基建档案整理要求
基建档案，全称是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档的科学技术文件材料。一个具体项目的基建档案是指从整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。
基建档案的特点是以工程项目为中心形成的科技文件材料具有成套性。包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。
一、归档范围
每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、（工程监理）、竣工验收阶段和使用维护阶段）形成的文件。
基建项目中形成的照片一般归声像档案类，特殊情况，如打桩时土质问题的照片，可同基建文字材料一起立卷。
与基建工程连在一起的设备，比如某些化工装置、电梯安装等的档案，与基本建设档案一般很难截然分开，可以作为基建档案的一个组成部分，但设备主体及设备开箱和运转维护过程的文件材料归入设备类。
有产权分属的基建项目，要视具体签定的协议涉及的产权比例来确定归档单位。所占比例大的，视为基建项目归档单位，进行整理归档；占有部分产权的另一方有权保管其拥有产权的那部分档案资料。
若项目立项不成功，此时，批复可归入批复年的文书档案，视具体情况，划分为长期或短期。
具体归档范围参阅广州市基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限（附件一）
二、归档要求
1、归档的基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。
2、归档时间
负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。
3、分类与代号
B基建类
B1基建项目类（按单项工程排列）
B1.1 ×××项目
本单位第一项工程代号
B2房屋产权类
B2.1单位产权 B2.2房改产权
面积补差的材料按分类方案归类，即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋的代码，将对应的材料归入相应的类别中；货币补差的材料归入办理完毕年度的文书档案。
三、基建档案整理要求
（一）基建类档案整理
1、立卷
每一项工程一般都是在五个阶段的基础上分问题（内容）——保管期限进行组卷。如果一项工程文件材料形成数量比较少，可以一个阶段组一卷，或者五个阶段合成一卷。
2、卷内文件材料的排列
①卷内文件的排列
一般按文件材料的重要程度和时间先后排列：批复在前、报告请示在后；正文在前、底稿在后。
②图样材料的排列
有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、水工图、电气图、气管图、更改图）。卷内排完一个专业项目，再排另一
个专业项目。
③文字和图样交错材料的排列
一般情况文字排前，图纸排后。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明，图纸应排在前面，文字材料在后面。
3、卷内文件编页码
卷内科技文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷文件单独编一个流水页码，用号码机打码，单面书写的科技文件材料在其右下角打页码；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角、背面在其左下角打页码。图样在折叠后的图纸右下角标题栏外打页码。每卷的页号均从“1”开始。
成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录（这里是指案卷内不需再另附打印的卷内目录，但仍需打印出卷内目录，以组成检索目录），不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。
4、基建档案卷内文件目录
科技卷内文件目录是登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件材料首页之前。卷内文件目录必须《森蓝文档资料管理系统》进行著录，然后打印一式二份，一份随档案装订，一份装订成检索目录。具体著录如下：
顺序号：用阿拉伯数字从“001”依次标注卷内科技文件材料件数的顺序
科技文件材料标题：填写科技文件材料的全称，对于文件没标题或标题不能说明文件内容的，要根据文件的内容拟写或补充完整标题。具体参见《东山区电子文件、档案目录数据库结构及标引规则》中的“注释1”。
文件作者：填写科技文件材料的形成部门或主要责任者文件日期：填写科技文件材料的形成日期。
文件编号：填写科技文件材料的文号或图样的图号、项
目代号等。
文件所在张号：填写每件科技文件材料首页上标注的页号。最后一份文件填写起止页号，如“021/023”。如果最后一份文件只有一页且单面的，则需在页号后跟一“止”字，如：“031止”。
备注：需要注明的问题。
5、基建档案分类目录
分类目录的著录项目主要有：类别、档案号、总登记号、案卷标题、张数、份数、编制单位、时间、保管期限、密级、变更情况。
按目录的格式照实抄录，拟写案卷题名时要全面、准确。案卷题名由工程项目名称、内容、文种三部份组成。工程项目名称不能简写，要把项目的门牌号码地址写清楚。
如：署前路1号东山区政府办公楼报建报告批复、工程合同、协议。
东川路20号住宅楼施工管理、测量、验收、设计变更通知单、记录。
科技档案分类目录必须应用《森蓝文档资料管理系统》进行著录，然后打印一份，与相应的卷内文件目录一起装订成目录册。
基建档案分类目录独立编一本目录，每本目录登记大约500个案卷。
6、科技案卷的排列
每一个案卷均由案卷封面、卷内科技文件材料目录、卷内文件材料、卷末备考表组成。
基建项目类档案排列一般按五个阶段的顺序排列，通常文字材料的案卷排前，图纸的案卷排在后面，但红线图和报建图应同征地报建材料合在一起组卷、排列。
7、案卷档号的编制
档号由二个方面组成：分类号+案卷顺序号
B 1. 1—— 01～n
案卷号（从“01”开始编）
项目序号（最下位类）
类别代号
基建档案代号
基建档案的案卷编号按最下位类分别编流水号，同一“最下位类”的案卷按保管期限“永久”“长期”“短期”的先后顺序排列，从“01”起编案卷号。
8、编目
按基建项目类和房屋产权类将科技分类目录和科技卷内目录用目录夹装订成检索目录册(绿色科技目录夹)。每册目录的编号为：B—1（第一本目录）、
B—2（第二本目录）、
B—3（第三本目录）、……，
每满（“满”即案卷目录与卷内文件目录叠起的厚度已与目录夹预设的厚度接近）一册需另起一本目录，该新开的一本目录的目录号是在上一本目录的目录号上加“1”编定的。
9、装订入盒
①基建类档案的文件材料需要装订的部分，按归档要求采用“三孔一线”的办法装订。装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符合A4或16开规格的文件要先修复（贴补）和折叠，对有文字是在文件装订线上的，应予以粘贴补宽装订边。粘贴文件和封面要用乳胶。
②图纸可以装订，也可以不装订。对不装订的图纸，需要在每张图纸右下角（标题栏外）加盖档案号章。档号章的模式如：
对于成册的设计图纸（蓝图），如果规格过大的可以整本对折置入盒内，如果此法不能解决问题的，还可订制专用档案盒。
散件的图纸多时需单独组卷，不用装订，但要装入独立
的、厚度适宜的档案盒中，以盒为卷，填写盒面项目，且不用软封面，但要放备考表。
散件的图纸与散件的文字材料组成一卷时一定要装订。
底图不能装订，也不能折叠，组卷后一般是装在大牛皮纸袋中平放于专用底图柜中保存，或卷成筒装入硬纸筒保存。要另外编制底图目录。
所有竣工图均应加盖竣工图章（下图是一个竣工图章的示例，其规格为80mm×60mm），竣工图章(至少是印在图纸目
在接收图纸时注意：利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变、或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
③图纸的折叠。对大于A4的图纸，以蓝图标题栏的正视位为基准，以手风琴式的折叠方式，先竖后横，将蓝图折成A4图纸的规格。折叠后，标题栏必须被叠在最上层并露出来。
④装盒：
选择厚度适宜的档案盒，将整理好的基建档案按照案卷号从小到大的顺序，装满一盒再装第二盒。但不同类（指最下位类）的案卷，不能混装一盒。每个案卷必须填写卷末备考表，并填写盒面和脊背的内容：
盒仅作装具用的，盒面只需填写“档号”。
盒用作案卷封面的，需填写盒面上的各个项目。不须放入软封面，但要放入卷内科技文件材料目录和卷末备考表。
盒面项的填写均应用区档案局提供的档案号章式样字号
加盖。
在盒脊背上部空白处填写“工程项目名称”，在“档案号”位置处填写卷内套装的若干案卷的起止案卷号。
（二）房屋产权档案的整理
房屋产权档案包括两方面的内容：
第一种是单位产权，没卖给职工的房屋档案
第二种是卖给了私人的房屋档案（已房改）
1、立卷
凡购买公有住房形成的材料，均按户立卷，一户一卷。立卷后以楼房（幢）为单位排列编号，以后陆续形成的再补充。卷内材料的排列按归档范围的顺序(见附件二)。
保管期限全部放永久。
2、拟写案卷题名
题名=房屋地址+户名+文件名称
如：中山二路30号住宅楼202房张三购房的评估表、公证、协议书、产权证。
或：张三购中山二路30号住宅楼202房的评估表、公证、协议书、产权证。
3、档号的编制
以户为单位编一个大流水号。
B 2. 2—01～n
案卷号
房改产权
房屋产权类
基建档案类
4、案卷的排列
将单位产权的材料排前，个人的排后。
5、编目、装订
与基建项目类档案相同。
附件一：
广州市基本建设项目
文件材料立卷方法和保管期限凡是介于两种保管期限之间的科技档案，其保管期限一律从长。
一、前期准备阶段文件
在前期准备阶段文件材料立卷时，如果工程项目文件材料数量多的可按单项分别立卷，数量少的，可只立一卷。
（一）、立项报告、批复永久
1、项目建议、批复
2、可行性研究报告、批复
3、设计任务书、批复
4、选址报告、批复
5、投资计划、上级下达的基建计划
6、追加投资请示、批复
（二）、征用土地报告、批复、协议永久
1、规划局同意征地通知书
2、征地红线图
3、征用土地申请报告
4、房管局同意用地通知书
5、拆迁、回迁补偿协议书
（三）、报建报告、批复、工程合同、协议永久
1、规划局提出的设计要点
2、报建审批意见书
3、建筑许可证、固定资产投资建设许可证
4、经批准的报建图
5、报建申请表
6、消防、环保、卫生防疫、安全生产、民航、海监市政管理、绿化、供水、供电等部门对报建的复函。
7、市建委的开工通知、土建、水电、空调、机械设备安装施工承发包合同、协议书、招标、投标租凭文件、交付市
政建设费收据。
二、设计阶段文件
在设计阶段文件材料立卷时，重点工程、投资额大的工程项目，（五）至（八）项中所规定的设计文件必须立卷，投资额小的工程项目，（五）至（八）项规定的设计文件可以不立卷。
（四）、工程勘察报告永久 1、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明
2、地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位观测记录
3、水文气象、地震等其他设计基础材料材料，如这部门材料不多可单独一卷，用“地质勘察报告”作案卷题名（五）、总体规化设计文件永久
1、总平面布置图
2、竖向设计、标准横断图
3、地下管线工程系统图
4、地下管结综合平面图
5、设计评价、量级审批
（六）、初步设计文件永久
1、被步设计说明书
2、工程概算
（七）、技术设计文件长期
1、总平面图
2、土方计划图
3、建筑设计图
4、结构设计图
5、设备、电器图
6、设计计算书
7、说明书
8、关键技术试验
（八）、施工图设计文件短期
1、建筑施工图
2、结构施工图
3、设备安装施工图、电器施工图、采暧、卫生、通风、空调、通风系统施工图
4、各个专业施工大样图
5、工程预算
三、施工阶段文件
在施工阶段文件材料立卷时，工程项目文件材料少十二—十五项中所规定的文件材料可以立为一卷，如文件材料多的则按单项立卷。
（九）、施工管理、测量验收、质量事故、设计变更通各单永久单位工程开工报告
设计图纸会审记录
设计变更通知单
工程质量事故报告、整改通知单
单位工程坐标定位测量记录
单位工程垂直度观测记录
单位工程沉陷观测记录
（十）、基础施工隐蔽工程验收记录永久
1、子制桩试签证表
2、钢筋混凝土子制桩施工记录
3、锤击沉管混凝土灌注桩签证表
4、套管成孔灌注桩混凝土工程施工记录
5、钻（冲）孔桩成施工记录
6、钻（冲）孔桩灌注水下混凝土记录
7、钻（冲）孔灌注桩施工资料汇总表
8、钻（冲）孔桩隐蔽验收记录
9、控孔桩孔验收记录
10、挖孔灌注混凝土记录
11、挖孔灌注桩施工资料汇总表
12、土方开挖基础复核表
13、地基验（槽）坑记录
14、土壤试验成果氢报告表
15、隐蔽工程验收记录
（十一）、建材质量检验记录长期
1、钢材机构性能试验报告、合格证
2、钢筋焊接试验报告单、焊条合格证
3、水泥物理性能试验报告、合格证
4、砖物理性能试验报告、
5、防水材料试验报告
6、混凝土予制构件制作合格证
7、门窗等构件制作合格证
8、砂子物理性能试验报告
9、石子物理性能试验报告
10、混凝土外加剂合格证或试验报告
11、混凝土抗压强度试验报告
12、混凝土试验结果汇总表
13、混凝土抗压强度质量计算表
14、混凝土抗渗试验报告
15、砂浆抗强度试验报告
16、砂浆试验结果
（十二）、采暖、卫生与煤气安装记录长期设备开箱检查记录（附合格证）
设备机组试车、试运转记录
管线焊接检查记录
管道设备强度严密性试验及吹洗记录
排水管灌水试验记录
锅炉烘炉情况记录、锅炉煮炉情况记录
锅炉检验报告书
（十三）、通风与空调安装记录长期设备开箱检查记录（附合格证）
管道、静压箱、空气处理室气密性试验记录
通风机械运转与通风系统风量测量调整记录
空调调试报告
（十四）、电梯安装记录长期电气设备绝缘检查记录
电梯空、满、超载运行记录
电梯调整试验报告
电梯检验报告书
（十五）、电气安装记录长期
设备开箱检查记录（附合格证）
电气设备试验调整记录
电气设备绝缘检查记录
（十六）、分部、分项质量评定表或质量评
定记录长期
1、建筑工程竣工验收质量认定书
2、单位工程质量综合评定表
3、质量保证资料核查表
4、单位工程观感质量评定表
5、地基与基础分部工程质量核验单
6、主体分部工程质量核验单
7、排液地面无渗漏、无污水验收
8、抽气、排烟道验收记录表
四、竣工验收阶段文件
在竣工验收阶段文件材料立卷时，投资额大的工程项目，而且文字材料多的，可以按单位立卷，一般的可以成一卷；如竣工图数量较多的，可按结构分别立卷；竣工图数量少的按专业分别立卷。
（十七）、竣工验收报告、证书、工程决算永久
竣工报告
竣工验收证明书
竣工验收的请示、批复
地盘放线、验线、建筑管理验收记录册
建筑管理验收合格证
质量监督合格证
项目质量评审材料
工程验收移交表
竣工验收会议记录、决议
专家评定意见
工程预结算
竣工图
（十八）、建筑竣工图永久
（十九）、结构竣工图
（二十）、电器照明竣工图
（二十一）、给排水竣工图
（二十二）、机构设备安装竣工图
（二十三）、采暖、通风、空调安装竣工图
（二十四）、通讯设施安装竣工图
五、使用维护阶段
附件二:
房改工作形成的房地产档案材料的归档范围
穗档函[1994]54号文
①购买公有住房申请表；
②家属住房情况调查表；
③公有住房售价评估表；
④公有住房买卖协议书、公证书；
⑤缴款凭证、发票（复印件）；
⑥出售公有住房审定书；
⑦房地产证、平面图（复印件）；
⑧单位购买商品房后又出售给个人的，还有房屋订购
书、购买商品房申报表、付款和印花税凭证（复印件）、公证书。
房改工作形成的行政管理文件，如房改方案、计算方法、办理产权监证、统计等文件、统一归文书档案行政管理类立卷。
基建档案整理要求 基建档案，全称是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档的科学技术文件材料。一个具体项目的基建档案是指从整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。 基建档案的特点是以工程项目为中心形成的科技文件材料具 有成套性。包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。 一、归档范围 每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、（工程监理）、竣工验收阶段和使用维护阶段）形成的文件。 基建项目中形成的照片一般归声像档案类，特殊情况，如打桩时土质问题的照片，可同基建文字材料一起立卷。 与基建工程连在一起的设备，比如某些化工装置、电梯安装等的档案，与基本建设档案一般很难截然分开，可以作为基建档案的一个组成部分，但设备主体及设备开箱和运转维护过程的文件材料归入设备类。 有产权分属的基建项目，要视具体签定的协议涉及的产权比例来确定归档单位。所占比例大的，视为基建项目归档单位，进行整理归档；占有部分产权的另一方有权保管其拥有产权的那部分档案资料。 若项目立项不成功，此时，批复可归入批复年的文书档案，视具体情况，划分为长期或短期。 具体归档范围参阅基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限（附件一） 二、归档要求 1、归档的基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。 2、归档时间 负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时
感谢你的观看 做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。 3、分类与代号 B基建类 B1基建项目类（按单项工程排列） B1.1 ×××项目 本单位第一项工程代号 B2房屋产权类 B2.1单位产权 B2.2房改产权 面积补差的材料按分类方案归类，即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋的代码，将对应的材料归入相应的类别中；货币补差的材料归入办理完毕年度的文书档案。 三、基建档案整理要求 （一）基建类档案整理 1、立卷 每一项工程一般都是在五个阶段的基础上分问题（内容）——保管期限进行组卷。如果一项工程文件材料形成数量比较少，可以一个阶段组一卷，或者五个阶段合成一卷。 2、卷内文件材料的排列 ①卷内文件的排列 一般按文件材料的重要程度和时间先后排列：批复在前、报告请示在后；正文在前、底稿在后。 ②图样材料的排列 有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、水工图、电气图、气管图、更改图）。卷内排完一个专业项目，再排另一个专业项目。 ③文字和图样交错材料的排列 一般情况文字排前，图纸排后。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明，图纸应排在前面，文字材料在后面。 3、卷内文件编页码 感谢你的观看
企业档案管理办法及实施细则 为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制定本办法。 一、档案管理 1、具体内容 1.1 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。 1.2 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.3 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 2、文件的收集与归档 2.1 各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。2.2 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。 2.3 档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。 2.4 档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。
2.5定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。 2.6 收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。 3、公司文件材料归档的基本具体要求 3.1 归档的文件材料必须完整。 3.2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3.3 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4、公司文件材料的归档范围 4.1 保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。 4.2 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 4.3 人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。 4.4 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。 4.5 经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。 4.6工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸
第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 （1）科技档案：本单位科技活动的直接记录 （2）科技资料：外单位科技活动的记录 2、来源不同 （1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录 （2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的
3、作用不同 （1）科技档案：依据与凭证作用 （2）科技资料：参考与借鉴作用 第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。 2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。
3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。 二、归档范围 三、归档要求 1、归档的文件材料应为原件。 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。 3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。 4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 5、图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。 6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。 四、归档时间 （一）基建档案
XX公司资料档案整理方案 为了公司资料方便查找，不遗失，特制定该方案。 一、分类 1.1档案设置六个大类，即：文件档案类、人事档案类、会计档案类、经营档案类、工程档案类、综合档案类。 1.2根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二级类目，不设置三级类目（详见附表）。 1.3录音、录像、照片、计算机软盘和其它非纸质载体形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有不可分割的联系，不单独设置类目，视其内容特征同纸质档案对应分类编号。 二、分类标识方法 2.1档案标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类）；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）。 2.2档案排架和编号要反映六个基本大类，从实际出发，做到科学合理，经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。 2.2.1文件档案类（A）：分为外部文件类、内部文件类两类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 2.2.2人事档案类（B）：分为人事管理类、考试类、培训类三类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、
长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 2.2.3会计档案类（C）：原则上由财务部保管，如需有资料放到资料室的，按年度一属类进行排列。 2.2.4经营档案类（D）：分为招标文件类、投标文件类、合同协议书类、相关影像类四类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 2.2.5工程档案类（E）：工程竣工验收资料类，以工程类别分类归档，一个工程项目的所有资料归为一类，不能拆分，其编制代号规则为：取类别拼音首字进行编号。该档案类全部属永久保存。案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 2.2.6综合档案类（F）：统计报表类、审计报告类、资质相关资料类、重合同守信用证件类、其它类五类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 三、归档案卷的质量要求 总的质量要求：遵循文件材料的形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到以下几点。
基建档案整理要求 基建档案，全称就是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档得科学技术文件材料。一个具体项目得基建档案就是指从整个建设项目得酝酿、决策到建成投产（使用）得全过程中形成得、应当归档保存得文件材料。 基建档案得特点就是以工程项目为中心形成得科技文件材料具有成套性。包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。 一、归档范围 每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、（工程监理）、竣工验收阶段与使用维护阶段）形成得文件。 基建项目中形成得照片一般归声像档案类，特殊情况，如打桩时土质问题得照片，可同基建文字材料一起立卷。 与基建工程连在一起得设备，比如某些化工装置、电梯安装等得档案，与基本建设档案一般很难截然分开，可以作为基建档案得一个组成部分，但设备主体及设备开箱与运转维护过程得文件材料归入设备类。 有产权分属得基建项目，要视具体签定得协议涉及得产权比例来确定归档单位。所占比例大得，视为基建项目归档单位，进行整理归档；占有部分产权得另一方有权保管其拥有产权得那部分档案资料。
若项目立项不成功，此时，批复可归入批复年得文书档案，视具体情况，划分为长期或短期。 具体归档范围参阅基本建设项目文件材料立卷方法与保管期限（附件一） 二、归档要求 1、归档得基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。 2、归档时间 负责基建类档案归档管理得部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料得收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短得，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长得，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。 3、分类与代号 B基建类 B1基建项目类（按单项工程排列） B1、1 ×××项目 本单位第一项工程代号 B2房屋产权类 B2、1单位产权B2、2房改产权 面积补差得材料按分类方案归类，即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋得代码，将对应得材料归入相应得类别中；货币补差得材料归入办理完毕年度得文书档案。 三、基建档案整理要求
档案管理办法及实施细则（带表格） 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定 本规定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、 股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、 行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预 算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、 劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵 循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营 等项工作和文书处理的程序。 第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料
由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理 人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部 门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审 阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料， 由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管 理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 第八条公司必须编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面： 1、经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文 件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用 户服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文 件等。 3、工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图 纸等。
基建档案整理方法讲义 基建档案是指建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。 一、归档范围及保管期限（一）基建档案：基建项目类；房屋产权类1、一个单项工程大致可分为五个阶段（前期准备、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段及使用维护阶段）形成的文件材料。 ★在收集基建项目时，前期阶段的材料是收集的重点。 基建项目类的保管期限参照《广州市基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限》（附件一） 目前，在项目建设过程中还出现了监理单位，建设监理项目的监督过程中也全形成相应的文件材料，主要有：规划、大纲、专业实施细则、简报、日志、来往文件等。 2、房屋产权类归档范围及保管期限 （1）购买公有住房申请表； （2）家属住房情况调查表； （3）公有住房售价评估表； （4）公有住房买卖协议书； （5）收款凭证、印花税发票（复印件）； （6）公证书 （7）出售公有住房审定书； （8）房地产证、平面图（复印件）；
（9）补差价的材料。 ★注意：第9 点的材料，如果单位有房屋产权档案的，放在房屋产权类的房改产权，独立组卷。没有的放在文书档案永久保存。 房屋产权类的档案全部归永久保存。 二、归档时间 （一）基建项目办理完许可证后，首先将前期材料向本单位综合档案室移交保存，并编制目录。 （二）基建项目类在工程竣工验收后两个月内，收集好材料，按要求分类整理归档，如果项目施工时间跨度长的，可以采取分阶段整理归档。房屋产权类在每户办理完手续后一个月内，按要求整理归档。 三、整理要求 （一）分类及代号 1、基建档案分为两大类：即：基建项目类和房屋产权 类； 机关代号：“ B ” B1——基建项目类 B1.1——基建项目类第一单工程 B2 —房屋产权类B2.1 ――单位产权B2.2 ――房改产 权 B2.2.1 ——房改产权类第一幢房屋 企业代号：“2” 2.1—厂区、综合性文件；2.2—生产性建筑（包括各车间厂房）；2.3—辅助生产建筑（锅炉、仓库、水塔、变电站等）；2.4—办公、生活建筑（办公
集团公司 档案管理制度规定方案
一、目的 加强文件档案管理，规范**有限公司（以下简称“公司”）文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性，结合公司实际，特制定本制度。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 （一）档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 （二）档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 （一）总经办： 1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 （二）其他各部门相关人员： 1、负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知总经办； 2、向总经办移交合同或文件资料原件或复印件； 3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4、财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； （三）各部门档案主管人员 负责部门档案的管理。 （四）各部门负责人 负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 （一）档案资料的收集 1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向总经办移交。 3、归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。 4、档案资料的标识，各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 （二）档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑
档案业务知识培训 2013.3
目录 第一章什么是档案 一、什么是档案 二、档案的形成者是谁 三、档案的本质属性 四、档案的形式多种多样 五、档案的作用 第二章归档文件整理规则 一、需要明确的几个基本概念 1、什么是归档文件 2、什么是归档文件整理 3、什么是“件” 二、文件的收集工作 1、确立文件的收集（归档）工作 2、归档文件的收集要求与方法 三、归档文件整理需要把握的四点要素 1、归档文件整理要做到四个分开 四、归档文件的装订 1、文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、装订要以“件”为单位
3、确定装订顺序 4、装订方式和要求 五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、文件实体分类六、归档文件的排列 七、归档文件的编号 1、盖印文件归档章 2、填写归档章 八、归档文件的编目 1、编制《文书档案归档文件目录》 2、装订《文书档案归档文件目录》 九、装盒 1、文件装盒要求 2、填写备考表、盒脊、封面 3、档案盒盒脊填写要求 第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则
什么是档案 一、什么是档案？ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 二、档案的形成者是谁？ 档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 三、档案的本质属性是什么? 档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。四、档案的形式多种多样。 档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。 1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；
第二部分基建档案 一、基建档案概念 基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。 基建档案是科技档案的基本类型之一。包括5个部分12大类。 五个部分： 1、依据性文件； 2、基础性文件材料； 3、设计文件； 4、工程管理文件； 5、施工文件； 6、竣工文件。 十二大类： 1、可行性研究、任务书； 2、设计基础材料； 3、设计文件； 4、项目（工程）管理文件； 5、施工文件； 6、竣工文件；
7、生产技术准备、试生产文件材料； 8、工艺、设备文件材料； 9、涉外文件； 10、财物、器材管理计划帐目材料； 11、科研项目材料； 12、其他应当归档文件材料。 二、建设项目工作简介 （一）基建工作的基本概念和基建工作程序 1、基建工作的基本概念 建设项目可分为几种类型： （1）根据建设项目的性质，可划分为新建项目、扩建项目、改建项目。 （2）根据建设项目的规模，可划分为大型项目、中型项目、小型项目。 （3）根据建设项目的地位，可划分为重点建设项目和一般建设项目。 2、建设项目工作的程序 （1）提出项目建议书，进行可行性研究，编制设计任务书；（2）选择建设地点； （3）编制设计文件； （4）制定年度计划； （5）设备、材料订货和施工准备； （6）施工组织； （7）生产准备； （8）竣工验收、交付使用。
（二）建设项目形成的文件材料 项目建设过程中形成的几种主要文件材料： 1、可行性研究报告。主要是对建设项目在技术、工程和经济上是否合理和可行，进行全面分析、论证，作出评价。 2、征地文件。征用土地的表册、附图、审批文件、以及经济补偿方面的协议书等。 3、设计任务书。是关于设计要求的正式文件，是建设单位提供的主要设计依据，内容包括：建设项目总的要求、规模、投资等方面的说明；建设项目的组成及各子项工程的规模；各子项工程的内部面积分配及具体使用要求和设备标准；建设项目的投资分配，包括各子项建筑物、构筑物、室外工程等投资分配，每个子项工程和土建费用及设备费用的投资分配；建设基地的用地、外部运输、供水、供电、供热条件以及有关协议情况；建设进度的计划安排要求。 4、设计基础材料。主要包括：（1）工程技术勘察材料，如工程地质、气象、水文、地震等材料；（2）技术经济主要材料，如原材料、燃料来源，水、电供应和运输条件等调查材料。 5、初步设计文件。为主管部门审查而提供的设计文件，也为施工图设计提供可靠的技术依据，内容包括：设计说明、设计图纸、材料及设备明细表、概算书。 6、施工图设计文件。是在设计最后阶段形成的文件。是为了满足施工需要的设计，必须详尽而准确地标出工程的全部尺寸及用料，包括建筑总平面图，建筑平、立、剖面图，建筑构造详图，水、暖、电专业的管道（线路）平面图、系统轴测图、原理图。 7、招、投标文件。项目招、投标过程中产生的文件。 8、施工组织设计。是施工单位编制的用以指导施工准备工作和
24、基建档案管理办法 1目的 为规范和加强公司（以下简称公司）基建档案管理，确保基建档案的完整、准确、有效与安全，特制定本办法。 2范围 本办法明确了基建档案的管理要求、管理职责，规定了基建档案的收集、整理、归档等业务工作的管理要求。适用于公司基建档案的管理。 3依据 本办法依据下列标准、规范制定（其最新版本亦适用于本办法）： 《企业档案工作规范》（DA/T42-2009） 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008） 《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002） 《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001） 《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009） 4定义 基建档案是指公司建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的基建项目文件。 项目前期文件是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计及工程准备过程中形成的文件。 项目竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、监理文件和项目竣工图组成。 项目施工文件是指项目在施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。监理文件是指监理单位对工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。竣工图是指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 项目竣工验收文件是指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 5管理要求
公司基建档案管理遵循“谁主办、谁形成、谁负责”和“统一领导、分级管理、统一标准”的原则，实行“前端控制、同步归档、分阶段移交”的管理方式，确保建设项目档案的完整、准确、规范和安全。 项目建设单位负责组织、协调勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。 在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。 项目文件的收集、整理、归档应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行，应完整、准确、系统。 建设单位与各参建单位应根据本规范的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。 6管理职责 档案室为公司基建档案管理部门，负责本公司作为项目法人或建设单位的基建档案管理。 档案室负责基建档案的接收、整理、编目、保管、鉴定销毁、统计和提供利用等工作，确保基建档案的齐全、完整、准确、有效和规范，负责对项目文件的形成、积累、整理、归档工作进行指导、监督和检查。 工程项目部负责基建项目前期文件、竣工文件、竣工验收文件的积累、收集、整理、移交和归档工作，保证项目文件的完整、有序。 7归档范围和保管期限 凡是在工程项目建设过程中形成的具有保存价值的文件材料都应作为基建档案 的归档范围，包括项目的提出、可研、评估、审批、计划、勘测、设计、招投标、施工、监理、安装、调试、竣工验收、工程决算等工作中形成的文字、图表等文件材料，详见《基建档案分类、归档范围和保管期限表》（附1）。 归档范围应随着基建项目管理内容的发展变化做出相应调整。 保管期限根据国家有关基建档案管理规范的规定，结合公司实际情况，分为永久和定期，定期分为30年和10年。不同保管期限的文件为一卷时，保管期限从长。 8归档要求
公司资料档案方案集团标准化工作小组 [Q8QX9QT-X8QQB8Q8-NQ8QJ8-M8QMN]
XX公司资料档案整理方案 为了公司资料方便查找，不遗失，特制定该方案。 一、分类 1.1档案设置六个大类，即：文件档案类、人事档案类、会计档案类、经营档案类、工程档案类、综合档案类。 1.2根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二级类目，不设置三级类目（详见附表）。 1.3录音、录像、照片、计算机软盘和其它非纸质载体形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有不可分割的联系，不单独设置类目，视其内容特征同纸质档案对应分类编号。 二、分类标识方法 2.1档案标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类）；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）。 2.2档案排架和编号要反映六个基本大类，从实际出发，做到科学合理，经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。 2.2.1文件档案类（A）：分为外部文件类、内部文件类两类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 2.2.2人事档案类（B）：分为人事管理类、考试类、培训类三类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水
号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 2.2.3会计档案类（C）：原则上由财务部保管，如需有资料放到资料室的，按年度一属类进行排列。 2.2.4经营档案类（D）：分为招标文件类、投标文件类、合同协议书类、相关影像类四类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 2.2.5工程档案类（E）：工程竣工验收资料类，以工程类别分类归档，一个工程项目的所有资料归为一类，不能拆分，其编制代号规则为：取类别拼音首字进行编号。该档案类全部属永久保存。案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 2.2.6综合档案类（F）：统计报表类、审计报告类、资质相关资料类、重合同守信用证件类、其它类五类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 三、归档案卷的质量要求
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技 邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 编写吴金林 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
科技档案整理方法 第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 （1）科技档案：本单位科技活动的直接记录 （2）科技资料：外单位科技活动的记录
2、来源不同 （1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录 （2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的 3、作用不同 （1）科技档案：依据与凭证作用 （2）科技资料：参考与借鉴作用 第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。
2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。
基本建设项目档案管理办法 主要内容 ●一、概述 ●二、文件材料的整理和归档 ●三、档案整理方法 一、概述 （一）基本建设项目档案的定义 根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的规定，基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料 公路工程竣工文件材料是指新建和改建公路工程（包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口）自建设项目立项开始直至竣工验收过程中形成的具有保存、查考价值的各种形式和载体的历史记录 (二）基本建设项目档案的特点 根据国家标准GB\T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定，科学技术档案是指企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 基本建设项目档案是科技档案的一种门类。 基本建设项目档案特点 1、专业技术性；（按专业特点整理） 2、成套性；（文字材料和图纸不分开） 3、现实性；（边形成边利用，准确性） 4、复用性；（重复利用） 5、多样性和数量大 （档案工作与工程建设同步进行） （三）基本建设项目档案的作用 建设项目档案既是项目建设的真实历史记录，也是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改造的重要依据。建设项目档案工作是项目建设基础工作的重要组成部分，各有关单位应当将其纳入项目建设的全过程，做到建设项目档案工作与项目建设进程同步，按照统一领
十二、公司档案管理办法 第一条依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制订本 办法。 第二条公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书档案由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 第三条公司办公室设立专门的档案工作，受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技（部分）档案，其任务是： 1．收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案； 2．积极开展档案的提供利用工作； 3．进行档案鉴定； 4．进行档案统计； 5．保管部分科技档案； 6．认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。 第四条归档 归档的文书包括： 1．公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 2．公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。 3．公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 4．公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。 5．国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 6．公司各部门的发文。 7．其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 8．外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 第五条归档要求 1．归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 2．在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。 3．案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。 4．按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 5．全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。 第六条档案借阅 1．借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的，要经过办公室主任批准。 2．借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。 3．借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、 画线和涂改，未经批准不得复印档案。
基建档案移交办法 北京XXXXX有限公司基建工程竣工档案移交标准 第一章总则 第一条为贯彻落实XX产业（集团）有限公司（以下简称“公司”或“产业公司”）基建工程项目档案管理工作，统一北京XXX置业有限公司（以下简称“公司”或“上善恒盛”）基建工程文件的移交标准，依据工程建设项目档案管理有关规定制定本办法。 第二条本办法适用于公司基建工程文件编制、收集、整理、验收和移交。公司各部门、项目工程各参建单位均应遵照本办法执行。 第三条引用依据性文件《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328 —2001)《建筑工程资料管理规程》DB11/T695-xx 《XX股份有限公司档案保证金制度》《XX（集团）有限公司档案管理办法》《北京XX置业有限公司档案管理制度》 第二章基建工程档案的编制要求 第四条工程依据性文件：凡本单位的发文均要求原件归档。凡对方主送与抄送本单位的收文，均应以红头文件归档。直接隶属关系的转发文件应以红头文件归档，间接关系的转发文件可以清晰复印件归档。
第五条工程依据性文件要求收集齐全、完整。案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系第六条在归档的文件中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的关联文件合并组卷，不得分立。 第七条密不可分的文件材料应依次排列：批复在前，请示在后；正件在前，定稿在后；原件在前，转发件在后；多种文字形成的同一文件，原文在前，译文在后；图纸按专业依图号顺序排列；文图混合卷（不含附图），文字材料在前，图纸材料在后；（一般不混合装订）；声像和电子档案分别按载体独立组成保管单位。 第八条征地文件：建设用地规划许可证、土地使用证等硬封皮资料，不应去除硬封皮，直接组卷。 第九条工程评估材料、招、投标书、定标书、议定书、谈判协议、现场备忘录等，按文件形成的规律分类、组卷。 第条协议、合同及工程竣工验收意见书等履行签字手续完善均以正本归档。 第一条工程设计文件：按设计单位提供的卷册目录清点、收集、整理、归档。工程变更通知单由设计单位提供，以原件归档。
最新公司档案资料管理办法
公司档案资料管理办法 （试行） 一、目的 为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及局机关有关档案管理工作的要求，特制定本办法。 二、适用范围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料等的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造、财务管理、销售供应等涉及企业经营各方面的，反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。 三、机构设置及职责 健全档案工作管理体系。公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司综合部，负责建立健全档案管理各项制度，对全公司各类档案进行收集、整理、归档和综合的管理工作。 健全档案人员网络管理体系。各部门负责人是本单位档案收集、编制、移交工作的第一责任人，同时要明确一名专（兼）职档案人员，具体负责对本部门归档文件资料进行初级管理。专（兼）职档案员一旦工作岗位调整，则需要重新制定专（兼）人员并报办公室备案，以保持档案工作的完整性和延续性。 1、各项日常生产、管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定专门的部门及专人负责文件材料收集、整理后归档，然后交给公司档案管理人员统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或负责人收集、整理；会议文件由综合部收集。 4、强化业务学习，各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识，熟悉掌握档案管理的相关制度和收集、整理、归档的范围和标准。 四、档案归档 (一）．归档要求