1.0目的
为保障公司文件管理工作制度化、规范化，确保各相关部门及场所使用的文件均为有效受控版本，特制定本制度。
2.0适用范围
2.1外来文件（上级公司及同级单位来文）；
2.2公司内部公文（包括公告和通知）、管理制度、作业标准等；
2.3文件的形式包括纸质和非纸质，如网络、软盘、光盘等数码性存储载体；
2.4受控和非受控文件，受控文件有“受控”印章。
3.0职责
3.1公司总经办文控中心是文件控制的归口管理部门，负责外来文件、管理制度、
作业标准文件的发放、回收、销毁、归档等，编制《受控文件清单》和《记录
清单》；
3.2总经办文控中心负责各部门公文（包括公告和通知）统一编号，发放、回收、
销毁、归档等工作由各起草部门负责；
3.3采购部负责商品采购合同的归档、保管工作；销售部负责商品报价单及销售合
同的归档、保管工作；其他行政类合同由总经办负责归档、保管；
3.4各部门负责所属业务范围相关文件/记录的拟定；
3.5总经理或授权部门负责人批准发布；
3.6各部门负责制定本部门记录的格式、收集、编目、保管期限和处置；
3.7填写记录人员对记录的真实性、完整性负责。
4.0定义
4.1公文（包括公告和通知）：其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时
使用的文件。公文具有庄重性、广泛性和周知性特点；
4.2管理制度：为达到公司管理目标，而明确制定的指导性文件，以达到统一思想、
统一方法和统一行动的目的；
4.3作业标准：指保证在岗人员完成岗位要求的规定，即为规范作业人员的操作而
制定的，对各项工作制定的操作程序和规范化规定；
4.4表格：是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式。它由一行（列）
或多行（列）单元格组成，以便快速引用和分析。能够清晰简明地传递所需要
表达的信息；
4.5保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的
公文、制度等文件，均属于保密文件；
4.6非保密文件：属相对性概念。公司内部，以各类文件形式公开发布的公文、制
度及相关表格等，均属于非保密文件。相对于外部，公司内所有非保密文件均为保密文件。
5.0文件格式及标准
5.1公文（包括公告和通知）
5.1.1标题：二号微软雅黑，加粗；
5.1.2司标：文件右上角；
5.1.3文件号：文件编号及发文日期，黑体五号，靠右对齐；
5.1.4文件编码原则：
╳—╳╳╳╳—╳╳╳
流水号（3位数字）
自然年（如2011）
职能代码（见附件1，表1）
编号中英文及数字采用五号Calibri字体。
5.1.5公文摘要部分格式：
收文：
发文：
抄送：
主题：
四号黑体；
5.1.6正文：小四号宋体，正文中的英文及数字采用小四号Calibri字体；
5.1.7页边距：上、下、左、右均2.5cm；
5.1.8段落：1.25倍行距；段前、段后0cm；
5.1.9标点采用全角符号，装订左侧。
5.2管理制度
5.2.1标题格式：
5.2.1.1司标：文件左上角
5.2.1.2文件名称：三号宋体，加粗；上下左右居中；
5.2.1.3文件号：文件编号及版本号填写在标题框中；
5.2.1.4编码原则：
╳—╳—╳╳╳
流水号（3位）
职能代码（见附件1，表1）
文件级代码（见附件1，表2）
编号中英文及数字采用五号Calibri字体；
5.2.1.5版本：用A、B……表示，五号Calibri字体；
5.2.1.6修改状态：00、01……，五号Calibri字体。
5.2.2段落标题：宋体小四字体，加粗；
5.2.3段落序号：
一级：1.0、2.0……..；
二级：一级段落号+流水号，如：1.1、1.2；2.1、2.2……..；
三级：二级段落号+流水号，如：1.1.1、1.1.2；2.1.1、2.1.2……..；
四级：三级段落号+流水号，如：1.1.1.1；2.1.1.2……..；
5.2.4正文：宋体小四号，正文中的英文及数字采用小四号Calibri字体；
5.2.5页边距：上、下、左、右均2.5cm；
5.2.6段落：1.25倍行距；段前、段后0；
5.2.7页眉和页脚：
5.2.7.1页眉格式：司标，靠左对齐；“内部资料不得外传”，宋体五号，
靠右对齐。
5.2.7.2页脚格式：文件名称、文件编号及版本左对齐，斜体小五号字，
Page（页码）of（总页数），靠右对齐。字母及数字使用Calibri
字体小五号；
5.2.8标点采用全角符号，装订左侧。
5.3表格
5.3.1页眉格式：司标，靠左对齐；
5.3.2表格名称：四号宋体，加粗，左右居中；
5.3.3文件号：表格编号及版本号，右对齐；
5.3.4表格编码原则：
╳╳—╳╳—╳╳/╳
表单版本号（A、B、C…）/修改次
流水号（2位数字）
所属文件编号
编号中英文及数字采用五号Calibri字体；
5.3.5版本：用A、B……表示，五号Calibri字体；
5.3.6修改状态：00、01……，五号Calibri字体；
5.3.7表格栏目字段：宋体五号字，英文及数字采用五号Calibri字体；
5.3.8行高：0.8cm；
5.3.9页边距：上左右2cm，下边距视表格布局而定；
5.3.10段落：单倍行距；
5.3.11横式表格指定宽度26cm，竖式表格指定宽度17cm；
5.3.12表格左右居中，装订左侧。
