浅谈纸质档案与电子档案的关系
[摘要]电子档案与纸质档案存在着紧密的互补关系，本文对此进行探讨，供业内人士参考。
[关键词]电子档案；纸质档案；关系；保护
中图分类号：g270 文献标识码：a 文章编号：1009-914x（2013）07-0236-01
档案是人们在社会实践中直接形成并被人们有意识保存下来，以便供将来人们对档案信息资源查询利用。当今电子网络越发发达，电子档案以其载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，然而电子档案与传统纸质档案存在着紧密的互补关系，主要体在保护技术上有很大的不同，这些互补关系将是电子时代档案保护技术的新领域，使得电子档案与纸质档案同时并存。
1 电子档案与纸质档案载体寿命的互补
纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件（如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等）下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接
档案管理制度 档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。（一）档案收存的范围 1、行政档案： ①上级下发的各类文件 ②发出的的各类文件 ③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等 ④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等 ⑤出具的或盖章的信函、报表等 ⑥各类统计资料 2、人事档案 ①编人员的档案材料 ②人员招聘的相关材料 ③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。 ④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。 ⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。 ⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。 ⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相
关材料。 ⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。 3、财务档案 ②常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。 ②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。 ③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。 ④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。 ⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。 ⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。 ⑦年度、季度及专项财务分析报告。 4、业务档案 ①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。 ②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。 ③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。 ④教员、考评员队伍相关资料。 ⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。 ⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资
建设电子文件与电子档案管理规范 （2009-8-22） 1总则 1.0.1 为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。 1.0.2 本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。 1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。 2 术语 2.0.1 建设电子文件electronic construction records 在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。 2.0.2 建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration 建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。 2.0.3 建设工程电子文件electronic records of construction engineering 在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。建设工程电子文件可简称为工程电子文件。 2.0.4 建设电子档案electronic construction archives 具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。 2.0.5 真实性 authenticity 电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。 2.0.6 完整性 integrity 电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。 2.0.7 有效性 utility 电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 2.0.8 元数据metadata 描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。 2.0.9 在线式归档on-line filing 通过计算机网络，将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。 2.0.10 离线式归档off-line filing
电子档案与纸质档案利用特点的比较 【摘要】在计算机与网络技术高速发展的时代，电子档案与纸质档案的使用都在快速增加，二者在利用过程中都有各自的优势特点与不足，通过比较可以更清楚的明白它们的特点，完善二者在利用过程中的不足。 【关键词】电子档案电子文件纸质档案利用 档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息、和知识的记录。档案是在社会活动中直接形成并有意识的保存下来，保存档案的目的的实现档案的价值，使档案为人们所用。只有档案被档案需求者所用，创造更多有利于社会经济文化发展的价值，档案的价值才得以实现。在信息技术与网络不断发展进步的数字化时代，电子文件发挥着越来越重要作用，可以说与纸质档案并驾齐驱。但这并不意味这纸质档案将会被电子档案所代替，相反的是随着电子档案的广泛应用，纸质档案不减反增，而且是大幅度的增加。所以“电子档案将会代替纸质档案”的观点是不现实的，没有根据的。而电子档案与纸质档案利用的特点是不同的。 一、电子档案与纸质档案比较的优势利用特点 （一）共享性 电子文件的共享性是指同一份文件可以实现在同一时间，不同地方，被多个需求者以多种方式利用。电子文件不再受“孤本”的限制，一份文件可能供所有需要它的人共享。除要求普遍发行的文书文件外，大部份的纸质文件都是独份，就算有几个复印件和副本，在有限的数量下，文件的共享利用是只能在小范围进行。传统的纸质文件是一种“有形的信息资源”汇集在一定的场所、固定的时间范围内被需求者利用。这样既限制了档案利用的人数、时间、地点，而且在保存上存在巨大风险，很不利于档案被利用者利用。而电子文件在虚拟的计算机环境下，成为了“无形的信息资源”，打破了纸质文件“有形”的观念，使同一份文件可以在同一时间，不同地点，被不同利用者共享。电子文件的共享性主要表现在以下几个方面：一是打破了利用者人数的限制，同一份文件可以通过复制、下载、网络传递、利用移动硬盘等方法，实现了在一份文件被多个利用者利用。二是打破了纸质档案“固定场所”的限制，得益于现代先进的网络技术档案利用者通过网络等多种手段方法可以远程获取所需的档案。使档案的利用也不再受时空的局限。三是打破了“利用时间”的限制，利用计算机和网络技术，通过一定的设备可以在任意时间内获得所需的档案。 （二）多样性
电子档案的安全管理及措施摘要:随着计算机技术的快速发展，计算机被广泛的应用于各个领域，其中档案管理从纸质档案管理向电子档案管理转变就是一个典型的事例。如何有效保存原始档案，如何加快档案管理的现代化进程，这些都是档案管理亟待探索、解决的问题。文章从多个角度对比分析了纸质档案管理和电子档案管理的差异，并提出电子档案安全管理的措施及相关问题的解决措施。 关键词:电子档案管理；纸质档案管理；安全管理；措施 随着电子政务、电子商务的广泛应用,使得文件的存储形式发生了巨大变化，电子文件渐渐取代了纸质文件，成为了一种最为重要的档案存储形式。为了更加有效的保护珍贵的历史资料，有保存价值的纸质资料必须要采用电子档案这样的保存方法。当前，电子档案由于技术水平、技术力量方面的欠缺，与纸质档案管理相比相关的保护技术还不是很完善。为了很好的应对新的档案管理模式，维持电子档案管理有效性，必须要采取一些措施，对纸质档案、电子档案两者的管理现状、保护技术差异进行深入的分析，并提出具有实际可行性的电子档案保存对策，最后找到一个适合电子档案管理的现代化管理模式。
1电子档案与纸质档案在保管中的差异 1．1管理观念上的差异 档案的一个重要环节就是对电子文件进行归档，过去档案管理缺乏专业知识和专业设备，没有对其引起高度关注，要么将其作为副本、资料保管，要么把它拒之门外。长期以来，档案管理主要采用传统的纸质档案管理思维模式，想要进行电子档案认识的转变，就必须要构建新的电子档案管理运用思想模式，把“后现代管理观念”运用于电子档案管理，而不能再拘泥于纸质档案的“现代管理观念”。 1．2保存寿命的差异 当档案人员做好纸质文件，纸质文件的字迹、制成材料及字迹材料将会永远的成为一体。它的内部因素、保护环境直接影响了它的使用寿命。而电子档案就不一样，电子档案的内部因素、保护环境对它的使用寿命有影响，但起到关键影响的要数技术革新。电子文件的形成就要依赖于计算机将载体和信息结合，它的识别也需要通过计算机。
机关单位档案管理制度 第一条为进一步加强本局档案管理工作，全面提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、《会计档案管理办法》等有关规定，特制定本制度。 第一章档案人员岗位职责 第二条档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。 第三条严格执行档案工作各项制度，加强档案的日常管理和保护、利用工作。 第四条对本局各部门的档案工作进行业务指导。 第五条维护本局档案的完整与安全，对违反《档案法》和违反制度的行为予以制止，直至拒绝提供利用，并提出处理意见，报本机关领导批准后执行。 第六条机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。 第二章档案归档制度 第七条凡是本局在各项活动中形成的，具有备考价值的文书、图表、声像、电子信息等各种门类的有价值的材料及外出参观学习、考察和参加各种会议带回的文件材料，均属归档范围。
第八条归档立卷的文件资料及每份材料的页数均应齐全、完整。 第九条归档的文件必须做到问题单一、类型鲜明、年代不混、保管期准确。 第十条会计档案归档必须编制移交目录，交接双方按移交目录清点后签字。 第三章档案保管制度 第十一条档案库房实行专人负责管理，库房钥匙应妥善保管。 第十二条要定时做好库房内温湿度记录，库房温度保持14—240c之间，湿度保持在50—65%之间。 第十三条库房内有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，档案库房内不得堆放杂物。 第十四条综合档案室应建立全宗卷，积累和存储本局案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。 第十五条定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。对破损褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。 第四章档案保密制度 第十六条严格遵守党和国家的有关保密制度，查阅、借阅遵守单位的保密制度，确保档案的安全，严防丢失或泄密。
培训中心档案管理制度1 宜阳县培训中心档案管理制度 1、严格按照档案法管理，依法办事。 2、严格按照《培训档案管理实施细则（暂行）》的规定进行科学管理。 3、全局培训档案实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用。 4、档案管理建立科学的管理制度，职责分明，责任到位。 5、各门、各类、各种工种的培训档案，从立档、归档、保管到销毁，实行动态管理，规范操作。 6、档案的利用和公布，必须符合法定程序和局里的有关规定，未经同意，任何组织和个人无权公布。 7、档案管理的法定职责落实，依法自律，依法监管。 宜阳县培训中心 物业安保培训方案为规范保安工作，使保安工作系统化/规范化,最终使保安具备满足工作需要的知识和技能，特制定本教学教材大纲。 一、课程设置及内容全部课程分为专业理论知识和技能训练两大科目。 其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的 1）保安人员培训应以保安理论知识、消防知识、法律常识教学为主，在教学过程中，应要求学员全面熟知保安理论知识及消防专业知识，在工作中的操作与运用，并基本掌握现场保护及处理知识2）职业道德课程的教学应根据不同的岗位元而予以不同的内容，使保安在各自不同的工作岗位上都能养成具有本职业特点的良好职业道德和行为规范）法律常识教学是理论课的主要内容之一，要求所有保安都应熟知国家有关法律、法规，成为懂法、知法、守法的公民，运用法律这一有力武器与违法犯罪分子作斗争。工作入口门卫守护，定点守卫及区域巡逻为主要内容，在日常管理和发生突发事件时能够运用所学的技能保护公司财产以及自身安全。 2、培训要求 1）保安理论培训 通过培训使保安熟知保安工作性质、地位、任务、及工作职责权限，同时全面掌握保安专业知识以及在具体工作中应注意的事项及一般情况处置的原则和方法。 2）消防知识及消防器材的使用 通过培训使保安熟知掌握消防工作的方针任务和意义，熟知各种防火的措施和消防器材设施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保护公司财产和员工生命财产的安全。 3) 法律常识及职业道德教育 通过法律常识及职业道德教育，使保安树立法律意识和良好的职业道德观念，能够运用法律知识正确处理工作中发生的各种问题；增强保安人员爱岗敬业、
电子文件、电子档案、OA三者的区别 作者：薛馨枫 概念澄清 电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。 办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。 电子文件与电子档案 （一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号 （二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号 办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统 （一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理
和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。 （二）电子文件管理系统 是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 （三）电子档案管理系统 是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。 电子文件与电子档案的区别 “文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。 电子文件电子档案 （一）价值的区别 电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。 （二）文件生命阶段涵盖的区别 电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。 电子文件的归档 “归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：（一）归档要求
图纸类纸质档案和电子化档案的重要前景规划 摘要：图纸类档案由于其历史地位和意义，一直受到人们的重点关注，但随着互联网的发展和普及，电子化档案应运而生，这种新兴的档案储存管理方式给以纸为载体的传统档案储存管理方式带来了新的机遇和挑战。然而纸质档案和电子化档案都各有优劣，从长远的发展来看，二者共存，取长补短才是正道。因此我们将讨论图纸类纸质档案和电子档案的优缺点，阐明二者共存的意义，以及对未来远景的规划。 一?图纸类纸质档案的优点和缺点 （1）优点：图纸类档案是以纸书籍类的形式将档案完整的保留下来。自从古人发明纸开始，先辈们就将诸多的文献古籍和学术资料通过纸保留下来，使得中华民族的在发展中的总结出来智慧和经验得以延续，为中华民族传承千年做出了巨大的贡献。因此这种以纸为载体的档案用着极其深远的影响和重大的意义。不仅如此，在几千年的发展中，我们总结出了诸多优秀的纸质档案的管理办法，有着积极丰富的管理经验，对纸质档案的保存具有很大的好处。 不仅如此，图纸类纸质档案还具有先天的优势，那就是真实性。纸质档案存留的信息很难被删改而不留痕迹，在完
整性和真实性上具有电子档案不具备的优势。因此在法治社会里纸质档案拥有更强的法律效力，即便伪造也能很轻易的检查出来。 （2）缺点：图纸类纸质档案的缺点就在于它的载体，纸比较容易损坏和缺失，耐火性和防潮防腐防蛀性能都比较差，因此需要花费大量的时间和资金去保存。而且纸质档案往往都是孤本，复制的要求很高，往往存在着丢失的风险。一旦丢失，就意味着图纸类档案上记载的信息完全的遗失，无法找回，这种损失无疑是无法接受的。同时纸质档案由于种类繁多，分门别类也比较复杂，同时也耗费空间，不利于快速的查找。同时由于纸质档案只能在一个地方保存，无法实现资源上的共享，对大数据的建立具有不利的影响。 二?图纸类电子档案的优缺点 （1）优点：图纸类电子档案是伴随着计算机和互联网的发展而产生的一种新兴的档案管理储存模式，它不以纸为载体，通过计算机的处理和识别，在磁盘或光盘中储存，以编码的形式储存在网络中。作为一种新兴的档案管理储存模式，它符合现代社会科技发展的潮流，为档案的储存管理带来了极大的便利，主要体现在如下几个方面： 1.多样性。相比于传统的纸质档案，它的储存方式多种多样，既可以储存在电脑中，也能放在手机里，它不需要具体的事物作为载体，以编码的形式储存在网络中。同时，电
一、《综合档案室工作职责》 二、《文件材料归档制度》 三、《档案库房管理制度》 四、《档案保密制度》 五、《档案保管制度》 六、《档案查（借）阅制度》 七、《档案利用制度》 八、《档案的统计、鉴定和移交制度》 综合档案室工作职责 1、宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，并努力完成上级主管机关下达的有关档案业务工作。 2、制订和组织实施机关档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平。 3、负责规划、协调全镇档案工作，并负责对镇属各部门档案工作进行业务指导、监督和检查。 4、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管本镇各类档案及有关资料。 5、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作； 6、严格执行国家《保密法》和机关保密制度，组织做好档案的密级调整工作，对已超过保管或保密期限的档案，提出存毁和解密、降密处理意见。 7、开展档案的开放和利用工作，做好档案的借阅查阅工作；编制检索工具，编写档案参考资料。积极开发档案信息资源，为机关各项工作服务，为社会服务。 8、维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范和技术保护工作；对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，将予以处理；对保护档案有功者，将给予表扬、奖励。 9、负责组织机关专兼职档案人员的业务学习与培训。 10、开展档案学术研究和交流活动。 11、完成领导交办的其他任务。 文件材料归档制度 根据《档案法》和市、区档案局关于档案立卷归档的要求，为及时、正确地做好本机关各类档案材料归档工作，提高案卷质量，特作如下规定： 一、机关文件材料归档范围是： 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 二、机关文件材料不归档范围： 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，
朝阳市检验检测认证中心档案管理制度 为进一步加强干部人事档案管理工作，全面推进干部人事档案管理制度化、规范化、科学化，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作、人事决策工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》等有关规定，制定本制度。 第一条严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《干部人事档案工作条例》规定，加强对档案的管理、收集和整理工作，有效保护和使用干部人事档案，自觉遵守党和国家的保密规定。 第二条根据《干部人事档案工作条例》规定，干部人事档案管理部门，要设置专用房间保管档案。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。 第三条干部人事档案库房为机要房，无关人员不得入内。档案库房必须坚固，配置铁质档案柜。库房内保持清洁、安静，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等设施落实情况，保证档案安全。 第四条严格干部人事档案日常管理，确保归档材料真实准确、规范完整，杜绝虚假材料。 第五条收集档案材料必须认真鉴别，不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档。
第六条销毁干部人事档案材料，必须详细登记，并报请分管领导审查批准。销毁档案材料过程中，必须有2人以上参加，不得让无关人员参与，大宗和绝密材料销毁时要有相应保卫措施。 第七条严格档案查阅、借阅审批手续。干部人事档案不准随手拿出库房，查阅、借阅档案必须按规定办理审批和登记手续。 因工作需要查阅干部人事档案，查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案。 查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。 档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，报分管领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。 第八条任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。 第九条凡借、查阅干部人事档案，查、借阅单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅。 第十条借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案的内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示分管领导审查批准后，才能复制（拍摄）。 第十一条干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。
电子文件与纸质档案 Company number：【0089WT-8898YT-W8CCB-BUUT-202108】
在信息化时代，我对于电子文件和纸质档案能够并存的理解。 纸质档案就是以纸张为信息记录载体的档案。 1 . 1 信息与载体的依附性 由于载体与信息的统一,构成了纸质档案所特有的属性——原始记录性。这种原始记录性不仅体现在档案信息的原始真实性方面, 也体现在其存储介质的原始依附性上 1 . 2 档案信息的原始凭证性 从其形成过程来看, 纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来。它客观地记录了以往的历史情况,具有令人信服的凭证功能。 1 . 3 信息存储介质的耐久性 实践证明,纸张、胶片最适宜档案文献的长期保存,它具有较强的耐久性, 尽管在一定条件下会发生水解和氧化反应,但只要我们注意排除其发生化学作用的必要条件,就可以使纸质档案的寿命延长到上百年甚至更长时间。 它的弊端在于 (1)投入人力多,特别是归档、立卷、装盒等, 工 作量较大,工作效率低; (2)同一时间、同一地点只允许一人使用,不能信息资源共享,具有信息的独占性; (3)相同成果占用空间量大,给管理工作带来不便,管理手段相对落后。 2 电子档案的特点 电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物,也是档案现代化的显着
标志。电子档案以其现代化手段, 在档案信息存储、输出、处理等方面,具有纸质档案无法比拟的优越性,主要表现在如下几方面。 2 . 1 档案信息存储丰富性 电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘,尤其是光盘,由于信息存储的高密度性,使档案信息存储量极为丰富,具有“海量存储”之称,大大高于纸质载体所存储的信息,这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间,又简化了各种档案管理环节。 2 . 2 档案信息生动形象性 随着网络技术的成熟, 电子档案与多媒体信息相结合,通过用视频、音频或用数字代码形式存储事物信息的原来形态, 形象生动地再现历史活动状况,从而改变了纸质档案记录信息的单一性,使反映出的 信息图、文、声、像并茂,对人类社会活动的概貌进行全息化再现。 2 . 3 信息存储与利用的迅速准确性 电子计算机具有高效率的信息处理功能,它通过数字或代码,对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理,由计算机转换成可视、可听的信息,从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力。 2 . 4 信息资源共享性 电子网络系统提供了全方位的档案信息,可以随时更换档案信息内容,可以得到最新的档案信息,并且可以摆脱时间和空间的制约,在同一时间,不同地点共同享有档案信息,从而获得第一手资料,大大提高信息的准确性和实效性。电子档案缩短了查档时间,提高工作效率,大幅度地降低工作强度。
( 合同范本 ) 甲方： 乙方： 日期：年月日 精品合同 / Word文档 / 文字可改 公司电子文件归档与电子档案管理办法(2020新版) The clear rights and obligations of both parties facilitate the cooperation of both parties, provide a basis for resolving disputes in the future, and prevent possible risks.
公司电子文件归档与电子档案管理办法 (2020新版) 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法
（1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。 （3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。
审计局档案管理制度 为加强对机关文书档案和违纪人员档案的管理，保证机关档案的安全和合 理利用，特制定本制度。 （一）机关文书档案是机关重要的机密材料，涉档人员应牢固树立保密保卫意识，确保机关档案的安全。 （二）档案管理人员要严格遵守保密制度。不得擅自转移、分散和销毁档案；不得擅自提供档案或向他人泄露档案内容；不得擅自将无关人员带入档案室。 b5E2RGbC APklfH YJ6cEU qPAsth vQVFNq wK3w9l bpXh3I TFLbTL biyTdm vcyAbl HU2UOv ErzK0e X9MRyO vkWatv RDwH1X MAeBz8GZ。 （三）保持存档地段的清洁，严禁在档案柜旁存放不利安全的物品，严禁在档案室吸烟。经常检查防盗、防火、防潮、防蛀设施，发现问题及时报告并采 取补救措施。p1EanqFDPwH97T YYioVM LhgXsH62GIu3yZxXq9T5C3MQ atakR5lNPVd7KGIFjD X62DB8m0x8vP9Hv qMZxLaBn GeCMpc JrdLZ6FOx。 （四）查阅借用档案，必须经分管领导同意。外单位查阅档案，须经主要领导批准并填写《查阅档案申请表》，同时由查阅档案单位负责人和本机关分管领导签署意见后，方可查阅。查档人员只能查阅经同意查阅的档案材料，不得在 档案材料上圈画、涂改，不得拆换、抽取、增添档案材料，未经批准不得复制、抄录和拍照档案材料。本机关档案一般不外借，特殊情况经过批准后可以借用，但必须严格手续，加强管理，借阅单位必须妥善保存，不得转借、毁损，借用 时间一般不得超过一个月。DXDiTa9E3d4X06Yd vAcE5J Xrr8He sMbHzf2oIYBL iPuZrh zuQpvj6YdTZb RLsUch1mnK4A vxZqlf fYZazd o3gRBB18ow6Q joCdX4。 （五）机关档案管理由办公室负责。文书档案管理按照县档案主管部门的要求办理，原则上时限在10年以上的文书档案应移送县档案馆保存。机关各室立 卷归档的文书档案，除需要移送机关档案室统一管理的外，其余的档案由各室 自行保存。RTCrpUDGiTqL SiYsIN swpcEW qziqdP SkAuwP ZNjrYB d7I5YE PIFOm0eFfG1Q Bcss16anM9sV t1xOYx dkBEBu93XAgR AjLtQM9K5C。
合资 电器有限公司 技术研发中心档案管理制度 编辑日期:二零一零年十月 技术研发中心档案管理制度 一、适用范围 本制度规定了技术研发中心档案管理人员的职责,以及技术档案的建立、维护要求,规定了公司技术挡案的审查、批准、复审、借阅及消毁的程序与规则。 本制度适用于技术研发中心关于技术档案管理工作。 二、档案管理岗位责任制 1、分管领导(技术研发中心)职责 1、1、组织宣传、贯彻、执行《中华人民共与国档案法》与公司关于档案工作各项规章制度。 1、2、加强对公司档案工作的领导,将档案工作纳入整体发展计划,列入议事日程,督促各相关技术研发项目组按要求做好应做的工作。 1、3、关心档案工作与档案(室)的建设与发展,及时解决工作中的重大问题与困难,改善工作条件,使档案工作与公司各项工作协调发展。 2、档案员职责 2、1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规,贯彻公司档案管理制度。 2、2、对技术研发中心工作过程形成的各种挡案材料,负责收集、整理、立卷与归档,同时负责进行指导与监督。 2、3、负责维护档案的完整、准确与安全,并为技术研发中心的各项工作需要提供服务。 2、4、按年度向公司挡案部门报送完整且备于查询的各类档案统计材料。 3、技术研发项目(小组)分管领导职责 3、1、技术研发项目确定后,负责配备兼职档案管理人员,用于技术研发执行过程中,各类档案的收集、整理与立卷工作。 3、2、帮助兼职档案人员解决工作中的实际困难,并不定期进行抽查。 3、3、组织项目小组人员学习档案法规,执行公司档案工作的规章制度。
3、4、积极配合兼职档案人员做好项目档案的归档工作,对归挡材料的完整性、正确性与及时性负责。 3、5、协同兼职档案人员监督、检查项目执行过程各类文件材料的立卷、整理组卷与归档验收等工作。 3、6、负责检查本项项兼职档案人员履行档案岗位职责。 4、技术研发项目兼职档案人员职责 4、1、根据项目不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,同时便于日常应用,坚持日常整理。 4、2、负责项目文件材料的形成、积累、保管与整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。 4、3、需要归档的项目案卷,做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。 4、4、保管好项目应归档的案卷,注意文件材料的安全与保密。 4、5、主动接受公司档案人员对项目挡案的业务指导与督促检查,按规定时间向公司档案室移交相关档案材料。 4、6、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。 4、7、按公司档案室的要求,对项目档案归挡时再次整理,并编制检索工具。 三、档案文件材料收集与归档制度 收集归档范围:本公司在技术研发过程中,形成的具有保存价值的,与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议记录、图纸、登记表、奖品(奖状)、照片、录音带与录像资料等),都属于技术研发中心工作过程应收集归档的材料范围。 1、项目研发中心文件材料 1、1、各种技术研发项目的专业会议记录或会议纪要。 1、2、技术研发项目工作计划、规定、方案、总结与汇报材料。 1、3、针对技术研发工作形成的各种调查、检查、考察报告。 1、4、向公司请示工作形成的文书。 1、5、各项决定、决议、规定、标准、规范、制度、守则等。 1、6、科研设备、技术/工艺原图、蓝图及文字材料。 1、7、技术研发过程中重要活动的照片、录音/录像资料。 1、8、上级针对公司技术研发而颁发的奖状、奖旗及奖品等。 1、9、电报与重要的研发工作日记。
档案工作岗位责任制 一、分管档案工作的领导职责 1、组织本单位档案工作的宣传、贯彻,执行《中华人民共与国档案法》与上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2、加强对本单位档案工作的领导,将档案工作纳入本单位的整体发展计划,列入本单位议事日程,督促分管部门按上级与本单位档案部门要求做好应做的工作。 3、关心档案工作与档案室的建设与发展,从人力、物力、财力上给予支持,及时解决工作中的重大问题与困难,改善工作条件,使档案工作与局各项工作协调发展。 二、档案人员职责 1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规,建立健全档案管理制度。 2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷与归档进行监督与指导。 3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料与照片,收集领导同志外出开会的发言材料与带回的带有密级的材料。 4、负责管理本单位各种门类与载体的档案,维护档案的完整、准确与安全,并为本单位各项工作的需要提供服务。 5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。 三、兼职档案人员职责 1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用与归档。 2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管与整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。 3、归档案卷做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。 4、保管好本部门应归档的案卷,注意文件材料的安全与保密。 5、主动接收本单位档案员的业务指导与督促检查,按规定时间向档案室移交。
6、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。 7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目,并编制检索工具。 8、按归档时间向档案室提供档案目录与统计年报表。 文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的,或者上级与下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等,下同)都属收集归档范围,应按规定的范围、时间与要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一)本级文件 1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。 2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4、向上级请示,与其她单位的来往文书,对下级的指示、批复、通知。 5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。 11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证,发放各种证明、证件存根。 14、已故人员资料。 15、重要的人民来信及处理材料。 16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
档案管理制度 一、档案接收制度 （一）凡是我局在基本建设、生产经营、科研技术、工程管理、防汛抗旱等活动中形成的、经过办理完毕、具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，均应整理归档。 （二）接收时间及程序。各业务部门必须按照各类档案的归档范围，将具有保存价值的材料收集齐全，进行整理，移交给档案室，立卷人认真填写移交目录，对照档案，查点清楚，立卷人与接收人应在移交目录上签字，各保存一份（移交目录表由档案室提供）。 1、科研档案在研究课题结束后，次年6月底前归档。归档前，应先进行整理、分类（一个课题一套材料，实验记录本应按课题分别记录，不得多课题任务内容记在同一记录本上），填写归档文件材料审查意见（签字手续完备），整理后由兼职档案员到档案室预立卷并办理移交手续。 2、机关各部门每年三月底前将预立卷的文件材料移交档案室。 3、基建项目在完工验收后六个月内归档。 4、大型仪器设备资料在验收后归档。 5、文书档案按照“随办随归”的原则，及时或定期归档。 6、会计档案按保存两年后，每年三月底前归档。 7、声像档案每年三月底前归案（录音、录像、题词、照片）。 8、去世五年后的人事档案每年六月底前移交文书档案保管。 9、专利档案由项目负责人每年一月底前归上年度形成的专利材料。 （三）移交的案卷质量必须符合规范，对不符合要求的，要限期整理，待符合标准后才接收。 1、案卷内文件材料要齐全、完整。 2、案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，必须是钢笔、毛笔书写或打印件。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。 二、档案整理制度
电子文件归档与电子档案管理细则 第一章总则 第一条为了扎实开展电子文件归档与管理工作，根据《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》及有关规定，结合本市实际，制定本细则。 第二条本细则适用于本市各级党政机关、人民团体（以下统称各立档单位），国有企事业单位可参照执行。 第三条本细则所适用下列概念具有特定含义。 （一）电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 （二）电子档案，是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。 （三）元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。 （四）逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 （五）物理归档，是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。脱机保存载体按优先顺序依次为：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。推荐使用档案级可记录光盘（DVD—R）。 （六）迁移，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
（七）真实性，是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 （八）完整性，是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 （九）有效性，是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 （十）档案信息代码，是指描述档案属性的代码，用二位英文大写字母表示。二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母。具体表示方法如下：文书档案WS；科技档案KJ；财会档案CK；照片档案ZP；录音档案LY；录像档案LX等等。 第四条各立档单位电子文件形成机构负责电子文件的收集、登记与向档案室的移交工作，档案室负责电子文件的接收归档、电子档案的保管与向档案馆的移交工作。 第五条市、区县国家综合档案馆负责接收和保管接收范围内各单位保管期限为永久和长期（30年）的电子档案，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本级电子文件（档案）备份中心或者异地备份库。 第二章电子文件的收集登记与移交 第六条按照《陕西省电子文件归档与管理规范》收集积累电子文件。电子文件的收集积累应符合下列要求。 （一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均应收集。收集的电子文件应采用或转化为通用存储格式；收集采用非通用存储格式文件时，应将查看等相关软件及其说明文件一并收集。
一.目的 为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于XX有限公司电子文档的管理。 三. 负责部门 本制度由行政部负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 总则 (1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政部 统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 (2)电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政部档案管理员 要进行指导与监督。 (3)电子文件的管理由行政部负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 (4)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施， 确保其信息的真实性、安全性和完整性。 (5)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描 述上保持一致。 (6)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将 电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 (7)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 电子文件的收集与积累 (1)收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件； 无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件； 计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 (2)收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是 纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的 草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、 可靠的标识关系。 3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施， 保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。 4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。 5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件 一并收集。 6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性， 以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。 8、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。 9、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集 时应注意参数准确、数据完整。 10、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产 生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。 11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一 同收集。 收集、积累方法