7.5.1.3报纸的发行控制程序
- 格式：doc
- 大小：171.50 KB
- 文档页数：14
辽宁升学指导传媒有限公司
7.5.1.3 报纸的发行控制程序 章节号 SXZD·CX-7.5.1.3
版次/改次 A/0
页 次 1 /14
1 目的
通过对发行过程的控制，确保产品销售，满足市场的需要，增强顾客满意。
2 范围
本程序适用于公司对发行的各个过程的控制。
3 职责
3.1 总经理：负责对报纸的发行过程的指导与控制。
3.2常务副总经理：负责日常管理工作，协助总经理制订部门工作计划和管理细则，安排本部门工作，制定年度销售、推广计划和销售利润等计划，监督计划的实施，分析解决销售过程中存在问题并及时调整销售策略和手段。
3.3 省内、外发行部：根据销售计划，进行市场调查，做好所属区域产品销售、服务工作，解决销售过程中出现的问题，并确保应收款按时回笼。
3.4客户服务部:根据代理协议要求及省内、外发行部提供的信息，建立客户档案；要严格按照部门管理规定作业，及时下达发报清单并组织发报，全面协调解决发行过程中的问题，做好结算工作。
3.5订单分拣部:根据客户服务部发报通知，进行分拣作业，确保分拣准确及时，要严格按照操作规程做好与送货员的交接、验收工作。
3.6物流配送部：严格按照部门管理规定作业，根据订单信息，及时检斤作业，按客户要求时间、路线将货物发送到站。
4 程序
4.1发行业务控制流程图：
辽宁升学指导传媒有限公司
7.5.1.3 报纸的发行控制程序 章节号 SXZD·CX-7.5.1.3
版次/改次 A/0
页 次 2 /14
4.2 发行过程的控制
发行过程控制是一项系统工程，所有部门应协调一致，完成以下控制工作。
4.2.1 人员资格控制
1）与产品质量有关的人员应符合任职条件；
2）从事关健过程和待殊岗位人员必须培训考核合格上岗。 订单 要数汇总表
印厂 库房 发货单 货运站 发行局
订户
发货应收款 客户汇款单
减账单
订单应收款 退货入库 出库 审核通过
入库
订单开票请求
汇总统计 领导决策 结算管理
汇款开票 平帐结算单
应收款和催款单
票据管理 赠品和样品
票据内容表
开票信息表 发运管理
生产派工和销售业绩
生产派工
销售计划和业绩 统计分析
各种报表 辽宁升学指导传媒有限公司
7.5.1.3 报纸的发行控制程序 章节号 SXZD·CX-7.5.1.3
版次/改次 A/0
页 次 3/14
4.2.2 省内、外发行部控制
省内、外发行部是发行控制过程主控部门，根据销售计划，进行市场调查，做好所属区域产品推广、销售、服务工作，解决销售过程中出现的问题，并确保应收款按时回笼。
1）市场调研与推广
区域经理进行市场调查，寻找适合本单位的客户，并了解该市场客
户的特点和要求，确定市场定位；区域经理根据本区域客户特点，同行业情况，作好市场分析，做好产品推广计划。
2）制定并执行销售政策和市场营销计划
〈1〉年初，省内、外发行部根据上年经营与目前市场情况，制定销售政策、年度销售计划，报总经理、常务副总经理审核、修改确定。
年度销售计划内容：
a）本年度营销业绩回顾；
b）年度的市场分析及主要竞争对手概述；
c）年度销售收入预算， 年度日常营销费用预算。
d）年度营销行动计划及部门人员配臵；
e）新学期版本增减申请及各版本预报量。
〈2〉阶段会议调整：总经理要根据营销计划进展情况和销售季节的实际市场需求，负责策划营销会议，分析市场需求，及时采取有效措施，对下一步销售方向进行有效控制与调整。
〈3〉市场营销
a) 区域经理要定期出差，并上访客户，把报社的发行政策，产品特色，出版进度等信息通知客户，做好产品销售与推广工作。出差期间要严
辽宁升学指导传媒有限公司
7.5.1.3 报纸的发行控制程序 章节号 SXZD·CX-7.5.1.3
版次/改次 A/0
页 次 4 /14
格按发行经营中心《升学指导报出差制度》要求。
b) 与代理商促销后，按发行经营中心要求签定《发行代理协议》，并建立客户档案，在订单生成前，将客户要求和信息填写清楚交给客户服务部。
3） 应收款管理和催收账款
在与代理商签订发行代理协议时，要注意以下事项，以避免日后处理应收帐款时与代理商产生分歧而带来经营风险：
〈1〉在发行代理协议中明确各项条款
a) 明确各项交易条件，如：价格、付款方式、付款日期、运输
情况等；
b) 明确双方的权利和违约责任；
c) 确定合同期限，合同结束后视情况再行签订。
〈2〉定期的财务对帐、催款
财务要形成定期的对帐制度，客户服务部把订单归类制定《升学指导报对帐结算明细》，必须定期同代理商核对一次帐目，做好应收款回款明细，未回款明细，便于考核、学期结束结算。 以下几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。
a) 产品结构为多品种、多版本；
b) 产品的回款期限不同，或因经营条件的不同而同种产品回款期限不同；
c) 代理商没按产品退货申请返回，财目核对不上；
d) 代理商不能够按单对单（订报传真单据）回款；
辽宁升学指导传媒有限公司
7.5.1.3 报纸的发行控制程序 章节号 SXZD·CX-7.5.1.3
版次/改次 A/0
页 次 5 /14
以上情况会给应收帐款的管理带来困难，因此要要严格按照发行经营中心《关于应收报款及相关事项的管理规定》要求，定期的对帐，做好催收帐款工作。在制定发行政策时，要把应收账款的管理纳入到对区域经理的考核当中，即个人利益不仅要和销售、回款业绩挂钩，也要和应收帐款的管理联系在一起，制订合理的应收帐款奖罚条例，使应收帐款处在合理、安全的范围之内，避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死帐现象。
4）加强对经销商的监管
〈1〉 建立完善的代理商管理制度
开拓新的市场或对目标市场进行细分时，对代理商选择时进行充分的评估审核是必要的，这不仅为将来促进发行工作，同时也降低了日益激烈的市场竞争所带来的经营风险。
因此，合作前对代理商进行评估就显得尤为重要。评估的内容应包括：
a) 经销商的资信状况；
在行业中的口碑、历史交易记录、在销售通路中上、下级代理的评价等。
b) 经销商的财务状况；
资金来源、固定资产、欠债情况、还债能力、代理商应收帐款等。
c) 经销商的经营状况；
代理商经营理念、主营销售渠道、是否有本行业的经验、是否有代理畅销产品、销售队伍、销售规模、仓储、物流配送系统等。
d) 负责人的个人资料；
辽宁升学指导传媒有限公司
7.5.1.3 报纸的发行控制程序 章节号 SXZD·CX-7.5.1.3
版次/改次 A/0
页 次 6/14
社会地位、家庭背景、个人背景、家庭成员、婚姻状况、个人爱好、不良嗜好等。
〈2〉对已合作代理商的监管：
1、 强化代理商的回款意识；
代理商在处理应付帐款时，会根据以下的原则而选择先后支付顺序：
a）对代理商收入产生的多少；
b）代理产品应收账款金额的多少
c）代理产品在代理商心目中的地位；
d）客情关系的维护程度；
e）报社对催收货款管理的松、紧程度；
要经常性地强化代理商的回款意识，将本公司的付款顺序排列在前面，成为代理商的第一付款顺序是我们的目标和努力方向。
2、建立信用评定、审核制度。
对不同的代理商给予不同的信用额度和期限（一般为一学期）。对代理商的信用管理要采取动态的管理办法，即每学期根据前期合作情况，对代理商的信用情况重新评定。
4.2.3 客户服务部控制
客户服务部是报社与各地工作站联系的窗口，肩负省内、外发行部与代理商之间密切联系的重要桥梁和纽带，客户服务质量将影响报纸发行推广，客户服务部要按照《客户服务部管理规定》要求，填写《客户服户部系列报表》严格作业，记录、解决和监控客户服务过程中产生的问题，从而提高客户的满意度。
1) 客户服务及信息服务系统控制 辽宁升学指导传媒有限公司
7.5.1.3 报纸的发行控制程序 章节号 SXZD·CX-7.5.1.3
版次/改次 A/0
页 次 7 /14
客户服务要有重点，根据订单情况，及时处理订单发生及发生后的各个关健环节事务，记录好《订报跟踪清单》，以便能及时发现问题，快速有效处理，并根据实际情况，将订单录入本公司信息系统，方便客户查询及公司回访工作，更好做好服务工作。
a) 客户服务要素
交易前要素
◆代理商档案建立，实际送货日期
交易中要素 客 户 服 务 交易后要素
◆ 订单处理状态 ◆实际送货日期
◆ 订单跟踪 ◆提货确认、清点确认
◆ 延期订货处理状态 ◆回访
◆ 送货延迟处理 ◆对账、结算
b) 信息系统
信息系统将反映出传真订单接收、确认，分拣，发货，运输在途，货物到达，提货、清点确认，签单返回、结算，市场信息反馈等详细的操作信息，以及时撑握客户动态，达到更好的服务、处理效果。如下图所示：
订单传真接收 订单确认 分拣 物流配送 订单运输途中处理
●通知分拣发货 ●分拣 ● 发货 ●应急方案
● 确认提货 ●通知客户
● 预计到达时间
订单到达目的地处理 订单返回
结算
●提货确认
