高校档案管理信息化建设研究

高校档案管理信息化建设研究
高校的档案是高校在运行中的教学活动、科研活动以及学校管理等方方面面的历史记录，使
高校在发展的过程得到了真实的记录。作为信息的收集者，高校档案是促进社会发展的重要
资源之一，也是高校在发展过程中不可或缺的一部分，档案管理水平的高低也是衡量一所高
校现代化水平高低的重要组成部分。因此，加强我国高校的档案管理信息化水平是高校现代
化建设的要求。本文通过对当前高校档案管理信息化建设的现状进行分析，总结了其存在的
部分问题，查阅相关资料，对问题提出几点解决措施。
高校档案管理信息化是指高校在进行档案管理的过程中需要实现档案从接受档案到传递、
存储档案，最后提供及使用档案都通过计算机以及网络手段将档案资料进行管理，实现档案
信息一体化的服务过程。2010年4月我国国家档案局印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，
纲要明确了我国当前档案信息化建设过程中要实现的目标，纲要的印发有力的推动了我国档
案管理工作信息化、数字化的发展，稳定步推进我国档案信息化进行工作的进程。
1 高校档案管理信息化建设存在的问题
1.1 档案意识淡薄，管理工作不够重视
我国高校档案信息化建设已经初有成效，这大大的提高了高校档案管理的效率及工作人
员的工作强度。但由于对高校信息建设认识的不足以及理性的思考，目前我国高校档案信息
管理存在的问题还较为突出，一些管理人员以及档案工作人员认为，档案工作是一项附属性
工作，档案资料是过去的事情，他只代表过去。，主要表现有以下3点：1）工作上缺乏创新
性，思想陈旧，依然停受传统的档案管理工作理念，不敢去实践；2）在面对大量的数据资料
时，不能充分利用信息化来的便捷性，导致工作效率低下，虽然出现输入错误等问题，因此，
做了无用功，大在降低了工作效率；3）对高校对档案信息化建设重要性认识不足，初浅的认
为档案管理工作就是对已经发生的事情进行简单的记录，同时保管这些记录，并不是单位的
主要工作，不能给单位带来实际的好处。
1.2 管理技术落后，资金设备不足
这些年以来，高校档案管理信息化建设已经有了较为显著的进步，然后，由于当前我国
的许多高校由于档案馆的信息化管理工作处于发展的初期，因此，信息化程度偏低，设备较
为落后。许多高校学校在建设的进行中忽视了档案管理环节，用于档案信息化建设的资金落
实不到位，有些资金甚至被挪用，信息化一直没有实质的进展。
1.3 档案管理人员缺乏专业水平
拥有高素质是档案管理专业人员是档案信息化建设的必要条件之一。然而，目前我国高
校档案管理人才的缺乏已经阻碍了高校档案的健康发展。档案信息化管理要求要档案管理工
作人员既要拥有计算机管理知识，同时必须具备熟练的档案管理工作能力，然后当前我国高
校大多数工作人员知识结构不合理，懂计算机的员工都是一批新进的工作人员，这部分人员
缺乏必要的档案管理经验，而且一批传统档案管理人员又缺乏必要的计算机知识。其次，当
前我国高校的众多档案管理人员为非档案管理专业毕业的专业人员，而是其它专业人员进入
档案管理岗位的，这部分甚至缺乏必要的档案基础理论，许多高校将档案部分间接的就相成
接收富余人员的部分，工作人员的专业不对口也是一大制约因素。同时，档案人员对档案工
作责任心不够，对保管的资料不熟悉，缺乏全面、系统的掌握，缺乏连续性。
2 完善高校档案管理信息化建设的措施
2.1 强化档案信息化建设意识
高校档案信息化建设要求有关人员都需要有信息化建设意识，因此，当前我国高校的管
理人员及工作人员都需要除旧迎新，转变观念。首先，高校的管理层都需要了解档案建设对
一所高校发展的重要性，明确档案的信息化建设是时代发展的要求，充分了解档案建设对高
校发展以及对社会发展的重要意义。摒弃传统思维，进一步认识到档案信息化建设的重要意
义，从而提高档案信息化建设的积极性和主动性。同时，要加强高校信息化建设的宣传，结
合本校的实际工作的需要，积极推动本校档案信息化发展。
2.2 加大资金设备投入，加快档案管理信息化
采用信息技术，建立起电子化的档案信息管理，是加快高校档案管理信息化建设的物质
保证。1）加大对高校档案信息化建设的资金投入，改善当前现有的档案管理设备。设置专项
资金，确保信息化建设的资金投入，为高校档案信息发提供资金支持；2）购入档案信息化建
设所需要的设备，并完善设备管理制度。购入高速扫描仪、光学仪器（ocr）服务器等提高信
息化录入速度、存储的安全性以及使用的效率；3）通过高校门户网站积极推进数字档案馆建
设和档案网络化建设。加快推进高校馆（室）藏档案数字化的进程，建立档案目录中心，丰
富档案数据资源储备，为高校档案信息化做好后台数据库支持，逐步实现高校馆（室）藏档
案信息的传输网络化和利用在线化。当前随着网络技术的发展，在计算机领域已经拥有成熟
的检索技术，如：布尔检索、截词检索、词位检索和限定检索等，因此，高校在档案信息化
建设的进程中要积极应用于联机数据库、光盘数据库和网络数据库之中，方便档案的管理及
使用。
2.3 加快高素质、专业化档案管理人员培养
档案管理人员的素质决定着信息化建设的成败，高校应积极制定相关政策，从人员培养
及业务素质等方面入手，构筑完善人才培养体系，首先，高校应当充分发挥高等院校师资力
量雄厚、科研水平高等方面的优势，培养专业的档案管理人才，实现档案管理人员的供需平
衡。其次，提高在职档案管理人员的素质。定期开展专题培训，提高在职工作人员的专业技
能，并组织业务比赛丰富工作人员的文化生活，并能在比赛中提高工作人员的专业技能、优
化知识结构提高工作效率，激励档案人员不断提高自身业务水平。
3 结论
随着网络的发展，档案的信息化发展是时代对高校档案管理提出的要求今天，档案信息
化建设成当今社会发展的必然趋势，是适应社会的必要之举。从上述的情况分析来看，我国
高校档案工作尚且处于信息化建设的初级阶段，基础虽好，但前景仍不容我们盲目乐观。档
案信息化建设是一项长期而艰巨的工作，是一项系统工程，内容广泛，涉及数据的整理、建
设、开发利用，相关人才的培养。因此，我们需要充分认识高校档案管理信息建设的实际意
义，同时，应用信息现代化建设提高工作人员的工作效率，减少工作人员的工作强度。