如何做好秘书工作
2013年6月
一、正确认识秘书工作
（一）秘书工作的地位与作用
在任何系统高效有序运转的过程中，都有大量的决策、指令下达，大量的情况上报，大量的信息反馈，秘书工作就在其中起到枢纽作用。秘书工作具有单位的门面、领导的参谋助手和信息耳目的作用。
（二）秘书工作的特点
1、服务性
为本单位领导服务，为上级、同级和下级机关服务，为群众服务。
2、政治性
秘书工作是为领导活动提供服务的，经常接触各级领导，接触大量工作秘密、文件、会议，要求秘书人员具有很强的政治头脑和保密意识。
3、事务性
秘书人员要充分认识秘书工作的意义，不畏繁杂、琐碎，认真踏实做好每件工作。只有做好事务工作，才能使单位内部秩序井然，对外渠道畅通；只有做好事务工作，才能使领
导从事务中摆脱出来，集中时间和精力想大事，干实事，更高效的开展工作。
（三）秘书工作的职能
1、执行决策职能
服从领导决定；把领导决定落实下去；及时收集、反映各级部门在贯彻执行领导决策中的情况和问题等。
2、事务承办职能
既要为领导服务，又要为部门和群众服务，发挥承上启下、上下沟通的桥梁作用。领导交办、布置的事务应按照认真完成，各部门和基层向领导请示、汇报的事项及时呈转。
3、参与决策职能
秘书工作参与决策，可以从两个方面理解：一是重要部门或大单位，因工作需要设秘书长、副秘书长。他们作为秘书工作的负责人，一般都是领导班子成员，直接参与机关领导决策活动。二是秘书要为领导决策当好参谋，承办决策事务，间接参与决策。
（四）领导秘书的工作任务
1、管理文件
对文件进行科学登记分类；熟悉重要文件内容；根据领导分工，保存好相关领域的文件备查。
2、安排活动
安排活动有几个层次：首先是日常活动，如开会等，其
次是特殊活动，如调研、约谈、会见等。各类安排要张弛有度，衔接合理，目的是提高领导的工作效率，使领导劳逸结合不致疲于奔命。
3、对外联络
领导很多事情需要秘书去联络。如领导与领导之间，领导与其他秘书人员之间，领导与单位之间，领导与群众之间，很多联系都需要秘书去做桥梁。
4、参谋咨询
秘书应是领导的信息采集器。秘书要多看文件、听会、听汇报、搞调研，多收集信息，成为领导的一个重要、可靠、准确、及时的信息源，并根据需要发挥参谋咨询的作用。
5、起草文稿
起草领导参加相关会议、活动的讲话稿、发言稿。对领导召集的相关会议进行记录、整理。
6、处理事务
包括工作事务和生活事务等。
二、秘书如何提高办事效率
（一）有备而来
1、身上准备两支以上的签字笔；
2、办公用品（笔、墨水、纸、胶水、剪刀、计算器等）集中存放，消耗品随缺随补，用完后放回原处；
3、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处钥匙准备两把，
一把放在固定的地方，一把带在身上，办公用钥匙和家庭钥匙不要混放；
4、备好常用的电话号码、文件、制度、地图、字典、交通信息等；
5、去外地出差要准备好身份证、雨伞、洗漱用品等必需品。
（二）点滴记事
1、随时记录
随身携带一个小本子，把重要的事情记下来。主要有：当天领导的主要活动；本单位的大事；领导交办的事情；别人交办的事情或反映的情况；自己想到的事情和对工作的想法等。把事情记下来以后，经常翻一翻，急事马上办，一般的事列入计划办，领导安排的事，办完及时报告，这样工作就不容易遗忘了。对于开会、接待等时间要求很严格的事情或者很久以后才需要办的事，可以利用手机的定时提醒功能，防止误事。
2、朝思暮想
晚上睡觉前，把一天所见、所闻、所干，过一遍“电影”，想一想：今天要办的事办完没有，还有什么不周的地方明天要补办，还有什么事情今天没办明天要办，明天要新办什么事情等。早上起床或上班前，把今天要办的事、昨天遗留的事想一下，特别对重要的事和时间性较强的事，如几点开会，
几点接人，领导几点参加什么活动等，在脑子里过一下，排一下计划，一般就不会忘事了。
3、严格程序
办公室里很多工作都有相应的制度和工作程序规定，我们在办理时，一定要严格遵守。对于没有明确规定工作程序的工作，要认真总结、分析，制定规范、切实可行的工作程序，并严格执行。乘车时，程序要求系安全带，可能一辈子系几千次都用不上，但如果用上，就是性命攸关的事。
（三）做好小事和细节
1、正确认识做好小事和细节的意义
海尔张瑞敏说“什么是不简单，把每一件简单的事都做好就是不简单；什么是不平凡，能把每一件平凡的事都做好就是不平凡。”对于秘书工作来说，这些道理尤为重要。秘书工作是辅助性、服务性的工作，大量的事情都是平凡而琐碎的，即便是一件很具体的事，也往往需要向领导请示报告。这些小事做好了，工作正常运转，别人甚至感觉不到，因为这些事情往往都是在幕后、在台下做的。而一旦忽略了某些“小事”，缺往往导致“惊天动地”的大事，给事业造成损失。所有的细节问题，仅仅是事物的表现形式，深入探究，所有细节问题的根本是素质问题。
2、不要犯“我以为”错误
在工作中我们常常犯这样的错误，那就是“我以为”。我
们常常“我以为”，结果却“并非如此”。等到明白以后，却为时已晚，或浪费了机会，或浪费了时间，重重要的是导致工作衔接无法到位。所以一些工作安排印成纸质资料，发到每个人手里，使责任明确清除，事后评价、追究、考核等就有了依据。
3、上传下达不失误
向领导、同事或者客人汇报、交办或者介绍情况时，要声音洪亮、清晰，把背景交代清楚，简明扼要地把情况说明白，如果书面表达，要把字写工整，不用繁体字、生僻字。
工作中很多小事没必要写在纸上，但应让接受指令的人重复一遍，避免衔接误差。比如，秘书为领导买一张机票，秘书听明白后，必须再复述一遍：“买一张3月1号，从临沂飞北京的机票。”这样可以避免机票日期不对、地点不对等错误。
三、秘书如何高效利用时间
（一）只做最重要的事
每天早晨把自己需要做的事情按照紧急、重要程度依次写在笔记本上，然后从最重要、紧急的事情开始做，做完一件事后，要及时从笔记本上销号。
（二）列出远期计划
“凡事预则立，不预则废”，在繁杂的事务性工作中，提出一些长期目标，并列出可行的计划，认真执行。
（三）该出手时要出手
要学会拒绝一些无谓浪费时间的事情，保证自己拥有足够的时间。
（四）避免突发事件
突发事件会干扰甚至中断你当前的工作，极大地浪费时间，所以要尽量避免突发事件。比如，你着急去政府办拿文件，结果因为匆忙崴了脚，文件没拿成，还严重耽误工作。（五）改掉懒惰、拖拉的毛病
懒惰、拖拉是高效利用时间的天敌，可以轻易的浪费掉大量的时间。接到工作任务后，就要立即着手行动，如果不允许立即行动，也要确定明确的行动时间，并做好提醒。如果只是简单的考虑事情不紧急而想过几天再做的话，十有八九要耽误。
（六）掌握自己的东西放在什么地方
定期清理自己的抽屉、橱子，把没用的东西扔掉，把有用的东西分类放好，在需要的时候，保证很快找到想找的东西。在电脑里建立规则的文件夹，在文件命名时加上时间，都可以大大减少查找文件的时间。
四、当好参谋助手
（一）明确参谋角色
一般来说，秘书作为下级，对于领导的错误和失误往往看得比较准确，认识比较深刻。所以秘书向领导提出忠告，
对于领导认识和改正错误，中止和克服正在发展的错误，警惕和防止可能出现的错误，都具有重要的作用。一个出色的秘书，不仅表现为对领导言听计从，认真执行他们的指示，努力完成领导交办的任务，而且表现为善当参谋助手，给领导出主意、提建议、想办法。在领导决策、指示不符合变化了的实际情况时，能通过巧妙的建议和忠告，使领导改变初衷，重新作出符合实际的决策。
（二）把握参谋时机和方法
领导往往是临近决策或遇到复杂问题难以作出决断时，才需要建议和意见，因此向领导提问题和建议要善于审时度势，特别是当认为领导的决策、指示不正确或不完善时，一般不要直接反对。可以利用领导征求意见的时机，诚恳地提出自己的见解，达到启发领导思维灵感的目的；也可以选择在领导情绪稳定或较好时，将意见变通成问题向领导提出来，而且要一并将可能产生的后果阐述清楚。特别对领导事先没有掌握的情况和考虑不周之处，要“借题发挥”，“渲染”效果，让领导作出更合适的决策。
（三）向领导请示的五个关键
1、关键的事情
领导主管范围内的事情，涉及其他领导与部门的事，需要其他部门领导决定或出面的事情，涉及全局、影响面大的事情。
2、关键的地方
关键的地方是指在工作中任何环节中关键的地方，必须由领导决定的地方。如召开一个重要的会议，哪些部门领导参加，何时何地开，以及议程安排等。
3、关键的时刻
把握好请示工作的火候，该请示的时候毫不拖延；不该请示或不必请示的，则应等待机会，或自己灵活解决。
4、关键的原因
向领导请示问题，必须提前做好各方面的准备。如问题的来龙去脉，请示领导的关键理由，以及对问题如何解决的建设性意见等。
5、关键的方式
秘书作为下级，请示领导的方式是多种多样的，但方式不同，请示的效果也不一样。有的事情可以电话请示；有的事情就必须当面请示；还有的事情需要书面请示，以表示问题的严肃性。
五、做好信访、接待工作
（一）接待来访客人
在日常工作中，会遇到很多来访的客人，这些人身份不同、目的也不同，在工作中要认真区别对待。对于来办事的人员，要热情接待，认真办理。对于来找领导的人员，要问清楚来人的身份、目的，与领导的关系后再做区处，不可直
接带其见领导。不可轻信来人自称与领导之间的亲戚、朋友关系，未经批准不可替领导代收物品。
（二）办理群众来信
收到群众来信后，认真做好接收、阅信、登记、呈阅等工作。领导作出批示后，要及时转交督考办或有关单位处理，并及时催要结果。
（三）接待群众来访
1、集体访
群体访具有上访人员多，诉求较难解决，情绪一般较激烈等特点。接待时要热情、和气，不可与其争论，用引导的方式问明上访原因，联系相关部门接访。
2、个体访
个体访可以分为新发信访案件和信访积案两种。新发信访案件往往诉求比较迫切，时间要求比较紧急，需要弄清原因，转到相关部门处理。信访积案一般比较复杂、棘手，有的具有深层次的历史原因，上访老户一般情绪比较激烈，要求面见主要领导或分管县领导。要引导、化解其激烈情绪，通知信访或有关部门接访，一般不得让其面见领导。
对于接待上访人员，我们只需简单了解上访人员的籍贯、上访原因及诉求即可，一般不要与其讨论详情，也不可轻易发表看法或见解，以免被抓住漏洞陷入被动。
六、高效组织会议
（一）会前准备工作
1、确定会议名称、时间、地点
2、确定会议筹备机构和筹备人员
召开大中型会议需要组织专门班子进行筹备，一般会议筹备机构也是会议期间的工作机构，大多称为秘书处或会务处。一般下设会务组、材料组、组织组、宣传组、生活组、保卫组等。这些小组在大会秘书长或秘书处的领导下分工负责、密切配合，共同承担会议的组织服务工作。
3、安排议题的原则和方法
提交会议讨论的议题必须与所开会议身份相适应，也就是说，提交会议讨论的议题，一定是该会议能够讨论批准的。提交会议讨论的议题，除特殊情况外，要有简要的文件或汇报提纲，并提前发给参加会议人员阅读，准备意见。除特别紧急的情况外，不要临时增加议题。提交会议讨论的议题及文字材料，必须事先经过相关领导审批和专人对内容和文字进行审核把关，否则不能安排会议讨论。每次会议议题的选定、安排，均应请主管领导审定。会议议题的安排主要由领导确定和会议秘书向相关单位收集两种方法，但任何议题的最后安排都应请领导定夺。
4、提名与会人员
参加会议人员由秘书接受委托提出参考名单后由领导选择、决定。没有固定与会人员的会议，根据领导机关的原则
指示和要求，全面考虑后提出与会人员名单，请领导确定。领导自己拟定与会人员名单，工作人员提供相关材料或提出补充意见。征求意见会议，各主要方面的人员出席，对于讨论某一专题的会议，专家和这方面有实际经验的工作者出席，纪念性会议，有名望、有影响的人物出席。做好与会人员提名工作，关键是熟悉各部门的业务和各领导的工作安排。
5、会议文件的产生、审核和分发
会议文件分为会议正式文件、会议参考文件、会议阅读文件等。文件审核和分发。
6、会议通知、报名和报到
会议八要素：会名、内容、开会时间、日期、地点、参加人员范围、人场凭证、报到时间和地点。
先落实会场再发通知，对附近的主要会场、招待所的数据资料，包括容纳人数、会场座号排列、招待所房间数等基本情况了如指掌。必要时可在正式通知前发预备通知。与会人员变化后及时报告会议秘书处。如有更换通知，及时做好修正工作，如：制发证件、排列座次、准备文件、安排食宿和交通工具等。
7、会议编组和会场布置
庆祝大会会场有办喜事的气氛，又不可显得庸俗；座谈会会场要气氛和谐；报告会会场要简单朴素。会场是否悬挂
横幅、张贴标语，应根据会议内容和情况需要提出建议，在得到领导的同意后执行。
8、座次排列和证件制作
（二）会间组织服务工作
1、签到、引导就座
签到有两种方法：一是薄式签到；二是卡片签到（卡片上可涵盖姓名和联系方式）。
引导入座可设立指座标志或由工作人员引导。
2、会议发言和会议记录
发言注意地区平衡、主要领导和一般领导的平衡、主题平衡（既符合主题又不过分重复）
会议记录分摘要记录和详细记录，会议记录要真实、准确、完整，不随意删改，速记既要忠实原话又要段落清楚，文字准确。
3、会场后勤保障和会场服务
音响、灯光、卫生、茶水、纸笔等。
4、会议集体摄影
党的会议按党内职务，非党会议按行政职务。
（三）会中生活管理
1、会场的服务管理
会议工作人员要按照有关规定，全面做好各种会议、各个会场、各种与会人员的各项会场服务管理工作。各种会议
包括主席团会议、领导小组会议、全体会议、团长会议、组长会议、小组会议、秘书处会议和其他各类小型会议；各个会场，包括保证各种会议所需要的各类会场；各种与会人员，包括领导成员、与会代表、列席人员、特约代表、各类来宾、新闻记者、秘书、会议服务人员和其他各种有关人员；各项会场服务工作，包括会场布置、主席台安排、会场设备、座区划分、座位座次、会议用品、电气设备、茶水供应、会场环境等服务工作。
会场布置要简朴适用，生活招待要周到礼貌，会场出入要严格管理，会议用品要按需分配，休息场所要预作安排，环境管理要尽力做好。
2、迎接与会人员
对于外地与会人员，有条件的，可以弄清楚他们所乘飞机、火车、汽车等交通工具的班次、抵达日期和具体时间，及早安排接待人员、车辆，安全准时接站。同时做好各项生活服务准备工作，迎接与会人员的到来。
3、会议食宿安排
大中型会议，需要租用招待所、宾馆、饭店等供与会人员住宿。饮食要干净、卫生、可口，要注意照顾少数民族与会人员。
4、安排领导看望与会人员
大中型会议与会人员报到后，应组织会议召集单位领导
看望与会人员代表。这项工作可以体现出领导对与会人员的关心，也是互相沟通、增进了解、加深感情的渠道。
5、会议交通保障
如会议住地距会场较远，必须安排足够车辆接送与会人员。要加强车辆管理、调度，保证与会人员有序乘车。
6、医疗卫生服务
各类大中型会议都要配备专职或兼职医生。所有食品都要符合国家食品卫生法的规定，必要时可采取抽样检查的办法，确保安全。
（四）会后工作处理
1、整理会议记录和印发会议纪要
为保证会议记录的真实、准确、完整和语言文字的规范化，需要在会后及时对现场记录进行整理。召开一些日常性工作会议后，应该印发会议纪要，以便有关部门执行，也可方便日后查找。
印发会议纪要只限于日常工作会议，大型会议因为都有正式文件和决议，一般不再印发会议纪要。
2、会议文件的立卷归档
大型会议完整的会议案卷，应包括会议的全部正式文件，会议参阅文件，会议安排的发言稿，会议上的讲话材料和其他会议材料等内容。
3、会议新闻报道
根据实际情况通知宣传部门做好会议新闻报道工作。
（五）会议文字工作
提前组织文字人员准备会议材料。
（六）会务工作的指导原则
认真领会领导意图和会议指导思想；熟悉和掌握会议的组织领导情况；协助领导拟定会议安排；精心组织，周到服务；妥善做好会议的善后工作。
七、如何写好文字材料
能说、能写、能干是办公室里最基本的三种能力。其中，文字表达是一个非常重要的能力。能够做到站起来能说、坐下来能写、走出去能干，才算得上是复合型人才。写材料，有助于形成综合性思维、严谨的逻辑习惯，有助于分析问题、解决问题，对个人的成长进步非常有好处。写文字材料时我们要通过调查研究、深入思考，把自己的思想、观点体现在领导讲话中，体现在工作部署中，转化成领导的决策，就可能直接发挥参谋决策的作用。
一是要在夯实文字功底上下功夫。首先，最基本的是夯实遣词造句能力。包括用词要准确，句子要通顺，说话要明白，标点要适当，不能出错别字。其次是夯实语言表达能力。逻辑要清楚，层次要分明，语言要简捷。第三是夯实知识积累能力。要写清楚首先得把事搞清楚。把事搞清楚，就要时时注意学习。据统计，目前知识的半衰期是5年，即5年内
有一半知识将过时。只有平时多学习，领导给你交待事才能一点通，只有平时多积累，写材料时才能思如泉涌。
二是在“综合”上下功夫。办公室的材料大都是综合文字材料。写年终总结，要把全年的情况综合在一起，写本科室工作总结，要把各项工作综合在一起，写大型会议工作总结，要把各系统的工作综合在一起。关键的是，好多工作、好多情况，不是你亲历的，谁重谁轻，取谁舍谁，要从一堆“乱麻”中理出个头绪来。这其中体现的，既是归纳整理能力，更是握全局的能力。达到这种能力，首先要占有资料，巧妇难为无米之炊，搜集资料是综合的基本功。其次要消化吸收，弄懂吃透有关情况，经过消化吸收，筛选过滤，去繁杂、取精要，再提纲携领串起来。完成这个过程，综合材料就算有了雏形。
三是要在把握文字材料的“角度”和“高度”上下功夫。首先要正确把握“角度”。为人作嫁衣，你得知道人家长相如何、体形如何、想要什么款式。文字材料的直接服务对象是各级领导，起草文字材料，你得知道在什么场合用、受众是谁、领导什么意图。领导讲话、工作汇报、署名文章、宣传文稿、讨论发言、演讲致辞等各类文稿各有要领，领导语言风格、思维方式方法各有不同。还有一个“高度”问题。就是我们在文稿的构思、起草过程中，尽可能地站在领导的高度想问题，让材料充分体现领导的思想。比如，写部署工
作的材料，你首先得研究这项工作为什么要做、应该怎么做、怎么才能做好；写汇报工作材料主，你就要掌握全面情况，知道过去干了什么、存在什么不足和问题、今后要干什么；给领导写发言稿、署名文章，你就要把握专家什么观点、社会什么观点、领导什么观点等等。所有这些，都不是仅靠拍脑门、做“文字游戏”能够做好的。要时时学习、处处学习，把握大政方针政策，把握经济社会发展趋势，把握领导思想脉络，把握上情、下情、内情、外情。
要想写好材料，主要还是要平时多下功夫，把功夫下文字之外，多熟悉情况，多积累知识。不能“冷手抓热馒头”，到时拿不起来。写好材料的“诀窍”就是结合实际工作，多学、多记、多思、多看、多写、多练，做到“一不怕难、二不怕苦、三不怕改”。
八、秘书需具备的四点素质
（一）见利不动
秘书工作中会遇到种种诱惑，要养成正确的金钱观，守得住清贫，耐得住寂寞，经得起诱惑。坚定信念，养浩然正气，做好廉洁自律。
（二）遇事不慌
在工作中遇到急难险重的复杂问题，心里难免会出现紧张甚至畏难情绪，导致在处理原本可以胜任的问题时也不能得心应手。解决这个问题就需要有一种临危不乱的心理素
质，遇事三思而后行，有意识的锻炼自己培养“复杂问题简单处理”的能力。
（三）半只冷眼
秘书接触的人和事都比较多，会获取各种各样的信息，对此，我们要采取不可跟风、不可全信的态度，不被外界环境左右，客观、中立的看待待人接物。
（四）一颗素心
保持平常心，做到不轻慢、不泄露、不拖延、不大意。
九、如何提升自己
（一）勤于学习
作为秘书，加强学习是提高能力的法宝。作为县委办公室秘书，首先就要加强理论学习，学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观等重要内容；学习党的路线方针政策、党的代表大会精神、中央领导人的重要讲话；学习县委、县政府主要领导的重要讲话及县委、县政府重要文件等。其次，要加强业务学习，要把自己负责的业务工作摸清、摸透，学习上级、外地先进经验、做法，认真总结、思考，结合自身实际提高工作水平。第三是要向领导学、向同事学。孔子曰:“三人行，必有我师焉”，在办公室更是如此，有的领导严谨细致、谦虚谨慎，有的领导严肃认真、一丝不苟，有的领导沉着冷静、思路开阔，同事也是如此，每个人身上都有值得我们学习的方面。我们要
注意吸收、总结，对照自身不足改进、提升。
（二）端正态度
我们从事的工作比较繁杂、琐碎，可以说是很平凡的工作，如果我们抱着勉强接受、不得不干的消极态度，对分配给自己的工作总是不满意，总是怪话连篇、牢骚满腹，本来潜力无限、前程似锦的人生就会白白虚度。那么，怎么才能做到热爱工作那？要像热爱我们的恋人一样热爱工作。在旁人看来非常辛苦、劳累的工作，只要我们迷恋、热爱这个工作，我们就能够承受，一切都不在话下。埃及的金字塔是举世瞩目的奇迹，却是由很多普通劳动人民一点一点建成的。看起来平凡，不起眼的工作，却能坚忍不拔的去做，坚持不懈的去做，这种“持续的力量”才是事业成功的最重要基石，才体现了人生的价值，才是真正的不平凡。
（三）自我反省
坚持每天反省自己的行为，哪些事情做的正确，哪些事情做的错误，做对的事情还能不能改进，做错的事情以后怎么改正。简单、枯燥的工作，我们能坚持做多久不走样？有人监督与独自工作时能否保持同一标准？要及时纠正在生活、工作中出现的错误倾向，不断总结成功的经验和失败的教训，不断发展适合自己的高效的工作方式和思维方法。
秘书信息工作案例 秘书信息工作与档案管理的案例分析题你知道怎么做吗?下面我给大家介绍关于秘书信息工作案例的相关资料，希望对您有所帮助。 秘书信息工作案例 1.档案的价值? 思考并讨论，在该案例中小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式? 2.为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务? 什么他们会选择该种方式? 答：(1)对于企业来说，档案有两方面的价值 答：小林向某大学技术开发公司发出了函电，请求给予技术咨询，采用了电信传递方式，老师为工厂查阅了国内外有关资料和专利，并复印成册寄到该厂，采用 一、凭证价值 了文字传递的方式，生产科长在厂长办公会上，向与会者详细汇报了该产品的性能档案是历史的真凭实据。从档案的形成看，它是由形成者当时、当地、当事直和发展前景.并提供了某大学开发公司查阅的有关资料，采用的语言传递与文字传接使用的文件材料转化而来的，是未经任何改动的原件，是令人信服的历史证据。 从档案自身特点看，它记录了形成者留下的历史真迹，是
确凿无疑的原始文件和历语言传递是将信息转化为语言传递给 信息接受者，如对话、座谈、会议、提出史凭证，可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。 二、参考价值 档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训，可为后人提供广泛的借鉴。它对于企业查考既往实践、探索事物的过程及其规律，总结吸取历史的经验教训，开拓创新，是必备的参考材料，具有广泛的情报价值。 (2)地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料，因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。经过3年多的努力，完成了42辆车的改造任务，每车节约资金98万元，42辆车共节约资金4116 万元。充分体现了档案的参考价值。 从信息意识的角度，谈谈何秘书为何会遇到尴尬，你怎么做? 答：1.所谓信息意识，就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。 2.此案例中何秘书缺乏信息意识，没有从会议回执中获取到代表们关于住宿的要求信息，只是想当然的按照男女人数，确定了房间的数量，没有收集到代表们的特殊要求，所以才遇到了
浅析如何做好办公室文秘工作办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项工作任务的完成。 秘书是办公室的重要组成人员，办公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。因此，要做好办公室工作，个人认为秘书人员必须做到以下几方面： 一、秘书工作人员必须具备的素质和修养 ，良好的政治素养。秘书工作有很强的政治性，秘书是领导的近身工作人员，有时代表领导机关或领导人撰文，谈话、处理问题，因而要求有良好的政治素质和思想修养。 第二，良好的个人品行。“忠诚老实，事实求是”这八个字，应该是一切秘书的座右铭。作为秘书，对领导、对组织、对上级、对同志必须忠诚，不怀二心。鉴于秘书是领导的近身工作人员，“求实”二字尤为重要，有须强调。因为
秘书言行的真假虚实，不仅是秘书个人问题，而且会影响领导的行为，关系至大。 第三，良好的工作态度。首先要有敬业、乐业的精神。做事要专心致志，聚精会神，不三心二意，心不在焉。要有事业心，责任感，忠于职守，尽职尽言，勇于承担任务，不推诿困难，不回避矛盾，勤敏踏实，既要有雷厉风行、讲究效率的干练作风，又要有任劳任怨、埋头苦干的精神；要有严格的组织纪律性，既不专擅，又不推诿，既尊重领导，又不盲从。 第四，良好的文化知识素养。要有专门业务知识，干一行，懂一行。要有多种辅助知识，如社会知识、自然知识、科技知识、国际常识等。 二、要熟悉机关和机关工作的基本情况 机关和机关的工作基本情况，包括党政各级机关的职能范围、专门业务和工作规律，本机关的结构、状况、工作安排等。只有熟悉基本情况，了解环境、了解人物、了解制度后，才能有的放矢地开展各项工作，促进办公室工作高效率、快节奏的运转。 三、做好文字起草和信息收集工作 文秘写作重在实用，只求格式、文种规范，内容表述简明性，行文要少而精，注重效用。切忌弄虚作假，华而不实，或主观主义想当然，情况不明决心大，心中无数点子多。在
浅谈如何做好高校教学秘书工作 王丽珍杜永光 摘要: 随着新时期高校招生规模的扩大, 教学模式和学制种类的不 断增加, 给教学管理工作带来了新的机遇和挑战。高校教学秘书是高等教学管理的基层岗位,因其工作性质及工作特点, 决定了教学秘书 工作的重要性。教学秘书在教学管理中担负着提高教学质量、保障教学工作的有序进行、促进学校发展的重任。文章对如何做好高校教学秘书工作进行了简要论述。 关键词: 教学秘书; 高教管理; 素质; 能力教学工作是高等学校经常性的中心工作, 教学管理是高校管理 的中心内容,在教学管理中, 各院( 系) 的教学秘书是不可缺少的。 教学秘书是高校基层教学单位—院(系)最直接的教学管理人员, 在 教学管理中起着上传下达、联系左右的重要作用, 是院( 系) 领导的得力助手, 是联系院( 系) 领导和师生的桥梁, 同时也是协调部门 关系的纽带。教学秘书的素质高低、能力大小直接关系到教学管理工作的水平, 而教学管理工作对保证正常教学秩序, 顺利实施教学计划, 提高教学质量至关重要。因此, 在当今高校规模日益壮大,教学 改革进一步深化的形势下, 如何做好高校教学秘书的工作对高校的 发展至关重要。教学秘书, 其工作性质应定位于既是教学工作管理者, 又是服务员, 而管理从本质上讲也是服务, 因为整个学校的工作最 终都要落实到为学生服务。作为教学秘书, 这种服务更具体、更直接。而且, 教学秘书的工作繁杂, 头绪多, 时间紧, 要求高, 但主要任
务是掌管好基层教学单位的教学文书, 协助教学院长处理日常教学工作和具体事务, 因而全面地服务教学、服务教师、服务学生是教学秘书的中心任务和本职工作。每个教学秘书必须在思想上确立全心全意做好三个服务的宗旨, 这是干好本职工作的前提。 要做好高校教学秘书工作, 必须遵守教学秘书工作的基本原则, 即及时有序,客观准确, 坚持原则, 兢兢业业, 当好参谋助手。 及时有序是指注重实效, 工作要分先后缓急, 反对拖拉推诿, 积压不办, 要急教师所急, 想学生所想, 如开学前的工作决不能拖到开学后, 否则会导致教学秩序紊乱, 发生错漏, 要提高工作效率, 工作要有预见性, 做到井井有条。客观准确, 就是要实事求是, 准确无误, 特别是学生成绩, 教学工作量一定要做到客观准确, 绝对避免差错。坚持原则, 就是要维护正义, 抵制歪风邪气。如抓考风, 促学风, 对于因考试作弊、成绩不及格以及其他违纪者, 打招呼说情者, 既要耐心说服, 又要坚持原则。怎样才能做好高校教学秘书的工作呢? 一、要有敬业奉献精神和吃苦耐劳精神教学秘书的工作主要是服务性工作,很多是琐碎的, 不仅任务繁重, 而且头绪多, 牵涉到高校各个部门, 有时任务急, 还得同时完成几项任务, 不得不加班加点,甚至连节假日也不能休息, 需要经常加班才能完成。因此, 教学秘书需要有高尚的奉献和自我牺牲精神, 如果没有一种服务意识和乐于吃苦、甘于奉献的精神, 是绝对做不好秘书工作的。所以要正确对待自己的人生价值, 秘书人员的价值就是通过自己的任劳任怨地做好服务工
竭诚为您提供优质文档/双击可除秘书信息工作的重要性 篇一：秘书工作作用 一.秘书的作用 秘书是协助领导处理日常事务工作，掌管文书的人员，他们以辅助领导决策，综合协调各部门或各人员的工作，沟通收集处理信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。做好日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）工作，做好接待事务（来访接待、安排服务等）工作，做好会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）工作，做好信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）工作，做好调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）工作，做好文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）工作，做好协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)工作，做好督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）工作，做好领导临时交办的任务以及行政事务。
对秘书工作作用的认识有哪些? 20XX-05-3014:31 工作描述： 秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，大致有以下几项： ?接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话； 收发与回复日常邮件；? 撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；? ?会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作； 将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；? 接待访客；? ?采购、分发和控制办公用品等等。 秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。 核心竞争力： 知识要求：一般情况下，企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识，并有一定的外语基础。 技能要求：文字功底深厚，具备较强的沟通协调能力和
浅谈如何做好秘书工作 一、“秘书”概说 什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处; 一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处; 许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。 然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。 秘书一词的来源 1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。 2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。 3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。 4、宫廷里的藏书，尤指***。 5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。 秘书的类别 1、从服务的对象上分：
高校教学秘书工作总结 高校教学秘书工作总结范文 教学工作是高等学校经常性的中心工作，教学管理是高校管理的中心内容，在教学管理中，各院（系）的教学秘书是不可缺少的。 教学秘书是高校基层教学单位—院（系）最直接的教学管理人员， 在教学管理中起着上传下达、联系左右的重要作用，是院（系）领 导的得力助手，是联系院（系）领导和师生的桥梁，同时也是协调 部门关系的纽带。教学秘书的素质高低、能力大小直接关系到教学 管理工作的水平，而教学管理工作对保证正常教学秩序，顺利实施 教学计划，提高教学质量至关重要。因此，在当今高校规模日益壮大，教学改革进一步深化的形势下，如何做好高校教学秘书的工作 对高校的发展至关重要。 教学秘书，其工作性质应定位于既是教学工作管理者，又是服务员，而管理从本质上讲也是服务，因为整个学校的工作最终都要落 实到为学生服务。作为教学秘书，这种服务更具体更直接。而且， 教学秘书的工作繁杂，头绪多，时间紧，要求高，但主要任务是掌 管好基层教学单位的教学文书，协助教学院长处理日常教学工作和 具体事务。因而全面地服务教学、服务教师、服务学生，是教学秘 书的中心任务和本职工作。每个教学秘书必须在思想上确立全心全 意做好三个服务的宗旨，这是干好本职工作的前提。 要做好高校教学秘书工作，必须遵守教学秘书工作的.基本原则，即及时有序，客观准确，坚持原则，兢兢业业，当好参谋助手。 及时有序是指注重实效，工作要分先后缓急，反对拖拉推诿，积压不办，要急教师所急，想学生所想，如开学前的工作决不能拖到 开学后，否则会导致教学秩序紊乱，发生错漏，要提高工作效率， 工作要有预见性，做到井井有条。 怎样才能做好高校教学秘书的工作呢？
一、要有永不懈怠的“进取心”；二、要有宠辱不惊的“平常心”三、要有谨小慎微的“细致心”；四、要不断强化“政治意识”；五、要准确领会“领导意图”。秘书是一种特殊的社会职业，秘书工作是机关工作不可缺少的重要组成部分。秘书既要负责处理领导的日常事务，又要负责领导的工作协调和相关文书工作。随着形势和任务的发展变化，秘书为领导服务的内涵也在不断地丰富和拓展。在工作实践中，本人深深体会到，要做一名符合角色要求，为领导、机关和群众所接受的称职秘书，必须做到顾全大局讲政治，尽心竭力尽职责。 一、要有永不懈怠的“进取心”秘书工作标准高、要求严，这就需要秘书人员必须具有过硬的综合素质和精湛的业务技能。应该说，秘书人员都是经过各级认真考察和严格选拔的，无论是思想品质、业务能力，还是作风纪律、自身形象都是不错的。但也有少数秘书人员，随着时间的推移和对环境的适应、对工作的熟悉，特别是与领导关系的不断融洽，逐渐放松了对自己的要求，感到自己进了“保险箱”，仕禄无忧，只满足于围着领导“转圈子、端杯子、开门子”，满足于当“二传手”、“传声筒”，满足于能把一般性工作“玩得转”，忽视了知识结构的改善和能力素质的提高。作为秘书人员，一定要摆正自己的位置，树立“靠素质立身”的观念，始终保持“本领恐慌”的危机感，牢记“学海无涯，学无止境”，主动自我加压、充电，如人大常委会秘书人员，要在统筹兼顾、广泛学习的同时，重点学习政治理论和与人大工作密切相关的宪法和法律（如选举法、代表法、地方组织法、监督法等）以及其他有关知识，对电脑要能驾轻就熟，运用自如，坚决克服“近水楼台先得月”的优越感；要树立积极有为的观念，自觉把秘书工作作为实现人生价值的平台，努力在平凡岗位上干出不平凡的业绩，赢得组织的信任和群众的肯定；要树立开拓创新的观念，积极研究新情况新问题，敢于提出与众不同的真知灼见，不能墨守成规、故步自封，更不能随波逐流、唯唯诺诺，要在不断改进工作方式方法中提高工作的层次和服务的质量。二、要有宠辱不惊的“平常心”秘书作为领导的“代言人”，确实有其特殊性，身份特珠、工作特殊、环境特殊，这就意味着秘书的角色是荣耀的，但同时又是辛苦、寂寞的。如何正确处理各种关系和矛盾，调整好自己的心态，适应这种特殊性的需要，是每个秘书人员都必须要过的“华容道”。一是得意莫忘形。秘书岗位取决于党的事业的需要不是为秘书个人设置的一种特权。但现实生活中，由于秘书天天工作在领导身边，容易赢得领导的信任和“偏爱”，也容易使其产生在领导光环照耀下的得意与满足。实际上，秘书也只是一名普通的工作人员，是为领导、为群众服务的。当面对鲜花簇拥和甜言蜜语时，秘书人员一定要有清醒的认识和客观的是非辨别标准，多问几个为什么，时刻做到宠辱不惊，保持平和的心态，甘居“幕后”，做好“地平线”以下的工作，绝对不能因为领导的信任而沾沾自喜、妄自尊大、自以为是，更不能干“越位”和“出格”的事。二是失意不消极。给领导当秘书，在风光神气的背后，其实也有许多辛酸和苦辣，能够自由支配的时间少，临时性、突击性任务多，大脑神经长期处于高度紧张状态。工作任务完成得好很少有人表扬，出了一点纰漏便会遭受质疑和责难。有时出力吃苦也不一定落好，明明受了委屈，还得忍气吞声、强装笑颜。面对诸如此类的“失意”，秘书人员不能患得患失，更不能消极应对。既然选择并从事了秘书工作，就应该不辜负组织的信任和培养，把受到的委屈和责难化作激励自己奋进的“苦口良药”。既要看到秘书工作的艰苦性，又要看到秘书岗位对提高自身素质具有的独特优势；既要与同龄人比进步，更要比奉献、比工作，耐得住寂寞、受得了委屈、抗得住辛苦。三是自省要经常。秘书人员要养成“吾日三省吾身”的习惯，经常反思自己的言行，检点自己的作风，及时打扫思想上的“灰尘”,使思想不偏离正确轨道；要自觉遵守法律法规、党纪政纪和规章制度，时时处处严格规范自己的言行，增强自我管理、自我控制的能力；要自觉地接受组织和群众的监督检查，绝对不能搞任何特殊化，不能假借领导名义和工作之便办私事、捞好处。 三、要有谨小慎微的“细致心”《淮南子•人间训》中有“圣人敬小慎微，
秘书信息工作注意事项 秘书工作是一门艺术,要做好秘书工作必须注意信息等方面的事项，下面WTT小编给大家介绍关秘书信息工作注意事项于的相关资料，希望对您有所帮助。 秘书信息工作注意事项 一、要在领导的视线范围内，不要让领导在需要时看不到秘书， 当好秘书的注意事项 。注意观察领导的眼神、手势地，在大场合要反应灵敏，行动迅捷。 二、落落大方，不卑不亢，可以点头，不要哈腰。做到热情有度，稳健为本。太过于热情，有时会损害领导形象。 三、要掌握分寸。如领导上主席台不需要搀扶，否则别人以为领导身体不好或者太年迈、给本校领导特别是自己人开车门不需要用手遮挡，递茶送水经先宾后主。 四、要做到心中有数。比如跟谁做什么事情，对象是什么，程序是什么，内容是什么，不能一问三不知，适当的地方要给领导提个醒。比如领导的发言稿件等有关材料要随时准备一份，对领导活动情况。 五、要注重仪表，大方得体。 不好的秘书的表现：
一、喧宾夺主，爱插话; 二、勉强安排领导：比如抢着帮助领导拎包;安排座位; 三、热情过度;爱跟领导争论，以显学识; 四、爱自作主张; 五、不了解情况，不积极主动，被动应付; 六、领导交待事情忘了，办完的事情不反馈，没交待的事情反而自作主张给办了; 七、报喜不报忧; 八、评论领导; 九、口风不严; 十、窥视心理强; 十一、有太强烈的优越感和神秘感。 见面与问侯礼仪中注意事项 1、请勿直呼其名 2、介绍时提供的信息应适当 3、介绍出现失误时仍应沉着应付 4、自我介绍 名片设计与名片接递方法 1、名片是让新结识的朋友记住你的姓名、地址和电话号码等的一种有效办法。 2、一张形象、效果俱佳的名片通常包括以下几项内容：
办公室文秘工作心得6篇 导读：本文是关于办公室文秘工作心得6篇，希望能帮助到您！ 办公室文秘做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作，做到手续完备，及时准确。需要清退归档的，资料应做好登记和立卷工作。本文是办公室文秘的工作心得，仅供参考。 办公室文秘工作心得一： 本人在自己的岗位上克尽职守，兢兢业业，各项具体工作按计划推进，各项临时交办工作雷厉风行完成，为中心总体工作计划的实现发挥了一定的作用，为保障中心的日常工作做出了一定的贡献。现将个人工作总结如下： 一、注重学习，注重自身素质的提高 新的政治理论思想不允许我们固步自封，夜郎自大，我们必须具有先进的观念，与胡锦涛同志为总书记的党中央政治思想保持一致，才能适应联网中心未来的发展。所以，我积极参加本单位组织召开的以三个代表重要思想和党的十六届三中、四中全会精神为灵魂的政治理论学习，并做了详尽的政治笔记与理论笔记。通过学习，提高了自身的政治理论思想素质，工作时，能从中心工作的大局出发，从中心整体利益出发，支持同事的工作，团结办公室全体人员，保持融洽的工作气氛，形成了和谐、默契的工作氛围。另外，我还注意从书本、从现实生活中汲取营养，认真学习、仔细体会新形势下怎样做一名合格的工作人员。平时，除
了忙日常工作外，还不断读书学习，包括文秘、交通信息、高速公路联网收费、档案、电脑等相关业务知识，记有几万字的学习笔记。同时，虚心向领导、向同事学习，取长补短，增强了服务意识。通过学习，提高了业务素质，在落实各项工作的时候，能够注意态度和方法，和同事们的关系处理得比较和谐，没有发生一起语言冲突，各项工作都得到了大家的支持，落实顺利。对办公室工作，能够提前思考，对任何工作做到计划性强、可操作性强、落实快捷。 二、坚持做事和做人原则，努力做好日常工作，热心为中心全体人员服务要提高工作质量，关键是做好日常的本职工作。为了做好日常的本职工作，我做了下面的努力： 1、每天提前30分钟左右到达办公室，做好上班前的相关工作准备，并安排好当日应该完成或准备完成的工作。 2、认真安排好各项工作的具体时间，分清工作主次和轻重缓急，做到有理、有节、有序、有效。按时完成领导交办的具体工作，不拖延、不出大差错，有始有终，工作进展情况也及时向领导报告，以便于领导能统筹全局，灵活安排。 3、在公文处理过程中，严格按照公文处理程序办事。发文时，按照拟稿、核稿、会签、签发、印制、盖章、登记、发文等程序办理;收文时，按照收文登记、拟办、批办、分送、催办、立卷、归档等程序办理，没有出现错误的公文处理事情。 4、注意纸张文档、电子文档的整理。当今文秘工作的三件必备之物是纸、笔和电脑。而对于资料的整理能力则反映了文秘人员的细心与否。日常工作中，我注意对纸张资料的整理，该归档
如何做好秘书工作 2013年6月 一、正确认识秘书工作 （一）秘书工作的地位与作用 在任何系统高效有序运转的过程中，都有大量的决策、指令下达，大量的情况上报，大量的信息反馈，秘书工作就在其中起到枢纽作用。秘书工作具有单位的门面、领导的参谋助手和信息耳目的作用。 （二）秘书工作的特点 1、服务性 为本单位领导服务，为上级、同级和下级机关服务，为群众服务。 2、政治性 秘书工作是为领导活动提供服务的，经常接触各级领导，接触大量工作秘密、文件、会议，要求秘书人员具有很强的政治头脑和保密意识。 3、事务性 秘书人员要充分认识秘书工作的意义，不畏繁杂、琐碎，认真踏实做好每件工作。只有做好事务工作，才能使单位内部秩序井然，对外渠道畅通；只有做好事务工作，才能使领
导从事务中摆脱出来，集中时间和精力想大事，干实事，更高效的开展工作。 （三）秘书工作的职能 1、执行决策职能 服从领导决定；把领导决定落实下去；及时收集、反映各级部门在贯彻执行领导决策中的情况和问题等。 2、事务承办职能 既要为领导服务，又要为部门和群众服务，发挥承上启下、上下沟通的桥梁作用。领导交办、布置的事务应按照认真完成，各部门和基层向领导请示、汇报的事项及时呈转。 3、参与决策职能 秘书工作参与决策，可以从两个方面理解：一是重要部门或大单位，因工作需要设秘书长、副秘书长。他们作为秘书工作的负责人，一般都是领导班子成员，直接参与机关领导决策活动。二是秘书要为领导决策当好参谋，承办决策事务，间接参与决策。 （四）领导秘书的工作任务 1、管理文件 对文件进行科学登记分类；熟悉重要文件内容；根据领导分工，保存好相关领域的文件备查。 2、安排活动 安排活动有几个层次：首先是日常活动，如开会等，其
秘书如何做好信息工作 在当今信息时代，信息的资源价值日益突出，信息业倍受社会重视，在信息领域也出现了许多素质高和能力强的秘书信息工作人员，怎样才是一个合格的秘书呢？怎样才能做好秘书信息工作呢？这是我们所面临的问题。接下来，我将从5个方面来阐述与之有关的问题 一、信息 要想做好信息工作，首先，我们就必须知道，什么是信息，信息的特点与分类，只有这样，我们才能做接下来的工作 ㈠信息有许多种不同的定义: 美国科学家维纳《控制论—动物和机器中的通讯与控制问题》解释：“信息就是信息，不是物质，也不是能量”而后，他又提出“信息是人和世界相互作用的过程中互相交换的容的名称”① 《牛津字典》解释：信息就是谈论的事情、新闻和知识；② 《韦氏字典》解释：信息就是在观察或研究的过程中取得的数据、新闻和知识② 《辞海》解释：信息是音讯和消息；通信系统传输和处理的对象，泛指消息或是信号的具体容和意义；① 信息管理专家霍顿认为：信息是按照最终用户决策的需要，经过处理和格式化的数据，处理可以是自动化的或是手工的，有数据转为信息是由信息处理者完成的① 信息论中的信息是：用符号传递的报道，报道的容是接收符号者预先不知道的 简单地说：信息就是对客观事物的特征和变化的直接后好似间接的表述 总体来说：信息是对客观事物发展变化的规律和对事物运动状态的客观反映② ㈡分类 依据不同的角度和标准,信息可以有多种分类方法: ⑴按信息的运行方向划分,按照这种分类方法,信息可以分为上行信息、平行信息和下行信息。 织中的信息一般有三个流动方向，即为上行信息，是在组织中按照组织管理关系，下级向上级传递的信息，它可以描述出组织的当前状态；向下流动的信息即为下行信息，是上级向下级传递的各种信息，主要包括最高层制定的战略、目标以及各管理阶层发出的指令；水平流动的信息为平行信息，是在职能业务部门和工作小组以及个人之间进行沟通联络时传递的信息。 ⑵信息的来源划分，按照这种分类方法，信息可以分为部信息和外部信息。部信息是组织部各项活动所产生的各种信息，如决策管理信息、人力资源信息、财务信息、生产信息、销售信息、物资采购供应、术开发信息；外部信息是指来自组织以外、对组织活动产生影响的信息，如政策法令信息、国外政治经济形势信息、社会文化环境信息、外部群众情绪意见信息、自然环境信息、科技信息、竞争对手信息、消费需求信息、市场销售信息、金融信息、生产资源分布与生产信息等。对组织而言，部信息主要描述了组织中特定业务的容和情况，
浅谈教学秘书工作之浅见 发表时间：2012-10-09T14:13:29.200Z 来源：《医药前沿》2012年第13期供稿作者：陈永玉[导读] 总之，随着高职教育的发展和教育教学改革的深入，高职院校教学秘书的作用越来越重要。 陈永玉 (福建卫生职业技术学院护理系 350101) 【中图分类号】R19 【文献标识码】B 【文章编号】2095-1752（2012）13-0311-02 学校的教学工作是一个多层次、多因素的动态过程，是学校工作的中心内容。教学管理是教学工作正常运行的重要保障，是提高教学质量的关键因素之一，我校教学管理体系由校、系（部）教研室三个层次组成。系（部）一级的教学管理既是学校教学管理的基础部分，又是教研室一级教学管理的指挥部，它处于学校教学管理系统中的中介地位，起到承上启下的作用。这一级的教学管理水平高低直接影响到学校教学工作的秩序和质量的提高。而系（部）教学秘书是学校教学管理队伍中的专职人员，具体负责系（部）一级教学管理和日常事务。他们在学校教务部门的业务指导和系（部）领导的指挥下，直接参与系（部）教学管理工作的全过程。教学秘书是高职院校设于各系的基层教学管理岗位，其主要职责是协助各系领导进行日常教学事务的管理，协调配置教学资源。对于教学管理系统而言，教学秘书的作用至关重要，就像是整个系统的枢纽，如果枢纽运行不畅，就会导致整个教学管理系统的瘫痪，破坏正常的教学秩序，从而引起整个教学管理水平的下降，影响教学质量。现代高效的教学管理，对教学秘书的素质提出很高的要求，结合我们工作经历，在此提出一些看法。 1.做为一名合格的教学秘书应具备的心理素质。做好教学秘书工作必须要具备良好的心理素质，特别是默默奉献、任劳任怨的心理品质素质，之所以强调这种心理素质，是因为教学秘书协助领导搞好教学工作、为教学服务、甘为群众“公仆”的工作性质决定了这一切。一方面。教学秘书工作头绪万千，没完没了；另一方面，教学秘书人员在领导之间、领导与群众之间，由于各种复杂原因，他们经常会遇到困难，有时还要蒙受许多难以说清或根本无法说清的误解，没有甘为“公仆”、任劳任怨的心理品质，总是怨天尤人、情绪低落，是做不好这行工作的。这就要求教学秘书不断加强自身修养，要有全心全意为教学服务、为群众服务的精神；要培养积极向上的工作目标和生活目标，从大局、从长远利益去考虑一切；要加强情绪修养，学会自觉制怒、摆脱苦恼、消释牢骚的方法，克服不良情绪对工作的消极影响。这样不仅可以从心理上进行自我疏导，消释工作过程中产生的不良情绪，而且能把埋怨客观环境转化为挖掘主观潜力，把埋怨别人转化为反省自己，把消极的埋怨转化为积极改变环境的实际行动，从而使自己的心理素质得到很大的提高，使自己始终能以一个良好的心态投入到工作中去。 2、要服务大家。管理就是服务[1]，从事教学秘书工作的人员，要本着为学院、为师生服务的理念，用心去服务大家，才能真正体现这一职业的特殊魅力，才会让人觉得秘书工作也是伟大、神圣、受人尊敬的，才不致让人觉得秘书是可有可无的。要以饱满的热情投入到工作中，以较高的的工作质量为广大师生服务。教学秘书工作服务的主体主要体现在为服务领导，为老师服务，为学生服务。 2.1为系领导服务。当好参谋，做好帮手的过程中，要以本职工作为核心，这是为领导提供服务的基础，由于系领导工作忙，不可能面面俱到地对各种问题分清类别，亲自处理。在这种情况下，必须依靠教学秘书去适时建议和协助处理。对领导布置的工作，教学秘书要做好跟踪，督促各有关人员按时完成各项教学任务，同时收集实施工作时的各种反馈信息，及时客观地向领导汇报。也就是说，通过教学秘书的工作使领导的工作更加简明、有序人和有效。 2.2为教师服务。教学秘书是教师教学的密切配合者，教学活动中教学任务的安排，排课，调课等一系列问题，都需要教学秘书来配合，教学秘书在处理这些问题时要以方便教师的教学为原则，多站在教师的角度考虑问题，为他们排除工作中的后顾之忧，使他们能将主要精力投入到教学中去。我系的教师人数多有一大部分是各家大医院的行业专家在为她排课时还要考虑到她们的工作的特殊性尽可能满足她们的要求。 2.3为学生服务，学生是教育主体，学校是为学生服务的，作为教学秘书更应该树立为学生服务的理念，对学生的各种询问，应给予不厌其烦的解答，平时多与学生进行交流，我们在开学初、中、期末常规进行教学座谈会，每月各班还做了教学信息反馈，及时了解他们的学习动态及思想动态，充分听取学生的意见，及时帮助他们解决学习过程中遇到的困难，我系不能解决的及时反馈有关部门，督促他们及时解决。总之，一切以学生的利益为出发点，顺利完成学业。 3.要有责任感和使命感。教学秘书要热爱高等教育事业，有较强的责任感，关心学院未来的发展，这种使命感与责任感具有强大的心理推动力，可以产生巨大的能量，不断促使教学秘书竭尽所能的投入到教学管理工作中，发挥重要作用，表现出较好的整体素质和较高的管理水平。 4要有较强的上进心。教学秘书在深入到教学第一线中，要努力抓住一切学习和培训的机会，不断提高自身的业务水平和综合能力，踏实认真，待人真诚，善于沟通，工作中要注重创新能力和实践能力的培养在。做一个有理想、有上进心的人努力提升教学管理能力，具备更高的综合素质，使教学秘书工作更上一个新的台阶。 总之，随着高职教育的发展和教育教学改革的深入，高职院校教学秘书的作用越来越重要。作为从事现代高校教学秘书工作的人员，应该勇敢面对时代发展的挑战，努力提高自身素质，完善知识结构，认真做好本职工作，更加主动、深入地为领导科学、合理的决策和管理提供信息依据，做好参谋助手。 参考文献 [1]高林琴，高校教学秘书在教学管理中的协调工能[J].包头医学院学报，2008，（3）.
做好秘书工作的感悟 ——读《二号首长》有感《二号首长》，叙述了出身农村的主人公唐小舟，偶然一次机会，从在报社郁郁不得志的记者变成省委书记秘书，也就是“二号首长”；从此，他的生活发生了巨大的变化——除了优越的社会地位，还有错综复杂的关系、艰险复杂的人心、各利益集团之间的博弈。作者以省委书记的秘书——唐小舟的视角，用细节做点，由点划线，织成了一张官网，展现了官场中的种种现象。 作为秘书，唐小舟上任面临的第一个问题就是如何称呼上一级。“首长”、“书记”、“老板”，这些不同的称谓，在不同的情境里担当各自的使命。就像书中写的一样，“称呼领导，确实是一个很大的学问。……如果在一个很公开的场合，你叫他老板，他可能非常反感，觉得太流俗太江湖气，贬低了他的身份。如果是很私人的场合，你叫他书记，显得太公事公办，叫他首长，显得太隔膜，叫老板，就亲切。而有重要人物在场的时候，又是比较私密的场合，把所有领导全部叫首长，肯定好过别的。相反，如果有更高级领导在场，而这个高级领导和老板关系又不是非常亲密，肯定叫官职比较好”。所以，当赵德良和唐小舟“微服私访”到民间时，唐小舟称赵德良为“老板”；有众多官员在且赵德良官职高于众多官员的场合时，则称“首长”。这说明，对上司的称呼，
要根据环境、情景和情感而定；至于什么时候什么场合怎么叫，恐怕就要看秘书灵活掌握了。 除了称呼要灵活掌握，如何握手，如何排座，如何安排日程等，这些看似简单的小事情，在官场里都有着自己的一套规则，也是需要秘书有智慧地做；即便是省委书记的秘书，若是不了解规矩，那么你在这场游戏里，就会被淘汰出局。在书中，唐小舟记住了所有重要官员的名字、长相和电话，建立了一个完备的数据库，需要时信手拈来，也是为了更好地做好秘书工作的准备之一。可以说，省委书记的秘书的脑容量得比官场要大得多，才够用啊。 在人情世故的处理方面，唐小舟这个秘书可以说做得是非常的称职，为现实中的广大秘书提供了些许指南。比如唐小舟当了赵德良的秘书之后，常务副省长彭清源打电话问他，“哪天有时间，一起去钓鱼”时，唐小舟的回答是，“太好了，首长哪天有兴趣，告诉我一声，我一定奉陪到底”。一方面，唐小舟对自己的新职务和将来的工作情况十分清楚，知道当上赵德良秘书之后，钓鱼的时间绝对不会有；而深知自己职务和工作情况的彭清源在此时此刻打电话来相约一起去钓鱼，绝对不是对小秘书说客套话，这说明，彭清源其实是在向唐小舟示好，更是对赵德良示好。唐小舟的回答，既接了对方抛出的橄榄枝，又不伤到自己和对方，可谓是高明。再如，当候正德为了感谢唐小舟的帮助，给他送礼
对秘书工作发展的认识有哪些 秘书的工作是需要很高的智商和情商的，要有洞察世事的能力，以及较高的人际交往水平。你对秘书这一职业有什么认识吗？下面是为你整理的对秘书工作发展的认识，希望对你有用！ 一、秘书工作的定位秘书是领导者的综合辅助人员，负责沟通信息、辅助决策、综合协调、会议、草拟文件、时间管理等主要职能。秘书既是管理人员，也是业务人员。秘书工作的主要目的是为领导者提供及时、真实、准确的信息，让领导者的决策依据更为充分、科学, 并推动决策有效地落实。 秘书工作，是秘书群体围绕领导者进行管理过程中所开展的一系列辅助性和服务性的工作。 二、对秘书的要求 秘书工作的特殊性要求秘书一定要有过硬的文化素养和较高的工作能力。首先，作为领导的秘书，应该稳重干练，坚持正确的政治方向。一个秘书要有清醒的政治头脑，在重大原则和大是大非面前不能糊涂，不能人云亦云，更不能见风使舵，左右摇摆，随随便便发表议论。《省委书记》一书中为我们展示了一位年轻秘书，郭立明，在一念之间的失误，使他的前途毁于一旦，因为省委副书记宋海峰帮他给父母找到房子，所以他与宋海峰走的较近，后来宋海峰出事他也被牵连了。本来这位秘书也是很认真负责的，他有一本很厚的工作日记，记录贡开宸书记
的每一点活动。但就因为没有把持住自己，以贡开宸的名义替宋海峰传话，违反了组织纪律，而受到了惩罚。 其次，作为领导的秘书，要想领导所未想，时刻替领导着想，保持清醒的头脑。《省委书记》中还有一位优秀的秘书；;焦来年。他不仅成熟稳重，还把与贡开宸有关的事情都记得清清楚楚。比如有一次贡书记自己都忘记了“ 11;14 ”家庭聚会，但焦来年却记得，并且为之做了准备。还有一次贡书记在办公室想事情，焦来年就一直等着，因为他明白贡书记的心思，他预料到贡书记会有事要他去办。 第三，作为一个秘书，要知道什么该说，什么不该说，要严格遵守保密性原则。由于秘书往往跟领导走得很近，不仅在许多方面直接参与领导决策，而且还掌握着包括领导个人隐私的一些鲜为人知的秘密。所以，秘书在公共场合活动时要注意内外有别、把握分寸，对什么该说什么不该说，必须心中有数，不能为了哗众取宠、一时兴起而口无遮拦。否则，不仅会泄露一些工作秘密，而且还可能损害领导者的形象，于工作、于己都不利。郭立明之所以被免去秘书的职务就因为他没有坚持原则，因为一点小恩小惠就立场不坚定了，所以他不能成为一名优秀的秘书。因此作为一个秘书，要经得住考验，纯净自己的心灵，端正自己的人生观与价值观。 第四，作为一个秘书，要具备良好的人际关系和协调能力。秘书每天都要和上司、同事、来宾、部门等接触和打交道，因此必须乐业敬群，以优雅的举止谈吐和高素质的涵养创造良好的人际关系，从这个意义上说，秘书应当是一位出色的公关人员。特别是和领导的相处
做秘书工作心得体会 我曾经在港资企业从事秘书工作五载，现在又在机关办公室从事文秘工作近三年，回顾几年来的工作历程，有不少心得体会，利用闲暇时间，总结记录下来，与同业者共勉。 秘书工作是一个锻炼人的岗位，要求人员具备较高的综合素质与能力。做好秘书工作重点在服务，难点也在服务。办公室的工作最根本是要围绕党委的中心工作，尽心竭力地搞好党委决策的落实。因此工作中，作为办公室的工作人员要能够做到： 一、不因事小而不为。办公室工作无小事。作为办公室的工作人员，就应该具有一种?一屋不扫，何以扫天下?的思想，?凡事都须认真?，努力做到：一是知大明小。要学会把握事情的轻重缓急，用大局的天平来衡量每一项工作，分清主次、大小、难易，这样才能避免视小不为、因小失大。二是小中见大。值班、会议通知、发文核稿、座次安排、后勤服务、接待等这些都是?小事?，但稍有不慎就要捅?大篓子?，导致办公室的整个工作脱节。因此，工作人员千万不可粗心大意、掉以轻心，要懂得小中见大、以大带小。三是以小促大。小事是大事的基础，办公室的每一件小事都与大事有着密不可分的关联，如一个通知就可能是领导决策的部署，一壶开水就是为机关服务的最好体现。这些都是小事，但只有这些小事做好了，大事才能更好地完成。 二、不因事杂而乱为。办公室工作头绪很多，任务琐碎繁杂。办
公室的工作人员头脑里必须要有一张清晰、规则的运行图，哪个该为、哪个不该为，哪个是重点、哪个是次要，应一清二楚，不能乱为。为此，应该做到：一是要知重知轻。避免力量均衡使用，重要工作没抓住，次要工作用过了劲、使过了头。二是要知上明下。吃透上情，办事才有方向、才有主心骨；摸透下情，办事才会有的放矢、才会迎刃而解。三是要循规蹈矩。没有规矩不成方圆。办公室是规矩之室，办事都有章有法，不管事情多繁杂，采用什么方法解决，都不能忘了规矩，该请示的要请示、该拍板的要拍板、该反馈的要反馈，凡事都要按规则有条不紊的办。四是要坚持原则。任何时候、任何情况下都要把握做事的规则，时刻牢记原则大于法。 三、不因事难而怕为。工作中，办公室都会经常遇到很多如群众上访等超出预见、超出职责、难以料理的事情。对这些事，是上推下卸绕着走，还是主动出击迎着上，这是对每一个办公室工作人员的考验。面对这种情况，办公室人员要有?这是我份内事?的意识，决不能退避三舍、听之任之。一是要沉着应付，切忌乱了章法。不管事情多么突然、多么紧急，首先要冷静地进行分析，根据上级要求和平时掌握的情况，稳定场面后再报告相关领导，并按领导要求协调相关单位，组织力量处理。二是要胸有主见，切忌唯唯诺诺。面对急事或突发性事件，不能退缩，应大胆地往前站。只要心里始终清楚，遇到的事情不管多难，都应义无反顾、挺身而出。三是要认真负责，切忌虎头蛇尾。特别是一些一时难处置或领导交待怎么办的事，更不能因为事情已过，就束之高阁。要协助领导认真抓好督查落实，在?督促落
如何做好文秘工作 文秘工作是各级行政机关的一项重要的、经常性的基础工作，是机关办公室的一个重要组成部分。工作中，领导要做到决策科学化，离不开文秘人员的协助。因为文秘人员一方面处理着大量的日常事务工作，使得领导能集中精力考虑决策问题。另外，还能发挥他们了解全面情况，掌握多方面信息的优势，辅助领导决策，提供合理合适的建议。党政机关文秘人员更是领导的参谋和助手，担负着联络上下、协调左右、参与政务、办理事务的重要角色。文秘人员的素质如何直接影响着部门和单位的形象，影响着党和人民群众的联系。所以说，文秘工作虽然头绪多，任务重，但是它的重要性决定着必须把工作搞好。 主动做好领导之间、部门之间的协调工作，帮助领导有计划、有步骤、有重点的抓好各项工作，做到忙而不乱。并从过去偏重办文办事，转变到即办文办事，又出谋划策。 组织起草本单位工作计划、报告、总结、规划、决议和规章制度，对需上报、下发的文稿进行政策、文字上的把关。对单位进行的会议、学习、座谈及调研情况等做详细的记录，并归类保存。 开展调查研究，聚焦工作中出现的新情况、新问题和热点、焦点问题，从政治、政策、从服务领导的角度出发，客观分析问题，并及时向领导反映，提出合理性建议。
对上级机关的来文和下属职员的报告，要及时转交给领导，根据领导的批示，具体落实承办，如期上报办理结果。并且要学会领会领导的意思，做到想领导所想，急领导所急，办领导想办，使自己的工作具备超前性和预见性，真正成为领导的参谋助手。 文秘人员除了具备以上工作人员的基本条件外，还应自觉、全面地加强自身素质，努力把自己造就成为德才兼备，既合格又称职的工作人员。 要有良好的思想素质。思想，思维活动的结果。一切根据和符合于客观事实的思想是正确的思想，它对客观事物的发展起促进作用。反之，则是对客观事物的发展起到阻碍作用。因此文秘人员在工作中必须主动学习“三个代表”重要思想，科学发展观等理论知识，武装头脑；博览群书，树立积极向上的人生态度，有合乎实际的价值目标；要做到干一行，爱一行，敬业爱岗，认真工作，奉献自己的力量。 要有诚信的人品素质。文秘人员是领导身边的工作人员，是同事的伙伴。因此在工作中要服从领导的安排，尊重领导的意见，维护领导的权威，树立领导的形象；与同事之间应团结一致，互帮互助，和睦友善，凝造良好的工作环境；对待自身要严格要求，提倡“三老”原则，做老实人，说老实话，干老实事，树立良好的信誉，说话、办事讲信用，答应领导的工作或别人的事情要按时、按要求完成。 要有健康的心理素质。首先要有自信，相信自己有能力、有把握完成领导派达的各项工作、任务。不自卑、不自负、不过高估计自己，有能力就干，没能力就学。其次是冷静，在工作中，不要被工作多、
浅谈如何做好办公室文秘工作 办公室在行政部门中处于承上启下、联系左右、协调各方的重要位置。如何做好办公室文秘工作，成为新形势下办公室文秘工作人员必须深入思考的问题。本人结合自身工作感悟，从文秘的角度浅谈自己的工作经验。 一、办公室文秘必须养成主动学习的良好习惯 作为办公室文秘人员，学习好基本理论知识是写作的根基，领悟好文字实质内涵是下笔的前提。没有对文字的敏感性与熟练应用，就不容易做好基础文秘写作工作。因此，在日常工作、生活中，文秘一定要养成自觉学习、敏锐捕捉、善于思考借鉴、勇于创新的良好习惯。狭义的理解，学习的内容只是帮助自身更好的开展工作的工具。因此，学习不可死板、拘于形式，急功近利。学习是让我们"博闻而多识"，通过"多听、多看、多思、多悟"达到一种综合能力的提升。同时，要多与他人沟通与交流，开阔耳闻与眼界的同时，锻炼自身的综合分析、调查研究、语言表达和组织协调能力，切实达到开口会讲、提笔能写、遇事巧。 二、办公室文秘要加快工作节奏、提高办事效率、提升办文质量 办公室工作看似无大事，实则千头万绪、细致繁琐。要求时效性、细致度比较高。这就要求办公室文秘必须树立效率意识，提高快速反应能力，对领导交办的事项要第一时间即交即办，切勿等、靠、盼，达到积极主动、又好又快的做好本职工作。 1.提高办理公文的质量和效率。公文处理是公司的一项基础性工
作，是系统内部方针政策、指示要求等传达的途径之一，综合反映企业的工作水平，必须严格程序，规范及时行事。作为文秘人员，要熟知公文处理的规程、正确使用文种，严格审核把关，要在发文校核、格式校核、内容校核上下功夫，克服公文文字粗糙、格式不规范等问题，确实提高公文处理质量。同时，对于需要紧急处理的公文，要在第一时间内处理完毕，并适时地提醒相关领导及时办理，提高公文办理的效率。 2.强化文字撰写的能力。文字起草是办公室文秘最基本也是最重要的工作之一。公务文书的撰写，要表达上级的意志，体现上级的想法，要站在领导的高度和全局的层面上审视问题，切不可以个人的想法为准;其二，文秘人员要熟悉本系统工作各个环节大致内容，没有业务工作的实践，就不容易写出准确反映业务的文章;其三，俗话说"读书破万卷，下笔如有神"，文秘人员只有大量的阅读与练习，才能不断提升文字撰写能力。 3.坚持大事报告、小事提醒。作为文秘人员，首当其冲要做好各类事项的报告、请示工作。凡在自身职责内应当请示的事项，应积极与办公室主任汇报。如遇重大紧急或突发事件，要及时向领导报告，使各种信息及时传递给上级。同时，有些小事往往容易被忽视，具体的细节等容易出现偏差，这就要求文秘人员尽可能的做到适时提醒与建议，在此过程中也可学到许多处理问题的方法，提升处理事务的能力。 4.不断要求自己做到手勤、嘴勤、腿勤。办公室的工作都是具体的、实在的，哪项工作都不能拖、不能等、不能推;漏了、省了、虚了哪个环节都不行，要做到严谨细致，就要求我们要多动笔杆子、少说空话，多请示汇报、少邀功请赏，多干实事、少空穴来风。认认真真地把每一件事情