2019.GJB文件控制程序
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文件控制程序
发布日期：2015年3月1日 实施日期：2019年6月1日XXX限公司 文件编号 XX/QP-01
版次/修订状态 B/0
首次发布日期 2015年3月1日
标题 审签、发放 修改日期 2019.6
审签单
序 号 职 责 签 名 日 期
1 编 制 2019.6
2 审 核
3 批 准
发放状态记录
序号 持文部门 份数 分发号 文档格式 备注
1 总经理 1 / 电子版
2 管代 1 / 电子版
3 综合管理部 1 01 纸制版
4 生产制造中心 1 02 纸制版
5 计划财务部 1 03 纸制版
6 技术质量部 1 04 纸制版
7 经营发展部 1 05 纸制版
XXX公司 文件编号 AW/QP-01
版次/修订状态 B/0
首次发布日期 2015年3月1日
标题 修订记录 修改日期 2019.6
修订记录
文件名称 文件控制工序 文件编号 AW/QP-01
序号 更改章节 更改日期 更改单编号 更改后标记
XXXX公司 文件编号 XX/QP-01
版次/修订状态 B/0
首次发布日期 2015年3月1日
标题 文件控制程序 修改日期 2019.6
1.目的与范围
对与公司质量管理体系有关的文件进行管控制，确保各相关场所使用文件的有效和适用。
本程序适用于公司与质量管理体系有关的文件的控制管理，包括电子媒介形式的文件资料。
2. 术语和定义
本程序采用GB/T19000-2016 《质量管理体系 基础和术语》、GJB9001C-2017《质量管理体系要求》 及GJB 1405A-2006 《装备质量管理术语》确立的术语和定义。
3 职责
3.1 内部文件（编制、审核、批准）权责表
文件
层级 文件类别 编制 审核 批准 收发控制
质量方针、质量目标 管理者代表 总经理 总经理
综合管理部 一级 质量手册 技术质量部
管理者代表 总经理
二级 程序文件 技质部组织
三级 管理标准
相关部门
或科室 部门最高领导 总经理
岗位说明书 部门或科室主管 部门主管副总
作业规范或指导书 部门或科室主管 部门主管副总
各部门文件管控人员 技术资料/设计文件 部门最高领导 管理者代表
四级 记录/表单 随相应的二、三级文件一同审批
其他 外来文件 相关部门及部门主管
注：1.设计和工艺文件为四级签字，即经审核后须由检验部门（必要时还可增加其他相关部门）进行会签，以保证文件的适用性和可实施性。
2.程序文件由各职能部门负责自行编写，技术质量部负责检查内容的完整规范性，合格后上报管理者代表审核，经总经理批准后生效。
3.2综合管理部主要负责对公司一二层级文件、管理性文件、内外公文处理、外来法律法规类等文件的管理、控制和销毁工作。
3.3按照“谁主管，谁负责”的原则，各部门主管负责组织对本部门相关业务信息的收XXXX公司 文件编号 XX/QP-01
版次/修订状态 B/0
首次发布日期 2015年3月1日
标题 文件控制程序 修改日期 2019.6
集、分析整理、编制、传递和妥善保护，并对所提供的成文信息进行审核。
3.4各部文件管控人员负责对本部门或相关的成文信息的管理、控制和销毁工作。
4.定义与分类
公司环境和质量文件包含（但不仅限于）有：手册、程序、作业规范/指导书、表单；技术类文件、测试/试验/检验数据报告、各种变更文件及公司各类经营管理标准、工作标准等。
4.1按文件性质分类
4.1.1 一级文件---手册
质量手册：是形成文件的质量方针、目标和管理方案，规定管理体系文件的基本结构及其相互之间的作用。
管理手册：是环境/职业健康安全管理的纲领性文件（使用执行Q/8D JH1001-2013中航西安制动下发的环境/职业健康安全管理体系相关文件标准） 。
4.1.2 二级文件---程序
程序文件：是手册的支持性文件，也是体系运行的基本文件，用于各项体系要素及所涉及的活动的目的、范围、职责、控制要求等。
4.1.3 三级文件---作业规范、标准
作业文件：分为管理类、技术类和行政类文件。具体如下：
a）管理类文件：如质量策划形成的文件包括质量计划、岗位职责、规章制度等文件，以及标准和顾客要求而形成的其他管理性文件；
b）技术类文件：如产品设计图纸、工艺文件、作业指导书、产品标准、检验准则、试验规程，以及其他有关产品生产过程中的技术文件；
c）行政性文件：如与质量管理体系有关的聘任书、奖罚通报等。
4.1.4 四级文件---记录/表单
记录/表单：应使用固定格式，有表单编号及版本管控，用以质量、环境及相关数据、资讯的收集和传递，以控制作业过程或证明作业符合要求的文件记录。
4.1.5 其他---外来文件
各个单位因业务需求所使用的各类法律法规、行业标准、顾客提供的图样及知识产XXXX公司 文件编号 XX/QP-01
版次/修订状态 B/0
首次发布日期 2015年3月1日
标题 文件控制程序 修改日期 2019.6
权类资料和第三方提供的有关资料或证明文件等。
4.2 按文件载体分类：
a) 纸介质文件； b) 非纸介质文件。
5 工作程序
5.1 文件的编制
5.1.1书写规定
5.1.1.1 二、三级程序和管理性文件依照下列标题模式编写：
（1）目的和范围；（2）引用文件；（3）权责；（4）定义（也可根据实际需求编写标题）；（5）工作程序； （6）相关文件；（7）相关表单；（8）附录。
5.1.1.2 文件页次格式：表单格式采用“第X页 共X页”；文章页码：新版文件的页码依次为：1、2、3…等，当某页的内容发生更改,需要换页时该页码标注依次为：1A、1B；2A、2B…等。
5.1.1.3标题格式
文章层次一般不超过四级，其标题均在文章左侧顶格书写， “层级以下”标题首字与上级标题空两格对其，字体规格如下所示：
第一级---“1.”---“序号和标题”内容均为黑体“四号”字，字体左侧顶格；
第二级---“1.1”---“序号”为黑体“四号”字，“标题”为宋体正文 “小四”字；
第三级---“1.1.1” ---“序号”为黑体“小四”字，“标题”为宋体正文“小四”字；
第四级---“1.1.1.1” ---“序号”为黑体“小四”字，“标题”为宋体正文“小四”字；
层级以下：一般先“a），b），c）……”，再“1），2），3）……”以此类推，字体为宋体“小四”号字。
5.1.2 文件的制定需经“3.1权责表”相关权责主管核准后方可实施，以确保文件的必要、充分、完整性和适应性。
XXXX公司 文件编号 XX/QP-01
版次/修订状态 B/0
首次发布日期 2015年3月1日
标题 文件控制程序 修改日期 2019.6
5.2 文件的编号
5.2.1文件类型代码
文件类型 质量手册 程序文件 作业规范/指导书 技术质量
文件代码 QM QP SP SOP
文件类型 外来文件 管理标准 岗位说明 公司代码用（XX）表示； 文件代码 WL MS JS
5.2.2部门代码
部门 管理者代表 综合管理部 经营管理部 计划财务部 技术质量部
部门代号 MC ZH JY CW JZ
部门 研发中心 生产制造中心 21车间 51车间 保密办
部门代号 YF ZZ 21 51 BM
5.2.3编号规则
a) 编号字体使用要求：“3.1 内部文件（编制、审核、批准）权责表”中“一、二级”编号使用黑体字，流水号用两位阿拉伯数字表示； “三、四级和外来文件”编号使用宋体字，流水号用三位阿拉伯数字表示。
b) “一、二级”文件 初始版本号为A，升级版本后变更变更版本号按B、C……以此类推；文件经修订次数号初始为“0”，后期经修订后“修订次数号”按编号“1、2、3……”以此类推进行编制。
c) 页码的编制：新版文件的页码依次为：1、2、3…等，当某页的内容发生更改,需要换页时该页码标注依次为：1A、1B；2A、2B…等。
`d) 各类文件编号：“三、四级和外来文件”编号不加公司代码，流水号用三位阿拉伯数字表示。
示例：1）质量手册：
XXXX公司 文件编号 XX/QP-01
版次/修订状态 B/0
首次发布日期 2015年3月1日
标题 文件控制程序 修改日期 2019.6
2）程序文件：
程序文件表单：
3）作业文件：
原则上只更换原有单位或部门的代码，各单位（部门）的编号规则方法不变。
4）记录/表单： 记录编号在《记录控制程序》中规定。
