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商务信函写作

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商务信函中的7个“C”原则

写信的原则（Writing Principles）已从原来的3个“C”（Conciseness, Clearness,

Courtesy）发展到目前的7个“C”：Completeness, Clearness,

Concreteness,Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration

实例

Dear Sirs,

With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of

100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead

and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of

the Export Licence we will open the L/C by cable.

信的本文汉译

关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第8／070／02B号报盘单所报100吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。

对商业信函的“完整”要求

要求书信的“完整”， 理由有三：

1．一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；

2．一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系；

3．一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况（情报）所导致的诉讼（Lawsuit）；

4．有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（Complete

and Effective）而成为极为重要的文件。

一封信写得是否完整，建议用五个“W”来检验，既：

“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

例如在定货的信中，必须明确说明

“需要什么商品”(What you want)

“何时需要” (When you need the goods)

“货物发到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

“如何付款”(How payment will be mande)

如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘，不能理赔等）应说明理由“为什么”(Why)

BEC中级写作电子讲义(三)

第三讲 商务便函与便条

审题：

Mr Smith, your boss, told you to ask Ms Liu to attend a sales presentation on a new product.

Write a note to Ms Liu:

*saying who wants her to attend the sales presentation;

*informing her when and where the sales presentation will be held 有同学写成Mr Smith told me to ask who wants to attend

有同学写成 Please write a note to Ms Liu asking her to attend a sales presentation.

一定要把题目看清楚，再下笔写。

（一）商务便函

一般公司企业往往都印有按照自己公司风格的商业便函，请看下列例子：

Memo To：(收信人)From:（发信人）Date:（日期）Subject:（事由）Message:（正文）

大企业往往拥有许多分支机构，其商务便函信笺就包含较多的内容，如：

Memo

To：(收信人) From:

Company：(分公司) Company

Dept：(部门) Dept

Location & Ext：(地址与分机号) Location & Ext:

Subject: Date:

Message

商务便函一般由以下几个部分组成：

1、Memo： Memo是Memorandum缩写，因此也可以用Memorandum，此外还有Internal

Memorandum和Interoffice Memorandum，其意思都是一样的。

2、To：这一标题后面应写收信人的姓名与职衔，姓名前可以用尊称或不用，如：

To：Mr. John Smith，Sales Manager

3、From：这一标题后应写发信人的姓名与职衔：职衔可根据需要决定写或不写，但姓名前不要用尊称。

4、Date：日期的写法同书信里日期写法的要求完全一样，不要用数字来表示月份。

5、Subject：这一标题后是写事由的，即用一个或几个词汇简单概括便函的内容，以便查阅。事由必须简洁明了，不要用完整的句子，如：

Changes in Travel Advance Form

Promotion of Staff

Vacation Schedule

Participation in Training Programmes

6、Message

商务便函还可以根据实际需要在末尾增加发信人的姓名首字母、附件、副本抄送等。

例

SCHOOL OF ENGLISH FOR BUSINESSMEMORANDUMTo: Mr. Kingswick, Course

CoordinatorFrom: Barnsby CampbelDate: 19 November, 1995Subject: Lesson Plan for 28

November LectureI intend to teach memo writing in my next lecture. I plan to cover the following

plans:1. Inside AddressThis is omitted in a memo. As internal communication the reason is

obvious.2. GreetingIt is mere polite to put Mr., Mrs. or Ms before and the office after the name of

the recipient You may sometimes address the readers as a group.3. SubjectThis is a phrase to tell

the reader what the memo is about. Sometimes only the phrase is given without the word Subject

before it.4. BodyThese should be short, less than 10 lines, and concentrate on only one paragraph

one idea each: Sometimes for memos with three or more paragraphs, it is advisable to begin each

with a heading in capital letters to tell what the paragraph is about. Another practice is numbering

the paragraphs for easy reference later on.5. Carbon copyThis is written as c.c. for short. As in a letter, it lists the persons who are also receiving the memo.6. SignatureOnly the initial is needed,

The office and name in print of the writer are omitted. In more casualmemos there is no signature

at all.Any thought on my notes? Anything to add? Let me know at tea break.c. c. Mr. P.L. Ducke,

Training Officer

（二）商务便条

商务便条一般有四个组成部分：日期、称呼、正文、签名。一些公司有印好的便条笺。如:

Message

To: Date: Message

Telephone

MessageFor: From:

Tel.: Message:Action required: Please call

back Caller will call back later No action requiredMessage taken

by: Date Time

例：让秘书通知推迟约会

Miss Wang ,I ve got an urgent meeting today. Please contact the applicants to postpone the

interviews till further notice.DS

分类：

1 告知信息 inform

2 布置安排 arrange

3 征求意见 request

4 询问信息 enquire

5 求助申请 apply

6 推荐建议 suggest

1 告知信息类

例题：

l You are a manager at an auditors called Golding & Co. Your company has just merged with a

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中文商务信函写作范文

中文商务信函写作范文

中文商务信函写作范文

商业函件业务简称商函业务，它区别于具有个人通信性质的信件，是为社会各类用户提供迅速准确传递商用信息的业务。商业函件是一种广告媒体，利用邮局点多面广的优势，以邮寄的方式，将广告客户要求寄发广告商品介绍、订货单、调查征函、单等投送到广告客户所希望的接收人手中。

商业函件是一种新兴的广告形式，利用邮政点多面广的优势，以邮寄信件的方式，将您要求寄发的广告、商品介绍、订货单、调查征询函、通知单等投送到指定的收件人手中。目前商业函件的种类有型商函、对帐单型商函、邮送广告(印刷品形式)、货样广告型商函、邮政广告邮资明信片(含企业拜年卡)等。

广告函件与播送电视及报刊广告相比，具有广告面广、针对性强、手续简便、价格廉价、方便迅速等特点。

为方便广告客户的使用，各地邮政局可为客户提供商业函件的筹划、设计、制作(可提供企业和单位名址库)、投递等一条龙效劳。

邮政混合信函业务是用户利用计算机发信，通过因特网传输，由专用设备打印、封装，按国内平常信函进展投递的信函业务，是计算机通信技术和邮政传统信函投递业务相结合的产物，具有传递速度快、保密性强、本钱低、效率高等特点。

1、出售《桌面邮局》软件和邮资支付卡。

2、对混合信函自动受理、计费和转发，并利用收件人所在地的收发一体机对混合信函进展打印、封装。

3、按照国内平常信函业务分拣封发、运输和投递混合信函。

4、对混合信函进展机上查询。 1、混合信函起价2.00元，含1页B5信纸和信封，每增加1页信纸0.50元，每封信以4页纸为限，最高资费3.50元。

2、邮资卡面值分50、100元和200元这几种。

用户使用计算机，用邮政提供的专用发信软件、邮资卡，采取网上纳费的形式，通过Inter向邮政信函效劳器交寄信函，邮政信函效劳器自动完成信函受理、计费、转发等工作，并由收件人所在地的专用信函打印封装机全自动地完成信函的打印、封装过程，最后由邮政部门采用与平常信函混封的方式将信函投交收件人。

商务信函的写作原则

商务信函的写作原则

商务信函的写作原则

篇一：商务英语信函的写作原则

商务英语信函的写作原则 商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相

互了解、 进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此，商务英

语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。商务英语信

函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系。因此，

在商务英语信函写作中，应遵循7 Cs原则，即礼貌(courtesy) 、 体

谅(consideration) 、 完整(completeness) 、 清楚(clarity) 、 简洁(concise-ness) 、 具体(concreteness)和正确(correctness) 。

1、礼貌原则。 礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢得对方好感。

所以，在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated

that „” , “I t is our pleasure to„” , “We feel dread fully sorry that „ ” , “We regret that „ ”等礼貌用语。

业务往来难免有争端、 摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂，

化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、 拒绝接受时，措词

要力求客气、 心平气和、 语气委婉；在回复对方信函时，无论

对方态度如何，在坚持自己立场的同时，都要有礼貌地作答。 首先，要善于使用被动语句，因为被动语态能使你的请求显得

更加温和。如 “You made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 会更好。

商务信函写作评价标准

商务信函写作评价标准

商务信函写作评价标准

商务信函是一种重要的商业沟通工具，在商务活动中起着至关重要的作用。良好的商务信函能够传达清晰、准确的信息，并且展示出专业和礼貌的态度。以下是商务信函写作的评价标准：

1. 清晰度和准确性

一封好的商务信函应该清晰明了，没有歧义，并且准确传达信息。以下是评价清晰度和准确性的标准：

- 内容清晰：信函应该以逻辑清晰的方式组织，每段应该有一个明确的主题，内容要点应该清晰易懂。

- 语言简洁：使用简洁、直接的语言表达思想，避免使用过于复杂或冗长的句子。

- 错误避免：注意语法、拼写和标点符号的准确性，确保没有错误。

2. 结构和组织

良好的商务信函应该有清晰的结构和适当的组织，使读者能够轻松地找到所需的信息。以下是评价结构和组织的标准：

- 标题和主题：明确的标题和主题能够准确地传达信函的目的和内容。

- 段落划分：合理地划分段落，每段应该围绕一个主题展开，并且有明确的段落间过渡。

- 内容丰富：信函应该包含必要的信息，并且充分展示了相关事项。

3. 专业和礼貌

商务信函是商业交流的一种形式，因此应该展示出专业和礼貌的态度。以下是评价专业和礼貌的标准：

- 敬语和称呼：使用正确的敬语和称呼，根据对方的职位和身份进行恰当的称呼。

- 文字格式：使用合适的字体、字号和格式，使信函整洁、易读。 - 礼貌用语：在信函中使用礼貌的语言和表达，避免使用不当或冒犯性的词语。

请注意，以上评价标准仅为指导，根据实际情况和特定要求有所调整也是可以的。通过遵循这些标准，您可以写出高质量、有效的商务信函，促进良好的商业关系和交流。

常见应用文写作知识大全商务信函

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常见应用文写作知识大全-商务信函

五十八 商务信函

商务信函属于商务礼仪文书范围，是指企业与企业之间，在各类商务场合或商务往来进程中所利用的简便书信。其要紧作用是在商务活动顶用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和回答下列问题、处置具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。

商务信函一样由三部份组成：信头、正文、信尾。

（一）信头

信头即信函的开头，由发信人名称及地址、题目、函号、称呼、收信人地址和单位等组成。

（二）正文

正文是商务信函的主体，表达商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。包括1问候语、2主体、3结尾语

（三）信尾

信尾部分包括四部份内容。

1祝颂语、2签署、3日期、4附件

若是需要标注附件的，在信函签署的下方能够标注附件。若是附件是两个以上的，要别离标注附件一、附件二等。

【例如1】

××公司： 贵方有关保险事宜的20xx年x月x日来函知悉，特邮件函告如下：

一、综合险。在没有取得咱们顾客的明确指示的情形下，咱们一样投保水渍险和战争险。如贵方愿投保综合险，我方能够稍高的保费代保此险。

二、破碎险。破碎险是一种专门保险，需收取额外保费。该险现行保险费率为2%，损失只赔超过5%的部份。

三、保险金额。我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10%投保，我方当照此办理。

我方希望上述回答将知足贵方的要求，并等候贵方的回答。

××公司

年×月×日

【例如2】

道歉函

xx市兴达贸易：

贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部份显现接口破裂一事，深表歉意，此事已引发我方高度重视，现已就此事进行调查。

经有关邵门查实：我厂生产的xxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门查验全数为优质产品。函中所提的部份电脑桌显现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不慎造成的。关于贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，和公证人证明和查验证明书，我司将以最快的速度按实际损失给予无条件补偿。