最新公文怎么写：公文写作的语言特点及要求
公文是国家机关、社会团体和企事业单位在办理公务活动中形成的各种文书材料。公文是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。公文在写作过程中具有独特的语言习惯，其主要特点是在用词上要准确贴切，句式要简练严谨，文风要朴实庄重，有一些固定的习惯用语。
一、用词准确贴切
用词准确贴切是公文语言的基本要求，公文的写作如果选字用词疏忽大意，一旦把关键词语用错，将会给工作造成无可挽回的损失，所以公文必须写得一清二楚，十分明确，让读的人不折不扣地了解你要说的是什么。要想把词语用得准确贴切，必须在词义辨析上下工夫。因为汉语词汇相当丰富，词语运用也极为灵活，表述同一事情可用不同的词语，使用同一词语也可表示不同的意思，这些特点都会给选用词语带来很大的困难。选用最恰当的词语，是公文写作的一个基本能力。
言简意明，把事情表达得一清二楚，这也是对公文语言的基本要求。但有时公文也要把话说得委婉灵活，表达意思留有余地，这就需
要适当地使用模糊词语。如："原则上今年不安排发放地方企业债券"，"存在着一定差距"，"尽快将会议精神传达下去"，"采取适当方式向广大人民群众宣传保护文物的政策、法令"，"分不同情况，予以妥善处理"，其中"原则上"、"一定"、"尽快"、"适当"、"妥善"均属于模糊词语。在公文中，当需要做模糊的表达时，选用恰当的模糊性词语也属于用词准确贴切的范围。
二、语句简练严谨
简练是指用简洁的语言把意思表达明白;严谨是指词句紧凑，表达意思确切缜密。简练严谨也是对公文语言的基本要求。怎样才能做到这一点呢?除了在造句时避免句子残缺不全、句式杂糅外，还须避免语句重复啰嗦，避免句子冗长，避免句子关系不清和避免句子前后无序。下面分别举例说明：
1.避免重复啰嗦
要使语言简洁，必须将可有可无的字、词、句去掉，力求做到词无可删、句无可减，使公文中的每一句话、每一个词都有其作用。如：
同时也发现有少数单位的领导对防火工作不够重视，存在着管理十分混乱，制度也不够健全，并且存在违章操作等问题。
有些字、词，如"也"、"并且存在"删去后，并不影响句意。
2,避免句子冗长
句子有长有短，各有不同的表达效果。长句有表达意思周密的优点，但结构复杂，包含意思较多，不够简明;短句结构简单，句意单纯，让人一目了然。要使公文言简意明，一个有效的方法是少用长句，多用短句。老舍先生写文章很注意用短句，他说我自己写文章，总是希望七八个字一句，或十个字一句，不要太长的句子。……当我写了一个较长的句子，我就想法子把它分成几段，断开了就好念了，别人愿意念下去;断开也好听了，别人也容易懂。"老舍先生为我们提供了一条宝贵经验，写了长句子，就设法断成几段，把长句拆成短句，言简意明。如：
全厂党组织普遍开展了职工生病住院、婚丧喜庆、家庭纠纷、遇到特殊困难和情绪低落时，必须派专人造访并给以帮助的"五必访"活动。
这个句子所以长，是因为"活动"前面的定语太复杂，可以拆成短小句子：全厂党组织普遍开展了"五必访"活动，职工生病住院、婚丧喜庆、家庭纠纷、遇到特殊困难和情绪低落时，必须派专人造访并给
以帮助。
3,避免联合不当
公文中经常将词与词或词组与词组联合排列，用以表达一连串的事物或意思。在排列具有联合关系的词或词组时，要注意两点：
一是联合的各项要排列有序。具有联合关系的词语所表达的事物，要有合乎逻辑的内在联系，或者由大到小、由小到大，或者由重到轻、由轻到重，或按其他内在联系进行排列，一定要井然有序。如：
一律不得新建关于老一代革命家个人的纪念堂、纪念馆、纪念亭、纪念碑等建筑。
"纪念堂"等四个词组是按建筑物规模由大到小进行排列，也可以由小到大排列;但不能大小无序，如把"亭"放在"馆"前面，或把"堂"排在"亭"后面。
二是联合的各项要分类恰当。句子中联合的各项，须按照同一标准分类，各项概念的外延不能重合，也不能交叉。如：
把绿化、植树、栽花、种草作为美化环境、建设社会主义物质文
明和精神文明的大事来抓。
"绿化"是"属概念;"植树、栽花、种草"是"种概念"，包含在"绿化"的外延之中，都属绿化工作。将这四个不同层次的概念并列编排，"属"和"种"界限不清，属于分类不当。
4避免关系不清
撰写公文，经常使用由几个关系密切的分句组成复句，分句之间或有并列、递进关系，或有因果、转折、条件等关系，如果分句之间关系模糊不清，复句意思的表达便会受影响。如：
X X集团深入细致地做好企业思想政治工作，最大限度地调动干部职工的积极性，重点在管理机制上对症下药，寻求新的思路和对策。
该复句的三个分句关系不清，句意费解。可作如下修改：
为最大限度地调动干部职工的积极性①，X X集团在深入细致地做好企业思想政治工作的同时②，重点在管理机制上对症下药，寻求新的思路和对策③。
分句①和分句②③是目的关系，分句②和分句③是并列关系，由
于理清了三个分句的关系，句意便通畅易解。
三、文风朴实庄重
公文作为办理公务的"工具"，在表述内容时必须语言质朴无华、真切庄重。无论上行文、下行文还是平行文，均忌堆砌华丽词藻，宜运用质朴平实的文字;忌滥用俚俗口语，宜用规范书面词语;忌多作修饰描写，宜据实直书达意明理。
四、正确使用惯用语
公文中经常使用一些保留了古汉语成分的习惯性用语。下面作简要介绍：
1.开头词语
常用的有"依照"、"遵照"、"根据"、"据查"、"经……批准"、"为了"、"鉴于"、"由于"等，用以表明行文的依据、目的、原因。如："根据X发〔20 X X〕X号文件精神，我县已建立了政府序列内的土地管理局。""经中央批准，今后县、乡两级选举的日常工作，由民政部门负责……""为充分挖掘档案信息资源，更好地为两个文明建设服务，我馆……"
2,引叙词语
批复、复函等答复性公文，在开头引叙来文的发文文号、标题或主要事由时，经常使用"前接"、"近接"、"收悉"、"谨悉"等词语，如："你省辽政发〔19^ X〕X号文收悉"，"12月10日关于申报兴建砖瓦厂的来文收悉"，"你县税政字〔19^ X〕第X号请示悉"("悉"即"收悉")。
3,承启词语
用于前言的最后，起有承接上文、提领下文的承上启下作用。下行文常用的承启词语有"现批复如下"、"现作如下指示"、"作如下决定"、"现予公布"、"现予发布"、"为此，特通告如下"、"特公布如下"、"特作如下通告"、"现将有关情况通报如下"、"现将有关事项通知如下"、"现答复如下"等。
例如："为保护投资者的合法权益，促进证券市场的健康发展，特对取缔有价证券的非法交易活动作如下通告";"……为了制止乱集资……促进国民经济既快又好地健康发展，现就有关问题通知如下";"……为贯彻党中央关于反腐败斗争的工作部署，坚决刹住用公款变相出国(境)旅游的不正之风，经党中央、国务院批准，特作如下通知
"。上行文常用的承启词语有"现提出如下意见"、"建议如下"、"我们的意见是"等。
例如为了使道路和交通更好地为经济建设、改革开放服务，抓住当前有利时机，加快城市道路和交通管理设施的建设步伐，切实做好城市道路与交通管理工作，现提出如下意见、引自建设部公安部联合呈报国务院的公文《关于加强城市道路与交通管理工作的报告》〉;"根据^发〔19\ X〕X号文件精神，我县已建立了政府序列内的土地管理局，但城乡土地还没有统管起来，多家管地，多头批地的问题仍然存在。为了贯彻中共中央、国务院精神，管好用好我县土地，建立健全土地档案，我们的意见是"。
4,结尾词语
下行文常用的结尾词语有"特此公告"、"此令"、"请贯彻执行"、"参照执行"、"将贯彻执行情况及时报告……"等。主要作用是对受文机关单位如何贯彻执行文件作出规定、提出要求。例如："建设部、公安部《关于加强城市道路与交通管理工作的报告》，已经国务院批准，现转发给你们，请贯彻执行";"各地区、各部门必须坚决贯彻执行以上通知精神，并将贯彻情况及时报告国务院"。
批转、发布法规性的公文，有时在结尾处指出文件解释权的归属。
如《国务院批转民政部关于调整设市标准报告的通知》的结尾指明："新的设市标准由民政部负责解释"。
上行文常用的结尾词语有"特此请示"、"妥否，请批示"、"如无不妥请批转……执行、或"试行")、"请批复"、"敬请大力支持为盼"、"特此报告"等。主要作用是请求上级机关对"请示"和"报告"事项给予答复和关注。
如："以上报告如无不妥，请批转各地试行。这是民政部《关于调整设市标准的报告》的结尾);"以上意见，如无不当，请批转各地区、各部门贯彻执行。"(这是建设部、公安部《关于加强城市道路与交通管理工作的报告》的结尾);"以上请示当否，请批示、这是民政部《关于增加选举工作干部编制名额的请示》的结尾)。
平行文常用的结尾词语：在致函中，向对方提出要求、希望时，常用"望早日见复"、"盼予函复"、"请大力协助为荷"等;在复函中常用"此复"、"特此函复"等。
公文写作规范 为了加强对外公文写作得管理,进一步规范中心公文写作,特制定本规定。 一、公文写作排版 (一）标题:正文标题用小标宋体字2号,遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正(倒)宝塔形”排版;一级标题“一、”用黑体字3号;二级标题“（一)”用楷体字３号加粗;三级标题“１．”、四级标题“(1）”均需加粗。 (二)正文:仿宋体字3号,一般每页排22行，每行排2８个字（行距为多倍行距１、4倍)。 二、公文写作格式 (一)眉首:一般由公文份数序号、秘密等级与保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人等要素组成。 1.主体:一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注等要素组成。 (１)公文标题：应当准确简要地概括公文得主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号或特定词用引号外，一般不用标点符号,停顿用空格符或换行。 （２)主送机关:就是指公文得主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称；应按其性质、级别与有关规定或
惯例依次排列,同性质或级别得机关之间用顿号，不同性质或级别得机关之间用逗号,最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关一般在标题下空１行、左侧顶格用3号仿宋体字,回行时仍顶格。 (3)正文：就是公文得主体部分。正文内容要求准确地传达、贯彻党与国家得有关方针政策精神，完整地表达公文制发单位得意图、意见与要求。正文一般置主送机关下一行,每自然段空2字,回行顶格;数字、年份不能回行。 (４)附件:就是正文得附属部分,就是补充公文正文内容得材料(包括图表）。公文如有附件应作附件说明,即在正文下空１行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号与名称；附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1、××××”）;附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后另起一页与正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号(如“附件1”）。附件得序号与名称应与正文之下得附件说明一致。 （5)成文时间：以负责人签发得日期为准,联合行文以最后签发机关负责人得签发日期为准。行政机关公文成文日期用汉字年、月、日标全,“零”写为“〇”;单一机关制发得公文在落款处不置发文机关名称,只标识成文时间；成文时间置正文右下方,右空4字。 (6)印章:指正文末尾加盖得发文机关印章或领导同志签
公文写作的语言特点公文写作语言特征公文写作的语言特点公文写作语言特 征 写作语言特征一、实用性 俄国形式主义者们把人类的语言分为两大基本类型:实用语言和文学语言。实用语言和文学语言虽然在词汇、语法上没有太大区别，表面看起来是一种语言，但它们实际上是功能完全不同的两种语言。实用语言只传达词语的词典意义，人们在使用和接受它的时候，依靠平时养成的习惯，自动地认识它的指向物，而对语言本身并无太多的注意。而文学语言不限于传达词语的词典意义，它是对实用语言进行“扭曲”、“变形”、“施加暴力”后“反常化”了的语言。作者之所以要采取反常化的手段，是为了消除读者的习惯性，使读者不得不专心致志、聚精会神、流连忘返地去感受语言本身，从而延长读者对事物的感知过程。对此，著名形式主义论者什克洛夫斯基曾说过这样一段话:那种被称为艺术的东西之存在，就是为了唤回人对生活的感受，使人感觉事物，使石头作为石头被感受。艺术的目的就是把对事物的感觉作为视象，而不是作为认知提供出来;艺术和程序是事物的“反常化”程序，和予以其复杂形式的程序，它增加了感受的难度和时延，因为艺术中的接受过程是以自身为目的，所以它理应延长;艺术是一种体验事物创造之方式，而被创造物在艺术中已无足轻重。什克洛夫斯基:《关于散文理论》，苏联作家出版社1984年版，第 15页。 我们摘引这段话的目的是为了更好地认识实用语言。如果说文学语言是表现感觉的语言，那么实用语言是表达认知的语言。必须分清了这两种语言，写作中才不会出现用文学语言写的荒唐现象。
二、规范性 语言，可以说是一种循规蹈矩的语言。在词汇上，语言严格遵照其词典意义;在造句上，语言严格遵循语法规则;在修辞上，语言只适当运用比喻、对偶、排比、设问、反诘等常规修辞格，而对夸张、通感、暗示等可使事物有较大变形的或曲折达意的修辞格一般不用。这样可以保证的不同读者在理解上能够趋向一致，不会因个人的创造性发挥而仁者见仁，智者见智。可以说，规范性是能够得到有效贯彻和落实和保障。 三、模式性 在写作中，沿用一些固定的模式化语句和语词的现象比较常见，有些用语甚至在关键之处必须使用。模式化语言对于别的文体来说可能是失败，而对于来说却是一种必需。 的体式就是模式化的，每一种体式在写作中都有固定的套路，在套路的实施过程中自然而然地形成了一些适宜这些套路的语言，沿用它们，方便、简洁、有效。如“特此函复”这一说法，如果换用别的语言来表达，无论怎样努力都不可能这样简炼明白。 语言还有相当一部分是沿用旧语，如“来函收悉”、“敬请批 复”等惯用语，在我国世代相袭，已不知用了多少年。这样的套语有益无害，大家乐意袭用，故意标新立异，反而不伦不类。因此，在中常常能见到一些文言词语，它们已经自然地与现代汉语融为一体。这是语言模式性的表现之一，不足为怪。 写作语言特征相关内容:投诉信怎么写写投诉信应本着真实的原则，如实的反映情况，投诉信应包括以下几部分:一、投诉者的姓名、性别、国籍、职业、单位(团体)名称、地址、联系电话。二、被投诉者的名称、通讯地址、联系电话。三、投诉的事实与理由。四、具体赔偿要求。...
公文写作的语言特点及要求 在公文写作过程中，不仅要用词准确、更要简练严谨；因此公文写作不需要太过华丽的辞藻，而是多采取平铺直叙的方式，公文写作中，惯用语有很多，可以酌情使用，下面就是公文写作的语言特点及要求，请参考。 公文是国家机关、社会团体和企事业单位在办理公务活动中形成的各种文书材料。公文是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。公文在写作过程中具有独特的语言习惯，其主要特点是在用词上要准确贴切，句式要简练严谨，文风要朴实庄重，有一些固定的习惯用语。 一、用词准确贴切 用词准确贴切是公文语言的基本要求，公文的写作如果选字用词疏忽大意，一旦把关键词语用错，将会给工作造成无可挽回的损失，所以公文必须写得一清二楚，十分明确，让读的人不折不扣地了解你要说的是什么。要想把词语用得准确贴切，必须在词义辨析上下工夫。因为汉语词汇相当丰富，词语运用也极为灵活，表述同一事情可用不同的词语，使用同一词语也可表示不同的意思，这些特点都会给选用词语带来很大的困难。选用最恰当的词语，是公文写作的一个基本能力。 言简意明，把事情表达得一清二楚，这也是对公文语言的基本要求。但有时公文也要把话说得委婉灵活，表达意思留有余地，这就需要适当地使用模糊词语。如：“原则上今年不安排发放地方企业债券”，“存在着一定差距”，“尽快将会议精神传达下去”，“采取适当方式向广大人民群众宣传保护文物的政策、法令”，“分不同情况，予以妥善处理”，其中“原则上”、“一定”、“尽快”、“适当”、“妥善”均属于模糊词语。在公文中，当需要做模糊的表达时，选用恰当的模糊性词语也属于用词准确贴切的范围。 二、语句简练严谨
一、准确 (一)认真辨析词义 西方有作家说，要表现一个事物，只有一个名词是准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动作，只有一个动词是准确的。写作的主要工作之一，就是找到这一个准确的名词、形容词、动词。这话对于文学创作来说未必适用，因为文学语言不循常规，而作家的创造性语言又因其个性和素质的差异各有特色，很难说哪个词语是绝对准确的。这话用于公文写作，倒是比较确切的。 在汉语中，有大量的意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如，“优异”、“优秀”、“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。“鼓舞”、“鼓动”、“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。写作公文，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。 (二)讲究语法和逻辑 公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。 首先，句子成份要完整。汉语构句有主、谓、宾、定、状、补六种句子成份，其中主语、谓语、宾语是主干成份，定语、状语、补语是辅助句子成份。对于每一个句子来说，主干成份也不是必不要少的，但是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺。例如：“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成份。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也不明白了。 其次，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就是不通。如：“这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。”精神无形，说它充满了某一空间，已经十分勉强，又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡”，才算通顺。 其三，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。“把所有农产品都基本上纳入了计划轨道。”“所有”表示全部，“基本”表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，读者不知道哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。 二、简练 (一)用语精确，一以当十
公文怎么写：公文写作的语言特点及要求 在公文写作过程中，不仅要用词准确、更要简练严谨;因此公文写作不需要太过华丽的辞藻，而是多采取平铺直叙的方式，公文写作中，惯用语有很多，可以酌情使用，以下是小编整理的关于公文写作的语言特点及要求，供大家学习和参阅。 公文是国家机关、社会团体和企事业单位在办理公务活动中形成的各种文书材料。公文是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。公文在写作过程中具有独特的语言习惯，其主要特点是在用词上要准确贴切，句式要简练严谨，文风要朴实庄重，有一些固定的习惯用语。 一、用词准确贴切 用词准确贴切是公文语言的基本要求，公文的写作如果选字用词疏忽大意，一旦把关键词语用错，将会给工作造成无可挽回的损失，所以公文必须写得一清二楚，十分明确，让读的人不折不扣地了解你要说的是什么。要想把词语用得准确贴切，必须在词义辨析上下工夫。因为汉语词汇相当丰富，词语运用也极为灵活，表述同一事情可用不同的词语，使用同一词语也可表示不同的意思，这些特点都会给选用词语带来很大的困难。选用最恰当的词语，是公文写作的一个基本能力。
言简意明，把事情表达得一清二楚，这也是对公文语言的基本要求。但有时公文也要把话说得委婉灵活，表达意思留有余地，这就需要适当地使用模糊词语。如：“原则上今年不安排发放地方企业债券”，“存在着一定差距”，“尽快将会议精神传达下去”，“采取适当方式向广大人民群众宣传保护文物的政策、法令”，“分不同情况，予以妥善处理”，其中“原则上”、“一定”、“尽快”、“适当”、“妥善”均属于模糊词语。在公文中，当需要做模糊的表达时，选用恰当的模糊性词语也属于用词准确贴切的范围。 二、语句简练严谨 简练是指用简洁的语言把意思表达明白;严谨是指词句紧凑，表达意思确切缜密。简练严谨也是对公文语言的基本要求。怎样才能做到这一点呢?除了在造句时避免句子残缺不全、句式杂糅外，还须避免语句重复啰嗦，避免句子冗长，避免句子关系不清和避免句子前后无序。下面分别举例说明： 1.避免重复啰嗦 要使语言简洁，必须将可有可无的字、词、句去掉，力求做到词无可删、句无可减，使公文中的每一句话、每一个词都有其作用。如：同时也发现有少数单位的领导对防火工作不够重视，存在着管理十分混乱，制度也不够健全，并且存在违章操作等问题。 有些字、词，如“也”、“并且存在”删去后，并不影响句意。 2,避免句子冗长 句子有长有短，各有不同的表达效果。长句有表达意思周密的优
---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------ 公文写作的语言要求 一、准确 (一)认真辨析词义 西方有作家说，要表现一个事物，只有一个名词是准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动作，只有一个动词是准确的。写作的主要工作之一，就是找到这一个准确的名词、形容词、动词。这话对于文学创作来说未必适用，因为文学语言不循常规，而作家的创造性语言又因其个性和素质的差异各有特色，很难说哪个词语是绝对准确的。这话用于公文写作，倒是比较确切的。 在汉语中，有大量的意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如，优异、优秀、优良，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。鼓舞、鼓动、煽动，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。写作公文，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。 (二)讲究语法和逻辑 公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。 首先，句子成份要完整。汉语构句有主、谓、 1 / 9
宾、定、状、补六种句子成份，其中主语、谓语、宾语是主干成份，定语、状语、补语是辅助句子成份。对于每一个句子来说，主干成份也不是必不要少的，但是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺。例如：厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。后一个句子就残缺句子成份。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也不明白了。 其次，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就是不通。如：这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。精神无形，说它充满了某一空间，已经十分勉强，又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈。改成精神文明之花开遍了全乡，才算通顺。 其三，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：他们加强了对团员和青年的思想教育。团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。把所有农产品都基本上纳入了计划轨道。所有表示全部，基本表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，读者不知道哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。 二、简练 (一)用语精确，一以当十 在生活中我们都有这样的体会：有时一两个词句，就能把要说的意思清楚完整地表达出来；有时，说了很多话，要表达的意思却仍然不清楚。从理论上说，人类创造的成熟的语言，足
公文语言 正像学习其它文体的写作一样，学习公文写作也要求掌握外在形式之一语言的特点，否则就会将公文写成不伦不类的东西。有不少初学者，以为古代公文是现在写作公文的楷模，仿写出带有个人色彩特别是个性化、感情化语言的劣作。与公文的本质特性紧密相联，公文语言在长期的历史发展中形成了鲜明的规范化特色，有利于公文的写作和处理。【您现在阅读的文章来自“我要看看写写网”，请记住我们的永久域名：】 第一节公文语言概述 前文已将公文比作一个精神个体生命，其核心是主旨，血肉是材料，骨胳是结构，我们还可以这样说：细胞是语言，皮肤是表达方式。 不同体裁的文章使用不同特点的语言。总的来说，语言可以分为科学语言和文学语言两类。科学语言和文学语言犹如走路和跳舞，但是都建立在基本的语言文字修养－－即字、词、句的功夫之上。字是最基本的写作材料。汉字据统计约有10万个，但是，一般写作掌握3000个常用字就完全可以了。据数理语言学运用电脑统计，《毛泽东选集》1至4卷用字2981个，老舍的长篇小说《骆驼祥子》用字2413个，就连《红楼梦》也才4200个字。字要从音形义3方面掌握。词则多多益善，最好在5000个以上。拜伦用词8千，莎士比亚16000个。注意：单音词一般是动词，简截有力；双音词量大，
匀称稳重；三音词，激宕起伏；四音词，庄重大方，常有历史性的内涵，如成语典故。句子只有30余种，如陈述句、疑问句、祈使句等，比较容易学会。 科学文章是反映客观事物的语言形式，是社会实践的工具，因此，语言最重准确规范，词语一般要求单义，还要求鲜明、生动。而文学作品则是语言艺术，目的是为着个体生命及人类群体生命层次的提高，必须写真实的个性心理感受，因此，语言最重形象性，要尽可能使用生活化、个性化的语言，如诗歌的语言要求多义性、跳跃性、可感性和音乐性。 作为科学语言的代表，公文语言十分规范，讲究语法，一般来说语气庄重，平实概括。行政公文的语言要体现行政管理机关的权威性。 第二节公文表达方式 文章细胞即语言的组织形式是表达方式。词汇和句式进一步组成了表达方式（或称表达手法）。正如身体具有各部位的皮肤一样，表达方式有叙述、描写、抒情、议论和说明之分。 表达方式是文体特征的重要标志。不同的表达方式，决定了不同的文章体裁。也就是说，作者写作一篇文章，有其明确的目的，或为叙述事件过程，或为描写事物状貌，或为抒发感情，或为阐述道理，或为解说性状。尽管在一篇文章中，五种表达方式可以交织在一起，但总有一种为主体。那一种为主体，就形成特定文体。可以这
最新公文怎么写：公文写作的语言特点及要求 公文是国家机关、社会团体和企事业单位在办理公务活动中形成的各种文书材料。公文是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。公文在写作过程中具有独特的语言习惯，其主要特点是在用词上要准确贴切，句式要简练严谨，文风要朴实庄重，有一些固定的习惯用语。 一、用词准确贴切 用词准确贴切是公文语言的基本要求，公文的写作如果选字用词疏忽大意，一旦把关键词语用错，将会给工作造成无可挽回的损失，所以公文必须写得一清二楚，十分明确，让读的人不折不扣地了解你要说的是什么。要想把词语用得准确贴切，必须在词义辨析上下工夫。因为汉语词汇相当丰富，词语运用也极为灵活，表述同一事情可用不同的词语，使用同一词语也可表示不同的意思，这些特点都会给选用词语带来很大的困难。选用最恰当的词语，是公文写作的一个基本能力。 言简意明，把事情表达得一清二楚，这也是对公文语言的基本要求。但有时公文也要把话说得委婉灵活，表达意思留有余地，这就需
要适当地使用模糊词语。如："原则上今年不安排发放地方企业债券"，"存在着一定差距"，"尽快将会议精神传达下去"，"采取适当方式向广大人民群众宣传保护文物的政策、法令"，"分不同情况，予以妥善处理"，其中"原则上"、"一定"、"尽快"、"适当"、"妥善"均属于模糊词语。在公文中，当需要做模糊的表达时，选用恰当的模糊性词语也属于用词准确贴切的范围。 二、语句简练严谨 简练是指用简洁的语言把意思表达明白;严谨是指词句紧凑，表达意思确切缜密。简练严谨也是对公文语言的基本要求。怎样才能做到这一点呢?除了在造句时避免句子残缺不全、句式杂糅外，还须避免语句重复啰嗦，避免句子冗长，避免句子关系不清和避免句子前后无序。下面分别举例说明： 1.避免重复啰嗦 要使语言简洁，必须将可有可无的字、词、句去掉，力求做到词无可删、句无可减，使公文中的每一句话、每一个词都有其作用。如： 同时也发现有少数单位的领导对防火工作不够重视，存在着管理十分混乱，制度也不够健全，并且存在违章操作等问题。
万方数据
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公文写作语言特点 作者：陈小琴 作者单位：山西师范大学文学院,山西,临汾,041000 刊名： 剑南文学 英文刊名：JIAN NAN WENXUE 年，卷(期)：2011(4) 参考文献(6条) 1.谢志礼;李德龙写作思维训练学 2.何明写作语言学 1998 3.何永康应用文写作 1996 4.曾昭乐现代公文写作 1999 5.张德实应用写作 2001 6.张保忠公文写作格式与技巧 2002 本文读者也读过(10条) 1.舒勇浅析公文写作与文学创作的差异性[期刊论文]-都市家教(上半月)2011(4) 2.王凤鸣古代公牍文与《文心雕龙》[期刊论文]-兰台世界2006(7) 3.李春.LI Chun公文写作应培养三种角色意识[期刊论文]-商丘职业技术学院学报2010,09(6) 4.雷莉.LEI Li浅析公文主旨与文学作品主题的区别[期刊论文]-四川警官高等专科学校学报2002,14(1) 5.方玉军也谈公文传阅的技巧[期刊论文]-秘书工作2004(1) 6.杨明浅析公文写作中语言的运用[期刊论文]-社科纵横2006,21(4) 7.陈安吉.颜一平.CHEN An-ii.YAN Yi-ping《文心雕龙》公文写作理论之管窥[期刊论文]-南京晓庄学院学报2002,18(2) 8.罗维扬写作四问或写作四论[期刊论文]-语文教学与研究（教师版）2007(5) 9.牟家骥公文写作与文学写作思维特征比较研究[期刊论文]-山东教育学院学报2004,19(4) 10.王朝源.WANG Chao-wen试论陆贽的公文写作[期刊论文]-四川师范大学学报（社会科学版）2005,32(5) 本文链接：https://www.doczj.com/doc/4f1398406.html,/Periodical_jnwx201104068.aspx
公文写作基础知识：语言和表达 导读：一、公文的语言特点 庄重准确简练平实 二、正确选用词语 1、规范使用书面词语 2、使用含义明确、范围限定的词语，避免产生歧义 3、在表达事物范围和程度时，应注意其符合事物的实际情况 4、不能随便使用外来词和时髦新词语 5、恰当选用模糊词语 (不是指含糊不清、摸棱两可、似是而非、容易产生歧义的词语，而是一种概括性比较宽泛的语言，)如：通过学习，大家进一步明确了科教兴国的重要性近年来，一些地区个别单位各种措施屡次酌情大约预计往往数万八百多大多数 个别有的等模糊性词语 三、恰当选用公文专门用语 1、称谓词：第一人称我、本后加部、委、办、校、公司等。本比我更具有庄重、严肃的色彩，本常用在比较庄重的'正式场合。第二人称：贵，你后加部、委、办、校、公司等表示机构的名称，你和贵不能通用，贵表示行文双方具有正式的工作关系，并特别表示对对方机关的尊敬和礼貌，常用在涉外和不相隶属的机关行文中，你表示行文双方是同一组织系统的上下级机构或工作关系比较密切的平级机构，因此常用与下行文或平行文中，。第三人称：该，其后加表示
人、机构、事物的称呼， 2、领叙词用以引出公文撰写的根据、理由或公文具体内容的词。常用的：查、奉、根据、按照、遵照、依照、本着、鉴于、敬悉、欣(惊、谨)悉、……收悉、为了……特……、……现……如下……等 3、追叙词用以引出被追叙事实的词。公文中有时要简要追叙一下有关事件的办理过程，为使追叙的内容出现的自然，如：经、业经、前经、均经、即经、复经等 4、承转词.是在公文中承上文、转下文的过渡用语。主要有" 为此"、"据此"、"故此"、"有鉴于此"、"鉴此"、"综上所述"、总而言之、总之等。 5、祈请词。是在公文中向受文者表示期望或请求的敬辞。主要有"请"、"敬请"、"谨请"、"恳请"、"务请"、"烦请"、"希"、"敬希"、"望"等。 6、商洽词。是公文中用于征询对方意见的用词，具有探询语气。主要有"商"、"商请"、"当否"、"可否"、"妥否"、"是否可行"、"是否恰当"、是否同意、意见如何等。 7、受事词。是公文中表示接受事情的用词，向对方表示感激、感谢时使用的词。如承蒙、"收悉"、"收到"、"接到"等。一般用于涉外的公文或平行文， 8、命令词：即表示命令或告诫语气的词语。命令词的作用在于增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。常用的命令词
公文写作规范 为了加强对外公文写作的管理，进一步规范中心公文写作，特制定本 规定。 一、公文写作排版 （一）标题：正文标题用小标宋体字 2 号，遇标题过长 需换行可按“长、短、长”或“正（倒）宝塔形”排版；一 级标题“一、”用黑体字 3 号；二级标题“ （一）”用楷体字 3 号加粗；三级标题“ 1．”、四级标题“（１）”均需加粗。 排 （二）正文：仿宋体字 3 号，一般每页排22 行，每行 28 个字（行距为多倍行距 1.4 倍）。 二、公文写作格式 （一）眉首：一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、 发文机关标识、发文字号、签发人、会签人等要素组成。 1．主体：一般由标题、主送机关、正文、附件说明、 成文时间、印章、附注等要素组成。 （１）公文标题：应当准确简要地概括公文的主要内容 并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法 规、规章名称加书名号或特定词用引号外，一般不用标点符 号，停顿用空格符或换行。 （２）主送机关：是指公文的主要受理机关，应当使用
全称或者规范化简称、统称；应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列， 同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后 一个主送机关名称后标全 角冒号。主送机关一般在标题下空 1 行、左侧顶格用 3 号仿宋体字，回行时仍顶格。 （ 3）正文：是公文的主体部分。正文内容要求准确地传达、贯彻党 和国家的有关方针政策精神，完整地表达公文 制发单位的意图、意见和要求。正文一般置主送机关下一行，每自然段空2 字，回行顶格；数字、年份不能回行。 （4）附件：是正文的附属部分，是补充公文正文内容的材料（包括 图表）。公文如有附件应作附件说明，即在正 文下空 1 行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件” ，后标全 角冒号和名称；附件如有序号使用阿拉伯数码( 如“附件 :1. ××××” ); 附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文 日期之后另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件” ，有序号时标识序号（如“附件1”）。附件 的序号和名称应与正文之下的附件说明一致。 （5）成文时间：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关 负责人的签发日期为准。行政机关公文成文 日期用汉字年、月、日标全，“零”写为“ 〇”；单一机关制发的公文在落款处 不置发文机关名称，只标识成文时间；成 文时间置正文右下方，右空 4 字。
公文写作的语言要求 下文为大家整理带来的公文写作的语言要求，希望内容对您有帮助，感谢您得阅读。 一、准确 (一)认真辨析词义 西方有作家说，要表现一个事物，只有一个名词是准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动作，只有一个动词是准确的。写作的主要工作之一，就是找到这一个准确的名词、形容词、动词。这话对于文学创作来说未必适用，因为文学语言不循常规，而作家的创造性语言又因其个性和素质的差异各有特色，很难说哪个词语是绝对准确的。这话用于公文写作，倒是比较确切的。 在汉语中，有大量的意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如，“优异”、“优秀”、“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。“鼓舞”、“鼓动”、“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。写作公文，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。 (二)讲究语法和逻辑 公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。 首先，句子成份要完整。汉语构句有主、谓、宾、定、状、
补六种句子成份，其中主语、谓语、宾语是主干成份，定语、状语、补语是辅助句子成份。对于每一个句子来说，主干成份也不是必不要少的，但是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺。例如：“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成份。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也不明白了。 其次，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就是不通。如：“这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。”精神无形，说它充满了某一空间，已经十分勉强，又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡”，才算通顺。 其三，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。“把所有农产品都基本上纳入了计划轨道。”“所有”表示全部，“基本”表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，读者不知道哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。 二、简练 (一)用语精确，一以当十 在生活中我们都有这样的体会：有时一两个词句，就能把要说的意思清楚完整地表达出来；有时，说了很多话，要表达的意思却仍然不清楚。从理论上说，人类创造的成熟的语言，足以表达人类的常规的思想和情感，至于文学作品中那些复杂微妙的
表述准确，包括表达方式正确，适合公文特点；表达效果不走样，准确、规范。结构严谨，包括各部分内容划分合理，布局安排恰当，条理清楚，注重内在联系的外部形式，使全篇首尾相应、浑然一体。（一）直述不曲，表述准确一般文章的表达方式主要五种，既叙述、描写、抒情、说明、议论。公文经常使用的表达方式是叙述和说明，也有少量的议论。至于描写和抒情，在公文写作中则基本不用；即使在个别事务公文中使用，如调查报告，或在讲话稿中使用，也是极为少量。1．公文常用的表达方式叙述叙述是一种叙说、介绍人物经历情况和事物发展过程的表达方式。通常认为，叙述有六个要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果（即新闻的“五个w一个h”反套而成的要素）。古文中使用叙述，多采用复数的第一人称和第三人称。叙述的类别。按语言详略分：有概括叙述，也叫“简叙”、“略叙”；有具体叙述，也叫“详叙”、“细述”。按结构形式分：有纵叙，有横叙。前者按事件发生的时间先后或事件本身的发展过程来叙述；后者按事物的空间位置来叙述。按时间顺序分：有顺叙、倒叙、插叙、补叙，这实际上是把常用的纵叙法按时间顺序进行的再细分；此外，还有一种平叙，即叙述两件或两件以上同时发生的事，先叙述一件再叙述另一件，如##同志的《湖南农民运动考察报告》。叙述的基本要求是：主线清楚，“一线到底，万变不离其宗”（清·刘熙载：《艺概·文概》）交待明白，详略得当，起伏有变。说明说明是对事物、事理进行解说的表达方式。在应用文章中使用较多。当公文中叙述一件事，介绍环境和背景材料时往往用说明方式。常用的说明方法有诠释说明（也叫“下定义”）、分类说明、数字说明、对比说明、类比说明、举例说明、比喻说明、图表说明等。说明的基本要求是：客观、准确、科学。注意通俗易懂，语言平实。议论议论是通过逻辑推理来证明观点、辨明是非，借以说服人的表达方式。公文中较少使用；使用时也要少而精。论点、论据、论证是议论的三要素。议论可以分为立论、驳论、兼论三类。公文中常用的是立论。立论，就是建立自己的论点，证明这一论点的正确性，所以也叫“证明”。立论的方法有直接论证的例证法（注意典型事例）、分析法（完全归纳法和演绎法），有间接论证的引证法、对比法、类比法等。这里还要说明一点，个别文种根据表达需要，采用描写方式时，一般也是用白描，即不交代背景的粗线条勾勒，一笔即可，往往是与叙述结合在一起，或干脆以叙代描，将描写的文字压缩成短语放在叙述的句子中充当一个成分，显得只叙不描，文字简练。调查报告等文种中有时采用这种方法。2．直述不曲，表述准确撰写公文，要用“直笔”，不用“曲笔”。直笔叙述，就是有什么说什么，不用比喻、借代、转类、比拟等“曲笔”。新《办法》的这一提法对公文写作提出了更高的要求。 常写文章的同志都有体会，文章写短难，表达直笔难。这就要求观察更深入更细致，一下子抓住主要特点，并用平实的语言表述出来；要求思考更深刻，认识更全面，表达更准确，要一语中的，看似平常却不易更改。这一要求是很高的。表达准确，牵涉问题较多。要而言之，与公文写作的语言有直接关系。公文写作的语言有群体性、书面性、明确性、客观性、程式性等特质，其特点表现为准确、庄重、简要、平时等。这里集中谈谈准确。准确、鲜明、生动是语言的“三性”要求，公文更重视的是准确。表述准确，是一条十分严格的要求。因为公文是用来指导工作、反映情况的，一词一句，一个概念、判断、推理，搞得不准要误大事。所谓准确，就是只能有一种解释，不能产生歧义。产生歧义，是公文表达的大忌。要做到语言准确，可以从两方面入手：一是词的内涵与所要表达的意图完全一致。二是对词的外延要作适当和明确的限制。对外延有了明确限制才会做到无懈可击，内涵与用意完全一致才不会产生歧义。（二）条理清楚，结构严谨这属公文的正文结构问题，也是构思中谋篇的内容。简短的公文，主要包括缘由、事项、要求等三部分内容，结构形式大同小异。正文开始要写发文缘由（引据、目的、用意等），开始一段的末尾用过渡句领起第二部分。第二部分是事项（内容、进程等），可以采用文章式、条款式，也可以篇段合一。
公文写作的语言要求 各位读友大家好！你有你的木棉，我有我的文章，为了你的木棉，应读我的文章！若为比翼双飞鸟，定是人间有情人！若读此篇优秀文，必成天上比翼鸟！ 一、准确 (一)认真辨析词义 西方有作家说，要表现一个事物，只有一个名词是准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动作，只有一个动词是准确的。写作的主要工作之一，就是找到这一个准确的名词、形容词、动词。这话对于文学创作来说未必适用，因为文学语言不循常规，而作家的创造性语言又因其个性和素质的差异各有特色，很难说哪个词语是绝对准确的。这话用于公文写作，倒是比较确切的。 在汉语中，有大量的意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，
即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如，“优异”、“优秀”、“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。“鼓舞”、“鼓动”、“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。写作公文，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。 (二)讲究语法和逻辑 公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。 首先，句子成份要完整。汉语构句有主、谓、宾、定、状、补六种句子成份，其中主语、谓语、宾语是主干成份，定语、状语、补语是辅助句子成份。对于每一个句子来说，主干成份也不是必不要少的，但是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺。例如：“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成份。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也不明白了。
其次，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就是不通。如：“这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。”精神无形，说它充满了某一空间，已经十分勉强，又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡”，才算通顺。 其三，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。“把所有农产品都基本上纳入了计划轨道。”“所有”表示全部，“基本”表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，读者不知道哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。 二、简练 (一)用语精确，一以当十 在生活中我们都有这样的体会：有时一两个词句，就能把要说的意思清楚
浅谈行政公文写作中应注意的语言特点 随着我国经济社会的发展,作为“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书”①、“依法行政和进行公务活动的重要工具”②的行政机关公文的应用也越来越广泛,质量要求也越来越高。本文想就行政机关公文(以下简称“公文”)写作中应注意把握的几个语言特点,谈几点实践工作中的体会,以供探讨。 一、简洁明了,开门见山 应用文体的实用性要求公文应当更加注重语言的简洁明了。由于公文属于应 用文体,是根据实际需要,为了达到某个具体的目标而写的,是作为“工具”直接用来办事的,如向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的“报告”;向上级机关请求指示、批准的“请示”;非隶属关系单位之间商洽工作的“函”等等。因此,实用就成为公文的出发点和归宿,这就决定了公文应当简短而不宜过长,只要把问题说清楚了,意图讲明白了,就可以了,决不能罗罗嗦嗦,不着边际。特别是供上级领导阅读的公文,更要写得简明扼要,以便上级领导用最短的时间了解作者的意图,作出相应的决策。否则,虽洋洋万言却言不约,意不明,使人阅读时还得用心去寻觅要求解决的问题,是很难达到预期目的的。像明朝刑部尚书茹太素的“奏折”写了17000字,朱元璋叫秘书给读了一个多小时还没有谈到正题,朱元璋发火狠狠训斥了他一顿,第二天又接着读,读到最后500字,才讲到他要解决的几个具体事,前面16500字全都是废话。从此,朱元璋下令,凡是上书不得超过500字。当前的一些机关公文虽然没有像茹太素“奏折”那样超级拖沓,但是繁琐罗嗦的现象仍然比较突出。如:例1:“为了加大煤矿安全管理,严厉打击煤矿违法生产活动,市政府组织专家研究制定了《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》,初稿形成后,经过三次征求意见会议,形成了讨论稿,××年×月×日,市政府常务会议讨论一致通过,现在印发给各单位,各单位要认真组织学习,领会精神实质,把握操作标准,严格执行,今后不得再出现违反本《规定》的行为。”(某市政府《关于印发〈关于
公文写作的语言要求 一、准确 (一)认真辨析词义 西方有作家说，要表现一个事物，只有一个名词是准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动作，只有一个动词是准确的。写作的主要工作之一，就是找到这一个准确的名词、形容词、动词。这话对于文学创作来说未必适用，因为文学语言不循常规，而作家的创造性语言又因其个性和素质的差异各有特色，很难说哪个词语是绝对准确的。这话用于公文写作，倒是比较确切的。 在汉语中，有大量的意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如，优异、优秀、优良，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。鼓舞、鼓动、煽动，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。写作公文，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。 (二)讲究语法和逻辑 公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。 首先，句子成份要完整。汉语构句有主、谓、宾、定、状、补六种句子成份，其中主语、谓语、宾语是主干成份，定语、状语、补语是辅助句子成份。对于每一个句子来说，主干成份也不是必不要少的，但
是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺。例如：厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。后一个句子就残缺句子成份。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也不明白了。 其次，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就是不通。如：这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。精神无形，说它充满了某一空间，已经十分勉强，又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈。改成精神文明之花开遍了全乡，才算通顺。 其三，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：他们加强了对团员和青年的思想教育。团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。把所有农产品都基本上纳入了计划轨道。所有表示全部，基本表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，读者不知道哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。 二、简练 (一)用语精确，一以当十 在生活中我们都有这样的体会：有时一两个词句，就能把要说的意思清楚完整地表达出来；有时，说了很多话，要表达的意思却仍然不清楚。从理论上说，人类创造的成熟的语言，足以表达人类的常规的思想和情感，至于文学作品中那些复杂微妙的心境，有时只可意会、不可言传，只能借形象曲折地加以表现，在公文写作中是不常出现的。
1、各种文种的撰写 （1）规范性公文。规范性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日期、章题、正文；规范性公文的标题由事由（问题）、文种两部分构成；正文中开始部分的制定目的是规范性公文的核心内容与指导性“纲领”。 （2）决定。标题由发文机关、事由、文种组成。 （3）决议。其性质、功用与决定没有大的差别，特点在于必须经过会议讨论通过或批准。 （4）通知。标题由发文机关、事由、文种组成。 （5）通报。标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质（情况）以及文种（通报）。 （6）批复。标题写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度。 （7）通告。标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注文种。 （8）请示。标题由发文机关名称、事由与文种构成。来源：考试大 （9）函。依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；依行文主动与否，函又可分为发函、复函。格式正规、郑得、涉及相对重要问题的是公函；相对灵活（略去标题、发文字号等）并涉及一般具体事项的是便函。 2、公文处理的基本原则 （1）法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度化。（2）实事求是原则；（3）全面技师原则；（4）时效原则；（5）集中统一原则；（6）党政分工原则；（7）保密原则；（8）简化原则 3、收文处理的一般过程 （1）公文的收受与分流 签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载。分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。 摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。 （2）办理收文 拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。 批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。 承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。 注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。 （3）组织传阅与催办查办来源：考试大 组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。 催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。 查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。 （4）处置办毕公文 包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。 4、发文处理程序与方法 （1）文稿形成拟稿。撰拟公文文稿。 会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助。 核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查。 签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。 （2）公文的制作 注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化。缮印。制作供对外发出的公文。 用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。 （3）公文的对外传递 分装。按规定具体拣配和封装公文。