秘书语言的基本特征
一、既表达又领会——交际的双向性
（一）语言交际要考虑对象的知识水平
（二）语言交际要考虑对象的个人经历
（三）语言交际要考虑对象的职业特点
（四）语言交际要考虑对象的文化修养
（五）语言交际要考虑对象的思想状况
（六）语言交际要考虑对象的处境和心情
二、声情并茂——词语的节奏性
（一）词语节奏的表现
1、微观节奏。声音形式的变化：语速、语调、语音、音节等的变化。进行有效的调节、控制和安排。感性色彩较浓，是“第一要素”。
2、宏观节奏。语言内容、风格、表现手法上的变化：主题贴离、文采浓淡、风格雅俗、论述变化等。理性色彩较浓，是“第二要素”。
3、微观节奏与宏观节奏的结合。
（二）词语节奏感的作用
“口头表达艺术主要有四大要素，而其中占第一位的就是口语节奏。”（邱吉尔）
1、表情作用
快语速、重语音、扬语调、短句式、小停顿、凝练内容、刚健词语——兴奋、爽快、高昂、激动、急切慢语速、轻语音、抑语调、长句式、大停顿、松散内容、柔和词语——安然、从容、平静、淡雅、严肃、沉重
2、表意作用
语调、停顿、轻重等会使语意产生变化。
“民可使由之不可使知之”
“民可使由之不可使知之”
（三）词语的节奏模式
1、高板。又称强板，声调高亢、内容凝练、语速稳快、风格浓烈刚正，常用于各种动员、激励演讲、施政声明等
2、低板。又称弱板，声调轻平、语速中缓、内容悠散、风格柔和雅致，常用于劝说、交友、应酬等。
3、快板。又称急板，语速快、停顿短、内容风格及手法变化快和多、层次机构紧凑，常用于论辩、问答等。
4、慢板。又称缓板，语速慢、停顿长、内容风格及手法变化缓和少、层次机构松散，常用于庄重场合讲话，工作报告等。
5、中板。又称平板，发音、声调、语速、停顿、内容、风格和手法都平淡而少变化，常用于严肃谈判、陌生问答等，感情贫乏。
6、综合。长篇说话要求多种节奏板式的交织组合，更富有表现力。
（四）运用词语节奏的基本法则
1、合拍法则又称对应法则，指节奏板式的表情特征与说话内容的感情色彩或表达目的相互融合。
（1）明合，有意识掌握各种节奏因素，使表情特征与说话词汇的意义、感情色彩一致。
（2）暗合，表情特征与说话词汇的意义、感情色彩不一致，甚至相反来与表达目的相对应，所谓言外之意，一语双关。
2、融洽法则又称自然法则，是指节奏板式在表情达意基础上自然流露，达到和谐。
是更高境界，首先要“真”，真情流露；
其次要“精”，炉火纯青的精确、精巧和精明。
融洽就是“真”“精”的结合与升华。
3、通用法则又称标准法则，指在言语交际中准确地运用某一语种的标准语音来讲话，把握在一定范围内通用的节奏板式。
三、惟妙惟肖——语言的具象性
（一）具象性语言的特点
1、“易”——传感直接——听众容易接受
2、“快”——明晰浅显——听众容易理解
3、“情”——感情浓厚——听众容易被情绪感染
（二）具象性语言的传导形式
1、视觉传感。以“形”、“色”的视觉语言说话明理。
“浑水摸鱼”“画蛇添足”、“姹紫嫣红”“灯红酒绿”
2、听觉传感。声音的摹拟来使语言生动活泼。
（1）象声词的运用。“轰隆隆的雷声”
（2）感叹词的运用。听觉形象、神态行为得以表现。“哎哟”、“哈哈”“哼”
3、其他感觉的传感。味觉、嗅觉、触觉性语言。“望梅止渴”的故事
（三）运用具象性语言的要领
1、“贴”：贴近生活、准确表达、贴切述说，做到贴人、贴事、贴情、贴景。
2、“创”：具有创造性。熟悉的形象通过新的角度、新的联系、新的手法显示出新的思想、新的意境、新的
情趣。
3、“精”：注意精当、精妙，不能滥用而导致华而不实。
4、“巧”：巧妙运用各种修辞。比喻、夸张、典故等。
四、文明礼貌——情感的亲和性
（一）社交语言的基本要求
1、语言简洁明了，语气亲切和善
2、表达端庄大方，陈述热情中肯
3、内容健康切意，语言自然得体
4、善于随机应变，思路反应敏捷
（二）语言亲和必备的条件
1、加强自身修养：情操、品格、学识等
2、话贵情真意切
3、做到通俗易懂
五、言随旨遣——表达的多样性
（一）表达目的的多样性
1、传递信息或知识
2、争取了解和信任
3、引起注意或兴趣
4、进行说服和劝告
5、做到激励和鼓励
（二）语言表述过程中的调控手段
敏捷的话语调控能力是实现言随旨遣的实质性能力。
秘书语言的施用原则
既与全民语言运用的基本原则有共通之处，又受制于文秘工作的特殊内容。
一、明白易懂，标准规范
（一）明白易懂
首先要直抒胸臆，直言其理。其次要用简单明了、通俗易懂的词句。
第三要少用修饰语、倒装句，不艰涩、隐晦。最后要必须说普通话。
（二）标准规范
指语言三要素（语音、词汇、语法）的规范化。
1、词汇的规范化
指词汇成分的纯洁性、词语各要素的标准化，在具体运用词语的过程中，遵循内在规律、去芜存精，增强统一性，限制分歧性。
文秘人员应尽量使用共同语中的词汇，注意以下几个问题：
1、慎重规范地吸收方言词汇
根据场合慎重选择使用方言词汇，既可以发挥特殊表达效果，又可以丰富普通话的词汇。
2、慎重规范地吸收外来词汇
除专用名称如国名、地名、人名等，尽量使用意译。
3、慎重规范地吸收古汉语词汇
坚持有生命力、表现力的原则，如“鞠躬尽瘁”、“光临”、“兹“等。
4、慎重规范地吸收新生词汇
注意吸收那些表意明确易懂的新生词汇
（二）语法的规范化
1、遵守搭配规则，防止搭配不当。
2、保持句子成分完整，避免残缺不全。
3、注意前后关系，合理安排词序。
二、因人而异，话随境迁（语言环境）
三、坚持原则，掌握分寸
（一）坚持原则
1、坚持政治性原则
2、坚持工作原则（为领导服务）
3、坚持规范性原则
4、坚持道德原则（二）掌握分寸
1、注意措辞
2、掌握“火候”（看准语境）
3、委婉含蓄
四、诚恳热情，措辞得体
（一）适位与适人
必须符合所担当角色的行为规范，必须与身份适切身份首先表现为口吻，其次表现为称谓。（二）适情与适时
话语形式应分别符合说话人和说话对象的精神境界、气质、情操、性格等特征，以及特定环境下的特殊心情。说话要把握时机。
（三）适度
是适位、适人、适情与适时的综合把握与运用。
五、词简意达，讲究实效
（一）抓住重点，理清思路
1、把握住中
2、言之有序
3、前后连贯，首尾相接
（二）遣词贴切，判断清楚
1、认真推敲，既要贴切，也要明确
2、辨析词义和感情色彩
（三）要言不烦，短小精悍
1、长话短说，避免罗嗦
2、多用短句，少用长句
（四）戒掉口头禅
六、情理相融，灵活多变
（一）情理相融
1、以情动人
（1）真诚（2）尊重（3）同情和理解
2、以理服人
（1）首先要材料与事实准确可靠
生活事例权威言论相关知识
（2）说理充分透彻
（二）灵活多变
1、思维敏捷
2、审时度势
秘书的语言环境
一、语境与交际过程的关系及其分类
（一）交际过程是语境产生的前提和条件，语境影响着交际结果。
（二）言辞语境与言辞外语境的区分
二、秘书语言环境的特点
（一）言语目的的公需性（二）角色功能的异动性（三）言语对象的多变性
（四）言语场合的广泛性（五）介入人员的限定性（六）沟通程序的制度化
三、秘书语言环境对秘书语言信息沟通的影响
四、言辞外环境的主观语境因素
（一）秘书人员的品德
1、直言
2、气节
3、慎密
（二）秘书人员的智能
1、知识
2、智力
（1）观察力（2）记忆力（3）思维力（4）想象力（5）注意力
3、能力
（1）语言能力①表达能力②发送能力③表演能力
（2）调研能力（3）管理能力
（三）秘书人员的心理品质
1、需要
2、动机
3、兴趣
4、情感
5、意志
6、气质性格
7、心理健康
（四）秘书人员的语言形象
1、声望
2、第一印象
3、风度
（五）沟通主体之间主观因素的差异
五、言辞外语境之客观语境因素
（一）时空环境
1、宏观时空环境
2、中观时空环境
3、微观时空环境
（1）微观时空环境的影响
（2）对微观时空环境的改造和利用
（二）人际环境
1、说写者和听读者的角色关系
六、言辞环境
（一）对语音的影响
（二）对沟通主体的影响
人类的语言交际从总体上来说是语言信息双向沟通的过程，包含着表达和理解两方面。在表达的时候，人们要选择与语言环境相匹配的正确而恰到好处的词语或语句；在理解的时候，人们不仅需要知道对方所说的话及这些话的一般含义，而且还需要具备正确理解这些话的足够的语言环境。
一、语境与交际过程的关系及其分类
（一）交际过程是语境产生的前提和条件，语境影响着交际结果。
交际过程就是人们在某种目的驱使下所进行的语言信息沟通过程。
说写者依赖于特定的语境，才能在语言信息的制作和传递中找到用以表达思想、意义的恰当的语词；听读者只有借助于特定的语境，才能在语言信息的收受中正确理解传递给自己的语言信息。
语境只有在交际过程中才有产生的必要，而且只要交际活动出现，就一定会产生语境。语境是交际过程中传播者和收受者实现思想、意义与语言信息或非语言信息之间相互转化的必不可少的催化剂。
（二）言辞语境与言辞外语境的区分
言辞语境是指交往过程中某个语言表达式表达某种特定意义时所依赖的各种表现为言辞的上下文，包括书面和口头语言的前后语言。
言辞外语境是指交际过程中某个语言表达式表达某种特定意义时所依赖的各种主客观环境因素，包括时间、地点、场合、话题、交际者的身份、地位、心理背景、时代背景、文化背景、交际目的、交际方式、交际内容所涉及的对象以及各种与语言表达同时出现的体语等。
在语言交际过程中说写者和听读者要能正确传递和理解语言信息，必须充分考虑话语的必要语境。
语境可以定义为语言信息沟通过程中选用语言符号表达某种特定意义时所依赖的各种表现为言辞的上下文或不表现为言辞的主客观环境因素。
二、秘书语言环境的特点
（一）言语目的的公需性
秘书人员的言语活动作为公务活动的一部分是为实现组织的管理目标而展开的，它是否进行和怎样进行是根据社会管理活动的需要来决定的。言语目的的公需性是秘书语言环境最基本的特点。
（二）角色功能的异动性
在履行不同职责时，秘书人员扮演不同角色，导致不同的语境出现。当他充当助手时，角色的语言环境决定了他言语行为的被动性，无论言语的内容和形式都要忠实于领导的意图。相反，履行参谋职责时，他的言语行为是主动性的，要积极合理地进言。履行“窗口”作用时，言语行为则是公关性的。
（三）言语对象的多变性
（四）言语场合的广泛性
对内和对外，正式和非正式，大场合和小场合。
（五）介入人员的限定性
（六）沟通程序的制度化
三、秘书语言环境对秘书语言信息沟通的影响
（一）就沟通的主体来说，语言环境首先对说话者的表达活动产生影响。其次，对听读者的接收活动也有影响。
（二）就沟通的媒介来说，语言环境的影响表现在以下几方面：
1、语言环境可以补充语言的意义
2、语言环境可以丰富语言的意义
3、语言环境可以使语言意义和结构发生异化。
4、语言环境可以消除语言的歧义
四、言辞外环境的主观语境因素
言辞外环境分为主观语境因素和客观语境因素。主观语境因素是指语言信息沟通双方的主观心理状态。对于秘书人员来说，虽然沟通对象的主观心理状态对言语有影响，但重要的还是调节自己的主观心理状态，使其适应不同的沟通对象。
（一）秘书人员的品德
秘书人员的政治品质和职业道德决定着他们语言信息沟通的价值取向、内容与方式。
1、直言
“直言”是对秘书人员的基本品德要求。秘书的直言品德，不仅有赖于他的自觉性，也取决于领导者的
胸怀。
2、气节
秘书人员尤其是国家政权系统中的秘书人员应该忧国忧民，有强烈的民族气节。
3、慎密
秘书人员的特殊地位和工作条件，使他们知密的时间早、内容多、程度深。严守机密是他们神圣的职责。
（二）秘书人员的智能
智能是由个人的知识、智力和能力因素所组成的互相联系、制约和影响的动态综合系统。
1、知识
秘书人员是否具有广博的知识，决定着他是否能适应秘书工作的综合性要求，在上下左右、各行各业的语言信息沟通中取得良好的交际效果。
“一位秘书，常常被认为是一位‘万能博士’。他使一位心理学家、政治家、外交家、研究专家，一位饱学之士、作家、义务律师、机械师、上司的私人财务出纳、跑街女郎与办公桌的清理人。”《秘书工作手册》
2、智力
（1）观察力
秘书处于管理系统的信息枢纽，必须及时捕捉信息，掌握情况，才能有效地进行语言信息沟通。在言语活动中，尤其应该观察交际对象的表情变化。
（2）记忆力
记忆力是指对过去经验的识记、贮存和再现的能力。在秘书的智力结构中，记忆力起着基础和“仓库”的作用。
（3）思维力
人们对事物间接和概括反映的能力。思维力对秘书言语方式的选择具有引导作用。
（4）想象力
对原有的感知形象进行加工改造，并且形成新形象的能力。
（5）注意力
一个人按照预定目的，在特定时间内把心理活动指向特定对象的能力。秘书良好的注意力主要表现在注意的广阔性、稳定性、分配性和转移性上。
3、能力
（1）语言能力
指人们在语言信息沟通中选择、组织一定的语言材料和结构，通过有声语言、文字和非语言的方式传递思想内容的能力。
①表达能力
即选词造句组段谋篇的能力。表达能力是语言能力的核心，直接影响人们对语言材料和结构的选择和组织。
②发送能力
是将要传递的信息用一定的语言形式配合好以后，通过一定的发送器官发送出去的能力。
包括书面发送和口头发送能力。书面发送能力是指标点、字体、字号、版式等发送方式的选择、运用的能力和艺术。
口语发送能力是说话时根据语音的音长、音高、音强等物理性质对语言的速度节奏、声音高低、声音轻重大小、语流的顿挫断连的控制和变化能力。
③表演能力
是指运用非语言交际工具以辅助言语交际的能力。秘书人员应具备较强的表演能力，要适切、简练、协调、自然。
（2）调研能力
秘书人员的调查研究能力制约着其话语传递的信息的准确性、时效性、完整性和可开发性。
（3）管理能力
秘书人员在职能范围内的言语活动大多带有社会管理性，是应社会管理的需要而发出的。
（三）秘书人员的心理品质
1、需要
秘书人员在管理系统中所处的特殊地位，决定他们必须将个人的需要与所处社会组织的利益统一起来。
2、动机
动机是在需要刺激下直接推动人进行活动的内部动力。秘书人员应该具备高尚和正确的动机体系。3、兴趣
秘书人员对秘书工作的兴趣能促使他们自觉地积累知识，以满腔热情主动搞好语言信息沟通工作。4、情感
情感可分为道德感、理智感和审美感三类。
情绪是情感的基本形式，主要表现为心境、激情和应激三种状态。
5、意志
秘书人员的良好意志品质有自觉性、果断性、坚韧性和自制力四个方面。
6、气质性格
应根据不同的气质性格类型和各类工作的需要合理安排秘书人员的工作。同时，秘书人员应该认识到气质性格具有可塑性。
7、心理健康
秘书人员要有意识地培养正确的自我意识、开朗的心境、统一的人格与和谐的人际关系，这将大大促进秘书人员的心理健康和秘书语言信息沟通的高效率。
（四）秘书人员的语言形象
一个人说话的过程也是一个塑造自我形象的过程。语言形象是否有魅力，直接影响语言信息沟通的效果。
1、声望
对于秘书来讲，良好的声望是必需的。秘书人员的声望应由德才兼备得来。
在提高自身声望时要自觉防止“秘书专政”现象。
秘书人员沟通对象的声望对言语活动也有很大影响。
2、第一印象
对语言信息沟通活动影响表现在：
（1）影响对方言谈的积极性
（2）影响对方言谈的深度和广度
（3）影响对方言谈的再度开展
要使自己的语言给人以良好的第一印象，初次谈话要格外慎重，首先要有礼貌，其次要得体。
对于秘书人员来说还要注意不应以第一印象论人取言，既不能以语论人（“巧言令色鲜矣仁”），也不能以人取言（“人不可貌相”）。
3、风度
使自己言语有风度，是塑造美好语言形象，提高语言信息沟通效果的重要途径。
风度是品格修养的体现。
风度是性格特征的表现。
风度是语言选词造句、语气腔调、手势表情等的综合表现。
（五）沟通主体之间主观因素的差异
1、沟通主体之间主观因素的差异主要是掌握知识方面的差异，是秘书语言信息沟通活动产生和延续的重要前提。双方差异越大，兴趣越浓。
2、沟通双方主观因素的差异不能太大
秘书人员应当正视并适当调节，使双方差异不至于妨碍沟通的正常进行。秘书人员要努力提高各方面素养，增加适应能力。言谈中尤其要心诚，以心换心。
五、言辞外语境之客观语境因素
（一）时空环境
1、宏观时空环境
宏观时空环境由国际环境和国内环境构成。
秘书人员要提高自己相关能力和知识，将语言信息沟通的地域范围扩大，增强国际间交流与合作。同时要加强自身政治素质、职业道德、法律观念和外事纪律方面的修养。
国内总体环境是指国家的物质经济、政治法律和精神文化因素，其中以政治制度（影响公文的格式和主观心理状态）、法律制度（直接表现为语言信息沟通的规范化）、科学技术水平（体现在沟通渠道的改进：文字、书写工具和材料、道路和交通工具乃至完善的办公自动化系统）、文化教育状况等对秘书语言信息沟通活动的影响最直接。
2、中观时空环境
是指组织系统环境，即秘书人员所属社会组织的性质、领导机制和运行情况，以及秘书人员在组织中所处的地位。
3、微观时空环境
是指特定秘书语言信息沟通活动发生的场合，即具体的时间和空间，包括说写听读的时机、长短、次数等时间因素和地点、当地的某些自然物等空间因素。
（1）微观时空环境的影响
①影响沟通双方的心境和情绪
②影响语言的表达效果
③影响非语言手段的运用
（2）对微观时空环境的改造和利用
①选择②控制，主要是时间的控制：“频率”和“时间差”③设置④利用
（二）人际环境
1、说写者和听读者的角色关系
在公文、写作与制发中表现为发文机关与收文机关之间的关系和公文的草拟者与领导者之间的关系。
口头语言信息沟通过程中的角色关系有两个特征：秘书人员的沟通对象是不确定的；秘书人员的角色也是不确定的。
六、言辞环境
言辞环境对秘书语言信息沟通活动的影响包括两个方面：
（一）对语音的影响
1、语流音变
秘书人员要掌握语流音变的规律，将音读准。
2、语义的变化
特定的语境可以使语词的意义明确。
3、对语言用法的影响
（二）对沟通主体的影响
在一定的言辞环境中，所用语言会引起沟通对象强烈的感受和情绪变化。
秘书语言风格
一、语言风格的含义及其基本特征
（一）语言风格的含义
风格指的是人们在写文章和说话时从整体上表现出来的一种独特而鲜明的个性特点和韵味。
语言风格指的是由于交际情境、交际目的不同，选用一些适用于该情境和目的的语言手段所显示出来的某种风范和格调。
秘书语言艺术的风格主要指的是口头语言风格。语言风格存在于具体的语言交际活动中，受特定的交际场合、交际目的支配和制约。
（二）秘书语言风格的基本特征
秘书语言风格是非常丰富的，但总的特征是平实、庄重和严谨，有一种“秘书味道”。
1、平实是指语言表达准确平易，质朴无华，显得厚实又大方。语言特点：不用或少用华丽的辞藻，不用或少用比喻、比拟、夸张等描绘式的修辞，用平易朴实的语言叙事、写景、析理。
在秘书语体中，平实是最显著的风格特征。
怎样培养秘书语言的平实风格：
（1）说真话，不说假话、空话、大话
说实话是秘书语言表达的生命。
（2）多用群众的语言
（3）谨防贫乏单调，没有文采。
平实决不是贫乏、单调和呆板，而是一种化境，是“返朴归真”。“凡文字，每小时须令气象峥嵘，新色绚烂，渐老渐熟，乃造平淡。其实不是平淡，乃绚烂之极也。”
2、庄重是指语言端庄、严肃。语言特点：不用或少用俗语、惯用语、谚语以及口语色彩和形象色彩很浓的词语，不用或少用夸张、双关、委婉等修辞。
庄重不是刻板、缺乏生气，而是要与身份、交际场合、交际目的和交际内容相适应，不刻意追求幽默、诙谐，不流于油滑。
3、严谨是强调语言形式上的严密周到和表达内容上的内在联系。严谨不是拘谨，不是陈词滥调。
二、语言风格形成的制约因素
（一）特殊的角色关系
在秘书语言交际中，与交际对象主要是权势关系。交际双方的不平等决定了相互之间往往有着特殊的语言礼仪和规范。特殊的角色关系决定了秘书语言必须平实、庄重和严谨。
（二）特殊的交际目的
秘书语言交际的目的是为了完成秘书工作，实现秘书职能。秘书工作的内容很广泛，文字、信息、协调、信访、会务等等。秘书基本职能包括辅助政务和处理事务。一般职能包括协助管理、沟通信息、协调关系、保守秘密等。秘书工作和职能的性质决定秘书语言的交际目的，要达到这样的交际目的，语言表达必须平实、庄重和严谨。
（三）特殊的交际内容
秘书语言的交际内容带有党务、政务性和事务性，这也决定了语言表达必须平实、庄重和严谨。（四）特殊的交际场合
秘书语言的交际场合一般为正式的办公场所，不同与日常交际场合，显得更加正规、庄重和严肃。这种特殊的交际场合要求秘书语言表达必须与之协调一致。
三、秘书语言风格的基本要求
秘书语言平实、庄重和严谨的风格特征对语言表达提出了几项基本要求。
（一）准确规范
准确性表现为：表达内容即提供的材料和情况的真实可靠；表达形式即选用的语言形式要与内容相符；概念要准确，判断、推理合乎逻辑。
规范性在秘书语言表达中有两个层次的要求：基本是语言文字的规范，即发音、用词造句、用字都要符合相应规范，同时说话要合乎礼仪，书面表达要合乎格式；高层次的规范是风格规范，要与秘书语言的风格特征相适应。
（二）精炼明晰
精炼就是要言简意赅，但不是越少越好，而是该长则长，该短则短。
明晰表现为：观点鲜明，重点和主旨突出；思路清晰，条理、层次分明，结构紧凑；词句意义明确。（三）得体适度
得体就是要恰到好处地表情达意，切合题旨，适合对象和语境。
适度就是运用语言要讲究分寸，尺度准确。
四、秘书语言内部的风格差异
秘书语言在呈现一种总的美学风貌的同时，又由于具体的交际主体、对象、目的、内容、场合和方式的不同，其内部存在着差异。
（一）口语和书面语
（二）口头秘书语言内部：报请性的口语比较严密，条理清晰，逻辑性强，具有客观性、时效性和概括性；协调性的口语具有明显的引导性和受动性，多用假设和条件复句；接待性的口语具有明显的礼节性，多运用态势语；日常事务性的口语具有混杂性和平稳性，多用问答和祈使句，对话比重大。
（三）书面秘书语言内部：公文；资料性；一般事务性
（四）秘书语言的风格差异还表现在不同主体之间，是一种个人言语风格的差异。秘书人员应该在风格基本要求前提下，要注重培养个体语言风格。
文秘人员掌握口语表达的要诀
一、分析自己运用口语的能力
1、是否见人无话可说，还是只对一部分人有话说？
2、是否很难找话题？
3、是否能把自己要表达的用多种方法表达，满足不同场合和对象？
4、能否在不同场合引起别人与你谈话的兴趣？
5、能否保持谈话顺利不中断？
6、能否自然巧妙地改变话题？
7、能否根据对方态度及时调整？
8、是否口齿清楚、声调悦耳？
9、是否喜欢与人争执？
10、是否知道何时结束自己的谈话？
二、听，比说更重要
在口语交际中，总是以听话的人为目标的，说话主体的一切行为都是围绕听话受体进行的，“说”是以“听”为前提的。
在说话过程中，要想争取主动，最重要的一点就是要尽可能多地从对方的谈话中获得自己所需的信息。
聆听的重要性和功能：
1、能使对方感觉受到尊重，是保持感情、建立关系的前提。
2、是洞察心扉的手段，能增多对人的了解。
3、是集思广益、获取信息的保证。
4、可以提高说话者的兴趣，鼓励对方。
如何善于聆听：
1、排除干扰，全神贯注
2、目光始终亲切地望着对方
3、尽量少插话
4、积极主动地以有声语言回应，以态势语言反应。
5、要充分发挥理解力、判断力、概括力，抓住要点。
6、听清字音，区分字意，揣摩言外意。
7、观察非语言信号。
8、不可打断对方，不要轻易陷入争论。
9、不要过多提问，不要匆忙作结论，不要自作主张出主意。
10、不要当面纠错和批驳。
11、要注意忍耐，以免伤害对方自尊。
12、对于带情绪的话不要过分敏感，要努力理解。
三、开口前的思索——对象、场合、时机、心境
（一）明确听话的对象
（二）看清说话的场合（具体的时间、地点、气氛）
（三）选择说话的时机
1、要了解听话者的基本情况，投其所好。
2、对方身心疲惫时决不是时机。
3、在与对方感情和认识上存在差距时，尽可能缩小差距，能接受你意见时再开口。
4、从最终目的考虑，“有言在先”，使对方有心理准备。
5、将结论性的话留到最后时机再说，具有更大主动性。
（四）注意听话者的心境
要善于察言观色，把对方当时心境作为一个前提来考虑。
秘书在进行口语交际时，应将对象、场合、时机、心境作为一个有机整体来看待。
四、重视平时口才的基础训练
运思训练、记忆训练、声音训练、复述训练
秘书的有声语言
一、有声语言的特点
（一）有声性（二）直接性（三）灵活性（四）瞬间性（五）双刃性
二、有声语言的基本要求
（一）语音准确
1、发音准确
（1）发标准音，纠正方音（2）吐音正确，按义定音（3）注意音变
2、推广普通话和运用方言
文秘人员在特殊场合使用方言也是必要的。
（二）词汇丰富
（三）语言流利
（四）清亮圆润
1、既取决于发音器官的先天条件，又取决于后天有意识的训练。
2、说话不能只用一个基调，而应变化有致。
3、说话的声音要有力耐久。
三、充分发挥副语言的辅助作用
副语言又称“类语言”。表现为两种类型：
一是伴随有声语言而出现的语音特征，如语调、语速、重音以及特殊的语音停歇；
二是表意的功能性发声，如笑声、哭声、叹息、呻吟、咳嗽以及惊慌发出的叫喊等。
（一）语调
是指一句话里能够表达说话人的态度或感情的一种语流调子，主要是由声音的高低变化形成的，通常表现在句尾，又称句调。
1、平调：平直舒缓，适用于叙述、说明中表示思索、冷淡、肃穆、迟疑等感情
2、升调：由平而高，一般用在还没有完全说完的句子上，让对方注意下面还有话，也用于疑问、反诘、呼唤、警示、号召或激动时
3、降调：由高到低，末字低而短，一般用在已说完的句子，表示感叹、坚决、自信、请求或心情较沉重时
4、曲调：先降后升或先升后降，用来表示特殊的感情，如讽刺、反语、夸张、幽默、双关等
同一句话用不同的语调说，不但感情色彩起变化，而且句子的意思也可能起变化。
复杂的单句或复句整体上只能是一个语调，但其内部也有小的变化。一般说来，第一个停顿的地方多用升调，表示意思没完，吸引听众听后面的话。
作为秘书，在处理说话的语调时，首先要力求准确恰当、自然协调；其次除依据语境确定一个基调外，还应视说话的内容和情感的发展而有所变化，做到抑扬顿挫、声情并茂；最后秘书要处惊不乱，遇到意外情况切不可让语调有不正常的变化而导致谈话失败。
（二）语速
语流的速度，即说话音节的长短和整个口语表达进展的快慢。
语速同人的年龄、民族语言特点、个人用语习惯等有关。
语速的快慢是由说话内容和说话人的思想感情的变化所决定的，直接影响语言交际的效能。
快速一般用在表示紧张、激动、欢畅、惊惧的感情，或者是叙述急剧变化的事情。
慢速表达沉重、悲痛的感情，或者叙述平静、庄重的情况。
中速用于表示感情色彩没多大变化的时候，或者是一般的记叙、议论和说明。
秘书应根据说话场合、内容、对象而采取相应的语速。一般使用中速，处理紧急公务、突发事故用快速，表达慰问、哀悼用慢速。
（三）重音
重音在说话中起强调重点、加重语气、突出情感的作用。一般可以分为语法重音和逻辑重音。
语法重音是句子中根据句子的语法成分而确定的重音。谓语中的主要动词，表示性状或程度的状语，表示结果或程度的补语，表示疑问或指示的代词通常读重音。
逻辑重音是指为了突出句子中的某种意思或强调某种感情而确定的重音。逻辑重音由说话人根据需要而确定，主要是揭示句子中内在的含义和感情。
秘书在语言实践中应根据具体语境，把握好重音的技巧，准确地表达出每句话的真正内涵，使听话者能由外部语言形式而领会内在语言的确切含义。
例如：“请你抓紧校对这份文稿”
（四）停顿
停顿是音节间的间歇。它既是生理的需要，也是表情达意的需要。停顿分为语法停顿和逻辑停顿。
语法停顿与生理有关，位置是在语法成分之间，大的停顿一般用标点符号隔开。语法停顿的原则是不能产生歧义。停顿的位置要符合语义，符合结构规律，符合习惯。
逻辑停顿不是为了生理的需要，而是为了突出某一事物，强调某一观点，表达某种感情而作的停顿。
文秘人员一定要掌握好停顿的技巧，恰如其分地进行自我调节，明确表达意义和情感，还应善于运用停顿来表达言外之意，传达出比有声语言更多的东西。
（五）笑声
笑声、哭声、叹息、呻吟、咳嗽以及惊慌发出的叫喊等都是人类的功能性发声，是“人化”了的具有社会性内容的表达情感的方式，是一种有意识、有理智的信号。
笑声能承载语言交际信息，伴随有声语言的出现可以使意义更加明白，使说话人的情感表白更加丰满细腻。
人的笑声千姿百态，不仅有程度上的差异，也有功能上的区别。各种笑声的含义大多是多元的，要依据具体语言环境，结合有声语言的内容才能确切地加以辨析和理解。
文秘人员在语言实贱中应根据不同情况，恰当运用笑声，以加强语言的表达效果。运用笑声要看场合和对象，是内心情感的自然流露。
四、有声语言表达的常见毛病及纠正
（一）吐字模糊，含混不清
要学习语音学相关知识，掌握正确方法；学好汉语拼音，讲好普通话；适当放慢语速，提高音量，防止漏气；克服精神障碍，增强自信，消除紧张、怯场的心理。
（二）说话口吃
运用科学方法进行语言缺陷矫正；消除心理压力，正视现实，主动加强与人交往；由简至繁加强发音练习，由字词句到读稿、脱稿到与人交谈；稳定情绪，用吸气和态势语言等辅助手段来减轻和矫正。（三）重复罗嗦
充分准备再说话；努力缩短想和说的距离，加强语言简化训练，提高概括能力；重视口语表达的连贯性和整体感，克服口头禅；善于区分表达中重复和罗嗦的不同性质。
（四）语无伦次，支离破碎
加强逻辑运思训练；学习掌握汉语语法知识，使说话符合规范；对材料善于分类归纳，形成主次“提纲”；严密说话结构，上下贯通，完整统一。
（五）信口开河
坚持讲政治，提高自身素质；遵守职业道德，把好嘴巴关；分清对象、场合，“三思而后行”；研习熟悉各种说话技巧，张口即用，恰到好处。
（六）形象欠佳，失礼失态
认识到自身形象与单位形象的密切联系；养成文明礼貌习惯，提高思想文化素养；学习社交礼仪，运用于工作实践；注重体态、仪容、表情，热情大方。
秘书书面语言
一、秘书语言书面表达的基本特征
（一）以说明为主要表达方式
（二）准确性
1、对党和国家的方针、政策、法律、法规以及有关规定的理解要准确。
2、撰写公文要完整、准确地体
现领导机关的意图3、情况要准确4、使用的文种要准确5、用词要准确6、人名、地名、时间、简缩要准确7、引文要准确8、标点符要准确9、句子的成分搭配要准确10、叙述、说明周全而无遗漏
（三）简洁性
1、不写与主题无关的空话、废话
2、详略得当
3、尽量用概括性强、简洁明快的词语
4、尽量多用短句（四）庄重性
二、秘书语言书面表达的用语特点
（一）必须运用规范的书面语言（二）词语的意义要精确
（三）大量运用专用词语和文言词语
（四）经常运用由“关于”、“对于”、“对”、“已”、“已经”、“自……起”等词组成的介词短语
（五）较多地运用“的”字短语（六）较多地运用联合短语
三、秘书语言书面表达的语法特点
（一）从单句的类型看，主要用陈述句和祈使句（二）从复句的类型看，主要用目的复句、并列复句和选择复句。（三）从句型看，主要用主谓句
四、秘书语言书面表达的修辞特点
（一）坚持“立诚”的原则（二）用词朴素、贴切（三）造句自然、妥帖
1、造句应遵循的基本原则
（1）句法结构的原则（2）语义原则（3）习惯原则
2、句式的选择要恰当
（1）受上下文的制约（2）受文体的制约
（四）结构细致、严密
五、秘书语言书面表达的逻辑特点
（一）概念准确
1、较多地运用定义法对概念进行界定
2、较多地运用划分法来明确概念的外延
3、较多地运用限制法和概括法来明确概念
（二）灵活多样的判断形式
1、较多运用全称判断
2、联言判断的多种语言表达形式
3、灵活多样地运用选言判断
（三）严密的推理网络
1、大部分公文标题中的事由一般是总论题
2、公文中所用的论证方式主要是演绎论证和直接论证
练习：
一、下列句子语序不当，改正。
1、作为教育的上层建筑是为一定阶级服务的。
2、里屋北院上房，我们老两口住。
3、黄帝、神农都是夏朝以前传说中的帝王。
4、我们必须有自己的、又红又专的一支技术骨干队伍。
5、他的白胡子很长，一直从下巴拖到地上。
二、指出并纠正句子中“多余”的成分。
1、本市今年第一起交通肇事案宣布告破。
2、批发市场欢迎大家前来光临惠顾。
3、他不愧为是优秀共产党员。
4、我们节目开播以来，我们得到了广大观众对我们的热情支持。
5、他出身于一个书香门第的家庭。
三、指出句子中残缺成分，改正。
1、下午三时，人文学院和财经学院篮球友谊赛。
2、对于文秘专业的学生，今后要当秘书，学点古今汉语知识，学点中外文学很有必要。
3、我们必须打破老一套的墨守成规，而以大胆的革命创新精神来进行。
4、我们自从听了兄弟单位介绍的先进经验以后，我们车间的生产面貌大大地改变了。
5、领导和辅导员的热情关怀，使我感到不再想家了。
四、以自己熟悉或心仪的公司行政助理（秘书）为岗位意向，写一封自荐信。
秘书的态势语言
一、态势语言的含义及其特点
指说话主体以表情、手势、体态等为载体的信息交流活动，是一种伴随着自然有声语言为实现其交际功能的辅助性无声语言，又称“人体语言”、“动作语言”、“行为语”、“体态语”等。
态势语言主要有以下特点：
1、广泛性
2、直观性：直接诉诸于人的视觉器官，形象直观性。
3、对应性：说话者与听话者双向交流，信息反馈才能达到交际的目的。
4、依存性：表意的多样性决定了它对有声语言和具体语言环境的依存性。除此之外，它还必须与一定的时代特征、民族心理、地域风尚相适应。
二、态势语言的作用
（一）人类表情达意的重要手段
1、能增加有声语言的表现力，使语言更加生动形象。
2、使表意更加明确
3、增加感情的传达
4、能表露真情实意
5、能相互反馈信息
（二）能体现人的气质和风度，塑造美好形象
三、表情语言的选择和运用
指人的面部表情，由脸色的变化，面部肌肉的收缩扩展以及头、眼、眉、鼻、嘴的动作所组成，是态势语言中最重要的一种。
头的动作变化及其含义脸色的变化及其含义
眼神的变化及其含义。眼神在面部表情中最富有表现力。秘书人员了解眼神的含义和掌握正确运用眼神的方法是非常重要的。
首先，要敢于正视对方。、第二，要想办法控制对方的眼神
第三，要根据不同的目的，不同的场合确定注视的位置。谈正事的注视：对方眼睛上部前额三角区；社交的注视：对方眼睛和嘴之间三角区；亲密的注视：眼睛和胸部之间。
运用眼神的方法还有点视、对视、虚视、环视。
嘴的动作变化及其含义
微笑是最能赢得人心的表情。秘书人员应该掌握和运用微笑，要真诚自然、适度得体。
无表情状态
四、动作语言的选择及其运用
动作语言包括手的动作、腿的动作，其中手的动作是传情达意最活跃最有力的手段。
动作按表达的意义来分可分为防御性动作和开放性动作；显示优越性的动作和表示顺服的动作。
防御性动作表达了人的紧张和不安，如双手交叉放在胸前或腹前，同时配合双腿交叉的姿势。
开放性动作表示真诚、坦率、无恶意、愿意合作的意思。主要特点是全身放松，摊开双掌。
显示优越性的动作特点是抬起下巴，身体后仰；双手背后互握，如双手在前，则尽量展示拇指。
表示顺服的动作是身体前倾，膝盖微屈，摊开双掌。
手势的分类，按表达功能可分为情绪性、模拟性、指示性和象征性手势。
情绪性手势用来表示说话人的某种思想感情或态度，可以使人内心情感表面化、具体化、形象化。
模拟性手势用来模拟人或物的形状、大小、高矮、长短等特征。
指示性手势用来指示某种具体对象，可使表达更简洁明确。
象征性手势用某些人们共同认可的手势来表示某种抽象意思，往往是约定俗成，带有区域性的。
按活动区域可分为上区、中区和下区手势。
肩部以上的手部动作叫上区手势，一般表达肯定、赞许或兴奋、激昂的情绪；
肩部以下，腰部以上的手势叫中区手势，多表示平静、亲切感情，如模拟性、指示性手势；
手的动作完成时最后停留在腰部以下的为下区手势，多表达厌恶、否定的感情。
从文秘工作出发，尤其要把握好握手、鼓掌和致意三种手势语言。
手势语言运用是否恰当自然，关系到文秘人员自身形象。文秘人员要在实践中不断加强修养，克服一些手势语言的弊病和不良习惯，做到自然优雅、恰当准确，因人、因地制宜，这样，才能发挥手势语言传情达意的功用，增强说话的效果。
五、体态语言的选择和运用
指利用人体姿态及其变化来表情达意的人体语言，包括站姿、坐姿、蹲姿、卧姿、步姿。
体态语言是表情达意的重要手段，有时是不自觉的，即人们的心理情绪及其变化在体姿的造型与变化中会自然流露出来。
体姿语言也是展示人的风采，塑造自我形象的一种重要手段。
站姿：自信型、谦恭型、随意型
好的站姿最主要的特点是“正”，“站如松”。
坐姿：自信型、谦恭型、随意型
步姿：自然型、礼仪型、庄重型、自信型
文秘人员在交往活动中应根据不同的场合、环境选用恰当的体姿语言。
与体姿语言密切相关的“距离语言”。同其他态势语言一样，交谈双方所占据空间的距离及其变化，同样可辅助有声语言表情达意，传递信息，起交际的作用。
亲密距离：距离在半米以内，两人可以互相接触，能感受到对方的气息。这是家庭成员以及非常亲密的朋友之间的距离。
个人距离：约一米左右，两人伸手可以互相接触但不能轻易触摸到对方身体。这是同事、同学、朋友在非正式场合互相交往的区域。
社交距离：相隔一至两米，彼此认识但关系比较疏远的人交谈的距离。多用于正式场合，显示尊重和礼貌。
公众距离：一般较远，多用于演讲或正式公开讲话。
秘书人员在人际交往中要根据不同的对象不同的场合选用不同的距离。
秘书人员除了准确地理解态势语言外，还要正确地使用，做到：适切、简练、协调、自然、真诚。
适切：要于表情达意适切，要与自己身份、所处场合等适切。简练：不能过多，适可而止。
协调：综合运用，几种态势语言的表情达意应该一致。自然：不夸张，不做作。
真诚：是运用好态势语言的关键。态势语言是内心情感与性格、教养等的自然流露，情动于衷而形于外。要培养高尚的情操，要有宽厚的性格，要有较高的文化素养，内心世界美好了，态势语言才能美好。
学习态势语言除了看书，主要从实践中学习。
加强秘书语言修养
一、加强秘书综合素质的修养
（一）理论修养
能否写好公文一类的应用文，与作者的马克思主义理论水平和思想政治水平的高下有着十分密切的关系。
作者的理论水平越高，观察分析问题的能力就越强，对方针、政策的理解就越深刻，对搜集来的材料进行分析综合、整理加工就越得心应手，对语言的驾驭能力就越娴熟。
（二）思想道德修养
语言是思想的外衣，作者的思想、胆识、气质、思维品质等都是借助语言这个工具表达出来的。
秘书是公民，应该具有社会主义、共产主义思想道德。秘书又是领导的参谋，在一定的场合，可以为领导代言，秘书的形象直接影响领导的形象，甚至影响整个机关单位的形象，秘书就更应该加强思想道德的修养。
（三）文化业务修养
秘书接触各行各业，必须具有广博的知识，才能胜任工作。秘书应成为专才中的通才，秘书运用语言的魅力来自思维的灵活、学识的丰富。秘书也应是通才中的专才，除广泛涉猎多方面的知识外，必须精通本行业的业务。
二、加强秘书语言修养的方法
（一）善于学习
1、要向人民群众学习语言
2、要从外国语言中吸收我们所需要的成分
3、要学习古人语言中有生命的东西（二）积累
1、从手段看，可分为大脑记忆和笔录，应以笔录为主。
2、从方法看，可以分为集中积累和分类积累（三）善于研究
1、从所属领域进行研究，可分为宏观研究和微观研究
2、从研究方法分类，可分为单一问题研究和比较研究
（四）运用
1、不同的文种有不同的语言要求
2、不同的对象有不同的语言要求
3、不同的场合有不同的语言要求
秘书接待语言艺术
一、秘书与接待
在接待工作中，秘书肩负着双重任务：一方面，为领导挡驾，处理部分接待事宜，或为领导直接接待做辅助工作；另一方面，招待来宾，为其实现来访目的提供服务，使其满意而归。
（一）接待的范围和形式
接待工作有各种形式，如来访接待、开会接待、电话接待等。从客人来访的方式来说，分为有准备的接待（事先约定）和无准备的接待（即时接待）。
（二）接待工作的作用
1、窗口作用
所谓“窗口”指机关单位的代表和先到之处。秘书往往代表单位的主人，是客人第一个见到，最后一个告别的人。秘书的言行举止、办事作风和效果，客人会给予评价，某种意义上，秘书是单位的“商标”。
2、挡驾作用
来访者要求，秘书可以直接处理或转相关业务部门处理的，避免引见领导；非接见不可，可根据内容的轻重缓急报请领导同意，安排时间；不愿接见的，要婉言谢绝；纠缠不清的，要代为解围。
（三）接待工作的原则
热情欢迎、平易亲切、安排周到；重内容、讲实效；按政策、规章制度办事，决不自行其事；讲究文明、注意礼仪；坚持内外有别，保守机密；节约时间，提高接待质量和效率。
二、接待语言的基本要求
（一）笑脸相迎，以礼相待（二）坚持原则，随机应变（三）记住姓名，称呼得体
三、迎来送往的语言技巧
（一）接站
注意细节：研究客人情况；准备标牌；提前到站；接到后，首先自我介绍；上车后，介绍、询问活动安排；送至下榻处，告之联系方式。（二）介绍（三）握手
注意眼神和姿势，选择适宜的“握手语”。
1、问候型
2、祝贺型
3、关心型
4、欢迎型
5、致谦型
6、祝福型
（四）送客
四、宴请招待的语言技巧
（一）致辞
开头部分，称谓及欢迎或感谢之类的话语，表达致辞人的感情；主体部分，说明来访的意义、作用或叙述主客双方的交往和友谊；结尾，对来访良好的祝愿。
宴会致辞要强调语气的热情、友好和礼貌；语言要简洁明快。
（二）交谈
要引导客人愉快地参与交谈，巧妙地选择话题。
（三）即席发言
接到宴会邀请时，应有准备。一旦被邀请，选择熟悉的话题，也可以从别人的发言中寻找话题。注意话题的范围与深浅，除少数庄重肃穆的场合，一般应庄谐结合，营造轻松愉快的氛围。
文秘人员要注重仪表、风度和说话技巧，有意识地锻炼即席发言的能力。
五、参观解说的语言技巧
陪客参观是本单位树立形象、自我推销、与来客联络感情、交流经验的大好时机。文秘人员要做一定的准备工作。
参观对象一般有两类：操作现场；外部环境、风景名胜，无论哪一种都需要陪同解说。
解说一般两种类型：
1、先讲后看
解说关键在于语言的简洁。参观以看为主，解说要求“简”、“准”，常用方法为列举数据和纵横对比。
2、看讲结合
要注意语言的引导、点拨作用，做到有声语言和态势语言的灵活结合，使参观者视觉、听觉甚至触觉同时起作用。
参观活动结束要征求客人对工作的意见、建议，如条件允许，可适当赠送纪念品。
文秘人员做好参观解说工作，首先要熟悉本单位业务，其次要热情大方、谦虚有礼，再次要机动灵活、善于应变。
六、答记者问的语言技巧
对来访的记者，文秘人员要热情接待，表现出乐意帮忙的姿态。作为一种特殊的交际方式，在语言运用上有一些特殊要求：
（一）对“话题”多变、问话内容广泛性的适应能力。
（二）对突发问题迅速、及时的鉴别作答能力。
1、直言相告
2、正面驳斥
3、巧予闪避即避开正面回答，主要特点就是调换概念，既有联系但又不相同。
4、无效回答就是推委、搪塞，做非实质性的回答。
有效性无效回答，表面没有直接回答，实际已有内涵。
纯无效回答，答话中找不到任何答案。可以有两种方法：回以自解但不授人以柄；诱导别人自我否定。
秘书社交语言
一、文秘人员与社交
（一）文秘人员社交的主要特点
文秘人员的社交可分为公务交往和私人交往。公务交往指出于工作需要，与特定的对象之间相互交往的过程。如汇报、接待、洽谈、调查、调解、谈判等都属公务交往的范围。
文秘人员公务交往的主要特点：
1、较多的是角色性的交往接触，文秘人员的社交应酬不是单纯的“礼尚往来”，而是树立和维护本单位良好形象的一种手段。
2、交往讲究方式、程序、规格和礼节。
（二）文秘人员社交的主要作用
1、获取信息
2、协调沟通
秘书部门处于联系上下、协调内外的枢纽位置，文秘人员通过成功的社交可以使本单位同各方协调沟通、广结良缘。
3、搞好服务
文秘人员在社交中，一方面积极为领导服务，减轻领导社交应酬等工作负荷，另一方面通过社交，更多了解熟悉情况，为提高自身工作效率创造条件。
二、社交语言的基本要求
（一）言之有礼
文秘人员在社交中要得体地使用礼貌语言，给对方良好的印象，使双方感情很快融合。
除了基本礼貌用语，还应注意：
1、以诚为本
2、以谦为怀
3、以和为贵
在坚持原则维护大局的基础上，交际场合讲话要有利于增进团结。即使有分歧也要善于忍让，求同存异。
（二）言之有的
1、紧扣中心
文秘人员的交往，无论是接待来访、工作洽谈还是社交应酬，一般均有一定的目的和安排。文秘人员要明确自己在其中应完成的主要使命，明确站在什么角度，持什么态度，把握和采取什么策略来对待相关活动并确定自己说话的内容、方法、技巧，做到言之有的、有理、有据、有序。
2、因人施语
交际性讲话要达到既定目的，就要有的放矢、因人施语，要根据对方的年龄、性别、职业、地位、文化程度、性格脾性等实际情况，有针对性地采取不同的说话方式和技巧。
（三）言之有度
1、适时就是讲在该讲时，止在该止处。
2、适量指社交场合说话的多少长短适宜，也指说话的音量适宜。
3、适当指讲话时掌握分寸、言谈得体。
三、接近与应酬的语言技巧
（一）言语接近的桥梁——接近的技巧
1、寒暄
它是人际交往的第一个环节，也是通往人际友善的桥梁。话虽不多，但一方面能给对方留下初步的良好印象，缩短彼此的感情距离，创造交际的和谐气氛；另一方面得体的寒暄可以成为交际活动的起点，为进一步的话题找到突破口。
2、介绍
3、寻找进一步话题的突破口
最有效的方式是以自己热心的行动来赢得对方的好感，从而打开对方的话匣子。
（二）广结良缘——说好应酬话
最常用的应酬话有：见面话、客气话、关心话、道谢话、道歉话、勉励话、赞美话、告别话等。四、说服和劝导的语言技巧
（一）使人信服你的技巧——说服
说服就是用理由充分的话使对方心服，从而影响他的信仰、价值观、态度或行为。“说服”既是一门语言艺术，也是一门心理学的学问。
1、晓之以理
说服对方时，以“理”来沟通思想和认识。应该注意说理的态度和方法，更应注意理的真理性、通俗性、现实性和逻辑性。
2、动之以情
就是用平等的态度，用关心爱护对方的真挚感情去打动对方，由情入理，通情才能达理，寓理于情，做到情理交融。
3、衡之以利利用人的趋利避害心理，从正面剖析利弊得失，讲清利害关系。
4、垂之以范
榜样的力量，人格的力量，会使被说服者对你产生向心力、崇敬感、信任度，就容易对你的意见愉快信从。
（二）点燃他人的上进心——劝导
劝导就是劝说与开导，技巧与说服是相通和一致的，强调以下几点：
1、谈问题要对准要害
2、讲道理要具体实在
劝导需要坚持真话实说；坚持讲两面理；坚持精雕细刻，不搞形式主义。
3、态度要恳切和蔼
劝导要绝对避免教训人。
五、赞美与批评的语言技巧
（一）说好赞美话
被人喜欢、受人赞扬、得人尊重，都是人的高级需要。文秘人员在社交中能适时地给予别人真诚的赞扬和夸奖，别人会感到喜悦、兴奋，从而与你亲近、友好，这是人际关系交往中的互酬性。
1、赞美要真心实意
2、赞美要实在具体
应该注意从具体的事情入手，善于发现别人哪怕是最微小的优点、长处、不失时机地予以赞美。
3、赞美要合乎时宜
赞美效果如何，还需相机行事，适时而为。
4、赞美要因人而宜
5、赞美要“雪中送炭”
秘书需具备的秘书基础知识 指出下面文书中哪些属于行政公文，事务文书与商务文书。 1、行政公文 是在指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的主要工具，（通常被称为通用公文，在经济、司法、企业、商务、科技等各行各业的日常工作中常用） 共有13种行政公文： 命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要。（决议属党委机关专用） 共有事务文书如下： 传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记要、计划、总结、述取报告、讲话稿、（这是机关、单位、团体和个人为处理日常事务所用公文）。 共有商务文书如下： 这是机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书，意白书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。 二、根据下面内容，拟人写一份公文，要求具有眉首、主体、版记。公文正文可略写。2006年6月30日，海天电器集团就做好安全保卫工作事宜，给各公司下发了通知。发文字号是海天电[2006]79号。（注：我们要写的公文是一份通用公文也属于行政公文。 文种是通知。 通用公文的格式要素为（1）眉首、（2）主体、（3）版记三个部分。红色反线以上的个要素统称为眉首；红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素统称为主体；主题词以下的各要素统称为版记。 1、眉首的各要素：（1）公文份数序号（2）秘密等级（3）保密期限（4）紧急程度（5）发文机关标识（6）发文字号（7）签发人（8）线色反线 2、主体的各要素：（1）公文标题（2）主送机关（3）正文（4）附件 （5）成文日期（6）印章和附注等 3、版记的各要素：（1）主题词（2）抄送机关（3）印发机关（4）印发日期 （5）版记中的反线等 因此该公文的格式应为：
秘书会务工作的主要内容：答：秘书办会即会务工作的内容十分纷繁，主要包括：（1）会前筹备：会前筹备工作主要包括领导确定会议目的、议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领导审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组织机构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的与会名单送发会议通知，准备会议文件，布置会场，按会议讨论要求将与会编组，指定会议代表证、工作人员证件及其他证件，根据与会者特征安排其会议期间的住宿和接站车辆。（2）会间事务：会间的工作主要包括：会场签到，会间制度，会议记录，会议简报，会议选举，会议总结，后勤保障等。（3）会后工作： 会后工作主要包括：草拟和印发会议纪要，以记载和传达会议的主要精神；清理会议文件；组织会议代表离会，为其提供各种方便；搞好宣传报道，扩大和传播会议影响；会议工作总结；会后催办工作。（342字）论述题：1秘书的角色辅助可分为哪几个阶段？答：（1）决策准备阶段从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协助领导者做好以下工作：1）此决策是否应该作出。2）此决策是否必须作出。3）此决策应何时作出。4）此项决策依据的信息是否全面、真实、充分。5）此项决策的目的、意义和影响是什么。6）对此项决策应提出什么建议。（2）决策形成阶段在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道；1）可进行创新思维，设计新的方按供决策者选择。2）可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案。3）可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策中去。4）可带着各套初选方案到有关部分和群众中去征求意见，并根据各方的意见进行修改。5）对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，到基层景象能够小规模实验、蹲点探索，取得成功经验后，在有点到面地进行推广。6）对各种供选择的方案惊醒一一对应的比较，比较其投入和产出效益，比较其风险值和效益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受性等。（3）决策实施阶段在决策实施过程中，迷失的参谋智能辅助具有独特的作用，它贯穿决策实施的全过程：1）对谋求认同的辅助。2）对纠正偏差的辅助。3）对行为失范的辅助。4）对克服重大失误的辅助。5）对克服运行失调的辅助。6）弥补决策疏漏的辅助。7）对适应环境变化的辅助。8）对发现机遇的辅助。（576字）2秘书如何把握思维节奏？答：（1）秘书与领导思维同步秘书是为领导工作服务的，秘书与领导思维同步，也就是说，领导想要开展的工作，秘书应该立即想到，并围绕领导的意图，迅速展开，作好铺垫、服务和辅助工作，具体体现为：1）反映在外部环境变化的关注点上。2）反映在思维的时间节奏上。3）反映在思维的空间节奏上。4）反映在思维的张弛的变化节奏上。（2）秘书加快节奏的超前思维迷失与领导思维总体上同步的基础上，在某些特殊而且必要的情况下，为了做好领导工作的铺垫，需要秘书加快思维节奏，进行超前思维，一般需要抓住以下环节：1）新旧工作交替之时，秘书进行超前思维，为领导新工作展开作好准备工作。2）抓住领导工作的周期性，提前做好下一个周期的准备工作。3）工作进程中出现新问题时，秘书要加快思维节奏，做好解决问题的前期准备工作。4）在领导进行决策前，发挥超前思维，为领导决策做好准备工作。5）在召开重要会议前，秘书应发挥超前思维，做好各项工作的筹备，保证会议顺利的进行。（3）秘书放缓节奏的继后思维秘书的继后思维是与超前思维相对应、相匹配的，继后思维一般要抓住以下环节：1）每当一项工作即将结束时，秘书思维继后，起到查缺补漏的作用。2）每当一项新的决策制订前，秘书思维继后，进行相应的调整和补充，确保决策顺利作出。3）每当一个会议结束后，秘书思维继后，对会务工作整体把握，确保会议取得预期的效果。4）每当领导者接待重要客人、进行重要会谈、处理重要事务和公务出差之后，秘书思维继后，处理后续事务，整理有关资料，以保持工作的连续性等等。（642字）3秘书如何选择思维的角度？ 答：（1）秘书的本位思维：秘书的工作时间中，其工作思维活动立足点，首先因该是如何有效地辅助和服务于领导工作，如何有利于提高领导工作效率，也就是说，秘书在工作中思考问题的动机，思考问题的价值观念，应该是如何通过自身的智能工作更好地协助领导工作，
汉语称谓语的使用方法及面临的问题 内容摘要：汉语称谓语分为两大子系统：亲属称谓语与社会称谓语。本文试图分析这两大系统内的泛化缺环现象、使用方法、交际策略及面临的问题。本文研究的是现代汉语。关键词：汉语称谓语；泛化；缺环；使用方法；问题 在当今社会生活中，恰当的称谓语能够使交际顺利进行，而不恰当的称谓语则会使本人和对方感到尴尬，严重时会造成交际的失败。近年来，关于汉语称谓语的研究已经引起了许多学者，尤其是社会语言学家的重视，大量的著作对称谓语所反映的社会现象进行过深入细致的研究，但对汉语称谓的使用方法及面临的问题说明不多，本文写作的目的就是阐述这种语言现象及问题。 汉语称谓语分为两大子系统：亲属称谓语与社会称谓语。本文将论述二者的使用方法及面临的问题。 一、亲属称谓语的使用方法 汉语亲属称谓可谓是名目繁多，复杂多样。汉语亲属称谓的语义功能非常细致，可以用来区分直系与旁系、血亲与姻亲、近亲与远亲、长辈与晚辈、已婚与未婚、年长与年幼、男性与女性、甚至生存与死亡等。 随着社会经济的发展，人们的活动范围不断扩大，为了满足交际的需要，汉语称谓语有逐渐泛化的趋势。在阐述称谓语泛化之前，我们首先要澄清这样一个事实，即语言的模糊性。语言的模糊性是普通的客观存在。语言的模糊性同语言的含混性不是一回事。人们在社会交际中常常要消除语言的含混性，力图提高语言的精确性，还要减少某些模糊性。但实际上，在人与人的交往中，特别是在社会生活中，却要承认这种模糊性。在很多情况下，不但不能消除这种模糊性，还要利用这种模糊性。而称谓语的泛化即利用了语言的模糊性。潘攀是这样对亲属称谓的泛化下定义的：用亲属称谓称呼非亲属成员。如小孩称年老长辈为“老爷爷”，即使他们之间并无血缘关系。这与Grice合作原则中“质”的准则不符，即不真实但却符合汉文化人际交往时注重“情”的准则，对人热情关心和自谦尊人。称谓语的泛化利用语言的模糊性达到了促进交际的目的。如“叔叔”、“阿姨”、“大叔”、“大婶”、“大爷”、“大娘”，还有“解放军叔叔”、“大姐”、“大妈”等亲切的称呼。亲属称谓还可以泛化衍生出一批社会称谓词语，如“打工妹”、“空姐”、“的哥”、“军嫂”等，甚至扩大到非人称的事物，如“老天爷”、“母校”、“母语”、“太阳公公”等等。
秘书工作的性质特点 【(一)秘书的根本性质——辅助性】 辅助性是秘书部门天生的属性 辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求 辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的 【(二)秘书工作的特征】 与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征： 1、中介性 秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。 2、直接性 秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上 3、全面性 是体现在职能辅助的全面性上 是体现在过程辅助的全面性上 4、服务性 人们把秘书工作比喻为"上管天文地理，下管鸡毛蒜皮"，把秘书工作说成"没大没小，没完没了"。 5、被动性 秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。 秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。
6、潜隐性 秘书工作的潜隐性表现在三个方面： 活动名义的假借性 活动过程的幕后性 劳动成果的潜在性 7、机密性 关于这点，我们将在后面具体阐述。 【(一)秘书的职业特征】 服务的直接性和稳定性 知识化和专业化 年轻化和女性化 【(二)秘书日益成为现代社会急需的软人才】 秘书是"软人才"中的代表之一。 秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。 秘书的工作内容 【(一)秘书的职能】 1、辅助决策 (1)辅助决策的含义：在决策过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 (2)辅助决策的特征：体现在以下几个方面： 辅助内容的综合性
六言善言和慎言巧言和信言美言和礼言文秘语言艺术的基本原则一、标准规范词汇规范、语法规范二、词简意达选词准确、无歧义、言简三、诚恳热情四、场合语境五、灵活多变语言艺术的实施一、有声语言艺术体现情感性讲究预设性考虑对象性二、无声语言艺术表情稳重、谦和、坦率服饰健康、端庄、潇洒语言艺术―模糊语一、文学作品中模糊语的运用二、日常生活中模糊语的运用三、公文法令中模糊语的运用四、外交活动中模糊语的运用语言艺术―委婉语一、避凶求吉的功能二、以礼相待的功能三、忌俗趋雅的功能关于挡驾语什么是挡驾语挡驾是秘书人员为保证领导集中精力想大事抓大事，对领导日常工作中无关紧要或关系不大的人和事进行鉴别和剔除的一种把关性措施。例句：在挡驾开始时说句“请原谅，老总刚巧不在，有什么事，我可以帮您转达的吗？”在挡驾进行中，一句“请放心，您的要求，我一定转告领导，尽快给您答复。”关于挡驾语挡驾语的形式：热情式“您好，老总正在外地出差，请问我有什么可以帮助您的？”“对不起，让您久等了，我们领导正在开会，实在抽不出时间来。”冷漠式秘书：“这类问题不归我们领导管。”来访者：“那我要去哪里才可以解决呢？”秘书：“不知道。”粗暴式一批施工人员上门找经理，要求发放高温补贴。秘书暴躁拍桌子：“就你们这些民工，没有任何思想觉悟，整天为了屁大的事情来这里闹，上面快来检查工作，领导忙得要死，哪有功夫管你们，出去！”挡驾语的词语分析模糊语模糊语就是
外延不确定，内涵不定指的弹性语言。分类： A、词语的模糊一退休老干部，就子女安排工作的事情来找领导，秘书挡驾：“这个是，的确有点难，必须上报批准才行。”一员工为转正的事情，想走捷径，要见经理，秘书挡驾：“领导不在办公室，找人去了。” B、句义模糊一工人相见厂长弄清楚工资近期是否要进行大调整，秘书说：“这事，领导还要研究一下。”挡驾语的词语分析模糊语的特点 A、不确定性会计：“经理在哪？我有几个数据要请他确认一下。”秘书：“在外面，上午不回公司了。” B、不精确性 C、相对性一应聘者上午九点来公司应聘，秘书挡驾：“抱歉，你来晚了，经理刚刚录取了一位了。”挡驾语的词语分析挡驾语作用 A、使语言简练，更切实际有些销售人员经常打着各种幌子来找领导推销产品，秘书挡驾：“领导在忙，请问你有什么重要事情，需要转告吗？” B、可表达含蓄的感情、丰富的内涵一员工因引发工作事故被处理，找领导闹事，严重影响工作秩序。秘书挡驾：“你还敢来找领导闹事，你那个事，领导都已经既往不咎了。”挡驾语的词语分析挡驾语作用 C、可加大语言的伸缩性、巧妙打破僵局年底很多员工来问经理年度评优的结果，秘书挡驾：“大家别心急，结果总会公布的，只要等着看下起的厂报就好了。” D、符合人们交际中的礼貌原则，便于更好地沟通。职工来找经理反映情况，提出意见、建议，秘书：“我们大体上同意您的意见，并会向上级反映。”员工来找领导了解他们申请调动岗位的事情何时可以批准，秘书：“说不准，过几天，可能就会出结果了。”客户打电话来找老总，想知道关于双方合作条件考虑得如何？秘书答
秘书常用英语口语 1. I will send you some brochures, if you are interested. 如果您有兴趣的话，我可以寄给您一些介绍产品的小册子。 2. Can you suggest an alternative? 能否告知您其他方便时间？ 3. As an alternative I wish to propose May 3rd. 另一个方便时间是5月3日。 4. If you are interested we may consider selecting you as our partner.如果贵公司感兴趣，我们可以考虑选择你们作为我们的合作伙伴。 5. I see. But aren't these prices for your domestic customers?t 我明白了。但是这些价格是提供给国内顾客的吗？ 6.Yes, we take note of your comment. Prices depend also on volume. How much quantity do you forecast to sell in the first year?t 好的，我们会注意这一点。价格也会因数量而有所不同，贵公司预计在第一年销售多少数量呢？ 7.Then let us develop together a marketing plan with yearly forecasts o f volume with pricing. 那么，让我们依年度数量预测来共同拟订一个市场销售计划。 Greetings (打招呼) 1、Good morning ,sir(madam) 早上好,先生(小姐) 2、Good afternoon ,ladies and gentlemen 下午好,女士们,先生们. 3、Good evening ,miss Price 晚上好,普莱丝小姐. 4、How are you today ,Mr Brown ? 你今天好吗?布朗先生.
称呼语及其语用功能分析 ◎王瑞敏 (武汉大学文学院湖北?武汉430072) 摘要本文主要论述称呼语及其语用功能问题，顺便提及它与称谓语的关系，以期对称呼语有进一步的认识。关键词称呼称呼语语用功能称谓语 一、称呼语 （一）称呼语的研究历史 在言语交际中，称呼语(又叫称呼，指面称，包括普通名词、专有名词、人称代词等指称方式。)起着指称功能及角色定位作用，界定双方的话语角色关系，为进一步的话语建构规定基本的权利义务关系。按照社会语言学的理论，称呼语的运用应在民族文化的框架内，根据亲疏关系、权势关系、一致关系等不同的人际关系，在特定语境中正确认知角色关系，遵循社会所期望的话语角色的言语行为规范。本文将以称呼语及其语用功能为重点进行分析探讨，以期对称呼语有更明确的认识。 称呼问题的研究早在60年代就引起了社会语言学家的重视。美国语言学家布朗和福特就美国英语中的称呼形式进行了开创性研究；语言学家欧文?特里普以他们的研究为基础，在《称呼的社会语言学规则》一文中列举和分析了称呼选择中诸多可能的制约因素，并以流程图的方式描述了美国西部学术界以及19世纪俄语、依地语、波多黎各语中称呼系统的情况；之后又有学者就英、德、法、俄等西方语言中称呼的使用情况进行了详细的研究；后来美国心理学家罗杰?布朗(1988)认为，称呼的用法与交谈者之间的身份差距及亲疏程度相呼应,即语用分析中的地位原则和亲疏原则。 我国对汉语称呼的研究由来已久，赵元任先生早在50年代就对现代汉语称谓系统进行了详尽地描述；陈原先生在《社会语言学》一书中论及了我国解放后出现的某些新的称呼形式以及产生的新的意义；进入80年代后，我国掀起了称呼系统研究的高潮，诸学者对称呼的类型及使用规则进行了多方位的研究和探讨，祝畹瑾参照欧文?特里普的方法设计了一张汉语称呼系统流程图，并在图中增添了汉语中特有的制约称呼选择的因素。 （二）称呼语与称谓语的区别 有人把称呼语叫做称谓语，但二者是有一定的区别的。 称呼是动态的语言使用中的一种面称。《现代汉语词 典》也对称呼语作了解释：当面招呼用的表示彼此关系的名称，如同志、哥哥等。显然这种面称是专指能够在口头上当面称呼人的独立的称代性词语。 称谓是静态语言系统中的称代性词语，是在言语交际中可以用来称呼人的一些称代性成分。《现代汉语词典》对称谓这个术语作了这样的解释：“称谓语”是人们由于亲属和其他社会关系，以及由于身份、职业等等而得来的名称，如“父亲、母亲”等。 称谓语不仅仅是对交际对象的直接称谓和他称称谓，而是作为一种交际手段被赋予了许多语用功能。首先它作为一种社会指示语，体现了讲话者之间一种相对应的社会关系；还可用作语码转换的手段来标志人际关系的变化，以及作为礼貌策略来改变和谈话对象之间的社会距离。选择适当的称谓语可以帮助讲话者把自己所要表达的信息顺利地传递给交际对象。 称谓与称呼的关系有时是可以互相转化的，如称谓“父亲、母亲”在口语中就称呼为“爸爸、妈妈”，但在更多的情况下，称谓与称呼并不是相等的。同样的社会人际关系，要选择一个适当的称呼，会受到诸多语境因素的制约。 （三）称呼语存在的文化土壤 称呼语对民族文化的依赖性很强，文化中亲疏、上下、敬谦等关系往往蕴含在称呼语的运用中，积淀成词语的社会规约意义。日常交往中的称呼大致可分为两大类：一是家庭成员和亲属间的称呼，一是社会上人际间的称呼。称呼语是一个敏感的开放的语汇系统，时代的变迁和价值观念的更新都会引起称呼语语义及其功能的变化，大多带有丰富的感情及时代色彩，对认识具有导向作用。因而，就单个称呼语来说，形式与内容，即能指与所指的关系是相对单纯的或者说是静态的；但在语境中，在社会诸多因素的影响下，其所指是不定的。在这个层面上，称呼有了变异运用的灵活性。 语言是文化的载体，王希杰先生在《修辞学新论》中说过：“语言又在本质上区别于其他文化，这表现为它同时又是文化的载体，它记录了人类文化， 它本身就是一个人类
一、秘书的涵义 二、秘书人员的称谓、类别、层次 三、秘书的职业特征 四、秘书工作的性质 五、秘书工作的要求 六、秘书工作的内容 七、国外秘书工作的职业特点和发展趋势 八、各国秘书工作的发展简况 一、秘书的涵义 [编辑本段] ①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。②指秘书职务。③使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权和豁免。 从秘书职位的角度来看 "秘书"概念的发展变化。 秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。 【（一）秘书官职化时代】
1.中国秘书官职化时代 在我国，"秘书"一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。 即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类： 宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为"秘书"。如《晋书?荀勖传》："及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'秘书'。" 指谶纬图箓。这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。 至东汉后期："秘书"不仅指物，也指机构和人员。 古代的秘书工作者，被称为"史官"、"御史大夫"、"尚书"、"长史"、"主簿"等。 唯有一次例外，那就是东汉末年 魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以"典尚书事"，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。
至清末，我国的秘书工作真正名实相符。 辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。 其一：秘书一词已完全摆脱了"图书"的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。 其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。 2.国外秘书官职化时代 西方发达国家的定义。国际职业秘书组织（英文全称：professional secretaries international） "秘书"这个词来源于秘书工作保密者。指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人. 今天cretary第一个字母s大写的时候，意为部长或大臣，这是政府部门的高级官员 secretary of state 在英国是指（主管政府一部门的）国务大臣，在美国则指国务卿。 the secretary of state for foreign and commonwealth affairs意为外相
秘书工作的核心作用和基本特征以及职业观念 Coca-cola standardization office【ZZ5AB-ZZSYT-ZZ2C-ZZ682T-ZZT18】
秘书工作的核心作用和基本特征以及职业观念 秘书工作的基本特征，就是秘书职业的基本定性。把握秘书工作基本特征，就要求我们树立秘书职业观念。因为思想观念的转变，是秘书工作改革与发展的先决条件。根据秘书工作的基本特征，秘书工作者应当树立以下职业观念： （一）参谋观念 发挥参谋作用，是领导决策科学化、民主化的客观要求，也是秘书工作提高辅助水平，适应时代发展的客观要求。秘书部门具有贴近领导、综合服务、信息枢纽的三大优势，发挥参谋作用有得天独厚的条件，尤其在高科技飞速发展的新世纪，领导者要在纷繁复杂、稍纵即逝的新情况面前，迅速、准确地做出各种判断，更需要发挥秘书人员的参谋作用。因此，秘书人员必须强化参谋意识，提高谋略水平，掌握参谋艺术，真正实行从侧重办文办事向既办文办事又出谋献策转变，充分发挥参谋作用。 （二）服从观念 所谓服从观念，就是要求秘书人员坚决服从领导的指挥，接领导意图办事。这是由秘书与领导的关系位置决定的。在我国党政军机关，秘书与领导者在政治上是平等的，人格上是独立的，在利益和目标上是一致的。但是，由于事业的需要，分工的不同，领导与秘书在组织上是一种上下级关系，在工作上是主辅关系。这两种关系
实质上都是服从关系，即领导支配秘书，秘书服从领导。这也是一个纪律问题，下级服从上级，是组织纪律明确规定的。如果秘书不服从领导，就是违反组织纪律。主辅关系决定了秘书的从属地位，秘书按照领导意图和要求工作，以服从领导为自己的本份。因此，秘书人员要充分认识自己的职业角色，围绕领导工作目标和要求来调节自己的行为，绝不能别出心裁，另搞一套，更不能同领导对着干。当然，秘书与领导者在工作过程中像其他社会成员之间一样，会发生相互影响，领导是影响的主体，秘书是影响的客体。服从便是主体接受客观制约和影响的一种形式。如果秘书认为自己贴近领导，地位特殊，就可具有领导的某些职权，对领导的指示不愿服从，其行为与角色规范之间形成差距，两者之间就不会出现相融洽的角色关系，这样秘书对领导工作不仅不能起到应有的辅助作用，甚至会干扰领导工作，导致角色失败。 （三）全局观念 众所周知，任何一级领导者都必须站在本系统的制高点上，只有这样，才能通观全局，全面运筹，指挥若定。秘书工作是辅助领导去开展工作的，秘书人员只有立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，才能与领导者取得共识，适应领导者的辅助要求。因此，秘书人员必须解放思想，胸怀全局，做到不在其位，当谋其政。同时，要不断拓宽自己的知识面，建造通才型的知识结构；大力培养宏观思维能力，以适应领导工作的辅助要求。
六言善言与慎言巧言与信言美言与礼言文秘语言艺术的基本原则一、标准规范词汇规范、语法规范二、词简意达选词准确、无歧义、言简三、诚恳热情四、场合语境五、灵活多变语言艺术的实施一、有声语言艺术体现情感性讲究预设性考虑对象性二、无声语言艺术表情稳重、谦和、坦率服饰健康、端庄、潇洒语言艺术―模糊语一、文学作品中模糊语的运用二、日常生活中模糊语的运用三、公文法令中模糊语的运用四、外交活动中模糊语的运用语言艺术―委婉语一、避凶求吉的功能二、以礼相待的功能三、忌俗趋雅的功能关于挡驾语什么是挡驾语挡驾是秘书人员为保证领导集中精力想大事抓大事，对领导日常工作中无关紧要或关系不大的人和事进行鉴别和剔除的一种把关性措施。例句：在挡驾开始时说句“请原谅，老总刚巧不在，有什么事，我可以帮您转达的吗？”在挡驾进行中，一句“请放心，您的要求，我一定转告领导，尽快给您答复。”关于挡驾语挡驾语的形式：热情式“您好，老总正在外地出差，请问我有什么可以帮助您的？”“对不起，让您久等了，我们领导正在开会，实在抽不出时间来。”冷漠式秘书：“这类问题不归我们领导管。”来访者：“那我要去哪里才可以解决呢？”秘书：“不知道。”粗暴式一批施工人员上门找经理，要求发放高温补贴。秘书暴躁拍桌子：“就你们这些民工，没有任何思想觉悟，整天为了屁大的事情来这里闹，上面快来检查工作，领导忙得要死，哪有功夫管你们，出去！”挡驾语的词语分析模糊语模糊语就是
外延不确定，内涵不定指的弹性语言。分类： A、词语的模糊一退休老干部，就子女安排工作的事情来找领导，秘书挡驾：“这个是，的确有点难，必须上报批准才行。”一员工为转正的事情，想走捷径，要见经理，秘书挡驾：“领导不在办公室，找人去了。” B、句义模糊一工人相见厂长弄清楚工资近期是否要进行大调整，秘书说：“这事，领导还要研究一下。”挡驾语的词语分析模糊语的特点 A、不确定性会计：“经理在哪？我有几个数据要请他确认一下。”秘书：“在外面，上午不回公司了。” B、不精确性 C、相对性一应聘者上午九点来公司应聘，秘书挡驾：“抱歉，你来晚了，经理刚刚录取了一位了。”挡驾语的词语分析挡驾语作用 A、使语言简练，更切实际有些销售人员经常打着各种幌子来找领导推销产品，秘书挡驾：“领导在忙，请问你有什么重要事情，需要转告吗？” B、可表达含蓄的感情、丰富的内涵一员工因引发工作事故被处理，找领导闹事，严重影响工作秩序。秘书挡驾：“你还敢来找领导闹事，你那个事，领导都已经既往不咎了。”挡驾语的词语分析挡驾语作用 C、可加大语言的伸缩性、巧妙打破僵局年底很多员工来问经理年度评优的结果，秘书挡驾：“大家别心急，结果总会公布的，只要等着看下起的厂报就好了。” D、符合人们交际中的礼貌原则，便于更好地沟通。职工来找经理反映情况，提出意见、建议，秘书：“我们大体上同意您的意见，并会向上级反映。”员工来找领导了解他们申请调动岗位的事情何时可以批准，秘书：“说不准，过几天，可能就会出结果了。”客户打电话来找老总，想知道关于双方合作条件考虑得如何？秘书答
作业 1．第17题 秘书调研的突出特点不包括_______？ A.被动性 B.随机性 C.政策性 D.全面性 答案:D 您的答案：D 题目分数：2 此题得分：2.0 2．第18题 _______调查需要上下左右各方面的通力协作。 A.微观 B.宏观 C.专题 D.抽样 答案:B 您的答案：B 题目分数：2 此题得分：2.0 3．第19题 信息传递的三个基本要素不包括______？ A.信源 B.信道 C.信宿 D.信迪 答案:D 您的答案：D 题目分数：2 此题得分：2.0 4．第20题 调研题目不需要有______? A.限定性 B.现实性 C.独创性
D.可行性 答案:C 您的答案：C 题目分数：2 此题得分：2.0 5．第21题 “秘书”一词始见于哪个朝代？ A.秦朝 B.汉朝 C.西周 D.夏朝 答案:B 您的答案：B 题目分数：2 此题得分：2.0 6．第22题 我国国家秘书工作正式确立于________时期。 A.氏族公社 B.黄帝 C.奴隶制社会 D.封建社会 答案:C 您的答案：C 题目分数：2 此题得分：2.0 7．第23题 一报一事（即后来的一文一事）的行文制度形成于哪个时期？ A.建党初期 B.抗日战争时期 C.解放战争时期 D.新中国成立后 答案:C 您的答案：C 题目分数：2 此题得分：2.0 8．第24题
我国秘书工作的历史有_________年？ A.五千年 B.四千年 C.三千年 D.两千年 答案:B 您的答案：B 题目分数：2 此题得分：2.0 9．第25题 夏朝负责王命的传达发布的秘书人员是_______？ A.遒人 B.左史 C.右史 D.巫祝 答案:A 您的答案：A 题目分数：2 此题得分：2.0 10．第26题 唐朝三省六部的三省不包含_________。 A.中书省 B.尚书省 C.下书省 D.门下省 答案:C 您的答案：C 题目分数：2 此题得分：2.0 11．第1题 秘书面试时应当准备的材料有哪些？ A.学历证明 B.简历 C.身份证 D.获奖证书 E.等级证书 答案:A,B,C,D,E
《儒林外史》称谓词使用的语用原则 作者：廖颂举 作者单位：临沂师范学院文学院,山东,临沂,276000 刊名： 东京文学 英文刊名：DONGJING WENXUE 年，卷(期)：2009，(5) 被引用次数：0次 参考文献(4条) 1.何自然;陈新仁当代语用学 2004 2.索振羽语用学教程 2000 3.袁庭栋古人称谓漫谈 2004 4.何自然语用学教程 1988 相似文献(2条) 1.期刊论文廖颂举《儒林外史》词头"老"类拟亲属称谓词用法探微-现代语文（语言研究）2006(3) 非亲属关系而以亲属称谓来相称的社会称谓习俗,叫作拟亲属称谓.这类词大多沿用了亲属称谓,有些则是在亲属称谓的基础上演化而来,是亲属称谓的社会化(非亲属化)形式. 2.学位论文廖颂举《儒林外史》称谓词研究2007 具有悠久历史和灿烂文明的汉民族，历来对称谓问题极为重视。早在先秦就有《谥法解》这样的著作问世(后编入《逸周书》)，后来东汉班固所著的《白虎通》有《爵》、《号》、《谥》诸篇，唐人刘知几所撰《史通》中有《称谓》篇，专门讨论称谓问题，还有一些笔记中包含与称谓有关的内容，以及现当代学者发表的一些与称谓有关的论文。但是总的说来，这些论述是零散而不成系统的。 对称谓词的研究具有不可忽视的重要意义。首先，称谓是民族文化的标志之一，是祖国古代文明的重要组成部分。其次，称谓研究可从侧面深化礼貌语言的研究，是研究礼貌语言的重要组成部分。再次，称谓研究还具有实用价值，对跨国文化交流具有指导作用。《儒林外史》作为晚清一部优秀的讽刺小说，其语言特点具有明显的时代性，其中称谓词的使用更是带有明清时代称谓词的显著特点，同时也带有其自身独特的讽刺特点，因此对《儒林外史》称谓词进行研究具有重要价值。 本文以人民文学出版社1958年版2000年第二次印本的《儒林外史》为底本，利用前人时贤的研究成果，主要从三个方面对《儒林外史》中的称谓词进行分析。 第一，从语用及修辞的角度，对《儒林外史》中的称谓词进行语用学探究。首先《儒林外史》中说话者在选用称谓词时，不仅要受到自身视角的影响，大致还要受到年龄原则、地位原则、亲疏原则和礼貌原则等几条语用原则的影响，而且在不同的语用原则作用下，产生着不同的社会指示功能。其次，谈话者双方的身份、地位，谈话者与谈话对象之间的关系，交际场合、谈话的动机、态度，作者的主观愿望等等，都对称谓词的使用起到一定的制约作用。 第二，主要从词源学及汉语史的角度，对《儒林外史》中出现的一些“先”、“尊”、“令”、“贤”、“家”、“舍”、“愚”、“敝”等敬称、谦称词进行分类研究并对个别称谓词进行了考证，从而得出某类或某具体称谓词使用的时代特点及语用规则和语用范围。 第三，把《儒林外史》中出现的“老”类称谓词主要分成了五大类，从语法、语义、文化、称谓习俗及词源学等角度进行研究。第一类表示被称呼者职业身份的称谓词。第二类用于官场中相互之间的称呼，更多为位卑者对位尊者的敬称。 第三类用于一般社交场合中表敬称，较多的为拟亲属称谓。第四类表示对人的詈称或蔑称。第五类归纳为“老+排行”、“姓+老”及其他。本文最后对《儒林外史》中的称谓词及其使用的特点进行归纳和总结，如官职称谓具有仿古称特色，一些称谓词带有方言特点等等，但“尊人卑己”的礼貌特点是《儒林外史》中称谓词使用的基本特点。 本文链接：https://www.doczj.com/doc/2917917398.html,/Periodical_djwx200905041.aspx 授权使用：湘潭大学(xtdx)，授权号：20c51dfe-106d-4cf4-a730-9eff00eb04f3 下载时间：2011年6月11日
长春理工大学光电信息学院 ————秘书学作业 姓名：周格 学号：0966144 专业：汉语言文学
结合吉林大学靳从林教授“中日文化比较”，长春理工大学董宇教授“秘书工作务实”，我们对中外秘书工作进行了研究。 一、中日两国秘书工作的差异 1、企业秘书与行政秘书： 在日本，占主导地位的是企业秘书。虽然政府机关和事业单位也有秘书，但为数最多的是在企业、公司和商行供职的秘书。在日本，企业秘书工作深深影响政府机关秘书工作，政府机关的秘书工作都是按照企业秘书工作模式运行的，换言之，企业秘书工作特点就代表着日奉秘书工作特点。在企业，追求高效率是它的最基本的特点，因此，日本的秘书工作效率高也是它的最基本的特点。进行一项工作，以最快的速度、最茼捷的方法完成，是每个日本秘书所追求的。 我国“秘书的一般定义是指在政府机关和企、事业单位从事文字和行政工作的人员。但一提到秘书，人们必然联想到政府机关。事实上，党政机美秘书人员也的确曾是我国秘书联合体的主体，在相当长时期内，企事业单位的秘书工作。都是按照党政机关秘书工作模式运行正因为历史形成的这个客观原因。所以我国的秘书和秘书工作都不呵避免地以行政机关秘书和秘书工作为基础。行政机关秘书工作特点从某种意义上讲，就代表着目前中国秘书工作的特点。行政机关的秘书工作，更突出的是“参与政务”。参与政务，即为领导的决策出谋划策，直接参与领导事务中，这就使得行政秘书总有一种高于一般机关工作人员的优越感，有时不能正确认识自己的位置。 2、行业与非行业化： 在日本，以及提多西方国家，秘书工作都呈行业他的特点。即秘书工作是一种行业性的职业。做这项工作要有专业证书，持证上岗。由于日本秘书行业化程度比较高。对从业人员的知识化程度要求也比较高。对于秘书行业的基奉知识、基础技能，所有从业人员都必须经过专门的训练。比如文秘基础理论知识；基础写作、应用写作知识；档案管理知识；速记技术；文字处理技术；办公自动化技术等等。此外．还要掌握会计学、经济学、保险、税务、销售、证券、金融信贷、企业管理和法律等等相关知识。并且．经过考试合格，拿到岗位证书，才能上岗。 在我国，秘书工作不是行业性工作．因此，无论什么样的人，都可以作秘书工作。所以，秘书人员的专业素质参差不齐。有资料表明．我国从事秘书工作的人员，经过文秘专业培训的不足30％。其余70％中．有中文专业的．有经济学专业的．有法律专业的．甚至有理工科的。另外由于行政秘书的特点．秘书人员与领导的特殊性．使得秘书人员在工作中有越权处理事物的现象。 3、女性化与男性化： 在日本．有关秘书的书中一般用“SHE”(她)代指秘书，而不用“HE” (他)。另一方面，据日本政府统计的数据反映，日本22．3％高中毕业女学生选择当秘书。这表明在日本，越
秘书资格考试资格认定：办公室里的语言艺术文档 Confirmation of secretary qualification examination: lan guage and art documents in the Office 编订：JinTai College
秘书资格考试资格认定：办公室里的语言艺术文档 小泰温馨提示：本文档根据秘书工作核心思路展开，具有实践指导意义，适用于文秘工作组织或个人。便于学习和使用，本文下载后内容可随意修改调整修改及打印。 在办公室里与同事们交往离不开语言，但是你会不会说话呢？俗话说“一句话说得让人跳，一句话说得让人笑”，同样的目的，但表达方式不同，造成的后果也大不一样。在办公室说话要注意哪些事项呢？ 一、不要跟在别人身后人云亦云，要学会发出自己的声音。 老板赏识那些有自己头脑和主见的职员。如果你经常只是别人说什么你也说什么的话，那么你在办公室里就很容易被忽视了，你在办公室里的地位也不会很高了。有自己的头脑，不管你在公司的职位如何，你都应该发出自己的声音，应该敢于说出自己的想法。 二、办公室里有话好好说，切忌把与人交谈当成辩论比赛。
在办公室里与人相处要友善，说话态度要和气，要让觉 得有亲切感，即使是有了一定的级别，也不能用命令的口吻与别人说话。说话时，更不能用手指着对方，这样会让人觉得没有礼貌，让人有受到侮辱的感觉。虽然有时候，大家的意见不能够统一，但是有意见可以保留，对于那些原则性并不很强的问题，有没有必要争得你死我活呢？的确，有些人的口才很好，如果你要发挥自己的辩才的话，可以用在与客户的谈判上。如果一味好辩逞强，会让同事们敬而远之，久而久之，你不知不觉就成了不受欢迎的人。 三、不要在办公室里当众炫耀自己，不要做骄傲的孔雀。 如果自己的专业技术很过硬，如果你是办公室里的红人，如果老板非常赏识你，这些就能够成为你炫耀的资本了吗？骄傲使人落后，谦虚使人进步。再有能耐，在职场生涯中也应该小心谨慎，强中自与强中手，倘若哪天来了个更加能干的员工，那你一定马上成为别人的笑料。倘若哪天老板额外给了你一笔奖金，你就更不能在办公室里炫耀了，别人在一边恭喜你的同时，一边也在嫉恨你呢！ 四、办公室是工作的地方，不是互诉心事的场所。
“秘书五级上岗证书”文书拟写格式集锦（范文版） 专用书信部分： 1、邀请信： 标题：邀请信（居中） 称呼：尊敬的ＸＸ女士／先生／领导（顶格） 主体：目的、时间、地点、主题、内容、意义、影响 结束语：此致（空两格）、敬礼（顶格） 附件：入场券、节目单、线路指南……（视情况而定） 落款：具名（机构，单位）＋时间（缩进两格） 典型词句： 为了……兹定于／拟定于……举办…… 主题为……届时会有……（＋活动内容） 恭请拨冗出席／莅临指导／如蒙同意，请即赐复 热忱欢迎，敬备菲酌／沏茗侯教（仅用于宴会或茶话会的邀请）例文： 邀请信 尊敬的XX先生： 为了促进中外电影文化的交流与发展，兹定于2010年6月12日傍晚6：20在上海大剧院前举行“第十三届上海国际电影节”开幕式暨星光红地毯仪式。届时会有300多名国内外知名演艺界人士
出席参加。本届电影节共有81个国家的2327部影片报名参与金像奖的角逐，刷新了历届最高纪录。恭请拨冗出席，如蒙同意，请即赐复，以便安排。（最好背出来，套用） 此致 敬礼 附：节目单一张 上海国际电影节组委会 2010年6月2日 ２、请柬： 标题：请柬（居中） 称呼：尊敬的ＸＸ女士／先生／领导（顶格） 主体：时间、地点、活动名称（此处与邀请信有区别） 结束语：此致（空两格）、敬礼（顶格） 落款：具名（机构，单位）＋时间（缩进两格） 典型词句： 兹定于／谨定于＋时间＋于＋地点＋举办＋活动名称，恭请出席。（注：邀请信的篇幅在一百字左右，请柬就比较简洁） 例文： 请柬 尊敬的XX先生：
谨定于2010年6月12日傍晚6：20在上海大剧院前举行“第十三届上海国际电影节”开幕式暨星光红地毯仪式，恭请您的光临。（邀请词句不要忘加Ｏ（∩＿∩）Ｏ～） 此致 敬礼 上海国际电影节组委会 2010年6月2日 ３、感谢信： 标题：感谢信／致……的感谢信 称呼：尊敬的……领导／全体员工 主体 发扬精神，提出期望。（上级对下级）结束语：此致（空两格）、敬礼（顶格） 落款：具名（机构或个人）＋时间（缩进两格） 典型词句： 为此，向你们表示最诚挚的谢意。（放在第一段的最后） （注：第一段详写，第二段略写，注意层次清晰） 范文： 感谢信 尊敬的上海市计算机行业协会全体员工： 2010年11月15日，我家遭受了胶州路特大火灾事故。当时恰巧外出，幸免于难。可是存放在家中电脑硬盘里，花了数年心血完
秘书工作的核心作用和基本特征以及职业观念_秘书基础 秘书工作的核心作用和基本特征以及职业观念 秘书工作的基本特征，就是秘书职业的基本定性。把握秘书工作基本特征，就要求我们树立秘书职业观念。因为思想观念的转变，是秘书工作改革与发展的先决条件。根据秘书工作的基本特征，秘书工作者应当树立以下职业观念：（一）参谋观念发挥参谋作用，是领导决策科学化、民主化的客观要求，也是秘书工作提高辅助水平，适应时代发展的客观要求。秘书部门具有贴近领导、综合服务、信息枢纽的三大优势，发挥参谋作用有得天独厚的条件，尤其在高科技飞速发展的新世纪，领导者要在纷繁复杂、稍纵即逝的新情况面前，迅速、准确地做出各种判断，更需要发挥秘书人员的参谋作用。因此，秘书人员必须强化参谋意识，提高谋略水平，掌握参谋艺术，真正实行从侧重办文办事向既办文办事又出谋献策转变，充分发挥参谋作用。（二）服从观念所谓服从观念，就是要求秘书人员坚决服从领导的指挥，接领导意图办事。这是由秘书与领导的关系位置决定的。在我国党政军机关，秘书与领导者在政治上是平等的，人格上是独立的，在利益和目标上是一致的。但是，由于事业的需要，分工的不同，领导与秘书在组织上是一种上下级关系，在工作上是主辅关系。这两种关系实质上都是服从关系，即领导支配秘书，秘书服从领导。这也是一个纪律问题，下级服从上级，是组织纪律明确规定的。如果秘书不服从领导，就是违反组织纪律。主辅关系决定了秘书的从属地位，秘书按照领导意图和要求工作，以服从领导为自己的本份。因此，秘书人员要充分认识自己的职业角色，围绕领导工作目标和要求来调节自己的行为，绝不能别出心裁，另搞一套，更不能同领导对着干。当然，秘书与领导者在工作过程中像其他社会成员之间一样，会发生相互影响，领导是影响的主体，秘书是影响的客体。服从便是主体接受客观制约和影响的一种形式。如果秘书认为自己贴近领导，地位特殊，就可具有领导的某些职权，对领导的指示不愿服从，其行为与角色规范之间形成差距，两者之间就不会出现相融洽的角色关系，这样秘书对领导工作不仅不能起到应有的辅助作用，甚至会干扰领导工作，导致角色失败。（三）全局观念众所周知，任何一级领导者都必须站在本系统的制高点上，只有这样，才能通观全局，全面运筹，指挥若定。秘书工作是辅助领导去开展工作的，秘书人员只有立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，才能与领导者取得共识，适应领导者的辅助要求。因此，秘书人员必须解放思想，胸怀全局，做到不在其位，当谋其政。同时，要不断拓宽自己的知识面，建造通才型的知识结构；大力培养宏观思维能力，以适应领导工作的辅助要求。（四）信息观念当今社会已经进入信息时代，谁重视信息，谁就能赢得主动。秘书作为领导的“耳目”，为领导者及时、准确、全面地提供信息是其重要的职责。因此，秘书人员必须树立信息观念。第一，要始终把重点放在捕捉反映重大的、具有全局性或牵一发而动全身的信息上。越是重要的、敏感的和难度大的信息，越要予以关注，越要花全力发掘。第二，必须注意了解和反映领导决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及解决问题的新思路，以便及时反馈领导修正决策。第三，必须重视提高信息的质量，在时效性、真实性和适用性上下功夫。总之，秘书人员一定要有敏锐的信息意识，广泛收集信息，精心加工信息，准确提供信息，快速传递信息，充分利用信息，以适应领导决策和社会发展的客观要求。共2页，当前第1页12秘书工作的核心作用和基本特征以及职业观念相关内容:秘书写材料的怪论 写材料的过程，是领会领导意图、吃透文件精神、生发新鲜提法、打造旧式八股的过程。写材料的过程，是坚持某些制度、结合某种实际、创新某项管理、达到某个目标的过程；是布局谋篇、炼字锻意、挖焊割补、移花接木的过程；是围绕一个主题、...