秘书学概论
秘书概念的界定
美国：秘书是为领导工作服务的，在决策与执行之间上传下达，处理文书档案和办理行政事务。
英国：指处理国王信件、机密或国家重大事件的高级官员。
中国：掌握文件并协助领导人处理日常工作的人员。
秘书职业的基本特点
广泛性（遍布各大机关）、近身性（围绕并服务于领导）、服务性（没有决策权）、从属性（由秘书工作职能决定）
秘书机构及其设置
含义与特点
1、秘书机构，是指在各级组织中为领导机构和领导处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。
2、秘书机构有以下显著特点：
综合性（秘书机构根据任务性质分为职能性机构和综合性机构；不承担具体业务；除领导外唯一把握全局的机构）
附属性（处于特殊位置；围绕领导的工作从事辅助性管理工作和综合性服务工作）
辅助性（是从活动性质来看的；不同于其他业务性机构；围绕领导集体或领导的工作而展开的一些辅助性活动）
原则
适应性原则（凡是独立单位都必须设置秘书机构；内部层次布局要适
应工作需要；应当主动适应客观实际需要）
科学合理原则（组织结构科学；指责确定科学；团队人员配备合理）统一高效原则（秘书机构的名称和设置要统一）
相对稳定原则（是秘书性质对秘书结构的要求）
秘书机构的组织形式
组织类型
综理制（是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。）
分理制（采用职能分工型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细且又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式。）
单一制（采用职能统兼模式，或称“秘书岗位”。指只设有一名专职或兼职秘书直接为领导和其他职能部门提供辅助管理和综合服务的组织结构模式。）
秘书的精神素养
思想政治素养
提高政治理论素养
树立法治观念
把握政策导向
职业道德与作风修养
职业道德：甘当配角、严守机密、实事求是、不卑不亢、诚实守信作风修养：雷厉风行、严谨细致、谦虚谨慎、勤奋耐劳、思路清晰秘书知识与能力素养
知识素养
（一）知识结构1、秘书知识结构体系建构的原则（适应性原则、比例性原则、动态性原则）
2、具体知识结构<（1）基础知识：马克思主义理论知识、语言文字知识、历史知识、法律法规知识、办公自动化知识|（2）专业知识：秘书学、应用文写作学、文书学、档案管理学、公共关系学|（3）相关知识：领导科学知识、管理学知识、经济学知识、心理学>
（二）文化修养1、文学修养
2、史学修养
3、艺术修养
能力素养
（一）基础能力1、观察力2、注意力3、记忆力4、思维力
（二）专业能力1、表达能力（书面表达能力、口头表达能力）2、办事能力3、管理能力4、应变能力5、社交能力
（三）基本技能1、现代化办工设备的操作技能2、常用的办公软件的实用技能3、网络办公技能
秘书的心理素质和性格特征
心理素质
（一）秘书的个性心理1、动机2、兴趣3、意志4、情绪5、气质（二）心理障碍及调解1、自卑2、自负3、嫉妒、焦虑5、厌烦性格特征
（一）性格要求1、开朗豁达2、坚忍顽强3、宽容有爱4、幽默风趣5、稳重自制
（二）秘书良好性格的培养1、了解自己，正视自己的性格2、从善如流，接受别人的建议3、找出差距，努力改变自己4、长期坚持，讲究方法
秘书职能概述
含义
是指在组织管理过程中，秘书所承担的职责和应发挥的作用与总体功能。
秘书职能区别于秘书业务与秘书实务
秘书的基本职能
办理事务
（一）概述：所谓办理事务，是指秘书以辅助领导决策、管理政务为核心，操办和管理办公的相关事务。
（二）特点：1、服务性
2、繁复性
3、广泛性
4、琐碎性
（三）原则：1、规范性原则
2、协调性原则
3、服务性原则
4、计划性原则
沟通协调
（一）概述：沟通指信息的传递与交流。协调指通过协商、调解，达到和谐、统一。沟通协调是秘书的重要职能之一。
职能目标：各种力量能充分调动起来，互相配合，同心协力完成既定的任务；各种资源合理配置，合理使用，实现资源利用效益最大化。
（二）特点：1、综合性
2、疏导性
（三）职能基础：1、具有沟通协调的地位优势
2、具有沟通协调的信任优势
3、具有沟通协调的信息优势
辅助决策
（一）概述：狭义上，决策指在行动前做出的决定，或者说，对若干行动方案作出最后选择。广义上，决策被理解为一个过程，既包括决策的制定，又包括决策的实现。秘书辅助决策，是秘书从知识、能力、经验和精力等方面给予领导决策辅助，以提高决策的科学性与贯彻落实的时效性。
（二）特点：1、辅助决策与辅助实施相结合
2、全面系统和随机辅助相结合
3、无责辅助和责任辅助相结合
（三）职能基础：1、便于为决策提供有效的依据
2、便于加速决策实施的进程
3、便于促进决策的优化
（四）原则：1、定位原则
2、超前原则
3、信息原则
4、协调原则
5、谏诤原则
督促检查
（一）概述：是对决策的监督、催促、检验和查看，是促使决策落实的关键环节。
（二）特点：1、权威性
2、时限性
3、间接性
4、实效性
（三）职能基础：1、便于全面理解决策要求
2、便于综合运用信息处理手段
3、便于及时准确地反馈督促检查情况
（四）原则：1、领导负责分级承办原则
2、督促与检查结合原则
3、以点带面原则
4、实事求是原则
秘书职能的实现
日常事务工作
