志愿者服务管理系统
解
决
方
案
马鞍山市金禾软件有限责任公司
二〇一三年十月
一、项目背景
城市建设的发展、城市精神的形成，都离不开广大志愿者的无私奉献。志愿服务活动培育了一种新的公共精神，在关注公共生活和负担起公共责任的同时，人们也获得了道德精神的升华、社会价值的实现以及自身的全面发展。大力推进志愿者服务，发挥志愿者群体的示范引领作用，是培育市民的社会责任感和公益精神，倡导“奉献、友爱、互助、进步”的志愿者精神，提升市民综合素质和城市文明程度的有效途径。在参与志愿工作的过程，志愿者除了可以发挥一技之长，培养自己的协作意识、协调能力和团队合作能力外，还可以磨练自己的意志，提高心理素质。志愿者服务为青年创造了一种良好的锻炼条件，开辟了一条成长成材的道路。
我们公司设计开发的社区网格化管理系统已基本实现了社区内人员（志愿者基础信息、受益者基础信息）信息、房屋、单位（门店、企业）信息等基础信息的有效管理，通过网格图即可实现人员定位、单位信息锁定。但系统的使用者只能局限于市级、区级部门、街道以及社区的工作人员，社会群众包括志愿者都未提供相关功能。
社区综合服务网作为社区信息访问门户，已涵盖了社区的方方面面生活内容。作为信息展现和应用的媒介，网站的功能拓展为网格化管理系统的基础数据应用提供了很好的处理方式，由网格化管理系统生产和管理志愿者信息、受益者信息、商家信息，且实现志愿者信息的前置录入和审核，受益者信息的查询和定位，商定信息的查询和显示，志愿者服务信息的跟踪和统计，志愿服务团队的设立和审核。
志愿者服务管理系统主要满足四方面的需求，分别是志愿者、受益者、管理者、商家。志愿者管理的需求是提供志愿者身份信息的登记和审核以及信息的查询；管理者的需求在于对志愿者的注册信息进行高效地管理，合理的调配志愿者，以减少工作量，提高工作效率；受益者的需求主要来自能够得到志愿者更快更好的服务。商家的需求在于通过为志愿者、受益者提供商家折扣服务，提升商家知名度、可信度，实现广告效应。
二、存在问题
志愿者信息管理在目前的管理中主要存在以下方面的问题：
1.随着志愿者注册数量的增加，不能准确及时地了解志愿者服务时间，给
活动项目的开展带来不便。
2.现在的管理方式是单向的，即志愿者只能被动的接受管理，对自己的信
息不能及时准确的掌握。
3.对于每次活动项目志愿者招募不能达到有效的宣传，使志愿者对活动项
目了解少，造成想参加活动但是不知道何时有活动。
4.在志愿者信息公布方面遇到很大的瓶颈，传统的信息公布方式只能是发
邮件及纸质材料，灵活性低。
5.在做时间认证时，利用手工需要几天时间才能统计出一张服务时间的报
表，活动项目多，参加人员多，易出错。
6.现在的管理不能达到志愿者及时查询自己的服务项目及时间等相关信
息。
7.网格化管理系统已经提供了志愿者和受益者的基础信息，但双方缺少信
息关联和沟通。网格化管理系统本身存在应用瓶颈，在社会群众参与方
面存在约束。
8.目前的信息管理中对于每个活动项目的宣传、报道、以及志愿者风采展
示等不能有效的进行。
面对如此现状，开发管理信息系统或志愿者管理服务模块，是改善志愿者信息管理的唯一方法。该系统不仅能提供最基本的志愿者信息管理、志愿者网上注册、服务项目发布、志愿者招募、志愿者服务时间查询、项目成果展示、受益者服务需求查询等功能，还能对服务时间数据进行统计分析，使志愿者信息的管理和决策科学化。同时也规范注册志愿者管理，提高志愿者的服务素质，方便志愿者之间的互相交流、沟通，能进行实时掌握和统一信息处理，及时将信息传递到管理层和决策层，做到活动项目信息发布、志愿者招募、活动信息反馈的全面集成和统一管理。
三、系统部署方案
平台依托已建设完成的马鞍山市社区网格化管理系统和社区综合服务网设计。社区网格化管理系统主要增加志愿者服务管理子系统，针对民政局、社区或区部门等组织单位机构提供志愿者管理、志愿服务项目管理、志愿服务指挥协调、志愿服务活动评价、志愿者培训测试、综合统计分析等业务的审核、审批、查询、统计分析、指挥协调、信息发布等功能。
社区综合服务网用户可通过网站查看志愿者服务活动公告、在线注册和报名等，实现与系统的交互。
志愿者服务管理系统部署框架图
四、功能模块
4.1志愿者管理
添加新建志愿者，通过志愿者身份证号在网格化系统中查询人口信息，若志愿者存在，则勾选为志愿者并补充该志愿者服务技能等个人信息，及志愿者服务记录，包括志愿服务内容、培训信息、表彰奖励信息、被投诉信息等；若不存在，则录入志愿者相关信息，管理员在后台添加志愿者相当于个人在网站前台注册。个人或团体也可以在网站前台报名注册。
编辑更新志愿者信息。管理员可以对已注册的志愿者的除用户名外的信息进行修改更新。
编辑发布志愿者注册条款。
志愿者查询，管理员可以根据多种条件对系统的志愿者进行搜索，可以将查询结果导出EXCEL。
4.2团队管理
新建团队，录入团队编号，所属区域等相关信息。
团队成员管理，增加/删除/修改团队的成员。
团队信息的编辑更新，删除，搜索查询，导出查询结果。
新增团队的审核。审核未通过的团队无效。
4.3服务类型管理
增加志愿者服务项目，录入服务类型名称，服务内容，1小时可兑换服务分值等内容。
修改或删除服务项目的相关内容。
4.4活动管理
增加新活动，录入活动名称，活动时间，联系人，承办协会，所属区域等信
息。
活动信息的编辑更新，删除，搜索查询，导出查询结果。
活动审批，新增的活动要经过组织单位进行审批。
4.5活动报名
志愿者可通过社区综合服务网的活动公告进行在线点击报名，也可通过移动终端的“志愿时”报名，或者电话和纸质材料申请报名，由组织单位进行审核，若志愿者缺席，则可适当扣除志愿者的爱心积分。
4.6培训管理
管理员可在系统中增加志愿服务及服务技能有关的培训内容，包括培训项目、组织者、培训日期、地点、学时、参加志愿者等。
4.7志愿者统计查询
按照各种条件对系统志愿者进行数量的分类统计，方便对系统志愿者人数等的管理：
❖按地区统计
❖按服务队统计
❖按技能统计
❖按服务意向统计
❖按行业统计
❖按职业统计
❖按文化程度统计
4.8志愿者爱心积分管理
系统记录该志愿者的编号，姓名等基础信息，以及参加的活动记录，表现情况，评分等信息。
