今天我们从四个章节讲述公务文书的写作知识，第一章节：公文的构成；第二章节：公文撰写的组织；第三章节：公文的案例分析与研究；第四章节：写作研究。
第一章：公文的构成
第一节什么是公务文书
在日常工作中，有许多事情和问题需要文字材料来记载和表达，也就是日常生活中所说的文字材料。公文是文字材料中的一部分。
目前，在办公室里，人们常常会听到“文书”、“公文”、“文件”三个不同的称谓，这三个概念为什么会同时使用？这到底是怎么回事？它们之间有什么内在的关联？。
现在对上述三者称谓进行定义分析：
文书――从广意上来讲，是机关、团体、企事业单位以及个人在社会活动中，为了某种需要，按照一定的体式和要求形成的书面文字材料。
也就是说，一切书面文字材料，都可以称之为文书。常有“空口无凭，立此文书为据”的说法。“文书”一词在《汉书.刑法志》中就有叙述。
公文――是指公务活动中形成和使用的文书，或者说处理公务时所使用的文书称之为公文。
“公文”一词出现于东汉末年和三国时期，从此以后公文成为公务文书的统称。
文件――是指机关、团体、企事业单位之间，正式行使的具有统一格式和行文关系的公文。它是公文中的一部分，或者说是公文中的主要部分。“文件”一词清代末年才开始正式使用。
综上所说，文书、公文、文件这三个词的含义基本相同。但严格地说，它们之间即有含义宽窄之差，也有习惯称呼之别。三者之间的差别，不在其内涵，而在其外延。根据习惯的称呼，它们在不同的地方，或用文书，或用公文，或用文件。
我们习惯上说“文书工作”而不说“公文工作”或“文件工作”；习惯说“文书处理程序”而不说“公文处理程序”或“文件处理程序”；习惯说“中央文件”而不说“中央公文”或“中央文书”。习惯用语，是约定成俗的。在不同的地方使用，都表达了公务文书的含义。所以一般的来讲，办公室的文字材料都可称为公务文书（新闻报道稿除外）。
第二节公务文书的特点和作用
文书工作者只有对每一种公文的概念、特点、用途、结构、撰写的方法等有了认识。同时对不同类型的公文的基本特征、体式、要求等也熟悉掌握，运用自如，这样我们才能提高公文的撰写质量。
一、公务文书的特点
1.公文是由法定的作者制成和发布的
所谓的“法定的作者”――主要是指依法成立并能以自己的名义行使权力和担当义务的组织。说得通俗一点，就是指发文的名义。
2.公文具有法定的权威和效力
公文是为了实现特定工作和为了完成特定的现实任务而作的。这种特定效用又叫现实执行效用，简称现行效用或时效。公文的时效长短不等，没有统一的固定期限。
3.公文具有特定体式的处理流程
正是因为公文代表了制发机关的法定权威，所以制发公文是一件非常严肃的工作。为了维护公文的严肃性和处理公文的便利，规定了统一的文种格式。
二、公务文书的作用
1.法规作用
2.指挥作用
3.沟通商洽作用
4.宣传教育作用
5.凭证依据作用
第三节从事公务文书工作的原则和组织形式及起源
一、原则
1.及时
2.准确
3.安全
二、组织形式
1.集中形式
2.分散形式
3.混合形式
以苏州邮政局公文为例，主要是混合形式。如：会议通知、法律文本、对外（对上）相关文书、协商函、介绍信、月度工作任务书、局规局纪、各类文档（技术、财务会计）档案管理等是属于集中形式，由局（职能科室）以局文件字头编号下发。如：业务通知、业务通报、部门操作流程制定、部门规章制度等是属于分散形式，由各专业局（科室）以部门文件字头编号下发。
三、文书工作的起源
在我国文书和文书工作是同步产生的。从现在所掌握的资料分析来看，殷商时代的文书已经具有一定的格式，文书工作也有较细的程序，并建立了一些文书制度。
1.文书的形式：经历了以甲骨文书、简册文书、石刻文书、金文文书、到现代的纸质文书、电子文书。
2.文书内容：最早的文书内容：主要有王命、盟约、版图、会计统计等。现代的文书内容：函、通知、信息、方案、请示、报告、调查报告、经验材料、法律文本等。
3.文书的种类：古代有檄文、移书、书、盟书、制书、诏书等。现代文书种类有：令、咨、呈、示、状、函、信息、通知、报告、合同、文件、方案、工作任务计划书、经验材料、数据图表、电子文档等。
4.文书的演变：文书是随着政权的更替和社会进步，同步演变，以适应所处时代的政治需要。
下面列举部分中国古今文书演变，以便掌握它们之间的历史渊源。
檄文――即征召讨伐出师前的文告，是一种军事文书。古代凡遇有征战之时，或号召士兵，或颁布军纪，或表明出征目的，或揭露对方之罪行，皆用檄文。现在由通知、文件、方案、工作任务计划书等替代。
移书――古代国与国之间的一种公务往来的文书。移书类似现代公文中的函、介绍信等，是一种平行公文。目前，我国在外交上仍使用，叫国书。
书――即臣下对上有所陈述奏谏时用的一种公文。是一种上行公文。在现代公文中其表现形式主要有请示报告、汇报材料（上报经验材料、上报检查书、上报调查报告）等。
盟书――古代在兼并掠夺战争中，常常举行由霸主召集的盟会，盟会时订立的某种共同遵守的决定，称为“盟誓”，写成文书则称为“盟书”。在现代公文中主要有便条、收据、
合同、决定、纪要、合作协议书等。
到了秦代，秦始皇改命为“制”，令为“诏”。又出现了“制书”和“诏书”两种公文文种。
制书――黄帝颁布重大制度所使用的一种命令文书。它也用于告谕和责让官吏。
诏书――黄帝颁下的命令性文告。用途较广，如诏告群臣什么事情，答复群臣的奏请，皇帝去世或即位，以及其它需要诏告天下的事情等。
现代文书中的令、咨、呈、示、状五种新文体，是民国时期（1921年民国元年）颁布的公文程式条例，即《内务部颁发公文程式咨各部文》。
令――下行文，用于公布法规，任免官吏。
咨――平行文，平行机关往复公文，也称咨文。
呈――上行文，下级机关对上级机关的请示、报告文书，也称呈文。
示――俗称告示，即布告，是政府机关公开性的文件。
状――即人民群众对各级政府机关陈述和申述之文。
四、文书工作的机构建立
文书工作部门成为一个独立的工作机构是在西周时期。据《周礼.春官》记载：史官有大史、小史、内史、外史、御史等。大史掌国之六典，负责上下传达；小史掌邦国之志，并佐大史；内史掌书王命，地位最显要；外史掌书外令，负责发文；御史保管档案典籍，收受四方文书，此外，周王室还另设大宰，负责处理文书。周天子的命令由大宰颁下，下级单位的上行公文，也由大宰负责接受并协助周天子处理。
现代文书的工作部门：办公室、企划部、档案室，以及各部门文秘（内勤）岗位。
五、文书制度的建立
1.用印制度
春秋战国时施行用印制度。印章作信物，用于封官授权。古代用印文书称“玺书”。现代文书中用“公章”的称文件。
唐宋时期规定，印章盖在公文的落款处。这个制度一直沿用到现代。如有二纸以上连接，则盖在连接处。现代公文中出现这个制度最多的地方，是“合同文本”和“介绍信”，俗称“骑缝章”。
2.避讳和抬头制度
产生于秦汉时期。在文书中遇到皇帝的名字，必须避开，用其它同音或同义字代替，这就叫“避讳”。在文书中遇到“皇帝”等字眼，必须另起一行顶格书写，这就叫“抬头”。否则，视为违法犯纪，要受到惩罚。这种制度秦汉以后的各朝代都沿用了。在现代文书中仍然沿用抬头制度，但避讳制度通常已经很少用了，除了涉及保密等特殊情况，大都用代号形式出现。（如“××工程”、“X计划”、“3737行动”等）
3.请示和报告制度
*请示制度――秦律规定：“有事请殿，必以书，毋口请，毋羁留。”意思是说要以文书形式请示。这就是现代文书工作中的“请示”制度的由来。
*汇报制度――秦汉地方机关对治狱办案、郡县农作物生产或受灾情况等，都要书面呈报中央机关和皇帝。这就是现代文书工作中的“汇报”制度的由来。
4.严禁“犯令”“废令”
确立公文的权威性是在秦汉时期。封建皇帝是地主阶级的总首领，他的意旨是神圣不可违犯的。当时掌管文书的官员，被视为“出纳帝命之官”，帝王“喉舌之职”，下级官员必须无条件地服从。凡有犯废令者，都要予以重罚，甚至接受命书时态度不恭，也要予以处分。这个制度在现代文书中是以“贯彻落实”和“执行力”来体现的。
5.邮递制度
秦汉时期，根据文书的缓急程度，确定不同的邮递方式。如“檄文”，《说文解字》释：“若有急事则插鸡羽而遣之，故谓‘羽檄’，言如飞之急也”。所以檄文必须传递迅速不能有误。这种传递方式，犹如现代通信中的机要通信。
古代传递文书的驿骑有五种：“四马高足为置传，四马中足为驰传，四马下足为乘传，一马二马为轺传，急者乘一乘传。”相当于现代的“特快”和普邮之间分。
秦汉各驿站都有亭史、驿卒、马匹。对授受的文书数量、种类、来源、送向、何人封印、送出时间、经手人、邮递方式和速度等，都要进行详细的登记。如果“邮书失期”，或“邮书留进不中程（不符合规定）”，要受到惩罚。近似于现代邮政的给据邮件操作流程。
6.公文的一文一事制度
公文一词，最早见于《后汉书.刘陶传》：“但更相告语，莫肯公文。”三国以后，把文书称为“公文”日渐增多，一直到现在被人们普遍使用。
宋代开始，实行公文一文一事制度。这种制度实行的目的，是既可防止行文关系错乱，又便于文书处理，加速公文运转。此制度一直延续到现代。
7.公文的用纸制度
起源于唐宋时期，由于造纸技术的进步，纸的品种花色增多，对公文用纸作了明确规定。黄色纸张和绫纸为皇帝的专用文书用纸。现代公文延续和改进了这一制度，对公文的用纸的大小、厚度、字体、字号等都作了相应规定。
8.公文的拆叠制度
过去的公文是卷轴形式，不易携带和保存。唐宋时期制定了公文的拆叠规定，方便了公文的阅读和保管。这个制度一直沿用到现代。
9.公文的拟制和誊写制度
唐宋时期对公文的拟制、阅读、修改、誊写等十分重视。凡呈请皇帝审阅，经过皇帝“画行”（现代公文处理中的领导审批和签字）的诏令文书，如果发现又误，必须再行“奏改”（重新起草送批签字）。誊写时不得擅自做任何修改，否则，要受到处分。
宋代规定，公文有脱误（笔误）需要改动者，一定要在改动处加盖公章，以示负责。这个制度一直延续到今天。
10.公文的引黄和贴黄制度
*引黄制度――就是将章奏文书的主要内容，及日月书写于封皮或文书之全前。现代公文中的文号、发文时间、以及档案管理索引等制度都是从这里发展而来的。
*贴黄制度――古代文书是用黄纸书写的，如有需要更改之处，就用黄纸贴上，然后再改写。现代文书中已经不沿用此制度，不过在草拟送审文稿时，还会有此现象出现，如修正液的使用。
11.签押和判署制度
*签押――产生于唐宋时期，公文由主管官员签署，以示负责。该制度一直沿用到现代。
*判署――也叫画行。即指主管部门长官在文书上签署同意。判署只能由主管部门长官行驶，他人不能代行判署，否则要受到处分。该制度一直沿用至今。
12.公文的封装和编号制度
起源于唐宋时期，分为实封与通封两种。凡属要切机密公文均用实封，其余一般公文用通封。
公文编号制度也是起源于唐宋时期。用于实封公文，号数分别写在文件和封皮上，以便收文机关拆封查对。该制度在现代公文中已经进行了功能剥离，封皮上的公文编号功能如今是由给据邮件号码替代完成；文件编号功能一直沿用至今。
13.公文的收发登记和催办制度
唐宋时期各机关收到和发出的公文都要进行登记。目的不只是统计文件数量，主要是为了“发付勾检，纠其违失而督其淹缓。”
公文收发登记与催办有密切关系。古代公文催办是用登记簿、传递回报单来进行的。加速督促办理，提高办文效率，防止拖拉推诿，公文积压的现象。
14.公文移交归档制度
起源于唐宋时期。收藏文书的地方，唐朝称甲库或简称库，宋朝称架阁库。类似现在的档案室和档案馆。各机关在公文办理完毕之后，要移交归档。
15.文书的保密制度
起源于唐朝。唐律规定了许多保密法律条文，如有违者，将要受到处罚。现代文书工作中制定了若干保密规定。
第四节常用公文的名称及其处理
1.命令（令）
文书处理部门对欲发的或所收到的命令（令）都要作急件或特急件处理，有的还要注意保密。
2.指令
文书处理部门对欲发或所收到的指令也要作急件或特急件处理。
3.决定
文书处理部门收到上级机关发来的决定后，要做详细登记，并填写《文件批办单》呈送领导批办，然后按批办意见迅速处理，并注意存档。
4.决议
文书处理部门以本级机关形成的决议和上级机关发来的决议，要迅速分发和处理，并要注意了解贯彻执行情况，加以催办，使“决议”精神得到落实。
5.指示
文书处理部门收到上级机关发来的指示或批示后，要作急件处理或特急件处理。如是通过电话传来的指示，则要把内容以及发话人的机关和姓名、接收时间，受话人等，记载清楚，然后作急件或特急件处理。对指示和批示的处理，都要注意催办，以防误时误事，并要注意存档。
6.布告
文书处理部门在处理布告时常遇到三种主要情况：
①本级机关制发的报告――凡本级机关制发的，都应多印制一些，按既定的文书处理渠道分发下去，以保证广泛地张贴。
②所收上级部门发来的多份数布告――尽量广泛贴出去，以便广大群众周知。
③所收上级部门发来的少份数布告或以公文形式发来的布告――需要根据原件迅速组织翻印，而后广泛下发。其翻应份数根据实际需要而定。
7.公告
文书处理部门对本级机关所形成的公告，要按照移动的程序处理后，迅速送交有关新闻媒体公布。对从新闻媒体上获知的上级机关的公告，一般均不需要处理。
8.通告
文书处理部门对本级机关形成的通告，应组织张贴出去，或按程序送有关新闻媒体发布。对得知其它机关的通告，可告诉有关部门或人员，并提请他们注意或抓紧办理，不必作特殊处理。
文件受到后，应根据不同情况分别处理。其中，一些重要的通知需要登记，进行催办。
10.通报
文书处理部门收到通报后，一般都要作急件或特急件处理，特别是注意向机关主要领导报告。如系批评本机关的通报，还要做好催办工作，以便于本级机关向上级机关做出报告。
11.报告
文书处理部门收到所属部门和下级机关主送的报告后，对重要的报告要进行登记处理，并要主动催办和存档；对一般的则不必登记，转有关部门掌握即可。
12.请示
文书处理部门收到所属部门和下级机关主送的“请示”后，要视为重要公文登记处理。因为下级机关对这类公文的处理情况非常关心，并经常询问。
13.会议纪要
文书处理部门对所收上级机关主送的，和本级机关与有关单位联合制发的会议纪要，都要视为重要公文，加以登记和处理。
14.函
文书处理部门收到函后，要根据不同的情况进行不同的处理。其中许多都是需要登记和催办的。
15.批复
文书处理部门收到主送本机关的批复后，要迅速送有关领导和有关部门阅知，处理时可将机关原请示附上，处理完毕后，将批复与请示放在一起存档。对抄送本机关的上述第二种情况的批复，要视为上级机关的指示或决定等指令性和指导性文件处理，对一般抄送的批复送有关部门阅知便可。
16.规定
文书处理部门收到上级机关和有关机关的规定后，要视为重要的公文，加以登记处理；对公开发布的则不必处理。
17.条例
立法机关和提请机关的文书处理部门对通过和公布的条例要收集存档；其它机关的文书处理部门对条例则不处理。
18.公报
文书处理部门对公报的处理，与对公告的处理同类。
19.办法
文书处理部门对办法的处理，与对规定的处理同类。
20.意见
文书处理部门收到意见后，要视为指示，加以登记处理。
21.讲话
文书处理部门对所收上级机关或业务主管部门领导的讲话和本级机关制发的机关领导讲话，要视为重要公文，加以登记和处理；对其它机关或部门领导的讲话，则不必登记，作参考资料分送有关领导或部门即可。
22.议案
在议案处理上，对不同机关的文件处理部门有不同的要求。会议或会议常设机关的文书处理部门收到议案后，要及时呈递会议审议；其它有关机关的文书处理部门对所收已立案的议案，要视为重要公文，加以登记和处理，并要主动催办，直至妥善的答复。
文书处理部门收到简报后，一般不必登记，根据不同内容分送有关领导和部门即可。
24.情况反映
文书处理部门对所收到的或本机关制发的情况反映，都要视为急件或特急件处理，注意处理时限（不分深夜或假日）。
25.传真电报
文书处理部门收到传真电报后，不仅要根据其不同的内容进行处理，而且要根据电报的机密程度进行处理。凡属于机要电报，都要根据机要部门的要求，按密件的密级进行处理或传阅；凡属于普通电报，则可根据其内容送交有关部门处理。
26.法
立法机关和提请机关的文书处理部门，对通过和公布的法要收集存档；其它机关的文书处理部门对法则不必处理。
27.章程
文书管理部门收到章程后，交送有关组织和其成员即可，对公开颁发的则不必处理。
28.计划
文书处理部门对本级机关制定的计划，可根据内容分送有关领导和部门，并留一定份数与原稿一并存档；对所收同级党委的计划，和人大、政协机关涉及本机关的工作内容的计划，以及上级机关有关的计划，要视为重要公文处理；对所收下级的计划和其它。均不必登记，送交有关部门即可。
29.总结
文书处理部门对本级机关形成的总结，要根据内容分送有关领导和部门，并注意存档；对所收下级机关的总结，可仿效报告处理。
第五节公文的发文处理
一、发文处理工作内容
一个机关公文的处理有发文和收文处理，这里，我们主要讨论发文的处理。发文
通常有种类、渠道、环节三个内容。
（一）公文分类
机关所发公文种类主要有以下几种：
1.按公文来源分：
对外文件――指本机关（或部门）对外发出的文件。
如：本机关给上级机关的请示、工作报告；本机关给下级机关的答复、通知等。
收来文件――指本机关收到外机关发来的文件。
如：上级机关发来的指示、批复；下级机关送来的报告、请示；平级机关的公函、通报等。
内部文件――指本机关拟制，并在本机关内部使用的文件。
如：本机关内部会议记录、通知、通报等。
2.按行文关系分：
上行文――指下级机关向上级机关发送的文件。
平行文――指同级机关或者不相隶属的机关之间来往文件。
下行文――指上级机关对下属机关的发文。
上、平、下行文的性质和作用是有所不同的，反映了三种工作关系。分别是给予领导、相互协商与合作、领导与指导。这三种行文所使用的文种（文件名称）是不相同的，文件
里的口气和用语也有所不同。
3.按作者性质分
法规文件――是由国家权力机关和行政机关制定与颁发的文件。
行政文件――是指国家行政机关处理日常工作使用的文件。
党的文件――是指由党的机关和组织制定发布的文件。
4.按阅读范围和机密程度分
公布文件――是指向人民群众和国内外发布的文件。
绝密文件、机密文件、秘密文件――是指内容涉及党和国家机密的文件。
普通文件――是指内容不涉及党和国家机密的文件。
5.按办文时限分
特急公文（又叫特急件）――指在办理时间上要求特别紧急的公文。
急办公文（又叫急件）――是指在办理时间上要求紧急的公文。
常规公文（又叫平件）――是指日常工作中普遍使用的文件。
6.按使用范围分
通用文件――是指《国家行政机关公文处理办法》中规定的十二类十三种。
专业文件――在专门的业务范围工作中，根据特殊需要而专门制定形成和使用的文件。
机关常用文――除通用文件和专用文件以外经常使用的一些文章形式。如：计划、总结、简报、调查报告、大事记、会议记录等。
二、公文种类
1.命令（令）；
2.议案；
3.决定；
4.指示；
5.公告、通告；
6.通知；
7.通报；
8.报告；
9.请示；10.批复；11.函； 12.会议纪要。
三、公文产生的环节
机关所发公文大体上主要有十个环节：
拟稿、审阅、会签、核稿、签发、文号编制、印制、发放（装订）、催办、询办。其中：拟稿和核稿是关键性的环节。
从第一章中，我们了解到公文是伴随着上层建筑而演变的一种文体，每个政治时代都有着自己鲜明的烙印。一般来说，在一个政治王朝中，公文的种类变化不大。
第二章：公文撰写的组织
第一节影响公文处理的四大因数
1.标题的醒目程度直接影响着文书处理的速度
公文的标题是公文的总提要，所以必须具有三个基本要素。即公文的作者、内容、名称。由于我国目前各大机关的公文收发处理，都是根据公文的标题进行登记的，特别是公文的处理和管理中的分类，也都是依标题为根据的。如果标题不醒目准确，登记时就得翻阅公文内容，拖长处理时限。
2.行文关系的准确程度直接影响文书处理效率
直接影响着公文的印制和发放的工作量。每一份文件都有一定的主送、抄报、抄送机关的。若乱抄乱送，增加印制工作量；若漏掉应报或应抄机关，则需要补印、补发，影响公文的时效。
3.文字的精练程度直接影响着机关的工作效率
公文的行文要短而精。文字长增加发文部门和收文部门的处理时间，也增加阅读公文者的时间。在我们通常所说“文山会海”中的文山中，是指两个方面，一个是指文件多，一个就是指单个文件罗里罗嗦，言不达意，文字过长。
4.内容的明晰程度直接影响其社会效益
公文的社会效益主要取决于其内容的清晰程度，所谓的公文写作水平，主要也是体现在正文部分里：主题是否明确，理由是否充分，结构是否严谨，层次是否清晰。写作水平高，会给行文机关创造巨大的社会效益；写作水平低，则会将公文变作一张废纸，误时误事。特别是在请示的公文拟稿上体现尤为突出。请示公文写得好，可以引起领导机关的重视和支持，使本机关的要求得到满足，否则事与愿违。
第二节公文拟稿中要注意的九大事项
1.党务与政事要分别行文
特别是请求性公文更应注意分别行文，切忌交叉行文。特别是政府机关不能向下级党委机关行指令性公文。
2.要一事一文
公文的形成是以实践中提出的问题为依据的，有一件事就行一个文。如果几件没有关联的事在一起行文，会造成主题不明。再加上几件事的主管部门分别有好几家，处理起来，公文转来转去，容易耽误时间。
3.主题要明确
撰写公文和做其它事情一样，都是有一定的目的性，需要解决什么问题，怎么解决问题，都必须明确具体。公文的主题明确，既方便受文机关处理，也有利于行文机关实现预期目的。
4.标题要醒目
*标题要规范。公文的标题要包括行文机关名称、公文内容、公文名称等三要素，不应随意简化。
*文题要相符。公文的标题要根据其内容确定，使人一目了然。如文题不相符，收文机关容易处理错，使行文的目的不能尽早实现。
*题意要准确。标题的概念应是完整的，准确的，不能模棱两可，让人去猜测。题意不准确的标题，不能使人立即了解公文的内容，不便于迅速处理。
5.行文要合法
一是法规性公文一定要履行法律手续。
二是下级机关无权向上级机关行指令性公文。政府机关也无权向权力机关行指令性公文。
6.向上级机关行文不要做过多的议论
议论的目的是要阐述一定的道理。向下级机关行文时，讲一些道理，说明文中的事宜的重要性，宜引起大家的重视。是非常必要的。但向上级机关行文时就没有这个必要了，容易冲淡要谈的问题，让人产生一种颠倒上下级关系的反感。
7.字体要规范
一是用统一的标准文字。不使用繁体字和异体字（包括网络语言、日常没有约定成俗
的口语）。
二是文中数字一般用汉字书写。国务院办公厅颁发的《国家行政机关公文处理办法》中已经明文规定。公文中的数字统一用汉字的优点，首先是便于读；其次是便于与其它数字的写法取得一致；再次是含意准确。
三是注意用好标点符号。
四是注意各种业务专用符号的应用。
五是字迹要清晰。
8.落笔时要心中有数
一是吃透与拟稿文书有关的文件精神。
二是具备一定的文学、政治、历史、哲学、法律、企业经营管理等方面的知识。
三是要有敏锐、准确的思辨能力。
四是掌握所拟文书的主体内容的详细材料。
9.文字的表达能力
文书工作的重要内容之一是文字工作，如起草文件，写讲话稿，做会议记录，写调查研究总结报告等。因此，必须具备准确、熟练的运用文字的能力。这个能力主要表现在知识修养、思维能力、遣词造句、书写能力等方面。
第三节撰写公文的要点
一、公文的主旨
1.主旨的含义和作用
（1）含义
任何一篇文章都强调立意，强调“作文一篇，定有一篇之主脑”（李渔《闲情偶记》），“俱以意为主”（王夫之《画斋诗话》），他们所说的立主脑、立意，实际上就是指确立主旨。
各类文章都有自己的写作目的，但不同的文体，表达的方式各不相同。议论文要通过概念、判断、推理表明作者赞成什么，反对什么；文艺作品要通过形象、情节的自然流露，间接地反映作者的目的。而公文则是指作者在传达政策、发布命令、周知事项、汇报工作、总结经验、交流思想时，通过全文所表达出来的基本意图或意见目的。
公文的主旨――主要宗旨、主要目的、主要意图、主要旨意。
（2）作用
在一篇文章中，主旨是极为重要的。它起到三个作用。
在这个意义上来说，主旨是文章的灵魂。
主旨的需要来确定；结构的安排，必须从表现主旨出发；语言的运用，也得为表现主旨服务。一切都要受到主旨的制约，以它为核心组织成有关有机的整体。
目零落，想到哪写到哪，杂乱无章，文章就不会写好，写成功。
2.怎样确立公文的主旨
确立公文的主旨，实际上是解决公文如何立意的问题。我们可以从以下三个方面考虑：
（1）党和国家以及上级文件是公文主旨确立的直接依据
机关工作是要根据上级文件精神进行的，因此，主旨的确立往往要直接依据中央和上级的精神，按照党的政策和国家的规定考虑。有时甚至要在文稿中直接地具体地写上根据中央或上级的哪个文件，本着什么精神，按照什么规定，要解决的是什么问题。所以，认真学习，深刻领会，全面掌握中央和上级的文件精神，对于公文主旨的确立是十分重要的。
（2）领导的意图是公文的具体要求
党政机关和企事业单位所撰写的公文，其作者是法定的某单位、某一级组织的领导人。所以，一篇公文是领导在工作活动中的产物。拟稿者在接受公文起草任务后，必须准确领会领导的意图，这是确立公文主旨必不可少的重要条件。
(3)工作实践是确立公文主旨的直接因由
我们在具体工作过程中，必然随时提出一些实际问题，要立即回答、处理、解决、或者要求制定政策、布置执行；或者要求反映情况、提供参考；或者要求进行商洽、研究方案等。这就是说，一篇公文主旨的确立，是有一个实际工作中的直接因由的。这就要求我们占有大量材料，并注意不同时期的发展特点，进行全面分析研究，提出解决问题的正确见解。
3.确立公文主旨的三个特殊性
（1）从主旨的产生看
从主旨的产生看，公文更强调“意在笔先”，它常常要受到领导思想制约，或者受到行文规则的制约，有较强的客体意识。在这种情况下，作者常常是根据事先拟定的主旨，即写作意图和中心思想来组织材料的。
在文学创作中，我们反对主题先行，文革中八个样板戏是最典型的主题先行的案例。但公文的撰写恰恰是要主题先行。即：先有梧桐树，召来金凤凰。
（2）从主旨形成的过程看
多数公文酝酿时间比较短，短公文尤其如此。有的只有十机分钟就要拟成稿。
（3）从主旨的制作方面看
公文往往是集体智慧的结晶，是群体思维的结果，是撰写者、领导者、上级意图、社会生活实际等多方面思想因素的融合。
（4）公文主旨的三个要求
①正确
就是指主旨必须符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，必须符合客观实际情况，能反映出客观事物的本质规律，对工作起到积极的指导作用，经得起实践的检验。由于公文是传达贯彻党和国家的方针政策，联系和处理公务的重要工具，因此，公文具有很强调的思想性和鲜明的政治性，必须遵照执行，决不能偏离违背。
②集中
就是指主旨要集中，不可多中心，“意多乱文”。只有主旨集中，文章才有好的表达效果，才容易被对方理解，有关事项便于处理，有关规定便于执行；只有主旨集中，文章才能写得深刻，重点效才会突出、鲜明。为了做到容易被对方理解，有关事项便于处理，有关规定便于执行。只有主旨集中，文章才能写得深刻，重点才能突出、鲜明。为了做到主旨集中，作者不能塞进与主旨无关的材料而节外生枝，不能下笔千言，离题万里。应坚持“一文一事”的原则，切忌冗长庞杂。
③鲜明
就是指一篇公文的基本精神或观点，要清楚明白，肯定什么，否定什么，要解决什么问题，达到什么目的，都必须一清二楚。要做到主旨鲜明。
针对性
首先要有针对性，要回答现实中需要解决的问题，要有的放矢，不能遇事绕道走，说不着边际的话，失实空泛。
清晰明确
其次要清晰明确，对其内容的解释必须是唯一的，不能模棱两可，语言必须准确达意，不能含糊其辞。
完整性
再次要有完整性，要做到提出问题，分析问题，解决问题，不能只提问题，不去解决，或含而不露，让受文者去体味，去猜测。
（5）表现主旨五种方法
明白显露，直陈其言，是公文表现主旨的特殊方式。主旨的表现，大体说来有以下五种方式：
①题目明旨
在题目中概括点明主旨。
案例：《江苏省人民政府严厉打击非法出版活动有关事项的通知》
②开门见山
在正文开头一段中标出主旨句，使读者一目了然。另外，法规、法律、规章文体，常常在第一条中标示主旨。
案例：《四川省人民政府防止和反对官僚主义的通知》的开头：为了贯彻落实国务院关于反对官僚主义的指示，加强政府的思想制度建设，改进政府工作，有效地履行宪法和法律赋予的行政管理职能，促进全省社会主义现代化建设，现将防止和纠正官僚主义有关事项通知如下。
③卒章显志
在文章结尾一语道破，或前提后点，开头揭示文章内容重点及方向，结尾亮底，点明主旨。
④片言居要
在文章中间内容重大转折之处揭示主旨，同时起到承上启下的过渡联系作用。
⑤一线贯通
主旨分散于一篇文章各个部分的小标题、小观点中，起到一个穿针引线的作用。
二、公文的材料
1.材料的含义和作用
（1）含义
公文写作的材料，是表现主旨时选用的具体事实、基本情况、以及数据、引语等。
（2）作用
材料是构成文章的主要因素之一。如果说主旨是公文的灵魂，那么。材料就是公文的血肉。没有材料，主旨不能确立。主旨一旦形成之后，材料是表现主旨的重要支柱。
材料是公文写作的基础，没有材料，就无从谈写作。
所以，应注意精心选材。材料过多淹没主旨，材料失真会破坏主旨，材料平庸会冲淡主旨，材料陈旧会消弱主旨。因此，必须从严选材，做好材料查实、鉴别，筛选工作。
2.材料的占有
材料的占有应多多益善。材料多了，选择起来有余地；表达才能得心应手，左右逢源；分析和认识问题才可能达到相应的深度和广度。
（1）直接材料和间接材料
直接材料――凭借五官接触的事物，通过耳闻目睹，获得的第一手材料，叫直接材料。它是通过自己观察得到的切身感受，因而最新鲜，最实在，最有活力。但是，一个人的经历毕竟有限，有时需要借助第二手材料。
间接材料――通过听取介绍，查阅简报，纪要，报表等手段获得的材料，叫间接材料。这类材料也较真实，具体，广泛，客观，有一定的价值。
只有掌握了这两类材料，才能写出有说服力的公文。
（2）现实材料与历史材料
公文写作的任务，在于解决现实生活中的各种问题，因此，搜集和掌握现实生活中实际情况的材料是非常重要的。但是，对任何一个事物，仅仅看到它的现在还不够，还要看到它的发生、发展以及它的过去和将来，也就是说我们不能忽视历史材料。
公文的写作，即要首先着眼于现实材料，又要尽可能多地了解有关历史材料，做到知古知今，知中知外，这样才能洞察和了解事物的纵横方面。
（3）具体材料和概况材料
具体材料就是典型材料；概括材料就是面上材料。这两者的有机结合，对于加强公文写作的针对性和指导性有着重要的积极意义。
点面结合在汇报性、论说性的文件中，尤为重要。没有“点”上的材料，往往导致文件的一般化，缺乏足够的说服力；没有“面”上的材料，往往说不清问题，不能给人宏伟、全局的概念，同样会影响文件的效果。掌握这两个方面的材料，是公文写作的有关必备条件。
（4）正确材料和反面材料
这两种材料就是指能够从正面或反面反映事物本质的材料。有比较才能鉴别，有鉴别才能决定取舍。掌握正反两个方面的材料，是写好公文的重要环节。
正面材料可以成为解决实际问题的正确意见的事实依据；反面材料既可以是一篇公文所要克服的某种错误倾向，又可以是一篇公文要解决某个问题时应注意防止的偏差。
显然，掌握正反材料具有同等重要意义，不能有所偏废。不过，在具体行文时，应根据不同情况有所侧重。要把握好“报喜不报忧”和“攻其一点，不及其余”两者之间的度。
3.选择材料的要求
（1）真实
公文的观点和材料都必须实事求是，经得起实践和历史的检验。公文的材料不能虚假，必须是实有的事物。
公文的失实，对上容易导致决策的失误；对下容易降低公文的严肃性。
（2）准确
选用的材料要能够准确地说明主旨。只有根据主旨的需要选择材料，才能准确地表现主旨。
就整篇公文来说，选用的材料，必须从不同的侧面，紧扣主旨，针对性极强的说明主旨。决不能材料和观点脱节。
要选用能够突出、明确、具体地说明主旨和观点的材料，给人深刻的印象，清晰的认识。不能笼统含糊，使人印象朦胧，不得其要。
（3）典型
材料能够深刻地揭示事物的本质，具有代表性和说服力。起到“以一当十”的作用。
（4）新颖
材料能够反映客观事物的发展变化趋势，说明客观事物的最新面貌，回答现实生活中人们最关心的、最迫切需要解决的新问题、新成果、新数据、新经验、新思想等。
要善于选择新颖的材料，作者必须要有敏锐的观察力，较强的采集力，要有见微知著的本领。这样才能发现新事物。
4.材料的使用
在公文中，观点和材料是相互依存，相互制约的辨证统一体。离开了材料，公文中的观点就显得空洞干瘪，毫无价值；离开了观点，材料就像一盘散沙，什么问题也说明不了。
因此，必须用观点统帅材料，用材料说明观点，做到二者有机统一。常见的使用方法有三种：
先亮观点，后列材料――这样安排先声夺人，头绪清楚。常在段首概括亮出观点，然后列举事例陈述、说明、解释观点。
先列材料，后摆观点――先介绍事实，或列举数字、依据，然后水到渠成地归纳概括出观点。这样安排从事到理，说服力强。
边列材料，边摆观点――夹叙夹议，既摆事实，又说道理，由浅入深，便于理解。
无论采用哪种方法，都要注意材料和观点之间的必然逻辑关系，即通过归纳、演绎、因果逻辑推导，从材料中得出必然的结论，不要使材料和观点相互脱节或者相互矛盾。
三、公文的结构
1.结构的含义和作用
（1）结构――指文章内部的组织构造。
（2）作用――指对内容恰当的组织和安排。
具体地说，就是要使主旨清晰地、有条理地贯穿全文，连缀成篇，做到首尾呼应，取舍得当，考虑好各部分的分合接榫，使全篇文章完整严密，内容充实丰满而不零乱。
前面我们已经把文章的主旨喻为灵魂，材料比作血肉，那么结构就是文章的骨架。文章离开了结构、主旨、材料就失去了组成文章的依据。
2.公文结构的组成部分
(1)标题
“题好一半文”，标题是文章的“眼睛”，必须重视标题的设计。公文的标题力求做到切题、简明、醒目、得体。
切题――就是指在构思过程中，应依据主旨先确定标题，然后围绕标题展开内容。
简明――是指标题要简洁明快，不能过长过繁，拖泥带水。
醒目――是指标题要鲜明突出，有吸引力。
得体――是指什么文稿用什么类型的标题，有一定之规，不可乱用。
标题有两种基本形式
*公文式标题：程式性较强，表达平直。
*新闻式标题：一般采用单标题和双标题两类。单行标题――有说明式、提问式、警句式。双行标题――正标题突出主旨，副标题说明内容范围及文种。目前双行标题在公文中使用越来越多。
（2）开篇
开篇也叫文章的开头。公文的开头通常是开门见山，下笔入题，起句发意。或者开篇就是点题，或者揭示全文内容的走向领起下文。元代乔梦符论及乐府写作时说：凤头、猪肚、豹尾。写公文也是如此，开头很重要。
①写作要求
定准基调。千锤打鼓，一锤定音。从内容说，开篇要紧扣主题，是全文内容的线索，不能下笔千言，离题万里；从结构说，要选好思路的入口，以便顺畅地写完全篇；从体裁、语言风格说，要和全文协调一致。开篇是全文的有机组成部分，为全文定下一个基调（或豪放，或欢快，或庄重，或悲愤）。
吸引读者。与标题的作用一样，主要是吸引读者，以气势夺人。
短小精炼。太长有头重脚轻之感，比如吃包子，半天咬不着馅。
②常见的公文开头有以下十种：
概括情况――介绍情况要切题，材料要准确、典型，表达要简洁、概括。
说明根据――常用“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起下文，行文有据，增强了文章的权威性。
介绍目的――开宗明义，表明行文的目的，常用“为了”、“为”、“为此”等词语领出下文。
交待原因――有的用“由于”、“鉴于”、“因为”等词语领起下文，有的直接陈述原因。
阐明观点――开头先提出结论性意见，下文再具体解释、说明、阐述。
表明态度――开头先对转发、颁发的文件提出看法和评价。
提出问题――设问句开头，提示文章主旨主要内容，引起读者思考和共鸣。
慰问祝贺――常用于礼仪性文章、讲话稿。
引述公文――常用于对来文而撰写的公文。
不另写开头，直接列写序号开始。
③制造悬念的开头
文章的开头，特别是经验材料的开头，和新闻通讯的开头，演讲稿的开头，我们往往为了出奇制胜，通常用制造悬念的方法开头。这种方法有如下几种技巧。
开篇制造悬念的方法：
用重要的悬念情节开头，给人一个疑问。
以尖锐的矛盾开头。
以鲜明的对比开头。反常的情节（与常理的对比）。
用有趣的情节开头。
以引人思索的问题开头。
用读者关心的事件开头。
以联想和想像开头。
(3)结尾
编筐编篓，全在收口。结尾必须做到言尽意明，简短有力，耐人回味。既不能虎头蛇尾，草率了结，也不能画蛇添足。突出三大功能：深化主题，引发思考，抒发情怀。
①写作要求
自然结束，止于所当止。意犹未尽，草草收笔，是结构上的残缺。意已尽而不止，拖泥带水，是蛇足。
简短有力，耐人回味。
卒章显志，寄送深远。加深主题，画龙点睛。
②常见的结尾有以下六种：
收篇点题――用简练的语言，画龙点睛，水到渠成的提出主旨。或对全文主旨简要概括，总结全文，形成完整印象。或针对文章开头交待的论题和初步揭示的主旨，前题后点，结尾点明主旨。或者进一步说明，深化中心，形成深刻印象。
提出希望、号召――或由作者，或在文中说明谁发出，以指明努力方向，激励读者。
提出意见、建议――或者针对文中主体部分对情况、问题的分析，提出解决的意见、措施。或者简略地提出贯彻、处理的要求。
说明有关问题――根据行文的特殊要求，交待、说明影响与内容有关的事项。
表示祝贺、慰问。
自然结尾――在主体部分已经言尽意明者，就不必要另加多余的一段文字来结尾。
③结尾的形式
为了使文章结尾的给人留有深刻印象，我们通常会用三种手法来强化：一是叙述（用事实说话，含而不露，引而不发）；二是抒情（从思想感情上提醒召唤，引起共鸣）；三是议论（突出、升华主题）。
总结式。运用理性思维和哲理性的语言，归纳全文，醒明主旨。
联想式。从材料的内容引起联想，使主题得以丰富、深化。
点睛式。用极简炼的文字，画龙点睛般生发意义深远的主题。
抒情式。以浓郁的抒情色彩，颂扬材料所写人或事的精神、意义。
情节式。选择能加深主题的情节，收束全文。
引申式。引用相关材料，拓展情怀，题外借形，目的为了加深主题。
（4）层次和段落
①公文的层次
就是指公文要体现出客观事件的发展和阶段性、客观事物组合的系统性、客观事物内部的条理性、和作者的认识。表现事物发展的一个阶段，特征、问题，进行分析推论，都可以组成一个层次。
层次的外部标志，是部分序号、层首句、小标题。
②段落
是指一个个自然段落。
一般来说，它在文章中是一个最小的可以独立的意义单位，具有低两格另起一行的换段标志，从形式上很容易辨认。
③层次与段落的关系
层次与段落之间既有区别又有联系。层次着眼于内容先后次序的划分；段落着眼于表达过程中的间歇、转折和强调。
一般来说，层次大于段落，常常是几个段落表达内容的一个层次。有时也有层次和段落正好一致。
④段落的划分
段落划分要注意单一、完整、有序、合理。
*单一，是指一个段落只说一个意思，不要把几个意思混在一起讲。
*完整，是指一个意思在一个段落里说完，不要割裂成几段。
*有序，是指一段内的句字之间要有逻辑顺序，文章的各段的组合要有逻辑联系，注意连贯性。
合理，是指段落的划分要从表达思想内容的需要出发，考虑文章的总体表达效果，要长短适度，疏密相间。
⑤过渡和照应
文章要做到脉络清楚，联缀成篇，文气贯通，浑然一体，就离不开过渡和照应。
过渡
是指层次、段落之间的衔接与转换。它是上下文体连贯的纽带，能够起到一种承上启下，穿阵引线的作用，使全篇内容组织严密，浑然一体。
常见过渡方式有三种：
*段落过渡：在较大转折的情况下，安排一个简短的自然段承上启下。
*句子过渡：或在某一段的末尾，或在后一段落的开头，多用富于提示性的句子或者设问句加以过渡。
*关联词或词组过渡：在层次段落之间承上启下或表示关联、转折的词语。如：“因为”、“所以”、“然而”、“综上所说”、“由此可见”等。
照应
是指文章中不相邻的层次、段落的关照和呼应。即前面提到的‘后面有着落’，后面说的‘前面有交待’。这样有助于加强内容的内在联系，增强文章的整体感。
常见的照应方式有三种：
首尾照应：一般开头提出问题，结尾作出结论，或者结尾深化结论，形式上使首尾圆合，内容上通过照应概括全文，突出主旨。
前后照应：内容上反复强调重点，随时自然合理地加以照应，结构紧凑。
题文呼应：在开门见山、收篇点题、片言居要等处照应标题。
3.怎样安排公文结构
（1）纵向组合结构
案例：纵式结构图。
纵式结构――按事物发展的时间顺序，或按作者对事物发展的认识顺序合安排素材。这种方式也叫“单线条工程链接法。纵向组合结构有两种表现方法：
直叙式――或按照时间先后为序，或以事情的发生、发展或变化过程为序。 这种结构比较单一，事情的来龙去脉十分清楚。常用于内容单纯、叙事性强的文种。采用这种方式写作时，要按照发展顺序，把事件恰当地纵剖成几个阶段，使层次正确、清晰。但要注意突出重点，兼顾一般，切忌平均使用气力，平铺直叙。
递进式――在安排层次时，按事物事理的逐层深入关系来组织材料。
案例：递进式结构图
这种关系，可以由表及里，由点到面的层层剖析，也可以由浅入深，由感性到理性的步步升华。但不管采用哪种方式，材料和材料之间的关系必须是步步深入的。采用这种形式，摆情况要翔实、简明。作分析要有理有据，观点鲜明。下结论要明确、具体。解决问题的办法、措施要切实可行。它的重点是结论部分，摆情况，作分析必须围绕结论逐步深入，这样才能自然地引出令人信服的结论来。
（2）横向组合结构
案例：横式结构图
这种结构的思路是横向铺开。或按事物的组成部分展开；或按空间分布展开；或按事物的性质归属关系展开。有两种表现方式：
并列式――材料与材料之间关系是并列的。
在安排层次时，将性质相同的材料归纳在一起；或者是一个问题的几个方面；或者是一个事物的几种存在形式；或者是一个部门的几种典型……，但不管哪种情况，材料与材料之间的关系必须是并列的。
总分式――按事物的种属关系来组织材料，把握整体与部分的关系。
在安排层次时，往往按事物的种属关系来组织材料。有的采用“总――分――总”的形式；就是先有一段“总说”，即公文的前言，通常包括情况、存在问题、和写作目的等。再就是“分”，它是公文的主题部分，包括解决问题的意见、方法、措施等。最后一个“总”，是指内容的归纳、总结，或者提出希望、要求。
另外，也有采用“总――分”的形式，或“分――总”的形式。当无论采用哪种形式，材料与材料之间的关系，必须是整体与部分的关系。
（3）纵横交叉结构
案例：纵横式图
以时间顺序为经，空间交换为纬，或者以认识顺序为经，事物性质为纬，交叉渗透。有主有从，相互交叉，定向组合，结构不杂乱无章。有些内容丰富、容量较大、篇幅较长的公文，常采用这种结构形式。采用这种结构，常常有主有从，要注意交叉，又不杂乱无章。同一个层次的材料，先按一种定向组合结构为好，便于控制、驾驭。先按纵向结构组织，可以看出事物发展的全过程；先按横向结构组织，可以分出事物各部分之间的联系和比较、区别。这种结构，应根据具体情况，具体运用。
如：职代会上用的工作报告，先纵后横。上半年工作的回顾，下半年的工作思路要点，这是纵结构。在回顾上半年工作中，一般写目标任务完成情、完成这些认为采取哪了些措施、产生了哪些经验和体会、存在哪些问题等；在下半年工作思路要点中，通常会写下半年的工作任务、制定什么举措作保证、达到什么要求、对上半年存在的问题改进意见等，这种工作报告的写法叫横结构。
案例：辐射式结构。
这是一种近年来出现的新型结构，属于纵横交叉结构范畴。大多在新闻通讯、经验材料中会使用到。今天我们不多作探讨，等有机会时再细细研究。
（4）结构安排的要求
①必须围绕主旨安排结构
一篇文章在谋篇布局、结构文章时，必须围绕中心来选材。不能齐头并进，多中心；不能喧宾夺主，转移中心；不能节外生枝，离开中心。只有以主旨为提纲组织材料，安排结构，才能使主旨明确，完整统一。
②必须要有明确、清晰的层次
层次是安排公文内容的逻辑次序，是公文的意义段、逻辑段、结构段的部分。层次的划分与安排，具体地展示了公文结构，体现了作者的思路，直接关系到结构安排的优劣成败。因此，要做到层次清晰，必须要正确反映客观事物内部联系的规律。
③必须做到完整、严谨、匀称
完整，是指公文的中心线索要连贯，有过渡，有照应，有头有尾，不能顾此失彼，残缺不全。
严谨，是指划分层次段落精当，组织严密，连续紧凑，无懈可击。
匀称，是指层次和段落的大小不能过分悬殊，主次详略得体，各个部分应搭配得当。
只有精心组织，恰当安排结构，才能更好地表达公文的内容，体现主旨，突出重点。
第四节公文的写作技巧
公文的基本任务在于传达和贯彻党的方针、政策，发布法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验等。所以，公文的主要表述方式有三种：叙述、议论、说明。
一、叙述
叙述是一种陈述事物状况和变化过程的方法。在公文撰写中，主要用来介绍情况，交待问题，说明原委。
叙述作为一种最基本的表达方式，其作用是保证内容完备简明，让人一目了然，头绪清楚，增强完整的条理性。详略得当，中心突出。
叙述主要包括“写人”和“叙事”。
在公文中一般不专门写人，但叙事是常用的。叙事的功能通常表现如下：
（一）叙事的功能表现
请示性、陈述性公文中的情况反映――是作为汇报做法的根据出现的。