关于公共档案馆服务社会化的思考

要较大 的档案室进行存放 。档案信 息化主要借 无序状态 。 随着计算机技术的发展 ， 档案管理正 助于硬盘 、 光盘等存储介质来实现的 ， 这些存储 在逐步 由实体化管理向信息化管理发展。但 目 介质体积小 、 大， 容量 仅需要少量的消磁柜等专 前 大部分单 位 的电子文 件仍 处于无 序管 理状 用设备进行存放即可 。档案信息化在存储上 的 态。主要表现在对 于 自己单位通过网上发送的 优势是显而易见的。 文件仍实行双轨制 ， 即发送 电子文件 ， 纸质文件 ２ 维护优势 。 ． ２ 传统档案管理方式下 ， 每年 存档 ，对于从网上接收的其他单位的来文则只 都要组织人员集 中时 间对上年度的纸质资料进 存打 印出的纸质文 件。有的甚至因计算机系统 行分类 、 整理、 筛选 、 归档 ， 所耗费的时问和精力 的存储容量不够 ， 了接收新的电子文件 已开 为 是相 当巨大的。而档案信息化管理是将 电子文 始清除部分原有的电子文件 ，这样做完全破坏 档在文件办理结案后随时进行归档 ，或在某一 了档案信息的统一性 、 完整性 。由此可见 ， 电子 时问周期定 时统一归档 ，由文件形成部 门通过 文件的管理并不像纸质的管理那样规范。 网络传送给档案部门 ，并用电子数码签名封签 档案信息化建设中的管理人员素 质问题 。 室 普遍存在着人 员少 、 文化 素质 出了更新更高的要求 ， 档案管理由传统方式向 认证 ， 由档案工作人员接收登记 ， 由原则给 目前档 案馆 （ ） 按事 信息化管理转变已迫在眉捷 。 出档案分类号 ， 设定访问限制级别 ， 以便将来用 低 、 身体素质差 的现象 。 特别是档案室的档案管 档案 信息化 管理是顺应 电子信 息科技 发 户查找利用 ，既方便快捷又能保证归档率和完 理人员多数不是专职档案员 ，无暇顾及档案工 展 的产物 ， 是通过数字化技术 、 算机技术 、 计 网 整率。 作， 而且大多也 只停 留在手工操作水平上。 由于 络技术和远程通信技术等现代先进技术 的有机 电子档案的收集 、 存 、 保 维护 与利 ２ 利用优势。 ． ３ 在传统档案管理方式下 ， 查 对 电子文 件、 整合所构成的档案信息远程传输和社会共享 的 询、 阅档案都需要办理 繁琐 的手续 、 借 经过复杂 用接触太少 ， 档案管理人员能熟练使用微 机的 完整服务体系。如何认清当前档案信 息化管理 的程 序到档案室进行 ； 档案 的检索主要依 靠人 为数不多 ，能承担程序设计和数据维护的更是 的现状 ，从而更好地提 出加快推行档案信息化 工查 询卡片实现 ， 给档案利用带来诸多不便 。 档 少之又少， 致使档案信息化程度仍然很低 ， 档案 管理建设工作 ， 了如下思考。 做 案信息化管理在对电子文件归档的同时进 行主 资源中蕴藏 的丰富信息还没有得到充分挖 掘和 ｌ传统档案管理 的缺陷 题 词标 引、 著录 ， 如有 需要 可以编制多角度 、 全 利用 ， 能满足经济建设和社会发展 Ｅ 增长 不 ｔ 益 传统的档案数 据库中分类 信息复杂 ， 需靠 方位 的检索工具 ， 方便检索查询信息。 利用者只 的需要 。 手工查询纸张原件 ， 响应速度慢。 由于档案量巨 须提供文件分类号或 主题词即可获得相应 的文 ４促进档案信息化管理的途径 大， 当需要 查询 档案时 ， 需花费几个小 时 ， 甚至 件和相关的上下级行文及附件 ，从而大大减轻 档案信 息化建设是 一项 需要运用 多种 学 天的时间在档案室查找。耗 时、 耗力 。 档案工作人员的劳动强度 ， 缩短查询时间 ， 高 科知识 、 提 多专业 配合、 多部门协作 、 多环节配套 档案需要 长期保 存， 为避 免可能造成的文 工作效率。 此外 ， 信息化档案可 以通过复制并 存 的复杂 系统工程。因此 ， 我们还 从多方 面努力 ， 档纸张受潮 、 虫蚀以及火灾 等灾害 ， 需要不断优 储于不同介质之 中， 利用者只要获得允许 ， 可 做很多实际工作 ，从而叉好 又快地 推动档 案信 就 化存储环境 ，每年大量投入文档的保管经费已 以随时随地调出查阅所需的档案信息 。 息化建设步伐 ，使其 与社会信息化建设协 调发 在所难免 ， 且传统文档缺乏备份 ， 如若丢失不可 ３档案信息化管理的现状及不 足 展。 复原， 失极大。 损 在档案 信息化管 理建 设的进 程中 ， 经过一 第一 ， 加快意识 和观念 的转变。档案工作 反复 查 阅档 案不可避 免会造成 原件受 损 段时间的建设 ，档案信息化管 理工作取得 了一 者必须强化信息意识和信息观念，变静 态档案 或遗失 ，给文档的保管与利用带来管理上的困 定的成绩， 但一定程度上 ， 在主观和客观两方面 信息为动态信息 ， 搞好信 息资源 的开发和 利用 。 扰。 在已认知 的低档平板扫描仪 录入的方式下 ， 都存在一定 的问题 ： 尽管传统档案管理将存在相 当一段 时间，但档 大 量文 档的电子化进程是不可想 象和解决 的 ， 档案信息化建设观念 相对落后 。 国相 当 案管理者不能因此而 轻视档 案的数字化 、 自 我 动 且大量电子化文档如何管理 、 查阅 、 用有待全 部分领导 的档案意识 淡薄 ， 应 认为档案无足轻 化 、 网络化建设。 而应积极寻求新形 势下档案管 面解决。信息化是 当今世界经济和社会 发展 的 重 ， 没有多大用途。因此 ， 档案事业难 以得到应 理的新方式 ， 设法改 变条件 ， 着力构建档案信息 大趋势。计算 机技术 的快速发展使我们 步人 了 有的重视 ， 造成档案事业 的先天不足 ， 经费投入 化平台 。 个信息化的时代 ， 无论是从政治、 经济 、 文化 、 得 不到保证 。 同时 ， 档案工作者对档案信息化意 第二 ， 加快档案信息化基础设施 建设 。常 科技、军 事等多个领域还是到人类生活 的各个 识不够 ， 缺少服务意识 ， 档案信息化建设过程 中 言道 ：工欲善其事， “ 必先利其器 。没有计算机 ， ” 角落 ， 信息技术无不显示其独特的魅力 ， 成为现 非积极投入及非规范行为 ，最终会造成档案信 或者说有了计算 机而没有进入 网络 ，档案信息 代社会和现代生活不可缺少的工具 。 以说 ， 可 现 息化建设的延缓 ， 造成档案信息交流的障碍 ， 影 化管理只能 是一句空话 。随着档案信息量的剧 代信 息技术成为实现科学开发档案信息资源的 响档案信息化建设 目 的实现 。 标 增 ，人们需要采用先进的计算机技术实现档案 关键条件 。 档案信 息化建设 的基础设施相对薄弱 。 档 全方位 、 多层次 、 多功能 的现代 化管理 。 尤其是 ２档案信息化管理的优势 案信息化建设必须具备一定的硬件条件 ，如要 使用多媒体技术 ，传统的纸质载体 的档案材料 纸张发 明以来 ， 纸质档案逐 步取代 其他 材 配备计算机 ， 建立局域网 ， 需要 大容量 的服务 转化为全文 、 图 、 全 全声的光 盘储 存 ， 并实 现全 料成为档案的主要载体 。随着办公 自动化的不 器 ，建立数据库等 ；开发研制档 案管理专用 软 屏幕 自动检索 。 所以 ， 计算机及其配套设施必须 断深入 ， 电子文档将 逐步取代纸质文档 ， 成为档 件 ， 加强网络 日 常管理与维护等 ， 这些都需要 大 跟上 ， 足档案管理信息化的起码要求 。 以满 案资料的主体。档案信息化管理具有传 统管理 量的资金投入 。 前档案管理机构吃财政饭 ， 目 没 第 三 ， 开发和利用现有信息 资源。在 加快 首先要克服“ 的思想 。 等” 不能因为档 方式不可 比拟的优 势 ， 也将会逐步成为档案管 有能力通过提供社会化服务增加适 当收入 。一 这一方 面， 理 的主要方式。 旦国家未能投入 ，档案信息化建设再好 的蓝 图 案管理要实现信息化便将现在的所有 档案材料 ２ 存储优势 。传统档案管理是对纸质 资 也 难 以实 现 。 ． １ 藏于“ 死库 ”抛弃 不用 ， ， 一切 从“ 开始 ， 要 零” 而 料进行分类 、 整理 、 筛选 、 归档的 ， 数量庞大 ， 需 档案信息 化建设 中的 电子 文件管 理处 于 重视其继承性 ， 要对现有的 （ 下转 ３７页 ） １

照片要求 ， 包括图片构 图位置 、 摄对象 拍
特征、 相幅大小、 验收要求等。 其次， 档案 部门要统一操作与验 收标准， 加强项 目档 案专业操作 培训 ， 从观 念 和标准上促 进 承包者明确外包项 目的操作 技能。 第三 ， 要建立健全和执行外包审查与审批制度。 档 案部门不仅需要加强对 外包服务监督 指导， 而且重点要求档案部门人员和外包 人员认真执行档案服务审查与审批制度， 确保档案安全。 四， 第 建立外包项 目评审 机制，召开监督小组 或专家评审会议 ， 确 保 承包者按照标准施工， 按照审批制度开 展 业务， 向社会向群众提供更好更多更高 的服务品质。 三是加强档案社会宣传， 促进档案外 包服务 的开放性。 对社会和基层来讲， 档 案服务外包的认知程度 ， 仍然参差不齐。 档案部门应当持之 以恒加强与社会互动，
个 相 关部 门参 与 ， 编 研 成 果 真正 成 为 公 使
社会专业 人员 ， 加地 区声像 档案拍 摄 参 制作专题 培训， 推介档案服务 的目的与需 求， 建立起 区内档案社会服务人员网络。 经过培训与挑选， 区档案馆采用外包合同 和 长期特约 拍摄 协议 的方 式 ， 委托合格 的地 区声像制作公司， 负责 区内各镇 、 街
迅速 ， 空间 巨大。 开展档 案服务外包 ， 是 创 建档案服务 新优 势和提高档 案部门服
务能力的手段。 首先，“ 档案库房管理、 档 案整理 与验 收 ， 以及史料 编研 与查 阅利 用” 等操作 事务， 需要 推 向社 会， 引进社
２６ 巾国档寨 ２１ ７ ０ ０．
档 案库房 管理 ， 办理 档案 验收与查 阅利 ； 责区内声像档案拍摄制作事务。 区档案馆 用， 实现档 案事务社 会化操作。 针对 馆内人力有限的现状 ， 召集本地 区熟

资源的深度和广度 ，并使档案 信息最大限度地回归社会 、服
务 社 会 ，为 社 会 民众 所 获 知 和
利用 ，从而实现其价值。具体 到 档 案 部 门 的档 案 信 息 开 发 工
作 ，笔 者 认 为 ，现 有 的档 案 信 息 编研 工作 与档 案信 息 社 会化
服务还有一 定的距离 ，档 案编 研部 门必须树立起服务社 会大
动爆发９ 周年之际，《 ０ 北京档案史 料》编
辑 部 与 北 京 青 年 报 共 同 策 划 ， 以北 京
市档案馆馆藏五四档案史料为依托， 组织
本馆档案编研人员撰写文章， （Ｉ 在 Ｃｌ ￣ 京青 年报》 上成功推 出 “ 五四之光——档案解
读 ”系列 专 题 ， 引起 了 社 会 公众 的广 泛 关
的关 注 。 四档 案 解 读 专 题 选 在 ４ 份 推 五 月 出， 是 公 众 对 五 四的 关 注 度 逐 步 提 高 而 恰 其他 媒体 的隆 重报道 还 未推 出之 时， 不 仅 正 合 时 宜 ， 且 抢 占了先 机 ， 得 了社 而 赢 会 公众 的广 泛 关注 。
为６ ０ 余字， 月ｌ 日至４ ８ ００ 从４ ３ 月１ 日连续 在
ｑ Ｙ？ 互依存， ￣－ Ｈ 使得信息的传递迅速而广 ｉ 泛， 尤其是热 点信息的传播速度 、 广度 及
皆 知 的 奇 效 。 其 中 网 络 传 播 发 挥 的 作 这 用 尤 大 ， 民不 再 单 纯 是 信 息 的 接 受 者， 网
关 注档 案 馆 。 文 章 刊 登 后 ， 德 珩 的女 ｊ 影 响 力 都 极 其惊 人 ， 时 间就 能 达 到 天 下 当 许 一
以满足广大民众的需求。 在今后的工作中， ｉ 笔者认为还有以下两点需要引起重视： 首先 ， 档案 机 构在 向社会 公众传 递

次， 这无疑是中国档 案工作重要 的观念拓展 。 二、 档案馆服务 民生的 策略 ２０ ０ ７年 １ ２月 ， 国家档 案局印发 的《 关于加强 民生档案工 作 的意见》 强调 ， 要努力建 立覆 盖 人民群众 的档 案资源体 系 ， 确保 民生档案齐全完整 ；要着 力建立服务人 民群众的档案利 用体系 ， 确保民生档案造 福民生。 对 于信息服务业而言 ， “ 谁拥 有用户谁就拥有发展前景 ，档 案馆 以其具有特殊重要价值 的
主体 的变化和档案工作服务对 象扩 展的必然性 ， 是政治 民主 、
社 会 进 步 的重 要 表 现 。 一直 以来 ， 案 馆 处 于 深 宫 大 院 之 中 ， 档
服务 民生 策 略
关键词 ： 案馆பைடு நூலகம்档
会——文化档案概念 的变化 。 ③ ” 自改革开放 以来 ， 我国的档案 事业经 历着从 “ 国家模式 ” 社会模 式” 向“ 过渡 的巨大变革 ， 档 案现在是 “ 民治 、 民有 、 民享” 是 为人 民服务 的 ， ， 不再 只是统治 阶级 的专属 品。 在普通 民众看来 ， 档案为他们提供 “ 根源感 、 身 份感 、 地方感和集体记忆。” 统的“ 传 国家档案 观” 已经成 为档 案馆服务 民生 的一大思想 障碍 ，社会档案观 ”已悄悄成为 主 “
脉 相 承 的 。 在第 十 六 届 国 际 档 案大 会 上 ， 国家 档 案 局 局 长杨 冬
权发表演讲 ， 明确了我国档案服务方 向的新选择 ， 即服务民生。
然而 ， 现代 档案工作 者为社会精心保存 的档案 ， 却很少 引
起 民众的关注。“ 档案这种记录信息 的最古老而持久的形式 ， 虽
累积 了大量 的 经验 ， 因为 它 具备 服 务 民 生 的理 论 基 础 。 案 更 档

是电脑的智能化水平将 进一 步提高 ， 档案 的 自动著录标引 、 自
案部门由后台走 向前台 ， 成为电子文件 、 电子档案收集 、 存储 、 管理的基地 ， 为信息资源整合 、 成 配送 、 利用 的基地 ， 成为事实
上的电子文件管理中心 ，从而真正实现信息资源的全 区域 、 全 时段 的共享 ， 真正发挥出档案的利用效能。 要实现这一 目的 ， 必 须在以下方面作出努力 ： 一是构建功能齐全 、 资源丰 富的数据 库。二是做好网络平台及应用系统的建设 。由于部分医疗档案
（ 加大资金投入 ， 四） 完善档案管理设施设备
县级医疗机构在加大硬件设施资金投入的ｆ时 ， 司 要适 当考 虑加大对档案管理工作的资金投人 ， 以完善档案管理的硬件设 施。今年是全国医疗基层基础建设年 ， 不少医院正在新建或改 造房物 ， 我们应抓住这一契机 ， 在建造 门诊楼 、 住院楼 、 改善 医 疗条件时 ， 立足长远做好档案库房的设计 ， 预先考虑好库房 面
信息社会档案馆公共服务功能的拓展
一 曲靖 师范学 院档 案馆
摘 要 ： 文针 对信 息 化 社 会 中档 案 馆 开展 公 共 服 务 存 本
杨
敏
络 化 和 个 性化 的方 向迈 进 ， 主要 表 现 在 ：
在的 问题 、 面临 的发展 与 变化等进 行分析 ， 讨拓展 档案信 探
息 服 务 功 能 的 具体 措 施 。 关键词 ： 案馆 档 公共服务 功 能拓展
息、 知识 ） 的提供和集成 。 正如毕马威公司（ＭＫ 知识管理副 Ｐ Ｇ） 主任塞里 ・ 休斯（ ｅｉ Ｃｒ Ｈｕｈｓ所言 ：知识 管理舞台正越来越 ｇｅ ） “
方式 以及管理观念 的变革。这些变革使得档案馆传统 的服务

、 化 、
２ ］历史记忆功能
２ ． ３社会教育功 能 信息 技术为主要标 志的科技进步 日新月 异，知识经 济初见端倪 ， 使全球经济 、社会 促 的发展 至人 们生活方式不 断发生重大 变革， 为适应世界 湖流，碰接新 的挑战 ， 把我 目经济 建 设的推动 力转移到依靠科 技进步和提 高劳动 者 素质的轨道 上来，档案馆 应当承担起传 播科 学文化知识 ， 高公民科学文化 素质的重任 。 提
策 、 散 、 术 社
ｔ 十 ｉ
所谓 “ 历史 记忆功能”即具 有记载历史 、
保存历 史记录的功 能 从整个人 类文明的进步
进 ７ 究 考 ，提 Ｔ融 管 十 ｇ
镕 社 自一 勺 ， 新 目
而言 ，档案是人类 文明在有记载 的领域所达到 的程度 的 种反 映和记录。园此 ，档案是 “ 人
应做到 从纵向而言 ．要尽可能 延伸档案所涉
及的时 间跨度 ． 不但应 该有现代 的 案和近代 档 的档案 ，甚至还应该 有古代的档 案，从横向而 言 ． 应尽可能拓展挡 索所涉及 的领域的广度 则 和深度 ， 其能完整地记 录和反映历史 ａ 使 ２２ ． 资政 决策功能 档 案馆为资政决 策服务 ， 也是社会设立 这 档案馆 的 个 很重 要的原 困。 为了使 人们的 各项活动 能顺利地进行 ，国家机器得 以正常的 运转 ， 会的组织和领 导者都将不 断地调整有 社
关的方针 、政策 ， 以使社 会朝着预期 的目标向
前发展 。对社会化大生 产带来的社会 活动的根
新 时期档案馆社会功能再认识
Ｒ ｈｉｋｎｇ ｅｔ ｎ ｉ ａｂｏｕｔｔ Ｓ ｈｅ ｏｃｉ ｕｎｃｔ ｓｏｆ ａｌ Ｆ ｉ ｏｎ Ｎｅｗ ｉ ｅｓＡｒ ｖｅｓ Ｔｍ ｃｈｉ

２ ．高校 档案工作 的快速 发展是档案信息服务社 会化 的 内在动力。美国数学家维纳 曾明确指 出， 息的价值 在于传 信
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务， 一是不仅要提供一次档案信息 ， 还要提供各 类二次、 三次
文 献 。 据 馆 藏 资 源 的 实 际 ， 对 社 会 的 需 求 ， 过 整 合 加 工 根 针 经
随着 社会的发展和 现代信息、 网络和虚拟技 术在档 案工 作 中的运用 ， 档案馆 的本体功 能在 内涵扩展 的同时走外延拓 展 之路 ， 实现 保管主 体的 分层 次化和 多元 化 同时保 管客体 （ 对象） 始由传统 的“ 开 实存 ” 形式向现在的“ 实存 ” 虚拟 ” 与“ 形 式并 存方向发展。档 案馆 本体功能的发展 ， 必然推进档案 也
３充分利用网络提供社会化服务。 ． 建立信息网络平 台， 开 展档案 网上服务， 实现档案馆馆藏 资源的共享 ， 是实现档 案馆 服务社会化 的重要途径。高校档案馆 应积极采用现代计算机 技术和通信 手段 ， 建设 内容丰 富、 功能齐 全、 充满个性化 的网 站。网站建设过程 中， 应更多地 为访 问者考虑 ， 真正做 到以人 为本。利用服务手段要与时俱进 ， 完善档案数字化建设 ， 扩大
供针对性服务。 这样 ， 通过 自身特 色化建设 ， 使馆 藏信息资源
更为丰富 ， 为进 行 社 会 化 服 务 提 供 信 息 保 障 。
参 考文 献 ：
【 冯惠玲 ， １ 】 张辑哲 ． 档案 学概论 ［ ． Ｍ】 北京 ： 中国人 民大 学
出版 社 ， ０ １４ －４ ． ２ ０ ．６ ７
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索 探 务
高校档案馆社会化服务功能刍议 ＊