受控状态: 文件编号：Q/XPJXC03-2016
机动车出厂合格证管理办法
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2016-06-15 发布2016-07-01 实施龙岩市新罗区西陂机械厂发布
一、总则及适用范围机动车产品合格证不仅是客户购置机动车的身份和质量证明，也是公司重要的无形资产。为适应国家政策要求，加强机动车生产企业及其产品管理，规范机动车生产企业合格证的制作、使用和信息传递，特制定本管理办法。
本管理办法对机动车出厂合格证的领用和管理，规范合格证打印、上传、变更、保管及U 盾管理等做出了具体规定。
本管理办法适用于龙岩市新罗区西陂机械厂所有整车及底盘合格证的管理。
二、人员组织管理
2.1、公司总经办负责对公司合格证管理的内部审核活动。
2.2 、质量管理部
1）合格证的归口管理部门，负责合格证式样的设计、备案。
2）负责合格证备案，负责合格证系统U 盾的统一申购、发放、登记等。
3）负责合格证系统维护，负责合格证的打印、上传、变更，以及打印后的合格证移交品信息管理部。
4）负责已经上传的合格证因遗失、损坏、污染等原因进行更换、补发、换发后，无法回收旧合格证作废信息的上传。
5）负责旧、作废、损坏、污染、打印错误等无用合格证的接受、管理、销毁等。
6）负责对合格证系统操作相关人员进行培训、考核，只有培训合格之后方可进行合格证打印、发放等工作。
7）负责产品合格信息、合格证打印信息。
8）负责打印后的合格证的接收、发放、回收、补发、换发、登记。
2.3 、采购部
负责组织空白合格证的印刷与采购。
2.3 、行政办档案室
负责对空白合格证的保管及入档登记管理，每月按生产数量向质量管理部进行发放。“一对一”对需换证补正的合格证管理，合格证钢印的保管使用。
2.5 、市场营销部
1）负责市场合格证的变更、补发、换发的审批等管理，负责对已经变更、补发、换发后旧合格证的回收
2）负责用户遗失的合格证的作废处理的通告，防止被非法使用。
3）负责市场反馈合格证问题的处理。
三、合格证正面样式备案及管理
合格证版面按照GB/T21085-200《机动车出厂合格证》（以下简称GB/T21085）的规定印制机动车出厂合格证正面样式，合格证版面若有变更需向中机中心进行备案，备案通过后方可使用，备案要求详见《〈合格证〉正面样式备案要求》。同时应向公司质量管理部负责并向分管副总、采购部及市场营销部进行报备。
四、合格证发放管理
4.1、合格证的印刷按照龙岩市新罗区西陂机械厂《机动车出厂合格证管理办法》的规定，由采购部负责统一对进行纸张编并印刷，由质量管理部负责报请采购部印制。
4.2、合格证正面应粘贴有防伪标识。如发现机动车出厂合格证信息的比对过程中发现合格证有伪造、假冒嫌疑的，应当协助公安机关交通管理部门甄别真伪。
4.3、空白合格证的印制由质量管理部根据公司的生产量负责向采购部报告，
经公司总经理或分管副总签字后报请采购部印制，采购部印制好后，通知质量管理部验收后交行政办档案室保管，按照档案室归档要求，办理归档相关手续，档案室作好合格证入档登记管理。
4.4、质量管理部根据月生产数量领取空白合格证。领证需填写《合格证领
用申请单》，经部门领导或分管副总签字后，到行政办档案室领取空白合格证。然后按照打印合格证要求根据产品检验入库情况由专人负责合格证的打印，待相
对应的产品检验合格后，将打印好的合格证分批次到行政办档案室加盖钢印签章，然后随车入库。
4.5、质量管理部必须指定专人负责合格证的领用、打印、签章和随车发放工作，并做好合格证的领用、发放、存档记录，每月21日前将上月21日至本月20日的用量填报《合格证用量月报表》报送采购部。
4.6、合格证配发管理：
只有本公司生产的车辆制造完成并下线检验合格后，市场营销部方可向质管部申请打印纸质合格证。
4.7、废证的界定及废证销毁、换证、补证事项
1）机动车合格证在公司因错打、误打或因外界原因导致合格证残缺、污损、丢失的可界定为废证，废证经部门领导或分管副总签字确认后，应由质量管理部直接到行政办行政档案室“一对一”的更换空白合格证。
2）合格证换发管理事项
当合格证打印完成之后，发现合格证信息因操作人员操作失误或产品技术升级等原因需要对已经配发的合格证进行信息更改，此时需有关人员提出申请经相关领导批准之后方可进行合格证换发，合格证换发须严格遵守一车一证原则。先前配发的合格证需回收盖上作废章并保存之后方可把新打印的合格证交予先关人员。
3）合格证重发管理事项
当配发的合格证因合格证污损、丢失等原因，在不改变车辆任何技术参数信息，仅改变合格证纸张编号情况下，由相关人员提出申请经相关领导批准之后方可进行合格证重发，合格证重发须严格遵守一车一证原则。先前配发的旧合格证需回收盖上作废章并保存之后方可把新打印的合格证交予相关人员。
机动车作废合格证的销毁按照龙岩市新罗区西陂机械厂《机动车出厂合格证管理办法》的规定，由相关责任部门负责处理，并做好销毁台账。
4）合格证补发管理事项
产品交付后，因产品无合格证或者因运输储存、用户保管、不可抗力等原因造成合格证损坏、遗失、污染，或其它无法作为车辆注册依据的，允许补发合格证。
①需要补办合格证的，应明确列出（或说明）产品型号、VIN、发动机号、底盘型号、车辆颜色、配置等，加盖证明单位公章，由所属业务经理（或所在地办事处主管）签字确认，同时提供车辆VIN和发动机号拓印件，以及购车发票复印件，交销售部。由销售部提出补办申请，经行政副总审核，报公司总经理批准后，方可打印补发。
②客户合格证遗失需要补发的，由经销商（或当地派出所）开具证明，加盖经销商（或当地派出所公章，或进行登报申明）后给予补发。
③经销商或用户接受产品时发现合格证漏装的，经销商应及时告知所属业务经理（或所在地办事处主管）确认并出具证明，加盖经销商公章，由销售部对照交付时的记录照片如确认属于漏装（或者无法确认没有漏装）的，由市场营销部提出补办申请。如市场营销部确认没有漏装的，由业务经理（或所在地办事处）查明
原因，提出书面报告，再行办理补发手续。
