声像档案的归档整理
一、归档范围
声像载体类档案是本部门在各项活动中形成的、对本部门和社会具有参考利用价值和凭证作用的声像磁性载体、感光材料。归档的主要内容包括照片类、录音带类、录像带类、磁盘类、光盘类等。机关单位一般以照片类为主，其归档范围见附件一。
二、归档时间
一般在形成后一个月内归档。对一些比较重要的声像材料，归档时间要灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集。
三、归档要求
归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准
确、系统；必须遵循其自然形成规律；保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系；注意其成套性特点。
根据声像材料形成规律和多种载体的特点，分为：底片、照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等类别作为保管单位（这里类别的划分可根据自己单位声像材料形成情况来确定）。
每个声像档案的实体上（照片在实体的背面，其它为脊背或盘面）要加盖其相应的档号。
1、底片、照片类材料的整理：
（1）底片的归档按其形成的时间，顺序编号入册。一个立档单位的底片册一册为一卷，每卷编一个流水号。
底片编号方法示例：
G 1.1-1（3）
底片张号（一册编一个流水号）
底片册号
底片类代号
照片类代号
声像档案大类代号
底片号的编制是底片整理中的一个重要环节，在整理时，每一张底片装入册时就应及时编一个底片号，同时将底片号完整的写在底片袋上以及底片册对应的位置，每册底片为一卷编案卷号。
底片案卷号的编制示例：
G 1.1 - 1
第一卷
底片类
照片类
（2）正片按内容——年度分类方法归档，可设三级类目。设三级类目时，同一类内容的照片以组为单位按时间先后顺序装入照片册内，不同类（指最下位类）内容的照片不能组合在一册内（照片的分类参考附件一）。
照片册内的每一组照片（即同一时间、同一活动内容的照片）要编写总说明：将该组照片反映的时间、地点、主要内容、人物、该组照片、底片的起止张号等概括写成一个简介。总说明放在该组照片的前面，单独占一张照片的位置。单张照片不需形成总说明。总说明一般不超过200字，其样式见附件二。
册内每张照片必须按照册内标签的格式，填写分说明。已在总说明中注明了的内容，分说明不需重复。分说明的条目可以在档案专用管理软件上进行著录（分说明样式见附件四），并依据照片分说明打印出照片档案的卷内目录（即“卷内目录”以照片自然张为编目单位，填写相应内容，每组照片均要一个通栏标题，即总说明中的“题名”，通栏标题不超过50个字、
占一个空行），一式两份，一份装订在照片册上，一份与照片档案案卷目录一起装订成检索目录册。
正片号的编制方法示例：
G 1.2．2-01（003）
正片张号（一册编一流水号，册号断则张号也断）
正片册号（一册为一卷）
正片分类代号（如会议类、人物类等）
正片类代号
照片类代号
声像类代号
每册正片作为一卷拟写照片档案案卷目录（底片目录已包含其中，不需另外再写目录），案卷题名应概括案卷内照片的主要内容，必须包含责任者、年度、主要内容三大要素。照片档案案卷目录可在档案专用管理软件上进行著录，并打印出照片档案案卷目录，与相应的卷内目录一起装订成
检索目录册（用墨绿色的声像目录夹装订），照片目录册封面标签格式见附件三。照片档案目录册的编号方法示例：
G 1-03
正片目录册号（表示第三册目录）
正片类代号
照片档案大类代号
2、其它载体声像档案的整理
录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、胶片等载体类型的声像档案以盒、张为组卷单位整理，一盒（张）编一个档号，同类按时间顺序编流水号，直接填写案卷目录，不需填写卷内目录。其编制方法如下：
G 3-003
盒（张）号
录像带类
声像类代号
以盒（张）为案卷，填写案卷目录，并在档案专用管理软件上著录、打印，装订成检索目录册（用墨绿色的声像目录夹装订）。目录册的编号和标签格式参考照片类档案（见附件三）；磁盘盒和光盘盒的标签参见附件五；录音带盒、录像带盒、幻灯片盒和胶片盒上的标签如下：
3、声像档案中除胶片和照片的底片外，其它实体上(通常为脊背或背面)均要贴上一打印的标签（必须贴牢），如：
照片档案归档整理规则． 照片档案归档整理规则 一.归档内容： 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的
照片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作 品的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。． 11.其他有保存价值的照片。 二.归档要求及归档方式： 1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工
作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料 移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间： 3．
声像档案整理基本要求 照片档案的整理 一、照片分类：照片(正片)档案按问题分类。 问题类号问题内容 1．单位建设面貌（建设面貌类） 2．历届党政领导班子成员、劳模等（人物类） 3．重要会议（会议类） 4．生产技术和职能活动（业务工作类） 5．视察参观交流（参观视察类） 指主管上级、中央、省、市领导到本单位的活动 6．荣誉证书拍成的照片（荣誉类） 包括各种奖旗、奖牌、奖状、奖杯、证书（如营业执照、资格证书）等实物拍成的照片。 7．文娱体育活动（文体类） 8．（重大活动） 二、正片的整理及其案卷编号： （一）、照片的整理要求： 1．照片要组成案卷（保管单位）。 2．案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。 3．档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象。 4．说明格式正确，项目齐全，准确揭示照片内容，反映整理情况。 5．案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。
6．有完整的、符合标准格式的案卷目录。 （二）、组卷与编号 1．组卷：按“问题——年度”方法组卷 方法：首先将每一类照片按年度分开，依时间顺序将每一张照片编上档号装入照片册，填写目录。 2．编号：正片每一张要编有档案号，其模式： 正片分类代号+案卷号+张号 G1.2.3—1（1） 第一张 第一卷 照片分类代号（重要会议类代号） 每一张正片背面要贴上档案号 张号：是指同一个卷内照片的流水编号，同一案卷内张号不能重复。即：（1）-（N） 案卷号：是同一分类案卷的流水编号 （三）、卷内正片的排列 1．同一个卷内正片是同一年度形成的同一类问题的照片，只需要按其形成时间先后排列； 2．同一个卷内正片是若干年度形成的同一类问题的照片，应该先按年度顺序分开，再按照片具体形成时间先后排列。 （四）、编写文字说明 1、总说明： 每一组照片（即同一时间拍摄的同一事物的照片），都要编写总说明。总说
建设工程照片档案归档整理规则 根据《苏州市建设工程声像档案资料归档规定》和《苏州工业园区建设竣工档案的编制及报送办法》的要求，为规范建设工程照片档案的归档内容、收集、整理、编制及验收工作，特制定本整理规则。 一、编制单位 建设单位作为档案责任人应在施工、监理合同中明确参建及管理各方形成工程照片资料的义务，明确工程照片汇总的归档单位，落实具体负责该项工作的档案员及技术负责人。 二、归档形式 建设单位在项目竣工归档时将施工全过程的照片档案以电子档案光盘形式进行归档。 （1）数码照片原始分辨率应不低于600万像素，电子文件采用TIF或JPG格式。 （2）普通照片需进行数字化扫描成电子文件，分辨率不低于600万像素。 （3）建设单位档案员在《城建档案在线业务指导系统》上进行项目登记后可下载《竣工项目照片档案收集整理工具软件》，在施工过程中实时收集整理工程照片。 （4）归档照片电子文件采用光盘介质存储归档，按规则整理完成后，制作光盘一式三份归档。。 三、归档内容 1、开工前： （1）原址、原貌。 （2）周边状况包括已有建（构）筑物情况。 2、基础工程： （1）基础范围及相对位置关系。 （2）地质土壤情况，特殊地基处理措施等，基础异常情况技术处理，土壤岩样分析过程等情况；
（3）基础类型及施工技术、保障措施、特殊施工技术工艺等。 （4）基础隐蔽工程，包括钢筋、管线、预埋件、防水设施等。 （5）建筑物位移、沉降、变形及处理等。 3、主体工程： （1）主体工程施工过程。 （2）隐蔽工程包括钢筋结构、水电预埋管线等。 （3）砌体、砼、构造柱、抗震避雷设施等。 （4）主体结构布局特点、大型构件安装等现场。 （5）屋面工程及防水、保温、防腐工程工艺现场。 （6）采用新材料、新技术、新工艺的施工情况。 （7）工程质量事故及其处理情况。 4、竣工部分： （1）建筑外立面及景观拍摄：要求完整反映建筑物全貌，其中至少三张全景照片必须能代表该建筑物特征。 （2）室外环境及市政工程拍摄：要求反映主入口、小区环境、市政道路、后三通设施、管道阀井等配套设施。 （3）消防设施：室内外消防通道、室内外消防设施。 （4）室内：大厅、主要通道、楼梯等。 （5）上人屋面：屋面防水及细部构造，避雷设施、屋面水箱及管道等设施。 （6）水暖电设施：给排水管道等外露节点、电器控制设备。 5、其它 （1）关键技术、关键部位； （2）开工、竣工仪式；
照片档案归档整理规则 一.归档内容： 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单 位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。 11.其他有保存价值的照片。 二.归档要求及归档方式： 1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一 整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、
无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间： 1.照片资料每年三月——六月归档。 2. 照片制作成光盘或数码照片可根据具体活动情况随时归档。 四.整理规则 1 整理原则 照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。每一件事分为一组，底片相应和照片一起同时归档。 2.照片的分类 按照《电力工业企业档案分类规则》（0——9大类）为分类原则。即年度—保管期限—问题进行分类，分类方案应保持前后一致，不能随意变动。 3. 照片的排列 应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。 照片册按照全宗号、年度、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。 4. 照片的编号 照片号是固定和反映每张照片在分类与排列顺序的一组字符代码。由年度、保管期限代码、册号、张号和一组照片内的顺序号组成。采用五段式，第一段四位数字表示形成的年份，第二段表示保管期限代码，第三段表示册号，第四段表示流水号，第 2
声像档案管理规定 第一章总则 第一条为加强本公司声像档案管理，特制定本规定。 第二条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。 声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)及文字说明等组成。 第三条声像档案是本公司卷宗的组成部分，必须由办公室档案员实行集中统一管理。 第二章声像档案资料的收集 第四条收集范围 1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料； 2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料； 3.本公司有关人员组织或参加的重要会议的声像资料。 4.涉及本公司权益的声像资料。 5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。 6.其它具有保存价值的声像资料。 第五条收集时间 1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。 2.档案员应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。 第六条收集要求 1.录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归
档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失； 2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件； 3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。 第七条声像档案资料的征集 办公室档案员有责任随时征集重要声像资料； 第八条声像档案费用的报销 各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，经总办经理审批将档案资料按要求向档案员归档，经档案员签字认可，财务部门应给予核报费用。 第三章声像档案的整理 第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。 第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案员协助。 第十一条分类、编号 1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。格式：卷宗号-流水号。 2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。 3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。 第十二条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。 第十三条文字说明的编写 1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。 2.编写文字说明的要求： (1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全； (2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像
声像资料拍摄整理归档要求 一、项目建设期间的声像档案整理应附文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者等内容，由施工、监理单位负责形成和收集的录音、录像、照片等资料，并按载体类型、内容、年度整理后移交文控中心。 事由：按照片影像所反映事件、人物的情况编制填写； 时间：指事情发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间，用阿拉伯数字表示；地点：指被摄特所在的具体地点； 人物：指照片影像上主要人物的姓名、身份； 背景：指对揭示照片影像主题具有一定作用的背景。 摄影者：指照片的拍摄单位和拍摄人。 文字说明要简洁、通顺。一般不超过200字。 例如：xxxx年x月xx日在xx设备吊装 事由：xx变换器吸收塔吊装 时间：2015-07-15 地点：净化合成装置现场 人物：/ 背景：xxx项目净化合成装置 作者：XXX 二、项目运行过程中各类声像资料拍摄、录制要求 1.进度类声像：要求同一部位或同一单元在同一地点、不同角度、随着进行变化而不定期拍摄，拍摄、录制的声像要能够充分反映装置进度情况。项目进度的重要环节，如大型设备吊装、新工艺实施等要进行录像。 装置全貌声像：要求在同一角度、定期（至少一周拍摄一次）拍摄，声像清晰，能够反映出装置随着工程进展的全貌变化。 2.检查类声像：上级领导检查声像包括领导视察、上级主管单位检查等类声像，要求要以人物为主，配备装置为背景，声像要能够体现人物的行为。 监理、项目管理人员、施工单位检查类声像包括现场检查验收、巡视、旁站、平行检验、见证取样等类声像，要求要以检查部位为主，配以检查、检测工具和标识，声像资料与文字资料文件相统一对应。 3.重要会议类声像：各种重要或大型会议要将所有参会人员拍摄齐全，有会议主题的横幅或标语，也要拍摄到影像中，重大会议要进行录像。 4.质量、安全问题/事故声像：重大质量隐患/问题/事故、安全隐患/问题/事故声像，要将问题点拍摄清楚，在声像说明中描述清楚。
附件 江苏省建设工程声像档案收集归档管理细则 为进一步规范江苏省建设工程声像档案管理工作，建立、健全全省建设工程声像档案管理制度，统一行业标准，规范和提高建设工程声像档案收集和管理水平，更好的服务于城乡建设，依据《江苏省建设工程声像档案管理办法（暂行）》及相关法律、法规，制订本细则。 第一条建设工程声像档案的归档内容： （一）开工前原貌 1.原址、原貌； 2.周边状况； 3.拆迁情况。 （二）基础工程 1.建筑物基础类型及施工，包括打桩、基础开挖、桩基础、基础钢筋、基础浇灌、基础墙、基础回填、支撑、垫层、承台等； 2.建筑物基础异常处理。 （三）主体工程 1.主体设计模型； 2.钢筋工程； 3.管线工程； 4.砌体、砼灌注； 5.主体结构布局、大型构件安装；
6.防水、保温、防腐工程。 （四）工程项目竣工面貌 1.工程整体外观和立面状况，包括各个立面及代表性标志； 2.消防、绿化、亮化、雕塑、道路等附属和配套设施。 （五）其它方面 1.开工、竣工仪式； 2.施工现场与施工管理； 3.工程质量检查、质量事故及处理情况； 4.施工建设中的重要活动、重大事件； 5.采用新材料、新技术、新工艺等施工情况； 6.竣工验收情况。 其中工程原貌、基础、隐蔽、主体、质量事故、竣工面貌为声像资料归档的必备内容。有特殊要求的工程，可据实增加拍摄内容。 第二条建设工程声像档案的收集归档要求 （一）总体要求 1.建设单位按照《江苏省建设工程声像档案管理办法（暂行）》规定，向建设档案管理机构报送一套完整的建设工程声像资料；建设档案管理机构依据相关法律、法规和标准对声像资料进行审核，符合规定的予以接收归档； 2. 建设工程声像资料的摄录、制作单位配备符合相关标准的专业声像摄录、制作设备，拍摄制作人员具备相应的专业技术；
第一条为加强本企业声像档案的管理，特制定本办法。 第二条本企业的声像档案是指本企业各部门或个人在社会实践活动中直接形成的有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。 第三条声像档案是本企业卷宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。 第四条收集范围 (一) 反映本企业主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料。 (二) 各级领导人和著名人物参加的与本企业相关的重大活动的声像资料。’ (三) 本企业相关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。 (四) 涉及本企业重要权益的声像资料。 (五) 其他单位形成的与本企业相关的重要声像资料。 (六) 其他具有保存价值的声像资料。 第五条收集时间 (一) 声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其他载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。 (二) 档案部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
第六条收集要求 (一) 录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档。 （二）一般应该接受原版、原件，特殊情况下可接受复印件。 （三）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像复制品要相符。 第七条声像档案资料的征集 (一) 档案部门有责任随时征集重要声像资料。 (二) 在征集的声像资料中，凡涉及重大事件的，应向上级报送目录。 第八条声像档案费用的报销 凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案室归档，经档案室签字认可，财务部门应予以核报费用。 第九条声像档案的整理包括分类、组合、排列和编目，使其系统化，便于保管和利用。 第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。 第十一条分类和编号 (一) 照片档案按年代分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。 (二) 录音带、录像带、摄像带按年代分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再一次编排序号。
声像档案管理制度 编制： 单位： 部门： 审核： XX年XX月XX日
(一)总则 第一条为加强本公司的声像档案，特制定本办法。 第贰条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。 声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。 第三条声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。 (二)声像档案资料的收集 第四条收集范围 1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料； 2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料； 3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。 4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。 5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。 6.其它具有保存价值的声像资料。 第五条收集时间 1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。 第六条收集要求 1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失； 2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件； 3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。 第七条声像档案资料的征集 1.档案部门有责任随时征集重要声像资料； 2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。 第八条声像档案费用的报销 本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。 (三)声像档案的整理〖HT〗 第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。 第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。 第十一条分类、编号 1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。
声像档案的归档整理 一、归档范围 声像载体类档案是本部门在各项活动中形成的、对本部门和社会具有参考利用价值和凭证作用的声像磁性载体、感光材料。归档的主要内容包括照片类、录音带类、录像带类、磁盘类、光盘类等。机关单位一般以照片类为主，其归档范围见附件一。 二、归档时间 一般在形成后一个月内归档。对一些比较重要的声像材料，归档时间要灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集。 三、归档要求 归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准
确、系统；必须遵循其自然形成规律；保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系；注意其成套性特点。 根据声像材料形成规律和多种载体的特点，分为：底片、照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等类别作为保管单位（这里类别的划分可根据自己单位声像材料形成情况来确定）。 每个声像档案的实体上（照片在实体的背面，其它为脊背或盘面）要加盖其相应的档号。 1、底片、照片类材料的整理： （1）底片的归档按其形成的时间，顺序编号入册。一个立档单位的底片册一册为一卷，每卷编一个流水号。 底片编号方法示例： G 1.1-1（3）
底片张号（一册编一个流水号） 底片册号 底片类代号 照片类代号 声像档案大类代号 底片号的编制是底片整理中的一个重要环节，在整理时，每一张底片装入册时就应及时编一个底片号，同时将底片号完整的写在底片袋上以及底片册对应的位置，每册底片为一卷编案卷号。 底片案卷号的编制示例： G 1.1 - 1 第一卷 底片类 照片类
（2）正片按内容——年度分类方法归档，可设三级类目。设三级类目时，同一类内容的照片以组为单位按时间先后顺序装入照片册内，不同类（指最下位类）内容的照片不能组合在一册内（照片的分类参考附件一）。 照片册内的每一组照片（即同一时间、同一活动内容的照片）要编写总说明：将该组照片反映的时间、地点、主要内容、人物、该组照片、底片的起止张号等概括写成一个简介。总说明放在该组照片的前面，单独占一张照片的位置。单张照片不需形成总说明。总说明一般不超过200字，其样式见附件二。 册内每张照片必须按照册内标签的格式，填写分说明。已在总说明中注明了的内容，分说明不需重复。分说明的条目可以在档案专用管理软件上进行著录（分说明样式见附件四），并依据照片分说明打印出照片档案的卷内目录（即“卷内目录”以照片自然张为编目单位，填写相应内容，每组照片均要一个通栏标题，即总说明中的“题名”，通栏标题不超过50个字、
文书档案（归档文件）整理流程 第一步：收集文件材料； 第二步：分年度； 第三步：确定归档范围； 第四步：整理单位“件”的确定； 第五步：“件”的装订； 第六步：划分保管期限； 第七步：归档文件的排列； 第八步：盖归档章和编号； 第九步：归档文件的编目； 第十步：装盒、填写备考表与上架。
会计档案整理流程 （会计凭证档案整理流程） 第一步：收集会计凭证档案材料； 第二步：分年度； 第三步：组卷并装订（含包角） 第四步：案卷的排列； 第五步：加盖归档章。在每本凭证封面上方加盖归档章和保管期限章； 第六步：编案卷号。按照分类编号方案编制案卷号，并填入归档章。 第七步：编制案卷目录； 第八步：装盒并上架。
会计档案整理流程 （会计账簿、报表、其它档案整理流程） 第一步：收集会计账簿、报表、其它档案材料； 第二步：分年度。将每类材料按年度分开。 第三步：组卷 1、每本自然形成的表、账、册为一卷； 2、编页码。以每卷为单位，在有效页面上从1开始编写流水号，直至一卷编写结束。 3、填写案卷封面和卷内备考表； 4、装订，以案卷为单位，将案卷封面、档案实体、卷内备考表合在一起进行装订。 第四步：案卷的排列；按总分或保管期限类型相对集中进行排列。 第六步：编案卷号。按照分类编号方案编制案卷号。 第七步：编制案卷目录； 第八步：装盒并上架。
业务档案整理流程 第一步：收集业务资料； 第二步：分业务档案类型； 第三步：分年度； 第四步：确定归档范围； 第五步：划分保管期限； 第六步：编页码。以每卷为单位，在有效页面上从1开始编写流水号，直至一卷编写结束。 第七步：编卷内目录； 第八步：填写案卷封面和备考表； 第九步：装订，以案卷为单位，将案卷封面、档案实体、卷内备考表合在一起进行装订。 第十步：归档上架。
附件 建设工程声像档案归档整理规定 建设工程声像档案是在工程建设活动中形成的，对国家和社会具有保存价值的照片、录像带、录音带、光盘等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。 为规范建设工程声像档案的管理，保证建设工程档案的完整、准确、系统，根据《城市建设档案管理规定》（建设部第90 号令）、《建设工程文件归档整理规范》 （GB/T50328-2001）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）的要求，结合本市实际，制定本规定。 一、归档范围 （一）工程准备阶段 1 、建设地点原址、建筑物旧貌，特别是能反映原建筑物建筑风格、文化特色的内容； 2、一级工程建设项目的可行性论证、土地征用、拆迁、勘测设计、方案评审、招投标等重大决策的场景； 3、建设前期重大活动，如开工典礼等活动。 （二）工程施工阶段 施工过程中形成的反映重点部位、重点工作、新技术应用、质量事故等方面的声像材料，内容可参见施工阶段拍摄内容指南（附件1）。 （三）工程竣工阶段 1 、工程竣工验收情况； 2、竣工后建筑物整体外观和立面状况； 3、室外亭台、连廊、小品等景观建筑。 （四）其它 1 、工程建设期间，领导视察等活动； 2、反映工程建设情况的有关专题片、资料片； 3、反映工程获国优、部优、市优奖项的声像材料；
4、与工程有关的航拍材料； 5、有关工程建设的其他有保留、纪念价值的声像材料。 二、归档内容 根据工程的重要程度及规模大小，确定工程等级，工程等级划分表见附件2。不同 等级的建设工程，归档内容如下： 三、归档要求 （一）质量要求 1、归档的文件必须是可读文件，在设备上演示或检测运转正常、无病毒、清洁、 无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性； 2、一件载体只能录制同一工程项目的内容，不同的工程项目，其声像档案不宜存放在同一载体中； 3、照片分类、排列正确，说明完整，组卷规范； 4、录像资料片、专题片需配解说词； 5、录音的文字整理稿，应完整、准确地反映录音内容，录音带需简要说明讲话人的姓名、
建设项目档案归档内容及整理要求 第一章归档内容 第一节归档范围 一、凡是油田公司按计划下达的油田产能建设及矿区建设新建项目、维修、改扩建项目，均列入建设项目档案归档范围。 二、建设项目档案基本归档范围如下表：
三、根据《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程(项目)竣工验收手册》规定，检验批质量验收记录由施工单位存档，不必向建设单位移交。 第二节归档文件质量要求 一、归档的建设项目档案应由归档部门经过系统整理并组成保管单位，使用规定卷皮装订成卷，案卷封面项目要填写齐全、准确。 二、归档单位应将案卷信息录入档案管理系统。此项要求符合《中国石油天然气集团公司档案管理手册》中“谁形成，谁录入”的原则，同时也在一定程度上保证了数据的真实性与准确性。 三、归档的建设项目文件材料必须符合下列要求： 1、归档的建设项目文件应为原件。成批材料出厂合格证、材质证明、化验、检验等文件，原件少，使用部位多，可用复印件，但应在复印件上加盖供应单位公章、责任人名
章（或签字），并注明原件存放处。国内设计变更电传件，应由设计代表在电传件及其复印件上加盖设计单位现场专用公章、设计代表名章（或签字）。 2、归档的建设项目文件内容必须真实、准确，与工程实际相符合。纸质件与电子件内容也要相符。 3、归档的建设项目文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 4、归档的建设项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字、盖章手续完备。如：文件签署内容必须完整（例如：意见、日期、人名、结论、公章、等级章等）。 5、归档的建设项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。不同规格幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。 6、归档的建设项目文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图或计算机出的白图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 7、所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章尺寸为：60mm×80mm。竣工图章中编制单位为施工单位，编制人为施
声像档案的整理 第一条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。第二条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。 第三条分类、编号 1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。 2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。 3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。 第四条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。 第五条文字说明的编写 1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。 2.编写文字说明的要求： (1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全； (2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明： (3)文字简洁、语言通顺； (4)时间用阿拉伯数字表示。 第六条编制格式 1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。 2. 录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。 第七条案卷要求 1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。 2.卷内目录： 照片、底片以自然张为单元填写卷内目录； 录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。 3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
照片档案归档整理规则
照片档案归档整理规则 一.归档内容： 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本 系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照 片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会 议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、 自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品 的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的 重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的 照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工 程主体、内部结构等形式的照片。
11.其他有保存价值的照片。 二.归档要求及归档方式： 1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由 拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间：
唐山市建设工程声像档案归档整理办法 建设工程声像档案是在工程建设活动中形成的，对国家和社会具有保存价值的照片、录像带、录音带、光盘等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。 为规范建设工程声像档案的管理，保证建设工程档案的完整、准确、系统，根据《城市建设档案管理规定》（建设部第90号令）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-95)的要求，结合本市实际，制定本规定。 一、归档范围 （一）工程准备阶段 1、建设地点原址、建筑物旧貌，特别是能反映原建筑物建筑风格、文化特色的内容； 2、一级工程建设项目的可行性论证、土地征用、拆迁、勘测设计、方案评审、招投标等重大决策的场景； 3、建设前期重大活动，如开工典礼等活动。 （二）工程施工阶段 施工过程中形成的反映重点部位、重点工作、新技术应用、质量事故等方面的声像材料，内容可参见施工阶段拍摄内容指南(附件1)。 （三）工程竣工阶段 1、工程竣工验收情况； 2、竣工后建筑物整体外观和立面状况； 3、室外亭台、连廊、小品等景观建筑。 （四）其它 1、工程建设期间，领导视察等活动； 2、反映工程建设情况的有关专题片、资料片； 3、反映工程获国优、部优、市优奖项的声像材料； 4、与工程有关的航拍材料；
5、有关工程建设的其他有保留、纪念价值的声像材料。 二、归档内容 根据工程的重要程度及规模大小，确定工程等级，工程等级划分表见附件2。不同等级的建设工程，归档内容如下： 三、归档要求 （一）质量要求 1、归档的文件必须是可读文件，在设备上演示或检测运转正常、无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性； 2、一件载体只能录制同一工程项目的内容，不同的工程项目，其声像档案不宜存放在同一载体中； 3、照片分类、排列正确，说明完整，组卷规范； 4、录像资料片、专题片需配解说词； 5、录音的文字整理稿，应完整、准确地反映录音内容，录音带需简要说明讲话人的姓名、职务、录制日期等；
市城建档案馆对归档文件 质量、立卷、排列、编目、装订的要求（2011）
1、归档的工程文件应为原件，因为只有原件才具备法律依据。例如：天富房地 产开发公司 51＃小区天富康城静园 1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时开工，工程准备 阶段文件（开工前）只有一份原件,原件应放在 1#楼内，其它五栋楼必须在备考表 里写明原件在 1＃楼内(这一点对若干年以后查档案十分重要)。
2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 3、工程文件应采用打印或者耐久性的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。 4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为 A4 幅面。 6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般 采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，有些图（如公路竣工图）是计算机出图，但必须 清晰，但不得交计算机出图的复印件。 7、所有竣工图均应加盖竣工图章。 竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样，施工单位、编制人、审核人、技 术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。 竣工图章示例如下
80
竣工图
15 50
施工单位
7
编制人
审核人
7
技术负责
编制日期
7
人
监理单位
7
总监
现场监理
7
20
20
20
20
竣工图章尺寸为：50mm×80mm
竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，有重大改变的，应当重新绘 制竣工图。
不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成 A4 幅面， 图标栏必须露在外面。
立卷的原则和方法
1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案 的保管和利用。
文书档案归档整理操作方法 档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。 一、基本要求： 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。 二、基本概念： （一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 （二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。 归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。 （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。 （四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。 三、整理方法： （一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党
附件1 建设工程照片档案归档整理规则 根据《苏州市建设工程声像档案资料归档规定》和《苏州工业园区建设竣工档案的编制及报送办法》的要求，为规范建设工程照片档案的归档内容、收集、整理、编制及验收工作，特制定本整理规则。一、 编制单位 建设单位作为档案责任人应在施工、监理合同中明确参建及管理各方形成工程照片资料的义务，明确工程照片汇总的归档单位。 二、 归档形式 建设单位可以选择普通照片或者数码照片一种归档方式，不得采用混合方式，归档内容必须完整、齐全。 （1）普通照片：3.5×5英寸照片，像纸介质。按照片像册一份归档 （2）数码照片：分辨率在400万像素以上的数码照片，采用光盘介质存储，TIF或JPG格式，按规定整理后，制作光盘一式二份归档。 三、 归档内容 1、 开工前： （1）原址、原貌。 （2）周边状况包括已有建（构）筑物情况。 2、 基础工程： （1）基础范围及相对位置关系。 （2）地质土壤情况，特殊地基处理措施等，基础异常情况技术处理，土壤岩样分析过程等情况； （3）基础类型及施工技术、保障措施、特殊施工技术工艺等。 （4）基础隐蔽工程，包括钢筋、管线、预埋件、防水设施等。 （5）建筑物位移、沉降、变形及处理等。 3、 主体工程： （1）主体工程施工过程。
（2）隐蔽工程包括钢筋结构、水电预埋管线等。 （3）砌体、砼、构造柱、抗震避雷设施等。 （4）主体结构布局特点、大型构件安装等现场。 （5）屋面工程及防水、保温、防腐工程工艺现场。 （6）采用新材料、新技术、新工艺的施工情况。 （7）工程质量事故及其处理情况。 4、 竣工部分： （1）建筑外立面及景观拍摄：要求完整反映建筑物全貌，其中至少三张全景照片必须能代表该建筑物特征。 （2）室外环境及市政工程拍摄：要求反映主入口、小区环境、市政道路、后三通设施、管道阀井等配套设施。 （3）消防设施：室内外消防通道、室内外消防设施。 （4）室内：大厅、主要通道、楼梯等。 （5）上人屋面：屋面防水及细部构造，避雷设施、屋面水箱及管道等设施。 （6）水暖电设施：给排水管道等外露节点、电器控制设备。 5、 其它 （1）关键技术、关键部位； （2）开工、竣工仪式； （3）施工建设中的重要活动、重大事件； （4）工程质量检查验收情况； （5）竣工验收情况。 其中，开工前原貌、基础处理、隐蔽、砼灌注、屋面、质量事故、 竣 工后新貌为竣工照片档案资料归档的必备内容。 四、 质量要求 图片清晰、主题明确、过程清楚、内容真实。 1、图片清晰：在手持拍摄不能满足照片清晰情况下，应使用三脚架拍摄。
1、第一页容为关于该系列照片反映事件的整体文字说明； 2、后续页面为归档照片，每配六要素的文字说明： 1）事由:（反映事件、事物的情由） 2）时间:（反映的事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间） 3）地点（被摄物所在的具体地点） 4）人物（影像上主要人物的、身份） 5）背景（对揭示照片影像主题有一定作用的背景说明） 6）摄影者 3、一般活动照片要求为7寸大小； 4、根据照片档案归档和档案管理系统技术需要，照片档案整理具体要求如下： 1）建立三级文件夹：照片档案一一年度一一实体分类号—案卷号（年度—类别—案卷号）； 例： 2）以实体分类号命名的文件夹中存放文档： 以实体分类号，卷号?件号（四位数字）命名的WORD、PDF、文件夹（存放照片原图）各一个（注：命名中的符号为英文半角符号）
例： 4、编辑时把文档中红色字体的文字删除。
7寸照片 事由：___________________________________________________________________________________ 时间：______________________________ 地点：____________________________________________ 人物：__________________________________________________________________________________
背景：______________________________ 摄影者：_________________________ 不定尺寸 事由：_____________________________________________________________________________________________ 时间：___________________________________ 地点：___________________________________________________ 人物：_____________________________________________________________________________________________