公司员工差旅规定、客情费用管理、私车公用管理

山西晋胶健康产业有限公司 内部通知

由：公司行政人事部 公司总经理审批: 至：公司各部门 部门经理审批：李蕊 文件主题：关于公司员工费用、补助管理规定 文件发起人: 李蕊 文件编号：HR【201709】 文件执行日期：2017年7月03日

关于公司员工费用、补助管理规定

为了规范公司内部管理，提高各部门工作协调性，调动员工工作积极性，特制订公司员工差旅补助规定，具体如下： 一、本规定试用范围 本规定适用于公司所有对应岗位员工因公出差（业务办理、会务、培训、驻外等），不包含公司统一安排带薪培训； 二、差旅申请流程及规定 2-01 职能部门人员差旅申请 适用部门：总经办、财务部、行政人事部、电商部、生产中心 出差范围：出差时间为2天以上（含）或当日不能返回的差旅 工作流程：1、部门负责人提前填写《出差申请表》及出差所需费用《公司借款单》，经公司总经理审批，报至行政人事部、财务部（省内提前3天，省外提前7天）； 2、行政人事部做好员工出差登记、汇总，如需行政人事部协助办理（火车票、机票、酒店等），需提前在《出差申请表》标明出差地址、个人身份信息等基础工作，行政人事部提前1天将预订信息反馈至个人； 3、出差完成一周内，部门负责人按照公司规定发起费用报销流程，公司总经办及外聘人员费用由行政人事专员统一整理报销； 山西晋胶健康产业有限公司 4、每周五财务部统一审核报销单据，周六完成费用报销；

备注： 1、如公司统一安排出差活动，由行政人事部统一办理出差流程及费用报销工作； 2、职能部门人员临时出差且当日返回者，由部门负责人做好临时出差登记，每月5日前，将上月临时出差汇总表统一报至行政人事部，用于行政人事部核对员工考勤登记。 3、以上申请流程须由部门经理级及以上人员发起。 2-02 业务部门人员差旅申请 适用人员：营销中心所有人员 出差范围：总监级及以上人员不受出差范围限制，省区经理、区域经理、城市经理差旅申请只限在自己分管区域因公出差； 工作流程：1、总监级及以上人员每周六填写下周《出差申请表》至公司总经理审批，报至行政人事部存档；省区经理及以下人员，由员工本人提出出差申请（微信、邮箱），部门负责人审批并抄送至销售内勤，销售内勤做好每日差旅统计； 2、每月8日前，发生差旅费用相关人员按照公司规定整理票据并粘贴，统一报至销售内勤，销售内勤负责审核票据及核对差旅标准，做好部门人员《差旅费用汇总表》，如有异常，制作《费用异常统计表》，部门负责人审批、公司总经理审批后，报至行政人事部（用于核对员工考勤登记）、财务部（用于发放员工差旅补助）； 3、财务部每月25日发放上月差旅补助； 山西晋胶健康产业有限公司 备注：

1、因营销中心统一组织活动涉及差旅，由部门负责人统一发起《出差申请表》及出差所需费用《公司借款单》，经公司总经理审批，报至行政人事部、财务部，方可执行； 2、业务部门人员产生临时费用由部门负责人临时发起申请，公司总经理审批； 三、具体补助内容及标准 3-01 业务部门人员出差补助 1、适用人员：营销中心所有人员 2、补助内容：因工作性质特殊，营销人员根据岗位级别，公司采用出差补助大包制方式发放，具体补助内容包括住宿补助、市区交通补助、其他补助等，其中出差交通费用实报实销（参考公司标准），总监级以下人员只享受此项补助，不享受公司其他补助。 3、补助标准： 业务人员大包制补助标准： 序号 岗位 补助标准 1 总监级及以上 200元/天/人

2 省区经理 170元/天/人

3 区域经理 150元/天/人

4 城市经理 120元/天/人

5 高级业务员 100元/天/人

6 业务员及以下 不安排出差 山西晋胶健康产业有限公司 4、费用报销： A、持有相应标注时间和公司名称（山西晋胶健康产业有限公司）的正规发票按标准进行报销；若报销费用超公司标准费用，按照公司标准费用报销，剩余金额由本人自费；若报销费用低于公司标准费用，员工可自行收集正规发票（停车票、油票）进行差额报销；未取得相应正规发票的不予报销。 B、为节约公司费用，同性出差时，如无特殊原因，须入住标准间，入住标准可按照岗位级别标准较高者入住，因特殊原因无法入住标准间时，可通过电子形式，上报行政部门负责人审批，可分开居住；如无批准擅自分开入住，则不予报销。 C、报销发票要求：住宿发票、餐饮发票、汽油票、停车票、交通票、印刷票等正规发票。 3-02 职能人员出差补助 1、适用人员：总经办、财务部、行政人事部、电商部、生产中心 2、补助内容：根据工作岗位情况，职能人员出差可按照公司标准享受住宿补助、市区交通补助、外勤补助，各部门负责人可参考公司标准申请出差费用。 3、补助标准： 山西晋胶健康产业有限公司 1、外勤补助标准

2、住宿补助标准 3、市区交通补助 5、费用报销： A、住宿费用报销：持有相应标注时间和公司名称（山西晋胶健康产业有限公司）的正规发票按标准进行报销；若报销费用超公司标准费用，按照公司标准费用报销，剩余金额由本人自费；若报销费用低于

序号 岗位 补助标准 1 经理级及以上 / 2 主管级 30元/天/人

3 员工级 40元/天/人

序号 岗位 补助标准 1 副总、总经理 220元/天/人

1 经理、总监级别 180元/天/人

2 主管级 130元/天/人

3 员工级 110元/天/人

序号 岗位 补助标准 1 经理级及以上 市区正规出租车发票

2 主管级及以下 市区公共交通工具发票 山西晋胶健康产业有限公司 公司标准费用，实报实销，公司不再进行差额报销；未取得相应正规

发票的不予报销。 B、住宿规定：为节约公司费用，同性出差时，如无特殊原因，须入住标准间，入住标准可按照岗位级别标准较高者入住，因特殊原因无法入住标准间时，可通过电子形式，上报行政部门负责人审批，可分开居住；如无批准擅自分开入住，则不予报销。 C、交通补助：须提供正规交通发票，实报实销。 D、外勤补助：每月8日前，由行政人事部统一汇总《外勤补助汇总表》，公司总经理审批，每月25日，财务部统一发放，未按时填写《出差申请表》，公司不予发放外勤补助。 四、公司员工出差交通费用管理规定： 4-01 适用人员：公司全体员工 4-02 相关规定： 1、公司员工出差须采用公共交通出行，车票报销，实报实销，须提供正规发票或本人车票，但须选择快捷、价格合理的交通工具； 2、交通工具规定： A、出差路程不超于3小时，员工须选乘普通火车硬座、汽车出行； B、出差路程不超于5小时，员工可选乘动车二等座、普通火车卧铺出行； C、公司经理级及以下人员，如因业务需要，须乘坐飞机出行，由部门负责人统一提出申请，公司总经理审批后，报至行政人事部，方可执行； 山西晋胶健康产业有限公司 公司经理级及以上人员，可根据实际情况乘坐飞机出行，须乘坐

普通舱，如乘坐普通舱以上舱位，产生差额由员工自行承担；出差员工根据业务需要预计出差时间，应以最合理的价格预定航班，不能指定航空公司，只可报销与业务有关的行李费用。 4-03 费用报销： 职能部门人员交通费用每周五财务部统一审核报销单据，周六完成费用报销； 业务部门人员每月8日前，统一将上一月度交通报销费用交至销售内勤审核，部门负责人、总经理审批，每月25日统一报销； 五、公司员工私车公用管理规定 5-01 适用人员：公司经理级及以上人员、 公司因业务需要员工的车辆 5-02 私车公用使用报销内容： 1、公司—工厂/工厂—公司， 稍送货物、因公随车人员（至少同行1人以上） 2、榆社县城—工厂 因公对外接送领导、物流站提货、购买临时用品 3、临时车辆 公司自配货、办公用品采购、物流点提货 5-03 私车公用申请 公司经理级以上人员、常规因公司业务需要员工车辆人员填写《私车公用申请表》，报至行政人事部汇总，总经理审批后，行政人事部 山西晋胶健康产业有限公司 组织统一签订私车公用协议（为期一年），不签订协议者，公司不予

报销相关费用。 5-04 私车公用申请流程： 1、每月1号，由行政人事部/工厂行政统一登记车辆里程数，并发放车辆私车公用记录表，每月1张/车，用于员工本月私车公用登记，每月30/31日交至行政人事部/工厂行政； 2、如因公发生私车公用，上午出行车辆员工须在前日18点之前、下午出行车辆须在上午10点前，在公司微信物流协调群，进行私车公用报备（路程、出发时间、私车公用内容），行政人事部每日进行收集记录，每月8日前，核对上月私车公用记录里程，如未按照流程执行，车辆一切费用自行承担，公司不予报销。 3、私车公用以每月1日—30/31日为期统计，相关人员于次月3日前将私车公用记录表、里程数对应汽油票、过路费发票等正规发票粘贴好交至行政人事部/工厂行政进行费用审核。 4、车辆费用每月25日统一报销； 5-05 私车公用费用补贴标准： 按照行驶里程数报销，按照0.6元/km进行报销，具体费用由报销员工须提供等于或大于报销费用的正规油费发票（中国石化/石油）； 过路费，实报实销，须提供正规发票； 其他费用由员工自行承担； 六、公司员工客情费用管理规定：