高校教学档案管理工作探析

用。
２、当今高等院校教学档案管理工作中存在 的主 要问题 （ １ ） 忽视 日常工作 中档案 的收集和积 累 大多数高校没有树立正确的档案管理观念 ，不重视 教学档案管理工 作 。一些高校领导对院系教学档案意识 比较淡 薄，只注重抓教学工作 而 忽 视 了对 院 系 教 学 档 案 工 作 的 管 理 ，而 忽 视 日常 工作 中 档 案 的 收 集 和积 累 ，往往是到用的时候搞突击运动。其次 ，各部 、处 、学院兼职档 案人 员档案意识不强 ，认为做好做 坏一个样 ，造成教学 档案管 理工作混 乱 ， 档 案 信 息 开 发 不 足 ，服 务 功 能 不 强 。 （ ２ ） 管 理 手段 比较 落后 目前 ，一些高校在档案管理方面还采用手动操作 完成工作任务 ，以 纸张和案卷为工具进行档案的收集 、归档与检索 ，在 向相关部 门上 报档 案材料的时候 ，需要准备 电子档案和纸质档案两种材 料 ，投入 了大量的 财力 、人力 、物力 ，增加 了工作人员的负担 ，严重影响档案管理工 作的 效率 ，而没有实现档案资源和档案管理过程数字化。有的即使建立 的计 算机检索系统 ，也 只是利用计 算机代 替手工抄写 案卷 目录和专题 目录 ， 造成 了档案管理软件功能利用单一 ，自动化水平较低。 （ ３ ） 教 学 档 案 管 理 人 员专 业 知 识较 为缺 乏 随着近年来高等 院校蓬勃发展 ，大量的新档案不断补充 ，给高校档 案管理工作带来新 的挑战和压力 ，靠传统的工作手段 、管理方法 ，已不 能适应信息 时代 的发展需要 。而 目前许多高校都没有配备专职 的档案管 理人员 ，大 多不是档案专业科班 出身 ，而是 由各系 （ 部） 的教学管理人 员 或教学秘 书兼任 。这些人员没有接受过专业知识的学 习，缺 乏系统的 档案及档案 管理 知识 ，平 时做 的档案收集与整理等工作仅凭 经验 ，并没 有具体 的理论指导 ，整个档案管理工作质量也可以想象出来。 （ ４ ） 教 学档 案 管 理 制 度 不 健 全 随着 《 普通高校档案管理工作办法》 等一系列档案法规 的出台，各 高校的档 案法规 制度建设也取得 了长足 的进步 。但从 目前档 案管理现状 来 看 ，很 多 高校 仍 存 在 着 管 理 制 度 不 健 全 的 问题 ，尤 其 是 基 层 院 系 教 学 档案管理 缺少一套完整 的规章制度来保证 ，只是大致规定 了一些需要归 档的材料和内容 ，缺少健 全的档 案组织机构来监督检查 。例如 ，档号不 规范 、卷案标题不明确、移交对象不 明确 ，每到年度归档立 卷时就 临时 安排人员搞突击运动 ，导致部 门之间相互推诿责任 。 ３、提高教学档案管理工作水 平的对策 （ １ ） 重视教 学档案 的 日常收集和整理 高等院校各教学管理部门领导首先应加强档案意识 ，确保档案管理 方面必要的经费开支到位 ，把教学档 案管理工作纳入本部 门的工作计划 和议事 Ｅ ｌ 程 ，同时通过各种宣传渠道使教师及教学管理人 员对教学档案 的重要性有清楚地认识。其次 ，档案管理人员要充分认识 自身工作 的重 要性 ，以积极主动 的态度投入 工作 ， 注重 教学档案 的 日常 收集和整 理。

新时代高校人事档案信息化管理探析孙保惠2018年11月，中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》要求把干部人事档案作为新时代党的重要执政资源，持续推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。

[1]如何利用大数据对人事档案进行管理，是高职院校目前急需解决的问题。

1 大数据时代我国高职院校人事档案管理现状1.1 管理制度不够完善。

目前，我国各高职院校虽明确了人事档案管理制度，但缺乏完善和执行。

高校普遍把工作重点集中在扩大办学规模、抢占生源、科研等问题上，而人事档案管理制度成为一纸空文，缺少执行力度和责任担当，将对人事档案管理制度的完善造成巨大的影响。

1.2 管理模式单一，管理意识薄弱。

现阶段，我国大多数高职院校仍采用传统的管理方式对人事档案进行管理，信息化管理意识极弱。

且在人事档案管理中，没有充分认识到在高校发展中的重要作用，使得人事档案管理发展比较片面，因此，出现硬件设施不达标，人员配备不齐全等现象，大大降低了高校人事档案工作的效率。

[2]1.3 管理人员综合能力不够，难以保证数据安全。

在互联网环境下，数据安全非常重要，人事档案是个人职业生涯中最重要的凭证，关乎到个人利益，[3]因此对管理人员的管理水平提出了更高的要求。

2 大数据时代人事档案信息化管理的必要性和特殊性2.1 必要性2.1.1 有助于提高人事档案利用率和效能。

高职院校人才队伍集中，近年来，随着事业单位人事制度改革不断深入，招才引智力度不断加大，人才流动日趋频繁。

高职院校要加大人才培养力度，对人事档案管理便捷化、信息化提出更高的要求。

对高职院校人事档案工作来说，其人事档案的保管形式应当紧跟时代发展的潮流，更新保管模式，提高人事档案管理的综合效能。

2.1.2 有助于保证人事档案真实性完整性。

干部人事档案是记录干部个人从事各种社会活动的文件，是高职院校组织人事部门对干部管理的重要凭证和开展各种工作的基础，加强干部人事档案信息化管理，对学校考察和识别干部、选拔优秀人才，加强高校师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。

和水平 ， 具有十分重要的意义。办 法》 《 的实施给学校的档 案管理 工作
２ ２ 资金 问题 ＿
和 高校 档 案工 作 者 带来 了难 得 的发 展 机 遇 ， 时 ， 给 高校 档 案 工作 同 也 长 久 以 来 ， 校 的经 费 主 要 投 入 在 教 学 管理 、 员 管 理 和 科 研 工 学 人 和 档 案工 作 者 提 出新 的挑 战和 责 任 。 作 当 中 。 校 档 案 部 门一 直 都 不 属 于 学校 工作 的 重 点 关 照 对 象 ， 其 高 对
新 时期加 强高 校档案 管理 工作浅析
何强 （ 四川职业技术学院）
摘 要 ： 文 通 过 对 高 校 档 案 管 理 的 现 状 分 析 ， 讨 目前 高 校 档 案 管 理 队 校 档 案 管 理 工 作 带 来 了曙 光。 但 从 实 际 效 果 中 看 ， 信 息 化 技 术 真 本 探 将
围分为 党群类 、 政类、 生 类等 １ 行 学 １大 类 ， 要 包 括 党 务 、 政 、 主 行 教 中 的经 费 不 足 ， 影 响 了高 校 档 案 管 理 信 息 化 的 步伐 。 也 学 、 研 、 师 （ 事 、 务 、 绩 ）学 生 、 版 物 、 会 、 建 、 备 和 科 教 人 业 业 、 出 财 基 设 ２３ 网 络 安 全 问 题 ．
关键词 ： 等学校 高
档 案 管 理
２０ ０ ８年 ８月 ２ ０日《 高等学校档案管理办法》 以下简 称《 （ 办法》 的 简 介 、 展 情 况 、 ） 发 内部 机 构 设 置 情 况 等 静 态信 息 ， 态 查 询 （ 查 动 如
由教 育部 和 国家档 案局 联 合 签署 ， 以教 育 部第 ２ ７号 令 的形 式 发布 ， 并 询 学 生 学 籍 信 息 等 ） 功 能 都 无 法 实 现 ， 算 机 和 网 络 技 术 的真 正 等 计

推动高校档案管理高质量发展SWOT分析与建议高校档案管理是高校重要的管理工作之一，对于高校的教学、科研、人才选拔等方面具有重要的支持作用。

目前高校档案管理存在一些问题，需要推动高质量发展。

下面从SWOT分析及建议两方面进行探讨。

一、SWOT分析1. 优势：（1）丰富的档案资源：高校拥有大量的教职工和学生档案资源，为研究人员、科研机构提供了可靠的数据来源。

（2）专业的管理团队：高校档案管理部门拥有专业的管理人员，具备丰富的档案管理经验。

（3）先进的信息化技术：高校档案管理部门已经应用了信息化技术，提高了档案管理的效率。

2. 劣势：（1）档案管理标准不一：不同高校之间的档案管理标准存在差异，缺乏统一的规范。

（2）信息安全风险：大量的电子档案存储在网络空间中，存在信息泄露、被篡改的风险。

（3）档案管理人员素质不高：部分高校的档案管理人员专业知识不足，管理水平需要提高。

3. 机会：（1）信息技术的发展：随着信息技术的不断发展，高校档案管理可以借助先进的技术手段进行档案管理和共享。

（2）国家政策的支持：政府对教育事业的支持力度加大，提供了良好的发展机遇。

（3）共建共享的方式：高校之间可以通过建立各种形式的合作机制，实现档案资源的共建共享，提高档案管理效率。

4. 威胁：（1）资金和人力压力：高校档案管理需要大量的资金和人力投入，资金和人力压力较大。

（2）安全风险：档案管理存在信息泄露、被篡改等安全风险，需要加强信息安全管理。

（3）绩效评价不够科学：目前高校档案管理绩效评价缺乏科学性，不利于推动档案管理的高质量发展。

二、建议：1. 加强档案管理规范化建设：制定统一的档案管理标准和规范，确保档案管理工作的科学性和规范性。

2. 强化信息安全管理：加强档案信息的存储、传输和访问控制，建立完善的信息安全管理制度，保护档案信息的安全性。

3. 提高档案管理人员素质：加强档案管理人员培训，提升他们的专业知识和管理水平。

4. 推进档案信息化建设：进一步应用信息化技术，提高档案管理的效率和便捷性。

浅谈如何做好高校档案利用服务工作高校档案是高校的重要财产，管理好高校档案可以为学校科学高效地开展各项工作提供强有力的依据和支持。

同时，高校档案利用服务也是高校对外交流和宣传的重要途径之一。

如何做好高校档案利用服务工作，具有十分重要的意义。

一、加强档案信息化建设建立全面、准确、完整、规范的档案信息数据库，建设统一规范的数字档案系统、档案查询平台、档案借阅平台等，尝试应用新技术新手段，创新数字化档案管理模式。

二、加强档案资源的开发和推广为开展特色研究和知识产权保护工作创造良好条件，开展有机文献综合利用，挖掘和开发高校档案资源，推广高校管理经验，提高人文素质和社会文明程度，提高公众档案素养。

三、加强用户指导和服务建立完善的用户服务体系，为用户提供周全、规范、高效、优质的服务。

如建立征集渠道，保护管理员和用户的合法权益，推动开展档案知识宣传和教育。

为用户尤指教师、学生等提供必要的档案表示的指导，指导用户查询、借阅、复制、摘录工作。

四、加强档案的保护和利用维护高校档案的完整性和可用性，加强档案的安全保密，做好档案的保存工作，提高档案保存质量和水平。

开展档案知识管理，引导用档人员更好地掌握和利用档案。

五、加强档案工作的统筹协调各学院、各处室源源不断地创造出大量档案资料，因此，必须建立起统一协调档案工作的机制，充分利用高校先进行业财务管理制度和档案数据库资源。

同时，档案工作要与高校的人事管理、财务管理、科学研究、教学培训和对外交流等工作密切结合，使档案工作成为以宏观管理、服务与保障为基点的整体工作。

六、加强档案知识的宣传与普及加强各级档案管理工作人员档案知识的培训，帮助他们加强工作技能和工作水平。

针对不同类型的用户，进行针对性的档案普及宣传，如学生档案、教师档案及工作档案等，提高用户对高校档案利用的意识和水平。

七、加强档案的合理利用档案活动的合理利用是实现档案价值最大化的重要途径。

高校档案管理部门要倡导合理利用档案的理念，推动档案走向公众，组织展览展示、主题讲座、档案专题研究等活动，对档案文化进行深层次的挖掘，在与外部联系上多想想办法，与传媒、出版机构、文博单位等多方合作，使用多种形式、多种渠道将档案资源宣传。

高校教学档案管理创新初探梁娥唐云燕(湘南学院，湖南郴州423000)摘要：本文阐述了高校教学档案的内容。

对其存在的问题进行了深入的剖析，最后提出只有创新高校教学档案管理，才能较好地解决其存在的问题。

关键词：教学档案管理创新高校教学档案是高校教学活动的真实记录。

客观地反映着高校的教学状况。

因此，做好教学档案管理工作，非常重要，只有创新，才能更好地为高校教育服务，为社会服务。

一、高校教学档案的主要内容教学档案是指高校在教学、教学研究、教学管理活动中形成的具有利用考查价值的应当归档的教学文件材料。

它是高校教学方面整体工作的记录、经验的总结、参考的依据。

能够完整、准确、真实地反映教学管理的全过程。

具体来说，教学档案主要包括以下几个方面的材料。

教学基本文件类：教学工作文件、规章制度，教学计划、教学大纲、开课安排、教学进度表、教学日历、实验室及校外实习基地建设规划．教师听课情况记录、教师调课记录、教学丁作总结、重要教研活动记录、教材建设、试卷等。

学科建设与课程建设类：重点学科和专业的建设情况，论证、评估及申报材料，学科建设、课程建设、科研项目等的申报材料，规划、中期评估及结题报告、总结等。

教师业务类：典型教案、多媒体课件、试题库、教学研究项目和成果、教材使用情况、成绩修改记录、学术交流活动记录、工作量统计表、教学情况调查表、教师先进事迹材料等。

学生学籍类：在校学生基本情况表、成绩登记表、学生各类申请、学籍变更材料、奖惩材料、毕业设计及论文、毕业生跟踪调查及反馈材料等。

实物类：声像资料、光盘、学生创新作品等。

二、目前高校教学档案管理中存在的问题1．领导重视不够，导致教学档案归档制度不健全。

目前。

多数高校领导层已充分认识了教学档案工作在高校全局工作中的重要性，他们根据国家《档案法》、教育部《高等学校档案管理规章制度》和《高等学校教学管理要点》精神，结合本校教学工作实际，制订出了适合自身特点的“教学档案管理制度及工作规范”，从教学档案的内容、性质，作用，归档的范围、程序、管理、岗位责任制等方面都作了合理、科学的界定和规定。

档案管理工作现状(5篇)档案管理工作现状(5篇)档案管理工作现状范文第1篇【关键词】高职院校；档案管理；现状及对策在信息技术高速进展的背景下，高职院校的日常工作慢慢的走向信息化、规范化，日常办公、教学等活动都是通过电脑进行，产生了大量的电子文件。

大数据背景下的档案信息管理不仅需要多个学科的学问融合，还需要多个部门之间的相互协作。

在如此简单的背景下，要做好档案信息资源的建设与共享，对于档案管理工作提出了更高的要求。

近年来高职教育快速进展的同时，带来了高职院校档案管理工作的诸多问题。

比如，许多高职院校都是通过多个中专学校合并成的，之前每一个学校都有自己的管理方式与特色，导致整合之后档案管理冲突现象频繁消失档案管理面临难以统一规范管理，档案的服务功能难以实现。

1 现状分析1.1 部门间信息系统无统一标准，不互通当前多数高职院校的各个业务部门的信息资源管理基本是从自身需求动身，没有全局统筹与规划，信息共享无法实现。

另一方面，各部门之间的数据没有统一标准，系统的数字格式、结构不统一，导致信息的不兼容，资源共享的瓶颈消失。

各部门信息系统管理各自为政，导致了档案信息重复开发、建设，人力、物力、财力的铺张无法避开，有时个别部门存在占有信息的心理也导致信息无法共享。

1.2 档案管理人员水平参差不齐档案管理人员的基本要求是能够有效地管理档案馆的各项业务，主管人员要求具备高级及以上专业技术任职资格条件，在档案业务素养和档案学术科学讨论上具有肯定权威和成果。

但是目前高职院校的档案管理人员以及部门的负责人大多来自学校的其他部门，不是特地的档案管理专业科班出身，有的甚至只是兼职管理档案人员、实习人员或临时编制的工作人员。

他们不具备档案专业的学问和水平，会使档案管理工作任务的完成造成障碍。

1.3 档案管理的数字化建设需进一步加快信息时代，数字化技术由于其经济、便利等特点将纸质的文本文件取代已成为趋势，数字化档案损耗少，查找利用率高。

军队院校教学档案规范化管理初探摘要：教学档案是军队院校教学管理、教学研究与教学实践活动的真实记录，是军队院校教学评价的重要参考指标。

军队院校的改革重组对军队院校的教学评价工作提出了更高的要求，加强教学档案的规范化管理，是各军队院校面临的重要任务之一。

本文针对教学档案管理与军队院校教学评价工作的辩证关系、当前教学档案规范化管理存在的问题、加强教学档案规范化管理的建议等几方面进行探讨分析，以期更好地发挥教学档案在军队院校教学评价中的参考凭证作用和在日常教学管理中的服务功能。

关键词：教学档案；规范化管理；军队院校教学评价教学档案是指在教学管理、教学实践和教学研究活动中，形成的具有参考和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是军队院校档案的主体。

教学档案的管理是军队院校诸多管理环节中的重要一环，是军队院校工作的重要组成部分。

加强教学档案规范化管理，不仅有助于提升教学档案的服务功能，而且有助于军队院校在新一轮教学评价工作中掌握主动权、取得优异成绩。

1军队院校教学档案管理与教学评价工作的关系教学档案的管理是教学评价工作的重要环节，军队院校的教学评价工作离不开军队院校教学档案的管理。

教学档案产生于军队院校教学管理、教学实践和教学研究活动中，是教学活动的历史记录，反映了教学工作的质量和水平。

教学档案随着教学活动的发展而日积月累，是最珍贵的原始记录材料，具有很强的查考凭证的作用。

因此，教学档案规范化管理是我们做好教学评价工作的基础，是评价专家对军队院校教学工作做出客观全面评价的依据。

军队院校的教学评价工作促进了教学档案管理的规范化进程。

评价专家对学校考察和评价的重要方式之一，就是查阅近三年来教学工作中保存下来的所有文档材料。

教学评价工作的支撑材料，相当大的一部分是依据教学评价指标体系的要求，根据教学活动中保存下来的档案整理出来的，是军队院校教学活动最翔实的文字记载和数据统计。

教学评价工作是对教学档案的一次全面的大检查，同时也是学校自查整改、自我提高、规范管理的一次契机。

文章编号： １ ６ ７ ３ — ２ ６ ０ Ｘ （ ２ ０ １ ３ ） １ １ － ０ ２ ８ ０ — ０ ２ 高校管理人员 自身对于档案重视不够是影响
到 档案 管理 质量 最 根本 的原 因． 档案 是高 校 文化 建
高校档案管理工作对于学校未来的发展至关
重要 ， 它 是 学 校 文化 建 设 的一个 重 要 内容 ． 因而 提 高高 校档 案管 理质 量有利 于学 校 的建设 ， 同时这 也
第２ ９卷 第 １ １ 期（ 上） ２ ０ １ ３年 １ １月
赤 峰 学 院 学 报 （自 然 科 学 版 ）
Ｊ ｏ ｕ ｎａ ｒ ｌ ｏ ｆ Ｃ ｈ ｉ ｆ ｅ ｎ ｇ Ｕ ｎ ｉ ｖ ｅ ｒ ｓ ｉ ｔ ｙ （ Ｎ ａ ｔ ｕ ｒ ａ ｌ Ｓ ｃ ｉ ｅ ｎ ｃ ｅ Ｅ ｄ ｉ ｔ ｉ ｏ ｎ ）
全 隐患． 所 以要 提高 高 校 档 案 管 理 质 量 ， 必 须 缩 小
样 一来 就 自然 而 然 的失 去 了其 使 用 的价 值 ． 不 仅 如
管理人员的素质能力差距． 各个高校在提高档案人 员专业素质时候 ， 应该从整体人手 ， 加强整个档案 队伍 的建设 ， 这样才能保证档案 队伍 的质量． 加强 档案队伍建设 的手段有很多 ， 最有效 的就是要定期
能 力不 够 ， 因此在 整理 文档 的 时候 并 不 能很好 的完 成工作． 还 由于档 案 整 理 过程 中缺 乏 规 范 性 ， 所 以 档 案人 员在 排序分 卷 的时候 ， 完 全按 照 自己的个 人
悉， 可能还 会 出现 档案 不齐全 、 不完 整现 象．
２ 高校档 案管理 质量 保证体 系建 设
以在管理档案时候只能做一些浅显的工作 ， 例如从

一
成绩、学籍姓名以及核实 出生年月的真实等内容。
、
高校学生档案利用的现状
高校的学籍档案在高校所有的档案中利用价值最高，
利用最频繁 。在高校所有档案中，它的利用率约 占８％ ５ 以
上 。随着社会、个人对学籍档案利用需求的不断增长 ，档 案利用显现 了新的趋 向。主要表现三个方面：１ 、利用率 迅速增长。根据我校利用情况统计 ，２０ 年３ ４ ０６ ８人次、９３ ５ 卷次；２０ 年９３ ０７ ４人次、１０ 卷次；２０年１７人次、１８ ３０ ０ ８ ３９ ７５
投入，致使档案人员对信息资源的开
发和利用缺乏应有 的鉴别力，不能把 握信息开发和服务的实效性，难以形
成信息 资源开发和服务功 能的多元
化，难以全面显示教学档案管理规范 化在高校教学管理中的应有作用 。
教学管理工作等现象 。如何建立健全 高校教学档案管理制度 ，强化高校教 学档案工作，是高校教学档案管理人
工作仅凭感觉，并没有具体的理论指 尽管高校加大了管理改革力度，但从 的继续教育列入重要的议程。档案管
导。对文件规范意识及档案的实用价 整体上看 ，问题仍然比较突出。不少 理人员的业务素质和水平，将直接影 值缺乏一定的鉴定能力，该收集的没 部 门往往 只重视 设备 、技 术 的投入 ，
没有固定人员长期负责文件材料的收 可能有多余的时间和精力坐下来补充 学档案工作行为，使教学档案管理工 集归档工作，每到年度归档立卷 时临 档案专业知识。 时安排人员搞突击等。
作步入制度化轨道，并逐渐形成 良好
３ 、档案信息开发不足 ，服务功 的运行机制。
２ 、档案管理人员专业知识较 为 能不强。档案的管理，其最终 目的是 ２ 、加强继续教育 ，努力提高档 缺乏 。目 ，高校档案管理人员尤其 为了充分开发利用。按照传统做法， 案人员业务素质。２世纪的档案管理 前 １ 是各院系和部门的档案管理人员存在 档案作为机构的内部资料，一般情况 工作机遇与挑战并存 ，必须真正启动

既不详细 又不具体 ， 教学 工作也就 失去了准 确的记录 。 根 据责 任主 体确 定归档 范 围 。《 机关文 件材 料 归档范 围和 文书 档案 ２ 、 文件材料 收集 、 整 理不 齐全 保 管期限规 定》（ ２ ０ ０ ６ 年 １ ２ 月 １ ８日国家档案 局令第 ８ 号公布 实施 ） 归档 门类 不全 ， 比较 注重 纸质 资料 的搜 集 。现在 很多 高校 只注 １ ０号令 《 企业档 案工作规 范 》（ Ｄ Ａ ／ Ｔ ４ ２ — ２ ０ ０ ９ ）《 国家重 大建设 项 目 重公文、 财务、 人事、 基 建 等 方面 的档 案 收集 ， 而 对 于磁 带 、 图片 、 光 文件 归档 要 求与档 案整 理规 范》 （ Ｄ Ａ ／ Ｔ ２ ８ — ２ ０ ０ ２ ） 。文 件材 料 的质量 盘、 录 像带 一类档 案 的收集 往往 不重 视 ， 没有及 时归 档 ， 造成这 些宝 必须字迹 清楚 、 图样 清晰 、 图表整洁 ， 签字 认可 手续完 备 ； 需永 久 、 长 贵资 料的遗 失 。比如 ， 在校 企合 作过 程中形 成 的一 些图 片资料 和影 期保存 的文 件不 应用 易褪 色 的书 写材 料 书写 、 绘制 ； 复 印、 打 印文件
１ 、 档 案 宣传 不 够 、 档 案意 识缺乏 工 作的 几个 “ 结合 ”接 受 归档与 现场 收集相 结合 ； 随 时收 集和集 中 不 论是领 导 、 教 师还是 管理人 员本身 ， 档 案意 识都不 强 。有 的领 收集 相结合 ； 收集 工作 同计 划管理 相结合 ； 对内 收集和对 外收集 相结 导， 文件 到 手里之 后 ， 就 自 己收起 来 ， 甚 至弄 不见 了 。如 果档 案 管理 合 。总 的讲 ， 加 强控 制 手段 ， 发 挥档 案人 员 的监督 职 能 ， 保 证文件 材 员不 去主动 索取 ， 就会造 成档案文 件材料 的遗漏 。同样 ， 教￣ ｉ Ｓ ｔ ０在教 料 的完整 、 准确、 系统 。 各 职能部 门收集职 责范围形 成的文件 。 涉外 、 学 中所做 的工作 ， 如果没 有及日 寸 把它记 录下来 ， 并交给档 案管理 员收 协 作的大项 目应 各单位 负责各 自形成的文 件 。以能够 反映单 位整体 集 整理 ， 一 旦需要 相关材 料 ， 只有 随便弄 一个 。这 样整理 出来 的材料 面貌 为基 本原 则 。根 据文 件材 料 的 查 考、 保 存价 值 确 定归 档 范围 。

高校学生档案管理存在的问题及优化对策研究随着高校人才培养工作的不断深入，学生档案管理工作也日益受到重视。

学生档案是高校学生学籍管理和学业成绩管理的基础，也是高校对学生信息进行统一管理的载体。

在实际操作中，高校学生档案管理还存在着一些问题，如档案信息不够完善、档案管理不规范、档案安全难以保障等等。

如何解决这些问题并优化学生档案管理，已成为当前高校学生管理工作中迫切需要解决的问题之一。

一、问题分析1.档案信息不够完善在实际操作中，一些学生档案信息不够完善是一个普遍存在的问题。

学生档案信息包括学生个人基本信息、学业成绩、奖惩情况、学生综合素质评价等各个方面的信息，如果这些信息不够完善，将严重影响高校教务管理工作的正常开展。

部分学校还存在着学生档案信息不够及时更新的问题，导致学生档案信息滞后，不利于高校对学生信息的综合分析和学生成长情况的充分了解。

2.档案管理不规范在一些高校中，档案管理存在着不规范的现象。

学生档案的建立、整理、存储，以及档案信息的管理、查询、使用等方面都存在一些管理混乱、不规范的问题。

有的高校在档案管理过程中存在着信息不对称、档案管理制度不够完善等问题，严重影响了学生档案管理工作的正常开展。

3.档案安全难以保障学生档案信息的安全性一直是学校及学生关注的焦点。

然而在实际操作中，一些高校存在着学生档案信息泄露、篡改、丢失等安全隐患。

这不仅可能影响学生个人信息的安全，也可能损害高校的声誉，严重影响学校的教育教学工作的正常开展。

二、优化对策研究1.建立健全学生档案信息管理制度针对档案信息不够完善的问题，高校需要建立健全学生档案信息管理制度，明确学生档案信息的内容、来源、更新方式等，规范学生档案信息的采集、整理、存储等流程，确保学生档案信息的真实、完整、准确。

针对档案管理不规范的问题，高校需要加强档案管理规范化建设，完善档案管理制度，明确档案管理流程，改进档案管理工作机制，推行档案管理信息化，借助现代信息技术手段，实现学生档案信息的在线管理、查询和使用，提高档案管理效率和质量。

有可无 ， 在这种思 想的指 导下 ， 工作 人员缺乏ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ任心 ， 衍 敷
了事 ， 使资料收集不全 ， 并且影响 了后期的工作 。 （ ） 二 教学档案 的利 用率不够 长期 以来 ，档案管理者忽视 了档 案的知识传递和学习
借鉴功能 ， 降低了档案 的二次开发利用率 。教学档案是学校
开展教学活动 的历史记 录和经验 总结 ，但有相 当一部分教
质量考评专家 组检查记录 、 汇报材料 、 总结 ； 课程 重修管理
有关文件 。 ３教学业务类 。 括获省级 、 ． 包 院级优秀课程 ， 重点建设课 程的全套材料（ 包括教学大纲 、 教案、 习题库 、 试卷 、 自编或 主 编教材 、 习计划 、 习大纲 、 习讲义 、 习指导书 、 实 实 实 实 教学
文件 、 总结 ； 院级 以上优 秀教学改 革成果奖 的全套 资料 ； 获
教师制作和引用 Ｃ Ｉ Ａ 课件 、 目录以及使用情况 。
二 、 职 院校 教 学 档 案 管 理 现 状 高
高教 学质量 ， 开展教育评估检查等工作 的基础 。因此 ， 高校 要切实加强教学档 案、 资料 的管理 ， 充分发挥 档案 、 资料 信
第 ３卷 第 ４期 ２ １ 年 ４月 ０１
赤 峰 学 院 学 报 （科 学 教 育 版 ）
Ｊｕｎ ｌ ｆ ｈｆ ｇ ｎ ｅｓ ｙ ｓ ｉ ｃ ＆ｅ ｕ ａ ｏ ） ｏ ｒ ａ ｏ ｉ ｎ ｉ ｒ ｔ （ ｃ ｎ ｅ ｄ ｃ ｔ ｎ Ｃ ｅ Ｕ ｖ ｉ ｅ ｉ
Ｖ １ ３ Ｎ０４ ０ ． ． Ａｐ ． ０ ｒ １ ２ １
息应有的作用 ， 以适应学 校深化改革 ， 强化 管理 ， 开展 教学 研究 ， 提高教学质量 ， 进行教育评估 、 教学检查 等的需要。

浅析高校档案管理工作的现状与发展引言：本文通过详细介绍了我国高校目前的档案管理现状，总结了其中发现的一些问题，探讨了高校档案管理工作对于高校科研、教学等的重要意义，明确了在新形势下对于档案管理人员的一些新的要求，分析了提升高校档案管理水平的关键思路，提出了几点改进措施。

1.概述档案是高校在一系列教学活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、实物、声像等不同载体形式的原始记录，是高校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的最直接记录，是教学工作成果的重要载体，能全方位反映高校的实际办学实力和水平。

档案的收集、整理、保存和利用也是教学管理工作的重要组成部分。

随着高等教育和信息化技术的发展，传统档案管理方式已不能满足信息化时代的要求，高校应该结合教学管理的变化和档案工作的特点，加快推进档案的管理工作改革，提高档案工作质量。

2.当前我国高校档案管理的现状高校中某些领导，对教学档案管理工作重视程度不够。

从机构设置、资金投入、人员配置和关注力度等都较为薄弱。

不少高校只把资源用在与办学或能产生经济效益相关联的项目上，而对档案管理很难引起高度的重视。

各级领导、科研人员和科研管理部门由于受经济利益等的影响，往往忽视了档案管理的重要性，丝毫没有认识到档案管理在整个科研工作中占着举足轻重的作用。

档案管理混乱、不规范，导致部分档案材料没有及时收集归档，或者临时收集的材料类别混杂，需要时难以发挥档案服务作用。

完全没有自身的档案管理办法，或者根本就没有按照档案管理要求去实施档案的管理。

受高校大环境的影响，部分高校档案管理人员素质参差不齐，管理意识较薄弱。

档案管理队伍中，真正毕业于档案管理专业或相关专业的人员十分缺乏。

归档材料质量不高，科研档案原始性、完整性、系统性较差。

使大量原本就不应该归档文件材料却按档案的方式进行管理，浪费了宝贵的人力物力等档案管理资源。

档案管理人员工作意识落后，工作态度消极，使得档案归档工作的业务掌握不熟练、不认真、不严格。

一
学等材料 ； 大学生科技活动材料， 包括大学生科研项 目、 科技 比赛活动等． 需要指出的是随着信息时代的 到来 ， 我们在收集纸制材料 、 影音材料 的同时， 也要
做 好 电子 材料 的收集 工作 ．
１ ２ 明确高 校科研 档案 的收集 时 间 ．
宝贵财富 ， 具有保存 、 开发 和利用价值 ， 随着科研在 高校 中地 位 的 ｔ 提升 ， 研 档案 的管 理 工作 也 就 ３益 科
保存价值的文字 、 图表 、 数据 、 影音、 证书等各种载体 形式的材料． 科研档案 收集工作的质量如何 ， 决定 了整个科研档案工作 的质量． 科研管理工作的范围 决定了高校科研档案的收集范围主要包括 ： 科研管 理工作的相关材料 ， 如科研规划 、 科研工作计划 、 总 结， 科研会议材料 ， 科研管理工作文件等 ； 学校学科
建设 、 地建设 、 基 科研 机构 建设 材料 ； 科研 项 目材料 ， 包 括项 目申报 、 项批准 、 立 开题 报告 、 中期 检查 、 结题
的科研获奖证书等． １３ 及 时发 现 和应 对 高 校 科研 档 案 收 集 工 作 中存 ．
在 的问题
目前 ， 高校 的项 目申报 、 励 申报都 是 通过科 研 奖
术著作和教 材， 科研获奖证 书等； 科研成果 转化材 料， 既包括科研成果转化成教学资源的材料 ， 也包括
科研 成果转 化成现 实生产 力 的材料 ； 术交 流 材料 ， 学 包括 学校 主办或 承 办 各级 各 类 学 术 会议 ， 内外 教 校 师 学术报告 、 专题讲 座 ， 师参 加学 术 会议 和外 出访 教
管理部门逐级上报 的， 目的审批也是通过科研管 项 理部 门逐级下达的， 以这些材料 收集起来相对容 所 易一些 ， 而且材料的质量、 完整性都 比较好． 难收集

积极 地加 强档案工作的宣传 教育 。只要 档案 工作 的宣传 教育到位 了、 教职工 的档案意识增 强了 ， 案的收集 、 档 管理才 能顺利开展 ， 档案的利用率才能提 高。高校档案 部门要充分
利用学校 内在 的资源 ， 对档 案工作进行 大力 宣传教 育 ， 如在 学校的新 闻中心 、 宣传部等宣传窗 口以文字 、 图片 、 频等方 视 式宣传 学校档案 管理 的重 要工作 和活动 ： 另一 方 面 ， 主动 向 校 展览部提供实物 和组织沿 革等编研材料 ． 使大 家充 分意识
档 案员来充 当而成的 ，而这 些兼职档 案员一 般都是身 兼数
职， 常常 出现分 身乏术的现象 。 不可能去接 受档 案专 业培 更 训 。在 缺乏 良好稳定 的档 案管理人员 的情况下 ， 档案管理工
具体管 、 各处室协管 的档案工作 网络 。按 照学校办学规模情 况， 配备数量合适的专 、 兼职档案 员。 ２档案工作人 员业务员水平直接影响着档案管 理工作 的 ） 质量 。所 以档案工作人员不仅要具备高度 的工作 责任心 、 良
到档案 的利用价值 ， 进一步提 高档案 的利用率 。 使得档 案工 作 在学校全体 师生心 中树立全新 的形象 。 随着 我国高等教育事业不 断深 化改革 ， 高校档案 管理工 作： 是高校 工作 的重要组成部分 。 以高校档 案管理工作必 须 所 要适应新形 势发展 的要求 ， 坚持科学发展观 ， 开拓 创新 ， 强 加 现代 化建设 ， 清档案管 理工作 中存在 的问题 ． 提 出针 对 认 并
Ｓ ｉｎ ｅ＆ Ｔｅ ｈ ００ ｙＶｉ ｏ ｃｅ ｃ ｃ ｎ １ｇ ｓ ｎ ｉ
２１ ０ ２年 ７月第 ２ 期 １
科 技 视 界
图书与档案

高校教学档案管理的几点思考 【摘 要】教学档案是衡量学校教学质量和管理的重要标志。加强教学档案的管理，对推进教学管理工作的科学化和制度化，具有重要的意义和价值。 【关键词】教学档案；管理；制度 高校教学档案记录着教学过程中的经验和教训，能够真实、有效地反映教学过程。在教学研究进展、教学方法改革、教学计划制定、修订与实施过程中，它是不可或缺的珍贵资料，具有极强的保存价值。 一、教学档案管理的意义 教学档案是衡量教学质量和教学管理水平的重要标识之一，加强教学档案的管理，对推进教学管理工作的科学化和制度化，具有重要的意义和价值。 （1）教学档案是教学活动和教学管理工作的具体体现，同时，它又反过来促进教学质量和教学管理水平的提高。在日常教学活动中，各种工作的不足和问题都会在相关的教学记录上有所体现，因此，分析、研究、总结这些教学记录上的内容，可以直接发现问题、解决问题，进而推动教学质量和教学管理水平的提升。 （2）作为教学工作情况的重要记录，教学档案记载了长期的教学活动情况、科研情况，以及教学管理工作中的经验和教训等，当教学活动或教学管理需要作出新的决策时，教学档案可以提供针对 性的参考和以往所总结出的各种经验，从而促进管理部门及时有效制定出符合本单位实际的相关决策。 （3）在教学评估过程中，教学档案是支撑教学评估工作最直接、最坚实的方面，教学档案的管理和利用水平直接反映了学校的办学水平和能力。在教学评估环节，专家主要通过查阅和阅读档案资料，尤其是教学档案的资料来掌握相关的具体情况，如果没有完整、真实和相应的教学档案，将无从佐证教学活动和管理的水平，从而缺乏说服力和实证性。因此，从教学评估的角度来看，教学档案的管理尤为重要。 综上所述，正确认识教学档案的重要作用，努力提升教学档案的管理水平，是当前高校建设和发展的必然。 二、高校教学档案的特点 教学档案是教学活动的客观反映和总结，故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点： （1）专业性、周期性 高校教学工作的开展大致分为学期制或学年制两种方式，这使得高校教学档案具有周期性的特点，高校教学管理一般由系部完成，因此，教学档案的归档、整理应按学期或学年构建，形成周期性的档案。高校因不同的学科专业要求会采用不同的人才培养方案，因此教学环节、教学活动、课程设置、教学计划等都符合不同专业的培养要求。这使得各院系的教学档案体现着不同学科及专业 的特点。 （2）内容广、形式多 高校教学档案主要包括上级主管部门下达的文件、学校培养目标、专业设置、教学改革的规定办法、教师教学教案、课件等，随着科学技术的发展、高科技的介入，档案的类别、形式多种多样。 （3）社会性、服务性 高校教学档案在记录教学活动的同时，为教学研究提供资料支撑，起到了促进作用，信息化时代的到来，使得高校教学档案利用对象突破校园范围，出现跨校、跨行业的局面，高校教学档案成为共享资源，越来越多地呈现出社会服务职能。 三、 高校教学档案管理中存在的问题 （1）教学档案管理混乱，不受重视 档案管理工作的兼任化使得档案管理岗位职责不明确，工作流于形式，疲于应付，突击进行档案收集整理的现象非常普遍。由于忽视了教学档案在教学管理工作中的重要作用与意义，使得学校领导对于教学档案管理的现状不明确，对教学档案管理重视程度不够。 （2）档案管理不规范，多缺漏、遗失现象 从教学档案的特点可以看出，其管理是一项复杂的工作，涉及范围广，工作量大，需要严格、规范、科学的管理方法。然而教学档案管理由于管理模式、重视程度、加之档案归档混乱和不完整， 严重影响了教学档案作用的发挥，为教学、管理、科研等工作留下隐患。 （3）档案管理工作信息化程度低 目前大部分的高校教学档案工作依然沿用传统的教学档案管理手段和方式，以纸质档案保管为主。而教学档案管理涉及的专业、课程、范围、内容等要求整体规划，因而给院校查阅资料、数据查找、资源共享等方面造成极大的不便。 四、加强教学档案管理工作的具体举措 （1）建立健全教学档案管理制度 科学的教学档案管理制度，对加强教学档案管理工作意义重大。具体来说，一方面要根据学校的相关规定和标准，并结合本院系的具体情况，制定相应的各项具体管理制度，如学院的教学档案管理实施细则等。另一方面，要确立档案管理人员的岗位管理制度，如档案的搜集、保管、利用等要有专人负责，明确工作人物和职责范围，做到责权明确。 （2）加强服务意识，配合教师积极做好归档查档工作 在教学档案管理的过程中，要积极配合教师做好归档、查档的工作。对于处在教学一线的教师来说，他们提供着教学档案的一手材料，这些材料直接反映教学情况，如让他们切实体会到归档的好处和价值，可以直接提升教学档案管理工作的有效性。 （3）提升教学档案管理人员的业务素质和能力 教学档案管理人员的业务素质和业务能力直接关系到教学档案管理工作的水平，因此，要尽可能采取多渠道、多层次、多形式的方法，对档案管理人员进行教学档案管理知识的相关培训，进而提升他们的业务水平，如案卷的整理、归档的内容和范围、编研的质量等。 （4）提高教学档案管理工作的现代化水平 随着高校教育事业的不断发展，原先旧的教学档案管理机制已不能适应当前教学档案管理工作的需要，甚至在某些方面制约了档案管理工作的进步和发展。在具体工作中，我们应当更新观念，逐步将先进的档案管理技术和档案管理设备引入到具体的教学档案管理工作中，从而实现教学档案管理的信息化。 总之，在高校的教育教学活动中，教学档案有着重要的作用。高校应充分注重教学档案管理工作的重要意义，提升教学档案管理的科学性和有效性，形成教学档案管理的先进科学模式，从而推动教育教学工作的开展。 参考文献： [1] 杨新萍.学校档案管理与利用. 山西档案，2009.s1. [2] 刘丹英，王晓娜.教学档案的管理与开发利用.兰台内外，2007.05. [3] 张晓莉；档案管理工作的现代化[j]. 中国科教期刊学会， 2005.12. [4] 陈鹏编写；《论档案利用与档案队伍建设的关系》；兰台世界 [j].2009.12（24）：26-27.