文件管理程序(1)

文件管理及记录控制程序（ISO9001-2015）1.目的1.1规范质量管理文件的编制、审批、收集、编目、标识、归档、贮存保管、修订审批和修订版别状态的控制要求，以确保管理文件内容的充分性和适宜性,并为持续改进提供依据。

1.2明确文件发布、分发的控制要求，使管理文件有需求使用的单位可及时获取，同时有效防止作废文件的非预期使用。

1.3明确对企业知识进行收集和整合、积累保存、有序传递、共享交流、适时更新的规定，实现企业知识在内部的共享、积累、有序传递和有效应用，2.适用范围适用本公司质量管理体系中所要求的各项程序、办法、标准类、外来文件以及过程中的记录,包括3C及EICC所需要的文件。

3.名词定义3.1管理文件：是指公司管理体系的《管理手册》、程序文件，和确保程序有效运作和控制所需的准则和方法类文件，以及外来文件。

3.2外来文件：3.2.1公司：与公司营运相关的，外部的法律、法规和标准，统称为外来文件。

3.2.2各部门：公司发行的一、二阶文件及各部门自己发行的三、四阶文件为内部文件，其它的统称为外来文件。

3.3受控文本：指文件分发的文本中，必须对文本的修订、分发和作废进行相应识别和控制的每一份文本，皆称为受控文本。

反之称为非受控本。

3.4工作记录：指管理体系运作生成的，即按程序文件要求所生成的格式化的、有关质量管理的结果性记录、证据，统称为工作记录(简称记录)。

3.5发文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有从该单位开出的记录，统称为该单位之发文记录。

3.6收文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有该单位接收到的其它单位流转或分发性记录，统称为该单位之收文记录。

3.7单一式记录：指同一份记录只需由单一部门填制记载、签核生效，称之为单一式记录。

3.8联单式记录：指同一份记录由两个（含）以上部门同时填制记载、并共同签核完毕方可生效的记录，称之为联单式记录。

编制人： 评审人： 批准人： 发放日期： 1． 目的： 为了保证所有与质量/环境体系运行有关的场所都使用相应文件的有效版本并防止失效/作废文件的误用，特制定本程序。 2． 范围： 本程序适应于与质量/环境体系运行有关的所有文件、资料的控制。 3． 职责： 3．1总经理负责体系的第一层次文件质量手册/环境手册的批准发布，管理者代表负责第二层次文件标准各要素的程序文件的批准和发布，各职能部门的主管经理负责第三层次文件作业指导书的批准发布。 3．2认证部门负责质量/环境体系文件、技术文件的统一管理。 3．3各职能部门负责相关文件的实施及本部门涉及到的文件、资料和记录的日常管理。 4． 程 序 内 容 流程图 程序描述 涉及部门

1．第一层次：质量手册/环境手册 （描述质量/环境管理体系的纲领性文件） 2．第二层次：程序文件 （描述为实施质量/环境体系要素所涉及到的各部门活动的文件） 3．第三层次：作业指导文件 （详细的作业文件、操作规程、规范、技术标准等） 5． 第四层次：质量/环境记录 （证实质量/环境体系有效运行的客观证据） 认 证

文件的层次分类 1．质量/环境手册、程序文件、作业指导书及记录的编号方法如下： SHY（）□ -- □□ -- □□ 企业代码 职能管理 文件顺序号 文件类别 部门代号 文件级别 2．文件的类别是指： （Q）为质量管理体系文件 （E）为环境管理体系文件 3．文件级别即文件的层次分类； 4．管理部门代号： 01—市场管理部 02—资材部 03—生产部 04—品质管理部 05—物流部 06—信息部 07—财务部 08—人力资源部 09—认证 10—技术部 11—营养咨询部 12—行政部 6． 质量手册、程序文件不分部门；例如：《文件控制和管理程序》的编号应为：SHY（Q+E）2-04 认 证

各职能部门

1．质量/环境手册由认证部门组织编写，管理者代表审核，总经理批准发布； 2．程序文件由各职能部门编制，认证部门审核，管理者代表批准发布； 3．作业指导书与技术文件由各职能部门编制，经主管经理批准发布，但须报认证部门统一管理； 4．质量/环境记录由产生部门自行设计格式，交认证部门审查并统一编号，各部门统一管理。

管理体系文件控制程序1目的确保对管理体系的有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。

2适用范围适用于公司与管理体系有关文件(含适当范围的外来文件)的控制。

3权责3.1 管理部负责公司所有文件资料的具体控制、监督和检查。

3.2 生产部负责所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。

3.3 各部门负责本部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的评审、管理工作。

3.4 外来各种与质量体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性文件由质量部负责管理。

技术性文件由总工程师负责管理。

3.5外来各种与环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，由生产部负责管理。

4工作程序4.1 工作流程图4.2 文件编制的申请与决定4.2.1管理类文件的制订，由管理部统一安排/规划，以确保文件的唯一性；4.2.2未经批准，各部门不得自行制订管理文件，“批准”，是指下列情况之一：1）现行文件中有规定，如本文件规定管理部协同生产、质量部制订《技术文件管理规定》；2）向管理部提出申请，并得到同意。

4.2.3管理部、协同生产部、质量部制订并实施《技术文件管理规定》。

A 各类计划为有时效限制的专用文件，其他文件均为通用文件。

B 作为标样的实物样件或照片等，也应视同文件进行控制。

C 文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时，以专类管理文件为准。

4.4 文件编号4.4.1 管理文件编号方法A 管理手册编号：例：DC1-A/0 编号第一节“DC”为东瑞化工英文缩写（以下同），“1”表示一级文件，第二节“A”为版本号，版本的换次用英文字母依次更换标识。

0为版序号。

为修订序号。

B 程序文件编号：例：DC2-01001，第一节“DC”意义同上，“2”表示二级文件，“01001”为文件类别号与文件三位数序号。

C 作业文件编号：由IMS体系文件引用的作业文件（非化工文件系统）编号方法为：例：DC3-01001，第一节“DC”意义同上，“3”表示三级文件，“01001”从属程序文件的类号，依次标出文件三位数序号。

公司文件管理规定流程一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。

提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责1、行政中心：1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心；2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门主管人员1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

4、各中心总监/副总1）负责对档案管理监督检查报告的审批。

五、工作程序1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。

a)归档范围及移交时间b)档案资料的标识行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。