招商会议流程方案(一)
一、外场布置：
1、提前一天进行户外搭台,背景布置.
(需保安配合看管设施)
2、早7点对户外拱门、空飘、音响设备、地毯、楼顶条幅等进行布置.
3、布置场外接待处,气球拱门,休息处等.
4、安排场外的接待引导员.
5、卖场内一层到二层铺设红地毯,气球拱门等.
二层显眼位置安装6、招商相关的广告布置.
二、会场布置：
1、提前3天预订会场.
(暂定大酒店)
2、与汾大酒店相关人员对会场内条幅、音响设备、投影仪、麦克风、桌椅等进行沟通布置.
3、安排会场接待及引导人员.
三、人员安排：
1、招商会会场接待人员5名.。
部门开第一次会议流程1.部门首次会议流程一、会议准备（会前）1.确定会议时间与地点：选择一个所有成员都能方便参加的时间段，并确保会议地点有足够的空间和良好的设施支持（如投影仪、白板等）。
2.发送会议通知：通过电子邮件或内部通讯工具提前至少三天发送会议通知，明确会议时间、地点、目的、议程及参会人员名单，要求大家提前阅读并准备。
3.准备会议材料：包括部门介绍PPT、团队架构图、岗位职责说明、工作计划草案、团队文化及行为规范等。
4.安排座位与签到：设计合理的座位布局，便于交流；设置签到表或电子签到系统，确保参会人员齐全。
二、会议开场（约10分钟）1.主持人开场致辞：简短介绍会议目的、重要性及预期成果，营造轻松愉快的氛围。
2.自我介绍与破冰活动：鼓励每位成员进行简短自我介绍，包括姓名、岗位、兴趣爱好等，可通过小游戏或快速问答增加互动性。
三、部门介绍与愿景分享（约20分钟）2.部门历史与现状：通过PPT展示部门的发展历程、主要成就、当前面临的挑战及机遇。
3.部门愿景与目标：阐述部门的长期愿景、短期目标及与公司整体战略的关系，让成员理解自己的工作对于实现这些目标的意义。
四、团队架构与职责说明（约20分钟）1.团队架构展示：通过图表形式展示团队结构，明确各小组及成员间的汇报关系。
2.岗位职责说明：详细解释每个岗位的职责范围、关键绩效指标及协作要求，确保每位成员清楚自己的角色定位。
五、工作计划与任务分配（约25分钟）1.年度/季度工作计划：概述部门接下来的主要工作计划，包括关键项目、时间节点、预期成果等。
2.任务分配与讨论：根据团队架构和职责，初步分配工作任务，鼓励成员就任务分配、资源需求等提出疑问或建议，进行开放式讨论。
六、团队文化与行为规范（约10分钟）1.核心价值观：分享部门或公司的核心价值观，强调团队合作、创新思维、诚信正直等重要性。
2.行为规范：明确工作纪律、沟通方式、会议礼仪等行为规范，促进团队和谐与高效运作。
会务服务⽅案会务服务⽅案会务服务是政府物业管理的特⾊服务之⼀，也是机关⽇常⼯作中的重要服务内容之⼀。
我司在过去三年来的实际服务过程中，结合我司经验及⾏政办事中⼼及会议⼤厦的实际，形成了个性化、酒店式、全天候、⽴体式的服务模式。
搭建了以“客户服务中⼼”为信息发布、指挥、调度中枢·会议服务部、安全管理部、环境管理部、⼯程技术部及各区域客户服务助理各司其职的会务服务模式，为各单位提供含会标制作、会场布置、名牌打印、花卉租摆、礼仪服务于⼀体的综合会务服务。
⾏政办事中⼼及会议⼤厦的会务服务将在客户服务热线的协调、主导、指挥下，由各部门按各⾃分⼯具体执⾏。
⼀、⼈员配置及素质要求会务管理服务机构设置⽅案(⼀)总的原则因事设岗，精⼲、⾼效的原则(⼆)会务管理服务机构设置⽅案1、管理组织架构管理组织架构图：2、组织架构图说明(1)**物业公司：全⾯监督和指导⾏政办事中⼼及会议⼤厦物业项⽬客户服务管理⼯作。
(2)物业服务中⼼：是⾏政办事中⼼及会议⼤厦项⽬现场总负责部门，负责所有具体事务。
（3)客户服务部：具体实施计划、落实任务、⾃我检查。
(4)⼤堂经理：主要负责各楼栋现场服务协调、沟通、组织及实施。
(5)信息处理中⼼：主要负责会议室预定、调配，与各会议组办单位对接各项服务要求并组织实施：收集、汇总、反馈、跟进各类服务信息并编制每⽇服务通知及每周业务简报。
(6)会议服务中⼼：具体由会议服务班及⾳控服务班组成，具体实施会议、接待现场服务及⾳响系统保养维养、现场⾳响服务以及普通办公室及领导办公室室内清洁服务。
三、会议服务⼈员配备(⼀)⼈员配置原则因事设岗与精⼲⾼效的原则(⼆)会议服务管理⼈员配备图：⾏政办事中⼼及会议⼤厦会务服务配置⼈数：60⼈(主管1⼈，⼤堂经理3⼈，信息处理中⼼6⼈，⾳控服务4⼈，会议服务中⼼46⼈)服务⼈员配置⼈数：(三)⼈员配备说明客户服务部主管是统筹协调各项客户服务事项的现场总管，他要对整个项⽬客户服务管理⼯作进⾏计划安排、现场监督和品质检查，遇到重⼤事项有向上级报告的责任。
会议服务流程、会前准备1、掌握会议情况，根据饭店公关营销部门或餐饮预订部门送发的“会议通知单”了解并掌握会议的有关情况。
（1）会议主办单位及会议名称。
（2）参加会议的人数和会议时间。
（3）会议主席台的人数、名单、身份等。
（4）会议的茶水、水果等要求。
（5）会议的服务要求，等等。
2、会议室布置：（1）搞好会议室的清洁卫生工作。
（2）布置好会议主席台人员的会前休息室。
（3）按主办单位要求悬挂会标。
（4）按主席台人数布置主席台。
（5）按会议客人人数排好会议桌及座椅或沙发。
（6）备好话筒，调试好扩音设备。
（7）以盆景花草装饰主席台及会议室。
（8）调好会议室温度，应控制在22C ―― 24C。
3、准备用具并摆放：（1）根据会议人数准备足量的热水瓶、茶杯、茶叶、毛巾、巾篮、烟灰缸等用具，并按规定整齐摆放，应确保茶具的卫生与完好无损。
如会议需用矿泉水等饮料，则应准备相应的水杯或吸管。
（2）会议材料及文具（纸或笔记本、笔）等应按主办单位要求事先摆好。
（3）如主席台需用名片，则应按主办单位要求制作并摆放。
（4）如会议需用水果，应按主办单位要求的品种与数量准备并摆放（用保鲜膜包盖）。
（5）做好会议主席台人员会前休息室的茶水、毛巾、水果等的准备。
（6）搞好公共洗手间的卫生，各种卫生用品供应充足。
4、检查。
二、会议服务1、迎领服务：（1）客人前来，迎领员应站在电梯口或会议室门口迎接客人，礼貌问候。
（2）及时引领客人进入会议室，请客人入座，以免大量客人拥堵会议室门口。
（3）如有需要，应协助会议工作人员分发会议材料。
（4）将会议主席台人员引入会前休息室，休息室服务员在礼貌问候后提供茶水、点心或水果服务。
（5）会议客人全部进入会议室后，应及时关上会议室的门，但应事先明确会议工作人员的所坐位置，以便能及时联络。
2、会中服务：（1）客人入座后，会议室服务员应由里至外依次为客人斟倒茶水，撤去水果盘上的保鲜膜。
（2）适时续水。
一般要求会议室服务员15 分钟为客人斟倒一次茶水。
