公文写作的五个思维特征
公文写作是机关、团体、企事业单位在处理公务中所形成的具有法定效力和规X体式的应用写作。它与文学创作虽同属写作学研究的X畴，但客观上存在着许多质的差异。单从思维的角度来说，就具有许多不同的特征。
一、思维动因的指令性
在文学创作中，往往是作者被某一生活原型或某一原始生活素材所吸引，从而有意识地调动丰富的生活积累进行选择、加工、虚构、概括，逐步形成创作意图，激起强烈的创作欲望。当创作欲望非常强烈时，常常伴随着一种情不自禁、文思激涌、不吐不快的情绪状态。这时，作者就可以不断捕捉灵感的浪花，迅速获得精巧的构思、动人的情节、美妙的词语，还可以加快创作速度，使作品一气呵成。简单地说，文学创作的思维动因，就是作者的创作欲望，具有很强的主动性和自觉性。而公文写作往往要遵命于他人，其思维动因则是领导交待、文件规定、上级部署或是集体研究决定，具有明显的指令性。从思维动因上来看，公文写作同生活的关系，远不如文学创作那般贴近。文学创作起源于人的社会实践，公文写作虽然也要求写作人员"寻求灵感"，并不直接刺
激写作者的创作欲望。虽然公文写作没有自主权，但写作时却要求写作人员充分发挥积极性和创造性，依据领导意图和指示精神自觉主动地开展工作，提高工作的预见性。这就要求公文写作者不但具备较高的政治修养，还要有默默无闻的无私奉献精神。
二、思维过程的规约性
公文写作的思维过程和文学创作基本一致，都是开放的、动态的、发展的思维与语言的双向运动。文学创作的思维一经启动，便可以上天入地的寻求，极尽想象、联想之能事，以获得理想的艺术效果。而公文写作中，写作主体的思维受传统习惯的固定程式约束，必须根据党和国家的方针政策，以他人的意图来结构文章，具有较强的规约性特征。这种思维过程具有较浓厚的模式意识，一般都按规定程式进行，采用规X的语言，在规定的时间内完成，在特定的空间发挥效用。比如请示这一文体的写作，单是在正文部分就必须按规定程式写清以下三个方面:
(一)请示的依据;(二)请示的具体事项;(三)具体提出对上级的要求。
其中依据部分既要写得充分，又不能把问题涉及的X围写得太广，时间追溯过长;请示事项部分要有根有据，切合实际，合理合法;提出要求部分要采用惯用结束语。几个部分的层次安排要井然有序，有很强的逻辑性;文字表达尽可能与思维对应、对位、同步、同值，做到准确、真实、简明、通俗;任何含蓄委婉、颠倒顺序都会影响意思的表达和理解，影响所请示事项的成功受理。同时，还要按发文规则和有关规定写好或确定发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送机关;附件、成文时间、附注、主题词、抄报机关、抄送机关等。总之，公文写作的思维特点决定了公文写作不能信马由缰，但这并不是说我们就不能在体例上有所创新，像建房子一样，用同样的材料，不同的建筑师可以建成不同风格的建筑，不同的公文写作者也可以写出不同风格的公文，这也是公文写作者创造能力强弱的集中体现。
三、思维途径的创新性
创新思维，顾名思义，它不是简单的重复以往人们的思维过程，而是以“新、独、特"的差性来标新立异的。新是对创新思维的基本要求，它贯穿于整个思维过程中，成为人们进行思维创新的目标导向。
公文写作的创新思维途径很多，在实践活动中，常见的主要有以下几种：
（一）在开拓中创新。在公文写作中，领导者对草拟公文的要求，往往只是个轮廓，是个大概，要成就一篇公文，还需要公文写作者具有创新思维能力，遵从但不囿于公文的程式化体式，按照新思路进行思考，在公文写作中采用新的方式，探求新的体例、新的结构、新的功能;同时，按照客观事物发展的趋势，提出解决现实问题的新途径、新方法，或对领导提出有新意的建议，以便为领导提供有效的辅助，供领导开拓思路，促进工作有新的发展。这样，每解决一个问题，就能使工作向前迈一大步，使公文写作者的创新思维在开拓中得到一次新的发展。
（二）在全方位的开放中创新。在创新思维方式的三维结构中，知识结构、观念结构、方法结构都呈立体开放状态，全方位的汲取人类社会一切有价值的知识、观念和方法，使其结构处于不断的整合和优化的过程中。无论我们把本单位、本部门的整体思维作为考察对象，还是把本单位、本部门个体思维作为考察对象，我们都会发现，开放性是创新思维的重要特征，同时也是创新思维不可缺少的重要条件。一篇成功的公文作品，离不开对本单位、本部门内外环境信息
的广泛搜集，离不开对本单位、本部门相关知识和文化背景材料的整合，离不开对本单位、本部门原有旧观念体系的升华，离不开新知识、新观念、新方法的最大限度的应用。
（三）在事物的动态变化中创新。事物的动态多变性表明了创新思维的发挥要具备动态多变性能，要随着主题和环境的变化而变化。一切随条件而变化，这是创新思维充分发挥的前提条件。在公文写作中，当本单位、本部门自身和环境发生变化时，公文写作者要重新调整自己的创新意识和思维视角，以适应客观条件变化的需要，做到既有创新，又有和实际情况比较贴近的一面;既不落入俗套，又不脱离现实条件，把创新和贴近现实有机结合起来。一篇好的公文作品，总是充满时代变化的节奏感，同时又和现实生活紧密相连。如果抱着传统思维方式那种以不变应万变的宗旨，就只能因循守旧，根本无法写出对社会实践有指导作用的公文来。
四、思维方式的逻辑性
文学创作中的思维一般不脱离具体的形象，主要是依靠对事物的具体形象的回想、联想以及想等来激发作者的创作欲望。它虽然强调"艺术的真实"，但并不囿于物理的逻辑的真实，恰恰要避开这些真实，最大限度地发挥作者的想象力
进行创作。而公文写作的最高目的是运用逻辑思维分析研究问题，形成路线、方针、政策指导实践，改造客观世界。具体说来，公文写作思维的方式的逻辑性主要体现在以下几个方面:
（一）从客观事物到思想认识过程中的逻辑思维。公文写作要形成正确的有价值的观点，不是凭空想象得来的，要在客观实际和大量材料中经过反复的思考，正确的分析综合，归纳概括才能提炼出来。公文写作过程中的抽象、概括是公文写作者在头脑中形成观点的必经之路。公文写作者写东西时必须对所掌握的工作进行战略的、全局的思考，不能仅仅着眼于一枝半叶；必须对当前改革和发展中出现的新情况、新问题、新形势，进行深层次的逻辑分析和概括;要注意把握事物的本质特征和规律，形成自己的认识;·要加强工作中的原则性、系统性、预见性和创造性。公文写作者感知的东西愈多，占有的第一手材料越丰富，概括就会越全面、越正确；只有从客观事物到思想认识，从思想认识到客观事物再到思想认识，经过多次反复后，才能产生比较接近真理的认识。由此可见，缜密清醒的逻辑思维能力，对于公文写作者形成正确的有价值的观点，是十分重要的。
（二）公文写作结构篇章中的逻辑思维。公文是应用文
体，不是靠鲜明的形象打动人，而是靠逻辑的力量感召人。一般情况下，我们可以把一篇公文逻辑结构划分为四个逻辑单元，每一逻辑单元解决解决一个问题，它们分别是“是什么”、"怎么样"、"为什么"、"怎么办"。不管什么材料，都直接或间接，有意或无意地要回答这四个逻辑问题。公文中的"情况"、"特点”、“问题"等反映的是事物的性质状态，回答的是"是什么"这一逻辑问题；"成绩"、"做法"、“收获"等反映的是事物的情形如何，回答的是“怎么样"这一逻辑问题；"原因"、"经验"、“教训"等反映的是事物的成因和目的，回答的是"为什么"这一逻辑问题；"措施"、"希望"、"要求”等反映的是事物的发展和目标等问题，回答的是"怎么办"这一逻辑问题。因此，在公文写作总体构思时，要注意"是什么"、"怎么样”、"为什么"、"怎么办"几者之间的逻辑关系，"是什么"要讲实，"怎么样"要求真，"为什么"要讲透，“怎么办"要辨明。当然，公文创作人员在处理这几者之间的关系时，要根据不同的文体而有侧重，如果是作总结，要多讲"是什么"、"怎么样"，少讲"为什么"和“怎么办"；如果是经验交流，则应多讲"怎么样"、“为什么"，少讲"是什么"、“怎么办"。
（三）从思想认识到公文写作中的逻辑思维。公文创作离不开逻辑思维，这是由公文自身的特殊功能决定的。任何一篇公文，从本质上说，都是针对社会实践中出现的实际问
题，依据党的指导思想和科学理论，来制定解决这些实际问题的具体政策、规定、措施。从这一点上来看，公文就是“政策”。这种具体政策一旦产生，与党的理论和群众的实际问题之间，便产生了一种特殊的关系，具备一种特殊的功能。党的指导思想和科学理论通过“政策”即具体的公文来指导群众的实践，而实践经验又通过“政策”上升为理论，指导更大X围的实践。因而公文往往充当了“理论”和“实践”两者之间进行双向沟通的中介，起着承上启下的作用。公文中所阐述的具体政策，逻辑性越强，越是令人信服，对社会实践活动越是具有指导作用。
公文写作过程是一个复杂的逻辑思维过程，是一种创造性的复合性的脑力劳动，既有分析、综合、判断，又有归纳、概括、推理，但总体上是一个由大到小、由形式到内容的过程。一般由粗到细，由抽象到具体，由标题到观点，由材料到语言这样一个逐步完善的过程。在这一过程中，掌握公文创作的内在规律，学会运用理论联系实际的方法解决问题是十分重要的。
五、思维主体的非我性
公文有法宝的作者，这个作者是指依法成立并能以自己
的名义行使权利和承担义务的组织，或担负一定职务的负责人。公文写作者为写好公文往往要加班加点，费尽心思，但只是公文写作的“代言人”，没有著作权，当然不能凭主观意向进行写作，往往要受到现行方针政策及有关法律规定的制约，受到领导、决策部门、约稿单位或约稿人的制约，受到实际情况、群众意愿和行文规则的制约。在公文创作中，表达的不是公文写作者人个人的思想意识，一般也不容许体现写作人员个人的思想观点为、感情色彩；即使有所体现，读者也不会予以承认。这就是说在公文写作中思维主体具有非我性特征。这与文学创作是截然不同的。对文学创作而言，作者在作品中可以而且应该充分表现自己的个性特征。公文写作者在写作时要注意的不是表现自己的思维个性，而是在思维的流向、思维的广度、思维的深度、思维的频度上努力与被“代言者”趋近，努力体现被“代言者”的思想特色。
一些同志在进行公文创作时因为把心中所想一吐为快而倍感快意，却遭到领导、约稿人的否定，就会产生困惑，形成心理负担，认为是领导故意非难，是千里马常而伯乐不常有。其实，这是对思维主体的非我性特征认识不足的表现。要正确看待思维主体的非我性特征，关键要有以下两个方面的正确认识：
（一）正确认识秘书职业角色。各种职业角色总是有一
定的行为规X，教师有教师的行为规X，警察有警察的行为规X，公关礼仪人员有礼仪人员的行为规X。每一种职业角色都要遵守相应的行为规X。教师的工作是传道授此、解惑，应当教书育人，为人师表。同样的，秘书写作人员的主要任务就是办文，是服务性质的，主要是为领导服务，也是间接为机关服务，为社会服务，为人民群众服务。这就要求公文写作者把个人的思维调整到一般人、某一群体或领导的思维轨道上去，用一般人或领导的思维去主导写作。因此秘书写作人员必须树立和培养鲜明的服务意识，把服务作为基本职能，树立自觉服务的角色意识，在领导活动中甘当配角。秘书写作人员树立自觉服务的意识就是要以服从为天职，以配角为荣耀。对秘书写作人员的职业地位和社会功能主观夸大，或认为秘书写作人员只是领导的“应声虫”，都不是正确的秘书价值观。
（二）秘书写作人员对领导的服从也有一个能动地加深认识的过程。一个优秀的秘书写作人员，对领导要做到服从而不盲从。当发现领导的思维方向偏离了国家政策、法律法规的底线时，或发现领导在工作、决策上出现问题或错误时，要通过正当的渠道、妥善的方法向领导者或领导机关反映，以便予以及时纠正，从而能动地影响着一个单位、一个部门对党和国家的政策、法律法规的执行，影响着本单位、本部
门的各项具体规章制度的制定和执行。只有这样，秘书写作人员才能最大限度地发挥其社会功能，从而实现其人生价值。
思维动因的指令性、思维过程的规约性、思维途径的创新性、思维方式的逻辑性和主体的非我性是公文写作思维的主要特征。正确认识公文写作的思维特征，有利于调动公文写作者写作的积极性，在写作中运用创造性思维写出高质量的公文来。
2014年最标准公文格式 2014最新公文写作标准格式（必用参数）一、正文排版（针对文件内容） 文件标题：小标宋字体，2号，居中显示； 文件抬头（报送机关）：仿宋，3号，顶格。 正文内容：仿宋字体，3号。（先设置此项） 段落标题：仿宋，3号，黑体。 结构层次序号：一般用“一、（一）、1、（1）”标注。 第一层用黑体，第二层用楷体，第三、第四层用仿宋体。 段落设置：首行缩进2格；行距：29磅。 如果已建好公文模版，从其他文件中复制文字内容到当前位置时，一定不要普通粘贴，要选择性粘贴。才能保持当前的公文版式。 二、基础设置（一次设置，保存为模版文件，即可长期使用） （一）页面设置（菜单）： 1、设置页边距（在页边距标签）： 上：3.7厘米；下：3.5厘米；左：2.8厘米；右：2.6厘米。 2、设置页脚位置（在版式标签）： “页脚”距边界设置为2.6厘米。 3、设置正文的字体字号（在文档网格标签，最下方中部）： “字体设置”按钮：仿宋，3号。 4、设置每页行数及每行字数（在文档网格标签）： 选中“指定行和字符网格”， “每页”设置成“22”行；“每行”设置成“28”个字符。
（二）插入页码： Word菜单—插入—页码：页码字号设置成“4号”，宋体。 具体设置方法步骤 一、公文的模板制作 （一）页面设置 1、设置页边距： 选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。 2、设置页眉和页脚： 选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”，“页脚”距边界设置为2.6厘米。 3、设置字体字号： 选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“3号”，单击“确定”按钮； 4、设置每页行数及每行字数： 选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。 （二）插入页码 选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为 “1.2.3……”的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“4号”；字体宋体。选定页码，选择“格式”——“段落…”，奇数页的页码设置成右缩进1字符，偶数页的页码设置成左缩进1字符。单击“确定”，完成页码设置。 （三）发文机关标志制作
公文写作的五个思维特征 公文写作是机关、团体、企事业单位在处理公务中所形成的具有法定效力和规X体式的应用写作。它与文学创作虽同属写作学研究的X畴，但客观上存在着许多质的差异。单从思维的角度来说，就具有许多不同的特征。 一、思维动因的指令性 在文学创作中，往往是作者被某一生活原型或某一原始生活素材所吸引，从而有意识地调动丰富的生活积累进行选择、加工、虚构、概括，逐步形成创作意图，激起强烈的创作欲望。当创作欲望非常强烈时，常常伴随着一种情不自禁、文思激涌、不吐不快的情绪状态。这时，作者就可以不断捕捉灵感的浪花，迅速获得精巧的构思、动人的情节、美妙的词语，还可以加快创作速度，使作品一气呵成。简单地说，文学创作的思维动因，就是作者的创作欲望，具有很强的主动性和自觉性。而公文写作往往要遵命于他人，其思维动因则是领导交待、文件规定、上级部署或是集体研究决定，具有明显的指令性。从思维动因上来看，公文写作同生活的关系，远不如文学创作那般贴近。文学创作起源于人的社会实践，公文写作虽然也要求写作人员"寻求灵感"，并不直接刺
激写作者的创作欲望。虽然公文写作没有自主权，但写作时却要求写作人员充分发挥积极性和创造性，依据领导意图和指示精神自觉主动地开展工作，提高工作的预见性。这就要求公文写作者不但具备较高的政治修养，还要有默默无闻的无私奉献精神。 二、思维过程的规约性 公文写作的思维过程和文学创作基本一致，都是开放的、动态的、发展的思维与语言的双向运动。文学创作的思维一经启动，便可以上天入地的寻求，极尽想象、联想之能事，以获得理想的艺术效果。而公文写作中，写作主体的思维受传统习惯的固定程式约束，必须根据党和国家的方针政策，以他人的意图来结构文章，具有较强的规约性特征。这种思维过程具有较浓厚的模式意识，一般都按规定程式进行，采用规X的语言，在规定的时间内完成，在特定的空间发挥效用。比如请示这一文体的写作，单是在正文部分就必须按规定程式写清以下三个方面: (一)请示的依据;(二)请示的具体事项;(三)具体提出对上级的要求。
2014最新公文写作标准格式设置方法 公文的默认设置模板制作进入系统：“开始”菜单——“程序”——“Microsoft Word”—... 2014最新公文写作标准格式设置方法 一、公文的模板制作 进入系统：“开始”菜单——“程序”——“Microsoft Word”——进入Word 界面。 （一）进行页面设置 选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上： 3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”，“页脚”距边界设置为2.6厘米。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“3号”，单击“确定”按钮；选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。 （二）插入页码 选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮， “数字格式”设置为“，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“4号”；字体宋体。选定页码，选择“格式”——“段落…”，奇数页的页码设置成右缩进1字符，偶数页的页码设置成左缩进1字符。单击“确定”，完成页码设置。 （三）发文机关标志制作 “表格”——“插入表格”，1列1行。输入“玉环县人力资源和社会保障局文件”，字体为小标宋体，红色，调整字号、字间距，以美观、醒目、庄重为原则。选中表格，设置行距为刚好使文字上边缘接近表格线，点击鼠标右键——设置表格属性——“表格”附签——文字环绕为环绕——“定位…”——水平位置相对于页边距居中，垂直位置相对于页边距 3.5厘米——“确定”，发文机关标志设置完成。
网运部关于公文写作格式要求及常见错误 的学习材料 一、公文版式格式要求 （一）字体字号 1．公文大标题一般用 2 号小标宋体字（或华文中宋体字） 居中排布。如两行以上、需要回行时应注意词意完整、排布美观，尽量用梯形或菱形排布，不适用上下长、中间短的沙漏形，也尽量不适用上下长度一样的长方形。 2．正文一般用 3 号仿宋字 （ 1 ）文中结构（标题）层次序数应依次用“一、”“（一）”“1．”“（ 1）”。 （2）正文中一级标题用黑体字，二级标题用楷体字，三级 以后同正文用仿宋体。 （3）一级标题单独作为段落时不加标点，二级以后标题单 独作为段落时应加句号。 （4）全文加粗，并点击字体中的Times New Roman 字体，使全文的数字显得饱满且醒目。 （5）领导讲话稿等材料字体字号可灵活掌握。 （二）页面设置 1．公文一般每页排22 行，每行排28 个字。设置方法为，
页边距设上 3.7cm，下 3.5cm ，左 2.8cm ，右 2.6cm ；行间距设固定值、 28.95 磅。 2．页码用 4 号半角宋体阿拉伯数字，居中排布。 3．特殊情况可适当微调。 （三）落款排布 1．盖章的公文（如对外发便函），在正文之下空 3 行排布发 文机关书名和成文日期，日期右空 4 字排布，发文机关以日期为准 居中排布。例： *********** 2016 年 XX 月 XX 日 2．不盖章的公文（如签报），在正文之下空 1 行排布发文机关署名和成文日期，并按照成文日期首字比发文机关首字右移2字、发文机关和成文日期字数长者右空 2 字的规则排布。例： ********** 2016 年 XX 月 XX 日3．特殊情况可灵活掌握。 二、主要公文类型 通信中心涉及可能涉及的公文主要包括文件、函、签报等。
公文写作格式 这一文件标题中，“荣昌县市政园林管理局”是发文机关，“关于表彰1997年度先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。文号的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。 用3号方正仿宋体于版头下空2行红色横线之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左侧排印，与右侧的“签发人”对称。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公文类别代字组成。发文年度与发文顺序号都只能用阿拉伯数字，发文年度要用六角括号“〔〕”（word 中插入特殊符号）而不能用中括号“[ ]”或圆括号“（）”，另外发文年度应标全称，不能简写，例如〔2006〕不能简写为〔06〕。发文序号分年度从1号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号（例如“1”不编为“01”或“001” ），不加“第”字。标题位于红色横线下方空2行排印。用2号方正小标宋，居中排印。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 件中管壁薄、接口不严等问题，合理利用管线敷设技术。线缆敷设原则：在分线盒处，当不同电压回路交叉时，应采用金属隔板进行隔开处理；同一线槽内，强电回路须同时切断习题电源，线缆敷设完毕，要进行检查和检测处理。中资料试卷电气设备进行调试工作并且进行过关运行高中资料试卷技术指导。对于调试过程中高中资料试卷技术问题，作为调试人员，需要在事前掌握图纸资料、设备制造厂家出具高中资料试卷试验报告与相关技术资料，并且了解现场设备高中资料试卷布置情况与有关高中资料试卷电气系统接线等情况，然后根据规范与规程规定，制定设备调试高中资料试卷方案。因此，电力高中资料试卷保护装置调试技术，要求电力保护装置做到准确灵活。对于差动保护装置高中资料试卷调试技术是指发电机一变压器组在发生内部故障时，需要进行外部电源高中资料试卷切除从而采用高中资料试卷主要保护装置。
简谈公文起草的四种意识 新到办公室工作的同志经常带着一股写好公文的热望向我讨教写材料的经验。其实写好材料是一个慢慢积累的过程，既有写作技法上的积累，也有工作方法上的觉悟，因为行文的表述依赖于行为做事，做事成熟了，也会带来行文的老道。不过，有没有一种明确的自觉培养意识，对于一个写手的成长快慢还是有影响的。从我十来年的写作体会看，我认为做好公文起草工作要有四种“自觉意识”： 一、要有明晰的效果意识 公文是一种应用性文章，是让人看、让人听，要对实际工作起指导、推动作用的。在起草公文时，写作目的至关重要，它决定着公文的行文方向、结构设置、内容组织和语言表述。起草公文，必须有明晰的效果意识，就是说你按领导指示起草一篇公文，对这篇公文要达到一个什么样的整体效果，主标题给人留下什么印象，分标题给人留下什么印象，每段内容给人留下什么印象，都要有明晰的效果预期。我的体会是，有明晰的效果预期未必能写成好公文，因为写好公文还需要其他重要条件，但没有明晰的效果预期，必定写不出什么好公文。 “以其昏昏，使人昭昭”，世界上没有这样的好事。所以，在起草公文时，我建议大家尝试“效果导向机制”，即
根据所要达到的效果，去决定是否需要设置主标题，设置什么样的主标题；去决定是否需要开场白，需要什么样的开场白；去决定是否需要分标题，确定什么样的分标题；去决定每一段落写什么，写到什么程度；去决定叙述风格、用语习惯，从而让公文管用而不是无用，让受众爱听而不是反感。要根据“需要写什么”去写，而不能根据“会写什么”去写，尤其不能由着自己的性子想到哪写到哪。起草一篇公文，总得给人留下一点什么，或者主题选定上有特色，或者工作举措上有创意，或者理论阐释上有新高度，或者用词用语上有新亮色。全部达到上述目标当然很难，而且有时时间也不允许，但至少要达到其中的一两个，否则，所起草的公文味同嚼蜡，写了等于没写。 二、要有深厚的思维修炼意识 写公文、抓工作，关键靠思维。我认为，一篇好的公文必须做到“与众不同”，而不能“与众雷同”。从一定意义上说，成功就是“与众不同”。你想的、说的，跟别人完全一样，说不说、讲不讲还有什么意义？公文作品是智慧的结晶，要做到与众不同，必须以深厚的思维能力作支撑。我体会，作为公文起草者要着力提高以下几种思维能力： 一要提高直线思维能力。对一个事物、一项工作，要往纵深处思考，就像徐志摩《再别康桥》中说的那样，要“撑一支长蒿，向青草更青处蔓溯”。当然，我们所撑的是思维的长
商务公文写作实操特训 引航:任脉的打通商务公文写作的根基 一、商务公文的完美诠释 二、商务公文美学的呈现 ★发掘并呈现公文的别样美感 ★“金字塔写作思维”思维导图 ★独特“红与黑”――色彩之美 ★助推执行――语言逻辑的魅力 三、锻造商务公文的六脉神剑 四、挖掘商务公文的最大效能 五、“各就各位”的商务公文文种 ※案例分享:没有下文的“报告” 六、商务公文的行文方向 ★上行文、下行文、平行文辖域内的具体文种 ★正确选定公文文种的三步要诀 ※案例分享:“自降身份”还是“目中无人” ⊙实操训练:根据模拟工作情境,确定行文方向,选择具体文种七、商务公文的行文规则 ※案例分享1:新来的职员到底出了什么错？ ※案例分享2:一份“添乱”的公文 八、让格式规范成为一种常态
注:精选当前企业日常公文案例,国内首家最为全面清晰的讲授 ★纸张 ★排版规格与印刷装订 ★公文要素标识规则:眉首、主体、版记的18项要素格式的规范呈现技术 独家放送:商务公文的特定版式――命令、函及会议纪要 ⊙实操训练:模拟工作情境,公文格式排版 九、商务公文的“细胞”――语言 ★商务公文常用特定用语 ★模态词语与古词语的适当运用 ★怎样正确使用专业术语、熟语等词语 ★八种经典句式的运用 ※案例分享:细节决定成败,细节事关企业形象 ⊙实操训练:避免行文中的病句与歧义句 十、握住生花妙笔 ★提高商务文书的情感指数 ★调整语言的密度强调重点 ★运用事例和引用的窍门 ⊙实操训练:范文赏析与常见弊病纠正 磨砺:督脉的打通10种常用商务公文的的谋篇布局 精选当前企业日常公文案例讲授,全面讲授并各文种所有小类的规范写法,特别提供四十种经典范文模板,为学员速成公文写作奠定扎实基础,开国内公文写作培训之先河.
公文写作规范 为了加强对外公文写作得管理,进一步规范中心公文写作,特制定本规定。 一、公文写作排版 (一）标题:正文标题用小标宋体字2号,遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正(倒)宝塔形”排版;一级标题“一、”用黑体字3号;二级标题“（一)”用楷体字３号加粗;三级标题“１．”、四级标题“(1）”均需加粗。 (二)正文:仿宋体字3号,一般每页排22行，每行排2８个字（行距为多倍行距１、4倍)。 二、公文写作格式 (一)眉首:一般由公文份数序号、秘密等级与保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人等要素组成。 1.主体:一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注等要素组成。 (１)公文标题：应当准确简要地概括公文得主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号或特定词用引号外，一般不用标点符号,停顿用空格符或换行。 （２)主送机关:就是指公文得主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称；应按其性质、级别与有关规定或
惯例依次排列,同性质或级别得机关之间用顿号，不同性质或级别得机关之间用逗号,最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关一般在标题下空１行、左侧顶格用3号仿宋体字,回行时仍顶格。 (3)正文：就是公文得主体部分。正文内容要求准确地传达、贯彻党与国家得有关方针政策精神，完整地表达公文制发单位得意图、意见与要求。正文一般置主送机关下一行,每自然段空2字,回行顶格;数字、年份不能回行。 (４)附件:就是正文得附属部分,就是补充公文正文内容得材料(包括图表）。公文如有附件应作附件说明,即在正文下空１行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号与名称；附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1、××××”）;附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后另起一页与正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号(如“附件1”）。附件得序号与名称应与正文之下得附件说明一致。 （5)成文时间：以负责人签发得日期为准,联合行文以最后签发机关负责人得签发日期为准。行政机关公文成文日期用汉字年、月、日标全,“零”写为“〇”;单一机关制发得公文在落款处不置发文机关名称,只标识成文时间；成文时间置正文右下方,右空4字。 (6)印章:指正文末尾加盖得发文机关印章或领导同志签
公文写作的要求及其格式与注意事项 1、发文机关标识规则：①应为全称或规范化简称②联合行 文、主办机关在前面 2、发文字号标识规则：①机关发＋﹝年份﹞＋序号②年份 使用全称③序号不加虚号；不加第字 3、公文标题标识规则：①公文标题三要素：发文机关+关 于事由+文种，位置居中，分割保持词意完整②除法规性文件加书名号外，一般不使用标点符号③“摘由难”：精练语言概括主旨 4、主送机关标识规则：①一般上行文只有一个主送机关② 特殊须联合行文，主送机关要按党政军群顺序 5、成文日期标识规则：①用汉字书写，不能用简称②凡是 0须用全角０而不用半角0 6、公文印章标识规则：①单独行文印章位置要“骑年压月” ②联合行文印章位置：主办机关在前③正文满页，印章 无位置，可通过调整行距、字距解决 7、主题词标识规则：主题词之间空一格，不可用逗号或顿 号（注意：新词的出现及表达用△） 批转性通知知识要点： 1、用好批转、转发、印发三个词 2、正确使用书名号 3、批转公文的文种不能遗漏
4、检查有无多余的介词“关于” 通知的格式： 标题：XXXXXX通知 发文字号：XX字〔XXXX〕X号 主送机关：XXXX、XXXX： 通知缘由：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX已经……同意，现转发（批转）给你们，请认真遵照执行。 评价意见：XXXXXXXXXXXXXXXX………… 附件：XXXXXXXXXXXXXX 落款：XXXXXXXXX（章） 签署日期：XX年X月X日 会议通知的格式： 标题：XXXXXXXXX会议通知 发文字号：XX字〔XXXX〕X号 主送机关：XXXX、XXXX： 通知缘由：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 与会事项：一、XXXXX 二、XXXXXXX 三、XXXXXXX 其他事项：XXXXXXXXXXXXXXXXX 结束语：特此通知
公文写作字体字号格式规范 以下略去正式公文写作若干内容，仅保留平时常用规范，整 理如下： 一、公文纸 公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸 为：210mr K 297mm 二、标题 （一）总标题 标题用二号小标宋体字加粗，遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正（倒）宝塔形”排版。 （二）分级标题 1. 一级标题为汉字数字加顿号，例如：“一、” “二、” “三、”用三号黑体字，独占行，末尾不加标点； 2. 二级标题及往后的分级标题均为三号仿宋体字加粗 3. 二级标题为括号中包含汉字数字，例如：“（一）” “（二） “（三）”，独占行，末尾不加标点 4. 其他分级标题 带括号的序号和带圆圈的序号，如（一）（1）①等后不再加
顿号、逗号之类的标点符号； 若以下标题独占行则句末不加标点，未独占行句末用句号；第三层为阿拉伯数字加下脚点（注意不是顿号），例如：“1.
2. ” 3. 第四层为括号中包含阿拉伯数字，例如： “（1）”“（2）”“（3）”；第五层为带圈的阿拉伯数字，例如：“①”“②”“③”或者 1)” 第六层为大写英文字母，例如：“A. ”“ B. ”“ C. ”或者“（A）“（B）” “（C）”； 第七层为小写英文字母，例如：“ a. ”“ b. ”“c. ”或者“（a）“（b）”“（c）”； 另外，“第一”末尾用逗号而不是顿号。 三、正文仿宋体字3号，一般每页排22 行，每行排28 个字 四、其他主送机关的字体：3 号仿宋体 附件的字体：3 号仿宋体 作者的字体：3 号仿宋体 日期的字体：3 号仿宋体 五、页码 用4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4 号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1 字，双页码居左空1 字，空白页与空白页以后的页不标识页码。 六、行间距 般设置“固定值” 28 磅七、日期 规范为二OO八年十二月二十八日，注意“O”不能写作“零” 或
公文排版字体要求以及印制要求 标题：小标宋体，二号字 ?正文：仿宋，三号字 ?行间距：一般设置“固定值”28磅 ?字间距：一般不作要求 政府公文格式及公文字体字号标准 公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。一般惯例，政府文件用A4纸，党委文件用16K。 保密等级字体：一般用3号或4号黑体 紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体） 文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红） 发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体 签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体） 标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。 主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体 正文的字体：常用3号或4号仿宋体 附件的字体：常用3号或4号仿宋体 作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体 主题词的字体：常用3号或4号黑体[公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作] 抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字 印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文 主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗） 二级标题为三号黑体 三级标题为三号仿宋加粗。 正文均为三号仿宋。
以上为政府公文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。 1、密级用三号黑体字 2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字 3、文号用四号仿宋体字加黑 4、签发人用三号楷体字 5、标题用二号宋体字加黑 6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体；“（一）（二）（三）……”用三号仿宋体字 7、正文用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字） 8、批转（转发、印发）……通知，通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字 9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字 10、印发传达范围用三号仿宋体字 11、“主题词”三个字用三号黑体字；词组用三号宋体字 12、抄送机关名称用四号仿宋体字 13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字；印发份数用五号仿宋体字 公文各要素和标识简单介绍。 一、眉首部分 主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。 1．公文份数序号。 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 2.秘密等级和保密期限。 秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。新《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格
常见公文写作格式与范文 公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式） 一、函的写作格式 函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。 函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。 二、函的特点 （一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。 （二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。 （三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。 三、函的分类。 页脚内容1
（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。 （二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。 （三）另外，从内容和用途上，还可以分为洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。 四、函的结构、内容和写法 由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。 公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下： （一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。 1、标题。 2、主送机关。 （二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 （三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。 （四）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。 页脚内容2
《党政机关公文格式国家标准》最新国家标准公文格式要求如下： 标题：一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。正文：一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 一般公文中标题行距28磅。正文及其他单倍行距。 附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 发文机关署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。 成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
份号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 密级和保密期限 一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 紧急程度 一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
常用公文写作格式及范例 一、请示 【文种说明】请示是下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。请示属于上行公文，应用范围较广泛。【模板格式】 1.标题。一般写成“关于xxx的请示” 2.主送机关。只能写一个，忌多头请示，如“市粮食局”。 3.请示的原因。提出请示的原因和理由。 4.请示的事项。提出有关问题要求上级指示或批准，有的要求提出解决问题的建议和意见，供上级机关参考。提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可矛盾上交。 5.结语。一般写成“以上请示妥否，请批示”。 【参考实例】附件1 二、报告 【文种说明】报告是向上级汇报工作，反映情况，提出意见和建议，或答复上级机关询问的公文。 【模板格式】 1.综合性报告的写法 （1）标题。事由加文种，如《关于2015年度工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《郑州粮油食品集团投资有限公司关
于2015年度工作情况的报告》。 （2）正文。把握三点：a开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。b主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。c结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写"请审阅"或"特此报告"等语作结。 2.专题报告的写法 （1）标题。由事由、文种组成，如《关于企业“十二五”规划建设项目的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。 （2）正文。可采用"三段式"结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。 （3）结尾。通常以"请审核"、"请审示"等语作结。 3.回复报告的写法 （1）标题。与前两种报告大体相同。
公文写作的金字塔原理 2天 【课程背景】 1. 学员在写作中思路紊乱，无从下笔，花费很多时间却质量不高。 2. 文笔杂乱，抓不到重点，中心思想不明确，观点不突出，读者不知所云。 3. 不同公文的读者不同，写作风格和内容要求不同，却不知其中的区别和相同之处。 4. 由于写作水平不高，缺乏自信，产生谈写作而色变的畏难情绪，影响工作质量。 5. 因为以上问题，造成了领导和下属、同事和同事、部门和部门、公司与客户之间的诸多沟通误解，严重影响了公司的业务和自己的发展。 【课程收益】 1. 转变思考方式，提高沟通技巧，提高写作水平。 2. 快速把握任务要求和领导意图，了解写作目的。 3. 快速构建写作思路，形成结构化的要点逻辑，节省大量时间。 4. 培养学员精炼的写作风格，行文流畅，言简意赅。 5. 提高结构化思维能力，高效沟通，效果好、效率高； 6. 书面表达、商务写作：挖掘读者的关注点、兴趣点、需求点、利益点； 7. 管理下属：分配任务，用金字塔原理，思考周到全面严谨，不重叠无遗漏； 为个人、团队和商业机构提供高度互动与专 业化的写作思考环境，有效地获取和组织现 有资料，编写专业公文写作方案。
8.汇报工作：言简意赅，条理清晰，重点突出，紧扣领导意图。【培训对象】 要提升写作表达能力的全体人员 【授课风格】 1.多互动练习：切实提高学员知识、技能； 2.多实际案例：紧密结合学员工作实际运用。 【课程大纲】 一、写作基础——金字塔原理 （一）金字塔原理的基本原则 ?思想的挖掘方法 ?思想的组织方法 ?思想的表达方法 ?金字塔原理的五个基本原则 （二）金字塔结构的组建 ?两种方法组建结构化的思想金字塔 ?逻辑思维导图的勾画 （三）序言的写作 ?背景 ?冲突 ?问题 ?答案 （四）内容的逻辑
公文写作思维能力的培养 秘书是领导的参谋，助手，是直接辅助领导中枢和领导者进行科 学决策，实施决策的人员，秘书人员身居各级领导机关，其职责是在 办公室的领导下，以文件，文字处理为主要内容，来完成领导交办的 单项或综合性工作任务。所谓文件，文字处理除了收发文件，报送材料，传递信息，档案管理等事物性工作外，主要是根据实际工作的需 要撰制各种文书。这些文书有党政机关公文，事务文书，日常应用文，新闻，理论性文章，工作计划，领导重要讲话稿等。这些应用文，尤 其是公文，是决策层形成的决定和意见，在工作中具有很强的指导意义，需要写作者具有较强的政策水平，专业水平和语言表达能力。作 为领导的参谋，助手的秘书人员写作水平和质量，直接关系到机关办 公的效率和质量。因此，了解探索秘书写作的思维特点，对提高秘书 的写作水平，有效地把握领导的“意图“，提高工作效率，有着重要 的意义。 秘书工作的根本特点是辅助性和从属性。机关文书尤其是公文写 作是根据领导工作的需要，不是秘书自身写作能力的表现，这就决定 了秘书写作的特点是代拟而非自撰。所以，公文写作强调“主题先行“，”意在笔先“，撰稿者首先按照领导或领导集体的授意和机关事 物管理，业务管理等客观需要进行调查了解，收集材料和撰稿。而不 是在客观外界的感悟下，有感而发，有情可抒才进行写作的。其写作 活动是受工作中的实际需要和领导旨意制约的，写作活动是被动的， 是遵命文章。 秘书工作中大量的是公文写作，公文写作的特点反映了秘书工作 的特殊规律，也反映了秘书思维活动的特点： 一，思维活动的被动性 现代写作学认为：促使人写作的最根本的动因来自“需要“。归 纳起来是三大类：第一，内在因素自发性的“需要“;第二，外在因素 强制性“需要“;第三，内在自发性与外在强制性兼有的“需要“。第 一种的动因写作主要是指那些来自作者灵感涌动，有感而发的自发性 写作，充分体现着作者个性色彩的文学写作;第三种兼合内在自发性与
怎样炼成秘书公文写作高手 一、为什么要懂公文？（秘书为什么要懂公文写作） 二、要学些什么公文？（常用公文写作基本知识） 三、应如何写好公文？（常用公文写作几个要领）
首先说一下“题外话”――当前秘书工作基本现状（活多、人缺、精少） 一是机关工作离不开秘书 从年初工作计划制定――年初大会筹备、召开到落实（有的部门还要向“两会”提供材料）――工作开展中的信息上报――年中工作检查――向上级领导汇报工作进展情况（有的要报经验介绍与典型材料）――工作评比材料――年末工作总结――档案归纳等等 二是机关秘书人员十分欠缺――大多单位缺少会写的秘书人员、好多方面都要秘书人员，写好的秘书人员更少。 三是机关秘书工作人员进步快（当领导机会多） 所以必须重视秘书人员的素质培养，要提高素质必须重视秘书人员的文字水平。 下面开始讲三点： 一、为什么要懂公文？（秘书为什么要懂得公文写作） 秘书的概念――秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
秘书有九大任务――撰写文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调。（简称办文办事） 秘书怎样写好文章――邓小平有句话：“写文章也不是很困难，主要是要意思好，自己努力，别人帮助，慢慢就会提高”。他说的比较实在。只要肯学，文章总会进步的。 秘书的六个要素――求实、刚直、谦逊、妙笔、博学、善谋。其中“妙笔”与“博学”最重要。历史记载武则天有一次读到一篇声讨她的文章时，惊问：“这文章是谁写的？”左右回答是“骆宾王”，武则天长叹一口气，对身边的宰相说：“怎么会失掉这个人才？”在处于敌对状态下，对方骂得她狗血喷头，她还希望得到好文人。我曾经在龙港印刷协会秘书培训班上说了三个字―― 勤――勤学、勤看、勤写 善――善于思考、善于调查研究、善于积累资料 巧――巧取他人之长、巧用精炼之字、巧借多方之技 （具体下面另说） 那么秘书为什么要会公文？ （一）工作开展需要
公文格式规范与常见公文写作 一、公文概述与公文格式规范 党政机关公文种类的区分、用途的确定及格式规范等，由中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日印发，2012年7月1日施行的《党政机关公文处理工作条例》规定。之前相关条例、办法停止执行。 （一）公文的含义 公文，即公务文书的简称，属应用文。 广义的公文，指党政机关、社会团体、企事业单位，为处理公务按照一定程序而形成的体式完整的文字材料。 狭义的公文，是指在机关、单位之间，以规范体式运行的文字材料，俗称“红头文件”。 ?（二）公文的行文方向和原则 ?、上行文下级机关向上级机关行文。有“请示”、“报告”、和“意见”。 ?、平行文同级机关或不相隶属机关之间行文。主要有“函”、“议案”和“意见”。 ?、下行文上级机关向下级机关行文。主要有“决议”、“决定”、“命令”、“公报”、“公告”、“通告”、“意见”、“通知”、“通报”、“批复”和“会议纪要”等。 ?其中，“意见”、“会议纪要”可上行文、平行文、下行文。?“通报”可下行文和平行文。 ?原则： ?、根据本机关隶属关系和职权范围确定行文关系 ?、一般不得越级行文 ?、同级机关可以联合行文 ?、受双重领导的机关应分清主送机关和抄送机关 ?、党政机关的部门一般不得向下级党政机关行文 ?(三) 公文的种类及用途 ?、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 ?、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
?、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 ?、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 ?、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 ?、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。?、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 ?、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 ?、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 ?、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 ?、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 ?、批复。适用于答复下级机关请示事项。 ?、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 ?、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 ?、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。?（四）、公文的格式规范 ?、眉首的规范 ?（）、份号 ?也称编号，置于公文首页左上角第行，顶格标注。“秘密”以上等级的党政机关公文，应当标注份号。 ?（）、密级和保密期限 ?分“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。标注在份号下方。?（）、紧急程度 ?分为“特急”和“加急”。由公文签发人根据实际需要确定使用与否。标注在密级下方。 ?（）、发文机关标志（或称版头） ?由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。套红醒目，位于公文首页正中居上位置（按《党政机关公文格式》标准排
公文写作格式要求 一、公文纸要求： 纸张A4纸 二、版式要求一版式 1.页边距上下边距为 2.54厘米左右边距为2.8厘米 2.页眉、页脚页眉为1.5厘米页脚为1.75厘米 3.行间距1.5倍行距 4.纸型与打印方向采用标准A4型。一般为竖向打印。如表格等须横向打印的材料上下边距为2.8厘米左右为2.54厘米页眉1.5厘米页脚1.75厘米。 5.正文一般每面排22行约1.5倍行距每行两端对齐标题下空一行每自然段首行缩进2个字符回行顶格。字数、年份不能回行。 三、正文和文档 1.标题xx二号字xx 2.正文仿宋三号字 3.在文档中插入表格单元格内字体用仿宋字号可根据内容自行设定。 建议表格内文字用小4号xx固定值15P 4.页码用“-X”格式用4号仿宋居右空1字 5.文件的年号用六角括号“”括起文件序号前不加“第”字由行政办公室统一编号 6.若存在层次结构1若结构层次多第一层为“一、”第二层为“一”第三层为“1.”第四层为“1”第五层。为“①”2若结构层次少则第一层为“一、”第二层为“1.”。3第一层标题用3号黑体第二层标题用3号楷体、加粗第三层标题用3号仿宋、加粗。其余标题及正文均采用“附件”3号仿宋。
7.如有附件应在正文最后另起一段首行缩进2个字符注明附件顺序和名称。2字后标全符冒号附件序号用阿拉伯数码附件名称后不加标点符号。附件的名称应与所附文件的名称保持一致。公文的附件应在正文之后另起一页排布附件的左上角第1行顶格标识“附件”2字并加全符冒号如有序号在序号后加全符冒号。 8.落款凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称在下一行相应处标识成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发日期为准成文日期以阿拉伯数字根据____年__月__日的格式填写距正文空3行右空4个字如“ 2012年9月1日”字体均为3号仿宋字。 9.正文之后的空白容不下印章位置时应采取调整行距或字距的办法务使印章与正文同处一面不得标注“此页无正”。 四、印刷和装订为节约纸张建议用双面印刷左侧装订。
公文写作快速成文技巧 导读：一、搜集资料，参考借用 资料的积累、储备是快写的基础。如果平时没有各种写作资料的充足积累和储备，遇到公文应急写作就难免会有“无米下锅”的尴尬。所以，作为经常性的公文撰稿人员在平时工作中就应有意识地注意搜集和积累相关资料，做搜集资料的有心人，有备而无患。平时要留心各种事情，“眼观六路，耳听八方”，凡是与公文写作有关的事情和问题都要想一想。记下来。工作中经手的各种文件、会议记录、报表、总结、计划、报刊等文字资料都要注意保存，不要随意丢弃。这样日积月累，就能搜集到许多有用的资料。然后对资料进行分类整理，建立适于自己使用的资料库，一旦有了写作任务，马上就能派上大用场。有些资料需要根据新的写作语境进行概括、重组，有的资料则可以直接取而用之。另外，旧资料还可以帮助、启发写作者疏通写作思路，安排结构布局和进行语言表述。 当然，公文写作只靠平时积累的资料是不够的，还应该辅之以写时搜集。但平时积累是基础、是保障，没有平时积累，公文快写是行不通的。 二、明确目的，确立主旨 行文目的，即公文的制发意图。公文应实际工作的需要而制发，是为解决现实问题，为“做事”而写的，有明确的目的性。行文目的是公文写作的动力因素，表现在文本中就形成了公文的主旨，它决定
和制约着公文写作的方方面面，是公文快速生成的第一要素。因此，公文写作之初，首先第一步工作就是要明确行文目的，确立公文主旨，弄清楚为什么要写这篇公文?写给谁?写这篇公文究竟是要做什么事?只有明确了这三个问题，才好下笔行文。这三个问题的答案就是行文目的和公文主旨的具体内涵。如果主旨含糊、目的不明确就仓促行文，结果不是写不下去就是“下笔千言，离题万里”，欲速而不达。 公文写作大多都是领导授意，文秘人员执笔，领导意图是形成公文主旨的原创因素。因此“明确行文目的，确立公文主旨”，就要善于领会领导意图。领导在布置写作任务时，要认真聆听，最好能边听边记，有不明确的`问题要当场请教，要善于领会和把握领导讲话的重点、要点，以便顺利形成主旨。此外，确立公文主旨还要结合实际情况和需要，迅速摸清这项工作或活动的背景、内容、要求和重点，以及它与现阶段中心工作的关系等相关情况，对工作全局做到心中有数。这样，吃透上下两头，在领导意图和实际工作需要的结合点上动脑筋，确立的主旨才会有较强的针对性和实用性。 三、了解种类，选择文种 公文是一个文章大家族，种类很多。我国现行法定公文主要分“党”、“政”两大类，党的机关公文有14种，国家行政机关公文有13种。不同文种功能各异，适用范围也不同，因此选用文种也是公文写作首先需要解决的一个问题。只有选对了适用的文种，才能最大限度地发挥公文的效用。有人比喻：“选错了文种，等于搭错了车”，