公安派出所档案利用方案

公安派出所消防监督工作档案管理制度

一、公安派出所所长为消防监督工作档案管理第一责任人，履行下列职责：

（一）组织建立健全档案管理制度，落实人员、经费、场地、设施；

（二）积极采用先进的档案管理技术；

（三）组织检查、鉴定、销毁档案。

根据需要，所长可以明确由分管副所长具体组织实施档案管理工作。

二、公安派出所应设立消防监督工作档案专柜，配备专、兼职档案管理人员，建立健全档案管理制度，保证档案的真实、完整、有效和安全。

三、公安派出所消防监督工作档案应包括以下内容：

（一）被消防监督检查单位、场所消防工作档案；

（二）村（居）委员会消防工作档案；

（三）消防行政处罚档案；

（四）消防监督检查记录档案；

（五）责令改正通知书档案；

（六）群众举报投诉登记档案；

（七）消防宣传教育培训档案；

（八）消防专项治理工作档案； （九）其他消防工作档案。

四、专（兼）职消防民警负责对所承办的消防监督工作有关档案资料进行收集、整理、立卷、归档，履行下列职责：

（一）严格保管案卷材料，严防遗失；

（二）归档案卷应当齐全完整，符合有关规定；

（三）按期向档案管理人员移交消防监督工作档案；

（四）严禁弄虚作假，私自留存或销毁案卷材料；

（五）调离本岗位应当同时移交所承办的案卷材料。

五、档案管理人员应当认真执行档案管理制度，履行下列职责：

（一）指导、监督消防监督人员对案卷材料立卷、归档；

（二）接收移交的案卷，履行签字手续，编制移交清册；

（三）按照有关规定对档案材料进行分类、编号、编目、排列和存放；

（四）做好档案的收进、移出、保管、利用和销毁等情况登记工作；

（五）不得擅自复制、翻拍、抄录、涂改、伪造、抽取、销毁档案，严防丢失、损毁；

（六）严格遵守安全保密制度，落实安全防护措施，确保安全。

五、公安派出所承办的对个人给予警告、五百以下（含本数）罚款以及行政拘留的消防行政处罚档案由本单位管理；对单位给予五千元罚款的消防行政处罚档案由作出审批决定的公安机关消防机构管理。

一　浅谈派出所档案工作中应该重视的几个方面　一李晓剐　派出所档案工作是公安基层基础工作不可分割的重要组　成部分，它是公安机关维护社会治安、保护人民、惩治犯罪、服　务社会的真实写照。完整齐全的档案资料，能真实、客观反映　出当前社会治安、刑事犯罪状况，为预测治安形势发展、制定　目标考核方案、加强社会治安治理、搞好治安防范、确定严打　重点提供详实的信息和依据。基层单位档案工作往往存在两　大问题，下面谈谈个人的看法：　一、档案意识淡薄　长期以来，基层公安工作的着力点基本上都在治安管理　和打击各类违法罪犯上，加上受警力、精力的限制，一定程度　上忽视了档案工作。部分领导对档案工作的不重视，也导致　了民警档案意识的淡薄，有的民警认为“档案工作就是整理　和装订纸张文件”、“只要工作好，档案材料可有可无”，认识　不到档案的重要作用和存在价值。并且由于缺乏相关专业基　础知识，基层公安部门档案材料的书写和形成存在不规范、　不统一的现象，如有的书写随意，书写不留装订线，乱涂乱画　等给归档工作带来极大的困难；有的不按规定使用耐久字迹　材料，严重影响档案的保存寿命；有的使用规格不一的纸张，　并存在残缺破损和内容不全等情况；有的材料形成和使用后　乱堆乱放，未移交专人保管，常被遗忘箱底，甚至随意处置，　以至有很多的档案材料未装订归档，胡乱堆放，无人问津。　二、缺乏专业管理　由于公安工作任务繁重，警力不足，大部分基层单位没　有专职档案管理人员，档案工作多由内勤民警兼职负责，少　数单位的具体档案工作甚至由辅警人员承担，这样，由于人　员变动频繁导致前后工作衔接不紧密，加之学习和培训不到　位，部分档案管理人员业务水平较低，对文书、业务、户籍档　案的管理工作不熟悉，档案的准确性、系统性和完整性无法　得到保障。　派出所档案工作是公安机关的一项重要的基础工作，具　有不可替代的重要地位和作用。同其他工作一样，领导的重　视是做好派出所档案工作的关键和前提条件。只有领导高度　重视，才能使公安档案工作规范化、制度化、标；隹化，并逐步　向档案管理现代化迈进。因此基层派出所的领导，要充分认　识档案工作的重要性和紧迫性，切实加强领导，建立相应的　档案管理组织机构，把档案工作列入议事日程。要建立责任　制，把派出所档案工作作为派出所基础业务建设的重要内容　和建设群众满意派出所的重要条件来抓，做到认识到位，工　作到位，保障到位。　公安基层单位要充分认识到档案管理工作是公安工作　中重要的基础业务工作之一，在整个公安工作中具有不可或　缺的作用，从而进一步增强做好档案工作的责任感和紧迫　感。要做好派出所档案工作，除领导的关心和重视外，还要靠　广大民警的积极参与，使档案工作深入人心，要通过认真学　习、广泛宣传《档案法》等法律法规，不断增强民警的档案意　识，强化广大民警做好档案工作的责任感，使每个民警自觉　做到从每份资料抓起，从每卷案卷抓起，实实在在地把档案　管理工作落到实处。　公安基层单位要在人员配备、硬件投入、软件资料等方　面加强和改进档案管理工作，以解决制约公安档案工作发展　的一系列问题。一是配齐配强档案人员。每个基层单位都应　明确一名民警具体负责档案管理工作，要精心挑选一至多名　具有一定文化素养、业务知识、年富力强且热爱档案工作的　人员从事日常档案工作，为做好档案工作提供人才支撑。二　是加大硬件投入。要抓住冲刺基层基础建设这一有利契机，　加大对档案管理工作的投入，强化档案库房“八防”措施建　设，为档案管理工作的正常开展创造良好环境。三是改进管　理方式。要加快数字档案室建设，组织专门人员，集中精力，　对库藏档案开展数字化加工，建立档案目录数据库、全文信　息库，切实增强公安档案利用服务能力，尽快实现档案信息　资源共享。　档案工作是各级各部门和各个民警的经常性工作，每个　民警都应自觉做到从每份资料抓起，从每份案卷抓起，一步　个脚印地把档案管理工作落到实处。要着眼于档案工作的　现代化建设，使档案工作逐步从手工操作转向计算机管理，　以适应新形势下公安工作发展的需要。　

SS—rootsWork2013．7浅议如何利用户籍档案数字化成果提升档案服务效能康晓玉(江阴市公安局，江苏江阴，214432)陷右着公安档案信息化管理的快速l旭推进．公安户籍档案数字化加工全面完成，为更准确、更快捷地提供户籍查询服务、提升服务群众质效、打造公安“民生”品牌提供了重要平台。如何利用好、发挥好这一平台的优势，积极主动地服务人民群众，是我们每个档案工作者应该思考和探索的重要课题。笔者结合工作实践，就进一步发挥户籍档案数字化成果优势，努力提升档案服务效能作简要探析。一、户籍档案数字化带来的优势与户籍档案传统的管理和查询方式相比，数字化加工后带来的优势是显而易见的。目前，我市所有户籍档案均已完成数字化加工。1．管理高效。派出所的档案用房和装具受各种条件制约，越来越难以适应逐年增加的户籍等各类档案的存储需要。通过数字化加工，纸质档案由市局档案室统筹安排、集中保管，不仅解决了派出所存放难题，减轻了工作压力，节省了管理成本，而且确保了档案安全。2．查询快捷。户籍档案数字化后，查阅档案实现了从原始方法向科技手段的转变，档案人员不必再根据档案索引目录到库房大量的档案中翻找，在档案管理系统正常运行的情况下，只要72ARCHIVES＆CONSTRUCTION“点点鼠标、敲敲键盘”，就能进行查阅操作，不仅快捷方便，而且直观准确。3．高度共享。数字化加工前，户籍档案大部分存放于各属地派出所，少部分存放于市局档案室，不同的查档需求可能导致群众多走弯路、多耗精力，而且查阅的准确性得不到保障。数字化加工后，户籍档案信息高度共享，每个派出所都可以通过“公安档案信息管理系统”查询到所有户籍档案，查档群众也可就近查阅。二、加强户籍档案信息化管理的思考为最大限度地发挥户籍档案数字化加工成果的作用和优势，更好地为查档群众服务，根据公安档案日常管理和群众查档实际，笔者认为应从以下几个方面着手推进信息化条件下的户籍档案管理工作：1．明确职责分工。解决“责任人”问题。户籍档案数字化加工后，查档从手工向电脑操作转变，这就要求查档操作人员要具有一定的电脑操作技能，因此各派出所要将此项工作作为服务群众的一项重要内容，落实专人负责。在明确责任人的基础上，既要强化服务意识，保证群众查档随时有人接待．防止推诿、拖沓等现象的发生；又要增强责任意识。做好查档登记，防止因违规查档而导致违纪事件发生。2．强化业务培训，解决“服务技能”问题。户籍档案数字化加工后，查档的操作方法、出具证明要求等都有了较大的变化，在为查档群众节省时间、带来便利的同时，也对档案人员提出了更高的工作要求。因此，围绕规范查档，要进一步加强业务培训，既要从操作方法等业务角度，通过集中讲课、上门指导和制定下发操作手册等途径加强培训；也要从服务人民群众、打造“民生”品牌的出发点，从查档的工作态度、效率等方面加强管理和引导，确保热情规范查档。3．建立长效机制，解决“资源库”问题。随着户籍档案数字化加工的全面完成，公安档案信息数据库成为直接服务查档群众的平台和载体。因此，要从户籍档案的形成、收集、归档等环节抓起，进一步完善管理制度．确保档案信息资源库信息丰富，服务准确，良性运行。4．加强宣传推广，解决“知晓率”问题。为了使数字化成果切实服务于老百姓，实现就近查询，要切实加大宣传力度，通过日常窗口工作、网上公安、公安微博等载体和途径进行广泛宣传，让老百姓知道如何就近查询户籍档案信息，以达到真正便群众

浅议派出所档案管理中存在的问题及对策　■昆明市五华公安分局虹山派出所邱琳　派出所档案工作是派出所工作的重要组成部分，是基层　基础建设的重要内容之一。管好、用好派出所档案是每个派出　所必须履行的重要职责和任务。本文就如何改进公安派出所　档案管理工作中的不足提出自己的见解。　一、派出所档案管理工作中存在的不足　１．档案管理意识淡薄。①思想认识模糊。由于基层派出所　的工作千头万绪，有部分派出所没有把档案管理工作放到夯　实基层基础的战略高度加以认识，存在“档案归档案，办案归　办案”的模糊认识，不知道为什么要开展公安档案管理工作，　怎样开展档案管理。②实际重视不够。有些派出所没有认识　到公安档案在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只　是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了　政绩，是得不偿失的徒劳，存在“说起来重要，做起来次要，忙　起来不要”的现象。③缺乏主观能动性。重形式轻内容，重晋级　轻效能，晋升档案管理级别大多是为了应付上级检查考评，没　有真正从对历史负责、对人民负责的高度去做档案管理工　作。　２．档案管理力量薄弱。①队伍不稳定。在基层派出所，档　夺・÷・　｝‘夺‘÷・争。夺’夺‘争・÷‘夺。夺‘｛　・幸・孛・孛‘夺・夺・争・寺・÷・÷・幸・夺－夺・争・÷・孛・÷・÷・夺・夺・夺・夺・夺・寺・夺・牵・孛・牛・夺－争・－４＞・夺・夺・夺・　实际情况运用各种电脑软件辅助学生档案管理，将学生的基本　信息、学籍异动以及档案转递情况录入数据库，实现电脑查询　与实体档案管理相结合，使档案管理的效率得到提高。　Ｅｘｃｅｌ表格是学生档案管理的有效方式，根据需要可以设　置所需字段。如院系、学号、姓名、出生日期、特长、学籍变化　等。利用查找菜单可以快速定位，获得学生的相关信息。利用　排序功能可以对某一段数据进行排序。对于有特殊情况的学　生，例如出国、休学等，要及时添加到表格中，以便随时掌握学　生的变化情况。利用Ｅｘｃｅｌ表格管理学生档案数据可以根据　工作需要灵活增减数据字段、快速定位查找、通过排序、筛选　获取需要的批量数据、通过分类汇总可以快速准确获得所需　条件学生的总数等等，大大提高工作效率。　三、毕业发送　毕业生的档案转递工作是高校学生档案管理的最后环　节，也是最重要的环节。档案发送的及时、准确、快速至关重　要。在发送过程中，可利用计算机毕业生档案转递信息管理　系统和发送纸质档案相结合的方式，实现学生档案管理的创　新。　随着各高校毕业生人数的大量增加，在短时间内完成这　项工作难度较大，特别是在手工操作的过程中，手误、笔误的　情况时有发生，严重影响了档案转发的速度和准确性。以我校　为例，毕业生档案转递应包括以下几个环节：（一）各学院根据　学生的协议制作电子档案转递地址；（二）档案馆将学院转递　的地址与毕业生就业“通知书”进行核对；（三）整理毕业生档　案材料，并在档案袋上粘贴转递地址胶贴；（四）将已经整理好　的毕业生档案装入相应的信封，封口，交机要部门准备转递；　（五）与机要部门办理毕业生档案转递手续。为了提高档案转　递工作的速度和准确性，充分利用高科技手段提高工作效率，　我们利用计算机制作了毕业生档案转递信息管理系统，该系　统能够利用计算机打印档案转递胶贴，同时还能完成学生档　案转递情况的查询和统计工作，为学生档案工作的全面现代　化管理奠定了基础。毕业生档案转递信息管理系统的主要功　能是各学院根据毕业生就业协议按照档案馆的要求填写毕业　生档案转递详细地址上传，档案馆将收到的详细地址与就业　指导中心转递的“通知书”进行核对，将无误的地址打印成不　干胶贴，并粘贴在档案袋上，同时根据核对后的数据制作电子　档案转递机要单，实现日后的发送统计，完成数据录入、数据　修改和毕业生就业信息查询以及档案转递去向查询等功能。　２００８年９月１　ｆｔ，《高等学校档案管理办法》（２７号令）正　式施行，文中明确规定了学生档案的管理内容、管理方式。由　此可见，学生档案管理受重视的程度日益显现。在新的形势　下，对学生档案的管理工作进行创新，使学生档案管理工作落　到实处，真正实现纸质和数字化管理相结合，两种方式共同管　理，从而优化信息资源已成必然趋势。随着改革的深入和市场　经济的发展，各方面都在进行转轨转制，人才管理的制度、方　式、方法的改革正悄然进行，与人才培养密切相关的人事档案　也受到了直接影响。学生档案作为人事档案的一部分，其管理　工作同样不能墨守成规，我们必须不断探讨新的工作理念，不　断改进工作方法，提高工作效率，积极与学校信息化建设接轨，　并从档案信息的整理分析人手，提炼开发出多种潜在的档案应　用信息，把人才市场和学生个体对档案信息的需求结合起来，　加大档案信息的调研与开发；从为社会、为学生提供便利、捷径　的方式人手，提高档案信息利用的实效性和可操作性，努力为　社会提供最有效、最可信的功能效益，消除社会对大学生就业　诚信的质疑，促进人才的开发利用和社会的和谐稳定。　参考文献：　…李清．高校毕业生就业中的学生档案工作Ⅱ】．档案，２００６（４）　【２Ｊ郑桂华等．毕业生档案转递系统开发们．长春理工大学　学报，２００７（４）　ｆ３１李冠英．高校学生档案管理的改革Ⅱ］．兰台世界，２００６（３）　ｆ４ｌ高等学校档案管理办法，２００８（９）■　。　，　盎