企业数字档案馆(室)建设指南
(征求意见稿)
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编制说明
《全国档案事业“十三五”规划纲要》将推进数字档案馆建设列为“十三五”时期的重点任务之一。但一直以来，不少企业反映,在数字档案馆（室）建设中，缺少针对性强的参考性文件,在进行数字档案馆(室)建设方案设计、需求分析、体系实施等过程中，存在数据格式不统一、系统功能挂一漏万、建设过程不规范等问题。为此，国家档案局组织人员编写了《企业数字档案馆室建设指南（征求意见稿）》（以下简称《指南（征求意见稿）》)。
与现行有关数字档案馆、数字档案室建设指南相比，《指南(征求意见稿）》体现了企业特色，主要表现在以下方面: 一是将数字档案馆和数字档案室建设要求合二为一。由于企业档案管理体制机制大量存在馆室合一的情况，《指南(征求意见稿)》将数字档案馆和数字档案室建设要求合二为一，更加符合当前企业档案工作实际。
二是在档案管理系统功能上突出了企业需求,增加了如科技文件材料管理等可选的功能需求，以满足部分企业档案部门承担科技文件材料管理职能的实际需求.
三是在档案资源建设上突出了企业特点，按企业档案分类列出了档案数字化的范围，可操作性更强。
四是突出了电子文件归档管理，按企业信息系统类型详细列出了电子文件的归档范围。
五是在安全保密体系建设上更加细化,按照安全保密体系的层次架构，列出了安全保密体系建设的重点内容。
目录
1．概念与基本特征?错误!未定义书签。
1.1 概念 .................................................. 错误!未定义书签。1。2基本特征?错误!未定义书签。
2。建设目标、原则与内容.............. 错误!未定义书签。２。1建设目标 .................................. 错误!未定义书签。２。２建设原则?错误!未定义书签。
2。３建设内容?错误!未定义书签。
３.基础设施建设?错误!未定义书签。
4。档案管理系统功能?错误!未定义书签。
4。1收集功能?错误!未定义书签。
4.2归档文件整理功能?错误!未定义书签。
４.３电子档案存储功能 (11)
4．4电子档案保管功能 ....................... 错误!未定义书签。4．5统计与报表 ................................... 错误!未定义书签。4．6利用功能 ....................................... 错误!未定义书签。４。7 系统管理功能?错误!未定义书签。
4.8其他可选功能?错误!未定义书签。
5。数字档案资源建设?错误!未定义书签。
5.1传统载体档案数字化 ...................... 错误!未定义书签。5．2电子文件归档 ............................... 错误!未定义书签。
5.3专题数据库建设?错误!未定义书签。
6。制度规范建设 ................................. 错误!未定义书签。
6.1制度建设 .......................................... 错误!未定义书签。6．2标准规范建设?错误!未定义书签。
7．安全保密体系建设......................... 错误!未定义书签。
7.1物理安全?错误!未定义书签。
７.2数据安全 ........................................ 错误!未定义书签。７。3网络与应用系统安全 ................. 错误!未定义书签。
7.4应急预案?错误!未定义书签。
７.5安全管理制度建设 ........................ 错误!未定义书签。8．经费与人才保障.......................... 错误!未定义书签。8。1经费保障 ....................................... 错误!未定义书签。
8.2人才保障?错误!未定义书签。
9. 建设步骤?错误!未定义书签。
９．1规划与立项 ................................. 错误!未定义书签。9。1．１成立项目工作组织?错误!未定义书签。
９.１.2制定项目方案?错误!未定义书签。
９。1。3项目评审立项?错误!未定义书签。
9。2项目实施 ....................................... 错误!未定义书签。9．2.1硬件配备?错误!未定义书签。
9.2.2档案管理系统实施 ....................... 错误!未定义书签。9。2。2。１系统开发.......................... 错误!未定义书签。９。2.2．２基础数据准备................... 错误!未定义书签。9。２.2.3系统测试 ............................... 错误!未定义书签。9．2。２。4人员培训 ......................... 错误!未定义书签。9。２．2．５系统切换和试运行........ 错误!未定义书签。9．2．２。6系统的评价与验收?错误!未定义书签。
9.２．3存量档案数字化 ...................... 错误!未定义书签。９。2.4电子文件归档 .......................... 错误!未定义书签。
9.2。5项目验收 .................................... 错误!未定义书签。9。3 项目维护 ....................................... 错误!未定义书签。
?企业数字档案馆(室)建设指南
企业档案是企业产品研发、生产和经营管理活动的真实记录,是企业有形资产的记录和凭证，是企业无形资产的载体和组成要素。企业档案工作是企业各项工作中不可缺少的基础性工作,在保障企业生产、经营和管理持续开展,资产保值增值和延续企业历史等方面具有重要地位和作用.
随着信息社会的到来与企业信息化建设的发展,建设数字档案馆（室)是企业档案工作升级换代与创新发展的必由之路.建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企业核心信息资源，提升档案信息管理开发利用与共享服务能力;有利于优化企业各项业务系统流程，并有效促进企业提高管理水平、增加经济与社会效益.
1. 概念与基本特征
１。１概念
本指南所称的企业数字档案馆（室),是指企业运用现代信息技术对电子文件和传统载体档案信息进行采集、整理、存储、保管,并通过网络提供档案信息服务和共享利用的档案集成管理的计算机系统平台.
１。2 基本特征
与传统档案馆(室）相比，企业数字档案馆（室）具有以下特征:
(1）存量档案数字化和增量档案电子化。通过对电子文件
归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。企业办公自动化系统、核心业务系统、财务系统、人力资源系统及其他信息系统形成的具有保存价值的信息记录按照规范要求进行在线自动归档,形成电子档案，实现档案电子化。
（２）档案管理自动化。企业数字档案馆（室)将优化重组后的档案管理业务流程固化在档案管理系统中，实现电子档案资源的自动化管理。
（3）档案传输网络化.企业数字档案馆(室)中的数字档案资源和传统载体档案信息的收集、存储、保管等均通过计算机网络传输，档案利用以网络为主，以达到快捷、高效、共享的目的。
（４）利用服务知识化。企业数字档案馆(室）融入知识管理、内容管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工，并主动为企业研发、生产、经营和管理提供全方位和多层次的数字档案资源利用服务。
2。建设目标、原则与内容
2.１建设目标
企业数字档案馆（室）建设目标是：通过基础设施建设、档案管理系统实施、电子文件归档和传统载体档案数字化、标准规范体系建设、安全保密体系建设等工作，实现档案资源数字化、档案管理自动化、档案传输网络化、利用服务知识化，
实现企业档案工作升级换代、创新发展与提质增效,全面提升档案信息开发利用与共享服务能力，促进企业提高管理水平,增强核心竞争力,为促进企业持续健康发展提供有力支撑.
2。2 建设原则
企业数字档案馆(室)建设中应坚持以下原则：
(一)一次规划，分步实施原则
企业数字档案馆(室）的建设是一项系统工程，需要一定的人力、物力、财力的支持。在建设时应优先做好规划，在总体架构、技术方案规划时应一步到位，在系统开发方面应考虑今后的发展空间,避免后期出现系统集成和兼容问题。与此同时，应根据现有条件和建设任务按计划分步实施,充分保证每一阶段工作目标的实现，并为下一阶段工作目标打下坚实的基础.
（二）需求导向原则
企业数字档案馆(室)建设应围绕企业研发、生产经营、管理对档案信息资源的需求开展档案资源建设和档案信息开发利用.在档案资源数字化过程中，应本着以需求为牵引的原则，对利用频率高、利用效果明显的传统档案和重要的、利用价值高的孤本率先进行数字化,保证利用需求.
（三）前端控制和全程管理的原则
从文件到档案是一个连续进行、前后衔接的运动过程。在数字档案馆（室）建设中,应保证档案工作有效介入电子文件的形成过程。已实施的业务系统如PＤM、OA、ERP等,应与本单位数字档案管理系统之间建立接口；尚未实施的业务系统在
规划设计过程中,应有档案部门参加，将档案工作有关要求纳入流程。数字档案馆的管理流程应进行优化重组,使之更加合理、高效,提高档案工作对科研生产的服务水平.
(四）安全保密性原则
数字档案馆必须做到环境、设备和介质等物理安全，严格遵守国家及行业安全保密制度，保证信息的安全,在数字档案资源的接收、整理、传递及利用过程中，保证其运行的安全.
(五）规范化原则
数字档案馆(室）建设中的系统设计、开发、实施和数字档案资源建设应遵守已有的国家或行业标准规范；在国家、行业、本单位尚无相关标准的领域，企业应制定相应的标准规范.数字档案资源的字段、存储格式等均要求统一、规范。
2。3 建设内容
数字档案馆(室）建设作为一项系统工程,主要包括基础设施建设、档案管理系统建设、数字档案资源建设、标准规范建设、安全保密体系建设,以及必要的人员和经费，需要档案部门与企业的信息化部门等相关职能和业务部门共同开展实施。其中,基础设施建设是基础,档案管理系统建设和数字档案资源建设是重点，标准规范建设和安全保密体系建设以及必要的人员和经费是保障。
３．基础设施建设
数字档案馆（室）的基础设施建设包括以下三个方面:
（一）网络设施建设
数字档案馆(室）网络是企业整个网络结构的有机组成部分,应统筹规划、设计和建设。网络设施的配置要充分考虑电子文件采集、归档和数字档案安全管理以及档案信息网络利用服务等工作要求。网络性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输、利用要求。
（二）服务器、数据存储备份设备及终端硬件设备配置
服务器配置应能满足数字档案馆(室）应用系统运行、数据备份服务等的需求；应配备稳定与适当冗余的在线、近线与离线数据存储设备,配置科学、可行的存储策略,确保档案信息资源长期保存与有效利用;应配备档案专用计算机终端、扫描仪、数码照相机、打印机以及刻录机、移动存储介质等设备.
(三）工具软件配置
应结合企业信息化的现状，统筹协调利用企业现有的基础软件系统，配备如全文检索工具、光学字符识别(OＣＲ）、知识管理、内容挖掘等工具软件。
4．档案管理系统功能
实施功能完备的档案管理系统，并应具备如下功能：4．1 收集功能
（一）传统载体档案数据采集
具备各类存量档案的目录数据和全文数据的采集功能。数据采集时应支持数据校验(如：是否可以为空、是否唯一、日期有效性、数字有效性、字符长度限制等）、数据自动获取（如:单选多选列表、缺省值、流水号、页数、件数、当前日期、操
作者、电子文件名称、电子文件大小、电子文件类型等）等功能。
(二)电子文件在线接收
支持与业务系统的集成，能够从业务系统接收电子文件及其元数据。应预留有电子文件归档接口，接口功能符合《企业电子文件归档和电子档案管理指南》(档办发〔2０１5〕4号）“5。3.３接收电子文件归档的电子档案管理系统接口应具备的功能。"
(三)电子文件和电子档案离线接收
应具备离线档案数据的批量导入功能,支持常见的EXCEL、DBF、MDＢ、ＸML、TXT等格式文件的导入接收，并实现目录数据和电子全文的自动关联.
数据接收导入过程中应支持数据的校验,如是否唯一、是否可以为空、日期格式是否正确等。如出现部分数据导入失败，应提供报告,指明哪些数据导入失败，以方便确认及后续再操作。如出现中断（如:断电、断网、死机等）,应支持断点续传，再次导入时从中断记录处接续导入。
4。2 归档文件整理功能
（一）划定保管期限
按照档案保管期限表对归档文件划定保管期限.
（二）组件
对来自不同系统的归档电子文件按照组件规则将归档电子文档组成“件”，并对件内文档按一定的规则进行排序。
(三）分类
按照设定的分类方案，将档案进行分类,给定分类代号,并支持按年度，保管期限、机构（问题）等多种分类方案.
(四)组成保管单位
能对归档文件按照设定规则自动或在人工干预下组成卷或盒，并能按规则将卷（盒）内文件排序定位.能在人工干预下调整归档文件所属卷（盒)并重新排序定位.
(五）编号
依据分档号档案编制规则形成档号,所形成档号唯一、合理、稳定、可扩充、简单。
（六)编目
提供规范的档案目录模板,方便套打出案卷封面、卷内目录或归档文件目录、全引目录、备考表、脊背等。应支持利用EXＣＥL等工具进行目录模板制作,用户可以对模板中的字体、打印内容、排序方式等进行调整。应提供打印预览功能，还应支持多模板批量生成和打印文档。
4。3 电子档案存储功能
支持电子档案的集中存储、分布式存储、集中+分布式存储，完全在线存储、部分在线存储＋部分离线存储,可选择的压缩加密存储，存储格式的转换,将存入系统的电子文件转换为符合归档要求的版式文件进行存储。
系统可按《电子文件移交与接收办法》（档发〔2０1２〕7号）和离线存储载体容量进行信息组织，将组织好的档案存
至相应的离线存储载体上。
4。4 电子档案保管功能
（一）电子档案长期保存
应支持相应的功能以及策略,如针对格式过时的电子档案采用迁移或其他手段等措施保障数字档案信息的长久保管。电子档案格式必须满足《版式电子文件长期保存格式》（DA／T
47-200９)的相关要求。现在通行的办法是采取更新、仿真、保存原始软硬件、封装的策略。
（二）智能库房管理
有条件的单位可建设智能库房管理功能,根据现实库房虚拟出档案所在库房、区域、列、节、层、排位等，实现对实体档案所在库房位置的管理，支持与智能密集架、PＤＡ设备、条码枪等硬件设备的集成，实现实体档案的出库、入库、盘点等操作，支持与温湿度监控设备的集成,实现档案库房的智能温湿度控制。
(三）备份
应支持数据备份，包括数据库备份和电子档案备份，应支持根据数据重要程度选择在线、离线等备份技术和方式.
（四）定期鉴定
支持辅助人工完成到期档案的鉴定工作,根据保管期限、归档日期、密级等属性自动列出到期档案，提醒系统管理员或档案管理员等角色进行相关操作(如：销毁、升级管理、开放、降密等）.
4．5 统计与报表
应支持按照档案类型、分类、时间等设定规则进行统计、显示、打印、以EXCＥＬ格式文件输出各种统计数据.统计结果能按“档基3表”格式输出统计数据.
4.6 利用功能
（一)检索查询
支持按属性检索档案,具备模糊检索、高级组合检索、筛选检索、关联检索、深入二次检索等多种检索方式；有条件的企业可开发全文检索功能。
（二）浏览
应支持对电子档案或数字化档案信息进行全文浏览，支持多媒体文件的播放。
(三）借阅
支持实体档案借阅申请、审批、催还、归还功能，支持电子档案借阅申请、审批、自动授权功能。
(四）编研
支持用户根据实际需求设置编研专题,系统自动将符合该专题条件的档案目录或元数据归纳在此专题下,以方便用户查阅和管理.
4。7系统管理功能
(一）日志管理
应有日志记载功能，记录用户操作信息、系统启动关闭信息、用户登录信息等，日志至少应记录操作对象、用户、时
间、计算机、详细信息等属性。提供针对日志的检索统计功能.
（二)系统设置
支持代码表的设置维护,如：年度、保管期限、密级、单位、分类号等代码;
支持元数据的设置维护，可以定义字段名称、类型、是否为空、是否唯一、字符串长度限制、缺省值、最大值、最小值、组合字段等信息；
支持主题词维护,可以新建、导入、修改主题词，方便用户在录入时自动提取信息中的主题词；
支持对存放电子文件的存储介质进行统一管理，系统管理员应可根据介质保管的实际需求为每个文档库设置各自的存储介质来保存电子文件;
提供介质预警功能,当剩余容量小于一定值或利用率大于一定值时，以即时消息、邮件或短信的形式通知系统管理员更换介质。
(三)用户管理
支持用户信息的直接录入，支持通过接口方式读取其他系统中的用户信息，支持用户与IＰ地址绑定,支持“三员”分立。
(四）组织管理
支持组织机构信息的直接录入,支持通过接口方式读取其他系统中的组织机构信息,支持组织机构的多级管理功能。
（五）权限管理
具备权限管理功能，保证授权用户能够在其权限范围内进行合法操作。权限可以精细的控制指定用户拥有指定档案记录的访问和使用权限。系统应支持权限有效期的设置,到期后系统自动取消权限。
4.8 其他可选功能
企业可根据自身需要,增加诸如文件材料管理、档案库房环境控制、工作计划进度管理、业务监督指导等功能。
5．数字档案资源建设
数字档案资源建设是企业数字档案馆（室）建设的重要任务，一般包括传统载体档案数字化、电子文件归档及专题数据库建设.
5.1 传统载体档案数字化
企业传统载体档案数字化的内容和范围如下:
(一)经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案除已到保管期限、短期或1０年期档案外,应全部数字化。对于有正本、文稿处理单、修改底稿等的档案，可只数字化正本和文稿处理单。
（二)产品和业务档案可将“在研在产”的核心产品或核心业务档案数字化，非核心产品、已停产的产品、业务档案可暂不数字化.
（三)在当前国家实施创新驱动战略的背景下,科研档案的利用将比较频繁,应全部数字化。
(四)基本建设档案应主要将生产、科研建筑物档案数字
化，对数字化的内容也要进行鉴选，一般来说可行性研究阶段、设计阶段、施工阶段的竣工图和质量管理、竣工验收等阶段形成的档案利用较多，应进行数字化,其他阶段形成的档案可有选择的进行数字化。
（五）设备仪器档案利用比较频繁,应全部数字化,但已报废设备仪器档案可不进行数字化。
（六)会计档案由于数量较大,可根据企业需求和人力物力配置情况有选择地进行数字化.
（七）人事档案是企业档案的重要组成部分,是否纳入数字档案馆（室)统一管理，档案部门可与人力资源管理部门充分协调确定后按照国家组织、人事部门的有关规定确定数字化范围.
前述每类传统载体档案都应建设目录数据和全文数据。一定数量的档案数据是保证数字档案馆(室)发挥效用的基础；根据测算，存量档案数字化占比达到7０%以上,方能既符合“重要性、常用性、急用性、抢救性、珍贵性”五性原则,又能奠定数字档案馆（室)运行的数据基础.
存量档案按载体区分，既有纸质档案,又有多媒体档案，纸质档案(含照片)数字化技术要求按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/Ｔ 31—2００5）进行。录音档案、录像等多媒体档案数字化暂无统一标准规范,其操作流程可参照DA/T31-２005,但数字化转换时的采样率应根据档案原件的情况具体确定. 5。２电子文件归档
企业电子文件归档范围应包括各业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据及以独立文档形式存在的具有保存价值的信息记录，其范围包括办公自动化系统、产品和业务的业务系统、财务和会计管理信息系统、人力资源管理信息系统、门户网站及本企业其他职能活动业务系统，以及从外部接收的电子文件。企业有些业务系统有可能通过租用基础设施或以云计算服务的形式存在,所形成的电子文件不一定存在本企业的服务器中,但其产生的电子文件也应纳入本企业归档范围予以归档。企业已实施的支撑主营业务的信息系统均具有归档功能，导出的归档电子文件存储格式、元数据等均符合电子文件归档和电子档案管理的有关要求；企业已实施信息系统形成的电子文件归档量至少应达到6０％。
5。3 专题数据库建设
专题数据库建设是在现有数字档案资源的基础上，通过有组织的分析、筛选、整合，把某一特定专题的档案集中、有序、系统地组织在一起，是发挥数字档案资源价值、提供数字档案资源利用的有效方式。
专题档案数据库选题可参照以下专题进行：企业领导人、技术专家和各种先进人物等的档案专题数据库;职代会、党代会等会议类专题档案数据库；政策法规类专题数据库；建设项目和设备仪器专题档案数据库;产品/专项业务档案专题数据库；科技项目和成果档案专题数据库；企业质量/安全事故档案专题数据库等。
６。制度规范建设
制度规范建设是企业数字档案馆（室）建设的一项重要的基础性工作,包括制度建设和标准规范建设。
6.1制度建设
企业数字档案馆（室)建设应制定数字档案馆（室)人员岗位设置与职责制度，系统运行维护管理制度，服务器机房、档案数字化加工场所管理制度，数字档案馆安全与保密管理制度等。
6。２标准规范建设
企业数字档案馆(室)建设应参考国家相关标准规范并结合本企业实际，形成本企业基于数字档案馆（室)的电子档案收、存、管、用等方面的标准规范体系，包括但不限于以下内容：（一）企业传统载体档案数字化加工标准规范,包括全文数字化加工和目录数字化著录细则等，全文数字化可参照《纸质档案数字化技术规范》（ＤA／T ３1—２005）制定。
(二)电子文件归档标准规范，主要规范本企业已实施的各类信息系统产生的电子文件归档业务,内容包括各类信息系统产生的电子文件的归档管理责任、归档范围、归档流程及开发利用要求等。
(三）企业档案分类规范,根据企业档案自身特点制定企业档案的分类方案，以供数字档案馆（室）建设过程中对档案信息存储进行组织时参照。
(四)企业各类档案管理及业务流程规范，包括管理类、产
品/业务、科研、基本建设、设备仪器、会计、人事等各类档案信息在档案管理系统中采集、整理、存储、保管和利用等的规范。
（五）企业档案利用标准规范，包括企业档案利用赋权原则、权限设置与更改流程,档案利用审批流程,计算机辅助编研规范等。
（六)企业数字档案馆(室)安全与保密管理系列规范具体参见下文“安全保密体系建设"章节。
7. 安全保密体系建设
数字档案馆(室）建设必须加强安全管理,遵守相关保密规定，安全设备配置齐全，确保物理安全；严格控制信息资源利用范围，制订严密的信息发布审核制度,确保信息安全。数字档案馆（室)系统应具备数据的防灾备份功能，严格控制数据访问权限，制订完善的数据库管理规范,确保数据安全.
7.1 物理安全
按照《电子信息系统机房设计规范》（GB 50１74—2008），建设标准的电子档案库房，各项安全指标遵循标准B 类机房设计要求。采用符合技术要求的电子档案柜架,配备必要的安全设施设备，主要包括：门控系统、监控报警系统和区域保护措施等，配备磁带备份系统、光盘记录系统、断电保护UPS系统等外围辅助设备,确保环境安全;加强介质使用、传递、保存、报废管理，确保介质安全。
7．2 数据安全
按照数据分布模式和用户级别划分用户和权限,进行功能模块授权,区分数据管理权限。定期进行数据备份，本地存放两份，异地存放一份。
７。3 网络与应用系统安全
管理涉密档案的数字档案馆(室)应与互联网物理隔离，无涉密档案的数字档案馆系统应与互联网逻辑隔离。关键网络设备、系统及数据有一定的冗余.配备杀毒软件、入侵检测设备,定期对服务器和客户端查毒、杀毒;阻止网络入侵;并定期进行漏洞扫描，及时更新和修补,避免可能引起的破坏。在线移交及提供信息检索等活动时需进行身份鉴别和采取必要的加密措施，防范用户的越权访问。同时制定和实施完整、科学、可行的安全保密方案，确保系统和网络安全。
7.４应急预案
应建立应急处理预案，并定期组织演练，进行相应的培训。
7。５安全管理制度建设
应制定系统操作管理制度，对操作规程、权限设置、各种信息记录等进行规范；应制定数据采集加工制度，包括操作规程、数据格式、数据存储、权限设置、工作流程记录等;应制定数据库维护管理制度，规范数据库管理员职责、数据管理、权限设置、日志管理、数据备份管理等；应制定档案信息发布工作制度,明确档案信息发布范围、审批程序等;应制定档案信息安全保密制度，明确权限设置，病毒防范、入侵监测、数据安
青岛市区市数字档案馆建设方案 青岛市档案局（馆） 2003年12月 “淮南子档案业务交流网”整理 青岛市数字档案馆已于2003年8月20日通过了国家档案局组织的科技成果鉴定，并与当日在国内第一个正式投入运行。按照青岛市档案信息化发展计划的总体要求以及数字档案馆建设理论，我市所属12个区市综合档案馆应相继建成数字档案馆，与市数字档案馆组成两级数字档案馆群，建设青岛市“档案资源信息数据库”，实现数据充分共享，资源互相利用，为数字青岛、数字区市、数字园区建设服务，为我市各级政府开展电子政务建设，实施电子公文归档工程提供有力的保障，为各级档案馆实现现代化管理，大力开发档案信息资源，提升我市档案信息化建设水平，提供强有力的技术支持。 一、数字档案馆建设现状 2001年，国家档案局将青岛、深圳确立为数字档案馆建设的试点城市，2002年以来，杭州市档案馆、天津开发区档案馆、江苏电力公司档案馆等也逐步开始试点建设数字档案馆。国家档案局于2002年12月份在深圳召开了数字档案馆建设现场演示会，2003年8月，青岛市数字档案馆通过了国家档案局组织的科技成果鉴定，鉴定认为：“该研究课题的完成，进一步推动了我国数字档案馆理论和技术的研究、应用。课题研究成果在档案信息化建设领域达到了国内领先水平，对数字档案馆的工程建设起到了示范作用，具有较高推广应用价值。”
同日，青岛市数字档案馆在国内第一个正式投入使用，受到了国内媒体的关注，得到了国内同行的认可。 区市（县）数字档案馆建设，目前已经提到了议事日程。浙江省萧山区档案馆在数字化、信息化、网络化建设方面取得了较大成效。包括广东省顺得市、广州市白云区、深圳市福田区和宝安区等在内的档案馆正在积极筹措，有的已经取得了不少的进展。山东省济宁市档案局在其档案信息化建设规划中，提出了在2006 年全市各级综合档案馆基本建成数字化档案馆的计划，并通过“两办”印发。 二、区市数字档案馆建设的基本依据 在青岛市建设区市数字档案馆，形成两级数字档案馆群，具有以下优势： 1、环境优势。青岛市作为我国沿海开放城市和计划单列城市，经济比较发达，市委、市政府对信息化建设极为重视，并于1996年6月专门成立了青岛市委市政府计算 机中心（正局级事业单位），承担青岛市电子政务管理、统筹、协调、推进和技术管理职能。“九五”期间，青岛市宏观决策和办公信息服务网络系统工程（“金宏工程”）获得了国家信息化建设示范工程，2002年青岛市开始实施国家电子政务试点示范工程。经过多年建设，青岛市电子政务建设创造了独具特色的“四统一分”体制和“强核-辐射”模式，建设了4个应用平台，即网络平台、软件平台、安全支撑平台、政务信息网站平台。其中网络平台上连国家、省办公网络
数字化城建档案馆建设 【摘要】有效地开发和利用城建档案信息，为城市建设、规划和管理活动提供优质服务的动态的系统化的管理工作，是数字化城建档案馆建设的终极目标，本文介绍了建设数字化城建档案馆的必要性，分析了建设现状和问题，探讨了数字化城建档案馆的建设要点。 【关键词】数字化城建档案馆建设 一、前言 城建档案信息化，是启动信息化工作之前应明确的问题。目前理论界对此并无系统的分析研究，也无明确统一的结论。作者认为，围绕城建档案的任何管理工作都是为了“利用”这一最终目的，利用是档案管理工作的价值所在。那么，城建档案信息化就是在新的时代背景下，为了达到有效利用城建档案信息资源的目的而进行的系列的综合的科学的管理工作。具体来说，城建档案信息化是指：通过运用现代信息技术，配置城建档案计算机辅助管理的基础设施，建立和完善城建档案信息资源库，依据城建档案信息化的规范体系，以城建档案网络为平台，依托高素质的信息人才,提供优质服务的动态的系统化的管理工作。 二、建设数字化城建档案馆的必要性 随着科学技术的发展和信息时代的到来，数字化概念正逐渐融入城市建设的各个领域。城市建设包括土地管理、城市规划、环境保护等多个方面，城建档案作为城市建设和管理过程中直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源。城建档案馆作为一个城市建设信息中心的基地，主要负责接受和保管城市建设中具有保存价值的文字、图表、照片、录像等各种载体的档案和有关资料，并将接收入馆的各种城建档案资料进行分类、整理、分析，为数字城市建设提供真实可靠的档案信息。但是随着科技的进步，城建各部门在城市建设、管理中产生了各种档案，除了传统载体的档案之外，还有大量的计算机辅助设计技术、电子地图等产生的电子文件，我们不能再按原来的方式去整理、保存这些新形式的城建档案。因此为了提高城市建设的时效性以及适应网络化的需要，必须加快数字城建档案馆的建设。 二、数字化城建档案馆的优点 数字化城建档案馆与传统城建档案馆的最大区别就在于它是一个数字化的信息系统，数字城建档案馆的建立具备适应社会需求的特殊优势，因此决定了它将弥补传统城建档案馆的不足而长期存在。 1、在城建档案信息资源建设方面 数字城建档案馆可与覆盖全社会各领域包括科技、文化、医疗、电子商业等信息数据库建立互联关系，为进一步丰富传统档案馆馆藏提供线索和可能。
数字档案室建设指南 国家档案局 2014年
说明 本指南由国家档案局提出并归口。 本指南起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。 本指南主要起草人：钢朱煜忱丁德胜毛海帆傅培超会琴红吴惠敏。
目录 1 概念与基本特征 (1) 1.1 概念 (1) 1.2 基本特征 (1) 2 建设原则与容 (2) 2.1 建设原则 (2) 2.2 建设容 (2) 3 基础设施建设 (3) 3.1 网络基础设施 (3) 3.2 系统硬件 (3) 3.3 基础软件 (3) 3.4 安全保障系统 (4) 3.5 终端及辅助设备 (4) 4 应用系统建设 (4) 4.1 档案门类管理 (4) 4.2 接收采集 (5) 4.3 分类编目 (5) 4.4 检索利用 (6) 4.5 鉴定统计 (6) 4.6 系统管理 (7) 4.7 技术文档管理 (7) 4.8 测评鉴定 (7) 5 数字档案资源建设 (8) 5.1 基本要求 (8) 5.2 数字档案资源命名规则 (8) 5.3 文书类电子档案质量要求 (9) 5.4 声像类电子档案质量要求 (9) 5.5 科技和专业类电子档案质量要求 (10) 5.6 纸质档案数字副本质量要求 (11) 5.7 数字档案资源的备份 (11) 6 保障体系建设 (12) 6.1 经费保障 (12) 6.2 制度保障 (12) 6.3 人才保障 (13)
机关（团体和其他社会组织——下同）档案工作是国家档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。 数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。 1 概念与基本特征 1.1 概念 本指南所称的数字档案室，是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。 1.2 基本特征 与传统档案室相比较，数字档案室具有独有的特点和功能： 1）档案资源“数字”化。数字档案室以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、声音、视频等，压缩了存储空间，改进了组织形式。信息记录形式的“数字”化，是数字档案室的基本特征。 2）档案实体“虚拟化”。通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工，实现档案实体“虚拟化”，使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规。 3）档案管理系统化。将档案业务流程、标准规固化在数字档案室应用系统中，实现数字档案资源系统、规管理。 4）信息传递网络化。数字档案室依附于网络而存在，通过不同类型的网络实现档案收集、管理和移交，用户不必亲自“登门造访”，就可以利用所需的信息，从而加快信息交流与反馈的速度。 5）档案利用知识化。数字档案室将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来源在知识单元的基础上有机组织并起来，以动态分布的方式为用户提供服务，实现由档案的提供向知识的提供转变。
综合档案室建设标准及要求 一、组织领导和制度建设 1.档案组织管理 （1）建立档案工作，设立档案工作机构，建立健全科学有效的档案工作管理体制和管理网络。 （2）机关各级分管领导职责明确，履职到位。 （3）制定本机关、本系统档案工作中长期规划或在机关工作中长期规划中有档案工作内容。 （4）机关档案工作接受同级档案行政管理部门和上级业务主管部门监督、 指导，按规定时限完成重大活动档案移交，档案统计年报、政府公开信息报送， 档案进馆及其他档案业务工作。 2.档案工作人员 11/ $ / / 11 匚二\ （1）配备符合档案业务管理要求的专职档案工作人员并保持稳定。 I I || 11 （2）档案工作人员应持证上岗，并积极参加档案业务知识和技能培训。 3.档案工作保障制度 （1）档案工作列入各项具体业务工作程序，与其他工作制度有机衔接，为 \\ 弋\ ） t ll 档案工作顺利开展提供保障。建立档案工作奖励和责任追究制度。 'l I 'l j \\ \ __ （2）建立完善的档案工作制度，联系单位实际，可操作性强，并根据需要 进行修改完善。包括机关档案工作岗位责任制、文件材料归档、档案整理、保 管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理、文件交接、离岗交接清点、设施设备维护使用制度、数字化信息安全管理以及重大活动（重点建设项目、重大科研项目）档案管理办法等。 （3）按照实际情况制定或者转发机关专业档案管理办法并报同级档案行政管理部门备案。 二、档案资源建设
--- 来源网络，仅供参考 1. 档案集中统一管理，门类齐全，材料完整 （1）机关综合档案室集中统一管理本机关全部档案。 （2）建立健全机关档案门类，包括文书、科技、专门（会计、人物、专业）、照片、声像、实物、重大活动档案以及政府公开信息、资料等，门类齐全。 （3）各门类档案材料收集规范、真实有效、齐全完整、应归尽归。 2. 其他介质文件归档齐全 （1）收集除纸质档案之外的光介质、磁介质、银盐感光介质等其他载体形态的档案材料。 （2）按照数据标准，收集各门类档案的电子文件和数字副本文件，包括机关网页信息、公务电子邮件及机关公务社交媒体产生的数字信息等。 三、档案信息化建设 1. 信息化规划设施 （1）统筹协调数字档案室与单位电子文件形成部门、国家综合档案馆的关系，实现文档一体化、馆室一体化管理。 （2）机关档案信息化建设纳入单位信息化建设总体规划，统一规划、设计和配备档案信息化基础设施设备。 2. 数字资源按照有关标准收集、整理机关数字信息，建立各种门类电子档案的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库及专题数据库等。 3. 应用系统机关档案管理系统符合国家对电子文件管理系统通用功能的要求，并与同级综合档案馆信息接收平台对接，按照要求移交电子档案及电子目录等。 4. 信息安全 （1）定期检查非纸质载体的可读性，确保其数据长期有效性；及时备份档案数字信息，建立数据恢复机制，保障数字信息安全；开展重要档案异质异地备份。 （2）开展纸质档案数字化过程中，采取严格信息安全保障措施。对涉密档案严禁开展外包数字化。
数字档案馆建设指南 （国家档案局发布2010年6月） 1．总体要求 1.1概述 数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。 建没数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。 建没数字档案馆．有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。 数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。 1.2建设原则与要求 数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，积极推进，务求实效。 统筹规划、循序渐进。应当根据各级政府电子政务建设整体框架和基本要求，及时将数字档案馆建设与区域电子政务和信息化建设相衔接，综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素，确定总体布局和实施步骤。 项目带动、重点突破。实施项目带动战略，支撑和带动数字档案馆整体建设和发展将数字档案馆建设分成若干子项目，以项目带
动数字档案馆建设及推进各项工作的开展，有利于获得党委政府和有关部门的重视和投入，有利于集中人力物力有针对性地重点解决数字档案馆建设中的核心问题。 需求导向、保证安全。数字档案馆建设应以需求为导向，着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求，推动档案信息资源的共享。应当按照信息安全等级保护的要求，采取相应的安全保障技术方法，配备必要的软硬件没施，建立健全安全管理制度，完善灾难恢复服务机制，确保数字档案馆建设和运行的安全。 合理适用、稳步实施。要重视前期调研，进行可行性研究，结合本部门业务工作实际，提出创新性高、应用性强的功能需求，以确保系统开发和项目建设的合理性、适用性。在项目实施过程中，档案部门的业务人员应全程参与，及时研究和发现问题，纠正偏差。重大项目应当按照信息系统建设规范要求，引入监理机制，对项目质量、进度、投资、安全等方面进行全程监理。 1.3 建设目标 数字档案馆建设的目标是：紧紧依靠国家和当地信息化基础设施建设环境，充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。 其中，数字档案信息、资源建设、提供档案信息利用和社会共享服务，是一项长期任务，应分阶段推进，有步骤实现。 1.4建设内容 数字档案馆总体建设内容主要包括： ( l ）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数
企业数字档案馆建设指南 为加强对企业数字档案馆（室）建设工作的指导，规范企业数字档案馆（室）建设工作，国家档案局组织编制了本指南。 本指南适用于各企业开展数字档案馆（室）建设工作。 除非特别说明，本指南所用术语均引自《电子档案管理基本术语》（DA/T 58-2014）。 本指南由国家档案局提出并归口。 本指南起草单位：国家档案局经济科技档案业务指导司 本指南主要起草人：付华、王雁宾、姜延溪、蔡盈芳、张晶晶、熊伟、孙晓光、周喜、皮楠、环红 目录 1 概念与基本特征 (3) 1.1 概念 (3) 1.2 基本特征 (3) 2 建设目标与原则 (4) 2.1 建设目标 (4) 2.2 建设原则 (4) 3 基础设施建设 (4) 3.1 机房建设 (4) 3.2 网络设施 (5) 3.3 硬件设备 (5) 3.4 基础软件 (5) 3.5 其他设施 (5) 4 电子档案管理系统建设 (5) 4.1 收集功能 (5) 4.2 整理功能 (6) 4.3 保存功能 (7)
4.4 统计功能 (8) 4.5 利用功能 (8) 4.6 系统管理功能 (9) 4.7 传统载体档案辅助管理功能 (10) 4.8 其他可选功能 (11) 5 数字档案资源建设 (11) 5.1 传统载体档案数字化 (11) 5.2 电子文件归档 (12) 5.3 专题数据库建设 (12) 6 制度规范建设 (12) 6.1 制度建设 (12) 6.2 标准规范建设 (12) 8 经费与人才保障 (14) 9 建设步骤 (14)
企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。企业档案工作是企业基础性工作，在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作用。 随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档案馆（室）已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企业信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高企业管理水平。 1 概念与基本特征 1.1 概念 本指南所称的企业数字档案馆（室），是指企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。 1.2 基本特征 与企业传统档案馆（室）相比，企业数字档案馆（室）具有以下特征： 1）档案资源数字化 通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。 2）档案管理信息化 企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。 3）档案服务知识化 企业数字档案馆（室）利用知识管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用需求为导向，有针对性地主动为企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。
数字档案馆建设模式研究 作者：张丹 来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第12期 数字档案馆的产生，与计算机技术的发展、档案信息资源的载体变革、社会对于档案信息资源的需求不断增长以及政府的大力支持密不可分，这些因素的共同作用，是数字档案馆一经产生，就迅速发展并不断完善。数字档案馆作为现代档案信息资源的管理模式，它的产生、发展与成熟有其历史必然性 一、数字档案馆的产生 计算机网络技术在档案管理领域应用，是从20世纪70年代开始的，当时“信息资源管理革命”提出的是信息管理正式基于计算机技术的深入应用。政府文件的计算机管理与无纸化办公成为信息资源管理革命的重要推动，也是1970年美国国家档案和文件管理署接收了第一批电子文件，成为历史性的记忆。计算机技术的应用扩大，使传统档案馆也开始引进计算机管理，这是开始的一步。电子档案和数字档案的大量积累，只能借助于数字信息技术对其进行长期的储存和有效的管理。于是数字档案馆便成为一种必需的档案管理模式。 二、数字档案馆的特点 数字档案馆最大的特点就海量的信息资源存储，作为一个巨大的数据仓库，其中的数据也是复杂的，不同的来源，不同的格式、不同的技术标准，所以在设计数字档案馆的过程中应充分考虑这些特点，借助于元数据著录标准，实现数字档案馆的高效的存储与检索。 网络化也是数字档案馆的重要特征，数字档案馆可以借助网络向用户提供随时的在线服务从而将低获取档案信息的时间，扩大了档案的利用途径和范围，提高了档案信息资源利用率。在网络环境中，数字档案馆不再只局限于自己一馆，还可以与其他档案馆和电子文件中心进行相互连接，将各自的资源综合到一起，方便社会公众的检索利用。 三、数字档案馆的功能 （一）数字档案馆的基础功能。1.档案的收集。数字档案馆在信息类型、来源、形式等各方面数量都要超过传统档案馆，数字档案馆不仅可以蕴含原来档案馆的档案信息资源，而且可以对其他档案馆和相关行业信息进行收集，甚至可以进一步扩大到网上与其相关的数据信息、其他行业云数据库、社会政务公开信息，数据量是不断增加的，载体也是多变的，所以随着数字档案馆建设不断地提升和完善，其将是一个以档案信息为核心的社会综合信息资源库。2.档案信息的安全存储。数字档案馆将收集来的档案信息保存。数字档案馆为了保证档案信息储存的安全和稳定，还应进行系统备份，并且对于应用程序、系统设置、数据信息、日志信息等也应进行备份。备份内容要完整齐全，结果应以单独的数据包形式存放，要能够脱离系统进行导出，为了防止在突发情况时，系统备份可以起到作用。3.档案信息的查询与利用。用户对信息的需求有差异，用户的个性化信息需求的心理和行为，使档案信息服务必须实现个性化服务模型。以用户需求为起点，以用户满意为终点，多方面，共享性的传播档案信息。当用户需要检索的一些重要信息时，工作人员可以帮助用户及时在本局(馆)档案信息数据库进行检索，可以在规定范围内提供相应查询结果。从数字档案馆的查询途径来说，其强大的检索能力，包括关键字检索、高级检索、二次检索，一般可以根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；并且利用者可以通过网络对电子文件资源进行远程查阅和调用。
《数字档案室》建设方案适用于机关单位、团体及其他社会组织
目录 一、背景 (1) 二、建设原则 (1) 三、建设目标及内容 (2) （一）建设目标 (2) （二）建设内容 (2) 四、建设方案 (3) （一）数字档案室系统建设方案 (3) （二）档案数据资源建设方案 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)
一、背景 机关档案工作是国家档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。 2015年国家档案局针对机关档案室发布了《数字档案室建设指南》要求逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。国家档案局局长李明华在部署工作中强调各地区各部门要依据数字档案馆（室）的建设标准继续推进国家级数字档案馆（室）示范点建设。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。2017年，我公司多次协同各机关档案室建立数字档案室示范单位且赢得了上级主管单位的一致好评。 建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。 二、建设原则 数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。 1.1资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。
档案整理及数字化建设项目合同 采购人（甲方）： 供应商（乙方）： 根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》双方就贵单位档案数字化建设项目同意共同遵守如下条款： 一、服务内容及价款 说明：1、该价格为含税价格。 二、合同单价 按照合同单价据实结算，该合同单价包括上述所有服务项目验收合格交付使用之前及保修期内保修服务等所有其他有关各项的含税费用。本合同执行期间合同单价不变，甲方无须另向乙方支付本合同规定项目之外的其他任何费用。 三、技术和质量要求
1、在项目建设过程中，乙方须提供具有自主知识产权的《电子档案数字加工管理系统》、《电子档案质量控制检查系统》，系统规范和流程必须充分切合档案的技术标准和加工流程规范。 乙方提供的软件需具备以下几个主要功能以实现整个档案数字化加工全流程、全人员覆盖，为甲方在档案数字化监管工作提供有效的信息化管理手段。 (1) 档案出入库：为保障实物档案的安全，在档案数字化过程中进行的出入库，需在加工系统中建立有效的电子台账，方便甲方对整个实物档案情况的掌控。 (2) 加工流程：档案数字化工作中涉及的所有流程，均需在加工系统中实现，加工系统需记录各个流程环节的经手人，开始时间、结束时间等详细的加工记录台帐。时间信息应精确到秒。 (3) 加工系统需建立错误返工记录台帐，包括错误原因，执行人，被执行人，时间等信息。时间信息应精确到秒。 (4) 单件挂接：为保障索引与影像文件关联的正确率，需在条目著录过程中对影像文件进行关联，实行单件挂接方式；防止批量挂接出现的大规模批量错误。 (5) 机器检查：乙方就与甲方协商后的量化技术指标，纳入质量控制检查系统，对提交的成品数据进行机器检查，并提供质检报告。 (6) 人工检查: 乙方就与甲方协商后的非量化技术指标，纳入质量控制检查系统，供甲、乙双方在项目生产管理过程中进行人工检查，对于非量化指标乙方必须按甲方要求的时间频率和数量比例进行检查，并出具详细的质检报告。以作为甲方能进行有
企业数字档案馆（室）建设指南
说明 为加强对企业数字档案馆（室）建设工作的指导，规范企业数字档案馆（室）建设工作，国家档案局组织编制了本指南。 本指南适用于各企业开展数字档案馆（室）建设工作。 除非特别说明，本指南所用术语均引自《电子档案管理基本术语》（DA/T 58-2014）。 本指南由国家档案局提出并归口。 本指南起草单位：国家档案局经济科技档案业务指导司 本指南主要起草人：付华、王雁宾、姜延溪、蔡盈芳、张晶晶、熊伟、孙晓光、周喜、皮楠、环红
目录 1概念与基本特征 (1) 1.1 概念 (1) 1.2 基本特征 (1) 2建设目标与原则 (2) 2.1 建设目标 (2) 2.2 建设原则 (2) 3基础设施建设 (3) 3.1机房建设 (3) 3.2网络设施 (4) 3.3硬件设备 (4) 3.4基础软件 (4) 3.5其他设施 (4) 4 电子档案管理系统建设 (4) 4.1收集功能 (5) 4.2整理功能 (6) 4.3保存功能 (7) 4.4统计功能 (9) 4.5利用功能 (9) 4.6系统管理功能 (10) 4.7传统载体档案辅助管理功能 (12) 4.8其他可选功能 (13) 1
5 数字档案资源建设 (13) 5.1传统载体档案数字化 (13) 5.2电子文件归档 (14) 5.3专题数据库建设 (15) 6 制度规范建设 (15) 6.1制度建设 (15) 6.2标准规范建设 (15) 7 安全保密体系建设 (17) 8 经费与人才保障 (17) 8.1经费保障 (17) 8.2人才保障 (18) 9 建设步骤 (18) 9.1项目规划 (18) 9.1.1成立项目工作组织 (18) 9.1.2制定项目方案 (18) 9.2项目立项 (19) 9.3项目实施 (19) 9.4项目验收 (25) 9.5项目运维 (25) 2
衢州市城建档案馆数字档案馆 规 划 建 设 方 案 二〇一二年一月十三日 目录
第一章项目概况 (2) 1.1项目名称 (2) 1.2项目建设的必要性 (2) 1.3项目建设内容 (3) 第二章建设单位现状 (5) 第三章建设方案 (6) 3.1建设原则 (6) 3.2档案数字化加工方案 (6) 3.3档案整理方案................................................................................................................- 7 - 3.4档案管理软件................................................................................................................- 8 - 3.5数据备份........................................................................................................................- 9 - 3.6硬件配置..................................................................................................................... - 10 - 3.7当前项目建议............................................................................................................. - 11 - 第一章项目概况 1.1项目名称 项目名称：衢州市城建档案馆数字档案馆项目 1.2项目建设的必要性 ●电子政务发展的必然要求 数字城建档案馆建设既是电子政府发展的必然要求，也是信息社会发展的必然要求，作为电子政务和“数字城市”的一部分，数字档案馆为“数字城市建设”使馆藏档案从库存资源向信息资源转换提供中间件和支撑管理平台，为政府管理和社会公众提供城建档案目录和城建档案原文图像的数字城建信息查询中心，也为数字政府和数字城市信息的发布提供了一个统一平台，有利于提高政府办公的透明度，树立现代化的政府形象。 ●保存人类社会记忆，对历史负责的需要 随着电子政务建设的强力推进，政府机关、企事业单位将逐步实现政务和办
附录D 《重庆市档案数字化工程项目验收资 料》 （资料性附录） 重庆市档案数字化工程项目 验收资料 项目名称：_________________________________________ 项目编号：__________________________________________ 项目业主：_________________________________________ 联系人：__________________________________________ 联系电话：_________________________________________ 项目施工单位：______________________________________ 项目起止日期：_________ 年月?____________ 年—月 验收日期：_____________ 年 _____ 月 _____ 日
重庆市档案局制 验收文件目录 1 立项文件 2 项目合同 3业主单位工作及试用报告 4施工单位实施及预验收报告 5 项目资金来源及使用情况 6验收内容及结论 7附件
档案数字化工程项目业主单位工作报告 参考提纟冈 业主方工作报告不再使用表格形式，由业主单位采用汇报材料格式自行撰写，其内容主要包括以下几个方面： 一、档案数字化工程项目概述（项目背景及资金来源，档案门类、内容、数量，确定施工单位的方式，项目起始时间等） 二、档案数字化工程项目的组织管理（业主单位分工负责工程项目的领导及有关人员、加工场地安排、与施工方的配合及协调等） 三、档案数字化工程项目的质量和安全保密要求 四、档案数字化工程项目竣工后的试用情况
数字档案馆建设方案范本 第1章数字档案馆介绍 我们所要建立的数字档案馆既不是模仿纸质档案为主体的实体档案馆，也不是将纸质档案进行数字化处理后形成的封闭的档案信息库，而是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散于不同载体，不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以高度有序的企业综合档案信息资源为处理核心，为企业生产、管理和决策提供可靠的信息服务的超大规模、分布式数字信息系统。 根据档案界有关专家学者对数字档案馆的研究以及我们的认识，企业数字档案馆应具备以下基本特征： 馆藏资源数字化 数据是数字档案馆的核心，是档案信息资源的数字反映，所以数字档案馆实际上是一个庞大的数字信息资源库，在这个资源库中，不仅有文字、图像，还有声音等多媒体介质，因此，数字档案馆除了现已存在的电子文件以外，还必须将馆藏的实态档案进行数字化处理，使其永久的存储在服务器的磁盘、光盘或其他存储介质中。 档案信息结构标准化 应该说信息结构标准化既是馆藏信息数字化的基本依据，又是档案信息能否方便快捷利用的前提和基础。尤其是建设数字档案馆将要引进比较复杂的元数据的概念和很多
新的数据处理技术，比如：数据仓库技术、数据挖掘技术、数据压缩技术、数据迁移技术等等。这就要求档案信息结构的标准化。 档案信息传递网络化 网络化是信息社会的重要特征。要实现信息利用的社会化，首先必须实现网络化，这是个重要的基础。同样，由于数字档案馆是在网上运行的，因此，宽带高速网对档案信息的迅速传递是必不可少的途径和条件。目前，支持数字档案馆的网络技术主要有：局域网技术，internet技术和intranet技术。考虑到档案信息不同于图书或其他信息，其传递的范围要受到密级的限制和访问权限的约束以及系统的安全性，因此，在许多场合使用局域网技术和intranet 技术较为稳妥。 生成空间虚拟化 由于数字档案馆是一个群体概念，是由一个部门、单位乃至一个地域的众多档案馆或信息资源单位组成的联合体，通过网络实现跨库互动查询，达到使用信息的目的，所以从这个角度讲，正是由于网络技术的运用，使得传统意义上的档案馆改变了存在的性质和方式，延伸了传递的途径和条件，拓宽了使用的环境和范围。这也正如部分档案学者指出的那样：通过网络的连接，传统档案馆被分成两类：一类是信息资源档案馆，一类是终端档案馆，前者为数字档案馆提供信
我国数字档案馆研究与建设现状分析及展望 摘要】本文简要分析数字档案馆（室）建设现状，在数字档案馆（室）的定位 下对照建设的目标及内容分析数字档案馆（室）建设发展中存在的问题，探讨其 未来发展方向与期望。 【关键词】数字档案馆；数字档案室；信息服务； 随着信息技术与互联网的发展，档案管理迎来了新的机遇与挑战，社会对档 案馆产生了新的职能要求，从最开始的两位一体的职能要求：一是永久保管档案 的基地；二是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。发展为五位一体的职 能要求：一是档案安全保管基地；二是爱国主义教育基地；三是档案利用中心； 四是政府信息查阅中心；五是电子文件中心。为对于现代档案管理工作最科学有 效解决方案就是建设数字档案馆（室）。 一、数字档案馆与数字档案室的区别 数字档案馆和数字档案室在工作中有着不同的侧重点，具体分析如下：从管 理对象来看，数字档案馆多为数字副本，部分电子文件，而数字档案室以电子文 件为主，兼顾数字副本；从对象内容来比较，数字档案馆多为目录信息，部分全 文信息，而数字档案室主要为全文信息；从工作重点分析，数字档案馆重在管理，包括接收、管理、利用电子文件，而数字档案室重在规范，包括整理、管理、利 用和移交电子文件；从档案保管期限比较，数字档案馆着眼于档案长期保存，而 数字档案室着眼于档案现实利用，面临长期保存。 二、全国示范数字档案馆（室）建设整体情况 国家档案局在2000年深圳召开了全国第一次数字档案馆建设研讨会，就此拉开了全国数字档案馆建设的序幕，紧接着2014年出台《数字档案馆系统测试办法》规范引导全国数字档案馆建设工作，并在2015年正式开展数字档案馆系统 测试工作。数字档案馆系统测试依据是《数字档案馆系统测试指标表》。数字档 案室建设以2016年国家档案局办公室印发的《数字档案室建设评价办法》为依据。此后，数字档案馆建设作为档案工作的一项全新事业、全新工程在全国各地 获得快速发展，数字档案馆建设开花结果，投入运行并取得绩效。 按照各地档案馆网站、新闻报道和相关文献查询，从2015年6月5日至 2019年12月31日通过测试认定的各省、市“全国示范数字档案馆”一共31个分 别为：青岛市档案馆、太仓市档案馆、绍兴市档案馆、珠海市档案馆、十堰市档 案馆、青岛市南区档案馆、上海市徐汇区档案馆、南京市建邺区档案馆、漳州市 档案馆、常州市档案馆、杭州市城建档案馆、济源市档案馆、蚌埠市档案馆、嘉 善县档案馆、潍坊市档案馆、楚雄州档案馆、湖州市档案馆、重庆市国土资源和 房屋档案馆、济南市档案馆、芜湖市档案馆、张家港市档案馆、宁波市数字档案馆、中山市档案馆（数字档案馆）、杭州市档案馆、日照市数字档案馆、浙江省 档案馆、成都市档案馆、成都市双流区档案馆、西安市档案馆、上海市青浦区档 案馆、山东省档案馆。 2016年-2018年通过测试认定的各省、市“全国示范数字档案室”一共7个分 别为：中山市档案馆（数字档案室）、海关总署数字档案室、南京市审计局数字 档案室、南京建邺区档案馆（数字档案室）、广东省自然资源厅数字档案室、福 建省公安厅数字档案室、浙江省公安厅数字档案室。 2015-2019年期间平均每年约新增6个全国示范数字档案馆，建设范围不断 扩大，建成数量逐年攀升。2016-2018年期间共认定了全国示范数字档案室7个，
附录D 《重庆市档案数字化工程项目验收资料》 （资料性附录） 重庆市档案数字化工程项目 验收资料 项目名称： 项目编号： 项目业主： 联系人： 联系电话： 项目施工单位： 项目起止日期：年月～年月 验收日期：年月日 重庆市档案局制
验收文件目录 1 立项文件… 2 项目合同… 3 业主单位工作及试用报告… 4 施工单位实施及预验收报告… 5 项目资金来源及使用情况… 6 验收内容及结论… 7 附件…
档案数字化工程项目业主单位工作报告 参考提纲 业主方工作报告不再使用表格形式，由业主单位采用汇报材料格式自行撰写，其内容主要包括以下几个方面： 一、档案数字化工程项目概述（项目背景及资金来源，档案门类、内容、数量，确定施工单位的方式，项目起始时间等） 二、档案数字化工程项目的组织管理（业主单位分工负责工程项目的领导及有关人员、加工场地安排、与施工方的配合及协调等） 三、档案数字化工程项目的质量和安全保密要求 四、档案数字化工程项目竣工后的试用情况 五、档案数字化工程项目的社会效益和经济效益 档案数字化工程项目施工单位工作报告 参考提纲
施工单位采用汇报材料格式自行撰写，其内容主要包括以下几个方面： 一、档案数字化工程项目概述（项目来源、工作量、工期等） 二、档案数字化工程项目的施工组织 三、档案数字化工程项目的质量控制和安全保密措施 四、档案数字化工程项目的档案管理系统及数据库情况 五、档案数字化工程项目竣工后的自检及整改情况（装订还原、数据质量、压缩格式和备份方式、现场利用等）
项目资金来源及使用情况 项目负责人：（签章）填表时间：年月日
1 项目建设内容 ................................................ 2 历史档案数字化处理标准 ...................................... 2.1. ............................. 纸质档案数字化处理标准 2.2. ................................. 照片档案数字化标准 2.3. ................................. 声音档案数字化标准 2.4. ................................. 影像档案数字化标准 2.5. ................................. 实物档案数字化标准 3 数字化加工环节 .............................................. 3.1. ........................................... 档案接收 3.2. ....................... 标准的目录结构和文件夹的建立 3.3. ..................................... 建立目录数据库 3.4. ................................. 档案着录的工作细节 3.5. ........................................... 档案整理 3.6. ........................................... 档案扫描 3.7. ........................................... 图像处理 3.8. ............... 质检岗位：图像初检和复检(一检、二检) 3.9. ......................... 着录标记一稿双录、人机校验 3.10. .......................................... 数据挂接 3.11. .............. 数据成品信息准确性和完整性检查(终检) 3.12. .......................................... 光盘制作 历史档案数字化加工解决方案 东软集团股份有限公司 2011年02月
城建档案管理数字化建设问题的思考 作者：王健 来源：《办公室业务》 2017年第1期 文/辽阳市城建档案馆王健 【摘要】城建档案管理数字化建设，对于档案管理工作发展具有十分深远的社会意义，为 了更好地顺应时代发展需要，推动城建档案管理数字化建设，为城市建设和规划提供更为充分 的保障。本文主要就城建档案管理数字化建设问题进行分析，结合实际情况，提出合理改善措施。 【关键词】城建档案管理；数字化；信息技术；城市化 自我国社会主义市场经济体制确立以来，新时期社会进步飞快，城市建设也获得了广阔的 发展空间，城市化脚步越来越快。城市化进程的不断推进中，建筑工程规模和数量不断增加， 为了确保城市建设活动有序开展，需要全面开展城建档案管理数字化建设活动，实现数据的高效、安全和便捷存储，为城市建设规划提供更为科学合理的参考依据，推动城市化建设和发展。由此看来，加强城建档案管理数字化建设研究是十分有必要的，对于后续理论研究和实践工作 开展具有一定参考价值。 一、城建档案管理数字化建设的意义 城建档案数字化建设是一个具有十分广阔发展前景的行业，在建设和发展过程中，仍然有 许多缺陷和不足有待进一步完善。在城建档案数字化建设中，由于传统的城建档案管理方法需 要耗费大量的人力、物力和财力，需要人工对纸质档案进行管理和检索，需要占有大面积空间，档案资料查阅速度较慢，效率不高。与此同时，由于档案资料自身具有分散性特点，所以对信 息资源的整合和查找只能依靠人工实现，一旦纸质档案出现损坏，将造成大量的珍贵资料丢失，产生严重的危害和影响。城建档案资料完整性和系统性不高，而在广度和深度上同样存在着局 限性，而且很多城建档案馆分布在不同区域，档案馆之间的档案资料调度和查阅较困难，需要 占用大量的存储空间。数字化城建档案能够有效改善此类问题，利用先进的信息技术和数字化 技术实现资源共享和存储技术，充分发挥档案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。 二、城建档案管理数字化建设中存在的问题 城建档案管理中，主要工作内容在于如何长期地保存和查阅。伴随着我国科学技术水平的 快速提高，越来越多先进技术涌现，并被广泛应用在城建档案管理中，能够实现信息的高效、 安全和长期存取。城建档案信息数字化主要是在物质载体上记录，物质载体性能越好，存储时 间越长。所以在城建档案数字化建设中，档案信息存储物质载体直接影响到数字信息的存取期限，保证物质载体的稳定性是尤为必要的。 城建档案由于自身性质较为特殊，所以除了记录城建的相关信息以外，还具有一定的法律 价值。传统的纸质档案管理中，档案信息存储载体是纸张，很难被改变，可以更有效地确保信 息完好。但是对于电子档案而言，档案信息很容易被删改，可能造成数据信息的丢失和不完整，法律价值需要在长期验证中才可以肯定其原有价值。 数字档案资源共享，首要前提是建立一个统一标准，利用统一的格式和规范，实现更大范 围的档案资源共享。但是就当前城建档案管理数字化现状来看，仍然缺乏一个统一的标准，在 不同程度上制约着资源的共享，影响到信息资源的大范围交换。