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高效会议管理技巧
张晓彤：人力资源开发与管理专家
北大光华管理学院EMBA班特邀讲师
曾任诺基亚中国投资有限公司人力资源经理
诺基亚学院非技术课课程经理
诺基亚中国投资有限公司部门经理培训部非技术类首席培训师。
现任金蝶软件人力资源总监
☆ 了解会议的目的、种类和体系
☆ 了解会议效率不高的原因及对策
☆ 掌握有效为会议做准备的要领
☆ 掌握会议中的沟通和反馈技巧
☆ 掌握会议主持人的会议管理技巧
☆ 学会提高会议效率和质量的技巧
第一讲 当今会议面面观
1、会议的定义
z是一个集思广益的渠道；
z显示组织或部门的存在；
z是重要的群体沟通方式。
2、会议的目的
z开展有效的沟通；
z咨询传达；
z监督员工的工作进展；
z达成协议，解决问题；
z决策和资源共享；
z开发创意；
z激励员工的士气；
z巩固经理人的地位。
3、会议的种类
z按人数：一对一会议、团体会议；
z按方式：面对面会议、电话会议、视频会议；
z按目的：固定的部门会议、临时处理突发事件的会议、宣布人事决策和政策的会议、当众表扬或批评别人的会议、集思广益的会议。
4、会议的频率
z固定部门的会议至少每月一次（把时间记在记事本上，避免遗忘）；
z全体会议建议每年至少一次；
z处理突发事件的会议可以随时开，但要避免频繁，以至于让员工失去信心；
z一对一的会议可以随时开，是绩效管理的一种方式，但不要超过1小时，否则会变成体力的较量。
5、会议成本的计算
z会议的时间成本＝参加的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间）＋会议秘书工作时间＋会议服务人员的工作时间；
z会议的直接成本（租赁费、食宿费、差旅费、资料费等）；
z效率损失的成本（未接到电话，造成客户订单损失；未及时处理问题，客户投诉损失；不能及时解决自己管辖范围内的突发事件，造成停工、停产损失等）。
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案
1、会议效率不高的原因
z时间安排的不合适；
z地点安排的不妥当；
z开会对象选择的不对；
z主持人的影响力不够；
z参会者的技能不够；
z准备工作不充分；
z开会的目的和结果不明确。
2、如何进行预防性管理
z会议时间安排要适当（会议安排在周二到周四上午或下午2：30之后）；
z地点（不在经理办公室，而是在相对封闭的会议室中，桌子是圆的，可缩小心里障碍）；
z开会对象选择对（列出必须参加、可以旁听、可以选择参加的人员名单）；
z主持人要有影响力（不一定是权威，但要有亲和力和权威性的影响力）；
z参会者要有听的技能；
z要充分做好准备工作（会议失败的头号元凶）；
z明确会议的原因和目的，提前告知参会人员作准备；
3、高效会议的八大特征（可在日常工作中按此逐项核对CHECK LIST）
z只有必要时才召集开会（MUST/NEED）；
z要经过好好的筹备；
z拟定和分发了会议议程；
z严格遵守时间（准时结束的前提是准时的开始）；
z一切都按部就班；
z请了最有经验的人出席；
z结束时作出了评论和归纳总结；
z记录了决定、建议和负责人。
4、会议规范
z时间安排规范（8点上班，会议一般不应在8到9点之间，此时最不应进行业务分析、竞争对手分析，让讲太多意见，此时无说话意愿；9点到10点比较适合一对一会谈，业务分析和商业谈判；10点到12点以及1点到3点适合集思广益的会议；5点之前不适合开会；全体会议最好每年2次；部门会议至少每月一次）；
z固定会议流程规范（一个中心（议题）两个基本点（会议准备、会议跟踪）；1、准备；2、开始：欢迎词、会议目的、会议议程、具体时间限制、指定负责人记笔记、开会的规章制度；3、议程：分享话题和目标、交流信息、出主意、作决定、确认行动、总结；4、结束：总结以及安排下一次会议；5、跟踪：写备忘录、发备忘录、指定负责人具体跟踪某项行动、制定跟踪计划并安排下一次时间、谁来做具体汇报；）
z会议本身要遵守的规则HOUSE KEEPING（参会者要将工作安排交给会议主席；超过1小时的会议要有书面通知；所有参会者都要有准备发言的心态；会议要准时开始准时结束；负责人对决议能否达成负直接责任；在会上要维护别人的尊严；要有人提出不同的意见；会后要能拿到书面的记录；参会者要履行反馈职责；要请第3方监控会议质量）。
第三讲 开会前的准备工作
1、如何判断是否需要开会
z不需要开会的情况：1、已经按惯例开过的会议；2、没有要讨论的特别事情；3、还有比开会更好的方法；4、预算的会议成本太大；5、决策者已经决定的事情。
z需要开会的情况：1、把信息同时传递给很多人；2、需要别人参与以集思广益；3、需要听取各部门工作汇报（交报告是浮于表面）；4、需要当众表扬或批评；5、给小组或部门分配任务时。
2、会议准备的作用和方法
z会议准备的作用：可选择最适当讨论方式；使参会者有讨论的方向；事先告知参会者做好准备，何种
行为表现；节省会议时间与减少冲突；
z怎样做准备：1H5W法（HOW怎样开会 WHY为何开 WHAT开什么样的会 WHEN何时开 WHO谁来开会 WHERE在哪儿开）一般不要超过9人，5到7人适合做决策和讨论问题。
3、会议准备的内容（核对单 20项）
z会议目的；
z是否一定开；
z会议形式；
z会议时间；
z会议议程；
z主持人；
z地点；
z会场如何布置；（人数超过10人U字形，5到7人圆桌形，全体阶梯型）
z出席者名单；
z出席者座位安排；（主持人坐中间，两边是同党，话多人在最两边，对面安排扮黑脸的人提反对意见）z是否准备会议名签；
z是否准备出席人员的交通工具；
z是否准备出席人员的住宿；
z准备哪些必要的辅助的、视听的教材（投影、白板、录音等）；
z准备文具；
z准备会场周边位置图；
z是否与会者准备资料以及复印多少份；
z是否安排食宿床位以及娱乐项目；
z其他（是否有少数民族；是否有吃素；是否有外国人；是否有媒体记者）。
4、主持人如何做会前准备
z设定沟通目标
z制定行动计划（书面记录）；
z如何应对争执（书面记录可能的争执）；
z进行SWOT分析（S-strength 优势、W-weakness劣势、O-opportunity机会、T-threat威胁）
第四讲 成功会议的五种策略
1、如何做开场白
z开场白是会议开始之前3到5分钟的谈话，系统而简洁，并有明确宗旨的一段话；
z主要是沟通开会的目的、时间安排、议事方式、约定俗成的会议规范；
z开场白程序：概括会议进行的程序；提供跟讨论有关的资讯背景；规范会议的议程；指定会议的记录者；征求对会议议程设计的意见。
2、如何分配发言时间
z主持人发言多的原因：对会议的议题特别熟悉；地位高而且声音较大；负担较多的行政责任；
z主持人发言应该只占会议的20％，剩下的时间尽可能人人时间均等；
z一场会议一般80％开会，15％沉默，5％抢着发言；
3、如何掌握议事进度
z控场是主持人的基本技能；
z控场方式有语言和非语言方式；
z语言方式：如某人能说，需5分钟，则告之3分钟发言；把能说的人从一个问题带到另一个问题；把这个人让过去（您说得非常好，听听您旁边人的意见）；
z非语言方式：眼神转向别人；说你讲的很好，但手势下压；下笔，合上笔记本；短暂的沉默；
4、如何达成会议决策
z彼得。德鲁克：1、要用足够德时间考虑会议达成决策困难是什么，并且和与会者达成共识；2、用列
表或图表的方法，提出各种提案，并开始讨论；3、客观的计较每个提案的优劣，但要避免意气之争；
4、估计各提案的获益率；
5、评估有无采集更多资料的需要，如有，马上散会收集，全了以后再开；
6、征求反对意见；
7、主持人站在中立位置，检查正反意见各个的优劣是什么；
8、寻求参会者对各
个提案的认同，可用举手表决；9、大家同意某一提案后，对提案做适当的调整、妥协、修改后，确定议事结果；10、跟踪，指定提案由谁负责，由谁监督，由谁执行；
z决策的方式：权威决策（迅速高效，适合企业做大的决定，时间十万火急的情形，管理者说了算）；
少数服从多数（适合时间有限，不是特别急时使用）；共识决策（所有成员都不同程度上支持决策，只要时间允许，尽量达成一致，如提成方案）；无异议决策（100％通过）；
z达成团队决策的方法：1、头脑风暴法（又叫突发性神经紊乱，集思广益，所有点子提出后平等评议，要数量不要质量，不要打击别人）；2、德尔菲方法（又叫专家决策，讨论结果以书面形式提供给专家，专家来判定正确的解决方案，然后再反馈给大家讨论，汇总后再给专家，专家拿出最后方案，询问是否同意，可以采用少数服从多数，也可共识决策）；3、易地思考法（换一种方式，换一种思维）；4、思路转换法（在会议中，设反面提出与大家的不同，避免延旧思路一步一步走下去）。
5、如何圆满结束会议
z结束会议前留5到7分钟，总结，要保证大家都了解了意思；
z每个人的工作都分配妥当；
z保证准时结束会议。
第五讲 会议中的沟通与反馈技巧
1、沟通技巧
z沟通漏斗：你心里想的100％
你嘴上说的80％
别人听到的60％
别人听懂的40％
别人行动的20％
z沟通的定义：为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程；
z沟通金山角：换位思考
z沟通的冰山模式（5－20％工作层面在冰山上，80－95％在关系层面在冰山下）
z有效沟通的原则：1、有明确的沟通目标；2、有明确的时间约束；3、充分做好准备工作；4、要重视每一个细节；5、要积极努力的倾听；6、双方努力达成目标。
z造成沟通困难的要素：1、信息和专业知识掌握不够，不知对方说什么；2、重点强调不足或条理不清楚；3、不会积极地聆听，有偏见、有定式，先入为主，判断错误；4、按自己的路数去思考，忽略了他人的需求，也就是没有换位思考；5、沟通的时间长，失去耐心，造成争执（会议一般控制在1小时，最长不超过2小时）；6准备不充分，没有慎重考虑就发表意见；7、时间准备不充分，情绪不好；
8、语言不同，大家用的专业术语不一样；9、记忆力不好（解决办法：注意倾听，注意反馈）。
z沟通的基础是双方的信任；
z得到对方信任的小窍门：1、要找出双方的共同点；2、适当展示能力和水平；3、适当暴露脆弱的地方；4、建立信任（可以保守秘密，但不能撒谎）。
2、会议中的反馈技巧
z表扬别人，批评别人；
z要表扬就纯粹表扬，只表扬行为价值，要及时；
z批评三步曲：首先表扬特定的成就；指出做的不好的地方；以肯定和支持来结束。
第六讲 主持人的会议管理技巧
1、倾听技巧
z倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解说话者的内容，跟着他一起去体验感受整个过程；
z倾听的礼节：听听别人的故事；听听别人完整的故事；先听听别人完整的故事。
z倾听的技巧：1、点头且微笑；2、良好的眼神接触；3、发出倾听的声音；4、身体向前倾；5、重复和总结；6、必要时做记录；
z倾听的误区：1、别人讲话时想自己的事；2、开会时一边听一边和自己的不同观点比较；3、经常性打断别人的谈话；4、为正在说话的人草草结束他的演讲（抢话）；5、忽略整个过程只想要结果；6、挑着听，听自己想听的，爱听的；7、注意力不集中，走神，被别人干扰；
z表达个人感受的两句话：我也有过相同的经历；如果我是你，我跟你感觉一样。
2、讲话技巧
z展示Presenting
z探询Probing（那么后来呢、结果怎样呢、能再讲清楚点吗）
z评论Commenting
z建立Building
z测试Testing
z总结Summarizing
z排除Shutting in
z引进Brining in
z建议Proposing
第七讲 如何对待会议中的意外情况
1、“蝉”型发言者的症状和应对办法
z症状：1、讲故事（和会议主题无关）；2、讲了很久才能进入主题；3、讲的太模糊，没有具体事例；
4、拒绝倾听别人的主要观点。
z应对：1、话语阻止；2、非语言阻止（如摇头且微笑）；3、总结式的话语结束。
2、“鲨鱼”型发言者的症状和应对办法
z症状：1、有攻击别人的倾向；2、总是给予别人消极否定意见；（有时会议中会故意安排鲨鱼唱黑脸）z应对：1、话语打断（我非常理解你，但是。。。）；2、重申会议规范；3、反问法；
3、“驴”型发言者的症状和应对办法
z症状：1、防卫性特别强，心里有堵墙；2、不能站在别人的立场看问题；3、过于敏感；
z应对：1、点名发言；2、重复问题；3、突出他的贡献；
4、“兔子”型发言者的症状和应对办法
z症状：1、质疑正在使用的程序；2、总是提议不同的方法；
z应对：1、肯定他的贡献；2、重申可以先试用现在的程序。
5、“螃蟹“型发言者的症状和应对办法
z症状：1、做别的事；2、小团体会议；3、经常接电话；4、经常打瞌睡；5、其他的方式（如敲桌子等）；
z应对：1、强调时间压力；2、重申会议规程；3、带入别人（如有人打瞌睡，处罚旁边的人唱歌或回答问题）；4、短暂沉默。
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
1、主持人的守责与责任
z守责：1、要营造和谐的气氛；2、负责会议的照常进行；3、负责总结讨论的内容；4、引导发言人去解释；5、帮参会者理清思路；6、避免会议中意见一边倒；7、减少和议题无关的争论；8、要保持中立的态度。
z主持人失败的原因：1、听完陈述后就没词了；2、向双方之一表示赞同；3、阻止对方宣泄；5、指出双方都有错误；5、缩小问题的严重性；6、引导双方攻击自己；7、建议举行其他主持人会议；8、表达出自己不愉快的情绪。
2、参会者的守责与责任
z守责：1、会前充分准备；2、会中贡献创意、意见；3、以解决问题为己任；4、抛开部门之见；5、尽可能多的获取信息；6、耐心倾听，尊重他人意见；7、勇于发言，言之有物；8、不隐恶扬善，不
人身攻击；9、避免不当的肢体语言；10、会后总结。
3、主持人和参会者怎样达成协议
z冲突的二维模型：横坐标是合作，纵坐标是决断，中心是妥协。第一区间协作，二区间竞争（暴力），三区间是回避，四区间是迁就。
z处理冲突的类型：暴力型；迁就型；回避型；协作型；妥协型。
第九讲 会议记录
1、记录者的功能和胜任条件
z功能：1、仅次于主持人（推荐由有支持人潜力的人轮流担任）；2、记录及维持议程所设计的顺序；3、协助主持人总结与归纳；
z胜任条件：1、反应敏捷的人；2、写字快的人；3、知识面宽的人；4、记忆力强的人；5、组织能力强的人；6、倾听能力强的人；7、总结能力强的人。
2、对会议记录的十大建议
z重要的会议应该进行录音；
z定期召开的会议不用录音；
z多数会议指定会议记录者；
z记录者的笔记流畅不失真；
z会议记录者的责任更全面；（1、要随时指出困惑的发言，让其澄清，请发言人解释清楚；2、适时做总结，协助讨论顺利进行；3、向与会者确认，各议案的排序是否无误；）
z会议记录内容全面而准确；
z会议结束后整理记录内容；
z会议记录应有组织的整理（标题、会议目的、主持人姓名、缺席人、出席人、说明会议达成什么一致、工作分派情形及完成情况、通过此决议的评估标准，即决策方式）；
z与会议主席共同修正错误部分；
z将会议记录发送给与会者
3、团队会议的误区
z误区：社会性懈怠（每个人都不愿发言）；团体思维；团体极化；
z误区应由第三方监控会议，如无第三方，则由记录者承担；
z会议评估单，由记录者发放，在会议结束之前3－5分钟填写完成。由记录者统计得分，评估会议质量；
z会议评估单内容：1、会议有无必要；2、参会人是否必要；3、主持人准备了议程没有；4、开会的目的清楚吗；5、会议记录者有无；6、会议是否按章程进行；7、是否整合了参会者的意见；8、工作分派是否恰当；9、参会是否准时；10、参会者是否积极准备了；11、是否积极参加讨论；12、是否按议程讨论。
第十讲 会后跟进
1、参会者如何进行会后跟进
z拿到会议记录后要细读；
z分析不同参会者得众生相；
z考虑自己任务得完成方法；
z会议是一项新任务得开始。
2、主持人如何进行会后跟进
z请大家填写会议评估表；
z针对意见作出改进措施；
z询问和联络缺席得同事；
z制定跟进计划，负责跟进；
z如有需要，找高层协助；
z如计划进行顺利，取消下次会议；
z会议后检讨得失；
3、会后得自我评定
z在开会中，别人是否会误解我的意思；
z是否自己跑题；
z我主持会议是否会让与会者先了解会议内容；
z面对一些人讲话，是否紧张：（最好的解决办法是排练）
z在会上作为主持人是否只有我一个人讲话(应20％)；
z谈话结束时我是否问员工，是否明白我的意思（问的方法：我说明白了吗？我解释清楚了吗？）
z我分配工作时，他们是否从来不说话提问(方法：这位先生明白了吗？这个部门经理明白了吗？我要你做。。。，你明白了吗？不能说：大家明白没有？)；
z在开会中是否把这件事的前因后果呈现给别人；
z是否考虑如果我表达的意思很复杂，别人难以明白，事先考虑用更清楚的话解释清楚（如HRD人力资源开发、HRM人力资源管理）；
z会议最后是否问还有什么问题（问的方法：我说明白了吗？我解释清楚了吗？）。
4、如何提高下次会议的质量
z必要时才开；
z会前早准备；
z事先发放议程；
z准时开始准时结束；
z会议中要有意识的归纳；
z把握会议的方向；
z注意力集中，不要让意外事件把思路分开；
z会议记录应阐明最后的结论和负责人；
z主持人要注意劝阻滔滔不绝的人，鼓励沉默的人
z阐明糊涂的观点，删除重复的话题；
z如果与会者做了特别有意义的发言，别忘了赞扬的威力。
知识技能反复练习，21天可成为习惯。
先形成习惯，习惯改造我们。
2006-8-22
学习课程：高效会议管理技巧 单选题 1.以下对SWOT分析说法错误的是：回答：正确 1. A SWOT分析是会议主持人做的一项会议准备工作 2. B “S”代表主持人自身具有的主持优势 3. C SWOT是四个英文单词的缩合形式 4. D “T”代表这次会议主持工作对你周围的环境可能带来的机会2.对1H 5W的说法不正确的是：回答：正确 1. A 讨论的话题属于5W中的一项内容 2. B 参加者属于5W中的一项内容 3. C 1H 5W是指会议准备工作需要特别注意的5个方面 4. D H代表规章制度 3.会议开场白一般控制在几分钟之内？回答：正确 1. A 1-2分钟 2. B 2-3分钟 3. C 3-5分钟 4. D 6-7分钟 4.哪一种不是正确的倾听方式？回答：正确 1. A 只听自己感兴趣的东西 2. B 保持点头且微笑 3. C 发出一些倾听的声音
4. D 身体前倾 5.下面哪一项不属于有效沟通的原则？回答：正确 1. A 有明确的沟通目标 2. B 有明确的时间约束 3. C 重视一部分细节 4. D 努力达成目标 6.对会议成本说法不正确的是：回答：正确 1. A 会议的时间成本不直观时，可以转换为金钱成本 2. B 由于管理效率下降而造成的损失，是效率损失成本 3. C 会议场地费、文件准备费属于直接的会议成本 4. D 因不能及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意属于会议的金钱成本7.一对一会议的建议频率是：回答：正确 1. A 至少每月一次 2. B 至少每两月一次 3. C 随时 4. D 按需要 8.全体会议的建议频率是：回答：正确 1. A 至少每月一次 2. B 至少每两月一次 3. C 随时 4. D 按需要 9.哪一项不属于建设性反馈的特征？回答：正确
光华学院高效会议管理技巧课后测试 测试成绩：100.0分。恭喜您顺利通过考试！ 单选题 ?1、下面不属于权威决策优点的是：（6.67 分） ? A 决策迅速高效 ? B 在急需行动的情况下最实用 课后测试 测试成绩：100.0分。恭喜您顺利通过考试！ 单选题 ?1、下面不属于权威决策优点的是：（6.67 分） ? A 决策迅速高效 ? B 在急需行动的情况下最实用 ? C 在权力界限明显的地方最有效 ? D 实际支持和执行建议比较容易 正确答案:D ?2、哪种情况不需要开会？（6.67 分） ? A 有些事情需要当众表扬或批评 ? B 给小组分派任务 ? C 会议成本太大 ? D 听取部门汇报工作 正确答案:C ?3、对1H 5W的说法不正确的是：（6.67 分）
? A 讨论的话题属于5W中的一项内容 ? B 参加者属于5W中的一项内容 ? C 1H 5W是指会议准备工作需要特别注意的5个方面 ? D H代表规章制度 正确答案:C ?4、在沟通漏斗中，如果一个人心里想的是100%的东西，别人具体行动时，变为了：（6.67 分）? A 0.8 ? B 0.6 ? C 0.4 ? D 0.2 正确答案:D ?5、如果与会人员超过10人，会议布局应该是：（6.67 分） ? A “Ｕ”字型 ? B 阶梯教室的形式 ? C 圆桌型 ? D 半岛型 正确答案:A ?6、达成协议与解决问题一般需要经过几个步骤？（6.67 分） ? A
三个 ? B 四个 ? C 五个 ? D 六个 正确答案:D ?7、能提高成员实施决策的积极性的决策方式是哪种？（6.67 分）? A 权威决策 ? B 少数服从多数决策 ? C 共识决策 ? D 无异议决策 正确答案:C ?8、下面哪一项不属于有效沟通的原则？（6.67 分） ? A 有明确的沟通目标 ? B 有明确的时间约束 ? C 重视一部分细节 ? D 努力达成目标 正确答案:C ?9、对于处理突发事件的会议，开会频率应为：（6.67 分）? A 至少每月一次 ? B
高效会议管理技巧提纲 1 必须开会的“五个如果” 2会场的布臵需要特别注意： ◆如果与会人员超过10个，会场最好布臵成“Ｕ”字型; ◆如果是全体会议，可以布臵成阶梯教室的形式； ◆5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。 3反馈的两种类型 ◆正面指导反馈——积极的反馈是一种正面的强化指导，即一般意义上的表扬。成功的正面指导反馈一定要具有以下特征：具有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、经常、逐渐减少。 ◆建设性反馈是一种劝告指导，即一般意义上的批评。批评要非常注意方式，既要达到反馈的目的，又不能伤害别人的自尊。 4倾听的具体方法 5会议记录者主要有4种功能。 ◆会议记录者特别重要。会议记录在会议中的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。 ◆会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。 ◆会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。 ◆观察预防功能。
6高效会议的八大特征 7 4种群体决策方式 1．权威决策 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。 适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。 不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。 2．少数服从多数决策 少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。 适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。 注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。 3．共识决策 共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。 共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。 注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成。 4．无异议决策 无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。 当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。 注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。 8 3种沟通 1．沟通漏斗 沟通漏斗呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势，因为漏斗的特性就在于“漏”。对沟通者来说，是指如果一个人心里想的是100%的东西，当你在众人面前、在开会的场合用语言表达心里100%的东西时，这些东西已经漏掉了20%，你说出来的只剩80%了。而当这80%的东西进入别人的耳朵时，由于文化水平、知识背景的关系，只存活了60%。实际上，真正被别人理解了、消化了的东西大概只有40%。等到这些人遵照领悟的40%具体行动时，已经变成20%了。 这就是所谓的沟通漏斗，它的吞并功能可谓强大。然而，这样的漏斗现象时时刻刻发生在我们周围，真的非常可怕。所以，一定要掌握一些沟通技巧，争取让这个漏斗漏得越来越少。 2．沟通金三角
此资料整理自：张晓彤网站（ｚｘｔ．ｂｘｓｏｏ．ｃｏｍ） 高效会议管理技巧 张晓彤：人力资源开发与管理专家 北大光华管理学院EMBA班特邀讲师 曾任诺基亚中国投资有限公司人力资源经理 诺基亚学院非技术课课程经理 诺基亚中国投资有限公司部门经理培训部非技术类首席培训师。 现任金蝶软件人力资源总监 ☆ 了解会议的目的、种类和体系 ☆ 了解会议效率不高的原因及对策 ☆ 掌握有效为会议做准备的要领 ☆ 掌握会议中的沟通和反馈技巧 ☆ 掌握会议主持人的会议管理技巧 ☆ 学会提高会议效率和质量的技巧 第一讲 当今会议面面观 1、会议的定义 z是一个集思广益的渠道； z显示组织或部门的存在； z是重要的群体沟通方式。 2、会议的目的 z开展有效的沟通； z咨询传达； z监督员工的工作进展； z达成协议，解决问题； z决策和资源共享； z开发创意； z激励员工的士气； z巩固经理人的地位。 3、会议的种类 z按人数：一对一会议、团体会议； z按方式：面对面会议、电话会议、视频会议； z按目的：固定的部门会议、临时处理突发事件的会议、宣布人事决策和政策的会议、当众表扬或批评别人的会议、集思广益的会议。 4、会议的频率 z固定部门的会议至少每月一次（把时间记在记事本上，避免遗忘）； z全体会议建议每年至少一次； z处理突发事件的会议可以随时开，但要避免频繁，以至于让员工失去信心； z一对一的会议可以随时开，是绩效管理的一种方式，但不要超过1小时，否则会变成体力的较量。 5、会议成本的计算 z会议的时间成本＝参加的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间）＋会议秘书工作时间＋会议服务人员的工作时间； z会议的直接成本（租赁费、食宿费、差旅费、资料费等）； z效率损失的成本（未接到电话，造成客户订单损失；未及时处理问题，客户投诉损失；不能及时解决自己管辖范围内的突发事件，造成停工、停产损失等）。 第二讲 会议效率不高的原因及解决方案 1、会议效率不高的原因
高效会议管理技巧答案6.28 单选题 正确 1.哪种情况需要开会： 1. A 已经按惯例每周聚会 2. B 你是唯一做决策并知道该如何做的人 3. C 还有比开会更好的办法 4. D 必须把信息传达给许多人 正确 2.全体工作人员同意支持新的程序变动，团队制定了一套工作方针，属于哪种决策？ 1. A 少数服从多数决策 2. B 权威决策 3. C 共识决策 4. D 无异议决策 正确 3.对1H 5W的说法不正确的是： 1. A 讨论的话题属于5W中的一项内容 2. B 参加者属于5W中的一项内容
3. C 1H 5W是指会议准备工作需要特别注意的5个方面 4. D H代表规章制度 正确 4.会议开场白一般控制在几分钟之内？ 1. A 1-2分钟 2. B 2-3分钟 3. C 3-5分钟 4. D 6-7分钟 正确 5.在沟通漏斗中，如果一个人心里想的是100%的东西，别人具体行动时，变为了： 1. A 80% 2. B 60% 3. C 40% 4. D 20% 正确 6.下面哪一项不属于有效沟通的原则？ 1. A 有明确的沟通目标 2. B 有明确的时间约束 3. C 重视一部分细节
4. D 努力达成目标 正确 7.对于处理突发事件的会议，开会频率应为： 1. A 至少每月一次 2. B 至少每两月一次 3. C 随时 4. D 按需要 正确 8.一对一会议的建议频率是： 1. A 至少每月一次 2. B 至少每两月一次 3. C 随时 4. D 按需要 错误 9.全体会议的建议频率是： 1. A 至少每月一次 2. B 至少每半年一次 3. C 随时 4. D 按需要
测试成绩：86.67分。恭喜您顺利通过考试！ 单选题 1. 半岛型的会议布局适用于什么样的会议？√ A会议人数超过10人 B全体会议 C 5到7人的会议 D 3-4人的会议 正确答案： C 2. 哪种情况需要开会：× A已经按惯例每周聚会 B你是唯一做决策并知道该如何做的人 C还有比开会更好的办法 D必须把信息传达给许多人 正确答案： D 3. 以下对SWOT分析说法错误的是：√ A SWOT分析是会议主持人做的一项会议准备工作 B“S”代表主持人自身具有的主持优势 C SWOT是四个英文单词的缩合形式 D“T”代表这次会议主持工作对你周围的环境可能带来的机会正确答案： D 4. 哪一种不是正确的倾听方式？√ A只听自己感兴趣的东西 B保持点头且微笑 C发出一些倾听的声音 D身体前倾
正确答案： A 5. 能提高成员实施决策的积极性的决策方式是哪种？√ A权威决策 B少数服从多数决策 C共识决策 D无异议决策 正确答案： C 6. 至少每月召开一次会议的是：√ A固定的部门会议 B一对一会议 C处理突发事件的会议 D全体会议 正确答案： A 7. 全体会议的建议频率是：√ A至少每月一次 B至少每半年一次 C随时 D按需要 正确答案： B 8. 解决冲突最理想的方式是：√ A妥协型 B回避型 C迁就型 D协作型
正确答案： D 9. 在会议中总有一些人表示反对意见，对于反对意见作为主持人的你可能没听明白，或者你认为大家可能没有听明白，应采用何种说话技巧方式？√ A总结 B测试理解情况 C评论 D展示 正确答案： B 10. 不属于主持人责任的是：√ A减少与议题无关的争论 B按照议程进行 C保持中立态度 D积极发表自己的见解 正确答案： D 11. 对会议记录者的说法错误的是：√ A会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序 B可以起到“和事佬”的作用 C会议记录者是会议中最“简单”的角色 D会议记录者最好由与会者轮流担任 正确答案： C 12. 会议中出现矛盾时，主持人的哪种行为是正确的？√ A当双方争执时，表达不愉快的情绪 B缩小问题的严重性 C保持中立态度 D阻止双方宣泄，建议冷静后再谈
课后测试 测试成绩：93.33分。恭喜您顺利通过考试！ 单选题 1. 哪种情况不需要开会？× A有些事情需要当众表扬或批评 B给小组分派任务 C会议成本太大 D听取部门汇报工作 正确答案： C 2. 全体工作人员同意支持新的程序变动，团队制定了一套工作方针，属于哪种决策？√ A少数服从多数决策 B权威决策 C共识决策 D无异议决策 正确答案： C 3. 对沟通金三角理解错误的是：√ A沟通金三角反映的是一种换位思考的思维模式 B沟通金三角呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势 C在三角形的底端，“自己”和“对方”在两边说话 D在金三角的顶端，设身处地的为对方考虑 正确答案： B 4. 面对一些非常容易滔滔不绝的发言者，主持人不应做的而是：√
A转移说话对象 B尽量缩短其发言的时间 C让其最后发言 D采用一带而过的方法 正确答案： C 5. 当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时，适合采用哪种决策方式？√ A权威决策 B共识决策 C少数服从多数决策 D无异议决策 正确答案： C 6. 能提高成员实施决策的积极性的决策方式是哪种？√ A权威决策 B少数服从多数决策 C共识决策 D无异议决策 正确答案： C 7. 至少每月召开一次会议的是：√ A固定的部门会议 B一对一会议 C处理突发事件的会议 D全体会议
正确答案： A 8. 哪一项不属于建设性反馈的特征？√ A表达后果 B征求意见 C着眼未来 D判断行为 正确答案： D 9. 会议设施租用费、场地费等费用，属于哪种会议成本？√ A会议的时间成本 B会议的金钱成本 C直接的会议成本 D效率损失成本 正确答案： C 10. 因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意，属于会议的哪种成本：√ A会议的时间成本 B会议的金钱成本 C会议的直接成本 D效率损失成本 正确答案： D 11. 不适合安排会议的时间是：√ A上午9-10点 B上午10-12
高效会议管理技巧 【课程背景】 如果你是一个普通职员，你一生中用来开会的时间，保守地估计也有9000小时；如果你是一个中层管理者，每周可能有35%的时间用于参加和主持各种会议；如果你是一个高层管理者，则可能超过50%；从财务数字来讲，大多数组织直接花在开会上的费用占人事办公费用的7-15%....因此，会议是企业管理中的重要工作内容。 会议的实质是什么？会议与领导有什么密切关系？如何有效运用会议管理达到事半功倍的预期目的？如何掌握开会的艺术，成为会议高手？这些就是本课程分析与探讨的内容。 课程说明： 1、何澜老师曾任职浙大网新软件产业集团（上市公司）总裁助理，对会议管理工作有着丰富的实战经验与心得体会。 2、本课程标准课时为一天（6小时），可根据企业实际需求调整。 3、本课程已累计为电力公司、事业单位、制造业等企业授课十余期。 【课程目标】 学员将能够掌握以下知识与技能： 1. 明确会议的成本与价值 2. 了解管理以及会议理论 3. 学习会议管理方法技巧 4. 掌握控制管理特殊会议
【培训大纲】 一、会议面面观 1．引言 2．会议的重要性 3．会议的目的 4．会议的种类 5．会议的频率 6．会议成本的计算二、跨越会议“陷阱” 1．[陷阱]会议太频繁 2．[陷阱]会议时间太长 3．[陷阱]领导太独裁 4. [陷阱]讨论结构松散 三、开会前的准备工作 1．引言 2．如何判断会议是否举行 3．会议准备的内容 4．主持人如何做会议准备 四、成功会议的五种策略 1. 引言 2. 如何做开场白
3. 如何分配发言时间 4. 如何掌握议事进度 5. 如何达成会议决策 五、会议中的沟通与反馈技巧 1．引言 2．会议中的沟通技巧 3．会议中的反馈技巧 六、主持人的会议管理技巧 1. 倾听技巧 2. 讲话技巧 3. 情景模拟 七、如何对待会议中的意外情况 1. “蝉”型发言者的症状及应对办法 2. “鲨鱼”型发言者的症状及应对办法 3. “驴”型发言者的症状及应对办法 4. “兔子”型发言者的症状及应对办法 5. “螃蟹”型发言者的症状及应对办法 6．情景模拟 八、主持人与参会者的守则与责任 1. 主持人的守则与责任 2. 参会者的守则和责任
考试得分 100 课程考试已完成，现在进入下一步制订改进计划！本次考试你获得5.0学分！ 单选题 正确 1.全体工作人员同意支持新的程序变动，团队制定了一套工作方针，属于哪种决策？ 1. A 少数服从多数决策 2. B 权威决策 3. C 共识决策 4. D 无异议决策 正确 2.会议开场白一般控制在几分钟之内？ 1. A 1-2分钟 2. B 2-3分钟 3. C 3-5分钟 4. D 6-7分钟 正确 3.在沟通漏斗中，如果一个人心里想的是100%的东西，别人具体行动时，变为了： 1. A 80%
2. B 60% 3. C 40% 4. D 20% 正确 4.面对一些非常容易滔滔不绝的发言者，主持人不应做的而是： 1. A 转移说话对象 2. B 尽量缩短其发言的时间 3. C 让其最后发言 4. D 采用一带而过的方法 正确 5.当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时，适合采用哪种决策方式？ 1. A 权威决策 2. B 共识决策 3. C 少数服从多数决策 4. D 无异议决策 正确 6.达成协议与解决问题一般需要经过几个步骤？ 1. A 三个 2. B 四个
3. C 五个 4. D 六个 正确 7.下面哪一项不属于有效沟通的原则？ 1. A 有明确的沟通目标 2. B 有明确的时间约束 3. C 重视一部分细节 4. D 努力达成目标 正确 8.对会议成本说法不正确的是： 1. A 会议的时间成本不直观时，可以转换为金钱成本 2. B 由于管理效率下降而造成的损失，是效率损失成本 3. C 会议场地费、文件准备费属于直接的会议成本 4. D 因不能及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意属于会议的金钱成本 正确 9.对于处理突发事件的会议，开会频率应为： 1. A 至少每月一次 2. B 至少每两月一次 3. C 随时
《高效的会议管理技巧》测试题（B卷） 一．单项选择题（请点击您认为正确的选项）。 1.全体会议的建议频率是： ○至少每月一次 ⊙至少每两月一次 ○随时 ○按需要 2.一对一会议的建议频率是： ○至少每月一次 ○至少每两月一次 ○随时 ⊙按需要 3.会议设施租用费、场地费等费用，属于哪种会议成本？ ○会议的时间成本 ○会议的金钱成本 ⊙直接的会议成本 ○效率损失成本 4.哪一个不属于高效会议的特征？ ○只有在必要时才召集 ○记录所有建议和负责人 ⊙会议在即将午饭时进行 ○一切按部就班 5.不适合安排会议的时间是： ○上午9-10点 ○上午10-12 ○下午1-3点 ⊙下午3-5点 6.哪项不属于会议规范的内容？ ○超过1小时的会议应有书面通知 ⊙部分与会者要准备在会上发言 ○必要时请第三方监控，以保证会议质量 ○所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责 7.哪种情况需要开会： ○已经按惯例每周聚会 ○你是唯一做决策并知道该如何做的人 ○还有比开会更好的办法 ⊙必须把信息传达给许多人 8.哪种情况不需要开会？ ○有些事情需要当众表扬或批评 ○给小组分派任务 ⊙会议成本太大 ○听取部门汇报工作
9.对1H 5W的说法不正确的是： ○讨论的话题属于5W中的一项内容 ○参加者属于5W中的一项内容 ⊙1H 5W是指会议准备工作需要特别注意的5个方面 ○H代表规章制 10.根据统计调查，会议最合适的人数一般为几个？ ○10-13 ○6-9 ⊙5-7 ○3-5 11.如果与会人员超过10人，会议布局应该是： ⊙“Ｕ”字型 ○阶梯教室的形式 ○圆桌型 ○半岛型 12.能提高成员实施决策的积极性的决策方式是哪种？ ○权威决策 ○少数服从多数决策 ⊙共识决策 ○无异议决策 13.在沟通漏斗中，你心里想的是100%，真正被别人理解并消化了的是：： ○80% ○60% ⊙40% ○20% 14.对沟通的冰山模式理解错误的是： ○大家说出的内容只是冰山露出水面的部分 ○对方真正想表达的东西大部分隐藏在水面以下 ○该模式中包括工作层面和关系层面 ⊙对方真正想说却没说出的内容占到50%～75% 15.不属于主持人责任的是： ○减少与议题无关的争论 ○按照议程进行 ○保持中立态度 ⊙积极发表自己的见解 二．列举题： 1.列举出按会议目的分类的会议类型。 2.导致会议效率不高的三种最主要原因是什么？ 3.1H 5W代表什么？ 4. 会议记录者的观察预防功能可以警醒主持人避免走入哪3大会议误区？1:哪种情况不需要开会？回答：正确 1. A 有些事情需要当众表扬或批评
高效会议管理技巧 单选题 正确 1.半岛型的会议布局适用于什么样的会议？ 1. A 会议人数超过10人 2. B 全体会议 3. C 5到7人的会议 4. D 3-4人的会议 正确 2.以下对SWOT分析说法错误的是： 1. A SWOT分析是会议主持人做的一项会议准备工作 2. B “S”代表主持人自身具有的主持优势 3. C SWOT是四个英文单词的缩合形式 4. D “T”代表这次会议主持工作对你周围的环境可能带来的机会 正确 3.当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时，适合采用哪种决策方式？ 1. A 权威决策 2. B 共识决策 3. C 少数服从多数决策 4. D 无异议决策 正确 4.达成协议与解决问题一般需要经过几个步骤？ 1. A 三个 2. B 四个
3. C 五个 4. D 六个 正确 5.对于处理突发事件的会议，开会频率应为： 1. A 至少每月一次 2. B 至少每两月一次 3. C 随时 4. D 按需要 正确 6.至少每月召开一次会议的是： 1. A 固定的部门会议 2. B 一对一会议 3. C 处理突发事件的会议 4. D 全体会议 正确 7.哪一项不属于建设性反馈的特征？ 1. A 表达后果 2. B 征求意见 3. C 着眼未来 4. D 判断行为 正确 8.在会议中总有一些人表示反对意见，对于反对意见作为主持人的你可能没听明白，或者你认为大家可能没有听明白，应采用何种说话技巧方式？ 1. A 总结 2. B 测试理解情况
3. C 评论 4. D 展示 正确 9.对会议记录者的说法错误的是： 1. A 会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序 2. B 可以起到“和事佬”的作用 3. C 会议记录者是会议中最“简单”的角色 4. D 会议记录者最好由与会者轮流担任 正确 10.会议中出现矛盾时，主持人的哪种行为是正确的？ 1. A 当双方争执时，表达不愉快的情绪 2. B 缩小问题的严重性 3. C 保持中立态度 4. D 阻止双方宣泄，建议冷静后再谈 正确 11.哪种措施会导致会议的效率不高？ 1. A 参会者具有倾听能力 2. B 事先通知出席会议的人 3. C 地点设置在一个开放的会议室内 4. D 选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职 正确 12.因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意，属于会议的哪种成本： 1. A 会议的时间成本 2. B 会议的金钱成本
高效会议管理技巧 第一讲当今会议面面观 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员
工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价
值。 图1-2 组织或部门与会议 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 会议的目的
◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 ◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。 图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤 ◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。
龙源期刊网 https://www.doczj.com/doc/342987353.html, 浅谈高效会议管理技巧 作者：许菲菲洪壮陈国飞 来源：《管理观察》2010年第07期 摘要:会议是传达信息、交流思想、统一部署、落实工作的重要形式。本文论述了如何能在会议中高效率且有效果地解决问题。 关键词:会议高效管理 会议是传达信息、交流思想、统一部署、落实工作的重要形式。会议是一个集思广益的渠道,会议是一个思维集合的载体。随着科技的迅猛发展,人们的沟通方式越来越多,现在人们可以通过E-mail、会议电视等多种形式进行沟通。但是,群体沟通,即会议这种方式,是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观,这种方式最符合人类原本的沟通习惯。科学、规范、高质量的会议不仅对单位工作起着具体的枢纽作用、指导作用和促进作用,而且通 过组织有效的会议可以提高效率,收到事半功倍的效果。反之,需要解决问题的人整日沉溺于文山会海中不能自拔,太多的时间花费在无效率的会议上,不仅增加单位运营成本,还造成了工作效率低下。因此,如何能在会议中高效率且有效果地解决问题是迫在眉睫了。 一、会议效率不高的原因及具体表现 1.时间:会议安排在即将午餐的时间,每个人都饥肠辘辘,无心开会。 2.地点:会议地点设在领导办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行。 3.开会对象的选择:必须出席会议的人未到,来的是一些可有可无的参加者。 4.主持人的技能:会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图。 5.参会者的技能:参会者发言混乱,既不知如何表意,又不知如何引退,致使会议失败。 6.会议的准备工作:开会前没有通知与会者相关事宜,致使会议拖沓而无成效。 7.开会的原因、目的和结果:开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确,致 使会议毫无意义、宣告失败。 二、高效会议的特征
高效会议管理技巧当今会议面面观 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义
1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 图1-2 组织或部门与会议 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 会议的目的
◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 ◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。 图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤 ◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意
高效会议管理技巧 单选题 1.下面不属于权威决策优点的是：回答：正确 1. A 决策迅速高效 2. B 在急需行动的情况下最实用 3. C 在权力界限明显的地方最有效 4. D 实际支持和执行建议比较容易 2.哪种情况不需要开会？回答：正确 1. A 有些事情需要当众表扬或批评 2. B 给小组分派任务 3. C 会议成本太大 4. D 听取部门汇报工作 3.以下对SWOT分析说法错误的是：回答：正确 1. A SWOT分析是会议主持人做的一项会议准备工作 2. B “S”代表主持人自身具有的主持优势 3. C SWOT是四个英文单词的缩合形式 4. D “T”代表这次会议主持工作对你周围的环境可能带来的机会 4.对1H 5W的说法不正确的是：回答：正确 1. A 讨论的话题属于5W中的一项内容 2. B 参加者属于5W中的一项内容 3. C 1H 5W是指会议准备工作需要特别注意的5个方面 4. D H代表规章制度 5.面对一些非常容易滔滔不绝的发言者，主持人不应做的而是：回答：正确 1. A 转移说话对象 2. B 尽量缩短其发言的时间
3. C 让其最后发言 4. D 采用一带而过的方法 6.当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时，适合采用哪种决策方式？回答：正确 1. A 权威决策 2. B 共识决策 3. C 少数服从多数决策 4. D 无异议决策 7.如果与会人员超过10人，会议布局应该是：回答：正确 1. A “Ｕ”字型 2. B 阶梯教室的形式 3. C 圆桌型 4. D 半岛型 8.一对一会议的建议频率是：回答：正确 1. A 至少每月一次 2. B 至少每两月一次 3. C 随时 4. D 按需要 9.至少每月召开一次会议的是：回答：正确 1. A 固定的部门会议 2. B 一对一会议 3. C 处理突发事件的会议 4. D 全体会议 10.哪一项不属于建设性反馈的特征？回答：正确 1. A 表达后果 2. B 征求意见
会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 图1-2 组织或部门与会议 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 会议的目的 ◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。 图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤 ◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 ◆激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 ◆巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。 会议的种类 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。 按人数分类按开会方式分类按开会目的分类 ●团体会议 ●一对一会议 ●面对面会议 ●会议 ●视频会议 ●宣布人事安排、讲解政策的会议 ●当众表扬或批评别人的会议 ●临时处理突发事件的会议 ●固定的团队会议 ●集思广益的会议 会议的频率 每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。 1.固定的部门会议
《高效會議管理技巧》內容摘要 第講當今會議面面觀 第二講會議效率不高的原因及解決方案 第三講開會前的準備工作 第四講成功會議的五種策略 第五講會議中的溝通與反饋技巧 第六講主持人的會議管理技巧 第七講如何對待會議中的意外情況 第八講主持人與參會者的守則與責任 第九講會議記錄 第十講會後跟進 【內容摘要】 第一講當今會議面面觀 【本講重點】 會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻率 會議成本的計算 技巧咚？ 墜个世卑在菓神程度上置星-个时时 址处充满娈溟的世界° 吿训的正面作用是酔握问题，匱両作 用嘔是带来璇题，31此，金要曾 理.更下能钛少披巧？ 會議的主要目的就是解決問題，但由於開會技巧不佳或過於頻繁，不但無益於解決問題，反而使問題愈趨複雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。
會議的意義 如上圖1-1，會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法彙聚一堂，相互碰撞，從而産生 金點 子”。許多高水準的創意就是開會期間不同觀念相互碰撞的産物。 2 ?會議顯示一個組織或一個部門的存在 會議總是在大於一人的情況下發生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開 會的組織 或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質疑。因此，會議能夠充分顯示一個組 織或部門的存在價 值。 圖1-2 組織或部門與會議 3 ?會議是一種群體溝通的方式 開會很少是一對一的溝通，絕大多數情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發展，人們的溝通方式越 來越多， 現在人們可以通過E -mail 、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任 何其他溝通方式都無法替代的。因爲這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。 會議的目的 ?開展有效的溝通 會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現有效溝通是會議的一個主要目的。 ?傳達資訊 会連旳目帥? ＞开展疽啟的两迫 ＞儒迂轟讯 ＞蜚瞽贞衣怖调护荷 ＞达贞协议禺第決阿題 ＞蛍歸其耳 ＞开笈创烹
高效会议管理技巧 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】
高效会议管理技巧（节选） 内容提要 第一讲当今会议面面观 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 第三讲开会前的准备工作 第四讲成功会议的五种策略 第五讲会议中的沟通与反馈技巧 第六讲主持人的会议管理技巧 第七讲如何对待会议中的意外情况 第八讲主持人与参会者的守则与责任 第九讲会议记录 第十讲会后跟进 第一讲当今会议面面观 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 图1-2 组织或部门与会议 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 会议的目的 ◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾
学习课程:高效会议管理技巧 1.哪种情况需要开会：回答:正确 A 已经按惯例每周聚会 B 你是唯一做决策并知道该如何做的人 C 还有比开会更好的办法 D 必须把信息传达给许多人 2。会议开场白一般控制在几分钟之内？回答：正确 A 1-2分钟 B 2—3分钟 C 3—5分钟 D 6—7分钟 3.面对一些非常容易滔滔不绝的发言者，主持人不应做的而是：回答:正确 A 转移说话对象 B 尽量缩短其发言的时间 C 让其最后发言 D 采用一带而过的方法 4。达成协议与解决问题一般需要经过几个步骤？回答：正确 A 三个 B 四个 C 五个 D 六个 5。能提高成员实施决策的积极性的决策方式是哪种? 回答：正确 A 权威决策 B 少数服从多数决策 C 共识决策 D 无异议决策 6。对会议成本说法不正确的是：回答：错误 A 会议的时间成本不直观时,可以转换为金钱成本 B 由于管理效率下降而造成的损失，是效率损失成本 C 会议场地费、文件准备费属于直接的会议成本 D 因不能及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意属于会议的金钱成本7。对于处理突发事件的会议，开会频率应为：回答：正确 A 至少每月一次 B 至少每两月一次 C 随时 D 按需要 8.一对一会议的建议频率是：回答：正确
A 至少每月一次 B 至少每两月一次 C 随时 D 按需要 9。在沟通漏斗中，你心里想的是100%,真正被别人理解并消化了的是：回答：正确 A 80％ B 60% C 40％ D 20％ 10.不属于主持人责任的是：回答：正确 A 减少与议题无关的争论 B 按照议程进行 C 保持中立态度 D 积极发表自己的见解 11.对会议记录者的说法错误的是：回答：正确 A 会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序 B 可以起到“和事佬”的作用 C 会议记录者是会议中最“简单"的角色 D 会议记录者最好由与会者轮流担任 12。因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意,属于会议的哪种成本: 回答：正确 A 会议的时间成本 B 会议的金钱成本 C 会议的直接成本 D 效率损失成本 13。哪一个不属于高效会议的特征? 回答：正确 A 一切按部就班 B 遵守时间 C 拟订和分发日程表 D 定期开会 14。哪一个不属于高效会议的特征？回答:正确 A 只有在必要时才召集 B 记录所有决定，建议和负责人 C 会议在即将午饭时进行 D 一切按部就班 15。如果是全体会议，会议布局应该是：回答：正确 A “Ｕ”字型
8高效会议管理技巧1高效会议管理技巧（节选） 【所属体系】个人发展类 【主讲专家】张晓彤 内容提要 第一讲当今会议面面观 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 第三讲开会前的准备工作 第四讲成功会议的五种策略 第五讲会议中的沟通与反馈技巧 第六讲主持人的会议管理技巧 第七讲如何对待会议中的意外情况 第八讲主持人与参会者的守则与责任 第九讲会议记录 第十讲会后跟进 第一讲当今会议面面观 【本讲重点】
会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题， 反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会
议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 图1-2 组织或部门与会议 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 会议的目的 ◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。