档案数字化加工流程及规范
文档目录
一、操作流程 (2)
二、档案调卷 (2)
三、整理及著录 (2)
四、拆卷 (3)
五、档案扫描 (3)
六、影像处理 (4)
七、数据质检 (4)
八、档案装卷 (4)
九、完整归还 (5)
十、数据备份 (5)
八、数据挂接 (5)
一、操作流程
档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。
先后顺序为：调卷 > 著录 > 拆卷 > 扫描 > 处理 > 质检 >装卷 > 归还 > 备份 > 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。
二、档案调卷
这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：
1，我方指定专人负责。
2，填写《档案交接登记表》（附件一）。
3，在交接登记表上要有双方的签字。
三、整理及著录
档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。
对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种: （一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。（二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档（文档号为JS121006002）。如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：
以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。
3，如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。
4，如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。
5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来，反应给客户协商解决。
6，关于顺页；整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。
7，关于分卷问题；档号保持不变，卷号采用“卷号-卷次”格式，如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13；如果纸质档案分多卷，但是客户没有分卷次的，我们要重新编卷次，增加一条案卷目录，每个分卷都要对应一条案卷目录（不能两个分卷对应一个目录）。
8，关于补卷问题；漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等，我们做目录时当保持不变。
9，档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠（\ ,/），如果发现要改成中划线（-）（注意：中划线录入时，要使用英文输入法下的半脚录入），日期格式统一采用8位数字，如20120206，不足8位时补0。
以上问题出现时，及时反馈给组长，由组长和客户协调。
四、拆卷
拆卷时要对照档案目录逐页检查档案原件同时检查档案纸质目录，发现错误或疏漏进行改正或做出正确标识。
1，按顺序进行拆卷，“年度 > 保管期限 > 案卷号 >盒号”。拆卷过程中注意保护档案的原貌，以便于装卷、还卷时保持档案的原貌。
2，页码检查，页码检查过程中小于本卷其他页面的纸张用相同规格白纸进行裱糊。裱糊纸不得大于同文件其它纸型，裱糊位置适中。然后重新编写当前页码。若发现缺页、残页等问题及时做好记录，并反馈给组长。
3，拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。
4，将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意。
5，拆卷过程中剔除生锈、易锈等金属物，对粘贴牢固、柔软纸张的卷要做记录，重点处理。
6，注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理；
7，破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描（裱糊、压平或进行托纸扫描）；
五、档案扫描
档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程，扫描的操作顺序：
1>导入档案目录到档案数字化加工软件；
2>通过档案数字化加工软件生成计算机磁盘树型文件目录结构；
3>开始扫描档案；
扫描中的操作细节及要求如下：
1，扫描后的文件存储格式应为TIFF格式，分辨率为300DPI，以黑白扫描为主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。
2，档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。3, 认真填写纸质档案《扫描登记表》（附件二），登记移交的档案数量、扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
4, 扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。（扫描分辨率一般建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。）
六、影像处理
影像处理要以视觉清晰、页面完整为准，对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。
影像处理时，要保留文件编号与文件页码。特殊情况下，如扫描的照片不用进行影像处理。
影像处理的过程中切勿操之过急，为了确保影像确实处理成功了，要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求，应重新对图像进行扫描（初次扫描的图像要保留）。影像处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。
具体操作细节如下：
1，对图像偏斜度、清晰度、失真度、去污点、去黑边等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理，初扫要保留。
2，发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整，处理时要保留文件编号与文件页码。
3，大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，未请示组长的情况下，不得删除任何原文或清除任何原文内容。
4. 若处理时误删原文或原文内容，要及时反应给组长，协调扫描人员，重新扫描、处理。
5. 处理过程中遇到问题时，要查阅原文及时做出更改，并汇报给组长登记。
6. 处理工作完成时，要将扫描处理结束的原文汇报转交给组长，以便后期质检数据挂接。
七、数据质检
1，逐条检查每个案卷目录下的扫描文件，是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。2，逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。
3，逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。
如果出现以上问题要填写《数据质检表》并及时修改，完成质检后将表提交给组长。组长按《数据质检表》二次质检，并对其它数据按5%比例抽检。
八、档案装卷
1，装订前对照档案目录检查档案数量、内容的正确性，档案目录是否清晰并与档案实体相符；
2，检查盒内文档的各种编号与盒面各项是否相符；检查文件排列顺序是否正确，文件放置方向是否正确；3，装卷时一定要再次顺页，若装卷时除拆卷、扫描人员反应的问题外，发现文件有缺页、残页，目录、备考表遗失等其他问题时要及时向转交人员问询，反应给组长及时解决；
4，装卷时一定要注意档案在拆卷前的原貌，不得自作主张，改变档案装卷规则；
九、完整归还
归还时由档案交接负责人完成，档案交接负责人提交给客户，并填写《档案交接登记表》（附件一），《档案交接登记表》必须有客户的签名。本表格由组长保存，最后提交到公司做永久备案。
十、数据备份
扫描期间组长要备份不同价段的数据两份以上，扫描后备份，质检后备份，全部工程完成后，客户经验收合格后，进行三种备份
1，将全部数据刻录成DVD光盘备份。
2，将全部数据在计算机硬盘上备份。
3，将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。
十一、数据挂接
1，由组长通过ADPS生成挂接数据。
2，将数据复制到档案服务器上，运行服务器上的挂接软件进行操作。3，打开AIMS(档案信息化管理系统)，检查挂接的文
人民法院档案数字化处理流程说明 前言 《3Hmis综合知识管理平台》465版，是一个综合性的知识管理平台，用于法院档案管理，可使法院的综合档案管理平台化、知识化和资源化，不但符合法院档案管理部门的现实要求，而且，符合法院档案管理的发展方向，能全面、系统、安全、可靠的为法院工作提供专有知识支持。 3Hmis465版，能同时管理法院纸质实体档案和数字化档案，纸质实体档案存放位置图形化，管理手段科技化，提供黑匣子功能并可采用各种安全与可靠性措施，并且，由于内嵌流程管理模块，档案管理和档案数字化工作可全面流程化。 一、登录 3Hmis有多种登录方式，可以采用IE浏览器通过访问法院内部档案管理网站登录，也可直接采用3Hmis桌面工具进行登录。 一般来说，我们都采用用户名加密码的方式来进行用户登录的安全管理，3Hmis还容许采用USBKey密码锁等，以获得更高级别的安全特性。 通过简单的二次开发，还可以在法院内部的办公系统中直接登录。如果法院配有统一的用户安全管理中心，也可实现单点登录。
由于3Hmis具有非常严格的权限控制措施，登录后的用户，只能依其权限利用、处理和管理档案。 二、创建法院档案管理分类架构 根据法院制定的档案分类方法，创建档案分类架构，如： 上面的分类架构，把法院档案分为文书档案、财务档案、声像档案、实物档
案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是法院最为专业、也最为重要的档案类型。 诉讼档案还可根据需要，进行更详细的分类管理。 三、取卷 从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意： ●准确记录所取案卷的物理存放位置。 ●依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。 四、档案定义 档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。 3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis中已存在相关案卷信息，此步骤可省略。 输入档案的档号等信息：
新都建设局档案数字化加工项目 实施方案 目录 一、项目概述............................................................................................................ 错误!未定义书签。 1、项目需求分析.......................................................................................... 错误!未定义书签。 1.1档案内容及数量（现场调研）............................................. 错误!未定义书签。 1.2档案数字化环节及质量要求.................................................. 错误!未定义书签。 1.3档案验收.............................................................................................. 错误!未定义书签。 1.4档案安全要求................................................................................... 错误!未定义书签。 二、项目实施准备................................................................................................. 错误!未定义书签。 1、设备配套........................................................................................................ 错误!未定义书签。 2、人员配备........................................................................................................ 错误!未定义书签。 三、项目实施............................................................................................................ 错误!未定义书签。 1、总体实施原则............................................................................................. 错误!未定义书签。 2、人员岗位安排............................................................................................. 错误!未定义书签。 3、项目实施流程............................................................................................. 错误!未定义书签。 3.1档案借出.............................................................................................. 错误!未定义书签。 3.2档案整理排序分卷........................................................................ 错误!未定义书签。 3.3档案录入.............................................................................................. 错误!未定义书签。 3.4整理环节检查................................................................................... 错误!未定义书签。
一、项目实施案 （一）项目实施的依据 1、《人民国档案法》 2、《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》（档案局第8号令） 3、档案局《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1—1999 4、《归档文件整理规则》》（DA/T 22—2015） 5、《档案著录规则》(DA/T18-1999)。 6、《纸制档案数字化技术规》（DAT-31-2017） 7、《电子文件归档与管理规》GB/T18894—2002 （二）项目实施前准备 1、人员准备 （1）甲人员 职务：现场交接管理人员 职责：①负责与乙的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲人员作好交接清单记录并签字。②负责监督乙规化加工。③随时把握乙加工进度并进行协调。④及时关注并抽查乙加工质量。⑤代表甲与乙进行及时的沟通及问题协调，确保项目顺利完工。 （2）乙人员 2.1 管理人员：主要为熟悉现场加工管理，熟悉数字化整体作业流程，具有较强组织能力和现场管理及沟通能力的乙负责人。 2.2 工程技术人员：主要为熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库标准和系统开发。了解档案管理等相关专业知识的乙技术支持工程师。 2.3 数据采集作业员：主要为了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的乙数字化制作工作人员
2、项目设备设施准备 （1）主要加工设备及其技术参数
数字化加工过程中使用的数字化加工管理软件，是档案数字化加工的主要应用工具，也是确保档案数字化加工工作效率和成果质量的关键技术。档案数字化加工软件必须具有扫描、图像处理、著录、校对、质检、自动挂接、查询检索、数据转换、数据上传、数据统计、打印传输等功能，能够满足档案数字化加工全流程各业务环节的需要，以及对加工数据进行质量检查和验收的需要。 （3）其他辅助加工设备 除上述主要加工设备外，在档案数字化加工现场，还需要配备以下辅助设备：办公桌椅、档案存储柜、储物柜、装订机、电熨斗、切纸机、抽湿机、碎纸机以及纸、档案卷皮、档案盒、装订线、胶水等消耗材料。具体参照招标文件要求或合同约定配置。 3、场地部署准备 （1）各单位应配备专用的数字化加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。一般设在档案部门独立、可封闭的建筑。
档案数字化的基本流程 一、档案分类整理 按照档案情况：年度、类别、长短期等进行分类整理，将部门编制不统一的进行统一分类，以便数字化后方便查找与管理。 二、档案交接 分类整理后的档案按年度、类别提出，提卷时数字化加工方的提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。 三、索引著录 标引著录为了方便查阅与管理，打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的准确性要求较高，但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上，一些文本域要在多个文件中选择，标引著录时需按照国家档案局有关标准结合的实际情况录入。 文本域录入按照统一的标准对所需录入的文本进行标引、按照录入特征制作相应的《文字录入工作说明书》，供录入员和校对人员参考。 注：案卷目录和卷内目录按照档案进馆标准录入。案卷目录和卷内目录的样式可根据档案的实际情况做相应调整。 四、档案拆分 档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号，两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够
清楚区别和核实页数，档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页面进行标注。 五、档案的扫描 原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求，填写移交清单（此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取后进行纸介扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。六、图像处理 采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。 七、质量检验 对扫描处理完成后的图像页面进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、文本流程图的处理、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配进行检验等质量进行全面检验。 对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。 八、图像与索引挂接 文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，按年度进行文字图像与系统的挂接，不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收，对各种使用习惯逐页进行检验，验收合格后移交验收小组验收。 九、案卷整理 档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准进行有序的整理，公司安排专人负责案卷整理与还原。
纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法 1总则 1.1为了规范纸质档案数字化加工项目验收管理，确保档案安全和项目质量达到有关要求和标准，特制定本办法。 1.2本办法适用于广西各级党政机关、人民团体。 2对象、依据及前提条件 2.1各级档案行政管理部门根据相关规定接受本级行政区域内业主单位委托组织纸质档案数字化加工项目的验收。 2.2依据档案数字化加工项目合同书、合同附件、有关技术说明文件及规范的验收资料，按照国家和地方的相关法律、法规、国家标准、行业标准、地方标准进行验收。 2.3项目验收的前提条件 2.3.1项目按照合同要求全部完成，并满足使用要求； 2.3.2各个分项全部预验收合格； 2.3.3已通过自治区档案局指定软件综合应用测试；2.3.4各种验收资料完备，符合合同内容； 2.3.5经过相关主管部门和项目业主同意； 2.3.6合同或合同附件规定的其他验收条件。 3验收内容
3.1分项验收：对纸质档案数字化加工项目分项进行验收，包括档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据备份等。验收以抽检的方式检查已完成数字化加工的所有档案和数据，抽检的比率不得低于档案和数据总量的5%。 3.2验收指标：以下分项抽检标记为“不合格”：未按数字化加工要求拆装、处理档案，档案破损、页码顺序错误、页数不清、目录不实；扫描档案技术指标错误，扫描、处理图像文件不完整、不清晰、不反映档案原貌以及有缺页、漏页、重页、顺序颠倒等质量问题；图像文件存储格式、命名未按规范要求；目录建库数据格式不符合规范要求，著录项目不全、内容不准确规范，不能与图像数据库批量、快速挂接以及数据挂接错误的；数据备份不当造成数据丢失、错误，成品数据未进行多套备份。 验收抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收“通过”。 合格率=合格的文件数／被抽检文件总数×100%。 4验收程序 4.1验收程序 4.1.1预验收
1、项目背景 在市级政府各部门中，国土资源局（原土地管理局）是设立较晚的一个部门，然而国土资源部门目前承担的管理职能，使其产生了大量的各类档案需要管理。传统县级国土资源档案管理采取手工方式，档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等工作都主要以手工为主，这中间包括建立全引目录本、索引卡等。这种方式工作效率较低，国土资源档案得不到充分利用。部分国土资源部门的档案管理信息化采用了一般的条目管理方式的方案，这种方式对于纯粹的档案管理来说促进了档案管理的现代化，但对于国土资源部门来说，大量的档案是通过办事流程产生的，与以档案馆档案管理模式开发的档案管理系统在模式上存在显著的不同。数据格式多样，给土地归档工作带来了不便，急需把各个部门各个系统的相关数据进行同一归档管理。所以建立优质、高效、具有国土资源特点的档案管理信息化系统，建设国土资源局数字档案室，不仅从根本上解决传统手工作业方式所带来的诸多问题，而且能更好的促进我县国土资源局信息化建设的快速发展，保障土地档案信息的有效管理利用，还为今后逐步建立国土电子政务系统打下良好的基础。通过我公司现场调研统计，这部分档案包括房管档案约14万卷，国有土地档案8万卷。由于多方面的原因，国土资源局对于这些档案一直处于手工管理方式，这部分档案的查阅利用目前只能采用手工方式查阅，严重影响档案的查阅速度和利用效率；基于上述情况，国土资源局急需对这部分档案进行规范化整理，在管理方式上，迫切需要由传统的档案管理模式向现代化的档案管理模式转变，采用电子化管理手段将这些档案全部数字化保存并用于档案的查阅，同时也为国土资源局的不动产数据整合提供良好的基础。 2、建设目标 项目总体目标是：将国土资源局的纸质档案进行规范化整理，然后进行档案属性录入，完成所有档案的数字化（内容包括：扫描、图片处理、数据挂接等工序），建立完整的机读目录数据库和全文数据库，实现档案的检索和全文文件浏览，为国土资源局的办公自动化及公众提供高效服务，为不动产数据整合提供良好的数据基础。 3、不动产数字档案数字工作流程 根据事业单位的规模、人员以及所承担的业务，其不动产数字档案数字化主要应包括以下几个方面的内容： 通过集成高速扫描仪、大幅面图纸扫描仪、平板扫描仪等采集设备采集纸制文档资料。经过流水线数字化处理，实现纸制文档到数字化电子文档的转换。 包括国土和房产档案出入库登记、数据双机录入、文件扫描、影像处理、一次质检、二次审核，实现文档数字化流水线作业。完成档案数字化加工所涉及的全部工作流程。
档案数字化加工流程及规范 文档目录 一、操作流程 (2) 二、档案调卷 (2) 三、整理及著录 (2) 四、拆卷 (3) 五、档案扫描 (3) 六、影像处理 (4) 七、数据质检 (4) 八、档案装卷 (4) 九、完整归还 (5) 十、数据备份 (5) 八、数据挂接 (5)
、操作流程 档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。 先后顺序为：调卷> 著录> 拆卷> 扫描> 处理> 质检> 装卷> 归还> 备份> 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。 二、档案调卷 这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：1,我方指定专人负责。 2，填写《档案交接登记表》（附件一）。 3,在交接登记表上要有双方的签字。 三、整理及著录 档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。 对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种： （一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。 （二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档（文档号为JS121006002。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下： 1,如果用户提供的目录和纸质档案不对照的，应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。 2,著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对 照： 八、、? 以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 3,如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。 4,如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。 5,如遇到无题名的档案，及时记录下来，反应给客户协商解决
档案数字化加工流程 档案数字化加工业务总体流程包括:档案调卷、整理及著录、免拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、完整归还、数据备份、数据挂接。 先后顺序为:调卷> 著录 > 扫描> 处理> 质检 > 归还> 备份> 挂接。在之前的档案管理数字化就是需要拆卷的,但就是现在有专业的非接触式扫描设备(比如book2net与iscan系列的产品)可以免拆卷,这就省去了很多的人力物力。下面介绍详细的步骤: 档案调卷 这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户(档案馆库房管理员)共同完成,将待加工的档案从库房搬运到加工现场,对档案要逐份清点,并办理档案交接登记,与客户做好交接记录,确定无误后方可进行拆卷环节的工作。 整理及著录 档案目录的整理就是数字化加工工作的前提条件,如果没有正确的档案目录,会给后序工作带来很大麻烦,所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。 对于待加工的档案,要制作电子目录。制作途径有两种: (一),使用数字化加工软件的数据录入功能,进行目录制作。 (二),使用Excel表格方式制作,目录模板使用《检察机关档案目录模板》文档(文档号为JS121006002)。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录,我方要认真核对有无错漏现象,找出错误并修正。并修改成与《检察机关档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正,具体细则如下: 1,如果用户提供的目录与纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入,并删除错误信息。
2,著录项相关内容录入要完整,如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长,如果目录中要增加或减少相关著录字段,要与客户协商,并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少,且与纸质档案要一一对照: 以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。 以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 3,如果目录内容有错(如主题内容,文号等),以纸质档案信息为准,并及时反应给组长,由组长与客户协商解决。 4,如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体,需向组长反应,不允许擅自解决,所有的繁体字在录入时应录入为简体字。 5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来,反应给客户协商解决。 6,关于顺页;整理著录的同时,检查案卷的完整性,就是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注就是否正确,有问题及时反馈。没有问题时,用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码,正面标注在右上方,背面标注在左上方,页码字体工整、大小适中。 7,关于分卷问题;档号保持不变,卷号采用“卷号-卷次”格式,如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13;如果纸质档案分多卷,但就是客户没有分卷次的,我们要重新编卷次,增加一条案卷目录,每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。 8,关于补卷问题;漏归档的档案作为补卷插入时,卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等,我们做目录时当保持不变。 9,档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠(\ ,/),如果发现要改成中划线(-)(注意:中划线录入时,要使用英文输入法下的半脚录入),日期格式统一采用8位数字,如20120206,不足8位时补0。 档案扫描
飞扬公司拥有自身的数字化加工工厂, 可向用户提供档案资料的扫描服务, 同时也可培养用户的扫描队伍, 掌握扫描工具, 形成用户自身的数字化加工队伍。 1、实施数字化的特点 ●自动化程度高 依托飞扬软件公司较强的软件开发实力, 我们开发出了先进的档案扫描系统, 实现网络化操作, 自动批量处理, 在扫描的同时由系统自动进行图像处理, 自动去除图像黑边、倾斜校对、去斑点等; 扫描完成后所生成的文件能够方便地挂接到任何档案管理软件系统中。 ●标准化程度高 完全符合档案管理要求和使用习惯, 符合国家计算机光盘档案存储标准, 符合国家档案局颁布的档案电子档案标准。标准文号: 档发[ ]6号。 ●严格的质量控制 采用先进的质量控制软件, 网络化流水作业, 整个流程由软件控制, 前后工序紧密结合, 次工序在完成本项操作的同时检查上一工序的质量是否合格, 做到质量不合格随时返回, 并有严格的员工操作记录, 控制员工操作中的每一步, 系统自动生成数据记录操作过程, 随时检查任何工序的质量及完成情况, 确保一次性达到成品质量要求。
●独创的综合验收系统 为确保数据的准确性, 档案验收人员能够利用数字档案验收系统, 按档案类型、年度、机构、文件号等对图像质量、文本著录的正确性进行检查, 标识出不合格图像后, 数字档案验收系统自动统计出详细的错误列表, 如图像有黑边、字迹不清、偏斜、文本著录错误、文本与图像的挂接等情况的列表。加工人员根据列表修改错误。经过验收系统的数据则完全符合质量要求。 ●档案安全性高 从接收原始档案的拆分、扫描、文字录入、校对等流程都有记录和管理, 确保档案在扫描过程中不被损毁, 每天上下班对档案质量及数量严格的核对与交接, 认真填写作业清单和交接清单。 ●方便存储与管理 可将扫描的电子档案方便存储于光盘中及其它存储器。按照国际标准TIFF格式, 按200dpi、 A4、黑白计算计算, 30KB/页, 150万份档案总存储容量需: (30 * 1500000) / (1024 * 1024 )= 43GB。每一张CD光盘可容纳万余张A4大小文件影像, 与档案管理软件挂结后, 在数秒钟内即可查询到任何一幅电子档案影像信息。A0图纸的扫描大小约为A4的十倍, 由此可推算出150份图纸扫描的总存储量为430G, 而同一张CAD图纸文件的大小远远小于扫描文件大小。 2、档案数字化系统流程图
单位名称人事部流程名称档案管理工作流程层次 3 任务概要员工档案管理工作单位总经理/分管领导人事部员工 节点 A B C 1 2 3 4 5 7 提供材料开始 收集员工 人事材料 9 编制明细 目录 标识 编号 审批 结束 身份证明 学历学位证明 各类证书 招聘资料 试用转正文件 奖惩文件 绩效评估报告 劳动合同及附件 离职文件 各类人事通知单 归档 入库 8 6
任务名称节 点 任务程序、重点及标准时限相关资料 材料收集 程序 1、《员工登 记表》、 2、《个人简 历》 3、《相关材 料》 B2 由人事部建立公司员工的人事档案，档案材料包 括：个人简历、培训经历、资格认证证书、考核 奖惩材料、录用材料、其他材料等 每月1次 C2 员工应积极提供材料即时 统一装订1个工作日 重点 材料收集 标准 真实、严密、完整 档案编号标识 程序 B4 编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览 表 1个工作日A4 报上级审核1个工作日将档案编号，并做出标识1个工作日重点 档案编号，并做出标识 标准 准确、合格、严密 档案归档入库 程序 人事部应定期或不定期收集员工资料每月1次审核、分类、整理后查看是否符合要求即时 B7 按资料内容进行归档1个工作日B8 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库1个工作日重点 档案归档入库 标准 准确、合格、严密
档案管理制度 节选公司《人事管理制度》第十章人事信息管理 1．人事信息管理 1.1为保障合理配置人才，公司人事部组建人事信息中心,并做好人才储备工作，即建立内部人才和外部人才信息库。 1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。外部人才信息库是在本公司外部人才市场上，对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。 1.3公司将借助现代化的人事管理软件，逐步实现人事管理信息化。 2．人事档案管理的基本要求 2.1公司人事部负责人事档案工作的归口管理。 2.2 人事档案管理必须严格确保材料保密。 3．确立两级档案管理制度 3.1 一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料； 3.2 二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料 4．人事档案分类 第一类：履历材料； 第二类：自传材料； 第三类：鉴定、考核、考察材料； 第四类：学历和评聘材料； 第五类：政治面貌材料； 第六类：奖励材料； 第七类：处分材料； 第八类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料； 第九类：其他可供组织上参考的材料。 4.1一般文档管理 4.1.1人事部文件 (1) 人事部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册; (2) 人事工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各经办人归口管理、保存。年终根据内容价值酌情归档; (3) 薪资福利类保密文件由人事部经理自行建档保存。 4.1.2公司文件 新峰集团制造事业本部及集团公司发文、请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档。 4.1.3 外部文件 包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务
一、项目实施方案 （一）项目实施的依据 1、《中华人民共和国档案法》 2、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令） 3、国家档案局《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1—1999 4、《归档文件整理规则》》（DA/T 22—2015） 5、《档案著录规则》(DA/T18-1999)。 6、《纸制档案数字化技术规范》（DAT-31-2017） 7、《电子文件归档与管理规范》GB/T18894—2002 （二）项目实施前准备 1、人员准备 （1）甲方人员 职务：现场交接管理人员 职责：①负责与乙方的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲方人员作好交接清单记录并签字。②负责监督乙方规范化加工。③随时把握乙方加工进度并进行协调。④及时关注并抽查乙方加工质量。⑤代表甲方与乙方进行及时的沟通及问题协调，确保项目顺利完工。（2）乙方人员 2.1 管理人员：主要为熟悉现场加工管理，熟悉数字化整体作业流程，具有较强组织能力和现场管理及沟通能力的乙方负责人。 2.2 工程技术人员：主要为熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库标准和系统开发。了解档案管理等相关专业知识的乙方技术支持工程师。 2.3 数据采集作业员：主要为了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的乙方数字化制作工作人员
2、项目设备设施准备 （1）主要加工设备及其技术参数
数字化加工过程中使用的数字化加工管理软件，是档案数字化加工的主要应用工具，也是确保档案数字化加工工作效率和成果质量的关键技术。档案数字化加工软件必须具有扫描、图像处理、著录、校对、质检、自动挂接、查询检索、数据转换、数据上传、数据统计、打印传输等功能，能够满足档案数字化加工全流程各业务环节的需要，以及对加工数据进行质量检查和验收的需要。 （3）其他辅助加工设备 除上述主要加工设备外，在档案数字化加工现场，还需要配备以下辅助设备：办公桌椅、档案存储柜、储物柜、装订机、电熨斗、切纸机、抽湿机、碎纸机以及纸张、档案卷皮、档案盒、装订线、胶水等消耗材料。具体参照招标文件要求或合同约定配置。 3、场地部署准备 （1）各单位应配备专用的数字化加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。 （2）数字化加工场地应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。场地内应配备可覆盖全部场地的报警、防火等应急设施设备。 （3）数字化加工场地应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月，涉密档案数字化加工监控录像要保存到项目完工数据移交1个月后；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。 （4）数字化加工场地应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。 （5）各单位和数字化服务机构应合理规划、配备和管理档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。 （6）数字化加工场地须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能以及非必要的各终端接口，各单位和数字化服务机构应定期进行相关检测。如有必要，应由县档案局构建数字化加工专用局域网和视频监控专用网。
档案的文件目录打印 21 Neusoft 东软 历史档案数字化加工解决方案 1 项目建设内容 ............................................................................... 3 2历史档■案数字化处档案数字东软集团股份有限公司3 22 照片档案数字化标准 ........................................................... 5 2.3. 声音档案数字化标准 ■...c.□...曰 . (6) 24 影像档案数字化标准 20PP .年…02..月 ..................... 6 2.5. 实物档案数字化标准 ......................................................... 6 3 数字化加工环节 ............................................................................. 7 3.1. 档案接收 .................................................................... 7 3.2. 标准的目录结构和文件夹的建立 ............................................... 8 3.3. 建立目录数据库 .............................................................. 8 3.4. 档案著录的工作细节 ......................................................... 8 3.5. 档案整理 .................................................................... 9 3.6. 档案扫描 ...................................................................12 3.7. 图像处理 ...................................................................14 3.8. 质检岗位：图像初检和复检（一检、二检） ................................. 15 3.9. 著录标记一稿双录、人机校验 ........................................... 16 3.10. 数据挂接 ................................................................17 3.11. 数据成品信息准确性和完整性检查 （终检） .............................. 17 3.12. 光盘制作 ................................................................18 3.13. 数据的硬盘备份 . (20) 现场测试和检验 ............. HHIII I IIIIIIIIIIIIIIII . 21 档案装订还原 ............... .......?9 . (21) 3.17. 档案原件的还库 ..............................................................22 4. 服务成品 . (23) 4.1. 成品数据技术参数 ..........................................................23 4.2. 服务效果 ...................................................................23 5. 数据检验、验收和备份 ..................................................................24 5.1. 数据检验 ...................................................................24 5.2. 验收审核 ...................................................................24 5.3. 验收登记 ...................................................................24 5.4. 数据备份 ...................................................................24 6. 电子数据质量标准 .......................................................................25 6.1. 图像顺序 ...................................................................25 6.2. 图像质量 ...................................................................25 6.3. 图像分辨率 .................................................................25 6.4. 图像与目录挂接 ............................................................25 6.5. 防病毒 .....................................................................25 6.6. 存储格式 ...................................................................25 6.7. 操作使用 ...................................................................25 7. 安全措施 (25) 7.1. 数字化加工管理 .............................................................26 7.2. 档案安全管理 (27)
（三）数字化加工部分 (2) 6.1.需求分析与总结 (2) 6.2.参考的国家标准及技术规范 (2) 6.3.数字化加工实施细则 (3) 6.9.1.本项的扫描加工流程 (3) 6.9.2.生产流程有以下几个主要的步骤组成： (4) 6.9.3.档案整理 (5) 6.9.4.著录标引 (6) 6.9.5.纸件扫描 (7) 6.9.6.图像处理 (8) 6.9.7.质量检验 (10) 6.9.8.档案还原装订 (10) 6.9.9.数据存储与备份 (12) 6.9.10.档案电子数据与XXXXXX烟草档案系统的无缝挂接 (12) 6.4.项目所采用的OCR处理技术介绍 (12) 6.10.1.OCR（光学字符识别）技术 (12) 6.10.2.所采用的OCR及双层PDF生产流程 (13) 6.10.3.生产流程逻辑示意图 (14) 6.5.XXXXXX档案数字化服务特点 (15) 6.11.1.自动化程度高 (15) 6.11.2.标准化程度高 (15) 6.11.3.严格的质量控制 (15) 6.11.4.文档安全性高 (15) 6.11.5.标准的格式 (15) 6.11.6.方便存储与管理 (16)
（三）数字化加工部分 6.1.需求分析与总结 此次项目是将中国烟草总公司XXXXXX省公司及所属11个市烟草公司的约183万页纸质档案进行数字化加工并将成品数据挂接到档案管理系统中，纸质档案的折分整理、扫描与图像处理、数据的挂接与光盘备份都将严格按照国家档案局相关标准及XXXXXX省档案局相关规定，结合XXXXXX烟草档案现状定制加工技术规范与生产加工流程。 。据上述现状，具体人员安排，项目实施周期，采用标准及实施细则如下。 6.2. 参考的国家标准及技术规范 《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2005） 《连续色调静态图像的数字压缩及编码》（GB/T 17235.1-1998） 《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002） 《中央档案馆接收档案的标准》 《XXXXXX省档案接收和收集管理相关规定 《归档文件整理规则》（DA/T22-2000） 《档案著录规则》（DA/T 18-1999） 《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》（DA/T 24-2000） 《档案修裱技术规范》（DA/T 25-2000） 《XXXXXXXXXXXX档案数字化技术规范》 《XXXXXX烟草档案数字化技术规范》
档案接收管理人员负责档案地领取.接收档案时一定要和客户对好档案接收单（包括档案地批号，页次，本数）.与客户在交接单上签字一式两份，双方各执一份.个人收集整理勿做商业用途 、档案整理 、目录数据准备 按照《档案著录规则》()等地要求，规范档案中地目录内容.包括确定档案目录地著录项、字段长度和内容要求.如有错误或不规范地案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改.个人收集整理勿做商业用途 、拆除装订 在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行地档案，应拆除装订物.拆除装订物时应注意保护档案不受损害. 、、去掉资料中所有金属物，如订书针、大头针和回形针等；对已装订地档案进行拆除. 、、要注意保持资料地整齐，不能出现资料内容混乱、页面折皱不平、漏页、倒页地现象.、、拆除完地档案要进行页码编号，使用数字在客户要求地地方编号，一定要做到不漏编.字迹要清晰工整.个人收集整理勿做商业用途 、、对于己经编好地页码要查看是否正确，档案地纸张是否有破损，如果破损严重地，无法进行直接扫描地档案，及时与管理人员沟通进行处理.个人收集整理勿做商业用途 、区分扫描件和非扫描件 按要求把同一案卷中地扫描件和非扫描件区分开.普发性文件区分地原则是：无关和重份地文件要剔除，有正式件地文件可以不扫描原稿. 确保扫描时不出现混乱现象.个人收集整理勿做商业用途 、页面修整 破损严重、无法直接进行扫描地档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量地原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描. 个人收集整理勿做商业用途 、档案整理登记 制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件地起始页号和页数. 、、整理好地档案要按照档案号放置.要及时地流给下一个环节. 、档案扫描 ．扫描方式 ．．根据档案幅面地大小(、、等)选择相应规格地扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用号图纸扫描仪)进行扫描.大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后地胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后地图像拼接方式处理.个人收集整理勿做商业用途 ．．纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚地档案，应案，以及页面为多色文字地档案，可采用灰度模式扫描.方式以提高工作效率.个人收集整理勿做商业用途 ．扫描色彩模式 ．．扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等.通常采用黑白二值. ．．页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图地档案．可采用黑白二值模式进行扫描. ．．页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图地档案，以及页面为多色文字地档案，可以采用灰度模式扫描.个人收集整理勿做商业用途 ．．页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图地档案，可视需要采用彩色模式进行扫描.