内部控制规章制度之销售及收款循环文件

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內部操纵制度

《銷售及收款循環》

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文件管制等級： □管制文件 □非管制文件

1 / 1 文件履歷紀要頁

文 件 發 行 單 位 文 件 管 制 等 級

治理代表 □管制文件 □非管制文

文 件 履 歷 紀 錄

版修 訂 內 容 核權編日期

0 第1版（新發行）

1 / 1 1. 總則

1.1. 制定目的

為促使本公司「內部操纵」（Internal Control）之「銷售及收款循環」（Sales）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關單位遵循。

1.2. 適用範圍

凡本公司有關「內部操纵」之「銷售及收款循環」作業程序與操纵重點，悉依照本文件之規範辦理。

1.3. 權責單位

業務、財會單位為本文件之權責單位，權責單位主管經承認單位授權，負責本文件之管制，並確保依據本文件之規範作業。

2. 銷售及收款循環

2.1. 循環圖

1 / 1 【見】（資料1）「銷售及收款循環圖」。

2.2. 循環作業

本循環之各項作業：

1) 銷售預測作業（CS101），另訂之。

2) 銷售計劃作業（CS102），另訂之。

3) 訂單處理作業（CS103），另訂之。

4) 徵信作業（CS104），另訂之。

5) 營業員治理作業（CS105），另訂之。

6) 交貨作業（CS106），另訂之。

7) 發票開立與作廢作業（CS107），另訂之。

8) 應收帳款作業（CS108），另訂之。

9) 客訴處理作業（CS109），另訂之。

10) 售後服務作業（CS110），另訂之。

11) 簽證押匯作業（CS111），另訂之。

1 / 1 12) 收款作業（CS112），另訂之。

13) 銷貨折讓作業（CS113），另訂之。

14) 差異分析作業（CS114），另訂之。

3. 附則

3.1. 制修廢與頒布實施

本文件屬於治理文件，經『經營會』審議後，呈請董事長核准承認後，交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。

3.2. 編號、版本、日期、頁次／頁數

本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次／頁數等項，見本文件之頁首與頁尾。

3.3. 附件

3.3.1. 相關資料

1 / 1 （資料1） 「銷售及收款循環圖」

1 / 1 （資料1） 「銷售及收款循環圖」

生產循環 CS101

←-┐ 銷售預測

|

| |

| ↓

融資循環 | CS102 CS103

←-┴--- 銷售計劃 ┌--- 訂單處理

┌--- |

| | |

|

| ↓ | ↓

| CS105 | CS104

生產循環 ┌--- ---┴--- 營業員

治理 ←-┘ 徵信 ------→

1 / 1 |

| ┌--- -------- ---┬--- -------- ---┘

| ↓ ↓

| CS107 CS106

| 發票開立

與作廢

交貨

|

| ┌--- -------- ---┼--- -------- ---┐

| ↓ ↓ ↓

| CS110 CS109 CS108

| 售後服務 客訴處理 應收帳款 |

| ┌--- ---┴--- -------- ---┘ |

| | ┌--- -------- ---┬--- -------- ---┤

1 / 1 | | ↓ ↓ ↓

| | CS113 CS112 CS111

| | 銷貨折讓

收款 簽證押匯 | |

| | | | |

↓ | ├--- -------- ---┴--- -------- ---┘

CS114 | |

差異分析 ←-┘ |

←------ ---┘

1 / 1 第1節 作業程序

1) 預測未來二、三年變化，對銷售之影響。

2) 由供應商、購買者、產業本身、替代品與產業潛在進入者等方面著手預測及瞭解。

3) 對未來狀況作一瞭解後，應就自身優勢與劣勢以及外界機會與威脅等方面擬定未來方向。

4) 未來方向確定後，考慮自身資源，擬出銷售策略以達成目標。

第2節 操纵重點

1) 預測時應考慮文化、經濟層面。

2) 預測應分長、中、短期，並根據情況變遷隨時修正。

3) 以整體觀念為起點，不僅衡量公司內在情況，也評估公司外界整體經濟因素之影響。

1 / 1 4) 應重新考慮各種變數，而非全部沿用歷史資料為判斷依據，以求更符合實際現況。

5) 各層面的銷售預測應有根據資料，不可憑空想像。

6) 銷售預測是否定期檢討及修正。

1 / 1 第1節 作業程序

1) 銷售計劃之作業應包括下列內容：

(A) 市場展望。

(B) 新市場開發計劃。

(C) 新產品開發計劃。

(D) 舊產品淘汰計劃。

(E) 新客戶開發與舊客戶淘汰。

(F) 廣告及其他銷售推廣政策。

(G) 售價政策。

(H) 授信及帳款回收政策。

(I) 業務人員之增減及異動。

(J) 銷售費用之限制。

(K) 本年度營業方面可能遭遇的困難及其克服對策。

1 / 1 2) 銷售計劃最後之定案與各種指標製定以及各單位預算，應具有相輔相成關係。

第2節 操纵重點

1) 銷售計劃應儘可能數量化，以利測量。

2) 編估銷售目標應考慮企業內外環境之可能影響，並切合實際，在現有客觀情況下有達成之可能，同時具有挑戰性及主動性。

3) 銷貨預測之編製應由各有關單位共同參與，並融合企業經營者之企圖心。

4) 每季結束後，應將實際業績與預算目標確實比較，檢討得失，採取行動。

5) 執行預算時應經常比較現時環境與原始情況，如有顯著差異者，應即時修正。

6) 各層面的銷售計劃應有根據資料，不可憑空想像

1 / 1 。

7) 銷售計劃是否定期檢討及修正。

第3節 相關資料

「銷售預測」等。

1 / 1 第1節 作業程序

1. 存貨生產接單

1) 業務單位接獲客戶「訂單」後，首先檢查「訂單」之各項條件齊全與否，訂購內容是否清晰，若有塗改應蓋章確認。

2) 查看是否仍有庫存，若無庫存由業務人員告知客戶，與其洽商延期交貨或再討論交易內容。

3) 若仍有庫存，且其願享現金折扣付現金，或經信用評估後須付現，則交貨收現。

2. 訂貨生產接單

1) 業務單位接獲客戶之樣品（或樣品要求）及「報價單」。

2) 將樣品交由製造單位打樣及樣品分析。

3) 製造單位將製作好的樣品、「成本分析報告」，

1 / 1 交給業務單位。

4) 業務單位將製作好的樣品交與客戶確認，並商議交期。

5) 客戶同意交期，並同意同意所製成的樣品，通知本公司業務單位準備報價。

6) 若不同意樣品，則由業務單位再交由製造單位修改。

7) 若不同意交期，則再與製造單位協商後再與客戶洽商。

8) 同意樣品及交期後，業務單位依據製造單位之「樣品成本分析報告」，再加計運費、保險費、各項費用及預期利潤，訂出售價，並填製「報價單」交由主管核准。

9) 業務單位主管同意售價，簽准「報價單」後，則

1 / 1 由主辦人員向顧客報價。

10) 若顧客同意報價，業務單位接獲客戶訂單後，首先檢查「訂單」各項條件齊全與否，訂購內容是否清晰，若有塗改應蓋章確認。

11) 對於客戶所下「訂單」之訂購種類、數量、規格等各項要求，由業務單位視狀況決定是否要預收部份貨款。

12) 若有預收貨款，則依預收款項作業規定。

13) 若無預收貨款，則作信用調查及授信審核。

第2節 操纵重點

1. 訂單處理

1) 同意「訂單」核章手續必須齊全。

2) 「訂單」塗改是否有蓋章或註記。

3) 業務人員「報價單」應依規定辦理，售價應考慮

1 / 1 估計成本之正確性，並加計合理利潤。

4) 核准售價不能超過權限。

5) 業務人員與客戶談妥交易是否經客戶確認，交期進度應列入操纵。

6) 單位售價、總價等計确实是否正確。

7) 優待條件與公司規定應符合。

8) 應注意品質，要求條件必須符合公司製作能力。

2. 訂單變更

1) 「訂單」變更時，是否隨即反應處理。

2) 受訂後在未製造前，才准予受理作廢。

3) 訂貨後經製造而必須取消時，不論是銷售或客戶因素，均應查明該「訂單」內容是否有取消條款，並查明損失處理情形。

4) 修正「訂單」或「訂單」作廢是否有會辦相關單

1 / 1 位人員。

5) 「訂單」修改內容是否合理。

6) 「訂單」修改日期是否在送貨日期之後。

7) 若修改單價或數量比原來多時，要查其是否補開發票。

第3節 相關資料

「訂單」、「成本分析報告」、「樣品成本分析報告」、「報價單」等。