份额登记管理制度-基金业协会备案
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份额登记管理制度-基金业协会
备案
XX资产管理有限公司
份额登记管理制度
XX资产管理有限公司
份额登记管理制度
第一章 总则
第一条 为规范XX资产管理有限公司(以下简称“公司”
或“本公司”)旗下管理基金的份额登记、防范份额登记过程
中的操作风险,提高份额登记工作的准确性和工作效率。根据
《中华人民共和国证券投资基金法》、《私募投资基金监督管理
暂行办法》、《私募投资基金管理人内部控制指引》等法律法规、
规范性法律文件及相关监管要求制定本制度。
第二条 本办法适用于本公司公及公司所有子公司旗下
管理的所有基金。
第三条 根据业务需要,公司可以委托基金服务机构代
为办理公司产品的份额登记事项,但相关责任不因委托而免
除。委托其他基金份额登记机构办理份额登记业务时,应对基
金份额登记机构的行为进行必要的监督;
第四条 (公司XX部门)应在基金合同中订明份额登记
事宜,包括不限于办理基金份额的申购、赎回业务的时间等。
第五条 公司份额登记部门或外包委托机构应当妥善保
存登记数据,并将基金份额持有人名称、身份信息及基金份额
明细等数据备份至国务院证券监督管理机构认定的机构。其保
存期限自基金账户销户之日起不得少于二十年。
第六条 公司份额登记部门或外包委托机构应当保证登
记数据的真实、准确、完整,不得隐匿、伪造、篡改或者毁损。
第七条 公司份额登记部门或外包委托机构应通过基金
中央数据交换平台交换基金份额(权益)、合同等基金销售信
息及相关变更信息。办理私募投资基金份额登记业务的机构应
将基金份额(权益)数据集中登记至中国结算。
第二章 岗位设置与职责
第八条 份额登记岗位是运营管理部的下设岗位,具体负
责投资组合份额登记的运行管理工作。份额登记岗位根据业务
需要,分别设立份额登记业务主管岗和份额登记业务经办岗。
第九条 份额登记业务主管的岗位职责如下:
(一)处理、协调与管理份额登记运行业务,对份额登记各项业
务工作进行指导和监督;
(二)对份额登记业务经办岗位实施业务操作授权;
(三)负责对份额登记系统参数设置和日常业务处理进行复核,
确保交易重要数据的准确性;复核份额登记业务有关报表;
(四)通过日志查询等方式全程参与整个份额登记业务工作流程,
并对份额登记业务经办人员日常操作行为进行监督,防范份额登记业
务差错风险;
(五)对份额登记系统运算结果进行抽样复核运算,如有差错及
时上报分管领导,根据实际情况修改系统参数和运算结果,并将此事
记录在案,以备查询;
(六)依据审计等业务要求,提供投资人名册、投资组合交易等
相关信息资料;
(七)负责制定份额登记管理制度,规范登记结算行为,防范风
险;
(八)决定异常业务处理方式和程序,授予业务操作人员权限;
(九)负责份额登记结算业务用章的保管使用工作;
(十)每日编写业务工作日志;
(十一)完成公司领导交办的其他各项工作。
第十条 份额登记业务经办岗位职责如下:
(一)认真贯彻执行份额登记有关管理法律法规及公司内部规定;
(二)负责份额登记系统的日常维护和参数设置;
(三)负责份额登记业务日常操作,包括数据的传输和接收、投
资组合净值日常维护、账户类和交易类业务的处理等;
(四)根据主管指令处理异常业务,执行危机应急方案;
(五)每日编写份额登记业务工作日志,定期将业务报表、业务
管理文档、工作日志等相关资料,分类整理、装订成册并妥善保管。
第十一条 份额登记工作岗位的设置可依照业务变化情
况以及管理需要适时调整。
第十二条 份额登记工作岗位应当有计划轮换,以便于份
额登记工作人员能全面熟悉各项工作,同时了解份额登记工作
的内部控制和风险防范的重点。
第三章 工作程序与规范
第十三条 每年根据公司经营管理的要求,份额登记业务
主管需提出相应工作计划,包括管理计划、培训计划、制度建
设计划等等,并将这些计划报分管领导批准后实施。
第十四条 份额登记业务人员在工作中必须遵守职业道
德,树立良好的职业品质,忠于本职工作,严格执行操作规定
和操作流程。
第十五条 在份额登记运作过程中严格遵守操作授权管
理制度:
第十六条 份额登记运作中的各类原始数据以及交易数
据的清算结果,必须经过严密的复核程序,只有经过复核后的
数据信息才能对外传递。
第十七条 对交易资料进行审核、查阅和记录管理:
第十八条 建立份额登记工作日志记录管理与报告制度:
第十九条 对份额登记各岗位的系统操作进行密码管理,
操作员定期更换操作密码。
第二十条 份额登记业务主管对份额登记工作的有效性、
第二十一条
第二十二条
第二十三条
第二十四条 份额登记信息资料是指持有人名册、投资组
合交易资料、业务报表等相关资料,它是投资组合交易和份额
登记运作的重要历史资料和证据。份额登记工作人员必须遵守
相关规定,建立健全份额登记相关资料的立卷、归档和保管措
施。
第二十五条 份额登记岗位人员应及时维护更新投资人的
信息,严格遵循投资人信息保密的原则,防范投资人资料被不
当运用。
第二十六条 份额登记工作信息资料以纸质书面数据和磁
性介质或光盘等形式存储,保存期限20年以上。
第五章 委托外包模式主要职责
第二十七条 公司采取份额登记委托外包模式的,份额登
记部门应督促外包委托机构应履行如下职责,并在外包协议条
款中予以明确:
(一)负责投资人基金账户的开户登记和日常管理;
(二)负责代销和直销渠道交易申请数据的收发和备份;
(三)负责基金交易数据确认,包括确认份额、确认金额和费用
的计算;
(四)负责基金份额的登记与管理;
(五)负责基金分红、利息划付等权益分配处理;
(六)负责非日常交易申请(强增强减、强制赎回等)数据的确
认计算;
(七)提供基金业务数据和报表,进行手续费计算统计;
(八)编制相关会计报表和其他业务报表及业务分析报告;
(九)负责份额登记基本信息的日常维护和重要参数的设置;
(十)负责新基金发行时TA参数表的制作。
(十一)其他相关工作
第二十八条 公司采取份额登记委托外包模式的,公司份
额登记部门应履行如下职责:
(一)负责复核外包委托机构提供的交易确认数据和基金行情的
准确性;
(二)负责维护与代销及直销渠道的联系和信息沟通;
(三)负责复核外包委托机构新发契约型基金参数设置,保证新
发契约型基金上线销售顺利;
(四)负责通知将基金状态变化(申购、赎回等)及时通知外包
TA进行参数设置;
(五)负责通知外包委托机构进行契约型基金有特殊业务(非交
易过户、强制赎回等);
(六)根据契约型基金的合同约定完成基金净值披露工作。
(七)督促外包委托机构应在每个季度结束之日起十五个工作日
内向基金业协会报送外包业务情况表,每个年度结束之日起三个月内
向基金业协会报送外包运营情况报告。
(八)通过对TA参数表的确认,明确契约型基金上线发行时的代
码、名称、费率、账户、清算规则、交收周期以及发行档期。
(八)确保发行数据的准确无误,如发现异常情况应及时预警并
更正。
(九)通过运营信息通知单的方式通知外包委托机构设置基金销
售档期。
(十)存续期内契约型基金发生非交易过户,强制赎回等非日常
业务时,需要向外包委托机构发出运营事项通知单并同时提供相关的
法律协议、充分的交易支持材料;
(十一)负责复核交易确认结果的准确性。
(十二)存续期内契约型基金如需要进行分红、清盘等业务时,
需要向外包委托机构提供根据基金合同相关条款制作的基金分红、清
盘方案等说明材料;
(十三)确认外包委托机构是否根据要求完成系统参数设置;
第六章 附则
第二十九条 本制度由公司XX部门负责制定、修订与解
释,本制度未尽事宜,按相应法律法规执行。
第三十条 本制度经XX审批通过,自发布之日起实施。