存货管理内控制度
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存货管理内控制度
Final revision by standardization team on December 10, 2020. 存货管理内控制度
1、总则
控制目标
(1)规范存货管理行为；
(2)防范存货业务中的差错和舞弊；
(3)保护存货的安全、完整，提高存货运营效率。
适用范围
(1)本制度适用于公司在正常生产经营过程中持有以备出售的、或为了出售仍处在生产过程中的、或将在生产过程或提供劳务过程中耗用的存货管理；
(2)存货管理包括计划、采购与生产、保管、发出、盘点、记录和报告；
(3)公司的控股或全资子公司参照执行。
制定依据
(1)《中华人民共和国会计法》；
(2)《内部会计控制规范——基本规范(试行)》；
(3)国家其他相关法律、法规及公司相关规定。
2、岗位分工与授权批准 不相容岗位分离
(1)存货的采购、验收与付款分离；
(2)存货的保管与清查分离；
(3)存货的销售与收款分离；
(4)存货处置的申请与审批、审批与执行分离；
(5)存货业务的审批、执行与相关会计记录分离；
(6)公司内不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。
经办和核算存货业务人员的素质要求
(1)具备良好的职业道德、业务素质；
(2)熟悉存货的用途、物理和化学性质等基本知识；
(3)符合公司规定的岗位规范要求。
业务归口办理
(1)存货的采购由采购部负责办理，其他部门配合；
(2)存货的质量由质量部门办理验收；
(3)存货的数量验收、保管、发出、保管由仓储部门办理；
(3)付款和会计记录由财务部办理； (4)公司未经授权的机构或人员，不得办理存货业务。
部门职责
采购部
(1)受理采购申请，编制采购作业计划；
(2)采购作业；
(3)收集市场价格。
仓储部门
(1)数量验收、保管存货；
(2)按发货指令(领料单或发货单)发货；
(3)对存货的收、发、存进行记录和报告。
财务部门
(1)参与制定存货管理政策；
(2)参与重大采购合同的签订、采购招标及反拍卖工作；
(3)及时对存货进行会计记录；
(4)审查采购发票，正确计算存货成本；
(5)参与存货盘点，抽查保管部门的存货实物记录。 审计部门
(1)对存货的采购合同进行审计。
授权审批
授权方式
(1)存货业务除公司有重大战略性采购或生产需经董事会审批外，由公司总经理审批；
(2)公司总经理对各级人员的存货业务授权，每年初公司以文件的方式明确。
审批权限
项 目 审批人 审批权限
1、采购政策 总经理 (1)制定和修订；
(2)以会议形式审定。
2、月度采购计划、月度生产计划 总经理或授权审批人 (1)以总经理办公会议形式审批或授权事业部经理办公会议审批。
3、采购作业计划 公司授权审批人 (1)按公司授权范围审批。
4、采购合同 公司授权审批人 (1)按公司授权范围审批。
5、存货发出 公司授权审批人 (1)按公司授权范围审批。
6、存货报废、与处置 总经理或授权审批人 (1)审批或授权审批。 7、战略性采购和生产 董事会 (1)重大金额审批；
(2)授权总经理审批。
8、接受投资或债务重组等方式取得存货 董事会 (1)审批或授权审批。
审批方式
(1)重大战略性采购与生产，经董事会决议后，由董事长审批；
(2)采购政策(包括库存限额、采购方式的选择、经济批量等政策性事项)和月度采购计划、由总经理召开会议决定，并以文件或其他形式下达执行；
(3)存货业务的其他事项审批，在业务单或公司设定的审批单上签批。
批准和越权批准处理
(1)审批人根据公司对存货业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；
(2)经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务；
(3)对于审批人超越授权范围审批的存货业务，经办人有权拒绝并应当拒绝，并及时向审批人的上一级授权部门报告。
3、存货取得、验收与入库控制
采购存货控制
采购控制程序图
NO
YES
YES
NO
YES 月度物资需求计总经理审制订采购作业计授权审批人审是否批是否批
NO
YES
内控要求 业务操作 操作人 控制要求 供应商发货 选择供应商
验收
是否合财务结比价、洽谈、签1、物资需求计划 生产部门计划员 (1)每月28日根据下月销售计划、生产计划和物资消耗定额编制物资需求计划；
(2)根据总经理指令下达、调整和修改需求计划。
总经理或被授权的事业部经理 (1)根据经理办公会议下达物资需求计划调整指令；
(2)审签需求计划。
2、材料作业计划 采购计划员 (1)根据物料管理系统采购提示和月度物资需求计划，编制采购作业计划；
(2)按授权报审批人批准后，将采购作业单下达采购员；
(3)采购作业计划分送仓库、财务等部门。
授权审批人 (1)按授权审签作业计划。 3、选择供应商 采购员 (1)寻找供应商以保证：
①供应物料顺畅；
②进料品质稳定；
③交货数量符合；
④交货期准确；
⑤各项工作协调。
(2)建立供应商档案，编制供应商清单，记录主要供应商的表现和交易情况；
(3)建立与供应商的稳定关系；
(4)采购前在合格的供应商清单中选择并通知至少三家供应商报送报价清单。 生产、技术、质量、采购、保管、
财务部门 (1)制订选择主要供应商评审标准，包括：
①供货历史；
②供货能力和频率；
③产品质量及质量控制能力；
④服务水平；
⑤财务及信用状况；
⑥管理规范；
⑦来自其他客户的评价。
(2)定期审定供应商清单。
(3)定期对供应商优化，将不合格供应商剔出供应商清单。 4、比价、洽商、签订合同 采购员 (1)收料市场价格信息；
(2)对供应商报送的报价清单进行比价；
(3)与历史交易记录比较(最近三笔以上同一材料的交易价格和去年同期交易价格)；
(4)与公司下达的采购指导价比较；
(5)分析价格趋势；
(6)填写价格比较单，报主管审批；
(7)确定供应商，与供应商谈判，就交易数量、质量、交货期、运输方式、结算、责任等达成协议，拟定合同，按授权报请批准或确认；
(8)合同条款应符合《中华人民共和国合同法》的规定；
(9)重要采购合同至少有两人参加洽谈；
(10)3000元以上的采购必须签订合同，并送财务部门一份；
(11)100000元以上的采购合同必须经审计部门审计；
(12)双方签署的订单视同合同。 审计部门 (1)单项10万元以上的大宗采购，在合同签署前进行审计，在审批单上签署书面意见；
(2)重点审计合同的采购方式选择是否合理、供应商是否合格、采购价格是否合理等。
财务部门 (1)金额在10万元以上的采购合同，审定其付款结算方式。
授权审批人 (1)按授权审签合同。
总经理或授权审批人 (1)根据市场情况确定采购方式：
①反拍卖；
②招标；
③比价；
④议价；
⑤访价(金额小，且对产品质量影响小或无影响)。
(2)按授权审签合同。
5、采购 采购员 (1)提货或通知供应商送货；
(2)记录供应商档案；
(3)登记采购手册；
(4)装订采购作业单、订单或合同存档。 6、验收 质量检验员 (1)制定需质检的材料清单；
(2)对需质量检验的材料，接到质检通知后立即进行质量检验；
(3)出具质检报告或在收料单上标明质检结果：“合格”或“不合格”；
(4)对不符合质量要求的材料提出处理意见；
(5)对不符质量要求的材料加以显着标记。
仓库保管员 (1)将送来的货物放在待验区，将检验合格的货物放在适当的位置；
(2)对需质检员质检的材料，通知质检员质检；
(3)对货物进行数量验收和质量验收，对无采购作业计划的货物以及超计划采购的货物经批准后方能验收；
(4)将不合格的货物隔离放置，并加以标记；
(5)正确使用计量设备和仪器；
(6)出具送货差异报告(多送或少送)；
(7)对验收合格的材料，填制入库单，登记实物账，对实际验收入库的货物予以确认，对发票未到的收料在月末暂估入库。 授权审批人 (1)批准或不批准超计划采购；
(2)对质量差异报告提出退货或降价处理批示；
(3)对送货差异报告批示；
(4)责成查明差异责任和质量不符责任。
采购员 (1)查明差异原因和质量不符原因；
(2)按授权审批人批示办理退货、降价谈判、补足货物等事宜；
(3)记录采购差异的内容及处置过程。
7、货款结算 财务部门会计 (1)将发票联与税收抵扣联匹配核对；
(2)发票与合同及采购计划匹配核对；
(3)发票与收料单匹配核对；
(4)按合同及付款手续填制付款凭证；
出纳 (1)根据审核的付款凭证和合同规定的付款方式付款。
制造存货
存货制造控制流程
月度生产计划
制订生产作业计
