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通过学习本课程，你将能够：
●了解和正确认知会议；
●掌握保障会议成功举办的准备工作；
●了解大型会议活动的组织和策划情况。
会议组织与活动管理
一、会议的正确认知
1.会议的现状
研究表明，企业员工每天有一半以上的时间在开会，而会议议题达成一致和通过认可的却很少。由于会议的频繁召开，可能耽误和影响许多计划内的工作，为企业带来各种隐形损失。例如，企业中常常流传着有关会议的顺口溜，“上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃；上午有早会，下午有午会，下班不能走，还要开晚会；每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。”
大多数企业认为，通过会议的效率和会后的执行效率，可以决定企业的最终效率。据统计，全球每天要举行数百万次会议，例如英国每天有4000000小时被用于会议；美国平均每天举行1100万次会议；经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%～70%；《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间为3.5小时，非正式会议的时间为1小时。
通常情况下，企业行政部门参与的会议较多，部门员工不仅要出席会议、组织会议，更多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道：“开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。”因此，企业要想提高会议的成功率，很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。
2.会议的重要性
会议的召开非常重要，大多数企业都是通过会议决定其基本走向，认为召开会议的效率和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻，通过会议可以解决和处理问题，但是由于会议水平有限，导致旧问题没有解决，又带来更多新问题，因此企业花费在开会上的时间越来越多，召开会议的频率也越来越高。
3.会议的定义
会议是由三个或三个以上的人集合在一起，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。
随着科学技术水平的不断发展，出现了视频会议，例如QQ群会议、MSN会议、甚至通过Skype也可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求，视频会议需要大量的数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。
4.会议的作用
会议的作用主要包括：
第一，会议能够为企业提供信息；
第二，汇聚信息；
第三，解决问题，当今会议不仅在提供信息方面出现问题，更是解决现场出现的问题，通过会议形式帮助企业解决和处理问题；
第四，企业为员工提供的教育和培训，也都是通过会议的形式传递；
第五，会议还可以为企业传达指示、政策制度和精神；
第六，会议会为许多新上任的管理者提高威望和地位，新领导往往通过尽可能多的召开会议，巩固其在团队成员心目中的地位和作用。
5.会议的影响
会议为企业带来的影响包括正面和负面影响，会议不仅能够为企业提供信息、解决问题，同时会议的群体决策，能够使决策更加公平化、客观化和集思广益。然而企业频繁召开低效率的会议，还会带来很多负面影响，在人员、成本、时间精力以及效率和品质方面产生会议的波纹效应。
所谓波纹效应，是指两个决策层将处理不了的问题，单独拿出召集中层开会讨论，中层解决不了又召集底层员工讨论，就这样为找出一个更好的解决办法，导致影响范围越来越大、所花时间越来越长，如同水中泛起的波纹一样。
6.会议的频率
不同会议召开的频率不同：固定的部门会议，最快最频繁是一周召开一次，最合适的是一月召开一次；全体会议或员工大会的频率要视公司规模而定，但一般员工大会每三个月召开一次属频繁，而半年一次比较合适；突发事情的会议要随时召开。
7.会议的规模
根据会议的功能不同，会议人数有严格的限制。制定决策的会议，例如年底的务虚会是为决定明年销售政策、研发政策、相关制度和战略目标召开的会议，一般人数比较少，限制在50人以内，因为人数越少越容易达成共识；问题解决式的会议，人数不应超过10个；培训式的会议，一般建议培训时是小班30个人以内效果非常好；正式报告会议，比如员工大会进行宣传贯彻政策时人数越多越好。
8.会议的结构
会议结构与事务发生的结构一样，经历事前、事中和事后三个过程。
事前
事前主要是会议的计划、筹备和安排阶段。
事中
事中是会议的召开阶段，分为开场、扩展、回收、达成共识和结束会议。会议开场由主持人详细介绍会议情况；扩展是按照会议议题的顺序逐一进行讨论的过程；回收是对每一个议题经讨论达成一致的结果，最后达成共识结束会议。
事后
事后则是会议的追踪和反馈阶段，许多会议的失败和低效，是缺乏事后的追踪和反馈。一般每次会议的结束一定是下次会议的开始，因此追踪反馈通过会议纪要落实，由主持人或者会务工作人员追踪和落实。
9.会议的成本
会议的成本包括时间成本、直接会议成本和效率损失成本。
时间成本
会议的时间成本是会议前、会议中和会议后的时间，可以轻松计算。
直接会议成本
直接会议成本包括场地和设施设备的租赁成本、差旅餐饮住宿成本、甚至文件复印及小礼品花费的成本。
效率损失成本
效率损失成本是由于开会而耽误和影响其他工作或者合同的落实和签订，带来的隐形损失。
会议的成本带给会议筹划者一个启示：站在生意人的角度决定某些会议召开的必要性。
二、成功会议的准备工作
一个成功的会议在召开前需要做许多方面的准备，其中包含会议政策、会议程序、会议文化和场外工夫的准备。
1.会议政策
会议政策包含：
第一，寻找解决会议的其他方法；
第二，会议的管理机构和机制；
第三，了解会议的目的；
第四，选择适合的参会人员；
第五，合理安排会议的时间和地点；
第六，会议议题要到位，讨论议题的顺序要合理；
第七，强调该合起来召开的会议不分别召开，绝对不必召开的会议坚决取消。
一般企业在进行会议筹划前，需要考虑有无其他解决会议议题的方法，如果不开会可以解决问题则尽量不开，选择其他方式进行沟通，例如调研、问卷、电话、短信，或者发布正式的公文进行沟通。
会议的管理机构和机制是指将负责落实、执行和监督的人员落实到位。通常情况下，会议管理机构机制是由承办方、行政人员和办公室人员负责和落实执行，包括事后的追踪和反馈。企业在每次会议之前要达到的会议目的和功能，一般来说，会议的目的主要包括：提供信息、汇聚信息、解决问题、教育训练、提升管理者的地位和形象，需要告知所有参会人员。而且会议中只有选择合适的参会人员，才能够达到会议的预期效果。
2.会议程序
企业在安排会议程序时，需要注意会议的主题与目标、会议形式、具体议程、参会人员、召开时间与地点、预期结论、会议文件准备和发放及工作分配落实等方面内容。
会议的主题、目标、形式
会议的目标和主题要清晰，考虑会议的形式要合理。
咨询式会议主要是讨论公司下步走向或其他咨询意见的会议；责任交付式会议一般是年终年底召开，主要是签订目标责任书和责任的交付；企业经常召开的是提报式会议，公司或部门的参会者提报需要讨论的提案或议题，然后进行开场、扩展、回收、结束和总结。
会议具体议程
谈论会议议程时经常会谈到议题、议程和日程。
议题。议题是要议论的话题或主题。
议程。议程是将议题按一定的排放顺序以及时间顺序安排。
日程。日程是整个议题的讨论顺序和整体的时间安排，包括一天中将所做事项列出详细的表格。
许多会议不仅讨论一个议题，更多时候为提高会议效率可能讨论很多议题，然而不同议题有一定的顺序安排，需要遵循一定的原则。
议题排位顺序的原则
议题排位顺序的原则主要包括：
第一，排放议题时遵循由重到轻的原则，重要的议题安排在前；
第二，讨论议题时遵循先易后难的原则，将容易的议题放在会议开始进行讨论；
第三，敏感尖锐问题要放在会议最后阶段讨论，比如销售政策和制度、人事安排和任免及奖金薪酬的发放和确定等敏感问题，如果事先讨论这些敏感尖锐的问题，容易产生与会人员的争论和矛盾，导致会议氛围受到影响和破坏而无法使得会议延续；
第四，讨论议题还可以按照时间的紧急程度先急后缓，也可以按照议题的相关性安排，例如某个议题需要某些人参与则提前讨论，然后可以离开会场，剩下尖锐的问题再小范围讨论。
人的选择需要遵循的原则
任何会议无论是会议的主题和内容如何，人员的选择要遵照三个原则：
第一，知情人必须到场原则，了解事情的具体起因、发生经过和结果的人必须到场；
第二，决策人必须到场原则，决策人不到场，往往导致企业会议经常是议题决而不议、议而不决；
第三，重大关系人必须到场原则，重大关系人是具体的执行者，不仅需要知情还需要具体的落实和展开工作。
会议的时间、地点选择
关于会议时间和地点的选取也有一定的要求。
时间。影响重要会议的时间因素，首先是决策人的时间必须要保证，其次避开公司重要活动或庆典，最后避开放假和收假时间。
地点。会议地点选取一定关乎到会议的整体讨论议题、规格和涉及的人员，会议谈论的问题非常保密而且不愿受到干扰，因此，小型会议在公司内部的办公室，或者大型公司的会议室召开即可；而大型会议则可能需要选择外部的一些会议中心。
会议座次安排
会议召开时，座次的安排同样有讲究，如果会议的召开或宴请中没设群众席，则右边永远是尊位；相反如果设有群众席则左边为尊位，主席台是以左为上。
图1 会议座次安排（奇数）
图2 会议座次安排（偶数）
当人数为奇数时，1号居中，2号在1号左手边，3号排右手边，其他依次排列，如图1所示；当人数为偶数时，座次安排如图2所示。
会议可能的结论
会议可能形成的结论比较多，一般是由会议纪要来记录。
会议文件准备
会议所需文件的内容更多，比如会议通知、事前事中事后的一些文字内容，因此文件准备和发放工作同样不容忽视。
3.会议文化
会议文化包括会前各种各样会议资源的准备、管理过程中对事中的监控、生产过程中产品的产出和团队的氛围、士气、会议纪要（记录）、效率目标。
4.场外工夫
场外工夫是指成功的会议形成的是一个不断“PDCA”的过程，即沟通、协调、精心的过程。高效的会议特点是“会而有议，议而有决，决而能行，行必有果”；相对应低效会议的特点有“会而不议，议而不行，行而不决，决未必有果”
要点提示
保证会议成功的准备工作包括：
①会议政策；
②会议程序；
③会议文化；
④场外工夫。
三、大型会议活动的组织和策划
一般常用的大型会议有签字仪式、庆典活动和新闻发布会。
1.签字仪式
签字仪式是特殊类型的会议形式，主要是人员的准备和礼仪的准备。
人员准备
人员准备是指签字人、助理签字人、嘉宾、主持人、群众和媒体的确定。
礼仪准本
礼仪准备往往由签字、交换文本和合影三个环节组成。如果签字仪式有外方参加，礼仪的准备则需要增加考虑国旗的悬挂及座次的安排。
2.庆典活动
庆典更多的时候需要考虑主持人、嘉宾、领导、致辞人和群众，庆典一般要安排大型的文艺演出和参观游览活动。例如，公司在成立五年、十年或五十年时，一般都会有大型的庆典，首先选择主持人，然后剪彩，之后是文艺演出阶段，最后组织相关人员游览参观和购买礼品。
3.新闻发布会
随着沟通信息越来越透明，新闻发布会这种会议形式，也越来越多被认可，不仅是政府机关而且企业也能够召开。
新闻发布会的关键是人选和文稿的准备：
人选
人选主要是主持人、信息披露人和媒体记者的确认。
文稿
文稿包括硬文稿和软文稿，需要提前准备，然后跟记者沟通，使其按照准备好的文稿内容进行播报和播放。
一、名词解释 1.会议是一种围绕特定目标进行的，以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划 的商议活动。 2.会议主题是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、 协办单位等。 3.会议客体即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。 4.会议策划就是为了使会议取得预期的目的，而进行构思、设计，选择出合理可行的方案 的过程。 5.会议议程是会议主要活动的安排顺序，它主要是对议题性活动的程序化，即将会议的议 题按讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议题的主次、先后。会议议程起着维持会议秩序的作用。 6.会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围 绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。 7.会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的 重要渠道。制发会议通知是会前准备的重要环节。 8.闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议所 作的总结性讲话。 9.会议报告一般指领导人代表机关或者组织依法律规定或惯例向权力机构或有关代表会 议所做的工作汇报。 10.会议证件是会议举行期间供与会人员与工作人员以及其他相关人员佩戴使用的证件。 11.会议引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿 的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。 12.会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、会议上的讲话、发言和决议等内 容的一种应用文体，是一种重要的事务文书。 二、填空 1.会议有目的性、组织计划性、群体沟通性、交流方式多样性的特征。 2.会议活动的基本要素人员、名称、议题、时间、地点、方式、结果。 3.会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的 时间、届次、地点、范围、规模等等。 4.会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。 5.会议结果通常可以通过会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可 以归档保存，也可以直接传达。 6.会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会、调查会、电话会等。 7.会议的工作原则是必要性、高效性、目标性、严肃性、节俭性。 8.会议经费预算的原则科学合理、总量控制、确保重点、精打细算、留有余地。 9.会议通知的内容包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括会议的 背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。 10.开幕词是各级党政机关、社会团体、企事业单位在会议开始时，由会议主持人或主要领 导人向大会所做的重要讲话。 11.讲话稿是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表现领导人对会议的指示和关心往往是会 议的补充报告。 12.准备会议用品与设备要求制定计划、落实专人负责、实用并节约成本。 13.会议证件的种类包括出席证、列席证、旁听证、来宾证（或嘉宾证）、记者证、工作证、
1 范围 本标准规定了XXXX有限公司对于内部会议召开的组织、安排及其它各项事宜。 本标准适用于XXXX有限公司对于召开内部会议的管理和控制。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的 修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究 是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 《文件和资料控制程序》 《会议纪要》 《会议签到表》 3 要求 本公司内会议的组织、安排工作按本制度执行 3.1 会议组织 2.1.1 公司级会议：公司员工大会、年度总结计划会和各种代表大会，应报请总经理批准后，由主管部门分别负责组织召开。 3.1.2 专业会议：即全公司性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会、项目小组会议等），由会议召集人负责组织协调安排。 3.1.3 系统和部门工作会：各部门召开的工作会，由各部门主管决定召开并负责组织。 3.1.4 车间（班组）会：由各车间主任或班组长决定并主持召开。 3.1.5 外单位在我公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等）、一律由人事行政部受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。 3.2 会议的安排 3.2.1 例会安排：为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下：（见表一）序号会议名称组织部门主持人时间地点参加会议人员 1 年度总结计划会人事行政部总经理每年元月公司行政楼 培训中心班组长以上干部人员 2 每月生产计划会生产部生产部长每月25日公司会议室车间主任以上干部人员 3 每月工作总结会人事行政部人事行政部长每月2日公司会议室车间主任以上干部人员 4 部长协调周例会人事行政部副总经理每周一16：40分公司会议室各部门部长或临时特邀人员 5 生产部周例会生产部生产部长每周六13：00分公司会议室生产部人员、车间主任或临时特邀人员 6 质控部周例会质控部质控部长每周六16：40分公司会议室质控部全体人员或临时特邀人员 7 其它临时性会议另安排确定另行安排确定另行安排确定公司会议室另行安排确定 3.2.2 其他会议的安排：如遇特殊情况，相关部门需临时召集会议，须事先与人事行政
大型会议与大型活动管理制度 1、本制度规定的大型会议与活动是指各类群众性大型会议和活动。 2、会议（活动）主办部门要在早上调度会或以其他方式通知参加单位，通知内容包括时间、地点、参加单位及人数等，若须统一服装必须强调。 3、会议（活动）主办部门要提前制订方案，方案制订严谨细致，任务分工明确（包括环境卫生、花草摆放、标语悬挂、服务礼仪、会议材料等），否则罚款50元。 4、会议主办部门要提前对会场进行认真清理和布置，做到环境卫生整洁优美，会标、标语悬挂整齐，各类设施（如花卉、音响、茶具、座次牌等）物品摆放井然有序，否则每项罚款30元。 6、会议主办部门要在会议开始前10分钟进行点名，对各单位到会情况进行清点，否则罚款30元。 7、与会各单位要按规定人数参加、按指定位置就座，不得随意交换、穿插座位。否则，每人次罚款10元；与会人员不准携带食品、报纸，不准带小孩，不准在会场中间随意走动。否则，一人次罚款10元；若会议未严格指定就座位置时，与会人员首先在第一排入座，然后依次在各排就座，若出现空位，对最后一排入座人员每人罚款5元。
8、与会人员要文明着装、按要求着装，不得穿背心、休闲短裤和拖鞋，发现一次对本人罚款10元。 9、大型会议（活动）由主办部门负责牵头组织，公关保卫部维护现场秩序，由主办部门安排做好会场纪律检查，活动结束后，主办单位在次日调度会上通报会议情况，否则对主办部门负责人罚款30元（节假日顺延）。 10、会议结束后待主席台就座领导离开后，与会人员以支部为单位依次按秩序退场，否则对该单位负责人罚款30元。 11、本制度自2009年1月1日起由会议（活动）主办部门、综合办公室监督执行。
会务组织管理办法 第一条为规范会议管理工作，提高会议组织实施效果，保障各类会务工作的正常开展，特制定本办法。 第二条本办法所指的会议，包括董事会、党委会、总经理办公会、党政联席会、职工代表大会、机关各职能部门组织的全公司性不定期工作会议、外出开会和接待外部检查、调研、评审等会议。 第三条各类会议由综合管理部统筹管理、策划，其它各部门组织的会务由部门自行承办，综合管理部协助并登记备案。 第四条会务管理的原则 一、精简。要尽量压缩会议数量，缩短会议时间，减少参会人员。能合并召开的会议尽可能合并召开。 二、高效。组织召开会议要考虑其必要性，会议内容要主题鲜明，参会人员要准备充分。 三、务实。召开会议要注重实效，集中精力研究和解决实际问题并做好会后监督落实。 四、节约。会议要厉行节约，凡涉及经费开支的会议要严格按照有关规定执行，严禁铺张浪费。 第五条会议准备 一、公司组织的各类会议，凡涉及到相关部门的，部门应给予积极配合，保证会议所需人、财、物的合理高效配置。 二、凡涉及上级主管部门、业务主管部门、地方行政部门等外部
检查、评审等会议，各承办部门必须事先通知综合管理部，由综合管理部做好相关的接待和筹备工作。 三、会议组织部门要做好会前准备工作，将会议主持人、会议议题、议程、时间、地点和会务相关资料报综合管理部，由综合部统筹安排或协助组织部门进行会务准备。 四、凡需要媒体部门参与报道的会议，召集部门要提前请示分管领导，按分管领导批示通知综合部办理。 五、对参加人员大致相同、内容接近、时间相近的几个会议，综合部在请示领导后可视情况合并召开。 第六条会务管理 一、由公司各职能部门组织的全公司性各类会议，均须经分管领导批准后，提前3个工作日填写《会议室预约单》报综合部，同时注明是否需要茶水、音响、投影等方面的服务。 二、会议内容由组织部门派专人记录和整理，会议记录及书面下发的会议纪要中要将参会人员名单、请假人员名单、无故缺席人员名单等列清。会议纪要应于会议召开后3天内由主管领导审批签发。 三、各类会议的资料、记录、纪要、简报、照片、录像、领导讲话等由会议记录人及时整理，按时归档。 四、承办部门要重点抓好会议的落实工作，按照督办制度跟踪检查落实情况，反映工作落实中存在的问题。 五、参加外部会议，参会人员会后应将会议资料交予综合管理部，综合管理部签署意见后方可办理财务报账手续。综合管理部根据会议
怎样做好大型会议的组织安排工作 会议，是领导机关实行领导的重要方式，是执行党的民主集中制原则、实行科学民主决策的有效途径。地方各级党政机关组织的大型会议，在社会政治经济生活中发挥着非常重要的作用。要做好会议特别是大型会议的组织安排工作，应从以下几个方面努力。 ????一、要在超前筹划、科学安排上下功夫 ????所谓“超前筹划”，就是在准确把握领导意图的基础上，想领导所想，急领导所急，积极主动、周密细致地做好会前的各项组织和准备工作。会前的筹备工作关键要抓住两点：一是抓总体安排方案的起草。一旦确定开会，应立即着手拟制详细的会议安排方案。在方案中，大到会议的时间、地点、内容、出席人员、日程安排、讨论（或乘车）编组、文稿起草、安全保密、食宿安排、宣传报道、组织领导及职责分工，小到会场布置，包括会标尾标、座次安排、席卡摆放、灯光音响、进场引导、会间服务，还有文娱活动及会议用车安排等等，都应有明确而又具体的意见。在安排方案中，要把各种可能性、复杂性、多变性估计充分，并制定出相应的对策、措施和预案，有时还要提供两种以上方案，供领导选择。二是按照会议安排方案确定的职责分工抓落实。会议安排方案经领导审定后，应由会议秘书处负责人召集各组负责人会议，分解落实各项工作任务，并按倒计时的办法，逐日督促检查各项工作的落实和完成情况。会前筹备工作非常重要，筹备工作搞好了，就为会议的顺利召开打下了好的基础，等于会议成功了一半。所以，在会议筹备工作中要求考虑周全，分工周密，安排周到。????所谓“科学安排”，就是要熟练掌握和运用会议的内在规律，对会议的每一个细节作出精心部署和科学安排，以最大限度地体现领导意图、提高会议效率、完成会议确定的各项任务。如在党代会和人代会的日程安排上，大体可分工作报告和人事选举两个阶段。要使与会代表在讨论工作报告时达到最佳效果，就得向代表充分展示经济和社会发展成就，以鼓舞士气，增强信心，为大会的圆满成功提供强有力的思想和舆论支持。为此，应做好三个方面的工作：一是在讨论工作报告期间，安排领导同志到各代表团（组）参加讨论，了解、掌握思想动态，解答代表提出的问题，并作导向性、结论性的发言。二是发挥新闻媒体的作用，从正面报道本地改革开放和社会主义现代化建设成就，形成浓厚的舆论氛围，发挥正确的舆论导向作用。三是组织一些成果展览和现场参观活动。这些活动，生动直观，真实可信，具有较强的说服力和感染力。在人事酝酿和选举阶段的日程安排上，要一改讨论工作报告时那种从容不迫的节奏，既要严格按照法律程序让代表了解候选人的情况，并充分发表意见，又要对酝酿讨论的时间作出合理安排，对前后程序之间的过渡时间应尽量压缩和减少，使之高效紧凑，一气呵成。切忌拖沓和松散。 ????二、要在精心组织、规范管理上上台阶 ????在做好筹备工作的基础上，要对会议期间的每一项工作、每一个环节精心组织、严密实施、规范操作、科学管理，把会议的各项工作纳入严谨、规范、有序的管理轨道，使之繁忙而有秩序、紧张而有条理。要做到这一点，除了严格按会务规范程序操作外，还应重点抓好三个“关键”： ????（一）抓关键环节。一是抓大会报到。报到工作是最繁琐、最复杂、最忙碌的，也最容易忙中出错。因此，要做好报到工作，必须力量要足，分工要细，思路要清，工作要实。二是抓每天一次的协调会。会议期间的很多矛盾和问题都可以在协调会上得到及时、有效的处理，使会议有条不紊地进行。三是抓大会值班工作。要求值班人员认真接洽和处理好各项事宜，并做好值班记录和交接班工作。 ????（二）抓关键人员。从省级会议的管理角度看，所谓“关键人员”是指省级领导和会议各组（团）工作人员。一般来说，只要把省级领导在会议期间的活动及相关服务工作做好，
组织内部会议组织与沟通技巧课后测试 测试成绩：100.0分。恭喜您顺利通过考试！ 单选题 1. 不同的会议类型有不同的目的，下列会议类型与会议目的对应错误的是：√ A 问题解决型会议的目的是解决遇到的一个或几个问题 B 制定计划型会议的目的是复制既有的计划 C 信息传达型会议的目的是把详细信息传达下去 D 利益调整型会议的目的是重新分配利益 正确答案： B 2. 筹划会议的5W不包括：√ A What B Why C Where D Which 正确答案： D 3. 合理分配会议时间需遵循三个原则，其中不包括: √ A 尽量让员工少发言或不发言 B 一定要准时开始开会 C 遵守会议规定时间 D 会议从最重要的事情开始 正确答案： A
4. 主持者在会议进行中需做好五方面工作，其中不包括：√ A 给予参加者均等的发言机会 B 创造使所有参加者能够自由发言的气氛 C 在对等立场上顺利地相互交流 D 根据现场情况调整讨论顺序 正确答案： D 5. 关于会议主持者在会议结尾需进行的工作，下列表述错误的是：√ A 结论由最高领导者全权决定 B 对会议结果进行概括、说明 C 对会议中决定的事项进行明确分工 D 由参加者对会议结果进行评价 正确答案： A 6. 会议参加者必须具备五个条件，其中不包括：√ A 了解会议主题 B 了解会议参加者 C 具有决策权 D 绝对不要迟到 正确答案： C 7. 关于有效会议的注意事项，下列表述错误的是：√ A 使会议气氛活跃 B 表达尽量含糊、笼统些 C 认同并尊重对方
D 避免冲突 正确答案： B 8. 在会议中进行发言应注意七个要点，其中不包括：√ A 从重要的部分说起 B 有逻辑地、简单地表达 C 从否定性的方面说起 D 一句话表达一种想法 正确答案： C 9. 会议倾听应掌握的要领不包括：√ A 真诚地倾听 B 做出倾听的身体语言 C 积极地接受新信息 D 保持沉默，以示尊重 正确答案： D 10. 最佳的会议时间不应超过：√ A 1小时 B 1.5小时 C 2小时 D 2.5小时 正确答案： B 判断题
《会议组织和管理》课程标准 课程名称：会议组织和管理 使用专业：文秘专业 参考学时：60学时 1．前言 1．1课程性质 《会议组织和管理》是建立在学生学完秘书基本素养和训练等专业基础课之后开设的课程，是文秘专业的主干专业课程，其主要任务是培养学生在会议组织、会议管理方面具备必要的专业理论知识和基本技能，为能够顺利实现在本领域就业奠定基础。 1．2设计思路 该课程的总体思路是：课程的设置主要是根据高职高专文科类专业培养的职业技能的目标，以文秘专业学生的就业为导向，以相应的秘书岗位职业能力为依据。该课程的内容是根据实际工作任务，结合学生的认知规律，按照会议的组织过程来设计不同的教学模块，是一门实践为主的理论与实务一体化的课程。在具体的教学中，紧紧围绕完成工作任务的需要来进行“项目设计”，充分利用学校的秘书会议实训室和校外的实训基地，采用教、学、做三者结合以做为主的教学方式，通过大量的情景模拟和实训，使学生掌握会议组织和管理的技巧。 2．课程目标
以理论讲授为基础，以专业技能培养为重点，通过课堂讲授、任务驱动、现场教学、情景模拟和专业实训等方式，使学生掌握会议的流程、会议的组织、会议的管理基本理论知识，了解组织和管理企业各种类型会议的关键技能。学完该课程，学生可以进入企业内勤、行政文员、秘书、行政助理等岗位实习和就业。 三、课程教学的基本内容和基本要求： 第一单元
第二单元 第三单元
第四单元
4．实施建议 4．1教学建议 （1）挖掘多形式的教学手段。由于该课程的操作性强，为了便于学生理解和掌握，在教学中可以通过示范、小组讨论、情景模拟、团队展示、小组比赛等方式和手段来激发学生的学习积极性，便于较快较好的掌握技能。
大型会议组织流程标准 会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括： 一、会议时间的确定 确定会议时间要考虑单位的生产任务周期，为使会议有充分的准备，一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。 二、会议议程的安排 会议议程是会议要讨论的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功的关键，因此，议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的内容包括：工作总结；经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论；优秀员工发奖；年终奖、红包的发放或宣布；员工才艺表演、团队竞赛；抽奖；聚餐；户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。 在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。 三、会议的三类相关人员 会议通常有三类相关人员：1、领导小组、2、筹备与接待人员3、参加人员。 1、领导小组
领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调； 2、筹备与接待 筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。 ①、精心策划 要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质，树立强烈的责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。 我们平时要详细了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各类酒店设施，包括酒店位置、菜单（品）、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等，为领导提供分析资料及使用建议，供届时领导选择。 在接到接待任务时，我们首先了解来宾的基本情况及要求，如：来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等，这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料，提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议（会见）、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一
公司会务组织管理办法 公司会务组织管理办法 第一条为规范会议管理工作，提高会议组织实施效果，保障各类会务工作的正常开展，特制定本办法。 第二条本办法所指的会议，包括董事会、党委会、总经理办公会、党政联席会、职工代表大会、机关各职能部门组织的全公司性不定期工作会议、外出开会和接待外部检查、调研、评审等会议。 第三条各类会议由综合管理部统筹管理、策划，其它各部门组织的会务由部门自行承办，综合管理部协助并登记备案。 第四条会务管理的原则 1、精简。要尽量压缩会议数量，缩短会议时间，减少参会人员。能合并召开的会议尽可能合并召开。 2、高效。组织召开会议要考虑其必要性，会议内容要主题鲜明，参会人员要准备充分。 3、务实。召开会议要注重实效，集中精力研究和解决实际问题并做好会后监督落实。 4、节约。会议要厉行节约，凡涉及经费开支的会议要严格按照有关规定执行，严禁铺张浪费。 第五条会议准备 1、公司组织的各类会议，凡涉及到相关部门的，部门
应给予积极配合，保证会议所需人、财、物的合理高效配置。 2、凡涉及上级主管部门、业务主管部门、地方行政部门等外部检查、评审等会议，各承办部门必须事先通知综合管理部，由综合管理部做好相关的接待和筹备工作。 3、会议组织部门要做好会前准备工作，将会议主持人、会议议题、议程、时间、地点和会务相关资料报综合管理部，由综合部统筹安排或协助组织部门进行会务准备。 4、凡需要媒体部门参与报道的会议，召集部门要提前请示分管领导，按分管领导批示通知综合部办理。 5、对参加人员大致相同、内容接近、时间相近的几个会议，综合部在请示领导后可视情况合并召开。 第六条会务管理 1、由公司各职能部门组织的全公司性各类会议，均须经分管领导批准后，提前3个工作日填写《会议室预约单》报综合部，同时注明是否需要茶水、音响、投影等方面的服务。 2、会议内容由组织部门派专人记录和整理，会议记录及书面下发的会议纪要中要将参会人员名单、请假人员名单、无故缺席人员名单等列清。会议纪要应于会议召开后3天内由主管领导审批签发。 3、各类会议的资料、记录、纪要、简报、照片、录像、领导讲话等由会议记录人及时整理，按时归档。
第十章会议注册咨询管理 第一节会议现场注册 二、注册台的要求 1、注册台地点的选择 会议中心或酒店的大堂 2、注册台的标志 包括：会徽、会议缩写、举办时间等 3、注册台的搭建 一、注册 （一）预先注册（Pre-registration） 专门为那些在会前已经支付注册费的与会者服务台。由于大部分人与会者都会在会前注册，所以报到注册人数比较多。这个台要长，服务人员要多。有的按字母区域来分几个台或区。 根据估计注册人数安排工作人员。 主要工作就是核对确认信、发送资料袋等。 （二）现场注册（On-site registration） 会前没有注册或未缴注册费的与会者，到现场注册台注册和缴纳费用。 需要3、4位经验丰富的工作人员，最好有专业的财务人员和外语人员 国内外的注册表要分开。 应急事项：托收汇票没有达到银行；信用卡拒付；没有支付银行代办费形成差额。 （三）注册台的搭建 最好采用标准展板搭建的方式，分为前后两个区 前区：可以分为不同职能的几个台：预先注册台、现场注册台、旅游台、补交款等。每个台的眉板上著名本台的职能 后区：工作间；堆放资料和文件的库房 三、注册分工 （一）注册 （二）旅游和票证服务 举办大型会议时，总会有一些会议代表和他们的陪同人员选择参加会议组织的旅游和社会活动，需要安排一些人负责这些活动。 （三）领取会议文件 许多大型会议发给会议代表的文件很多，包括论文（摘要）集、日程、参会须知、礼品和资料包等。在注册代表时发给代表领取会议文件的票，在整个会议期间代表都可以凭票取文件 （四）会议专业服务 在会议期间，很多代表经常会对会议的专业活动内容进行咨询；有的会议代表还有可能要求改动预先安排好的演讲时间；有些代表作演讲时还会向会议组织者提出要求一些特殊的设备。 （五）会议管理组 以上工作人员都是为会议代表直接提供服务的，而会议管理组则是总的会议管理者。会议是否能够组织得有条不紊，完全取决于这个组的工作。 四、注册时间 （一）会前从哪天开始注册 规模小于1000人，安排1天时间；大于1000人，安排1天或2天的时间 （二）每天从什么时间开始注册 通常会议的日程都安排得很紧凑，为了能够服务于会议代表，每天注册时间应该安排在会议日程开始的前半小时。
大部分公司的行政人员都具备有组织开展会议的能力，都 那往往仅限于在公司内部的小型会议，在一般大型会议里面，你需要考虑更多方面，比如安排流程、安排场地、安排节目、安排餐饮、安排接待、安排场地布置、安 排场地设备、安排印刷文宣、安排预算等等，如此繁杂的流程安排使你不等不将之委托给一家优秀的会议服务公司，凤腾会议将全部为您安排妥当，让您省时、省 心、省力。交给您一份满意的会议策划方案！ 一、会议策划的准备与实施优 良的会议策划是完满举办会议的前提。完整的策划是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的完美计划。只有通过专业的策划和充分准备的会议、展览才能取得预期效 果。好的会议策划实际已成功了一半，包括会场预约、酒店预订、负责会场的布局和会议所需设备安装与调控、广告礼品设计制作、礼仪接待、参会者的接送和餐 饮、会间及会后相关活动的安排等。二、会场预约根据需要，具体分析各种情况作出最完美的策划;根据会议的级别,选择会议举办地;根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点;根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。三、负责会场的布局，设备安装调试根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。四、印刷材
料的设计制作提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;根据需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。五、参会者的接送根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。六、参会者的餐饮根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等;根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点。七、参会者业余时间的安排根据参会人员的喜好，设计不同的休闲方式;设计专门的旅游线路，方便出行;介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供您选择。
会议组织流程图
一、公司级会议的组织工作 会议分为：大、中、小 大型会议一般较少，以年终总结会议为代表 中型会议以竞岗、办公会议等为主 小型会议最多，以领导班子会议为代表 如何组织大型的会议呢？ 绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。 1、前期的筹备： 1.1 会前通知： 有2大工作：一是通知，二是反馈 1.1.2 先说通知，方式有： 书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议； 口头：小型的、小范围的会议。 内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等） ???注意：通知时要：通知、再落实（跟踪到底） 如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！）） 所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！” 1.1.3 准备会议需要的资料： 设立接待处，一般在进场入门处， 讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份） 会议日程安排表 铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表） 签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。 横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作） 1.2 会议的日程：中型以上会议： 1、主持人 2、讲话人 3、发言人是谁？ 4、发奖人是谁？ 一定要书面的第一、第二、三、四…… 时间……某某作什么…某某做什么…… 如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托 讲话人：总经理或其他分管领导主持。 另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。 如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们再排查！ 排查内容：1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行 选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、
学习导航 通过学习本课程，你将能够： ●了解和正确认知会议； ●掌握保障会议成功举办的准备工作； ●了解大型会议活动的组织和策划情况。 会议组织与活动管理 一、会议的正确认知 1.会议的现状 研究表明，企业员工每天有一半以上的时间在开会，而会议议题达成一致和通过认可的却很少。由于会议的频繁召开，可能耽误和影响许多计划内的工作，为企业带来各种隐形损失。例如，企业中常常流传着有关会议的顺口溜，“上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃；上午有早会，下午有午会，下班不能走，还要开晚会；每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。” 大多数企业认为，通过会议的效率和会后的执行效率，可以决定企业的最终效率。据统计，全球每天要举行数百万次会议，例如英国每天有4000000小时被用于会议；美国平均每天举行1100万次会议；经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%～70%；《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间为3.5小时，非正式会议的时间为1小时。 通常情况下，企业行政部门参与的会议较多，部门员工不仅要出席会议、组织会议，更多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道：“开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。”因此，企业要想提高会议的成功率，很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。 2.会议的重要性 会议的召开非常重要，大多数企业都是通过会议决定其基本走向，认为召开会议的效率和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻，通过会议可以解决和处理问题，但是由于会议水平有限，导致旧问题没有解决，又带来更多新问题，因此企业花费在开会上的时间越来越多，召开会议的频率也越来越高。 3.会议的定义 会议是由三个或三个以上的人集合在一起，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。 随着科学技术水平的不断发展，出现了视频会议，例如QQ群会议、MSN会议、甚至通过Skype也可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求，视频会议需要大量的数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。 4.会议的作用 会议的作用主要包括： 第一，会议能够为企业提供信息；
《会议组织与管理》课程标准教案 一、课程概述 （一）课程性质 《会议组织与管理》是秘书学的专业学习领域必修课程，是建立在学生学完秘书基本素养和训练等专业基础课之后开设的实践课程，是单独设置实践环节的课程。其主要任务是培养学生在会议组织、会议管理方面具备必要的专业理论知识和基本技能，为能够顺利实现在本领域就业奠定基础。 （二）课程定位 该课程是对秘书学专业课程体系综合能力的运用实践，通过教学与实践，使学生系统地学习会议组织管理工作的理论和实务，掌握会议组织管理工作的一般规律，培养学生形成会议组织工作的综合能力和训练学生掌握会议组织工作的操作技能，形成秘书的职业素质，为秘书资格考试、实训学习和就业奠定基础。
前导课程：管理学、秘书写作、秘书技能训练、现代礼仪等。通过学习这些课程，学生可以掌握秘书学的基本知识，更好地运用秘书学知识、写作知识解决会议管理中的问题，实现管理的目标。 后续课程：专业见习、毕业实习、毕业论文等。 （三）课程设计思路 课程的设置主要是根据高校文科类专业培养的职业技能的目标，以秘书专业学生的就业为导向，以相应的秘书岗位职业能力为依据。该课程的内容是根据实际工作任务，结合学生的认知规律，按照会议的组织过程来设计不同的教学模块，是一门实践为主的理论与实务一体化的课程。在具体的教学中，紧紧围绕完成工作任务的需要来进行“项目设计”，充分利用文学院的秘书会议实训室和校外的实训基地，采用教、学、做三者结合以做为主的教学方式，通过大量的情景模拟和实训，使学生掌握会议组织和管理的技巧。 二、课程目标 （一）课程工作任务目标 通过本课程的教学，学生可以了解会议的发展历程，会议的类型和功能，会议的要素与程序，会议产业；可以掌握会议准备和会议程序的安排；熟练掌握常用会议文书的写作，从总体上提高会议管理能力，学会区分有效和无效会议，进一步提高会议管理能力。 学习本课程，要求学生具备一定的秘书学、管理学、社会学、政治学知识，要求学生通过不同会议的特点、功能的对比分析，掌握中国会议制度发展历程、存在的问题和面临的挑战，了解中国会议管理的改革方向。 （二）职业能力目标 达到既熟悉会议组织管理工作的基本理论和知识，又掌握一定的从事秘书现代会议组织管理工作的操作技能的目的。
会议组织策划方案 篇一：大型会议活动策划方案范文 大型会议活动策划方案范文 所谓会议策划，它是一种资源的整合与配置过程，都是在控制会议风险的基础上，使会议效果最佳。要想会议开得好，风险控制早做到。大凡一场会议活动最可能出现的失误，在不同的会议阶段有不同的表现。比如： 大型会议活动策划方案1、会前准备：会议主题和日程及任务分配不明确，参会人员毫无针对性，参会人员也准备得不充分。 大型会议活动策划方案2、会议开始：会议程序太过繁复冗长，主持人能力有限，主题变动随意，而且参会人员的层次参差不齐。 大型会议活动策划方案3、会议进行：会议讨论消极沉闷，甚至超出议题范围，会议过程拖沓，常常表现为议而不决。 大型会议活动策划方案4、会议总结：会议效果不明显，工作安排没有针对性，也没有条理清晰的会议总结。 大型会议活动策划方案5、跟踪执行：经常是那完那了，根本没有及时有效的后续工作跟进和信息反馈。 会议本身是一个很重要的管理工具和手段，通过会议策划，可以很好地对会议中的各个细节严格把 关。犹如项目管理一样，需要进行不断地监控、不断地调整、不断地
跟进，以确保项目及时、出色地完成。比如会议准备方面的策划，涉及到会议目标的设立、与会者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议议程的拟定、会议通知的派发等等。 不仅如此，会场布置检查的重点、预订会议地点的重点考虑项目、签订书面合同时的注意事项、烘托良好的会议氛围的技巧、会务管理人员分组、与会人员分组需注意的事项、会议证件的制作、会议纪念品、奖品的制备、会议名册的编制、开会前24小时的验收项目、开会前12小时的检查工作细则，以及会务物品准备的名细等等，都非常重要。 范文：大型会议活动策划方案 日前，我参与了一项“中国人口健康援助工程”系列活动的项目策划。作为该项目的主要策划人和执行督导，我深深感到，要成功举办大型的会议活动，必须让全体工作人员和与会代表明确该项活动的目的和意义。于是，我对本次会议的活动主题、活动宗旨、活动目的及活动目标都进行了反复提炼，现分享如下： 活动主题： 主标题：“中国人口健康援助工程”系列活动 副标题：《拥抱健康时代》专题讲座暨“援助工程”启动仪式 横幅：了百姓心愿圆人类梦想 关爱时时有援助处处在 为天下家庭减轻负担让天下百姓快乐健康 活动宗旨：
大型会议活动组织管理实用手册 第1章国际性大型会议的组织管理 第一节国际性会议的特点 一、国际性会议与国际会议的区别 二、国际性会议的特点 三、国际性会议的基本准则 第二节国际性会议的主要种类 一、按内容划分 二、按与会者划分 三、按性质划分 第三节国际性会议的准备工作 一、建立会议筹备机构 二、订立议事规则 三、确立会议议题和议程 四、选定会议地点 五、明确出席对象与范围 六、规定正式语言与工作语言 七、发出会议邀请或通知 八、作好接待准备 九、安排和布置会场 十、聘请翻译 大型会议活动组织管理实用手册 第四节国际性会议的会间工作 一、迎接、报到和签到 二、选举或协商产生会议的领导机构 三、受理动议 四、报告和讨论 五、表决 六、举行签字仪式 七、签署会议记录 第五节国际性会议的善后工作 一、发布会议文件和会议消息 二、会议文件的归档 第六节国际性会议的礼宾次序和国旗的升挂 一、国际性会议的礼宾次序 二、国际性会议中国旗的升挂 大型会议活动组织管理实用手册 第十七章其他各种会议的组织和管理 第一节法定性代表大会的管理 一、法定性代表大会的含义和特点 二、会议实务要点 第二节听证会的组织管理 一、听证会的含义、意义和特点 二、听证会主体
三、听证会实务要点 第三节办公会的组织管理 一、办公会议的含义和特点 二、办公会议实务要点 第四节报告会的组织管理 第一章会展活动的含义与类型 第一节会议的含义及基本类型划分 一、会议的基本含义 二、会议的基本类型 三、我国曾经举办过的几个有代表性的会议筒介大型会议活动组织管理实用手册 第二节展览的含义、特点及类型 一、展览的含义 二、展览的特点 三、展览的基本类型 四、典型展览案例介绍 第三节典型特殊活动 一、特殊活动的定义 二、特殊活动的分类 三、典型特殊活动案例介绍 第四节会展活动的特征及其社会经济效应 一、会展活动的特征 二、会展活动与会展产业 三、会展活动的社会经济效应 四、博鳌亚洲论坛催生财富效应案例 第五节会展活动的学科特点 一、展鉴组织者需掌握知识 二、会展中心需掌握知识 三、展会成功运作相关知识 大型会议活动组织管理实用手册 第二章会展活动的历史与布局 第一节世界会展活动发展历史 一、原始阶段 二、古代阶段 三、近代阶段 四、现代阶段 第二节中国会展活动发展历史 一、会展活动出现到建国前期 二、建国后到改革开放前 三、改革开放后至今 第三节世界会展活动地区布局 一、欧洲地区的会展活动布局 二、北美地区的会展活动布局 三、非洲地区的会展活动布局
大型会议组织流程标准会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括： 一、 确定会议时间要考虑单位的生产任务周期，为使会议有充分的准备，一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。 二、 会议议程是会议要讨论的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功的关键，因此，议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的内容包括：；经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论；优秀员工发奖；年终奖、红包的发放或宣布；员工才艺表演、团队竞赛；抽奖；聚餐；户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。 在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。三、 会议通常有三类相关人员：1、领导小组、2、筹备与接待人员3、参加人员。 1、领导小组
领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调； 2、筹备与接待 筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。 ①、精心策划 要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质，树立强烈的责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。 我们平时要详细了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各类酒店设施，包括酒店位置、菜单（品）、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等，为领导提供分析资料及使用建议，供届时领导选择。 在接到接待任务时，我们首先了解来宾的基本情况及要求，如：来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等，这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料，提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、
Q/JCG - -2003 前言 为规范工厂大型活动的管理行为，保证大型活动的正常有序进行，提升企业形象，特制定本标准。 本标准由企业文化部提出。 本标准由企业文化部归口。 本标准由企业文化部起草。
大型活动策划与组织管理办法 1 范围 本标准规定了大型活动策划与组织管理的内容和要求。 本标准适用于本厂的大型活动策划与组织管理。 2 定义 本办法采用下列定义。 大型活动 指以企业文化和形象传播为目的，有组织、有计划、有步骤组织工厂众多员工参与的厂内外活动。工厂的大型活动有：各种大型会议、大型庆典或纪念活动、大型参观展览活动、大型文艺演出或体育竞技活动、公益活动、其他各类重要活动等。 3 职责 3.1 企业文化部负责工厂大型活动的审核、策划、组织和评估。负责组织大型会议，负责策划并组织工厂大型庆典、演出、大型参观、展览等活动。 3.2 主办和协办单位按照企业文化部策划方案负责具体组织实施。 4 管理内容与要求 4.1 审核程序 4.1.1 凡需要组织厂内外大型活动的单位，必须向企业文化部提出申请，申请中应说明举办活动的名称、主办和协办单位、活动目的、内容、规模、形式、出席范围、议程、时间安排、地点、要求等，并注明举办本次活动的组织领导及相关的保障防范措施。 4.1.2 活动拟邀请上级领导或专家及工厂领导出席的，应提前以约定的形式报厂长办公室。报告中应说明邀请对象的姓名、身份等有关信息和活动议程，如需领导讲话的，主办单位应提供讲稿或有关背景材料。 4.1.3 活动主办单位还应将活动时间、地点、参加人数、安全措施和负责人姓名等信息报工厂综合保障部备案，落实好安全防范的措施。 4.1.4 企业文化部依据主办单位提交的活动申请，从企业文化及形象