XX投资公司行政管理制度

行政管理制度

第一章 公司行政管理制度

第一节 行政办公程序

为规范公司的办公程序，使公司的各项工作能更进一步条理化、规范化，现制定以下办公程序：

一、各部门的月工作总结、工作计划、统计报表，一律在公司内部网上协作办公系统上进行。员工工作日志应在当日下班前完成，特殊情况不得晚于次日上午10时前。

二、有关公司主页信息、一级栏目及本公司内部有关内容的调整，都必须先提出变更申请，并附变更内容交CTO，由技术会议讨论签字批准后方可执行。

三、凡是给七彩公司上网用户统一发放的E-mail，在发出之前，需书面上报综合管理部部，由综合管理部部统一发布。

四、各部门需要相互协调的工作如：网站、E-mail服务器、数据库调整，线路、服务器发生故障等事项须事前通知综合管理部，由综合管理部统一通知有关部门。

五、综合管理部在刊登新广告之前应征求有关部门意见，将形成的清样及将刊登的媒体上报总裁，由总裁审核后，正式刊登。

六、公司办公用品由综合管理部统一购买，因特殊原因需自购的办公用品，必须向综合管理部申请，由综合管理部批准后方可购买，报销票据需综合管理部经理签字后，财务方可报销。

七、公司各类图书资料，由综合管理部统一管理、登记、办理借用手续。

八、各部门需在广告栏张贴的材料，必须交综合管理部统一张贴。

九、凡各部门需要发送的外省传真、复印的材料，都由综合管理部统一办理。

十、公司各部门无权对外招聘任何员工，所需人员必须先提交申请报告，交综合管理部经理，由总裁签字后，方可招聘。凡试用期满后，由员工填写转正申请表，按有关程序来办理。

第二节 行政管理制度

一、 办公用品管理制度

1、 办公用品原则上统一由综合管理部部购买，由综合管理部行政助理办理出入库手续。

2、 对特殊情况的，需购买办公用品按行政办公程序办理。

3、 办公用品只能用于办公，不能移作他用或私用。

4、 领取办公用品须办理相关手续，各中心由部门经理统一领取。

5、 员工应节约使用，杜绝浪费。

6、 各种报刊，杂志由公司统一订阅，员工阅完后必须交回综合管理部。

一、 文件收发、宣传制度

1、公司文件由综合管理部起草，总裁审核并签发。

2、文件印制应有专人校对，经编号、登记、盖章、然后发送各部门，将原稿归档保存。

3、秘密文件，应规定密级并在文件首页标明，由专人印制、编号、登记、报送。

4、外来文件由综合管理部负责签收、拆看，并转有关部门。

5、传阅文件由综合管理部负责传递，传阅者阅后应签名并及时退回综合管理部。

6、综合管理部及时搜集传阅人意见，上报领导并存档保存。

7、接待新闻记者必须由一个人负责，向记者所谈的内容必须得到公司的认可。

二、 印章管理制度

1、 公司印章（含行政公章、财务专用章、业务专用章）必须严格管理。

2、 印章实行专人保管，严禁任何员工随身携带各种印章外出办事。

3、 印章实行领导审批和使用登记制度，凡需用公司印章者，须填写使用登记表（包括使用何种印章、目的等内容）。经法人批准后方可使用。

4、 印章使用登记册必须妥善保管，归档长期保存，以备查验。

5、 严格控制使用已盖有公司印章的空白函件（如介绍信、空白合同书等）。如确需要，必须经主管领导批准，并登记备查。

6、 印章保管人对印章必须妥善保管，严防丢失被盗。一旦丢失被盗，应及时报告有关部门领导并采取补救措施。

7、 公司公章和业务章由综合管理部保管，财务专用章以及银行预留印签由财务部保管，负责保管印章各部门负责印章使用登记。

8、 违反印章保管、使用规定，视情节和后果追究当事人责任；触犯法律者，追究法律责任。

三、 机器、设备管理制度

1、 公司指定专人负责机器设备的管理。

2、 公司员工如需配备计算机，需向公司申请，经公司同意，符合条件者方可配备。

3、 公司制作机器设备统一标牌，并登记使用人，在任何情况下，使用者需保管、保护好机器。

4、 凡经部门经理签字同意办理机器设备，软件或其它公司财产用于公司开发市场及其它公司业务工作的，除办理相应手续外，需办理领用手续，填写机器、设备使用单，做到专人领用，专人保管。用于部门共用的公司财产，由部门内部指定专人负责。

5、 严禁私自装、卸、调换计算机任何部件，如确有需要者，须征系统维护部门同意。装、卸、调换后及时通知设备管理人员。变更机器配置登记，并及时由系统维护部门在机器设备使用单上进行变更登记。装、卸、调换统由系统维护部门进行，个人无权进行此项工作，违者公司将视情节轻重进行处理。

6、 严禁私自安装软件，若需安装须经主管人员批准方可，严禁私自安装游戏软件及其它与工作无关的软件，现有的必须立即删除。

7、 严禁工作时间利用互联网络进行与工作无关的业务，工作时间严禁网上浏览、闲聊、影响工作者公司将视情况进行处理。

机器、设备使用（借用单）

（员工需认真填写逐项内容）

部门 借用人 办理日期

使用

原因

型号 配置 技术参数 数量

（使用）人： 经办人：

退机时间：

退机原因：

退 机 人： 经办人：

机器、设备使用（借用单）

（员工需认真填写逐项内容）

部门 借用人 办理日期

使用

原因

型 号 配 置 技术参数 数 量

（借用）人： 经办人：

退机时间：

退机原因：

退 机 人： 经办人：

四、电话使用管理制度

1、 电话为公务配备、使用。私事打市内电话不得妨碍公司联系业务。

2、 禁止员工为私事挂发长途电话，违者除补交长话费外，给予罚款处理。确有需求者，应先请示部门领导同意。

3、 联系业务时应以最有效的方法与客户联系，尽可能不挂长途电话。

4、 严禁工作时间经常性、长时间拨打私人电话。

5、 严禁工作时间用总机打电话，避免影响客户与我公司的业务联系。

第二章 公司资产管理制度

第一节 采购管理（供参考，届时根据公司实际情况制定）

一、 采购业务流程 N

Y

物资出库

N

Y

二、 业务流程说明

1、 申购：申请人提出申请，填写申购清单，经申请部门经理审查批准后，交市场营销部门经理。对于工程采购，申购应当在合同签定，预付款到达或工程开始实施时才可采购。 申购 询价 采购

采购申请审查

合同签定及审核

支票领用

验收入库

采购统计 退货

财务部

2、采购申请审查：市场营销部根据库存情况，确定是否采购。对于有库存的物资，由库管员在申购清单中注明后转交申请人；对于没有库存的物资，重新开列采购清单。

3、询价：市场营销部门经理根据具体情况，指派专人依据采购清单进行询价，该采购员根据市场询价结果，填写采购清单中“供应商/价格”一栏。市场营销部经理将采购清单转交申请部门经理，确定供应商，经市场营销部经理和申请部门经理签字审批后转交采购员进行采购。

4、采购：市场营销部经理根据采购申请指派专人（如果条件允许，询价与采购过程应由不同的人完成）根据采购清单进行采购。采购员根据采购属长期及大宗情况，进入“合同签定及审核程序”；若属小额采购，则由供应商处直接采购。

5、合同签定及审核：与供货商签定的合同需经市场营销部经理进行一次审批，而后报总裁或部门经理审批后方可签定。

6、支票领用：采购员填写支票领用申请单，经部门经理签字审批后，由采购员和出纳根据已定的合同完成支票领用。大额采购应按财务部备案规定由总裁签字，方可领用。

7、验收：并且办理入库。

8、入库：采购员、申请人、库管员检查收到商品的数量、包装，根据采购清单和各项技术指标判定所采购物品，如果不合格，则退货。如果合格，由库管员

在采购清单上签字，填写入库单，并且指派搬运工将物品存放在指定的地点。

9、采购统计

➢ 由专人对采购清单、比价单、入库单等单据进行统计。按月顺序装订成册存档管理。

➢ 采购统计工作内容包括：每月所用资金，每月每种主要产品的进货量，工程急缓程度的划分、相应处理结果，及采购人员的月工作量。

➢ 市场营销部对公司常用物资推荐并介绍2—3种产品的品牌（厂家）、规格、型号，定期根据市场情况调整其价格及采购周期并及时发布，供各业务部门参考；对市场出现的新品牌、型号的产品，若因质量特别好，或价格特别低需选用的，可作为建议选用物资予以发布。

10、市场技术委员会

➢ 机构设置：它是对所有的项目的进行技术论证、市场论证，是对项目所用物资（价格）采购过程和项目的实施过程进行控制和监督的非常设机构，工作直接对总裁负责，委员会由总裁及委员（各部门经理）组成。

➢ 工作方式：

1）、委员会成员定期对部门采购物资的价格和过程进行抽查，以监督采购的全过程；委员会成员可直接查询库存量和进货价格，并负责了解失常价格。

2）、各部门对进货价格有异议时，应以书面形式提交委员会，由总裁指定专人负责调查处理，而不能以其它形式传播。

3）、委员会对项目的实施过程进行监督与检查，检查工程的质量和进度。

4）、采购变更：对于已经申购的物资，如果需要变更或取消，应该以经过部门经理签字的书面的变更通知单及时通知采购部。

三、 采购业务管理规范

装备营销部是公司的重要职能部门之一，采购工作人员的思想素质、业务水平、管理能力直接关系到公司的健康发展，因此需要高度重视对采购工作人员的管理。

1、采购工作人员行为准则：

➢ 以维护公司的利益为最高准则；

➢ 以为各部门服务为宗旨；

➢ 积极学习业务知识，采购优质优价的物资；

➢ 照章办事，不徇私情；