现代医院档案信息电子化建设应用研究

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现代医院档案信息电子化建设应用研究
作者:郭晨蔚
来源:《管理观察》2013年第08期

【摘 要】医院档案工作规范化、标准化是实现卫生事业单位档案管理现代化的重要中间
环节,卫生部“医院等级评审标准”,将档案管理晋级达标做为等级站评审申报的先决条件之
一。随着档案工作的升级发展,研究如何提高档案编研工作,深入开发档案信息资源、档案信
息电子化、已成为各卫生事业单位档案工作中一项十分重要的任务。

【关键词】档案信息电子化 现状 发展趋势 建设应用
1.卫生事业单位档案信息电子化的现状
1.1标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标
准化。但由于历史原因,馆室藏档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则
相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专
业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案信息工作电子化。

1.2档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来
越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不
能完全适应。

1.3档案信息管理人员的素质有待提高。档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作
人员。作为档案工作人员,要通过自学、参加培训等方式,熟悉档案工作的各个环节和基本要
求,努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量。实现档案信息电子化,
首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平。从目前看,许多档案部
门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术
水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档
案信息电子化了。

1.4电子文件归档人认识存在误区。许多档案管理员认为纸质档案的载体较为稳定安全,
而电子文件的载体稳定性差,易损坏,与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难
度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件
而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖
性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立
卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;
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1.5病案现代化管理技术薄弱。病案科应具有先进的计算机、扫描仪、刻录机、打印机等
设备,建立医院网络化信息系统(HIS)。网络化信息系统(HIS)包括门诊系统、住院系
统、影像检查系统、检验系统和病历统计系统,这些系统在全院之间应能实现信息共享。

2.医院档案信息电子化的发展趋势
档案信息电子化是医院档案利用工作发展的必然趋势。运用信息网络技术管理手段,提升
当代医院档案管理水平。信息化是当今社会发展的一大趋势,它对档案工作提出了新的要求,
那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高档案工作的效率和水平,以尽快实现
档案信息化管理。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,尤其是医院电子病
历及病案信息化数字化建设要求必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术,以适应现代化
档案管理工作的需要。推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归
档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的
源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

3.医院档案信息电子化的建设应用
所谓档案信息电子化,就是以馆(室)藏档案资料,纸质或机读形式的为主要物质对象,
用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献
信息供人们利用的过程。随着国家医改制度的实施,医院住院病人越来越多,病例的管理要求
也越来越严格,纸质病例档案已经无法再适应当今医院的发展需求,所以档案管理信息化已势
在必行。

3.1医院病案信息的存储可以采取缩微技术,将缩微技术应用于病案管理可以解决病案的
存储空间问题,而且缩微后的病案与原件具有同等的法律效力。推广使用电子病历,虽然目前
电子病历还不具有法律效力,但随着信息技术的不断发展,电子病案在我国的应用将会逐渐得
到普及,它是信息技术和网络技术在医疗领域应用的产物,是医院综合信息系统的核心,将成
为医院病案管理发展的必然趋势。应用电子病历可大大减少各种储存的成本和保管病案的成
本,提高工作效率,降低劳动强度,又能适应医疗质量管理的需要。

3.2提高档案信息管理人员的专业素质。电子档案的保护是当前档案管理的一项重要内
容,作为档案管理部门应具备相应的电子档案管理知识,配备相应的电子档案管理设施及设
备,如应配备相应的计算机设备、光盘刻录仪及安全防护软件等,同时需要建立一整套严格、
规范、合理的电子档案保护与利用制度随着医疗科学技术及信息技术的不断发展,对医院档案
管理人员提出了更高的素质要求,除了需要具备专业的档案管理基础理论知识外,还应具备计
算机理论知识及应用技术,学习和了解医学活动的规律、工作流程等多学科的知识,不断提高
自身的文化素质,逐渐掌握并丰富电子档案管理的技巧与经验。

3.3建立“两套制”的存档模式,即电子文件、纸质文件同时存档,形成内容相同的两套档
案,归档时使用不同的编目方法和存贮工具,档案管理部门应在每一卷电子文件及纸质档案的
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备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的文件的编码及存址,让两种形式的档案间建立准确、
规范的映射关系,以便于对应和查找。

参考文献:
[1]王秋荻[1]杨敏[2];档案信息电子化问题研究;现代教育科学:中学教师;2009年第1

[2]张一楠 周晶;档案信息自动化系统管理若干问题的思考;林业科技情报;2008年第2

[3]刘祥;浅谈卫生系统档案管理存在的问题及对策;管理观察;2011年第24期
(作者单位:山东省金乡县人民医院;山东 金乡 272200)