QD-12-01设备采购工作规程
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中山市环保实业发展有限公司工程部 质量管理体系工作规程 文件编号：内部
页 码：第 1 页 共4页 设备采购工作规程 修改状态：B/0
1. 目的 用于指导公司设备采购过程的控制，确保采购设备符合要求。 2. 适用范围 适用于本公司全面管理运作的开发项目中重大设备工程材料的采购控制。小金额以下的设备采购控制执行《公司内部物资采购控制程序》。 3. 职责 3.1 工程部负责设备采购过程的组织和对设备供方的评价、选择和控制，签订采购合同； 3.2 总项目办公室负责对采购设备技术要求的评价，组织编制招标文件，组织采购设备的验证； 3.3 项目工程部负责提供采购计划，配合实施设备的安装； 3.4 审计部领导负责采购计划、招标文件及决标报告的审批； 3.5 总经理（或其授权人）或董事长负责采购合同的审批和签署。 4. 工作程序 4.1 采购准备 4.1.1 工程采购部根据项目工程部提供的《采购计划表》及时收集、熟悉需购设备的有关要求，了解设备的设计型号、规格、技术参数、数量等。 4.1.1.1工程采购部根据项目工程部提供的《采购计划表》及时收集、需购设备的单价、指标、性能、品牌等信息回馈审计部，设计院复核确认。 4.1.2工程部办公室负责组织材料设备部、项目工程部等部门与设计单位就给排水、电气、暖通等专业的设备选型进行协商。对于重大设备选型（如电梯、中央空调等），须将协商内容和结果等形成纪要报董事长阅知。 4.1.3 材料设备部根据协商结果及时组织收集国内外设备生产厂商的名录，了解其生产能力、产品品质、用户使用情况及信誉等，进行初步筛选，并作出评价。 4.1.4 使用部门填写设备采购单（采购单包括：型号、规格、功率、电缆、支架、导轨、自动化配件、辅料、维修工具及配套设施等，到货时间，是否分批到货，是否包卸货，是否含税，是否需厂家安装或指导安装，设备操作规程等问题要在采购单中列明。
4.1.5采购部资料完成后，确定采购合同交总公司办公室审核。合同
审计后，原件交总公司办公室存档，抄送财务部备案。 中山市环保实业发展有限公司工程部 质量管理体系工作规程 文件编号：内部
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4.1.6采购部将确认资料交工程部经理审核，最后总经理签证 4.2 大批量、重要材料的招、投标 4.2.1工程部办公室根据项目的设计要求负责及时组织编制招标文件或询价书。招标文件或询价书应要求投标单位在投标文件或报价书中明确设备的规格型号、性能特点、价格（注明报价所包括的项目）、售后服务以及承诺优惠折扣等。招标文件或询价书应征求设计单位和项目工程部有关人员意见，并经分管领导审定。 4.2.2工程部办公室负责向设备生产厂商发出招标文件或询价书。一般应选择三家以上供应厂商投标。 4.2.3 由工程部办公室组织项目负责人、材料设备部和项目工程部有关人员对投标单位进行实地考察并形成书面报告，并填写《供方评价表》。具体执行《供方考察工作规程》。 4.2.4 材料设备部收到供应厂商的投标文件或报价书后，负责组织进行评标。评标会议由分管领导主持，由总经理或其授权人、项目负责人、项目工程部、工程成本管理部及设计单位有关人员参加。 4.2.5 根据评标结果，由工程部办公室负责撰写《设备招投标决标报告》，经分管领导审核后呈报总经理（或其授权人）审定最终供货厂商，合同金额在10万元及以上的设备，需报董事长审定。《设备招投标决标报告》须包括以下基本内容： a．投标单位考察情况对比分析 b．投标单位投标书或报价书承诺的价格、服务等的对比分析 c．投标单位综合评比分析 d．建议最终供货厂商及成交价格 e．其它相关资料 4.2.6 经审定的最终供货厂商，材料设备部须建立《合格供方档案》。 4.3 合同起草 4.3.1材料设备部根据设计要求及供应厂商投标文件，负责起草设备采购合同文本。 4.3.2 设备采购合同内容应包括： a. 设备型号或规格、商标、生产厂家； b. 订购数量、设备单价及合同总价； c. 技术参数和质量标准，质量保证期限； d. 付款方式； e. 供货时间； 中山市环保实业发展有限公司工程部 质量管理体系工作规程 文件编号：内部
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f. 交货地点、方式及违约责任； g. 验收标准与方式； h. 如包括安装，则应明确安装期限，双方配合职责及范围； i. 随机备品、配件、工具数量及供应办法； j. 售后服务承诺。 4.4 采购评审（合同）的评审 4.4.1 采购合同的评审由分管领导主持，由总经理或其授权人、项目负责人、项目工程部、审计部、办公室、工程成本管理部及设计单位有关人员和参加评审，形成评审会议纪要。 4.4.2 评审采购合同，以确定： a. 设备型号、规格、数量已满足设计和使用要求； b. 设备价格是否合适； c. 供货时间、安装时间符合工程项目建设进度计划； d. 付款方式符合财务制度； e. 合同条款符合国家相关法规。 f. 采购部将合符要求的产品型号、规格、功能交技术部门确认，如设备有部分数据修改也需技术部确认。 g. 采购部货比三家（供应商的报价、到货时间、配套设施情况、运输情况、三包情况、付款方式、售后服务）资料，交审计部确认。 4.5 合同签订 4.5.1 材料设备部根据合同草案及合同评审纪要，负责与设备供方协商、洽谈取得一致后，拟定正式合同文本。 4.5.2 合同金额3~10 万元(不含10万元)，由总经理或其授权人签署，公司盖章后生效。合同金额在10万元以上(含10万元)，由总经理审核后，报董事长签署，公司盖章后生效。 4.5.3 合同文本须送综合管理部和计划财务部各一份，以存档备查。 4.6 采购设备的验证 当设备到货后，供货方需提供产品的合格证明文件，由申购项目部组织设备验证工作，以检查是否符合供货合同的要求。 4.6 设备供方考核控制 4.6.1 工程部采购办工室负责组织对设备供方进行考核，并填写《供方考核表》。 4.6.2 对设备供方的考核一般在一次供货合同履行完毕后进行。若在合同履行过程中出现产品或服务不合格，须提前进行考核，采取相应措施进行管理和控制，并确定是否保留其合格供方资格。 4.6.3财务部在资料交全后交财务部报批资金付款 中山市环保实业发展有限公司工程部 质量管理体系工作规程 文件编号：内部
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4.7 材料设备部负责对设备方面的供方建立《合格供方档案》，内容包括《供方评价表》、《供方考核表》及其它反映该分承包方信誉、业绩、能力、质量的有关记录、文件。档案由材料设备部负责保存。 4.8公司设备验收程序 4.8.工程部采购办公室通知项目现场（使用部门、单位）设备到场时间，现场（使用部门、单位）确认设备到场时间、并提前准备好放置场地、卸货人员及设备。 4.8.2采购部将货物需核对的数据，即采购单内容等信息传到现场（使用部门、单位）人员进行收货查验 4.8.3现场（使用部门、单位）人员对到场设备进行开箱验收，核对采购部的相关信息、设备的完整、外观等内容。对未进行安装及通电使运行的设备必须清晰登记。在核对清晰后方可在收货单签收，而且须标明设备未进行试运行、未安装验收等内容。对不符合采购单要求及外观不符的产品拒收，并即时对照片存档，通知采购部 4.8.4设备验收完毕后，经现场项目经理核定，现场项目部将相关信息传回采购部作设备付款依据 4.8.5对不符合要求产品，采购部应和供应商进行协商、退货、扣货款、换货甚至追究供应商责任等。处理意见由采购部交工程经理审核，总经理确认，再交供货商签证确认，最后交总公司办公室存档。 4.8.6设备安装完成后，现场项目经理填写验收单，证明设备的运行情况、改善意见、验收情况，验收单传送采购部作设备结算依据。 4.8.7涉及安全及质量功能的材料，设备进场后，应按照国家相关产品质量检测指标进行送有关部门检测，而且检测在监理单位见证下进行。检验不合格以及不符合合同约定的产品严禁使用。 4.8.8设备安装工程未经系统调试不得组织工程验收。经检测发现设备存在严重缺陷；不符合相关技术质量标准或者不符合同约定的必须进行重新核查。 4.8.9采购部核对现场项目部传送的验收单内容，对不符合验收要求，运行不正常及项目部改善意见与供应商进行协调。 4.8.10以上内容以现场项目经理、采购部经理为主要负责人，工程部经理为主要监督人
5. 相关/支持性文件 5.1 物资采购控制程序 5.2 合格供方控制程序 5.3 供方考察工作规程 5.4 项目开发建设计划 6. 质量记录 中山市环保实业发展有限公司工程部 质量管理体系工作规程 文件编号：内部
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6.1 质量文件审批单 6.2 采购计划表 6.3 供方评价表 6.4 供方考核表 6.5 供方考察报告
