三、人员设定:
(一)行政后勤部:总监1人,行政文秘1人,人力资源1人,采购1人,司机3人,维修1人,共8人。
(二)财务部:总监1人,会计1人,出纳1人,统计核算1人,收银员15人(新开店每店2人),共19人。
(三)营销部:总监1人,经理3人(店面管理每人8家店)
建设店:店长1人,副店长2人,服务员8人,共11人。
清石店:店长1人,副店长1人,服务员2人,共4人。
建宁店:店长1人,服务员2人,共3人。
钻石店:店长1人,服务员2人,共3人。
荷塘店:店长1人,副店长1人,服务员2人,共4人。
红旗店:店长1人,副店长1人,服务员2人,共4人。
株百店:店长1人,副店长1人,服务员2人,共4人。
响石店:店长1人,副店长1人,服务员2人,共4人。
天元店:2人。
广缘店:1人。
高科店:1人。
株百店:4人。
共计:49人。
(四)生产部:部长1人,副部长2人,仓管3人,门卫2人,卫生员3人,送货员2人,共13人。
配料班:领班1人,员工2人,共3人。
蛋糕班:领班1人,副领班1人,员工10人,共12人。
面包班:领班1人,副领班1人,员工12人,共14人。
西点班:领班1人,副领班1人,员工8人,共10人。
裱花班:领班1人,副领班1人,员工13人,共15人。(总店2人,株百1人,红旗店+荷塘店1人,钻石店+建宁店1人,清石店1人,响石店1人,工厂8人)。
烘烤班:领班1人,副领班1人,员工5人,共7人。
现烤人员:总店2人,清石店1人,荷塘店1人,建宁店1人,钻石店1人,响石店1人,共7人。
包装班:领班1人,副领班1人,员工8人, 其中发货员3人,共10人。
共91人。
全公司合计:167人。
四、工作流程及规定
(一)行政部
上班时间:夏季8:00——12:00,14:00——17:30
冬季8:30——12:00,13:00——17:00
每周休星期天
部长工作:
1、各职能部门的关系协调。
2、建立各项规章制度并检查实施情况,促进各项工作规范化管理。
3、负责公司资料、信息管理以及宣传报道工作,沟通内外联系与上下联系。
4、公司会议组织。
5、员工入职、离职过程中与行政相关的手续审核签字。
6、员工福利制度的制定,并批准后实施。
7、福利制度的研究、修订、改进等事项。
8、福利工作总结、分析与改进。
9、退休、抚恤制度的制定及办理。
10、发文制作及行文程序的拟定与实施。
11、公司公共关系维护与改善工作,内外关系。
12、行政稽查。
13、行政开支预算的编制。
14、行政开支成本控制。
15、车辆管理。
16、灾害及其她突发事件处理。
17、公司采购管理。
18、公司报刊、黑板报管理。
19、其她相关职责。
20、设备管理,设备购置核实、批准。
行政部文秘:
1、电话接听,传真发送,传达工作。
2、电话管理,长途电话必须登记,各办公室电话每月核算不能超标。
3、外来人员接待工作,凡外来人员找人先到办公室登记,请示后再带到各部门,接待必须热情,并上白开水一
杯。
4、证件管理。
5、合同管理,销售合同审核呈报财务总监、总经理盖章后一式三份,一份留存根,一份交财务部,一份交业务员,
并将合同除价格外的内容复写给生产部;采购合同,收到后复印一份交财务部,财务部负责付款,一份交采购部催货,一份交仓库负责验收及入库。
6、复印打字。
7、广告策划、节目活动策划,提前一个月组织生产部、销售部协商拟定,广告须在节日前10天张贴。活动结
束后,到生产部、销售部收总结报告,交财务总监及总经理。
8、包装设计。
9、店面布置。
10、店面装修设计与监督工作,完工时间监督、进程跟踪。
11、办公用品管理。
12、行政文秘日常工作流程:
提前到达上班地点→负责本人及领导办公场所卫生清洁→领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放→分拆信件,分送报纸→领导到达时提示领导本日日程,汇报有关事项,询问领导本日日程→督办主要事项,急事急办→进行行政事事务工作→接听电话、接待来宾、资料整理、打印复印、来往文件并记录、并校对,收发传真、处理催办、呼叫服务→领导临时交办的其她任务→下班时间向领导征询需办理事项→检查文件、电器、电源情况后下班
13、网络的设计、维护及建立。
三、人力资源管理
1、员工考勤、出勤统计,报表、分析等。
2、员工暂住证、就业证等事项办理。
3、福利事项的办理。
4、厂区、宿舍财产及员工安全的保障。
5、清洁卫生管理维护、检查。
6、宿舍管理。
7、宿舍水电管理。
8、会议记录、会议组织、会议计划及安排。
9、写文稿。
10、证件办理及年审。
11、人员招聘,合同签定,合同管理。
12、人员培训,员工调动,员工辞职等手续办理。
13、工资造表。
14、员工晋升管理,加级管理。
15、员工奖罚管理,员工考核管理。
16、员工档案管理。
17、设备管理及督办。
采送员:
1、根据原料库计划及时申报采购。
2、库存必须保证在五天以上,即下批原料到货必须五天之前。
3、临时性送货。
4、送货员休息时抵班。
5、行政总监临时交给的工作。
6、设备维护、维修的联系及督办,设备的转运。
7、每月到长沙等市场进行调查,并于每月10日之前上交调查报告至总经理或财务总监。
行政部工作流程管理
1、考勤
全公司实行指纹打卡考勤制,下班未打卡则视为早退,外出办事须部门负责人及行政部签字,各部门排班表在上月底交到行政部,行政部不定时抽查,不在岗原因不明者,扣发当日工资的50%,生产部为指纹门卡,其她为一般考勤。请假严格按公司制度,本人填写请假申请单→部门负责人批准→行政部总监签字同意→总经理签字→行政部人力资源经理备案保存。先试行部门:生产部、公司办公室、建设店、荷塘店。红旗店、清石店、营销人员者在外办事必须在有关店面指纹考勤,公司指派到店面办事人员也必须在店面考勤。
①工作时间的设定
1)总部人员上班时间周1一周6,夏季8:30—17:30,冬季8:30—17:00。工厂及服务人员主管协调各员工于每月25日前排定下月各周轮休人员。
2)每日上、下班,员工必须打出勤卡,不得有代人打卡的欺骗行为。如有代人打卡者,不论代打者与被代打者,都以开除作为处理。
3)员工应按规定时间上、下班,如未遵守者以下列规定处理:
A.上班时间后到班者,视为迟到一次,每次扣款10元。一个月迟到超过一次者不算全勤。迟到超过五分钟后,每分钟扣1元。每次超过60分钟者,作为旷工半日。
B.下班时间提前擅离工作岗位者视为早退,以旷工半日论处。
4)员工上下班忘打卡处理:
A.员工因故或疏忽未打卡者,每次计迟到一次(以此类推),且应在三天内亲自向单位主管说明原因,并经单位主管签证后补办出勤,否则逾时未办者,以旷工论处;
B.员工上班忘打考勤卡者,应即向主管签证或更正,以补办出勤;
C.未办理补卡签证者,以旷工半日计,但其未打卡就是因外出处理公务者,应说明原因,并经主管签证后办理补卡;
D.打卡者若因打错栏,应亲自交主管签字注明更正,否则逾时未办者,根据上述规定处理;
E.员工因公务而未及打卡,在公务结束后2天内,亲自持卡呈单位主管签注,以补办出勤。逾时未补签注,按第一项规定办理;
F.因停电或其她原因致打卡失灵或故障,不必打卡,但请务必于当日交由人事单位签注,否则也按旷工论处;
G.上班后,员工如因公必须离开办公处所,均须事先取得主管同意后打卡,始得离开,否则以擅自离岗论处;
