接待应注意的方面精编版

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接待应注意的方面
接待应注意的方面
【行为规范】
一、接待部工作特点
接待部,作为公司的窗口,对外展示集团形象,对内沟通组织协调,处
理一些日常事务,整天都会面临来自不同地域、不同文化层次、不同职位、
不同年龄、不同地位的客户,所以有其服务的特殊性和事务性特点。
二、接待部工作的作用
窗口作用、枢纽作用、沟通组织协调作用
三、接待部工作人员的专业形象
接待部的仪表:
仪表是指接待部人员的外形,它包括容貌姿态、着装修饰和行为风度
等。
仪表能体现出一个人的年龄、地位、财富、职业社会和文化,也是一种和平、
安定、友好的象征。对初次交往的人来说,仪表又是一种重要的吸引因素,
一名接待部工作人员的仪表,代表着公司和自身的形象。因此接待部工作人
员在心理上要有一个清醒、强烈的意识。
3.1 接待部人员的发型:
接待部人员的头发颜色不得太浅。
3.1.1 长发:长发束起来,盘于脑后,佩戴统一的头花。
3.1.2 刘海:可卷曲或直发,但须保持在眉毛上方。
3.2 化妆规定:
接待部工作人员必须化工作妆,保持容貌的清雅、秀丽,不得浓妆艳抹,
不宜用香味浓烈的香水。
注:决不可以在客户面前补妆、养成在卫生间整理修饰的习惯。
四、接待部工作人员的行为规范
接待部工作人员的行为规范,主要指接待部工作人员在接待工作中所表
现出来的站立、行走、动作、姿态。接待部工作人员的行为规范体现出一个人
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的性格和心灵,反映出个人的文明程度和心理状态,是客户评价接待部工作人
员态度和公司面貌的重要标志之一。接待部工作人员的行为大方文雅、热情庄
重,就能在接触客户时使客户内心深处产生良好的感觉。
4.1 站姿:要保持身直、挺胸、两肩平正、要给客户及公司内部人员以挺拔、
舒展、健美的印象。会见客户或出席仪式站立场合,或上级面前,不得把手
交叉抱在胸前。
4.2 坐姿:坐姿要稳,身体稍微前倾,尊重。要移动椅子的位置时,应先把
椅子放在应放的地方,然后再坐。
4.3 行姿:行姿要“轻、稳、灵”,不要给人留下忙乱无章,慌慌张张的感觉。
4.4 出入房间的礼貌:进入房间,要先轻轻敲门,听到应答再进。
4.5 递交物件时,如递文件等,要把正面、文字对着对方的方向递上去,如
是钢笔,要把笔尖向自己,使对方容易接着;至于刀子或剪刀等利器,应把
刀尖向着自己。
注:接听电话用左手操作。
4.6 千万不要在客户面前打私人电话,也不要在客户面前聊天。
五、语言技巧
服务语言,是指在服务过程中,接待部工作人员借助一定的词汇、语调
表达思想、感情、意愿,与客户进行交往的一种比较规范的,并能反映一定
文明程度的,而又比较灵活的口头言语。服务语言是客户对服务质量评价的
重要标准之一,在服务过程中,语言适当得体、清晰、纯正、悦耳,就会使
客户有柔和、愉快、亲切之感,对服务工作产生良好的反映,反之,服务语
言“不中听”,生硬,唐突,刺耳,客人会难以接受。强烈的语言刺激,会引
起客户的不满与投诉,严重影响了公司的信誉。
6.1 客户的称呼
6.1.1一般称男性为先生,称女性为小姐、女士。
6.1.2 重要客户应称呼:职务
6.1.3企业家应称呼:经理、老总等。
6.2 工作服务用语
“您好,讯捷!”、“请!”、“谢谢!”、“不客气!”、“再见!”、 “对不起!”、
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“您……”、“请稍后!”、“现在为您转接”、“分机占线,请稍后再拨!”、“谢
谢致…….”、 “再见”、 “请跟我来!” 、“您好,这里是总台!”、“您好,
这里是……………”
6.3 工作中禁用的用语
“你……”、 “没办法”、“这不关我的事”、“这是其它部门的事,与我们
无关”、“不能”、 “你去告好了”、 “我不知道”、“我忙不过来”、“你想干
什么”。
六、接待部人员心理品质的培养
提及心理,人们总觉得它有些神秘,似乎是一种不可捉摸和很难理解的
东西,其实,心理是人类最普遍最熟悉的一种精神现象。能力、气质、性格
都属于个性心理特征。
7.1 接待部人员的能力培养:接待部人员应具有较强的观察力和准确的判断
力,由于客户的职业、身份不同,因此服务需求也不同。接待部人员应用敏
锐的观察力,在与客户短暂的交往中,通过客户的着装、表情、言谈、举止、
判断出客户不同的服务需求,从而在服务工作中有针对性地做好服务工作,
使客户满意。
7.2 接待部人员的气质培养
气质实际上是指某个人典型的表现于心理活动过程的速度和稳定性、心
理活动过程的强度以及心理活动的指向性特点等动力方面的特点。
7.2.1 感受性、灵敏性不宜过高。
7.2.2 忍耐性和热情不能低。
在工作中,接待部人员会遇到不同类型不同性格的客户。如何应对客户尖
刻的语言,百般的挑剔和无理取闹,如何承受这些压力,处理好这些矛盾,
做好服务工作,对每个接待部人员来说是一个极其重要的考验,也是体现接
待部人员素质高低的关键。
7.3 接待部人员性格的培养
由于服务工作的需要,随时要与不同性格,不同层次的客户打交道,所
以必须具备谅解、支持、友谊、团结、诚实、谦虚、热情、耐心等良好的性
格特征。接待部人员有此性格特征,就能与客户建立良好的人际关系,在服