与文献一文件管理：指南 3 术语和定义 DA／T 1—2000 确立的以及下列术语和定义适用于本标准。 3.1 企业档案 business records 企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。 3.2 企业档案工作 business records management 企业履行档案管理职责的行为和活动。 3.3 电子档案 electronic records 具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。 3.4 档案信息化 archival informationization 运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。 4 档案工作总则
工程档案立卷程序与标准 总则 一、说明 为了加强建设工程档案管理，提高案卷质量，更好地为城市建设服务，特制定本程序和标准。本标准主要依据国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB／T50328―2001）、行业标准《建设工程监理规范》、建设部《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》和《苏州市建设工程档案组卷质量要求》，结合建设工程档案管理工作实际制定。 本程序与标准规定了城市建设活动中产生的建设工程档案的立卷程序与标准，以及所用装具等的标准与质量要求。 本程序列举的是建筑安装工程和市政基础设施工程文件材料的立卷过程。 本标准所指的建设工程项目，是以一个立项文件（计划任务书批复）为依据。它由一个或若干个具有内在联系的单项工程所组成。 本程序与标准适用于向苏州市城建档案馆报送的建设工程档案，报送单位必须按此标准执行。建设单位自行归档保管的档案整理可参照此标准执行。 二、文件材料及立卷质量要求 1、文件材料要准确、系统、齐全，内容真实，签署手续完备，要按照《建设工程文件归档整理规范》、《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》和《苏州市建设工程档案组卷质量要求》执行。 2、档案材料的材质与书写材料必须有利于长期保存。 3、立卷应遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。 4、工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图以及不同载体的材料，原则上要分别组卷，组卷应合理有序。 5、案卷内封面、卷内目录、备考表应采用电脑打印。 立卷程序与标准 组卷是将工程文件进行分类、排列、整理、编目、装订的过程。 一、分类 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件六大类。一个建设工程项目由多个单项工程组成时，施工技术文件、竣工图应严格按单项工程分类组卷；工程准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件应以项目为单位分类组卷，其中不同监理单位的监理文件应分别组卷。 二、排列 （一）排列原则 1、文字材料在前，图纸在后。 2、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 3、图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。即：以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。 （二）排列顺序 工程文件的排列顺序为：1、工程准备阶段文件；2、监理文件；3、施工技术文件；4、竣工
吉林大学科学研究类档案立卷工作规 范 1
吉林大学科学研究类档案立卷工作规范 为了提高我校科学研究类档案( 以下简称科研档案) 的质量和管理水平, 更好地发挥科研档案为学校和社会服务的作用, 并为考核我校科研档案工作提供依据, 根据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等规章, 结合我校实际, 特制定本规范。 1 科研档案工作的基本原则 1.1 凡在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料, 均属科研档案。 1.2 科研档案必须实行集中统一管理, 确保完整、准确、系统和安全, 便于开发利用。 1.3 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分, 是科研活动的重要环节, 必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中, 与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合, 实行科研工作和建档工作”四同步”管理。即下达计划任务与提出科研文件材料归档要求同步; 检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步; 验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步; 上报登记和评审奖励科研成果以及科研人员提职考核与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。 1.4 要努力实现科研档案工作科学化管理, 并逐步采用先进管理技术手段, 大力开发档案信息资源, 为学校和社会发展服务。 2
1.5 把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中, 在经费、设备和人员配备等工作条件上给与保证, 每年应从本单位科研经费总额中拨出一定的数额作为科研档案工作经费。 2 科研档案归档范围的确立 2.1 确定的原则 2.1.1 归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料, 必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.1.2 归档的科研文件材料, 必须反映科研管理、科研课题(项目)活动的全过程, 保证完整、准确、系统。 2.1.3 归档的科研文件材料, 必须遵循其自然形成规律, 保持其有机联系, 照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。 2.1.4 几个单位协作完成的研究课题, 由主持单位归档保存一整套档案, 协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料, 并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益, 应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属, 但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供给主持单位。 2.1.5 与国外合作的研究课题, 经协商在协议合同中明确科研文件材料的归档办法。 2.2 归档的主要内容和重点 2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见附件一。 3
档案管理规定 根据《中华人民共和国档案法》及有关法规，为加强厂档案管理，保证各项档案资料能及时、准确、完整、系统地收集归档，使之更好地为厂的生产、经营和管理提供可靠的科学依据，特制定本制度。 1、档案的收集、归档 1、文书档案和人事档案的收集归档由办公室负责。文书档案的归档范 围是本厂工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料和上级机关下发的与本厂工作活动有关的文件材料。人事档案的归档范围：个人简历、自传、职称评定、资格证书、鉴定、考核、政治材料、处分嘉奖、任免调动、工资职务、出国留学等可供组织参考的材料。个人在厂发生的上述人事档案材料，除及时送集团公司人事部归档外，本厂应留一份存档。 2、财务档案的归档由财务部负责，归档范围：各类合同原件、财会的 原始凭证、记账凭证、日记账和分类账、会计报表、会计核算等。 3、生产技术档案资料归档。运行部及各供水站负责生产原始记录、台 账、报表等；维修部负责设备维护维修记录、管网维护维修记录等；技术部负责生产技术资料、设备技术资料、工程合同等；化验室负责日检原始记录、台账、周报表、月报表等。 4、凡是对外签定的各种合同的原件都由财务部统一归口管理，各有关 业务部门留底复印件一份。 2、归档要求 1、各部门要指定专人负责档案资料的收集归档。 2、归档材料以年度为单位立卷，每年6月底前将上一年度的档 案材料整理立卷，立卷要按归档要求，在封面上注明内
容、时间，并要设立目录。 3、档案的保管 1、各部室管理的档案，应指定专人负责保管。 2、做好档案的安全防范工作，注意防火、防光、防盗、防尘、防有害 气体、防高温、防潮、防鼠害，确保档案的完整和安全。 3、定期检查存档资料，对破损或褪变的档案要及时修复和复制，保证 档案的系统和完整。 4、档案管理人员发生工作调动时，要认真履行交接手续，交接双方要 认真清点档案资料，填写好移交书。 4、档案的借阅与保密 1、建立档案借阅登记制度，厂内部部门之间借阅档案，应办理登记手 续，按规定时间归还。 2、厂的所有档案，未经厂领导批准不得外借。