文件格式和编号管理规范
1. 目的：
规范公司各类文件的格式和编号。
2. 适用范围：
本规范适用于公司各管理体系的手册、程序、规范、技术文件、作业指导书、外来文件、记录表单等。
3. 职责
3.1 总经理室：负责制定本规范。
3.2 各部门：编制文件时应按本规范要求执行。
4. 定义
同《文件管理程序》
5. 内容：
5.1管理文件的编写格式：
5.1.1 管理文件的封面格式参照本文件的附件一，流程文件正文格式参照附件二，程序文件正文
的格式参照附件三。
5.1.2 文件编写条目按以下格式:
1.
1.1
1.1.1
1.1.1.1
2.
2.1
2.1.1
2.1.1.1
(如此类推，最多不超过4层)
5.1.3 文件的页次格式为:页次/总页数。
5.1.4 版次:版次号/修订数，可以进行单页修改。
在一个版次内只能修订四次,超四次后,变更版本号:
A/0 →A/1→A/2→A/3→A/4
B/0 →B/1→B/2→B/3→B/4 (如此类推)
5.1.5文件的字体
5.1.5.1文件大标题----黑体小二加粗
5.1.5.2文件“1--5”标题----黑体小四加粗
5.1.5.3文件“1--5”内容----宋体小四
5.1.5.4流程表框内----宋体五号
5.1.6文档类型为word 文档，表单不限；
5.1.7文档行距：文档自设最小行距12磅
1目的 为规范公司文件的管理，提高工作效益，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2 使用范围 2.1适用于公司文件的编号管理和控制：包括公司的规章制度、管理文件、合同协议、外来文件等；编号文件包括纸字文件以及电子文件。 3 程序规定 3.1文件的分类 3.1.1一级文件：管理性文件、标准性文件、程序文件等 3.1.2二级文件：规章制度、合同协议、流程等 3.1.3三级文件：操作规程、通知、通报等 3.1.4四级文件：记录 3.2文件的编制、审核、批准和发布 文件发布前须得到有关人员的批准，以确保文件的充分和适宜，其审批权限为： 公司一级文件：由常务副总审核，总经理批准后发布实施； 公司二级文件：由部门总监审核，常务副总批准后发布实施； 公司三级文件：由部门总监审核，各部门总监签批后发布实施； 公司四级文件：行政部批准后使用。 3.3文件的编号 3.3.1各部门文件编号自行编制，各分公司文件统一由经营管理部编号，所有编号完毕的文件必须先发行政部门审核文件格式。 3.3.2公司一级文件编号格式 J - XX - AN - QP - 01 部门代码：经营管理部-JG；行政部-XZ；财务部-CW
一级文件类型代码：QS-管理文件 QJ-标准文件 QP-程序文件 3.3.3 公司二级文件编号格式 J - XX - BN - QZ - 01 二级文件类型代码：QZ-规章制度 T-合同协议 QG-流程 3.3.4 公司三级文件编号格式 J - XX - CN - GC - 01 三级文件类型代码：GC-操作规程 TZ-通知 TB-通报 3.3.5 公司四级文件编号格式 J - XX - XX - 001 四级文件类型代码：一、二、三级文件类型代码简称 4 版本号 文件版本号以大写A表示，修订号以阿拉伯数字0、1、2、……表示。 5 文件字体 5.1标题（公司名）：二号字体 5.2副标题：三号字且黑体 5.3文件编号：五号字体
物料管理办法 第一章总则 一、为规范物料的计划、采购、仓储、出入库等内部管理流程，控制存货采购成本，防范存货呆滞积压的损失风险，促进公司经营管理水平和经济效益的提高，特制定本制度。 二、本制度中存货范围是公司在生产经营过程中为生产或销售而储存的各种有形资产，包括原材料、辅助材料、包装物、低值易耗品、委托加工材料。 三、存货管理的一般原则： 1、计划性原则：存货的采购、生产领用应按已审批的计划进行； 2、合同控制原则：除临时性的零星采购外，所有存货采购均应先签订合同，并按审批程序报批后方可实施； 3、职责分离原则：存货管理的不相容职务应实行部门或岗位的职责分离，如存货的计划与采购，采购与价格（合同）批准，采购与入库（验收），仓管与财务记录，销售与仓管，收、付款与账务处理等实行分离； 4、凭证记录原则：存货的收、发、转移等应有相关凭证记录； 5、账实相符原则：存货的记录应与实际的数量、品质、状态相一致。 第二章职责划分 四、存货管理中仓储部门的责任划分 ①以“订货通知单”为依据对存货办理验收入库； ②通知质检部门及时检验； ③打印或填写“收料入仓单”并提交审核签字； ④制作登记“物料存卡”； ⑤拒收料的堆放及备查； ⑥编制及保送“仓存日报表”； ⑦依据“定额”或“超定额”、“补充领料单”发料； ⑧存货盘点。 五、PMC部门职责划分 ①编制月度（季、年）物料需求计划； ②对采购部门采购实绩的考核； ③编制外协件的需求计划； ④临时性采购计划的下达及审批； ⑤生产领料单的制作及下达； ⑥“超定额”或“补充领料单”的审批及下达； ⑦参与合格供应商的评审； ⑧参与对生产环节物料及半成品的盘点分析。 六、采购部门职责划分 ①依据“物料需求计划”拟订“采购合同”； ②分解“月度采购计划”； ③下达“订货通知单”； ④对市场价格调整的收集处理； ⑤对“订货调整（取消）通知书”的处理及执行； ⑥协助物管及质检部门对存货进行验收入库； ⑦订单执行情况进行跟进；
竣工资料编制及档案整理程序 Through the process agreement to achieve a unified action policy for different people, so as to coordinate action, reduce blindness, and make the work orderly. 编制：___________________ 日期：___________________
竣工资料编制及档案整理程序 温馨提示：该文件为本公司员工进行生产和各项管理工作共同的技术依据，通过对具体的工作环节进行规范、约束，以确保生产、管理活动的正常、有序、优质进行。 本文档可根据实际情况进行修改和使用。 1．目的 本规定明确了基本建设项目竣工文件编制及工程档案的建立、实施、审查、移交等过程, 旨在保证各种地上地下建筑物、构筑物和设备安装、调试等环节质量记录的真实性、准确性、完整性的系统性, 以及案卷质量和质量责任的可追溯性, 促进技术资料管理规范化、制度化。 2．范围 2.1本程序适用于参与华电青岛发电有限公司三期2×300MW级供热机组扩建工程建设的设备制造单位、施工承包商、勘测单位、设计单位、监理单位移交的设计、施工、建筑、安装、调试等工程项目资料的管理及建设单位工程管理部门内部形成的文件资料的归档管理。 2.2特殊行业、特殊专业有特殊规定的, 参照有关规定执行。如：消防、焊接等。 3．责任 3.1施工承包商 3.1.1负责在单位工程开工前建立单位工程文件包, 并在施工过程中对承包项目竣工文件和图纸进行收集、积累和整理。
物料安全管理规范 1．目的： 1.1为了严格落实危险品安全管理责任制度，加强对危险品、使用、储存环节的管控，保障员工人身安全，防止职业危害。遵守国家有关安全生产法律、法规要求，及时消除安全隐患，特制定本规定。 2．范围： 2.1制三科、储存、使用及危险废气物转移的人员均适用。 3.定义： 3.1危险化学品的定义：危险化学品是指物质本身具有某种危险特性，当收到摩擦、撞击、振动、接触热源或火源、日光曝晒、遇水受潮、遇性能相抵触物品等外界条件的作用，会导致燃烧、爆炸、灼伤及污染环境事故发生的化学品。具有易燃易爆特性，毒性强、腐蚀性强等特性的物品。 3.2危险品的种类： 3.2.1制三科涉及到的危险化学品包括：丁酮、环己酮、甲醇、混合溶剂等。 3.2.2制三科涉及到的易制毒品包括：丁酮、环己酮、甲醇。 4.职责： 4.1危险化学品储存管理人员职责。 4.1.1对危险化学品严格管控，保证危险化学品用于生产。 4.1.2对危险化学品操作人员定期进行安全教育。
4.1.3保证劳动防护用品及时请购，定期及时发放。 4.1.4组织本部门人员定期进行检查、发现隐患及时处理。 4.1.5组织制定本部门安全操作规程，规章制度。 4.2危险品储存区操作人员职责。 4.2.1严格遵守安全管理制度，按照安全操作规程工作。 4.2.2发现安全隐患应及时报告，能够处理立即解决。 4.2.3发生险情应在保障自身安全情况下及时施救。 4.2.4易制毒品发生丢失、被盗等情况必须立即报告直属主管，其主管将情况如实报告公司主要负责人，并报警处理。 4.3危险品使用人员职责： 4.3.1危险品领用必须如实填写领用记录单，其记录必须真实可靠。 4.3.2丁酮、环己酮、甲醇为易制类毒品，不得用于非法用途或挪作他用。 4.3.3使用人员在接打危险品时必须采取相应的安全技术措施。 4.3.4危险品在车间内必须保持密闭状态，严禁危险品敞口作业。 4.3.5危险品使用时，必须保持设备良好通风状态。 4.3.6当现场危险品浓度超过职业卫生接触限值时，操作人员必须佩戴相应劳动防护用品。 4.5.2发生危险废弃物污染环境事故必须上报环保部门，不得瞒报。 5.危险物品管理作业指导书： 5.1危险化学品储存安全技术要求：
物料供应商管理规程 文件编码：SMP-QA-001版本：02页码：1/9 颁发部门：质管部禁止复印分发号： 分发范围 质管部〔〕QA处〔√〕QC处〔√〕生技部〔√〕前处理车间〔〕洁净区车间〔〕外包装车间〔〕设备处〔〕物料供应处〔√〕人资部〔〕综合管理部〔〕财务部〔〕注册部〔〕营销中心〔〕行政部〔〕 审批表起草审核审核批准 部门 姓名 签名 日期 生效日期
目的 明确物料供应商的管理要求，通过对供应商的评估，批准，年度回顾，确保其满 足物料供应的质量要求，确保供应物料质量和供应渠道的稳定，减少采购风险。范围 本标准适用于对药品生产过程使用的主药成分、辅料、内外包装材料供应商管理。责任 ●物料供应处：负责筛选供应商，收集供应商资质，完成供应商调查，提供样品； 从合格供应商处采购物料；评价供应商物料运输及包装质量状况，供货及时性。 ●QA处：组织评估对供应商质量评估和供应商供货质量年度综合评价；建立、 更新供应商档案，更新供应商台帐。 ●QC处：负责对样品检验和供应商检验报告结果的一致性进行评估，以及试验 药品稳定性考察；评价供应商供货质量状况。 ●生技部：负责组织物料现场试验；评价物料在使用过程中的质量状况。 相关术语 无 相关文件 无 程序 1供应商分类 1.1关键供应商：供应的物料是活性药物成分、内包材或供应量大、涉及产品多、且 对多个产品质量有关键影响因素的辅料供应商。 1.2非关键供应商：除关键供应商以外的原（辅）料供应商。 2物料供应商评估 2.1初选 物料供应处接到采购新物料指令或物料需变更供应商时，依据批准的质量标准， 了解有哪些生产厂家的产品能达到本公司的质量要求，意向性选出2～3家。2.2初步调查 2.2.1物料供应处对意向选择的生产厂家的供货能力、质量保证能力进行初步调查。调 查的方式可由采购人员收集该供应商的一般信息，必要时与质管部人员一同 去生产厂家进行实地考察。供应商一般信息的主要内容：
淄博金卡陶瓷有限公司 行政管理文件 《部门编号使用规定》 批准人：_________ 批准时间：_________ 部门编号使用规定
一、目的：为了在淄博金卡陶瓷公司（以下简称JK）更好的实行统一的编号管理办法，特制订《部门编号使用规定》 二、适用范围：本程序适用于公司文件的编号管理。 三、职责：战略文化部负责编写《部门编号使用规定》 四、实施: 4.1管理手册（质量、环境、职业健康、安全环保）、程序文件、第三层次文件（作业标准、规定、指导书）、表格的编号规则为：JK-XX-XX； 4.2版本号A代表管理手册、B代表程序文件、C代表第三层次文件、D代表各生产管理岗位表格 4.3 W代表作业指导书、Q代表质量管理体系文件、E代表环境管理体系文件（包括消防）、Z代表职业健康管理体系文件、G代表岗位职责； 4.4部门代号及简称： 部门名称-简称-代号 总经办-ZJB-01 战略文化部-ZL-02 战略文化部行政-XZ-21 战略文化部人事-RS-22 财务部-CW-03 仓储部-CC-04 研发部-YF-05 安环部-AH-06 生产部-SC-07 生产部原料工艺科-YL-71 生产部喷墨工艺科-PM-72 生产部印花工艺科-YH-73 生产部制釉车间-ZY-74 生产部制粉车间-ZF-75 生产部一线车间-YX-76 生产部二线车间-EX-77 品质管理部-PZ-08 营销部-YX-09 品牌推广部-PP-10 4.5顺序号： 所有文件的流水编号从01开始，所有文件的附件编号从1开始。
4.6记录编号规则实例： 公司大写简称—版本号+部门— JK-C71-Q01（表示：金卡-营销部第三层次文件-质量文件01） 4.7公司下发的所有文件，经审核后下发到各个部门、职能科室后，第一负责人必须带领本部门人员学习，并将文件单独存放管理，有效期为三年。 4.8文件的表头样式及规格： 4.8.1公司所有文件统一使用“楷体_GB2312”字体书写； 4.8.2正文标题字号为“小三”加粗，文档字号为“四号”不加粗； 4.8.3公司文件落款为“二0一七年十月一日”加盖公章 其余规章制度统一落款为“XXX科室”“2017年10月1日” 4.8.4公司所有涵盖体系文件的WORD版本表头统一为以下样式 页眉样式：（JK-C75-W001：金卡公司制粉车间XX岗位作业指导书） 页脚样式：（制粉车间隶属生产部，管理部门：生产部） 4.8.5其余行政管理文件、通知类文件不需要增加页眉和页脚。 5.说明：未涉及事宜将会在今后陆续补充，最终解释权归战略文化部。 2017年10月1日
仓库物料管理规定 为了健全企业管理体系，确保公司内各个环节做到有条有序，现将仓库物料管理作如下规范： 一、物料的验收 （一）物料入库，仓管员要亲自同送货人办理交接手续，核对清点物料名称、数量是否一致，并予以签收。 （二）物料入库前先入待检区，未经检验合格不准进入仓库，更不能投入使用。 （三）检验合格后，仓库员凭合格报告，并核对入库物料与《订购单》或《制造样品》相符后，办理入库。 （四）入库物料应登记于《存量管制卡》。 （五）不合格产品，应隔离堆放，严禁投入使用。 （六）不合格品咨讯应随时通知生产部门和相关送货单位。 二、物料的存储保管 （一）物料的存储保管，应根据物料的特性和用途规划仓库区域，定置存放管理。 （二）物料堆放应尽量做到过目点数、检验放便，成行成列，整齐易取。 （三）仓管员对库存、代管、暂收之物料，以及设备、容器、工具等均负有保管之责任，应做到人各有责，物各有主。 （四）物料如有损失、报废、盘盈、盘亏，仓管员应如实相报，由主管部门审批后方可处理，未经批准一律不准善自更改帐目或处理物料。 （五）物料储存要考虑特性，注意温度湿度、通风、照明等条件，保证物料安全和不变质。 （六）物料堆放应考虑先进先出原则，以放便出库。 （七）未经权责主管批准，仓库之物料一律不准擅自借出、拆件零发、私自挪用等。 （八）仓库应防卫严密，慎防盗窃，禁止非本库人员擅自入库，并遵守公司规章及《仓库安全管理规定》。
三、物料的出库 （一）应先进先出、按发货的码单办理的原则发料。 （二）领料单应填明物料编号、名称、规格、数量和制造工艺号码，并有权责人员的签名。 （三）超领物料应有《物料超领单》且手续齐全，代用物料应有《物料代领申请单》，调拨物料应有《物料调拨单》方可发料。 （四）成品出库有《销售计划》与《出货通知书》，并经权责人审核。 （五）制作样品领用物料和成品，须有权主管核准之手续方可。 （六）仓管员发料时应与领料人员办理手续，当面点清楚，防止出错。 （七）所有发料凭证，仓库员应妥善保管。
竣工文件编制各专业归档 内容和份数的说明 根据铁路运输体制改革要求，按照路局直管站段模式，规范管理。档案管理按铁道部的要求两级建档两级管理的原则，依据铁道部办档[2002]8号文件关于印发《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》的通知要求，结合我局的具体情况，做如下说明。 1、各专业工程施工日志，施工单位只做一份，交接收使用单位归档。 2、原材料、成品、半成品出厂合格证及各种原材料复试报告，零小配件抽样检查合格证，施工单位只做一份，交接收使用单位归档。 3、混凝土、砂浆试压报告，混凝土灌注记录，隧道压浆记录、路基填土夯实度试验报告，电气、设备测试报告，施工单位只做一份，交接收使用单位归档。 4、各种设备随机的出厂合格证、使用说明书、图纸、操作规程等、施工单位只做一份，交设备使用维修部门归档。 5、站前工程项目分部、分项工程质量评定表可不归入竣工文件内，房建专业的分部、分项质量评定表可收集汇总表（只要一份）交接收使用单位归档。 6、施工过程中填报检验批、隐蔽工程检查证（铁程检），施
工单位只做一套纸质的，检验批交接收使用单位，隐蔽工程检查证（铁程检）交路局档案馆。检验批做两套电子板的，接收使用单位各一套。 7、房建专业路局、接收使用单位收集内容应各有侧重，具体规定如下： A、路局接收机车、车辆检修车间、工厂厂房、通信站、信号楼、站调楼、继电室、行车室、给水所、电气化铁路牵引变电所，特、一、二等客站房、局机关办公楼、局直属文化宫、浴池、酒店、局机关职工宿舍整套竣工文件及图纸，铁路沿线各站房屋平面位置图等。 B、接收使用单位接收产权属于本单位全部生产、办公、福利、生活等各类房屋。 8、锅炉设备、安装工程均做二份，路局档案馆、基层使用单位各一份（其内容包括：锅炉质量证明书、锅炉安装使用说明书、受压元件强度计算书、锅炉产品质量监督检验证书、安全阀排气能力计算书、锅炉安装工程质量证明书、锅炉安装技术记录薄、锅炉本体图、安装图）及其它竣工文件。 9、施工单位编制的竣工文件除按规定进铁道部档案馆、城市建设档案馆外，交接管单位的份数是： （1）路局、基层站段二级建档单位为两份。重大建设项目需要进铁道部档案馆的增加一份。 （2）合资铁路工程指挥部应在竣工文件编制前与投资方共同
1、目的： 为规范公司的办公用品管理，确保办公用品的采购、发放、使用流程顺畅，特编制办公用品编号，制订本管理规范。 2、范围： 适用于合肥市通得力电气制造有限公司所有办公用品管理。 3、办公用品编号规则： 3.1分四段进行编号，如图所示： B WJ 1000 001 属性代码 属性段 3.2 第一段为：大类段，用一个英文字母B表示，其含义表示办公用品。 3.3 第二段为：属性段，用两个英文字母和四位流水号表示，用于对同小类但不同属性的办公用品进行分类编号。 3.4 第三段为：序号段，用三个数字登记，代表同类办公用品的顺序号，最后顺序号代表同类型办公用品的具体量。 4、办公用品属性归类： 4.1、1000-1999 文件管理用品： 文件夹、资料册、档案袋、档案盒、文件袋、风琴包、名片册、名片座、相册、板夹、胸卡等4.2、2000-2999 桌面办公用品： 削笔器、卷笔刀、订书机、装订夹、打孔机、回形针、大头针、图钉、文件栏、文件盘、文件柜、剪刀、美工刀、切纸机、笔筒、书立、号码机、直尺、钢尺、三角板、票据夹、印台/印油、双面胶、透明胶带、胶带座、固体胶/液体胶、修正带、修正液、复写板、圆规、海面缸、橡皮擦、印章垫、数字章等 4.3、3000-3999 办公电子用品：
计算器、电话、电池、鼠标、键盘、U盘、鼠标垫、电脑、打印机、复印机（是否需要列入）等 4.4、4000-4999 书写工具用品： 钢笔、墨水、墨汁、中性笔、圆珠笔、铅笔、白板笔、记号笔、荧光笔、激光笔、油漆笔、粉笔、自动铅笔等 4.5、5000-5999 办公纸制用品： 软面抄、皮面抄、方便贴、复写纸、标签、信封、考勤机耗材、复印纸、电脑打印纸、传真纸等 4.6、6000-6999 办公生活用品： 封箱器、白板、白板架、荣誉证书、聘书、奖状、放大镜、塑封膜、考勤机、点钞机、磁铁、磁条、标价机、硬胶套、意见箱、蜡线、棉线、公文篮、温度计、羽毛球拍、乒乓球拍、五子棋、象棋、围棋、收银纸、钥匙箱等 4.7、7000-7999 劳保用品： 垃圾桶、手套、口罩、肥皂、拖把、垃圾袋、洗衣粉、围裙、橡皮筋、雨靴、工作鞋、袖套、洗洁精、洁厕灵、创可贴、抹布、插座、卷纸、簸箕等 4.8、8000-8999 耗材： 健盘、鼠标、 4.9、9000-9999 各类表单单据 标签、凭证、凭证封面、各种账本、送货单、出库单、入库单、领料单、收据等单据、 编制：审核：批准：
整理部门企管部生效日期2013-8-10 版本G 编制审核批准 1.0目的 为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。 2.0适用范围 适用于公司的所有文件与记录。 3.0内容 3.1文件的编制格式 3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填 写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具 体设置参照附件。（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使 用。） 3.1.2文件编写条目按照以下格式。 1.0 1.1 1.1.1 1.1.1.1 2.0 依此类推，层次分级最多不超过4级。 3.1.3文件页边距设置如下： 竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm 横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm 3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序 列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。 3.1.5文件文档为word文件，表单不限。 3.1.6页眉：1.5cm 页脚：1.0cm 页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。 3.2表格记录的编制格式 3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。 图（1）集团公司logo标示
整理部门企管部生效日期2013-8-10 版本G 3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号， 表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。 3.3文件的编号 3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件） 3.3.2管理体系文件 体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。 3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册） X1-X2-01 流水号：01—99 文件类型标示： QM质量手册 SM安全手册 EM环境手册 公司代码：参照附件 说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。 3.3.2.2二阶文件（体系程序文件） （1）ISO9001质量体系程序文件 X1- X2-01 流水号：01—99 文件类型标示：QP质量体系程序文件 公司代码：参照附件 说明：程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件，分公司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用。 （2）OHSAS18001安全体系程序文件，ISO14001环境体系程序文件 X1-X2-01 流水号：01—99 文件类型标示：SP安全体系程序文件 EP环境体系程序文件 公司代码：参照附件
档案资料编制要求及管理办法为了加强项目档案资料管理工作，规范项目资料、文件保管程序，保证各类档案资料的完整性，避免后期竣工资料的返工，结合《贵阳市城市轨道交通工程竣工档案验收移交细则》及《贵阳市城市轨道交通有限公司声像档案管理细则》的相关规定，特制定资料编制要求及管理办法。 一、纸质文件归档要求 （一）归档文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘测、设计、监理、施工等方面技术标准的规定。 （二）归档文件应为原件，应真实、准确、完整，与轨道交通工程实际相符合。 （三）归档文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章规范，图章完整清晰，负有责任的各方签署手续完备（签名、盖章）。 1.签字人：技术负责人、质检员签字一栏必须是投标技术负责人及持证质检员签字，若有人员变更，则以变更通知下发之日起的相关文件由变更确认的人员签字。 2.盖章：必须是中标单位公章。 （四）归档文件中文字书写应符合国家用字规范，采用国家颁布实施的简化汉字，图表的绘制应符合国家制图标准的规定。 （五）归档文件中文字材料幅面尺寸宜为A4 幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 （六）竣工文件材料使用的纸张、照片、光盘等记录材料和载体
材料必须质量优良，耐久性强。 （七）归档的竣工图必须为新蓝图。 （八）对破损的文件、图纸应进行托裱，使用无粮浆糊，不得使用胶纸带粘贴。 （九）工程文件应采用能够长期保存耐久性强的书写材料，如碳素中性笔,不得使用易褪色的书写材料,如圆珠笔、铅笔、复写纸等。 二、归档文件字体与页边距要求 （一）归档文件字体、字号要求 （二）表格页边距要求 纵向左边距、横向上边距必须保证2.5cm 的装订线，其它三边尽量满足要求。（表格页边距已经调整好） （三）签名 必须由本人签名，签名字迹必须工整、清晰，不可艺术话。 三、工程变更依据性文件质量要求 （一）施工单位施工过程中发现设计文件和图纸有差错的应当及时提出意见和建议，所有设计变更文件必须经勘测(设计)单位、监理类别 土建工程用表 建筑与系统工程用表 标题 宋体加黑小二 宋体加黑三号 表头 宋体小四 宋体小四 内容 宋体小四（注：可根 据填写内容多少做适 当调整） 宋体小四
一、目的 加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。 二、适用范围 本办法适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号管理和控制，具体如下： 1、管理类文件：包括公司规章制度、办法等文件； 2、合同协议类文件：包括公司各类合同协议（招投标）文件等； 3、技术类文件：包括工艺流程文件、产品说明文件等； 4、表格类文件：包括岗位说明、绩效考核等文件； 5、其他类文件：包括会议、决议记录、传真等。 三、编号方法 状态及版本号⑤ 发文日期④ 文件类型③ 发文部门② 公司名称代码① 1 公司全称：安徽人和建设科技有限公司 简称：人和建设代码：RHJS 2、发文部门 综合管理部：ZG 项目工程部：XM 待续 3、文件类型 (1)管理类—RUS. (2)合同协议类—CON.（此条适用流水号编制，参加6.1）） (3)技术类—SOP. (4)表格类—GF. (5)其他类—SR.
4、发文日期 日期格式由年月日表示yyyymmdd如20171010 5、文件状态与版本号 5.1文件状态符号的说明： Add.版本号增编 Corr.版本号更正 Rev.版本号发布（新发布或取代已发放的文件） 5.2版本号的使用： 第一版（原件）用Rev.1.0表示 对第一版进行细部调整用“状态符号Add.1.1 / 1.2 ……”表示 对第一版进行结构修改用“状态符号Corr.2.0 / 3.0 ……”表示 例：公司综合管理部在2017年10月1日发布第一版薪酬管理制度,文件编号为：RHJS-ZG-RUS-20171001-Rev1.0 6、流水号的使用：适用于公司合同协议类文件，流水号由001开始依次为002、003.......,除附件流水号起始值为01外，其余文件流水号起始值均为001。所有文件流水号在每年1月1日自动归零。 6.1合同协议类编号格式：RHJS-ZG-CON-C-201710-001 6.2格式说明：公司名称-部门编号-合同编号-合同类型-年月-流水号 6.3合同类型（C-承揽合同（施工合同）；P-采购合同；H-劳动合同；Z-租赁合同；T-技术开发合同；O-其他合同） 四、编号管理 1、公司所有审批完毕的文件必须由综合管理部统一编号，并登记入档后方可发布。 2、本办法解释权归属公司综合管理部，未尽事宜另行补充，经总经理批准后执行。
文件编号： 文件编号及格式编制规定 版次： 受控状态：
1.0目的 对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。 2.0适用范围 适用于本公司所有部门 3.0职责 3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、 记录编号及格式规定。 4.0工作程序 4.1质量手册的编号规定 HC / QM 质量手册 XX 4.2程序文件的编号规定 HC / QP —×× 程序文件 XX 4.3管理及操作性文件编号规定 HCYL—×××—××—××× 文件流水号 职能代号（见4.3.1） 文件分类（见4.3.3） 医疗 4.3.1 职能代号 “JZ”——技术质量 “SC”——生产采购
“SB”——设备 “RL”——人力资源 “BG”——办公室 “YC”——营销 “JL”——计量（监视和测量设备） 4.3.2文件分类 “SOP”——标准操作规程 “SMP”——标准管理规程 “STP”——技术、质量标准 “SOR”——记录 “CE”——CE技术文件 “QR”——确认 “YZ”——验证 4.4产品确认资料编号 HCYL –YZ/QR /×××—××× 确认或确认流水号 产品名称首位字母（大写三位） 验证/确认资料 医疗 4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示 如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示 4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。 如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。 4.4.3验证/确认版次、修订按管理及操作性文件执行。 4.5外来文件的编号 如果原文件有编号，引用原文件编号，如无编号按下列编号格式执行。 ×××—××××—××× 流水号
宣传物料管理办法 一、目的及适用范围 1、目的：规范公司广告宣传材料的制作、使用及管理，提高利用效能，降低运营成本，根据公司实际，制定本制度。 2、适用范围：适用于广告宣传材料的申请、设计制作、领取或发放、保管、费用报销及归届划分等工作。 二、物料分类 1、常备物料：桌、椅、音箱、手提袋、纸杯、展架、刀旗、可重复使用的 物料（如促销台、促销服）等。 2、促销赠品：用于促销活动的物品，如台历、礼品等。 3、广告宣传品：宣传手册、画册、直邮广告（DM单）等。 4、特殊促销品：因特殊需要而制作的物料。 三、职责 1、销售部、售后服务部：负责广告宣传材料需求的提出，并对广告宣传材料的设计方案提供参考意见。 各部门提出申请时，须注明物料名称、材质、尺寸、内容、数量及时间要求等，并由部门经理签字、总经理审批后报市场部。 2、厂家物料。由销售部、市场部共同提出需求，并申请，每个季度订购一次，每季度最后一月月末前20天申请并订购。若有紧急需求时可临时申请。 3、设计方案：市场部完成广告宣传材料的设计工作。设计方案须突出公司、 活动、车型亮点，宣传公司优势，并保持广告宣传材料的连续性、一贯性。提出 申请部门进行审核，并在1个小时内提出意见。市场部根据各部门意见进行修改
4、在1个工作日内完成修改稿，并提交申请部门负责人审批。部门负责人 1个工作日内完成审批。 2、市场部：负责供应商的选择、费用的谈判；广告宣传材料的设计、制作、 验收、发放； 负责相关费用的报批。 负责广告宣传材料供应商的资质审核及价格体系审核。 负责宣传物料的保管、发放。 四、验收 各部门经理或委托人在收到宣传物料后，要严格按申请单要求进行验货，确保质量和数量。验货合格后，由部门经理或委托人进行签收。签收单应交回市场部。 若在接收宣传物料时发现破损、缺失或与申请单不符时，可拒收；或注明实收货物明细，并通知市场部，由市场部处理、协调、补发及赔偿事宜。 五、保管 本着谁用谁保管的原则，严格按照物料管理规定，保证物料存放期间的数量和质量，否则按照按照物料管理相关规定进行处罚。若非人员主观原因造成货物破损或毁坏，由市场部、行政部、财务部经理确认后按规定账目冲账。 六、结算 综合部定期进行账目汇总,打印明细，由综合部经理对账目明细和签收单进 行审核签字，报总经理签批。到财务部结算
天津石化100万吨/年乙烯及配套项目 竣工图编制及归档要求 1 目的 为做好天津石化100万吨/年乙烯及配套项目竣工图的编制工作，提高竣工图的完整性、准确性、系统性和案卷质量，满足企业生产运维需要，特制订本要求。 2 编制依据 2.1 《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH/T3503-2007） 2.2 《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》（DA/T28-2002） 3 各方职责 3.1 设计单位 3.1.1 负责编制竣工图，提交监理单位审核； 3.1.2 根据档案管理要求，进行竣工图整理组卷，并形成电子版竣工图； 3.1.3 将审查合格后的竣工图提交建设单位验收、移交、归档。 3.2 监理单位 3.2.1 负责完成对竣工图审核，并签署竣工图章。 3.3 建设单位 3.3.1 项目经理部设计部 3.3.1.1 负责组织、协调竣工图编制和审查工作； 3.3.1.2 负责组织设计单位按要求向建设单位归档竣工图； 3.3.1.3 负责单独签订设计合同的项目竣工图保证金的管理工作。 3.3.2 项目经理部工程管理部门 3.3.2.1 负责协调施工、监理单位审查竣工图； 3.3.2.2 负责依据现场实际情况对竣工图进行审查。 3.3.3 项目经理部控制部 3.3.3.1 负责EPC、EP项目竣工图保证金的管理工作。 3.3.4 分公司信息管理部 3.3. 4.1 负责按照档案管理要求，指导竣工图的归档工作；
3.3. 4.2 负责接收竣工图。 4 竣工图编制要求 4.1 准确性要求 竣工图必须准确、真实，需将设计、施工、建设单位所提出的变更内容与现场实际情况进行核实，保证所编制的竣工图与现场实际情况相一致。 设计单位主要依据设计变更单和经设计确认的工程联络单编制竣工图。4.2 完整性要求 竣工图要求完整，凡在设计过程中，设计单位所出的各专业的图纸（包括单线图）均要求出竣工图，并按主项编制出图纸总目录、分目录、专业目录。 同一主项工程中重复利用的标准图、通用图按专业区分，单独组册，案卷号排在相应专业最末。如果各专业的标准图、通用图量较少，可以按主项区分，单独组册，案卷号排在该主项竣工图最末。重复利用图在汇编组册时，须在《交工技术文件说明》中填写清楚引用此复用图纸的源图纸所在的案卷号。 设计单位在提交竣工图的同时还需单独提供设计变更总目录，供施工单位整理交工技术文件以及档案部门验收核对时使用。设计变更总目录不需要列入竣工图案卷中。 4.3 及时性要求 4.3.1 设计单位在2009年12月底编制完成供建设单位审核的竣工图，并提交建设单位和监理单位审核； 4.3.2建设单位和监理单位在收到竣工图1个月内完成对竣工图审查，并将审查意见反馈设计单位； 4.3.3设计单位在2个月内完成整改、组卷，加盖、签署竣工图章，形成电子版竣工图；经建设单位验收后，向天津分公司信息管理部归档。 4.4 竣工图的版本要求 竣工图必须在最终版施工图基础上编制，且必须为蓝图（其中A3和A4幅面的图纸可为计算机直接打印，但不允许打印后再复印）。 4.4.1 按图施工无变动的，可用原施工图作为竣工图，但需要将“设计阶段”栏改为“竣工图”。 4.4.2 在施工中发生变更的应按最终修改状况重新绘制竣工图(其中图签中“设计阶段”栏改为“竣工图”) 。
拜登集团管理制度体系文件 文件编号：BDG1001-1 “管理制度体系文件”的编号、格式及要求 1. 目的 1.1 明确规定了整个集团各直属部门、各子公司的管理制度文件的编号方法、 文体格式、字体大小、修改版本及签发生效等行文、发文程序。 1.2完善整个集团公司的“管理制度体系”，提高整个集团公司的管理水准， 改善企业形象，促进企业发展。 2. 范围 本规定适用于拜登集团各直属部门、各子公司。 3. 定义 3.1管理制度体系 ------ 即由一整套完整组合的制度管理文件所组成的体 系。 3.2 建立管理制度体系 ------ 制定和修改制度管理文件的过程,就是一个建立 和完善管理制度体系的过程。 4. 责任 4.1 集团各直属部门、各子公司的总经理（或其代理人），负责本部门、子公司 的“管理制度体系”的完善工作。 4.2 人资中心负责整个集团的“管理制度体系”的完善工作。 5. 程序 5.1 文件的编号方法 5.1.1 集团总部各直属部门（见7.1）颁布的制度管理文件。
文件编号由八位组成(见下图),第一、二位代表公司，用字母BD 表示；第三位为部门代码；第四位为文件类别号；第五、六、七位为文件流水号（用数字001～999表示）；第八位为版本号（1为原版，即第1次颁布；2为修改版，即第2次颁布；以此类推）。 版本号 流水号 文件类别 直属部门代码 公司简称 5.1.1.1直属部门代码表 5.1.1.2文件类别表及适用范围 -
5.1.1.3流水号：颁发文件的顺序号。 5.1.1.4版本号：该文件的颁发版本次数。 如：BDH1007-1，表示集团人资中心颁布的、要求在整个集团范围内执行的、第1次颁布的新文件，文件序号为007。 5.1.2 子公司颁布的制度管理文件。 文件编号由十位组成(见下图),第一、二、三、四位代表子公司；第五位代表子公司内部各部门；第六位为文件类别号；第七、八、九位为文件流水号（用数字001～999表示）；第十位为版本号（1为原版，即第1次颁布；2为修改版，即第2次颁布；以此类推）。 版本号 流水号 文件类别 部门代码 子公司简称 5.1.2.1子公司代码表
竣工文件编制及归档管理办法 第一章总则 第一条竣工文件是工程建设过程中的历史记录，它反映各种地下及地上建筑物、构筑物、隐蔽工程状况，是工程竣工验收、进行技术总结、日常运用、养护维修和今后改、扩建的依据，是国家档案的重要组成部分。为使XXX标工程的科技档案积累齐全、完整、准确、系统，竣工文件编制质量达标并及时归档，根据嘉闵高架业主及有关档案管理办法等文件规定，结合本工程实际情况，特制定本办法。 第二条项目经理部总工程师及各队技术主管要将竣工文件编制及归档纳入职责范围，作为施工全过程技术管理的重要内容。工程竣工文件是否达到规定的质量标准，列为优质工程评比的条件之一，各单位要有专人负责竣工文件编制的组织、检查工作。竣工文件资料的积累、形成要随着工程施工进度同步进行，准确、真实地反映工程施工的技术状态。 第三条本办法适用于XXX标段承担施工的所有工程项目，竣工文件不符合本办法要求的，不能验收交工，财务部门不能办理结算手续。 第二章竣工文件的组成及内容 第四条单位工程竣工文件应包括以下内容： 1、开工报告； 2、施工小结； 3、工程竣工数量表；
4、工程检查证（附三套原件）； 5、施工记录（附一套原件）； 6、单位工程质量检验评定表； 7、竣工图； 8、工程日志； 9、工程竣工验收报告。 第五条文字材料的编写内容 一、施工日志，其记载内容为： 1、竣工时间，施工勘测测量情况，工程进度及上级指示。 2、施工组织方法、机具配备及使用情况。 3、每日完成的主要工程数量、质量以及气候变化情况。 4、使用主要材料的规格数量，材质成品的试验情况。 5、隐蔽工程检查情况。 6、施工中发生的问题，施工与设计图纸不符的情况以及在日常检查中发现的问题和解决办法。 二、施工小结，其编写内容为： 1、开、竣工日期，工程概况。 2、施工方法，采用新技术、新工艺、新材料情况。 3、施工组织和使用机具情况。 4、施工过程中遇到的重大问题（病害产生的原因和分析、采取的处理方法和措施以及处理情况的观察记录、平面示意图）。隐蔽工程的检查和处理情况。
文件编号管理规定 一、目的 为了规范各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。 二、适用范围 适用于君霖纺织所有文件&制度的编号。 三、术语 根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。 1、体系文件指质量手册、程序文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。 2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。 3、合同文件指中标通知书、专用合同条款、通用合同条款、经合同双方确认进入合同的其他文件。 4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件。 四、职责 1、办公室负责体系文件、技术文件的编号和归口管理。 2、人力资源部负责文书文件的编号和归口管理。 3、财务部负责合同文件的编号和归口管理。 五、正文 1、文件编号规则 1.1外来文件执行原编号。 1.2体系文件根据体系文件编号规则进行编号，例：JLFZ-QM-1701。 1.3技术文件根据技术文件编号规则进行编号，例：JLFZ-JS-1701。 1.4合同文件根据合同文件编号规则进行编号，例：JLFZ-RZ-1701。 1.5文书文件根据文书文件编号规则进行编号，例：JLFZ-CW-1701。 2、文件编写规范
2.1文件分为标题→编号→目的→适用范围→术语→职责→正文→接口文件→记录→附则等十部分（严格执行以上编写顺序），可依据文件性质进行适当删减。 2.2体系文件编写规范（见附件一） 2.3技术文件根据技术文件编写规范进行编写。 2.4合同文件根据合同文件编写规范进行编写。 2.5文书文件编写规范 2.5.1红头文件编写规范（见附件二） 2.5.2报告/请示编写规范（见附件三） 2.5.3会议纪要编写规范（见附件四） 2.5.4一般性通知编写规范（见附件五） 2.5.5通报编写规范（见附件六） 六、附则 6.1本办法从2017年4月10日开始执行。 6.2本办法的解释权归办公室。
云桂铁路（沪昆客专）云南公司 竣工文件编制移交管理办法（暂行） 第一章总则 第一条为完整、真实、客观和系统的编制好云桂铁路、沪昆客专云南段竣工文件，确保顺利交接和归档，依据《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档〔2002〕8 号）、《铁路客运专线竣工验收暂行办法》（铁建设〔2007〕183 号）、《铁路建设项目资料管理过程》（TB10443 —2010 J978—2010）以及国家和铁路有关规范和标准，结合实际，制订本办法。 第二条竣工文件系指在项目建设过程中形成的、如实反映工程实体状况，具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、音像资料等，包括竣工验收资料、建设管理资料、勘察设计资料、施工资料、监理资料、咨询资料等文件。 第三条竣工文件是项目建设过程的真实记录和历史凭证，是反映建设全过程的有效载体，是质量责任追溯的重要依据，也是对项目进行稽查、审计、监督、管理、验收的重要凭证，以及项目运营后进行维修、养护、改造、管理的基础资料。 第四条竣工文件原始资料的收集、整理应贯穿于项目建设的全过程，应与工程进度同步进行。必须坚持科学认真、实事求是的态度。做好平时资料的积累、形成、整理、编制、立卷工作，在工程竣工验收时及时提交系统、完整、真实、准确，具有可追溯性的竣工文件和图纸。 第二章竣工文件管理 第五条竣工文件的编制工作由云桂铁路（沪昆客专）云南公司（以下简称：公司）负责组织，施工单位负责编制、组卷和归档工作，接管使用单位档案部门协助指导。竣工文件管理归口部门为公司工程管理部，公司丘北、曲靖指挥部（以下简称：指挥部）和监理单位负责督促、检查和审核竣工文件的编制工作，指挥部负责管辖段落内的竣工文件汇总，公司负责组织涉及全线的材料的汇总工作。 第六条各单位应设专人负责竣工文件的收集、整理、保管、立卷、移交归档工作，并应将此项工作纳入施工技术管理，纳入总工程师的职责范围。同时，要根据竣工文件编制的有关条款规定，制定相应的管理办法。 第七条指挥部、监理单位在施工过程中要督促、检查施工单位整理竣工文件和竣工验收资料，并按规定审核