同时要对对方有敬意。以下为最基本的格式。
发件人(自己的显示名)
社名、姓名、邮件地址要设定为显示。
收件栏
直接回复收到的邮件时,经常会发生的问题是、
收件栏中显示的对方的名称没有加敬称,就发送了。要注意避免这种情况。
另外、注意不要把发给其他人的邮件,发给本公司的人了
本文
以下为、在邮件正文,比较推荐的规则。请检查自己的邮件是否有写好。
- 正文从对方的社名?部署名?职位?姓名?敬称开始。第1行为社名、第2行为部署名、第3行为职位?姓 - 企業名要写正式的名称。避免使用略名、(公司)等
- 开始的时候,不需要写时节的问候语。用「お世話になっております」等、简单的问候语开始
- 避免很长的铺垫、簡潔的自报姓名
~35字左右
- 一行写25
- 5行左右,写一段内容。段落間空1行、比较易看
- 事情用5W2H(什么时候?在哪里?和誰?为什么?做什么?怎么做?多少)簡潔整理
- 事情如果需要理由、背景、前後簡潔的传达
- 日期、时间等可以分条写的項目(这样易懂的话)就分条写
- 最后用「よろしくお願いいたします」等、簡単的问候语结束
- 在邮件的最後加上署名。署名中包括、公司名、部署名、住所、姓名、電話番号、邮箱等
?重要度功能,原則上不使用
邮件的「重要度」機能、特别是对社外的人,原則上不使用。
很多人会感觉「单方面以自己为中心」、所以,即使是社内,也要避免对上司使用等。
即使对自己是重要的事情、但是,对对方未必是重要的。
还是要「站在对方的立場发送邮件」。
<邮件需要易懂的理由>
你是否有看过自己的上司的邮箱?
当然也要看行业、管理職的邮箱、
包括社内各方面的承認依頼?生意上的確認、投诉?部下的報連相?干部的提醒等、
非常多。
职位越高的人,邮件越多,如果所有的邮件都看的话、
一天就结束了。
虽说如此、发件人也是因为有必须確認的事項,才发送了邮件、
如果無視的话,工作就停滞了。
因此、邮件要易懂、容易采取下一步行动、
这样写邮件,是顺利推进商业行动的关键。
<意识到To?CC?BCC的不同>
To?CC?BCC能分清、也是重要的商务礼仪。三者的不同如下。
To:必须要知道的人员
CC:参考即可的人员
BCC:作为参考,希望知晓、但是不想让收件人,CC的人知道也发给这个人了
经常是、「也想通知一下这个人」所以,不管什么都CC。
越是职位高的人,这种邮件就越多、给别人添麻烦。
不需要共享内容的人、不要放到CC。
另外、发给多名互相未见过面的人时、不要用To、CC、用BCC吧。
<知道返信?转发的规则>
邮件特有的做法为返信与转发。都有相关的规则、
而且、根据具体的写法,有时候非常难懂,要注意。
?返信
返信時的标题、不能仅仅是「Re:」、尽量重写。
但是、为了让对方知道回复的是哪一封邮件,不要删除对方写的标题、
将自己的标题写到「Re:」的前面吧。
返信多的话,「Re:」就太多,比较难读、所以,「Re:」只要留一个就可以了。 ○ 13日承知しました Re:打ち合わせ日程の件につきまして
× Re:Re:Re:Re:Re:打ち合わせ日程の件につきまして
?使用引用
直接复制原来邮件的一部分、返信时,粘贴,这种叫做「引用」。
「<」「<<」等、一定要使用,这样能够懂是在引用。
恰当的使用对方的文章、就不用每次都参照原来的邮件、
也适用于回复对方文章的每一点。
但是、如果全部引用的话、全体就很长、邮件难读、
仅引用必要的地方,进行返信吧。
?返信尽早
收到邮件后,尽早返信。
无法立刻返信时、对連絡表示感謝以及写上「之后会返信」、
先表示感谢,进行返信,一般都这样。
特别是咨询,投诉的内容、上司不在等,无法详细回答时,
也要回复「詳細清楚之后、会立刻再次連絡。」等、
表示邮件已经在確認。
?转发
将收到的邮件转发给第三者时、在标题中会有「Fw:」符号。
这样就知道是转发的、如果没有特殊理由,就带「Fw:」符号直接发送吧。
(不可以随意变更转发的内容)
另外、转发时,会显示发送人的地址,姓名。
如果收件人不可以知道这些信息的话、为了保护個人信息,不要忘记删除。
<在邮件不允许的表述?行為>
邮件与信件、文書等不同,使用时间不长、没有「所谓正式」的格式。
因此、根据收件人,是否失礼,每个人的界限都是不同的。
所以、要回到商务礼仪的原点,是否是「考虑收件人的邮件」。
以下3点、有些人觉得很正常、也有人觉得不高兴,所以要避免。
?表情符号、(笑)、(爆)等的符号使用
有些公司是完全没有問題、但是,作为商务礼仪,是不对的。
社外自然是不用说、即使是社内,也要注意使用。
但是、有时也是为了沟通顺畅,特意使用的。
这样,一定要注意其他人是不是也是这样想的
(是否有人不喜欢这样)。
?命令、督促等,俯视的口吻
根据邮件的表述、很容易造成失礼、尖酸刻薄的印象。
特别是拜托别人的时候,需要注意。
要避免以下的表述。
- 要回答
- 締切厳守
- 大至急
- 指示命令形全般(~してください)
另外、加入以下缓冲的词语、印象会比较好。
- 大変恐縮ですが
- お手数ですが
- お時間のあるときに
?報連相,全部使用邮件
根据行业,上司的类型,有些比较喜欢邮件、
但是,全部都用邮件,还是有問題。
休假取得,投诉報告、一起吃午饭的邀请等、口頭可以说的,就口頭吧。<最后>
如何?
原則上、如果口头比较快的话、还是直接说。
不管文章写的多好、用邮件也无法传达感情、背景其他所有的内容。
不管怎样、不能忘记会给对方造成「查看、返信的麻烦」。
当然,邮件作为信息的传达手段,也很有用。
恰当使用的话、邮件的工作效率也会大幅度提升。
因此、邮件的商务礼仪很重要。
大家都要遵守商务礼仪的基本。
行为部署名、第3行为职位?姓名?敬称单的问候语开始
、電話番号、邮箱等