外贸公司出口管理制度（会计资料下载）
一、出口贸易统计制度
第一条出口贸易统计是一项反映公司经营业绩、影响公司发展决策、出口计划以及有关配额、许可证、审批证能否得到批准的重要工作。
第二条要专人负责出口贸易的统计工作。统计人员应按业务管理部的要求如实填报各项统计数据，并报公司业务管理部备案。
第三条统计报表以及时、准确为原则。各种报表应严格按下列规定的时间报送：
1．周报内容为一周内货物实际出口情况，应于每星期六下午报至主管。
2．季报内容为季末月28日到本季末月的27日的实际出口情况，月报应于每季末的28日报至总公司业务管理部。
3．年报应于每年12月25日报至总公司业务管理部，业务管理部累加整理后，于12月30日前报至市政府经济发展局统计处。
第四条已上报表如遇节假日影响，不能当期完成的，影响应提前填报。
第五条商品名称应规范具体，数量和金额应整数填写；金额一律以美元为统计单位。
第六条统计人员若未能按照上述规定填写报表或漏报、延期填报而造成不良后果，应由统计人员负责。业务经理有权对其通报批评，责令其按照要求填报。
二、出口报关管理规定
（一）目的
第一条为加强货物出口报关管理，提高工作效率，特制定本规定。
（二）出口报关
第一条总公司各部门及下属企业虚办理一般贸易出口货物报关的，须凭其财务部门开出的调拨单到业务管理部门办理有关手续，无调拨单的，业务管理部有权拒绝报关。
第二条在一般情况下，星期日和节假日停止报关出货。如影情况紧急确需报关出货的，须由业务部门经理于星期三提出书面申请，经业务管理部及主管副总裁同意后，方能报关出货。
第三条报关员在报关出货后，须妥善保管盖有海关印章的报关单，并由报关员到代理报关单位办理报关手续，其他人不得直接到代理报关单位办理报关手续。其他人员直接办理报关的，公司不付报关代理费。
三、一般贸易出口收汇核销管理规定
(一)目的
第一条为加强出口收汇管理，健全出口收汇制度，提高经济效益，特制定本规定。
（二）核销单的领用及管理
第一条公司的一般贸易出口收汇核销单由外贸经理统一向外汇管理局申领，集中保管。
第二条各有关出口企业应配备核销单领用登记本，登记本由财务部保管。
第三条领取核销单须凭财务部开具的调拨单及核销单领用登记本到总公司业务管理部领用，由业务管理部在核销单领用登记本上对领用情况登记后，由领用人将领用登记本交还财务部。
（三）核销期限
第一条个出口企业财务部应根据核销单领用登记事项，督促、检查核销工作办理情况。
第二条核销期规定为：即期信用证及本票出口项下的核销单，原则上一个月内核销完毕。远期信用证及托收出口项下核销单，原则上一个半月内核销完毕。
第三条过期未核销的，财务部发出催办通知。催办后仍不办理，又无特殊原因的，业务管理部有权暂时不发核销单，直到办完过期核销单为止。
（四）核销单的核销
第一条核销单的核销，公司有业务经理负责办理，下属各有关出口单位由各自单位的财务人员负责办理。
第二条核销单的核销手续时应提供下列材料：核销单、报关单、汇票副本、发票以及结汇水单正本及复印件。
第三条如结汇水单金额中已扣除押汇利息、佣金、保险费等，应提供相应的发票单据及银行付款通知单。
四、信用证及附属单据审核规定
第一条公司业务管理部在收到信用证后，应将信用证对照合同加以审核。审核无误后，开出一式三份的审证记录单，两份留底，一份交业务部门，在出货前，由业务管理部对照信用证项下已收客户单据情况，加签“同意出货”意见后。由业务经办人员交财务部门。审核信用证工作一般在一个工作日内完成。
第二条各部门应按业务管理部的审核意见执行。需要修改时，业务
部门应在出货日3天前，要求客户通过开证银行修改完毕，够则一切后果由承办人负责。
第三条业务管理部门应对拟出货的信用证经常查阅。对已过装期、效期的信用证，及时与业务部门联系，业务部门应向业务管理部门提出书面的缴证证明，以便及时通知银行办理撤证手续。
第四条在提交银行议付单据中，如有客户出具的单据，业务部门应要求客户在出货前1天，将单据传真给业务管理部门，或将单据正本送公司业务管理部，以便核对或修改，不延误出货和结汇工作。凡出货当日客户出具的单据正本未能送达业务管理部的，或有不符点的，不予出货。不按此规定执行的，业务部门应付相应的责任。
第五条单证审核相符的，在出货时，由财务部门根据业务管理部门在出口货物关审批单上签署的审核意见，开具内部货物调拨单，凭此出口报关。
第六条出货后当天，业务部门应将出货装箱等详细资料提交给业务管理部门，以便及时制单。业务管理部门应根据信用证得时间要求，及时审核，制作好结汇单据，并将一份商业发票交给财务部备案。
五、出口贸易作业标准化手册
（一）业务流程
1．新产品开发（样品收集）。
2．客户开发。
3．客户询价（电报、信件、电话处理）。
4．报价。
5．订单确认。
6．开立生产部订单。
7．出货。
8．客户付款。（按具体合同规定，要求客户付款）
（二）业务处理细则
第一条新产品开发（样品收集）
1.业务科取得新样品后，应填写产品卡，写明以下资料：
（1）临时编号。
（2）品名、规格、包装。
（3）负责人的联系方式
（4）开发成本。
（5）预估生产成本。
（6）实际成本审核报价。
（7）可能销售对象及地区。
（8）预估售价。
（9）预估毛利。
2.业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。
3.经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C 类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。
4.业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。
第二条客户开发：
1.业务科于每月最后一周业务汇报时，提包下个月的客户开发计划，计划内容包括：
（1）制作公司简介，产品目录（注明交货期限及付款条件）。
（2）产品市场研究、分析、及客户资料之收集。
（3）介绍新产品（邮寄新产品目录）。
（4）刊登广告、邮寄开发信。
（5）其他。
2.客户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。
3.经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划，并按职责列入个人工作计划。
第三条客户询价（电报、信件、电话处理）
1.业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档。
2.处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单，粘附处理。
3.客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。
4.接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上，呈经理批阅，并依指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第
一联依顺序归入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。
第四条报价：
1.业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理核可后，打报价单，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。
2.报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。
第五条订单确认：
1.业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打SALES CONFIRMATION(S/C)，S/C一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。
第六条开立生产部订单：
1.订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。
2.业务科依据S/C及订货单填写产品表。
第七条出货：
1.出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车公司将货拖到制定地点，以备装柜。
2.装船预计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPING ORDER（S/O），第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。
3.装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、
净重、毛重、材数、及退税方式。
第八条客户付款：
1.每笔货品出口后，业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联，核对无误后送会计。
2011年度香港佳琦薪酬管理制度 第一条适用范围 本制度适用于佳琦国际实业集团有限公司全体员工。 第二条目的 1.规范公司的薪酬管理和标准。 2.科学、公正的确定员工薪酬，建立起以激励为导向的薪酬体系。 3.员工薪酬与公司效益及个人绩效挂钩，最大限度地调动员工的积极性。 第三条原则 薪酬作为分配价值形式之一，遵循公平性、竞争性、激励性和合法性的原则。 1.公平性指公司员工所获得的薪酬应与对企业做出的贡献成正比，即与其岗位价值相 匹配。 2.竞争性是指与所在地区行业或同等规模的企业之间相比较，公司的薪酬标准要有吸 引力。 3.激励性是指在薪酬设计上，考虑适当拉开各级别、各岗位的薪酬水准差距，以真正 体现薪酬的激励效果，从而提升员工的工作积极主动性。 4.合法性是指公司的薪酬制度符合现行的法律。 第四条薪酬内容与结构 1.非业务类薪酬组成部分 1)基本薪酬部分：基本工资 2)年度绩效薪酬部分：年终分红 3)附加薪酬部分：各项补贴 2.业务类薪酬组成部分 1)基本薪酬部分：基本工资、提成 2)年度绩效薪酬部分：年终分红 3)附加薪酬部分：各项补贴
3.不同岗位人员根据实际情况进行不同组合，详情如下表一所示： 第五条基本工资部分 1.基本工资标准 1)总经理：分三档，分别为月薪12000元，15000元和18000元，其中70%每月 正常发放，30%考核工资每半年考核发放一次。 2)人资经理：分四档，分别为月薪6000元，8000元，10000元和12000，其中 70%每月正常发放，30%考核工资每半年考核发放一次。 3)财务经理：分四档，分别为月薪6000元，8000元，10000元和12000，其中 70%每月正常发放，30%考核工资每半年考核发放一次。 4)业务部门经理：分四档，分别为月薪6000元，7000元，8000和9000元，按 月固定发放。 5)单证员：分四档，分别为月薪4000元，5000元，6000元和7000元，按月固 定发放。 6)业务员：分四档，分别为月薪3000元，4000元，5000元和6000元，按月固 定发放。 7)船运员：月薪2000，按月固定发放。 8)采购员：月薪2000，按月固定发放。 2.标准的核定 各职级标准，由佳琦国际实业集团有限公司人力资源部核定，总经理做最终审核。 3.总经理、各部门经理的标准按年度核定并考核发放，年度内不予调整；经理职级以 下基本工资标准根据考核结果按季度调整。
压力容器制造程序文件及管理制度 （2016版） 文件号：LZZG-2016.1 编制： 审核： 批准： 持有人： 2016-0X-0X发布 2016-0X-0X实施 xxxxxxxx有限公司
1.1 人员职责 1.1.1 法定代表人（兼总经理） 1.1.1.1 负责国家方针政策和法律、法规的贯彻实施，对公司产品的安全质量负全责； 1.1.1.2 批准公司质量方针和质量目标，批准发布《压力容器制造质量保证手册》； 1.1.1.3 任免公司总经理、质量保证工程师和各质量控制系统责任人； 1.1.1.4 为质量保证体系的实施和有效运行提供所需的资源； 1.1.1.5 主持召开董事会，拟定公司管理机构； 1.1.1.6 支持总经理建立质量保证体系，为质量保证体系的实施和有效运行提供所需的资源。 1.1.2 总经理 1.1. 2.1 全面领导公司日常工作，向全体员工传达满足法律法规要求及顾客满意的重要性； 1.1. 2.2 对公司质量工作和产品质量负责； 1.1. 2.3 负责公司质量保证体系的建立；
1.1. 2.4 负责程序文件（管理制度）的批准； 1.1. 2.5 负责各部门、各岗位人员的任免； 1.1. 2.6 对公司的生产、经营全面负责； 1.1. 2.7 主持管理评审； 1.1. 2.8 为质量保证体系的实施和有效运行提供所需的资源 1.1. 2.9 支持质量保证工程师和各专业质控责任人开展工作，确保质量保证体系运转有效。 1.1.3 质保工程师 1.1.3.1 协助总经理制定质量方针和质量目标，在总经理的领导下，负责压力容器制造质量保证体系的建立、实施、保持和改进并确保其有效运行； 1.1.3.2 按照质保手册的规定对各质控系统的工作进行组织、协调和监督检查，根据生产的发展不断完善、改进质保体系的工作； 1.1.3.3 组织贯彻、执行有关特种设备的法律、法规、标准、技术规定； 1.1.3.4 坚持原则，行使质量否决权，保障和支持质量保证体系工作人员工作； 1.1.3.5 定期组织质量分析、质量审核，协助总经理组织管理评审； 1.1.3.6 对质量保证体系人员定期组织教育和培训； 1.1.3.7 组织编制程序文件、作业指导书和相关标准，其中包括质量记录、报告，并通过质量保证体系贯彻实施； 1.1.3.8 审签产品质量证明文件。 1.1.4 材料责任人 1.1.4.1 对原材料、焊材、外购外协件的采购质量负责，审核质量证明书、合格证和材料的入库验收； 1.1.4.2 审查分包/分供方的资质，组织对分包/分供方的评价工作； 1.1.4.3 监督检查材料的保管、标记移植和材料的发放，确保压力容器用材的正确性； 1.1.4.4 审核材料的代用手续； 1.1.4.5 有权对材料员、保管员的工作进行检查，有权制止不合格的材料进入制造现场； 1.1.5 工艺责任人 1.1.5.1 负责并组织图样的审查工作，有权制止不合格的技术文件流入制造工序； 1.1.5.2 组织编制并审核工艺文件，负责工艺文件的修改和现场工艺质量问题的处理； 1.1.5.3 负责组织审核工装的设计、制造和验收；
外贸企业职业标准及员工考核条例 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范对顶岗实习毕业生明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。 第一章总则 第一条目的 为使本公司对顶岗实习毕业生的管理有所遵循，特制定本手册 第二条范围 1、本公司员工的管理，除遵照政府和地方有关法令外，悉依本手册办理。 2、本手册所称员工，系指参加本公司顶岗实习的毕业生。 第三条细则 1、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。 2、公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。 3、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的业务水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。 4、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提供学习、深造的条件和机会，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。 5、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。 6、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工根据顶岗实习的期限及表现提供适当收入和福利保证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；对表现好的顶岗实习毕业生公司为其提供优先录取的机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。
7、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。 8、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。 第二章员工守则 1、遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业 2、维护公司声誉，保护公司利益 3、服从领导，关心下属，团结互助 4、爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费 5、不断学习，提高水平，精通业务 6、积极进取，勇于开拓，求实创新 第三章办公行为规范 为完善公司的管理机制，建立规范化的管理，提高管理水平和工作效率，使公司各项工作有章可循、照章办事，特制订本制度。 第一条服务规范 1. 仪表：公司职员工应仪表整洁、大方。 2. 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。 3. 用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。 4. 现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。 5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 第二条办公秩序
机械设备管理制度 机械设备管理可分为以下四个方面： ⑴．技术资料管理； ⑵．维护和保养； ⑶．备品备件管理； ⑷．管理办法。 ㈠．技术资料管理 技术资料包括设备档案；设备图纸两方面。 ⑴．设备档案包括合格证；使用说明；验收报告；安装位置；使用年限；设备现状；维修保养记录等几方面。 ⑵．设备图纸包括目录；安装布置图；机械图纸；电气图纸；机械传动原理图；电气原理图；机械；液压；气压控制图；接线图；标准件明细表；外购件明细表；自制件明细表和备件明细表等几个方面。 ㈡．维护和保养 机械设备保养一般采取三级保养制度，即日常保养；定期保养和大修。 ⑴．日常保养 ①．日常保养工作主要是对某些零件进行检查；清洗；调整；运动队滑；紧固等，针对的是外观、操纵装置、传动装置、控制装置、各种仪表和关键部位部件。 ②．日常保养分为班前保养巡检和点检。 班前保养主要内容是：擦拭设备、检查仪器仪表是否正常，
操纵控制指示部分是否灵敏可靠，有没有异常响声气味等。 巡检内容是：根据具体情况，制订表格，实施对设备的控制。 点检是对重点设备重点部位的控制。 ⑵．定期保养 定期保养根据工作量和复杂程度大体可分为一级保养、二级保养。这是一种强制性预防为主的停机保养制度。 ①．定期保养是根据设备使用时间长短来规定的。各级保养的间隔期大体是：一级保养300h，二级保养1200h。 ②．定期保养的内容是：排除发现的故障，更换工作期满的易寻部件，调整个别零件，并完成难保养的全部内容。 ③．各级保养的具体内容根据设备的性能与使用要求而定。 ⑶．大修 大修是根据设备性能参数丧失程度而安排的，一般情况下，现场设备不安排大修。 ㈢．备品备件 备品备件是设备长期保持良好运营状态的保证，是设备管理的一项重要内容。可分为备件计划和备件管理两部分。 ⑴．计划是根据设备具体情况、工作环境、连续工作时间而制定的。备品备件必须是设备运转和保证设备运转的必需品。 ⑵．备件管理 备件根据使用范围的不同，可以分为以下几部分：专用备件、备品、标准件、计量器具及常用工具，其中大型备件，易燃易爆品，有
外贸公司出口管理制度（会计资料下载） 一、出口贸易统计制度 第一条出口贸易统计是一项反映公司经营业绩、影响公司发展决策、出口计划以及有关配额、许可证、审批证能否得到批准的重要工作。 第二条要专人负责出口贸易的统计工作。统计人员应按业务管理部的要求如实填报各项统计数据，并报公司业务管理部备案。 第三条统计报表以及时、准确为原则。各种报表应严格按下列规定的时间报送： 1．周报内容为一周内货物实际出口情况，应于每星期六下午报至主管。 2．季报内容为季末月28日到本季末月的27日的实际出口情况，月报应于每季末的28日报至总公司业务管理部。 3．年报应于每年12月25日报至总公司业务管理部，业务管理部累加整理后，于12月30日前报至市政府经济发展局统计处。 第四条已上报表如遇节假日影响，不能当期完成的，影响应提前填报。 第五条商品名称应规范具体，数量和金额应整数填写；金额一律以美元为统计单位。 第六条统计人员若未能按照上述规定填写报表或漏报、延期填报而造成不良后果，应由统计人员负责。业务经理有权对其通报批评，责令其按照要求填报。 二、出口报关管理规定 （一）目的
第一条为加强货物出口报关管理，提高工作效率，特制定本规定。 （二）出口报关 第一条总公司各部门及下属企业虚办理一般贸易出口货物报关的，须凭其财务部门开出的调拨单到业务管理部门办理有关手续，无调拨单的，业务管理部有权拒绝报关。 第二条在一般情况下，星期日和节假日停止报关出货。如影情况紧急确需报关出货的，须由业务部门经理于星期三提出书面申请，经业务管理部及主管副总裁同意后，方能报关出货。 第三条报关员在报关出货后，须妥善保管盖有海关印章的报关单，并由报关员到代理报关单位办理报关手续，其他人不得直接到代理报关单位办理报关手续。其他人员直接办理报关的，公司不付报关代理费。 三、一般贸易出口收汇核销管理规定 (一)目的 第一条为加强出口收汇管理，健全出口收汇制度，提高经济效益，特制定本规定。 （二）核销单的领用及管理 第一条公司的一般贸易出口收汇核销单由外贸经理统一向外汇管理局申领，集中保管。 第二条各有关出口企业应配备核销单领用登记本，登记本由财务部保管。 第三条领取核销单须凭财务部开具的调拨单及核销单领用登记本到总公司业务管理部领用，由业务管理部在核销单领用登记本上对领用情况登记后，由领用人将领用登记本交还财务部。
企业外贸业务员管理条例1、组成人员： 老板----盯目标 望远镜---全面的看待市场和使命，要有前瞻性； 外贸部经理----追过程求结果- 平面镜---真实的看待自己，时刻检查自己的工作 外贸部业务员----强有力地正确执行 显微镜---把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！ 共同的关键词：开心、付出有回报（个人能力提升和经济收入） 阿里客户专员：帮助监督过程、协调各部门、引导、激励 2、管理制度 为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制定如下条例： 一、绩效考核方法： 标准：1、业绩 2、阿里有效利用率 3、工作态度及方法（根据三点每季度综合考核一次）
第一季度：外贸部所有业务员在进公司后，工作期间的连续3个月内如果没有出单子（以到款为准），将被辞退。如果没有达到业绩要求，根据第2、3点标准，若表现突出，公司可以考虑给第二次机会； 有效利用阿里1----3个月要求如下： A：对阿里资源的充分利用与彻底了解。在这过程中（会抽查二次）。 B：你对自己产品的充分认识与对产品卖点的充分认识。把自己产品通过邮件达到最大价值化。 C：对自己阿里展台的充分部置。让买家第一时间能觉的你公司的实力与信任感。 D：不断的要求自己与买家交流能充分认识的各地区的买家的采购行为。 E：逐步让自己成为电子商务交流的专家，建立更多的网上朋友。考核：三个月中有三十个联系中msn或trade manager国外客商。 工作态度及方法：勤奋、积极、热忱 第二季度：每月初预报自己的业绩，根据完成率评估。 有效利用阿里4---6个月要求如下（考证自己前三个月的成绩） A：考查自己对各地区的买家行为是否了解透彻。 B：有没有意向客户产生。（即有多少个网上朋友）
公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
小型贸易公司管理制度 制度完善 现企业管理制度的四个主要管理对象：人、财、物、信息，后三者都需要人去管理和操作，人是行为的主体。因此，人的管理工作是企业管理的核心，人力资源管理的战略性作用十分突出。 一、建立回（汇）报机制 1、当上级下达工作任务后，任务受领人须在公司明确完成时间或受领人自定预期完成的工作时间，督促相关工作人员合作完成。在工作进程中可实时请示汇报，同时要求在规定完成的时间必须回报工作完成情况。未完成的必须说明未完成的原因及下一步的工作计划。 2．上级负有监管执行、协调各资源帮助下属完成任务的责任。 3．下属在工作进程中有任何超出职权及能力围等的问题可即时向上级回（汇）报以求得协助。通过“下达—?受领—?回报”形成一个完整的回路沟通机制。以提升贯彻执行力，从而达到追求更高工作效率的目的。 二、工作容及客户资料规化及档案管理 1、针对业务及采购的客户资料的资料归档尤为重要，存档的客户资料除须体现客户基本信息外，还须体现目标及成交客户的成交情况、后续跟进情况、生日、性格、兴趣爱好、价值观。如果条件允许，还须体现其客户的家庭成员的组成及上述容（不做硬性指标要求）。 2．拜访客户资料表则须体现拜访途径、开始和结束时间、地点、此次谈话容简要、下次拜访议题和时间、预期达成的目标等。
3．目的在于公司可实时监管对上述两部门的人员因工作容、工作时间的弹性造成的监管盲区，特别是出外勤后的工作监管容易进入盲区的跟踪。同时，未防备相关客户联络人的离职，此类表格能为后续的工作人员提供一些信息，使有迹可循、有迹可查，缩短新晋人员与离职人员对应客户的导入期时长。 三、总结制度 1、公司员工每周进行一次总结，总结容为上周工作亮点，不足之处。 2．工作亮点的分享，不足之处的改进。 3．下周工作计划的一个安排。 4．总结报告按级呈报批复并递交至行政部保管。 四、会议制度 增设早会，午餐会等短会。 1．早会总时长不超过半个小时。公司主管级早会10-15分钟，部门早会10-15分钟。主要容为总结昨天的工作，明确今天的工作容和计划。 2．午餐会由各部门自行组织，主要容为部门及工作人员当前遇到的问题通过大家集思广益，共同探讨以寻求解决问题的最佳方案；成功经验的分享，促进部门团队人员的工作能力的全面提升。 五、制定公司未来的发展目标并明确近一年的发展规划 1、公司目标不明确间接的让公司员工失去工作动力，简单的为工作而工作。明确公司目标让员工了解自己的工作目的和意义。通过愿景目标的激励来实现公司目标进而达成员工自身的目标实现和成就感。 2．在工作中，尽可能让员工参与公司年度规划目标的中短期目标的制定。使他们有为自己制定的目标在奋斗的快感和有参与公司决策权力的被认同感。
外贸部门管理制度 -------------深圳市垚垚科技有限公司一．主要职能： 1.制定年度销售计划，并报批给总经理审核，审核通过后进行目标分解，并 执行实施； 2.按照总经理的部署，做好产品的宣传推广，管理公司网站，及时调整及更 新推广内容； 3.合理进行外贸部的预算控制； 4.制定业务人员的行动计划，并予以检查控制； 5.留意市场动态收集市场信息； 6.根据客户询盘及时与客户沟通，建立各级顾客资料档案并备份； 7.与客户协商，谈判，确立销售合同项目。包括所购产品的价格，数量，规 格，材料及其要求，贸易国别，交货方式，付款方式，交货期，配件额度及其他条款； 8.向生产部门下达生产订单，备货期间，对生产情况进行跟踪，并告知客户 9.联系货代安排发货，发货后通知客户发货详情 10.做好合同尾款的回收 11.做好销售服务工作，促进，维护与客户的关系； 12.组织完成各类产品的销售 二．职能说明： A．外贸部经理： 1.分析市场供应需求成交量等竞争状况，正确做出市场销售预测并报批； 2.拟定年，季度，月销售计划，分析目标，报批，并督导实施； 3.根据发展规划合理进行人员预备，配备； 4.汇总市场信息，提报调整，修改建议； 5.关注所辖人员心态变化，及时沟通处理； 6.组织建立客户的完整档案，确保业务人员离职后客户不会丢失； 7.评估控制交易风险，避免公司损失； 8.指导巡视监督检查下属； 9.定期向上级述职报告； 10.制定部门工作程序，和规章制度，报批通过后实行； 11.统计记录月销售报表，季度销售报表，年度销售报表 B.外贸业务人员： 1.严格执行销售程序，规范销售； 2.严格执行行为规范，热情服务客户； 3.对个人洽谈的客户，负责售后跟踪及售后反馈，及时汇报； 4.对个人发生的订单，负责催收尾款； 5.接受客户异议与意见，并及时上报；
外贸业务部门人事管理制度 第一条新进人员于报到后，试用开始前，应在办公管理部门办妥下列手续： （一）填妥本公司新进职员履历表； （二）缴验学历证件及身份证；上交身份证复印件一张份。 （三）最近半身正面免冠照片2张。 第二条新进人员除另有规定外，自到职日起一个月为试用期，必要时可视其试用期间成绩表现之优劣予以缩短或延长之 第三条试用人员成绩表现欠佳者，应由其直属主管权宜延长试用或停止试用，并填报试用人员任免签报单层呈总经理核备。第四条培训时间不纳入试用和正式上班时间。 第五条尽忠职守，保守业务上的一切机密。尊重本公司信誉，凡个人意见涉及本公司方面者，非经许可不得对外发表，不得带其它闲杂人员进入办事处。 第六条上班时间QQ隐身，不能打游戏、观看电影，做其它与工作无关的事。如违反第六条规定，第一次警告；第二次处以50元罚款；第三次可视情况（如不适合这份工作）作免职处理。 第七条上班时间：鞋服类是早上9：00——13：00，晚20：00——00：00。电子类是11:00-----13:00, 晚20：00——3:00，中间0:00----1:00吃夜宵。早退、迟到累计三次以50元处罚，单次超过十五分钟以矿工处理。 第八条除正常公司休假日外，请假当天无基本工资。 第九条牢记下班后要关闭电脑等有关电源，搞好个人办公桌等卫生。
第十条如有什么不清楚的问题，要及时向负责人咨询，要做到清清楚楚，不能敷衍了事。如有什么更好的建议，也请及时向我们提出，我们将及时予以考虑。如经公司采纳，并起到提升业绩的作用，公司将予以奖励。 第十一条公司每周都要集中成员进行讨论。大家都要踊跃发言，积极探讨，在思维上，鼓励创新，提出你们的宝贵意见并总结经验。如有私人情况不能解决，请私下及时与负责人沟通并解决。 弟十二条每个业务员都要做好客户信息管理：建立一个excel表格，将客户信息有分类地进行填写。挖掘新客户，并与老客户保持联系。第十三条离职手续： （一）凡离职者，应提前一个月告知，并填写离职申请书。 （二）员工离职应按公司规定移交所有属于公司的财产，经核准离职且办妥移交手续，方可正式离职。 （三）未办离职手续自行离职者，公司财产若有损失、遗失，其损失全额从薪资中扣还；如薪资不足以抵扣时，担保人负连带责任。 第十四条本公司员工工资的结算及发放按下列规定执行： （一）员工的工资为月结算。结算时间为每月15日。 （二）员工工资和提成每月发放。奖金按季度发放。 第十五条员工满1年休假5天: 员工满2年休假7天:
公司规章制度程序文件
目录 第一章管理总则 (3) 第二章员工守则 (4) 第三章人事管理制度 (4) 第一节总则 (4) 第二节编制及定编 (4) 第三节员工的聘（雇）用 (5) 第四节工资、奖金及待遇 (5) 第五节假期及待遇 (6) 第六节辞职、辞退、开除 (7) 第四章行政管理制度 (8) 第一节总则 (8) 第二节办公用品领用规定 (8) 第三节电话使用规定 (8) 第四节车辆使用管理规定 (8) 第五章合同管理制度 (8) 第一节总则 (8) 第二节经济合同的签订及管理 (9) 第六章考勤制度 (10) 第七章保密制度 (12) 第八章安全保卫制度 (12) 第九章晋升制度 (13) 第一节总则 (13) 第二节分则 (13) 第十章奖惩制度 (13) 第一节总则 (13) 第二节奖励 (14) 第三节处罚 (14)
第一章管理总则 一、为了加强管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有 关法律、法规及公司章程的规定，特制订本管理细则。 二、公司全体员工都必须遵守公司章程，遵守公司的规章制度和各项决定、经律。 三、禁止任何部门、个人利用任何手段侵占或破坏公司财产。 四、公司禁止任何部门、个人损害公司的形象、声誉的行为。 五、公司禁止任何部门、个人为小集体、个人利益而损害公司利益或破坏公司发展。 六、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的专业艺术、管理、经营水 平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。 七、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术文化知识，公司为员工提供学习、深造的条件和 机会，努力提高员工的素质和水平，造就一支思想和业务过硬的员工队伍。 1.公司派出进修，费用及培训时间由公司承担和安排，并与员工签订技术协议。 2.自己申请进修或深造并与公司业务相关的，费用由个人和公司各承担50%，并与 公司签订技术协议。 3.自己申请进修或深造且与公司业务无关的，费用由个人承担，培训时间按事假计 算。公司根据公司业务情况保留同意或拒绝员工申请的权力。 八、公司鼓励员工发挥才能，多作贡献。对有突出贡献者，公司予以奖励、表彰。 九、公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会，鼓励员工积极向上。 十、公司倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神。 十一、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，欢迎员工就公司事务及发展提出合理化建议，对作出贡献者公司予以奖励、表彰。 十二、公司尊重员工的辛勤劳动，为其创造良好的工作条件，提供应有的待遇，充分发挥其知识为公司多作贡献。 十三、公司为员工提供社会保险等福利保证，并随着经济效益的提高而提高员工各方面的待遇。 十四、公司实行“按劳取酬”、“多劳多得”的分配制度。
国际贸易公司规章制度 一、行政管理制度 （一）考勤制度 工作时间: 上午8:30-12:00 下午13:30-17:30 工作日为每周工作时间为周一至周六上午。每天上班前到经理处填写考勤表。 1、公司全体员工必须自觉遵守工作纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得 擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须填写请假登记表（附件1），并告知经理。 2、严格请、销假制度。员工因私事请假须写请假登记表，报告经理批准。未经批准而擅 离工作岗位的按旷班处理。事情紧急的需电话联系经理批准，可事毕回公司补写。 3、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处；超过30分钟以上者，按旷 班半天论处。提前30分钟以内下班者， 按早退论处；超过30分钟者，按旷班半天论处。迟到早退每次罚款5元；旷班半天扣发 半天基本工资，累犯者加重处罚。罚款由受罚人上级领导报公司财务部执行。 4、公司设立全勤奖金100元，当月没有请假，迟到少于三次者为 全勤。请假两天以内者，不扣除工资。请假超过两天者，按实际请假天数每天扣除100元。 5、公司卫生按照值日表（附件2）进行卫生打扫，由经理负责督 促。当天值日人员需在每天工作之前完成卫生打扫工作，并向第二天值日人员交接。 6、工作时间禁止吃饭、上网打牌、下棋、聊天、玩游戏、听音乐 等做与工作无关的事情。上班时应尽量避免拨、接私人电话，严禁打电话聊天；公司员工应避免、减少使用各类无关紧要的查询、声讯电话；严禁私自拆、装公司内的各类通讯设备。如有违反者每次罚款10元；累犯者依情加重处罚。罚款由受罚人上级领导报公司财 务部执行。 7、离职必须提前一个月向经理提出，经总经理同意后填写离职申 请单，若员工与公司签定合同的，则有关离、退职依照合同或有关法律规定进行。 （二）例会制度
进出口业务单证档案管 理规定 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT
进出口业务单证档案管理制度 为维护正常的进出口秩序，规范进出口行为，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。 一、一般贸易项（包括边境小额贸易）下出口单证管理 1、按出运批次归档； 2、每一套单证附上《单证船务跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期、船名航次、开船日期（B/L日期）、交单日期及议付银行； 3、存档单据包括：出口合同、供货合同、信用证、出口报关的单据（包括发票、装箱单、报关单、商检单）、收汇水单、外汇核销单。以上单据均为原件正本的复印件（下同）； 4、按客户分类归档。 二、一般贸易项下的进口单证的管理 1、按进口批次归档； 2、存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单； 3、按供应商分类归档。
三、加工贸易项下单证的管理 所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码。另外根据手册号再作档案，要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书，按手册号归档。 四、以上相关单证自进出口报关日期起保管五年。 五、以上相关单证资料由有关销售员整理成册，再由销售部统一归档保管。 六、海关查阅资料时，档案经管人员应积极配合，人员调动时，要做好书面交接工作，不得擅自外带。 进出口业务管理制度 为加强进出口业务管理，规范企业经营行为，树立良好的企业形象，特制定本规定。 一、在进出口业务经营过程中，必须严格遵守国家有关对外贸易的有关法律、法规，在批准的范围内依法与外方签订进出口合同。 1、进出口贸易中，需申领配额、许可证的商品，凭真实、合法、有效的文件及必备材料到有关部门办理手续。
外贸公司管理制度 办公行为规范 第一章总则 第一条为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。 第二章细则 第二条服务规范： 1. 仪表：公司职员工应仪表整洁、大方。 2. 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方。 3. 用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。 4. 现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间(包括午餐时间)办公室内应保证有人接待。 5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 第三条办公秩序 1. 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 2. 职员间的工作交流应在规定的区域内进行(大厅、会议室、接待室、总经理室)或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟(特殊情况除外)。 3. 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。 4. 部、室专用的设备由部、室指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。
5. 发现办公设备(包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等)损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。 第三章责任 本制度的检查、监督部门为公司办公室、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。本制度的最终解释权在公司。 人事管理制度 第一章人事制度 第一节招聘制度 一、用人原则：重选拔、重潜质、重品德。 二、招聘条件：合格的应聘者应具备应聘岗位所要求的年龄、学历、专业、执业资格等条件，同时具备敬业精神、协作精神、学习精神和创新精神。 第二节考勤管理制度 一、工作时间 公司每周工作五天半，员工每日正常工作时间为 9 小时。其中，周一至周五：上午8：30 - 12：00，下午12：30 - 17：30 为工作时间，12：00 - 12：30 为午餐休息。周六，周日实行单双休制度。 二、考勤 1.所有专职员工必须严格遵守公司考勤制度，上下班实行报道。 2.迟到、早退、旷工 (1)迟到或早退 30 分钟以内者，每次扣发薪金 5 元;30 分钟以上 1 小时以内者，每次扣发薪金10 元;超过 1 小时以上者必须提前办理请假手续，否则按旷工处理。 (2)月迟到、早退累计达五次者，扣除相应薪金后，计旷工一次。旷工一次扣发一天双倍薪金。年度内旷工三天及以上者予以辞退。 3.请假. (1)病假
(2016年新版)医疗器械经营企业质量管理制度及工作程序(全套) 医疗器械经营企业质量管理制度 xxxxxx医疗科技有限公司 2016年医疗器械经营质量管理制度 1、医疗器械经营质量管理制度目录 1.质量管理机构（质量管理人员）职责QMST-MS-001 2.质量管理规定QMST-MS-002 3.采购、收货、验收管理制度QMST-MS-003 4.供货者资格审查和首营品种质量审核制度QMST-MS-004 5.仓库贮存、养护、出入库管理制度QMST-MS-005 6.销售和售后服务管理制度QMST-MS-006 7.不合格医疗器械管理制度QMST-MS-007 8.医疗器械退、换货管理制度QMST-MS-008 9.医疗器械不良事件监测和报告管理制度QMST-MS-009 10.医疗器械召回管理制度QMST-MS-010 11.设施设备维护及验证和校准管理制度QMST-MS-011
12.卫生和人员健康状况管理制度QMST-MS-012 13.质量管理培训及考核管理制度QMST-MS-013 14.医疗器械质量投诉、事故调查和处理报告管理制度QMST-MS-014 15.购货者资格审查管理制度QMST-MS-015 16.医疗器械追踪溯管理制度QMST-MS-016 17.质量管理制度执行情况考核管理制度QMST-MS-017 18.质量管理自查制度QMST-MS-018 19.医疗器械进货查验记录制度QMST-MS-019 20.医疗器械销售记录制度QMST-MS-020 2、医疗器械经营质量工作程序目录 1.质量管理文件管理程序QMST-QP-001 2.医疗器械购进管理工作程序QMST-QP-002 3.医疗器械验收管理工作程序QMST-QP-003 4.医疗器械贮存及养护工作程序QMST-QP-004 5.医疗器械出入库管理及复核工作程序QMST-QP-005 6.医疗器械运输管理工作程序QMST-QP-006 7.医疗器械销售管理工作程序QMST-QP-007 8.医疗器械售后服务管理工作程序QMST-QP-008 9.不合格品管理工作程序QMST-QP-009 10.购进退出及销后退回管理工作程序QMST-QP-010 11.不良事件报告工作程序QMST-QP-011 12.医疗器械召回工作程序QMST-QP-012
公司规章制度 为了使公司的发展蒸蒸日上，每个人的做事能力更加专业，特制定如下公司规章制度： 一．考勤制度 1．工作时间 周一至周六（正常情况下周六上半天，早上10:00 到下午2:00），每天上班时间为早上10:00到下午1:00，下午2:00到晚上6:30。其他节假日和国家统一规定的一样。 2．奖惩制度 根据上述工作时间，无故缺席者按日工资的金额从月工资中扣除（日工资= 月工资/26）；迟到或早退者按10 元/小时计算从月工资中扣除（少于1小时而多于半小时的按1 小时计算，特殊情况在1 小时之内的除外）；晚上6:30以后加班的按20元/小时的加班费在月工资中给予补贴（少于1 小时而多于半小时的按1 小时计算，特殊情况在1小时之内的除外）；规定节假日加班的按正常日工资的两倍计算工资；正常情况下每月请假不能超过两次（遇到周六的可以考虑有三次），否则按缺席或迟到计算；每月考勤表在月底时会让每个人知道。 二．工作业务制度 1．业务范围 跟单业务者： 询盘—找产品—报价—确认订单—跟进订单—安排运输（商检）—对单—做单据给客户。正常的这整个流程都是由一个人全部跟进下户等。 网络负责者： 财务，办公室及老板之日常生活负责者： 及时安排付款（老板或经理确认的款项），跟进收款，安排报销，购买办公室的日
常用品，处理老板的出差机票和日常生活，处理来访客户的酒店及机票的订购等。 经理： 负责老板的一些大单的跟进，监督和执行整个办公室的运作，定期对老板作办公室的运作报告。 2．奖惩制度 跟单业务者： 由于自身原因而非无法控制或预料而导致的任何环节出错（包括简单错误和老板或经理曾经提到要注意的错误）及没有计划好等，从而造成其订单亏损或少赚的情况，亏损或少赚金额的5%-10%（根据不同情况而定）将作为对出错者的惩罚（罚款将从当月工资中扣除）。出现小问题但可以解决并未影响到老板利润的情况下一次罚款20 元。 网络负责者： 不能在老板规定的时间内完成所安排的工作的一次罚款20 元（前提是自己答应或正常能在规定时间内完成的工作）。 财务，办公室及老板之日常生活负责者： 安排付款时出错而导致延误正事的，办公室所需用品说过两次要买而因为自己忘记没买的，安排老板日常生活及票务事宜出错等，每发现一次罚款50 元。 经理： 有些老板告诉的事情或客户提到的事情而忘了传达给大家，由于自身原因而非无法控制或预料而导致的任何环节出错等，发现一次罚款50 元。500-1000 元（根据每月出错记录及三个月的营业额核对）；委托他人办理自己份内的事而出错的惩罚将由自己承担。 三．外出报销制度 1．珠三角范围内出差并且当天回来的，路费，电话费和餐费实报实销。 2．外省出差或珠三角出差当天不回来的，路费，电话费和餐费实报实销。住宿费由公司安排订好或公司规定一个具体消费金额（根据不同地方的消费情况而定），住宿
ISO9002-全套制度及业务流程之文件管理程序目的及范畴：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。 职责： 总经理室负责公司文件治理的总和谐及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉； 各部室资料员负责文件治理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。 工作流程： 3.1 文件分类： 3.1.1 通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。 A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等 B. 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等 C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等 3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范畴内使用的专门文件。分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。 技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。 财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。 人事资料：即公司职员在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人差不多情形、工作表现的个人资料。
合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。 签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。 F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。 3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种专门类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等 3.2 总要求： 3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。 3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采纳国家公文格式，内部行文按公司惯例采纳英文格式。（格式及具体规定详见第三层次文件《**集团文件处理方法》之第二章“文件格式”） 3.2.3 各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不承诺由拟写人直截了当送领导者个人，因专门情形必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。 3.2.4 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，按照以往本部门文件的运转情形，估量当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。 3.2.5 各部室资料员要建立本部门的文件清单。即按照3.2.4订立的立卷类目，将空白的文件清单置于该类目的最前面；随时将已发放完毕的文件按已编好的类目归入卷内，并按文件收进顺序填写文件清单。 3.2.6 文件的治理一样要通过如下几个环节： 登记：收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在相应的收文发文登记本上或直截了当在文件上签收并及时整理文件名目。来图加盖受控分发号。 用印：公司印章由总经理秘书保管，部门公章由各部室资料员保管。用印时，应以有关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联系单为依据。 发放：各部室资料员按照批准的发放范畴进行分发。制度文件换版时，由总经理室或有关部门按照发放清单发出新版文件。
国际贸易部工作职责 1、负责公司国际贸易系统的整体运营和所有的对外业务，完成公司的对 外贸易年度经营目标； 2、建立健全国际进出口网络体系，拓展国际市场，推广及销售公司产品； 3、负责整个外贸流程的操作、跟踪、控制，相关外贸单据的缮制； 4、协调与各部门的工作关系，合理、及时的安排进口、生产、运输出口； 5、根据市场情况制定产品对外出口价格；特殊情况必须请示领导； 6、负责公司所有国际客户的接待及项目的谈判； 7、负责公司国际推广展会的筹办和落实； 8、无条件服从公司政策，完成上级安排的其他工作。 国际贸易部管理制度 外贸部分业务组和单证员，两者形成外贸团队共同协作完成公司的出口业务和相关外贸工作的服务。在公司创业初期，由于业务量不大，可以一人多职，如业务员可以负责单证的处理。 外贸部所需单据将统一格式，单据号码也使用统一编号，以便查询有据。 一、业务部职责： 1、积极开展市场调查、分析和预测；做好市场信息的收集、整理和反馈，掌握市场动态。 2、配合公司制定出口销售计划，完成公司预定出口目标
3、负责市场开拓与配合公司宣传工作（如展会、网站），努力拓宽业务 渠道，不断扩大公司产品的市场占有率；及时回复客户的传真和Email，要求当天的函件必须在当天给予回复，如果工作量较大也要给出相关回应以体现公司的形象 4、与客户洽谈直到形成订单合同，配船订舱协调好货物装船时间和提单 出证要求；将订单信息反馈给单证组，要求单证组按具体要求出具相 关单据，并负责整个订单的全局跟踪 5、负责出口单据的最后审查工作，并提示财务部做银行交单记录 6、负责做好产品的售后服务工作，增进客户关系，及时解决客户的问题， 并将产品质量信息及时反馈到市场部和品管部；提高客户满意度，增 强企业信誉 7、负责出口应收帐款资金的回收工作，及时跟踪货款到帐日的应收情况， 提醒单证组及时取得银行水单并交付财务部进行出口核销工作 8、协助单证员做好基本资料归档工作，并对资料信息和整理工作作应有 的指导 9、负责编制出口统计报表。做好出口统计核算基础管理工作，建立健全 各种原始记录、统计台帐，及时汇总填报年、季、月度出口统计报。 二、单证员职责： 1、做好基本资料归档工作，要求对客户资料、报价单、订单合同（包含 出口合同下的一切单据备份）进行清晰的分类，作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资料 2、配合业务组缮制和准备相关出口单据：出口报关单、代理报关委托书、