【实用范文模板】公司电子文件资料管理制度【新版】

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文件管理制度

一、目的

为了统一和规范公司文件，便于文件识别、管理及检索，有效执行，特制定本规定。

二、 适用范围

适用于**有限公司跨部门体系文件、管理文件。

三、术语或定义

1.受控文件：

受更改和分发控制，应随时保持最新有效版本的文件，使用部门和人员必

须依据文件的规定执行，盖有“受控文件”识别印。

2.非受控文件：

已受控发布的文件，但不受更改控制，分发时是最新版本，但修订后不另行分发仅供外部相关方（如政府部门、顾客）参考的文件，盖有“非受控文件”识别印。

3.外来文件：

指公司从外部获得的相关的技术标准、法律法规、国家行业标准、客户要求等外来文件需识别转化为公司内部文件后，作为受控文件来管理，需盖“受控文件”识别印。

4．体系文件：指质量、环境、职业健康安全、技术、社会责任管理体系手册和程序文件。体系文件均为受控文件。

5．管理类文件：指企管、行政、财务、人力资源等管理制度、流程及表格类文件。

6. 文件体系说明：

管：企管部发放的对于公司发放各部门范围的文件。

质：质量部发放的关于质量、环境、职业健康安全、社会责任管理体系手册体系文件。

技：技术部负责外来客户图纸、内部技术图纸、工艺流程等技术性文件的管理。

内：各部门内部的规定。

四、职责

1.质量管理部负责质量环境、职业健康安全、社会责任管理体系手册体系文件的受控、发放、回收、作废登记等的管理，部门管理文件参照本规定执行。

2.销售部主要负责外来文件的签收、传递.

3.技术管理部负责外来客户图纸、内部技术图纸、工艺流程等技术性文件的管理。

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4.企管部负责管理文件的受控、发放、回收登记等的管理；负责受控管理文件、作废文件、非受控文件的印章管理；负责建立和存档所有公司级文件；

文件控制管理规定

集团文件版本号：（M928-T898-M248-WU2669-I2896-DQ586-M1988）

编号： BSY-RR(2015)-02 题目： 文件控制管理制度

批准/日期 发布部门

RSXZ 页数 1/5

审核/日期 生效日期 2015年5月1日

起草/日期 新版本号 V1.0 原版本号

文件控制管理制度

1 目的

建立一套统一的文件管理体系，对文件、资料的编写、统计、发放、更改、保管和报废等过程进行有效控制，从而指导系统相关人员按照正确的规程作业，促进整个管理体系的顺利运作。

本管理制度依据GBT/19001:2008-ISO9001:2008制订。

2 适用范围

适用于本单位质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、作业指导书、表格、图标及经识别的外来文件管理。

3 定义

3.1 质量手册：本规定本组织质量管理体系的文件。

3.2 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定程序的文件。

3.3作业指导书：为协助程序文件达成所推展制订的指引文件。

3.4表格：为证明系统执行有效之记录。

3.5外来文件：非本单位制订，但直接支持质量管理体系的文件。

3.6受控文件：按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。

3.7非受控文件：所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。

4 工作程序

4.1文件分类、编号方法

公司规章制度和管理文件的编号格式为：BSY (-DN)-TT(YYYY)-XX(FOO)

DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。

各部门分配代码：工程管理部GC、计划财务部CW、人事行政部RS；

TT：大写英文字母，文件类型；

1 公司OA系统管理制度

第一章 总 则

1。1 为加强公司协同办公系统(以下简称OA系统)管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用,特制定本办法。

1。2 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、知识管理、个人设置、综合办公、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程,提高办公效率和降低管理成本。

第二章 组织管理与职责

2。1 公司IT工程师负责OA办公系统的管理、规划、实施、培训；其主要职责：

(一）按照相关的具体工作流程和制度在系统中进行搭建、测试；

（二）征询各使用部门的意见和建议，协调解决各使用部门在使用过程中出现的新情况、新问题；

（三）培训各部门系统使用人员；

（四)负责全公司管理办公自动化系统资源（软、硬件）的配置、升级；

(五)负责OA系统的安全技术防范，定期就公司所有计算机设备及运行系统进行严格检查; 2 （六）负责办公终端安全策略管理系统的安装；

（七）负责OA系统的数据备份，并对系统运行情况进行监控，保证系统安全稳定运行；

(八）做好其他相关工作。

第三章 基础管理

3.1 为使审批流转真正地落到实处，并能提高员工对“企业信息化“的认识,OA审批人必须随时随地、及时地打开OA系统，处理当天的文件，如遇出差、事假须通过移动OA功能完成审批事项.

3.2 协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，应在2个小时内处理审批事项。凡因非客观因素不能及时审批的，应不超过1个工作日；若遇紧急业务，流程发起人可通过短信或电话告知审批人员。

3。3 为保证各类电子文件的及时收发，公司领导、部门经理、主管原则上应该全天在线，其他人员至少每天登陆四次OA系统(8：00、11:20、13:00、16：20），接收各类文件，处理待办事项.

3。4 各部门领导及员工在处理文件填写意见时必须将意见写清楚，交给谁办理，如何办理,此文件是如何落实的,将落实意见一并写上进行归档。

可口可乐装瓶商

生产(东莞)有限

公司苏州分公司

Type of Document 文件类型：

SOP Issued Date 颁布日期：

文件控制SOP

Confidential 密级：

仅供内部使用 Document Ref. Code文件代码： Version Number版本号 第 1.0 版 Page 1 of 7

Prepared by/编制者： Reviewed by/审阅者： Authorized by/批准者：

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Date/日期： Date/日期： Date/日期：

可口可乐装瓶商

生产(东莞)有限

公司苏州分公司 Type of Document 文件类型：

SOP Issued Date 颁布日期：

文件控制SOP

Confidential 密级： 仅供内部使用 Document Ref. Code文件代码： Version Number版本号 第 1.0 版 Page 2 of 7

修订表

修订次数 修订日期 修订内容

可口可乐装瓶商

生产(东莞)有限

公司苏州分公司 Type of Document 文件类型：

SOP Issued Date 颁布日期：

文件控制SOP

Confidential 密级： 仅供内部使用 Document Ref. Code文件代码： Version Number版本号 第 1.0 版 Page 3 of 7

1.0 目的

确保公司所有质量文件都得到有效地控制，从而达到以下目标：

• 文件的适用性在文件发放前经过审核及批准；

• 对质量体系有效运作起作用的各个场所，都有相应的有效版本的文件；

• 所有文件的更改都事先经过审核及批准其适用性；

• 失效和/或作废的文件及资料能及时从所有使用场所撤走，以防止误用。